This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Police National Computer definition'.

Internal review of response to request under the Freedom of 
Information (FoI) Act 2000 by D McIntyre (reference 19656)  
 
Responding Unit:  Information Management Service (IMS) 
 
Chronology 
 
Original FoI request: 
 
11 August 2011 
 
Acknowledgement:   
 
None sent 
 
IMS’s response: 
 
 
18 August 2011 
 
Request for internal review: 
23 August 2011 
 
Subject of request 
 
1. 
D McIntyre requested information surrounding the Police National 
Computer and the definition of a ‘national’ database. The full wording of 
the request is included at Annex A of this report. On the 
‘whatdotheyknow’ website D McIntyre has responded without comment 
to letters addressed to ‘Mr McIntyre’, so I will refer to Mr McIntyre in the 
rest of this report. 
 
The response by IMS 
 
2. 
The response to Mr McIntyre stated that the Home Office does not hold 
the information requested, advising him that the Police National 
Computer (PNC) was the responsibility of the National Policing 
Improvement Agency (NPIA) and providing the Agency’s contact 
details. 
 
Request for an internal review 
 
3. 
Mr McIntyre requested an internal review of the handling of the original 
request. He stated that his request ‘centres around whether it is correct 
to refer to the Police National Computer as the national database for 
England and Wales,’ adding that the request did not ask who manages 
the PNC and that he was well aware that this was the responsibility of 
the NPIA. 
 
4. 
The full wording of the request for an internal review is included at 
Annex B of this report. 
 
Procedural issues 
 
5. 
Mr McIntyre’s original request was recorded as having been received 
on 11 August 2011. Accordingly the deadline for IMS to respond was 9 
September. The response sent on 18 August therefore complied with 

section 10(1) of the Act, which requires a request to be responded to 
within 20 working days. 
 
6. 
It does not appear that the request was acknowledged. Whilst not a 
requirement of the Act, this is considered good practice. That said, 
however, I would add that the substantive response was sent promptly 
to Mr McIntyre on the 5th working day following receipt of the request. 
 
7. 
Mr McIntyre was informed in writing of his right to request an 
independent internal review of the handling of his request, as required 
by section 17(7)(a) of the Act. 
 
8. 
The response also informed Mr McIntyre of his right of complaint to the 
Information Commissioner, as set out in section 17(7)(b) of the Act. 
 
Consideration of the response 
 
9. 
I have considered the IMS response.  
 
10. 
In his original request, Mr McIntyre asks the following question about 
the Police National Computer (PNC): ‘is it correct to refer to the PNC 
as the national database for England and Wales,’ and asks for the 
Home Office’s opinion on this statement.  
 
11. 
The Freedom of Information Act provides two key rights of access with 
regards to information held by public bodies. In the first instance, it 
provides the right to know whether recorded information is held. In the 
second instance, it provides the right to have recorded information 
communicated, unless it is otherwise exempt from disclosure. In this 
respect the Act is confined to the provision and disclosure of recorded 
information, not the statement of opinion or the creation of new 
information.  
 
12. 
Although Mr McIntyre’s request has been handled under the Act, it 
seems clear that the request is not for recorded information but is 
instead is seeking the answer to a question. This should have been 
dealt with under normal correspondence. However, as the request was 
considered under the Act I have conducted a review of the handling of 
the response. I would add that the wording of Mr McIntyre’s internal 
review request is also not a request for recorded information.   
 
13. 
The IMS response advised Mr McIntyre that the Home Office did not 
hold the information requested and provided the contact details of the 
NPIA which was responsible for the PNC.  
 
14. 
I have investigated whether the Home Office holds information within the 
scope of Mr McIntyre’s original request and can confirm that it does not.  
 
 
 


Advice and assistance  
 
15. 
The original IMS response suggested that Mr McIntyre should contact 
the NPIA and provided the Agency’s contact details. I am aware from 
Mr McIntyre’s entry on the ‘whatdotheyknow’ website that the same 
request for information under the Act was made to the NPIA, to which 
the Agency provided a response.  
 
Conclusion 
 
16. 
Having considered the IMS response, I am satisfied that a proper 
response was provided to Mr McIntyre and that the Home Office does 
not hold the information requested. I would add that it is questionable 
as to whether the request was one which should have been responded 
to under the Act. 
 
17. 
I am also satisfied that sections 10(1), 17(7)(a) and (b) were satisfied.  
 
 
Information Access Team 
Home Office 
20 September 2011 
 

Annex A 
 
This is a FOI request surrounding the Police National Computer and 
 the definition of a 'national' database. 
      
Considering that statutory authority for the existence of the PNC is provided 
by section 27(4) of the Police and Criminal Evidence Act 1984 which extends 
to England and Wales only and that further regulations provided by the 
National Police Records (Recordable Offences) Regulations 2000 (SI 
2000/1139) extends to England and Wales only and that any police force 
maintained under or by virtue of section 1 of the Police (Scotland) Act 1967 (c. 
77), including the cadets under the control of the chief constable of that force 
is to be regarded as a 'restrictedly listed police force' and therefore out with 
NPIA's authority is it correct to refer to the Police National Computer as the 
national database for England and Wales. 
      
If you disagree with this assertion and believe that the Police National 
Computer should be referred to as the national database for the United 
Kingdom, please provide all statutory evidence (primary as well as secondary) 
that enables you to make this assertion. 
     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Annex B 
 
Please pass this on to the person who conducts Freedom of Information 
reviews. 
      
I am writing to request an internal review of Home Office's handling of my FOI 
request 'Police National Computer definition'. 
      
I disagree with the reply that I have received. My request did not ask who 
manages the 'PNC' I'm well aware that the NPIA [the Agency] have the remit 
for managing the PNC. My request centres around whether it is correct to 
refer to the Police National Computer as the national database for England 
and Wales. 
      
Statutory authority for the existence of the PNC is provided by section 27(4) of 
the Police and Criminal Evidence Act 1984 which extends to England and 
Wales only. As per schedule one of the Police and Justice Act 2006, the 
Agency require the approval of the Secretary of State for the Home 
Department for changes in the policy or practice of the Agency. Therefore if 
any changes were to be made as to the remit of the PNC, approval must be 
made to the Secretary of State. 
      
My original request is entirely valid in being directed towards the Home Office. 
What is the correct definition of the PNC (how would the Secretary of State for 
the Home Department describe it to Parliament). 
      
If it were to be described as the national database for the United Kingdom, 
please provide all statutory evidence (primary as well as secondary) that 
enables you to make this assertion.