This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Traffic Level and Electric Vehicle Assumptions used in Decarbonising Transport: A Better, Greener Britain'.


 
 
  
Ivan Pocock 
 
Department for Transport 
Information Management & Rights 
 
3rd Floor 
 
One Priory Square 
Hastings 
Greg Marsden 
TN34 1EA 
[By email: request-841974-
   
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx] 
 
Web Site: www.dft.gov.uk 
 
 
 
Our Ref: E0020915 
 
 
 
6th June 2022 
 
 
 
 
 
 
Environmental Information Regulations (EIRs) Complaint – E0020915
 
 
 
Dear Greg Marsden, 
 
I am replying to your request, received on the 1st May 2022, for an internal review of the 
Department’s response to your EIR request. You originally asked for information 
concerning the assumed levels of road traffic and electric vehicle assumptions used in the 
‘Decarbonising Transport: A Better, Greener Britain’ report. 
  
The Department’s reply sent on the 4th April 2022 confirmed that it held relevant recorded 
information but was withholding it in reliance on the exception at regulation 12(4)(e) of 
EIRs covering the disclosure of internal communications. On balance the Department 
decided that the public interest test for withholding the information outweighed that for 
disclosure.  
 
In your request for an internal review you set out a number of grounds for appeal. 
  
Your request for a review has been passed to me to deal with as I had no involvement in 
the handling of your original request.  
 
I wrote to you on the 30th May 2022 to advise you that I needed to extend my deadline for 
reply. My review is now complete and I can provide the following response. 
 
In reaching my decision I have carefully considered your original request, the 
Department’s response, the points you raised in your complaint and reviewed relevant 
Information Commissioner’s Office (ICO) guidance. 
 
 


 
Scope of the Review 

 
The scope of my review is to establish whether or not the Department was correct to rely 
on the internal communications exception at regulation 12(4)(e) of the EIRs and if so 
whether on balance the public interest test favoured withholding. 
 
Findings 

 
I have contacted the team that handled your original request and asked them to send me 
a sample of the withheld information. They have sent me two documents; some power 
point slides and an excel data book. Having reviewed these I am content that your 
request was rightly handled under the Environmental Information Regulations (EIRs) 
given the nature of the information contained within these documents. 
 
In your internal review request you said, ‘The information that I am requesting should not 
be classified as an internal communication’. According to ICO guidance on the exception,  
the concept of a communication is broad and wil  encompass any information someone 
intends to communicate to others, or even places on file (including saving it on an 
electronic filing system) where others may consult it. It wil  therefore include not only 
letters, memos, and emails, but also notes of meetings or any other documents if these 
are circulated or filed so that they are available to others. 
The team have also confirmed that the information that you seek has not been shared 
with external parties outside of government and that it is still being used to formulate and 
develop ‘live’ Government policy on this subject. Taking everything into consideration I 
am content that the information is an internal communication and the exception is 
therefore engaged. 
 
EIR - Regulation 12(4)(e) – Internal Communications Exception   

 
The ICO’s guidance acknowledges that a wide range of internal documents will be caught 
by the exception although in practice the application of the exception wil  be limited by the 
public interest test. I have therefore gone on to consider the balance of the public interest 
in disclosing / withholding the information that you seek. 
 
Public Interest Test    
 
Even though the exception is engaged it doesn’t mean that the information cannot be 
released if the public interest in disclosure outweighs that for withholding. 
 
I have reviewed the Department’s public interest arguments for disclosure and I agree 
with all of them. I would also add that there is always some public interest in 
environmental matters. Disclosure would allow the public to scrutinise the underlying 
information for the report and may allow them to participate in the policy making process.   
 
I have also reviewed the Department’s public interest arguments for withholding and I 
agree with all of them. Good Government depends on good decision making and this 
needs to be based on the best advice available and a full consideration of all the options 

without fear of premature disclosure. As mentioned above the information is stil  being 
used to formulate and develop ‘live’ Government policy on this subject and this is a strong 
argument for not releasing the information at this time. The ICO guidance acknowledges 
that public authorities need a safe space to develop ideas, debate live issues and reach 
decisions away from external interference and distractions. The need for a safe space will 
be strongest when the issue is stil  ‘live’ as in this case. 
 
Officials would also be reluctant to participate in discussions on this subject and provide 
free and frank views and advice if they felt that these would be routinely placed into the 
public domain. This would damage the quality of advice and lead to poorer decision 
making which is clearly not in the public interest.        
 
It is my view that on balance the public interest in maintaining the exception outweighs 
the public interest for disclosure.   
   
Summary 
 
In summary, taking everything into consideration, I am content that the Department was 
right to refuse your request in reliance on the exception at regulation 12(4)(e) of the EIRs 
covering internal communications and that on balance the public interest test favoured 
withholding. I uphold the Department’s decision.  
 
Next Steps       
  
If you are not content with the outcome of this internal review, you have the right to apply 
directly to the Information Commissioner for a decision. The Information Commissioner 
can be contacted at: https://ico.org.uk/make-a-complaint/official-information-concerns-
report/official-information-concern/ 
  
Yours sincerely 
 
 
Ivan Pocock 

Information Rights Team