This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI request concerning Veolia Environmental Services and Brent Council.'.

 
 StreetCare (StreetScene) / Veolia 
 
Team Leaders / Managers Meeting 
 
Tuesday 18th September 2007 
 
 
 
 
 
No. 
Item 
Action by 
 
 

 
 
1. 
Persons Present 
 
Mark O’Brien   
(MOB)  
StreetCare – Team Leader Central Team 
John Rymer 
 
(JR) 
 
StreetCare – Team Leader 
Jean Francois Moreau  (JFM)   
Veolia – Street Cleaning Manager 
Dave Lynas 
 
(DL) 
 
Veolia – Recycling Manager 
Paul Booth 
 
(PB) 
 
Veolia – Domestic Refuse Manager 
Tony Talman   
(TT) 
 
StreetCare - Principal Waste & Environment Officer 
 
 
 
2. 
Apologies for Absence 
 
Bridie Cahill                  (BC)                   StreetCare – Team Leader 
Nicola Percival   
(NP) 
 
StreetCare – Education Team 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. 
Minutes of Previous Meeting 
 
 
 
The minutes of the meeting held on 11th August 2007 had been previously circulated and were 
 
agreed as an accurate record. 
 
 
 
 
 
 
4. 
 
Matters Arising from Minutes of 4th August 
 
 
 
 
 
 
 
(i) 
Brondesbury Park Ward 
BC/PB 
 
Refuse bins not being returned properly has improved.  Monitoring to continue. 
 
 
 
 
(ii) 
7 Drayton Road 5(a)3 
Completed 
 
No problems since 4th June 
 
 
 
 
(iii) 
Spillages  
Completed 
 
PB reports that he will check all refuse trucks to ensure they are equipped with shovel 
 
 
and broom. 
 
 
 
 
(iv) 
Drop Off Points  
DL/SC 
 
List supplied by DL.  To be checked and confirmed or suitable alternatives given. 
 
 
 
 
(v) 
Abbeydale Shrub Sites  
MOB/JFM 
 
MOB reported an improvement.  Monitoring to continue. 
 
 
 
 
(vi) 
Wembley Alleyway  
MOB/JFM 
 
Alley at side of Brent House needs immediate clearing of weeds and vegetation.  JFM 
 
 
to inform MOB of time schedule for clearance. 
 
 
 
 
(vii) 
Crown Walk 5(a)3 
JR/PB 
 
Refuse collections to be monitored for 1 more week 
 
 
 
 

 
(viii) 
1 Brondesbury Park 6(a)1 
BC/DL 
 
DL reported he spoke to crew who confirmed that this was a green box contaminated 
 
 
with food.  No further action 
 
 
 
 
(ix) 
33 Ashcombe Park 6(b)1 
MOB/DL 
 
Regular  missed  green  bin collection.   To  be  monitored  by  Veolia  and  SC for  1  more 
 
 
week. 
 
 
 
 
(x) 
Enforcement Project Up-date 6(b)2 
Completed 
 
All missed days should be completed by Friday. 
 
 
 
 
(xi) 
Wembley Hill Road, Tolkynton 7(a)1 
Completed 
 
No more problems.  Village manager aware 
 
 
 
 
(xii) 
Cecil Ave Car Park, Wembley Central 7(a)2 
Completed 
 
Big improvement.  Will be raised again if standards fall 
 
 
 
 
(xiii)  Harrow Road, Tolkynton 7(a)3 
MOB/JFM 
 
Side roads looking better.  More resources are being used. 
 
 
 
 
(xiv) 
Winchelsea Road, Stonebridge 7(a)4 
Completed 
 
Weeds all cleared 
 
 
 
 
(xv) 
Disraeli Road Car Park 7(a)5 
Completed 
 
JFM reported Tyres and other fly tips removed this morning. 
 
 
 
 
(xvi) 
Cricklewood Broadway, Mapesbury 7(a)6 
BC/JFM 
 
JFM  reported  an  extra  sweeper  has  been  introduced  and  this  should  resolve  the 
 
 
problem.  Monitoring to continue. 
 
 
 
 
(xvii)  Night Time Cleaning 7(a)10 
Completed 
 
JFM reported that the pilot worked well.  MOB agreed that there was an improvement 
 
 
in the morning. 
 
 
 
 
(xviii)  Dudden Hill 7(a)11 
MOB/JFM 
 
MOB  reported  an  improvement.    To  be  monitored  for  1  more  week  unless  problems 
 
 
arise. 
 
 
 
 
(xix) 
BIO Sacks 7(b)1 
Completed 
 
TT reported 20,000 ordered to be delivered to Alperton.  Should arrive within 3 weeks. 
 
 
 
 
(xx) 
West London Composting 7(b)2 
Completed 
 
Please see item 7(b) for fuller report. 
 
 
 
 
(xxi) 
Kilburn Village 7(b)3 
Completed 
 
No early start to leafing in Kilburn.  See 7(b) for further report 
 
 
 
 
 
 
 
 
5. 
 
Refuse Issues 
 
 
 
 
 
 
5(a) 
Household Residue Waste 
 
 
 

 
 
5(a)1  No Work to Late Cleaning Crew 
PB 
 
PB  requested  that  SC  Officers  stop  giving  work  to  Rudi’s  team  that  are  the 
 
 
responsibility of the Refuse team.  This causes duplication when the refuse crew attend 
 
 
the following day and the work is already complete.  To be raised with TP by PB. 
 
 
 
 
5(b) 
Bulky Refuse 
 
 
2

 
 
No new information. 
 
 
 
 
5(c) 
Bin, Box & Compost Delivery and Fridge Collections 
MOB/PB 
 
A fridge reported on Contender on Saturday on a Zone 1 was still in situe on Tuesday 
 
 
morning.  JFM requested telephone or text contact by officers at weekends as the office 
 
is un-manned.  This may change when the new operations centre is up and running. 
 
 
5(d) 
WEEE Collections 
 
 
5(d)1  Deliveries to Twyford 
TT  reported  that  3  vehicles  are  doing  it  right.    TT  will  try  to  produce  tonnages  for 
WEEE for next meeting 
 
 
 
 
 
6. 
 
Recycling Issues 
 
 
 
 
 
 
6(a) 
Green Box 
 
 
 
 
6(a)1  Christmas Working 
JR/DL 
 
DL requested the working arrangements for Christmas period.  JR to email IS and CW 
 
 
with the request. 
 
 
 
 
6(a)2  Drop Off Points – Plastics and tins 
 
 
DL produced 6 suggested drop-off points to enable the complete collection of plastics 
3 Team 
 
and  cans.   The compartments  for  plastics  and  cans  on  the  stillage  vehicles  only  have 
Leaders 
 
the capacity for half the round so a support vehicle is currently being used to off-load 
DL&DG 
 
tins and plastics from all stillage vehicles halfway through their rounds. 
 
 
With the same day collections starting on 1st October the vehicles will be working all 
 
 
over  the  Borough  on  every  day,  and  not  in  specific  areas  of  the  Borough,  hence 
 
 
increasing  the  waiting  time  for  transferring  these  items.    A  previous  meeting  had 
 
 
agreed  transfer  points  where  if  there  is  going  to  be  a  delay  for  the  support  vehicle 
 
 
arriving  then  the  items  will  be  off  loaded  into  large  builders’  bags  and  left  at  6 
 
 
designated  collection  points.    The  items  should  never  be  awaiting  collection  longer 
 
 
than 1 hour and it is anticipated that the average waiting time will be 15 to 30 minutes. 
 
The following are the designated collection points awaiting confirmation from the SC 
 
Team  Leaders.    If  any  points  are  thought  inappropriate  DL  asked  for  alternative 
 
suggestions: - 
 
• 
East Lane entrance to Vale Farm Sports ground car park by the bring banks.   
 
• 
Fryent Way southbound lay-by. 
 
• 
Parkside, by the bring banks adjacent to Gladstone Park. 
 
• 
Kendal Road, by the bring banks adjacent to Gladstone Park. 
 
• 
Longstone Avenue, by the bring banks. 
 
• 
Chevening Road, by the bring banks.  
 
If  any  of  these  locations  aren’t  suitable  could  DL  be  informed  and  alternative 
 
suggestions given to him please. 
 
 
6(b) 
Green Bin 
 
No new information  
 
 
6(c) 
Bring Banks 
 
No new information 
 
 
6(d) 
Estate banks 
 
No new information 
 
 
 
6(e) 
Schools 
No new information 
 
 
3

 
 
 
 
 
7. 
 
Street Cleaning Issues 
 
 
 
 
 
 
 
7(a) 
General Street Cleaning 
 
 
 
 
7(a)1  Kenton Ward 
JR./JFM 
 
Rectification proformas with photos were produced for the following locations: - 
 
 
•  Draycott Avenue 
 
 
•  Gooseacre Lane 
 
 
•  The Leys 
 
 
•  Preston Hill j/w Kenton Road 
 
 
 
 
7(a)2  Fryent Ward 
 
 
Rectification proformas with photos were produced for the following locations: - 
JR/JFM 
 
•  Oak Tree Dell 
 
 
•  The Grove 
 
 
• 
 
The Ridgeway 
 

 
  Wakeman’s Hill Avenue 
 

 
  Burgess Avenue 
 

 
  Ridge Close 
 

 
 
  Stewart Close 
 
 
•  Derwent Avenue 
 
 
All rectifications were for weeds that Veolia had been asked but failed to clear over a 
 
 
long period. 
 
 
 
 
7(a)3  Voice Mail 
JFM 
 
It was high-lighted that some Veolia phones didn’t have voice mail.  This was agreed 
 
 
to be unacceptable and should be rectified as soon as practicable. 
 
 
 
 
7(a)4  Dudden Hill Foremen 
Information 
 
After questions JFM reported that there will be 2 working foremen in the Dudden Hill 
 
 
Village as soon as possible. 
 
 
 
 
7(a)5  Mapesbury Alleyways 
BC/JFM 
 
JFM requested clarification on the alleyways in Mapesbury.  He thought they looked 
 
 
more  like  private  back  alleyways  to  gardens  rather  than  public  highway.    JR  assured 
 
 
him they were on the specification and the Village Manager was aware.  To be raised 
 
 
next week when BC returns from holiday 
 
 
 
 
7(a)6  Dudden Hill Sweeper 
MOB/JFM 
 
MOB  requested  clarification  of  the  schedule  for  the  new  barrow  beat  in  the  Burnley 
 
 
Road area. 
 
 
 
 
7(b) 
Leafing/Blossom Fall 
 
 
 
 
7(b)1  Start Date 
 
 
After discussion and drawing on the experience of all at the meeting it was decided that 
 
 
the  leafing  programme  should  start  on  Monday  24th  September.    Weekly  reports  on 
 
staffing  and  recycling  levels  to  be  made  weekly,  starting  on  25th  September  2007.  
 
Monitoring of the teams by Ward Officers will take place. 
 
 
7(b)2  Recycling of fallen Leaves 
 
TT  will  approach  Twyford  and  WLC  to  investigate  the  best  tipping  site.    Problems 
 
were discussed that could occur at WLC with regard to grit and oil infected dust swept 
 
up  from  the  road.    It  was  agreed  that  training  should  be  given  to  the  operatives  to 
 
ensure  maximum  tonnages  for  recycling  and  minimal  rejections.    This  would  mean 
 
4

 
 
careful  collections  with  litter  and  other  inappropriate  debris  being  removed  prior  to 
 
collection. 
 
 
7(c) 
Gritting 
 
No new information 
 
 
 
 
 

 
Other Issues 
 
 
 
 
8(a) 
Wembley Events 
 
 
 
 
8(a)1  Last Event 
Information 
 
No new information 
 
 
 
 
8(a)2  Next Events 
 
 
There is another event on Saturday 13th October.  England –v- Croatia footway. 
 
 
 
 
8(b) 
On Street Recycling 
 
 
No new information 
 
 
 
 
8(c) 
Special Projects 
 
 
No new information 
 
 
 
 
8(d) 
Statistics 
 
 
 
 
8(d)1  Missed Collections 
 
 
JR had prepared figures.  These showed the following:- 
 
 
Domestic Refuse – drop last week from 96 to 60 missed bins, BVPI target of 42. 
 
 
Green Box – rise last week from 41 to 46 missed bins, BVPI target of 31. 
 
 
Organic – drop last week from 80 to 65 missed bins, BVPI target of 24. 
 
 
 
 
8(d)2  Rectification Points 
 
 
JR reported 5993 points for last week.  The highest total since the start of this contract. 
 
 
No  progress  on  the  new  Crystal  Reports  to  assist  with  disseminating  the  information 
 
 
contained in the rectifications. 
 
 
 
 
8(d)3  Rectification Points 
JR/JFM 
JFM presented several Contender reports with false rectification points.  JR agreed that 
 
some  algorithms  were  wrong  and  that this  had  been high-lighted  to  Senior Managers 
but  had  not  yet  been corrected  after the  contract  had been in operation  for  6  months.  
This had been reported and reported several times in minutes of these meetings. 
JR took the following a sample of the reports to check being 307658, 307657, 307656, 
307650, 307608. 
 
 
 
 
 
9. 
 
Date of Next Meeting 
 
The  next  meeting  will  be  held  at  10am  on  Tuesday  25th  September  2007  in  the 
meeting room at StreetCare on the first floor (West wing) of Brent House. 
 
 
 
5