This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Annual Cost of MyCampus'.


 
 
 
 
 
Our ref: FOI Review 2011/21 – F0177506 
 
 
25 October 2011 
 
 
Mr Wolfram Bayer 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
Dear Mr Bayer, 
 
Freedom of Information (Scotland) Act 2002 – Review Outcome 
 
I write with regard to your request for a review of the University’s response to your Freedom 
of Information request (Our Ref FOI 2011/223-F0166064).  Your areas of concern relate to: 
 
1. 
 David Newall on numerous occasions has claimed that the implementation of this 
system will result in saving of £500,000 per year.  You now tell me that you do not know 
that annual cost of MyCampus.  Without knowing the annual cost of MyCampus how did 
David  Newall  know  that  there  would  be an  annual saving of £500,000?    Please  speak to 
him as he must have known the recurrent cost of MyCampus before making such a claim. 
 
2. 

Replying to another FoI request: 
 
http://www.whatdotheyknow.com/request/61508/response/157150/attach/2/Response
%20F0130074.pdf you released the following information: “Campus software maintenance 
– following purchase of the above licences a software contract then provides support from 
Oracle  including  the  provision  of  ongoing  new  releases.    The  annual  cost  of  this 
maintenance is £264,473 per annum.”  You now say that the support cost is £160,000 per 
year.  Which figure is correct? 
 
3. 

I  have  found  it  very  difficult  to  believe  that  you  have  not  budgeted  for  the 
consultancy costs. 
 
        Finally,  a  while  ago  you  claimed:  “The  Project  Board,  chaired  by  David  Newall, 
Secretary  of  Court,  has  responsibility  for  costs  and  these  are  recorded  and  monitored  in 
accordance with the governance structure.”  See: 
 http://whatdotheyknow.com/request/working_practices_for_student_li#incoming-26837 
       
        Considering  the  fact  that  you  cannot  account  for  the  cost  of  this  project  I  wish  to 
suggest that the project Board, chaired by David Newall, have failed miserably. 

 

 
Your  first  point  asks  how,  without  knowing  the  annual  cost  of  MyCampus,  David  Newall 
knew that there would be an annual saving of £500,000.  You will know from your reading of 
responses  to  other  FoI  requests  that  the  figure  of  £500,000  was  an  estimate  based  on  an 
analysis  of  selected  areas  where  savings  were  expected  to  be  made.    Similarly,  any  figure 
based on a comparison of annual costs prior to the transition and anticipated costs for the 
reworked range of processes that would be carried out annually once Campus Solutions was 
implemented, would also be an approximation. 
 
The second point you raise is about annual licence costs.  Please accept apologies on behalf 
of  the  University,  as  the  response  that  you  should  have  received  was  that  there  are  no 
annual  licence  costs,  since  a  one-off  licence  fee  amounting  to  £758,095  was  paid  at  the 
commencement  of  the  project  for  the  perpetual  right  to  use  the  software.    No  further 
licence  fees  are  due,  unless  there  is  an  increase  in  staff  numbers  (Full  Time  Equivalents) 
which  is  not  envisaged  in  the  foreseeable  future.    The  figure  of  £160,000  (including  VAT) 
provided to you was the sum budgeted as at September 2011 for 2011-12 for the software 
maintenance contract for Campus Solutions, which covers support from Oracle including the 
ongoing provision of new releases.  The figure of £264,473 provided in response to another 
request in March 2011 was based on the actual cost of the software maintenance contract in 
the  two  financial  years  from  1  August  2008  to  31  July  2010.    Since  the  amounts  were 
incorrectly  added  together,  the  actual  expenditure  over  that  period  was  £284,473  rather 
than £264,473.  
 
I have noted the comments you make in your third and final point.  I am satisfied that the 
response  sent  to  you  on  27  September  meets  the  obligations  of  the  University  under  the 
terms of the Freedom of Information (Scotland) Act 2002.   
 
I  confirm  that  this  letter  signifies  the  end  of  the  University’s  internal  procedures.    If  you 
remain  dissatisfied  with  the  outcome  of  this  review  you  can  appeal  to  the  Scottish 
Information Commissioner.  You must submit your complaint in writing to the Commissioner 
within  6  months  of  receiving  this  response  to  review  letter.  The  Commissioner  may  be 
contacted as follows: 
 
Scottish Information Commissioner 
Kinburn Castle 
Doubledykes Road 
St. Andrews 
Fife  KY16 9DS 
Tel: 01334 464610 
Email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx  
 
Please  be  advised  there  is  a  right  of  appeal  to  the  Court  of  Session  against  the 
Commissioner's decisions, but only on a point of law. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
Dr Anne B Mitchell 
Corporate Projects Manager