This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Regulation 27 of the Road Vehicles (Registration And Licensing) Regulations 2002'.





  
 
Driver and Vehicle Licensing Agency 
Head of Data Sharing Policy & FOI Team – D16 
Corporate Affairs Directorate 
DVLA  
Longview Road 
Swansea 
SA6 7JL 
 
 
 
 
 
Mr NJA Metson 
 
  
 
Email 
xxx@xxxx.xxx.xxx.xx  
Website 
www.direct.gov.uk/motoring 
e-mail: 
 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Your Ref 
 
Our Ref 
FOIR2681 
 
 
Date: 
31 October 2011 
 
 
Dear Mr Metson 
 
Freedom of Information Request 
 
Thank  you  for  your  e-mail  of  8  October  requesting  information  under  the  terms  of  the 
Freedom of Information Act 2000 (FOIA). 
 
You  refined  your  request  of  the  18  September,  clarifying  that  you  did  not  require 
information concerning individual cases or MP letters and asking for: 
 
The notes of meetings, reports, memoranda, e-mails, letters, etc. which are held on the 
computers  or  in  hard  copy  form  by  the  personnel  who  work  in  the  Data  Sharing 
section of DVLA. 
 
I  require  the  specific  information  concerning  and  arising  from  meetings  with  the 
Information  Commissioner  and/or  the  Department  for  Transport  in  regard  to  the 
application of Regulation 27. 
 
This request should also include any legal advice both sought and provided in respect 
of the interpretation and application of ‘reasonable cause’. 
 
You also clarified on 14 October that: 
 
DVLA should go as far back as possible whilst staying within the £600 limit. 
 
The  provisions  of  Regulation  27  of  the  Road  Vehicles  (Registration  and  Licensing) 
Regulations  2002,  including  the  disclosure  of  vehicle  keeper  data  to  anyone  who  can 
demonstrate reasonable cause to  receive it, is  long-standing and  originated  in  the 1960’s, 
well before DVLA’s establishment. 
Page 1 of 3 
 
 


                                                           
The documents that fall within the scope of your request are attached at Annex A and B. 
Names of individuals have been redacted from the documents where we consider that the 
release of this information would breach at least one of the principles of the Data Protection 
Act 1998. In doing so, we are relying on section 40(2) of the FOIA.  
 
While  you  have  asked  for  any  legal  advice  to  be  included  in  the  reply,  some  of  the 
information contained in these documents has been redacted as it attracts legal professional 
privilege and is therefore exempt under section 42 of the FOIA. In applying this exemption, 
we  have  carried  out  a  public  interest  test  to  establish  whether  the  public  interest  in 
maintaining  the  exemption  outweighs  the  public  interest  for  disclosure.  However,  we 
consider  that  the  public  interest  test  favours  withholding  the  information.  Full  details  of 
why DVLA favours withholding the information can be found in Annex C attached. 
 
The  remaining  correspondence  between  DVLA  and  the  DfT  concerning  Regulation  27 
constitutes either requests for legal advice or responses from DfT legal advisors. Again, it 
is considered that this information is exempt from disclosure under section 42 of the FOIA 
– legal professional privilege, as the correspondence is with professional legal advisors. A 
professional legal advisor is considered to be any qualified individual including external and 
in-house  lawyers.  In  applying  the  exemption,  DVLA  is  required  to  consider  the  public 
interest  in  disclosure.  The  findings  of  the  public  interest  test  can  be  found  attached  at 
Annex C. 
 
You  may  be  interested  in  the  decision  notice  issued  by  the  Information  Commissioner’s 
Office  (ICO)  and  the  findings  of  the  Information  Tribunal  on  the  subject  of  reasonable 
cause and DVLA’s use of the exemption under section 42 of the FOIA. The following links 
provide: 
 
the ICO’s decision notice (FS50205855) - 
www.ico.gov.uk/~/media/documents/decisionnotices/2009/FS_50205855.ashx 
 
the Information Tribunals decision (EA/2009/0097) –  
 
www.informationtribunal.gov.uk/DBFiles/Decision/i396/Decision%20&%20PTA%
20(w).pdf 

 
The  information  which  follows  concerns  the  copyright  conditions  that  apply  to  any 
information  provided  by  the  Agency  and  the  procedures  for  making  any  complaint  you 
might have about the reply. Please quote the reference number of this letter in any future 
communications about it. 
 
Yours sincerely 
 
Robert Toft 
Head of Data Sharing Policy & Freedom of Information Team 
 
 
Page 2 of 3 
 

                                                           
PROCEDURES FOR HANDLING FREEDOM OF INFORMATION REQUESTS 
 
Copyright Conditions 
 
The information supplied to you continues to be protected by copyright. You are free to use 
it for your own purposes, including for private study and non-commercial research, and for 
any other purpose authorised by an exception in current copyright law. Documents (except 
photographs) can be also used in the UK without requiring permission for the purposes of 
news reporting. Any other re-use, for example, commercial publication, would require the 
permission of the copyright holder.  
 
Most documents produced by a government department or DVLA will be protected by 
Crown Copyright. Most Crown Copyright information can be re-used under the Open 
Government Licence (OGL) (http://www.nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-
licence/). For information about the OGL and about re-using Crown Copyright information 
please see The National Archives website at 
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/uk-gov-licensing-
framework.htm 
Copyright in other documents may rest with a third party. For information about obtaining 
permission from a third party, see the Intellectual Property Office’s website at 
www.ipo.gov.uk 
 
Complaints  
 
If you are unhappy with the way in which your request for information has been handled, 
about the decision not to disclose all or part of the information requested and/or that the 
DVLA has not complied with its FOI publication scheme, you have the right to complain 
within two calendar months of the date of this letter. You may complain by writing to the 
Freedom of Information Team, DSPG/FOI, D16, DVLA, Swansea, SA6 7JL or e-mail 
xxx@xxxx.xxx.xxx.xx.   
 
Your complaint will be acknowledged and you will be advised of a date by which you 
should have received a response. Initially, your complaint will be re-considered by the 
official who dealt with your request for information. If, after careful consideration, that 
person decides that his/her decision was correct, your complaint will automatically be 
referred to an independent official who will conduct a further review (an Internal Review). 
You will be advised of the outcome of your complaint and if a decision is taken to disclose 
information originally withheld this will be done as soon as possible. 
  
If you are not content with the outcome of the Internal Review, you have the right to apply 
directly to the Information Commissioner for a decision by writing to the Information 
Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF. 
 
 
Page 3 of 3