This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Board Minutes - July 2011'.


 
                                                             BWB3426 
 
DECISION REPORT 
 
MEMORANDUM TO THE BO ARD 
F I N AN C E   R E P O R T   –   J U L Y   2 0 1 1  
Report by Finance Director 
 
 
1. 

PURPOSE 
 
1.1 
The report covers the following topics: 
 
 
the latest cash position, bank loans in joint ventures, and cash flow forecast, 
 
the final management accounts for the two months to 31st May 2011, 
 
the KPIs report, 
 
a proposal to amend the BW bank mandate, and 
 
a draft presentation of the BW England and Wales published financial accounts in 
charity format. 
 
 
2. 

RECOMMENDATION 
 
2.1 
Board Members are recommended to note and comment on the information in this report 
and approved the proposal to amend the BW bank mandate. 
 
 
3. 

ACTUAL CASH AND DEBT POSITION 
 
 
Cash balances summary £ms
As at:
07/07/11
30/06/11
31/05/11
30/04/11
31/03/11
July
June
May
April
March
Trading account BW no 1
21.2 
15.1 
4.1 
4.0 
7.8 
Commercial  account BW no 2
29.7 
33.7 
35.6 
40.4 
32.5 
Overdraft, BWML, BWS and others
4.7 
3.9 
6.6 
3.9 
3.1 
48.5 
Total cash balances
55.6 
52.7 
46.3 
48.3 
43.4 
Invested:
Rate
Maturity
NatWest
22.1 
0.80%
Overnight
Bank of Scotland
5.0 
1.28%
up to 3 months
Santander
5.0 
1.26%
up to 3 months
Santander
5.0 
1.70%
14/09/2011
Yorkshire Bank
19.0 
0.85%
up to 3 months
Overdraft drawn
(0.5)
Total
55.6 
 
 
 
Excludes BW Reinsurance balances. 
 
 
3.1 
The  commercial  capital  balance  has  decreased  as  new  investment  property  purchases 
have  completed.    The  trading  account  balance  has  increased  in  line  with  the  normal 
seasonal pattern of waterway expenditure.   The low figures in April and May reflected the 
very  high  level  of  expenditure  that  was  concentrated  into  the  final  months  of  2010/11.  
There is a tendency for suppliers’ accounts to be brought “up to date” and an unusually 
high level of suppliers invoices were processed in March.  

 
3.2 
The bank loan position in Joint ventures is as shown in the table below: 
 
 
[confidential material removed] 
 
 
3.6 
[confidential material removed]. 
 
 
4. 

COMMERCIAL CAPITAL FORECAST 
 
4.1 
The forecast has been updated and is based on the assumptions in the Business Plan.  It 
represents business as usual and no effect of NWC.  Points to note are: 
 

a minimum balance of £10m is targeted from 2012 onwards, in line with the Plan and the 
reduced risk in JVs, 
 

new property acquisitions are assumed to balance the forecast to £10m min balance, 
 

the cash settlement with BWS is allowed  for with the property acquisitions line, to avoid 
disclosure, 
 

no  cash  transfer  to  trading  account  is  assumed  in  2011/12  because  it  is  estimated  that 
there  will  be  sufficient  cash  in  the  trading  account  to  fund  the  small  losses  planned  for 
2011/12, 
 

a tax refund of £8.5m was received in April 2011 relating to the use of capital losses on 
JV’s and the refund on capital gains tax paid in prior years, 
 

the disposal of BW’s investment in 259 City Road Basin which completed on 5 May 2011 
which realised equity of £[…] in cash and removed the off balance sheet JV debt, and, 
 

An  allowance  of  £5m  has  been  made  for  the  possible  early  repayment  of  the  HMT 
National  Loans  Fund  (NLF)  loans  when  BW  exits  the  public  sector  notwithstanding  that 
we  will  be  expecting  Defra  to  underwrite  this  (Defra  provides  contributions  to  repay  the 
loans as the instalments fall due). 
 
 
 
 
[confidential material removed] 
 
 

5. 
COMMENTARY ON RESULTS FOR THE TWO MONTHS ENDED 31ST MAY 2011 
 
5.1 
Summary – England and Wales only 
Figures in £k
Year to Date
Ful  Year
Actual
Original Plan
Variance
Original Plan
CBIT
Commercial Income
Outsourced Property
1,260
1,346
(86)
8,810
BW Managed Property
1,821
1,968
(147)
13,179
Leisure
3,952
3,650
303
22,567
Utilities
3,579
3,386
192
21,169
Olympic Games
(29)
(19)
(10)
(324)
British Waterways Marinas Limited
160
178
(19)
1,298
BW Share of Joint Ventures CBT
2,893
2,696
197
1,207
Net Interest
(76)
(280)
203
(1,890)
Net Commercial Income
13,561
12,926
635
66,017
Management Costs
Waterway Unit Management Costs
(330)
(383)
54
(2,349)
Headquarters (exc. Pension Deficit Funding)
(1,168)
(1,233)
65
(7,320)
Central Services
(3,109)
(3,568)
458
(20,448)
Management Costs
(4,607)
(5,184)
577
(30,118)
Contingency
-
-
-
(2,000)
Pension Deficit Funding
(772)
(797)
24
(4,780)
Civil Society
-
-
-
(2,635)
Net Commercial Performance
8,181
6,945
1,236
26,485
Grant
4,807
4,800
7
42,332
Total Net Income
12,988
11,744
1,243
68,817
Funds for Public Benefit Delivery
Core Waterway
(7,236)
(8,317)
1,080
(54,417)
Major Works
(1,061)
(1,075)
14
(15,232)
Regeneration
(296)
(423)
127
(2,168)
Funds for Public Benefit Delivery
(8,593)
(9,815)
1,222
(71,817)
Surplus/(Deficit)
4,395
1,930
2,465
(3,000)
Gains/(Losses) on Disposal (exc. Joint Ventures)
Property
271
(12)
283
4,439
Other
1
-
1
65
CBT - Capital
272
(12)
284
4,504
Unrealised Gains/(Losses)
-
-
-
1,603
CBT
4,667
1,918
2,749
3,107  
 
 
5.2 
The results for E&W for the first two months are shown above.  We have now moved to 
reporting  E&W  and  Scotland  separately,  rather  than  the  combined  group  figures  used 
before.    At  this  stage  of  the  year  there  is  insufficient  deviation  from  the  Plan  to  make 
preparing a full year forecast worth the time and effort.  The finance teams have instead 
invested  the  time  saved  in  other  matters  that  need  to  be  moved  forward.    The  next  full 
year forecast will be the F4 done from month 4 actuals. 
 
5.3 
Above the line there are few variances of significance to report.  Most of the smaller items 
are  due  to  timing  and  phasing  differences.    The  interest  receivable  variance  is  due  to 
higher cash balances than planned. 
 
5.4 
Below  the  line  Core  Waterway  expenditure  is  behind  Plan  due  to  phasing  delays  with 
maintenance plans and priority defect work. 
 
5.5 
A similar position is shown in the BW Scotland results (see end of this report) where there 
are  some  minor  income  and  management  cost  variances  and  below  the  line  costs  are 
behind the Plan. 
 

6. 
KPIs 
 
6.1 
The KPIs schedule is under development and certain measures becoming more accurate 
and  useful  as  the  data  sources  are  developed.   A  schedule  on  headcount, gender,  and 
absenteeism is included by Directorate. 
 
 
7. 

AMENDMENT TO BW BANK MANDATE 
 
7.1 
BW’s  main  operational  bank  account,  at  Nat  West  Bank,  has  a  signing  mandate  with 
signatories  structured  as  below.    The  role  of  the  signatory  is  to  authorise  electronic 
payments,  telegraphic  transfers  and  other  payment  methods,  only  after  all  proposed 
payments have been approved in accordance with the Board’s delegation arrangements. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[confidential material removed] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Two signatories are required for all payments 
 
Only one can be from Panel A. Whilst not being part of the SSC team, these are experienced 
finance professionals based in the Leeds office and provide a degree of independence from 
the SSC processes. 
 
All members of Panel B are based in Watford and are experienced finance professionals. 
 
One from panel C is needed for payments over £100k 
 
7.2 
It is proposed to change the mandate to: 
 
  add [confidential material removed], to the mandate Panel A to provide an 
additional signatory in Leeds to cover the period whilst [….] is on maternity leave 
and to provide additional cover longer term; and 
  remove […] from the mandate because he has left BW employment and to add 
[….], Group Finance Analyst based at Watford, to the mandate Panel B in his 
place. 
 
 
8. 

CHARITY FORMAT ACCOUNTS - SoFA 
 
8.1 
The published accounts  for NWC for the year ending 2012/13  will be prepared under the 
Charities  SORP  (Statement  of  Recommended  Practice).    The  SORP  is  issued  by  the 
Accounting Standards Board and is endorsed by the Charities Commission.  The format of 
charity  accounts  is  somewhat  different  to  the  format  BW  used  in  recent  years,  namely 
IFRS.    
 


8.2 
We  have  been  developing  the  charity  accounts  format  for  many  months  with  the  help  of 
Grant Thornton. The pro forma Statement of Financial Activities (SoFA) opposite shows the 
2010/11  accounts  converted  into  charity  SORP  format.    We  have  adapted  the  general 
layout to suit NWC’s proposed businesses and charitable activities.  Despite that the layout 
is not particularly intuitive and takes some time to understand.  The following notes explain 
some  of  the  salient  points  and  identify  the  issues  that  are  still  under  development.      The 
accounts will be group consolidated accounts and will include all subsidiaries, line by line, 
and JVs on the equity accounting method.  The pale yellow shading indicates places where 
figures should appear when operating as a charity. 
 
8.3 
The  most  significant  aspect  of  these  accounts  is  the  fact  that  the  commercial  income 
(Activities for generating funds) yield sufficient income to pay for the al  the “non-waterway” 
operating costs, or overheads as these are sometimes loosely referred to.  This may be an 
unusual position for a charity in that it may be common for a portion of the voluntary income 
and  donations  to  be  expended  in  the  administration  and  management  of  the  charity.    In 
BW,  and  in  NWC,  the  Net  Commercial  Income,  after  deducting  Management  Costs,  plus 
the Government grant is used to fund the waterway expenditure – see the schedule at 5.1 
above. 
 
8.4 
It will therefore be possible, if desired, to ring fence all voluntary income into the general (or 
specific) restricted funds category.  These can then be expended on the waterways without 
the  need  for  deduction  to  fund  management  costs.  Such  voluntary  income  would  be 
recorded in the middle column headed “Restricted”. 
 
8.5 
Other  third  party  funds  and  maintenance  income  that  are  currently,  and  in  the  future, 
provided  to  fund  projects  and  to  maintain  specific  assets  have  also  been  allocated  to  the 
Restricted  column  on  the  basis  that  these  funds  are  restricted  to  expenditure  on  the 
specified purpose.  This is a different type of restriction to voluntary income, which will fall in 
general and specific pots of restricted funds. 
 
8.6 
The most difficult aspect of thee accounts is the requirement to allocated centrally incurred 
costs to the related activities.  The methodology for achieving this is still work in progress 
but the schedule opposite includes a full re-allocation of central costs.  Whilst this approach 
endeavours  to  show  the  “true”  cost  of  the  various  activities,  including  central  service  and 
shared  facility  costs,  it  has  the  disadvantage  of  making  it  very  difficult  to  follow  the  link 
between the management accounts and the SoFA . 
 
8.7 
Briefly,  the  methodology  fol owed  is  to  create  a  separate  heading  cal ed  “Regional  and 
National waterway technical team costs” which is accurately descriptive and includes all the 
national teams and the central team (i.e. technical, engineering, asset management, water 
management,  heritage,  environment,  lock  gate  workshops,  safety  etc).    Notwithstanding 
that is generally regarded as a management cost it is included under the Charitable Activity 
section as a cost of running the waterways. 
 
8.8 
All  other  central  and  shared  services  (e.g.  ICT,  HR,  SSC,  legal,  finance,  marketing, 
Executive,  pension  fund  deficit)  are  allocated  fully  to  the  other  categories  of  cost  and 
activity with the result that there is no net cost shown for these cost areas.  We are looking 
for  a  methodology  that  keeps  this  as  simple  as  possible  whilst  complying  with  the 
accounting  requirement.    It  is  not  proposed  to  perform  this  allocation  in  the  management 
accounts  for  the  purpose  of  preserving  the  transparency  and  accountability  of  financial 
reporting that is currently provided by the existing system. 
 
 
 
 
 
P M Ridal 
 
July 2011 

 
Full summary of BW E&W Income Statement for the two months ended 31st May 2011 
 
British Waterways - England and Wales
Figures in £k
Income Statement
Year to Date
Ful  Year
Actual
Original Plan
Variance
Original Plan
Income
Commercial Income
Outsourced Property
2,053
1,995
58
12,367
BW Managed Property
2,581
2,600
(19)
17,611
Leisure
5,273
5,182
91
30,550
Utilities
3,691
3,574
117
22,293
Olympic Games
0
-
0
-
British Waterways Marinas Limited
1,153
1,219
(67)
7,422
BW Share of Joint Ventures
9,889
9,153
737
18,905
Total Commercial Income
24,640
23,723
917
109,150
Management Costs
Waterway Unit Management Costs
1
-
1
-
Headquarters
17
15
2
118
Central Services
175
93
83
532
Management Costs
193
108
85
649
Commercial Performance
24,833
23,831
1,002
109,799
Public Benefit Delivery Income
Core Waterway
809
1,041
(232)
6,551
Major Works
65
219
(154)
1,021
Regeneration
2,355
3,902
(1,547)
10,867
Public Benefit Delivery Income
3,229
5,163
(1,933)
18,439
Total Income
28,063
28,994
(931)
128,238
Year to Date
Ful  Year
Actual
Original Plan
Variance
Original Plan
CBIT
Commercial Income
Outsourced Property
1,260
1,346
(86)
8,810
BW Managed Property
1,821
1,968
(147)
13,179
Leisure
3,952
3,650
303
22,567
Utilities
3,579
3,386
192
21,169
Olympic Games
(29)
(19)
(10)
(324)
British Waterways Marinas Limited
160
178
(19)
1,298
BW Share of Joint Ventures CBT
2,893
2,696
197
1,207
Net Interest
(76)
(280)
203
(1,890)
Net Commercial Income
13,561
12,926
635
66,017
Management Costs
Waterway Unit Management Costs
(330)
(383)
54
(2,349)
Headquarters (exc. Pension Deficit Funding)
(1,168)
(1,233)
65
(7,320)
Central Services
(3,109)
(3,568)
458
(20,448)
Management Costs
(4,607)
(5,184)
577
(30,118)
Contingency
-
-
-
(2,000)
Pension Deficit Funding
(772)
(797)
24
(4,780)
Civil Society
-
-
-
(2,635)
Net Commercial Performance
8,181
6,945
1,236
26,485
Grant
4,807
4,800
7
42,332
Total Net Income
12,988
11,744
1,243
68,817
Funds for Public Benefit Delivery
Core Waterway
(7,236)
(8,317)
1,080
(54,417)
Major Works
(1,061)
(1,075)
14
(15,232)
Regeneration
(296)
(423)
127
(2,168)
Funds for Public Benefit Delivery
(8,593)
(9,815)
1,222
(71,817)
Surplus/(Deficit)
4,395
1,930
2,465
(3,000)
Gains/(Losses) on Disposal (exc. Joint Ventures)
Property
271
(12)
283
4,439
Other
1
-
1
65
CBT - Capital
272
(12)
284
4,504
Unrealised Gains/(Losses)
-
-
-
1,603
CBT
4,667
1,918
2,749
3,107  

Full summary of BW Scotland Income Statement for the two months ended 31st May 2011  
 
British Waterways - Scotland
Figures in £k
Income Statement
Year to Date
Ful  Year
Actual
Original Plan
Variance
Original Plan
Income
Commercial Income
BW Managed Property
74
74
0
602
Leisure
462
492
(30)
2,673
Utilities
234
235
(1)
1,473
Commercial Performance
770
801
(31)
4,748
Public Benefit Delivery Income
Core Waterway
21
26
(5)
191
Regeneration
364
194
169
634
Public Benefit Delivery Income
385
221
164
825
Total Income
1,155
1,022
133
5,573
Year to Date
Ful  Year
Actual
Original Plan
Variance
Original Plan
CBIT
Commercial Income
BW Managed Property
(65)
6
(70)
(69)
Leisure
214
203
10
1,164
Utilities
234
235
(1)
1,363
BW Share of Joint Ventures CBT
117
117
(0)
700
Net Commercial Income
500
561
(61)
3,158
Management Costs
Waterway Unit Management Costs
(348)
(325)
(23)
(2,035)
Central Services
(248)
(248)
-
(1,490)
Management Costs
(596)
(573)
(23)
(3,525)
Net Commercial Performance
(97)
(12)
(85)
(367)
Grant
1,823
1,823
-
10,523
Total Net Income
1,726
1,811
(85)
10,156
Funds for Public Benefit Delivery
Core Waterway
(1,076)
(1,281)
205
(7,203)
Major Works
(84)
(532)
448
(1,171)
Regeneration
(75)
(123)
48
(2,340)
Funds for Public Benefit Delivery
(1,235)
(1,936)
701
(10,715)
Surplus/(Deficit)
491
(125)
616
(559)
Gains/(Losses) on Disposal (exc. Joint Ventures)
Property
(2)
-
(2)
675
CBT - Capital
(2)
-
(2)
675
CBT
489
(125)
615
115

BW No.1 Trading Bank Account Balance
40.00
s
n
oilliM 
35.00
£ 
30.00
25.00
30 day average
20.00
90 day average
15.00
10.00
5.00
0.00
Date

British Waterways
Group KPIs schedule
This time
Last time
Plan/
May-11
Year End 2010/11
Target  2011/12
Asset Condition
Actual
Actual
Plan
Principal assets in D&E condition
%
17.1%
17.9%
22%
Inspection progress (cumulative)
No
quarterly
629
Notification clearance (cumulative)
No
qarterly
2
                       0,775
New target
Waterway Condition Index
(Stewardship)
117
107
100
User Benefit Index
(Stewardship)
106
107
100
Regeneration
YTD Actual
Full year 2010/11
Plan
Third party contribution
£m
2.4
14
17.6
Improvements funded by 3rd 
£m
0.3
6
7.5
parties not through BW's 
books
Safety
YTD 2010/11
Full year 2010/11
Last Year
Lost Time Injuries
No
7
30
22
Customer Service Standards
Actual
Actual 2010/11
Plan %
People Standards
%
82%
82%
85%
Minimum Safety Standards
%
95%
100%
Performance Standards
%
87%
87%
80%
Propensity to recommend
Boat owners
%
No survey in 2010
50%
Towpath Users
%
40%
47%
70%
Green Plan
YTD
Actual 2010/11
Plan
Electricity usage
GWh
4.9
33.7
40
Business miles CO2 - Cars
Tonnes
200
1,614
1,530
Business miles CO2 - Train
Tonnes
                                8
 
60
57
Business miles CO2 - Air
Tonnes
                                7
 
50
47
People
Actual
Actual 2010/11
Plan
Headcount (spot)
FTE
1,556
1,675
1,816
Payroll (forecast full year)
£m
59
59.9
58.3
Volunteer days
Days
3,528
24,235
30,000
Absenteeism
quarterly
7.1
Female Gender
%
21.0%
20.9%
Employee Satisfaction
%
annually
39%
Boating
Actual
Actual 2010/11
Plan
Licence evasion
%
4.70%
4.9%
3%
Moorings evasion
%
4.65%
4.8%
4%
Licences issued on line
No
2,030
7,254
1
                         0,000
Licence number
No
33,986
35,241
3
                         4,756
Licence yield
£/Lic
493
474
478
                              
Moorings length
Meters
61,734
61,734
6
                         9,459
Mooring yield
£/m
91
74
8
                            7.11
*Not so many short term at current time.  Average yield rises
Property - Commercial
This Year Forecast
Actual 2010/11
Plan
Investment property return
%
6.3%
6.4%
Investment voids (% rental value)
%
7.4%
5.0%
Development property return 
%
14.0%
8.1%
JV return
%
-1.8%
2.0%
Utilities - Commercial
This Year Forecast
Actual 2010/11
Plan
Income growth target
£m
1.7
0.6
Excludes £2m Olympic Park SWD payment 2010/11

0
-
-
0)
0
0)
0
0)
0)
-
-
2.
.0
.0)
.0)
(3.
4.
(6.
18
6.
(27
(6.
(6.
(12
hange
C
1
4
1
3
nt
11
14
13
19
94
130
958
114
158
221
72
87
81
/20
1,
1,
eadcou
/03
H
31
12
13
19
97
96
7
93
4
1
5
al
126
964
152
248
72
82
1,
1,
Tot
11
1%
.2%
7%
9%
0%
0%
7%
6%
7%
1%
3%
1%
/20
2.
10
5.
5.
8.
9.
2.
1.
5.
7.
6.
7.
/03
bsenteeism
A
31
.6%
.7%
.3%
.2%
.0%
9%
.7%
.3%
.1%
.2%
.3%
.2%
0%
.0%
ale
50
37
94
57
54
7.
35
26
20
20
38
29
0.
21
FTE
Fem
5
0)
2)
5)
4
6)
4
8)
3)
0)
-
0.
.6
.4)
.1)
(0.
(0.
(3.
3.
(3.
17
5.
(26
(6.
(5.
(0.
(12
hange
C
4
8
5
2
1
4
9
4
0
4
11
6.
.2
.4
.9
.1
12
17
89
6.
9.
8.
5.
6.
1.
73
3.
1.
9.
/20
12
93
10
15
21
67
74
FTE
1,
1,
/03
31
9
4
1
7
8
7
4
0
5
5.
.2
.6
.4
3.
3.
.6
9.
2.
8.
.4
3.
1.
1.
al
12
17
93
12
94
90
14
24
67
78
76
Tot
1,
1,
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
al
.9
.0
9
9
8.
8.
ary
97
71
16
16
Season
-
-
0
0
6
6
3
0
0
.4
.1
-
-
.6
ary
2.
4.
3.
7.
3.
1.
5.
26
10
36
umm
por
FTE
Tem
9
8
6
7
8
3
4
0
0
5.
.2
.6
.4
.4
.3
12
15
89
9.
7.
87
8.
6.
3.
68
3.
1.
6.
anent
11
83
14
16
48
55
ard S
1,
1,
Perm
 Bo
ited
arinas Lim
rise (exc. isis)
011
ices
ays M
s
 Enterp
y &
aterw
eadcount -
ate Serv
une 2
tion
por
eting
pert
land
al BW
A
H
or
ark
pera
 BW
IN
al
Executive
C
HR
Finance
M
O
Pro
Technical
Scot
Tot
on
British W
isis
A
30 J
BW
N
Tot