This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Change request Phase 1'.


 
Public Sector Decarbonisation Scheme Phase 1 
Change Requests Form 
 
The  purpose  of  this  form  is  to  enable  you  to  formally  seek  approval  for  any 
significant changes that you need or want to make to deliver your Public Sector 
Decarbonisation  Scheme  (PSDS)  project.  As  projects  are  delivered,  there  are 
occasions when applicants decide that they wish to request changes to the terms 
of the grant awarded to deal with new circumstances. Therefore, please use this 
form as an opportunity to describe the details of your change request to Salix.  
 
To support you in completing the form, below is some useful guidance that outlines 
the key principles involved in a change request to your project. You are required 
to outline the reason for the request, the options considered and a revised delivery 
plan, as appropriate.  
 
On  receiving  your  completed  form,  Salix  will  seek  to  make  a  decision  on  your 
change  request  within  ten  working  days,  unless  there  are  circumstances  that 
require more detailed consideration and you will be informed if that is the case. 
The outcome of the change request will be communicated, if approved, you will be 
issued a letter of amendment to reflect the change.  
 
Change Request Key Guidance Principles 
 

•  A change is defined as any significant alteration in the scope of the project or 
any  request  for  an  extension  to  the  grant  end  date  beyond  30th  September 
2021.  
 
•  Salix will manage change requests taking account and making judgements on 
the case as presented, the proposed outcomes and the certainty of delivery.  
 
•  All agreed changes to scope or content of projects must remain compliant with 
the agreed PSDS criteria including carbon savings and value for money.  
 
•  All projects must complete by 31st March 2022, and extension requests must be 
supported by robust revised delivery plans. Salix will require the size or nature 
of the project to be reduced if this is necessary for completion by 31st March 
2022. 
 
•  Salix are unable to support extensions beyond 31st March 2022.  
 
•  Once  you  have  filled  out  the  Change  Request  Form,  please  send  it  to  your 
Relationship Manager.  Salix will make a decision on your change request within 
ten working days and this will be communicated via your Relationship Manager.  
 
 
 
 


 
Change Request Form 
 
Part I: This section should be completed by the applicant 
 
Organisation name  
Torbay Council 
Request made by 
Phil Black 
Date of request 
23/07/2021 
Project name 
Torbay Leisure Centre 
Project URN 
CTOR01G17627V01/17627 
 
 
a)  Description of proposed change 
Reason for change request  As detailed design and procurement has progressed and 
as anticipated throughout the monthly Salix reports it has 
Please outline your request, 
been necessary to formally request a change to timescale 
giving a short description of 
and scope for the following reasons: 
 
the reason for the request, 
Grant condition delays 
options considered and the 

Delays in acceptance and Salix offering of the 
nature of the proposed 
grant has delayed the initial project timetable by 
1 month 

change with any revisions to 

Completion of tender to comply with Torbay 
delivery programme, 
Council’s public procurement procedures as 
specification, costs and 
required as a condition of the grant delayed the 
payment schedule.  
initial project timetable by 1 month. 
 
Nesting seagulls 

Please list supporting 

Seagulls are nesting on various parts of the roof 
documentation below and 
at Torbay Leisure Centre. We have been advised 
append with your Change 
by Natural England that the redevelopment 
works would not qualify for a licence to remove 

Request form  
the nests and eggs. The Solar PV project therefore 
is unable to be started until the nests are legally 

Supporting documentation: 
allowed to be removed. There is no defined 
nesting season but the nest can only be removed 

•  Correspondence from 
when no longer active, this could be end of 
Natural England 
August / early September before nests can be 
removed and a date scheduled for the PV 
installation. 



 
•  Evidence from GOV.UK 

 It is therefore expected that the PSDS project will 
regarding wild birds 
not be able to be completed by 30 Sep 2021 and 
therefore an extension is requested. Attached 

protection.  
supporting correspondence from Natural 
•  Revised project 
England, and supporting evidence from GOV.UK 
timetable from 
to confirm. 
principal contractor 

Programme extension to March 31st 2022, due to 
nesting seagulls of the roof not enabling us to 
proceed with works. 

 
 
Supply chain 

 

As per the tender response for successful bidder, 
project timetable has been delayed.  

 

Air Source Heat Pump has been ordered and 
expected delivery is mid Sept 2021.However there 

 
remains uncertainty regarding delivery channels 
from Europe.  


Programme extension to March 31st 2022 due to 
delays in delivery of ASHP.  

 
Further to the tender exercise we are able to increase the 
scope to include the items listed, below, within the 
existing budget.  


Hot water distribution services upgrades and 
pipework insulation 


Increased lighting replacement and lighting 
controls 


The works will also require making good after 
completion.  
 

Please see attached updated programme from our 
principal contractor; timings are indicative at this stage, 
and will be reviewed upon roof survey results, detailed 
design, and Asbestos survey. 

Risk mitigation 
•  Supply chain risk- further unforeseen delays to 
the delivery of the air source heat pump from 
Please state the key risks and 
Europe. Regular communication with supply 
outline the mitigation actions 
chain. COVID and Brexit delays are well 
documented and as such tolerance has been 

regarding delivery of the 
added to programme timings to reflect current 
revised project.   
situation. Demand and supply issues are likely 
negligible, due to key items already being ordered 
and sub-contractor to supplier relationship. 

•  Roof structure – full structural survey has been 
commissioned. Should the survey identify issues 
with the roofs structure, there is sufficient lag 
between the programmes proposed end date and 
solar installation to allow for re-design of the 



 
solar proposal and/or remedial work to roof 
structure. 

•  Nesting Seagulls – unknown timescale for seagull 
departure. Will work in conjunction with Natural 
England regarding the clear up of nests following 
end of nesting season. Guls behaviour and 
nesting season is well documented and with 
support from Natural England, the programme 
extension will provide the necessary time to 
remove and remediate. Additionally, the design is 
being considered for proofing IWO nesting birds, 
to limit future issues. 

•  Asbestos. Invasive asbestos survey complete in 
2019 but full further testing to be completed. Risk 
is minimal. Areas of concern in plant room, to be 
considered in final design in order to minimise 
disturbance and removal of asbestos. To further 
minimize risk, an asbestos R&D survey has been 
commissioned. Should this survey discover 
additional asbestos, the extended project 
completion date provides ample opportunity for 
remediation during plant design and procurement 
windows
 
•  Wiring faults – if found during lighting 
replacement. Minimal risk. The LED lighting works 
are being scheduled to start as soon as possible, 
this work will provide early indicators of wiring 
faults throughout the building, and (as above) 
extended completion date will provide ample 
window for remediation during design and 
procurement windows. 
 
Revised completion date 
31st March 2022 
 
b) Revised Payment Schedule  
Please specify here your revised grant value, payment received to date and 
proposed payment schedule based on your change request and revised delivery 
timetable. 
Revised grant value 
£1,849,899 
Payment received to date 
£1,849,899 
 


 
(please remove rows as appropriate) 
Month   
Payment request 
March 2021 
Full Grant Value received in March 2021 
Total  
£1,849,899 
 
 
c)  Project delivery implications of request 
Please  specify  here  the  implications  to  your  project  if  your  change  request  is 
rejected. 
Without the extended deadline, the full project will not have sufficient time to 
be completed by any of the bidders whom responded to the Tender.  
Without the extended scope fewer savings would be realised.  
 
d) Appendix 
Please append any supporting documentation referred to in the above sections 
when submitting your change request form. 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
 
Part II 
This section should be completed by the Salix Relationship Manager and 
authorised by a Programme Manager 
1.  Reason for change request (please check appropriate box and 
include short summary) 
Change of scope ☐ 
Small increase in scope - hot water 
distribution upgrades and increased 
lighting works. Remains within 
budget and compliancy – does not 
need to be assessed by tech until 
conditions are met. 
 
Supply chain issues (specify measure 
Delays from ordering of ASHP. 
and lead time; contractor 
Remains uncertainty over delivery 
availability/price) ☐ 
channels from Europe. ASHP has 
been ordered but expected delivery 
is mid-September. 
Change to completion date☐ 
Torbay have experienced delays as a 
result of following: 

Complying with Torbay’s public 
procurement rules delayed 
project by 1 month 

Nesting seagulls on roof of 
building preventing installation 
of solar PV 

Supply chain delays for ASHP 
 
 



 
2.  Implications to payment schedule  
 
N/A 
 
 

3.  Assessment required from Salix Technical Team (please check 
appropriate box and include conditions following technical 
assessment) 
 
Yes  
 No  
Technical conditions: 
 
 
 

4.  Any other conditions to include with Change Request 
 
e.g. fortnightly / monthly meetings to discuss project progress and risk 
management  
 
 

5.  Salix recommendation and reason for recommendation  
 



 
Torbay have completed procurement for principal designer and the contract for 
delivery of full project has been signed. Tender for works packages by principal 
contractor is also complete.  
 
However, they have experienced delays to the original project programme as a 
result of tender delays, nesting seagulls, and ASHP lead in times. 
 
Project risks to new programme have been identified and proposed mitigating 
measures are well demonstrated. Potential delay as a result of these risks has 
been accounted for within new programme.  
 
Recommendation is to approve the extension request as they will be unable to 
complete any of the proposed works by 30th September 2021.  
 
 
 
 

6.  Authorisation 
 
Salix Finance Authorisation 
Change request 
 Approved 
decision: 
Reason for decision: 
Happy to approve extension request to 31st March 
2022. The project programme shows completion of 
the project by March 24th which would allow 5 
working days to turn around completion 
documentation before the 31st March. The client has 
given extensive reasons for the need for an 
extension, and has provided a strong list of 
mitigating actions it is/will be taking. It is clear that 
the two more complex delays are the nesting 
seagulls and the supply chain delays. It is 
recommended that the client is meet with at least 
once a month in order to receive verbal updates on 
these delays, as any further delays to the 
programme would take the client beyond 31st March. 
 
 
Programme Manager 
Ed Clark 
Name: 
Signature: