This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'T2 ICT used COS - min, average, mode and max declared salary and allowance amounts'.


 
 
Information Access Team 
Shared Services Directorate 
  2 Marsham Street, London  SW1P 4DF 
Switchboard 020 7035 4848     
E-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx   Website: www.homeoffice.gov.uk 
 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx   
 
Dear Mr Kellard 
 
Freedom of Information request (our ref. 20067): internal review 
 
Thank  you  for  your  e-mail  of  25  October  2011,  in  which  you  asked  for  an 
internal review of our response to your Freedom of Information (FoI) request 
about salaries. 
 
I  have  now  completed  the  review.  I  have  examined  all  the  relevant  papers,  
and  have  consulted  the  policy  unit  which  provided  the  original  response.  I 
have considered whether the correct procedures were followed and assessed 
the reasons why information was withheld from you.  I confirm that I was not 
involved in the initial handling of your request. 
 
My  findings  are  set  out  in  the  attached  report.    My  conclusion  is  that  the 
original response was correct in refusing to cite excessive cost, as at that time 
UKBA  was  unable  to  obtain  the  requested  information  without  running 
hundreds  of  reports  from  the  databases.    However,  I  am  pleased  to  inform 
you that they have succeeded in identifying a simpler method of obtaining the 
figures you requested.  The information is attached at Annex C. 
 
This  completes  the  internal  review  process  by  UKBA.    If  you  remain 
dissatisfied  with  the  response  to  your  FoI  request,  you  have  the  right  of 
complaint to the Information Commissioner at the following address: 
 
The Information Commissioner 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire SK9 5AF 
 
Yours sincerely 
 
 

Diana Pottinger 
 
Information Access Team


  
Internal review of response to request under the Freedom of 
Information (FOI) Act 2000 by Peter Kellard (reference 20067)  
 
Responding Unit:  UK Border Agency (UKBA) 
 
Chronology 
 
Original FoI request: 
 
20 September 2011 
 
Acknowledgement:   
 
22 September 2011 
 
UKBA response: 
 
 
11 October 2011 
 
Request for internal review: 
25 October 2011 
 
 
Subject of request 
 
1. Mr Kellard has submitted a series of requests asking for information about 
salaries and allowances for skilled workers sponsored to enter the UK 
under Tier 2 of the Points based system. The request under consideration 
in this internal review asks for : 
 
The  min,  average  and  max  declared  salary  and  allowance  amounts  by 
SOC (for T2 ICT used COS) by month from the introduction of the PBS in 
2008 broken down by the top 25 sponsors. 
 
Definitions: SOC = Standard Occupational Classification 
T2 = Tier 2 (skilled workers with job offers) 
ICT = Information and Communication technology 
COS = Certificate of Sponsorship 
PBS = Points based system 
 
The full request can be found in  Annex A
 
The response by UKBA 
 
2. UKBA  informed  Mr  Kellard  that  it  was  unable  to  provide  him  with  the 
requested  information,  as  the  amount  of  work  required  to  produce  it  from 
the raw data which were held would exceed the cost limit. 
 
The request for an internal review 
 
3. Mr  Kellard  challenged  the  decision  to  refuse  the  request  on  cost  grounds, 
and  explained  why  he  thought  it  should  be  possible  to  provide  the 
requested information without exceeding the cost limit. 
 
The full text of the request for an internal review can be found in Annex B

 
Procedural issues 
 
4. UKBA  received  Peter  Kellard‟s  request  via  email  on  20  September  2011. 
On  22  September  2011  the  department  acknowledged  receipt  of  the 
request  and  advised  the  deadline  for  its  response.   Although  this  is  not  a 
requirement of the Act, it is generally considered best practice to do so.  
5. On  11  October  2011  UKBA  provided  Mr  Kellard  with  a  substantive 
response,  which  represents  15  working  days  after  the  initial  request. 
Therefore,  UKBA  complied  with  section  10(1)  by  providing  a  response  
within the statutory deadline of 20 working days.   
6. The  response  confirmed  that  information  was  held  relating  to  the  request, 
the relevant  part of the Act  was cited,  and an explanation of why the cost 
limit  was  exceeded  was  provided,  as  required  by  section  17(7)(c)  of  the 
Act. 
 
7. Section 16 was complied with, as UKBA offered advice and assistance on 
how  the  request  could  be  refined  so  that  it  could  be  answered  within  the 
cost limit. 
 
8. Mr  Kellard  was  informed  in  writing  of  his  right  to  request  an  independent 
internal  review  of  the  handling  of  his  request,  as  required  by  section 
17(7)(a) of the Act. 
 
9. The  response  also  informed  Mr  Kellard  of  his  right  of  complaint  to  the 
Information Commissioner, as set out in section 17(7)(b) of the Act. 
 
Consideration of the response 
 
The use of section 12 – cost 
 
10. UKBA  applied section 12 to all of the requested information. 
 
11. Section 12 does not oblige a public authority to comply with a request for 
information  if  the  authority  estimates  that  the  cost  of  complying  with  the 
request would exceed the appropriate limit. 
 
Section 12(2) provides that: 
„Subsection  (1)  does  not  exempt  a  public  authority  from  its  obligation  to 
comply  with  paragraph  (a)  of  section  1  (1)  unless  the  estimated  cost  of 
complying with that paragraph alone would exceed the appropriate limit.‟ 
 
Section 12(3) states that: 
„In subsections (1) and (2) “the appropriate limit” means such amount as may 
be  prescribed  and  different  amounts  may  be  prescribed  in  relation  to 
different cases. 
 





12. Accordingly,  section  12  provides  that  a  public  authority  is  not  obliged  to 
comply  with  a  request  for  information  if  it  estimates  that  meeting  the 
request  would  exceed  the  appropriate  cost  limit.  The  appropriate  limit  is 
currently  set  out  in  the  Freedom  of  Information  and  Data  Protection 
(Appropriate Limit and Fees) Regulation 2004 („the Regulations‟).  
 
13. A public authority may take into account the cost of locating, retrieving and 
extracting  the  requested  information  and  performing  its  calculation.  The 
cost  limit  for  a  central  government  department  such  as  UKBA  is  currently 
set at £600 and equates to 3 ½ days work at £25 per hour. 
 
14. Section 12 makes it clear that a public authority does not have to make a 
precise  calculation  of  the  costs  of  complying  with  a  request.  Only  an 
estimate is required. 
 
15. In determining whether or not the cost limit is exceeded a public authority 
should  estimate  the  costs  it  reasonably  expects  to  incur  in  relation  to  the 
following: 
 
Determining whether it holds the information 
 
Locating  the  information,  or  a  document  which  may  contain  the 
information 
 
Retrieving  the  information,  or  a  document  which  may  contain  the 
information 
 
Extracting the information from within a relevant document 
 
16. UKBA  advised  that  to  meet  the  request  in  its  entirety  would  exceed  the 
appropriate limit because it would  be necessary to run hundreds of reports 
in order to obtain the requested information. 
 
17. Mr  Kellard  suggested  that  the  necessary  work  would  be  simple.  Section 
12  of  the  FOI Act  states  that  the  cost  calculation  relates to  the amount  of 
work required, regardless of the grade of the staff undertaking the work. 
 
18. As  part  of  this  internal  review,  UKBA  explained  that  the  task  was  not  as 
simple as Mr Kellard had suggested, because the information was held on 
several  separate  databases,  and  it  was  therefore  not  possible  obtain  the 
requested information by running a series of simple queries.  
 
19. Section  12  (cost)  was  applied  appropriately,  and  there  was  a  detailed 
explanation of why the cost limit applied. This included a description of the 
work that would be necessary, but no estimate of how long this would take. 
 
Advice and assistance  
 
20. UKBA informed Mr Kellard that it would be possible to provide him with an 
update on his previous request (FOI reference 19690). 
 
Recent developments 
 


21. Staff in the MI reporting team have worked to find an alternative method of 
obtaining a comprehensive report showing the requested details.  It is now 
possible  to  provide  Mr  Kellard  with  the  information.    You  will  find  this  in 
Annex C. 
 
22. Please note the caveat from the sponsor unit regarding the quality of the 
information provided. 
 
23. When a sponsor assigns a CoS to a migrant they are required to provide 
information about the migrants salary package. They must provide a salary 
figure  and  alongside  this  the  salary  period  (eg,  day,week,month,year 
etc) and  a  separate  figure  for  allowances.  We  are  aware  that  some 
sponsors have input salary details inaccurately (this could be something as 
simple as putting a decimal point in the wrong place or excluding a decimal 
point all  together) which  has  resulted  in  some  salary  details  becoming 
highly  inflated  in  relation  to  the  migrants  actual  employment.  While  these 
inaccuracies  remain  live  on  the  system,  any  such  errors  are  picked  up  at 
the migrant LTR/Visa stage of the application. 
 
Conclusion 
 
24. The  response  was  sent  within  20  working  days;  consequently  UKBA 
complied with section 10(1) of the FOI Act. 
 
25. Section 1(1)(a) was complied with, as the response clearly stated that the 
requested information was held. 
 
26. The cost limit was applied correctly at the time of the request however, an 
alternative  method  of  obtaining  the  information  has  since  been  identified 
and  it  is  now  possible  to  provide  the  applicant  with  the  requested 
information. 
 
27. The  response  complied  with  the  requirements  in  section  17(7)(a)  and 
17(7)(b) as it provided details of the complaints procedure. 
 
 
 
Information Access Team 
Home Office 
7 December 2011 
 
 

Annex A – full text of question 
 
My request required an extension to an existing report from your MIS data as 
above. Will you confirm that such a modification to this report would be 
something that you and your immediate colleagues would be expected to 
undertake or would this request be passed onto to an IT team who would 
modify the existing report and pass the result back to you in order that your 
could answer my Query? My assumption is that such expertise would be 
outside of your teams remit and would require effort from the UKBA MIS 
reporting function. 
 
You confirm in your reply that the raw data is available, however, processing 
the raw data to answer my request would involve running over 6400 reports. 
Isn‟t that why we have computers and very smart IT people working in the 
UKBA agency MIS function so that they can modify existing reports and 
consolidate that information into one precise document? Such reporting is 
common practice in private industry and my request to extend the analysis of 
this raw data from the output you have already provided would be what I 
would expect of a small coursework project from a computer science 
undergraduate. 
 
In light of the difficulty you have in dealing with my original request, I will 
simplify it to exclude the mode figures i.e T2 ICT used COS - min, average, 
and max declared salary and allowance amounts.  
 
I am sure Jonathan Sedgwick will also be interested in your response. 
 
This is simple stuff, please answer the question.

 
Annex B – full text of request for an internal review 
 
Thank you for your reply. I understand that you are the messenger 
here and that you are replying on advice from MI colleagues. 
However, this response raises questions about the capability or the 
integrity of the person in the MI team who has advised you. 
      
Certainly the person who answered FOI 17651/1341 which was an 
extension to a previous report (FOI 1309 
     
http://www.whatdotheyknow.com/request/section_j_information_and_commun
#outgoing-96085)
 
would have had no difficulty in extending FOI 17651/1341 to include 
the extra data I have requested. The suggestion that you would have 
to run a report multiple times by SOC and month rather than 
extending an existing report is not credible. 
      
The amendment to the report FOI 17651/1341 required to answer this 
FOI request would require the base query/view to be extended to 
include the following sql to return the extra data requested 
      
     ,MIN(SALARY) AS MIN_SALARY 
     ,AVG(SALARY) AS AVG_SALARY 
     ,MAX(SALARY) AS MAX_SALARY 
     ,MIN(ALLOWANCE) AS MIN_ALLOWANCE 
     ,AVG(ALLOWANCE) AS AVG_ALLOWANCE 
     ,MAX(ALLOWANCE) AS MAX_ALLOWANCE 
      
and then pivot that data into the final output in the same way as 
the modification made to the report under FOI 17651/1341. To make 
these changes is more like 3.5 hours work not 3.5 man days. 
      
I would like to request an internal review of the handling of this 
request, your Reference 20067. 
      
For this review to be credible it is important that those involved 
do have an understanding of your MI reporting function and will 
have an understanding of the complexities of producing such reports 
including the sql they are based on. Any of those who worked on 
reports for FOI 17156/1309, FOI 17651/1341, FOI 17437/1333 are 
clearly capable or their direct reports should be considered for 
this review process. 
      
In the initial response to this request your colleague Daniela 
Walker offered to provide an update to FOI 19690 for the period 
from the introduction of the PBS in 2008, whilst the review is 
ongoing I would appreciate a copy of that data. 
      
A full history of my FOI request and all correspondence is 

available on the Internet at this address: 
     
http://www.whatdotheyknow.com/request/t2_ict_used_cos_min_average_mod