This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Board Minutes - July 2011'.


 
 
 
AUDIT COMMITTEE 
 
Minutes of the Meeting of the Audit Committee (the Committee) held at British Waterways’ London 
Office, Sheldon Square, Paddington on Wednesday 8 June 2011 at 10.00 a.m. 
 
 
 
PRESENT: 
 
 
 
 
 
Mr N Hugill (Chairman), Mr J Bridgeman, Mr P Sarwal 
 
 
 
 
 
APOLOGIES: 
 
 
Mr R Green 
 
 
 
 
 
IN ATTENDANCE: 
 
 
 
 
 
Mr  T  Hales,  Mr  N  Johnson,  Mr  P  Ridal,  Mr  J  Stirling,  Mr  K  Labbett,  (all  from 
 
BW), Mr S Maslin, Mr T Lincoln, Ms C Reid (all from Grant Thornton) and Mr M 
Devin (from Prism Cosec, minutes) 
 
 
 
11/A10  MINUTES OF THE PREVIOUS MEETING 
 
 
 
 
 
The minutes of the meeting of the Committee held on  12 January 2011 were 
 
approved. 
 
 
 
11/A11  MATTERS ARISING: 
 
 
 
 
 
Climate change (11/A02) 
 
Mr Stirling reported that a report would be submitted to Defra before the next 
 
Audit Committee on 14 September. 
 
 
 
Tax planning (11/A03) 
 
Mr  Ridal  reported  that  a  draft  tax  planning  strategy  paper  would  be  prepared 
 
for the September Audit Committee meeting. 
PR 
 
 
The objective of the strategy would be to mitigate the tax impact of the move to 
 
the charitable sector.   Mr Johnson confirmed Treasury ministers  had recently 
 
agreed to tax neutrality for the transfer to the New Waterways Charity (NWC) 
 
and described two statutory instruments that would provide that tax neutrality.  
 
Responding  to  a  question  from  Mr  Maslin  as  to  whether  that  tax  neutrality 
 
would  extend  to  losses  carried  forward  he  said  he  anticipated  it  would.    The 
 
strategy would furthermore inform decisions as to where assets and debt  are 
 
placed in the new structure.   
 
 
PR 
Mr  Ridal  said  that  the  accounts  would  be  re-cast  to  conform  to  the 
requirements for a charity and would be tabled at the July BW Board meeting. 
 
BW Scotland (11/A04) 
Mr Ridal reported that a meeting was scheduled for 29 June with the Scottish 
Government  and  Defra  to  consider  the  issue  of  BW  Scotland  pensions 
following the separation of BW Scotland in April 2011. 
 
The Committee considered the separation of BW into NWC and BW Scotland 
BW with particular reference to the pension scheme and resolved that a sub-

British Waterways Audit Committee – 10 June 2011 
Confidential 
committee  of  the  Board  should  be  constituted  to  address  the  practicalities  of 
separation (minute 11/A15 below refers). 
   
Replying to a question from Mr Sarwal, Mr Ridal said that backdated accounts 
had  been  scanned  and  were  available  to  help  determine  the  extent  of  cross 
border  transfers.    Mr  Johnson  confirmed  that  an  analysis  of  pension 
membership data was also in hand. 
 
It was noted that KPMG’s draft report would be submitted to the BW Board at 
its July meeting. 
 
 
 
11/A12  ANNUAL REPORT AND ACCOUNTS (BW/A320) 
 
 
 
Mr Ridal presented the draft annual report for the year ended 31 March 2011, 
 
adding that a further draft would be circulated in time for the Board meeting on 
 
16 June.   
 
 
 
The principal change to the accounts presented to the Board in May related to:  
 
 
 
1.  BW Re-insurance, where the loss adjuster had provided an additional 
 
£500k for a personal injury claim.  This had increased the CBT deficit 
 
from £7.2m to £7.7m; and 
 
2.  Finalisation  of  a  potential  deferred  tax  charge  of  £500k.    This  was 
 
imminent and would be incorporated into the accounts to be presented 
 
to the Board. 
PR 
 
 
Mr Ridal highlighted the fact that there was more cash in the trading account 
 
than  in  reserves  but  that  it  was  planned  to  reduce  this  balance,  currently 
 
£5.8m, to nil by 31 March 2012. 
 
 
 
The  Chairman  raised  the  question  of  going  concern  during  the  transitional 
 
phase to third sector status and asked that Grant Thornton and KPMG provide 
 
their  respective  views  on  going  concern  status  pre-  and  post-transfer  to  the 
 
charitable sector. 
PR 
 
 
Mr  Hales  asked  whether  a  check  on  survival  of  recipients  of  pensions  in 
 
payment could usefully be made.  Mr Johnson explained  that Capita checked 
PR 
the status of  pensioners on a cyclical basis, the last  such check having been 
within the last two years. 
 
Mr Sarwal recommended that statements in the Chairman’s report to the effect 
that progress was being made in relation to the move towards charitable status 
be  reviewed  bearing  in  mind  that  consultation  was  not  due  to  finish  until  the 
end of June.  It was noted that the narrative sections of the report in general 
required refreshment in advance of the Board meeting on 16 June and that Mr 
Sarwal’s comments would be taken into consideration. 
 
11/A13  KEY ISSUES FROM EXTERNAL AUDIT 2010-11 (BW/A321) 
 
 
 
Mr Lincoln explained that the external audit for the year ended 31 March 2011   
had gone according to plan. An unqualified audit opinion  was expected to be   
given subject to an adjustment in relation to the capital reserve, which was not   
currently  in  line  with  IFRS.  The  key  issues  covered  in  the  audit  were  then   
considered. 
 
 
 
Transition to waterways charity 
 
- 2 - 

British Waterways Audit Committee – 10 June 2011 
Confidential 
Mr Lincoln explained that the transition to the third sector was, in the context of   
the 31 March 2011 accounts, largely a matter for the narrative sections of the   
report but added that the accounts made reference to the transitional process   
as appropriate.  Mr Lincoln underlined the fact that a review of the transition to   
charitable status had not formed part of the audit brief but that the auditor had   
formed  the  opinion  that  the  topics  already  discussed  by  the  Committee,  for   
example,  tax  neutrality  and  the  separation  of  BW  Scotland,  were  the  main   
issues but it would be challenging to deal with the number of detailed actions   
arising during the transition period. 
 
 
 
Transitional tax issues 
 
It  was  noted  that  Deloitte,  who  were  advising  on  transitional  tax  issues, were   
holding regular meetings with Grant Thornton and had confirmed that BW was   
on track addressing these issues.  Mr Maslin suggested that it would be helpful   
if Grant Thornton could meet the transitional trustees in the near future. 
 
 
 
Going concern 
 
Mr  Lincoln  underlined  the  importance  of  ensuring  that  BW  Scotland  was  a   
going  concern  as  at  31  March  2012,  adding  that,  if  this  were  not  to  be  the   
case, it would be incumbent on the BW Board to draw this to the attention of   
the  Scottish  Government.    Mr  Hales  noted  that  the  BW  business  in  England   
and  Wales,  to  be  transferred  to  the  new  waterways  charity,  was  currently   
without any external review beyond 31 March 2012 but that the BW Board has   
a regulatory duty to ensure to carry out a going concern review. 
 
 
 
Investment property portfolio 
 
The  Committee  considered  the  performance  of  the  investment  property   
portfolio.    Mr  Hugill  noted  the  challenge  of  determining  valuations  of  illiquid   
assets in illiquid markets and said that the BW Property Committee remit going   
forward was to pursue an investment strategy to achieve a more conservative   
configuration of assets appropriate for the NWC trustees. 
 
 
 
Mr Lincoln agreed that the Key Issues Memorandum would make reference to  TL 
the longer term growth achieved by the portfolio.   
 
 
Bank accounts 
Mr  Lincoln  highlighted  an  issue  that  had  arisen  during  the  audit  in  relation  to 
bank  account  reconciliations,  noting  that  Mr  Pullinger  was  reviewing 
procedures. 
 
It was resolved, subject to the comments noted above, to recommend that the 
annual report and accounts be approved by the Board on 16 June. 
 
 
 
11/A14  RISK UPDATE AND COMPLIANCE REPORT (BW/A322) 
 
 
 
In the absence of Mr Evans, Mr Stirling presented an update to the corporate 
 
risk  dartboard  highlighting  the  principal  changes  to  the  previous  dartboard  in 
 
relation to leadership, policy and people risks. These were discussed further. 
 
 
 
Mr  Hugill,  noting  the  impact  of  the  transition  to  charitable  status  on  staff 
 
morale,  enquired  whether  the  executive  had  a  clear  vision  as  to  how  to 
 
maintain  morale  during  the  transition.    Mr  Stirling  replied  in  the  affirmative, 
 
adding  that  the  executive  was  currently  engaged  on  a  series  of  roadshow 
 
presentations and that a senior managers’ briefing would be held on Tuesday 
 
14  June.    Mr  Stirling  further  stated  that  there  was  a  perception  that,  as  a 
 
charity,  the  NWC  would  not  continue  to  employ  professionally  qualified  staff 
 
- 3 - 

British Waterways Audit Committee – 10 June 2011 
Confidential 
and,  at  more  junior  levels,  there  was  concern  about  the  possible  erosion  of 
 
employee  benefits  and  increased  deployment  of  volunteers.    Mr  Hales  said 
 
that the transition  trustees  were  very  supportive  of the  executive  and  that  his 
 
statement in the annual report would be revised to convey a strong message in 
 
this regard.  Mr Bridgeman added that, as staff became more exposed to the 
 
transition trustees, their concerns would in all likelihood be alleviated. 
 
 
 
Noting a recent fatality on the canal network at Stourport, Mr Hales requested 
 
that  Vince  Moran  provide  feedback  on  BW’s  response  at  the  June  Board 
 
meeting. 
JS 
 
11/A15  NWC RISK (BW/A323) AND SCOTLAND SEPARATION RISK (BW/A324) 
 
 
 
The  transition  of  BW  into  two  entities  carried  a  number  of  risks.    The  BW 
 
Scotland  risk  dartboard  highlighted  a  number  of  issues  that  needed  to  be 
 
managed to secure a successful transition to enable BW Scotland to continue 
 
operating effectively. 
 
 
 
Mr Stirling explained the statutory process for achieving separation, namely, a 
 
transfer  order requiring parliamentary  approval  in  relation  to  purely  legislative 
 
issues  and  sign  off  by  the  Scottish  Government.    Mr  Johnson  noted  that  the  
 
delay  to  parliamentary  approval  arising  from  the  need  to  get  Scottish 
 
Government consent to the Order was limited since the scope of such consent 
 
was confined to those matters within the legislative competence of Parliament, 
 
a relatively small part of the Order. 
 
 
 
As  regards  the  separation  of  assets  and  liabilities,  that  was  effected  by  a 
 
separate instrument, the Transfer Scheme, Mr Johnson explained  that, under 
 
the terms of the Public Bodies Bill, BW assets supporting waterways activities 
NJ 
in  England  and  Wales  could  be  extracted  from  BW  and  transferred  to  the 
 
NWC.  The Transfer Scheme was made by a UK Government minister and laid 
 
before the Westminster Parliament.   
 
 
 
The  Committee  recognised  the  importance  of  both  sides  articulating  their 
TH 
respective  viewpoints  and  resolved  to  request  the  BW  Board  to  establish  a 
sub-committee  (i)  to  determine  the  split  of  assets  and  liabilities;  and  (ii)  to 
address  ongoing  issues  such  as  whether  there  is  a  continuing  obligation  to 
give  IT  systems  and  resources  support  to  BW  Scotland.    The  sub-committee 
would report to the Board via the Audit Committee and would comprise Messrs 
Sarwal, Hargreaves and Bridgeman with Mr Hales and Mr Hugill (ex-officio) in 
attendance as appropriate.  
 
Mr Hargreaves would be invited to join the Audit Committee. 
 
11/A16  INTERNAL AUDIT SUMMARY OF WORK (BW/A325) 
 
 
Mr Labbett presented the Internal Audit progress report.  There were no major 
 
findings in relation to the activities undertaken during the period from  January 
2011 to date.   
 
A due diligence review of Fountains Group Limited had been completed to give 
assurance to the trades union representatives of staff being transferred under 
TUPE to Fountains from BW.  Whilst the review had concluded that Fountains 
is financially sound, Mr Hugill urged caution, noting that, whilst this may appear 
to be the case, there was a possibility that there was a significant level of debt 
sitting  above  the  Fountains  business  at  parent  company  level  in  order  to 
- 4 - 

British Waterways Audit Committee – 10 June 2011 
Confidential 
convey a favourable financial impression of the business for  the benefit of  its 
customers.  Mr Labbett noted this but was able to reassure the Committee that 
the due diligence review had looked at the ownership structure at a group level 
and concluded that Fountains has a good financial model. 
 
11/A17  EFFECTIVENESS OF INTERNAL CONTROL (BW/A326) 
 
 
 
In  the  absence  of  Mr  Evans,  Mr  Ridal  presented  his  written  report  on  the 
 
effectiveness of internal controls.  
 
 
 
The  current  area  of  focus  was  the  effectiveness  of  the  Golden  Thread,  a 
 
strategy  to  ensure  the  alignment  of  vision,  mission  and  purpose,  objectives, 
 
strategies,  business  plans  and  targets  with  personal  performance  plans.    It 
 
was agreed that Mr Evans should be asked to present on this topic to the BW 
 
Board. 
RE 
 
 
 
 
11/A18  CORPORATE GOVERNANCE REPORT (BW/A327)  
 
 
 
 
 
The  Corporate  Governance  Report  presented  by  Mr  Johnson  was  noted  and 
 
approved.  Responding  to  a  question  from  Mr  Hales,  Mr  Johnson  agreed  to 
 
check the date of the last Board evaluation. 
NJ 
 
 
 
(Messrs  Maslin,  Lincoln,  Ridal,  Johnson,  Stirling  and  Miss  Reid  left  the 
meeting) 
 
11/A19  MEETING WITH THE HEAD OF AUDIT  
 
 
 
 
 
Members  of  the  Committee  met  with  Mr  Labbett,  Head  of  Audit,  without 
 
members of management or the external auditor being present.  
 
 
 
Mr  Labbett  noted  the  risk  of  disconnection  in  the  Golden  Thread  and  was 
 
working with Mr Evans and the new Head of Human Resources to address this 
 
issue. 
KL/RE 
 
 
At  the  suggestion  of  Mr  Bridgeman,  it  was  recommended  that  Mr  Labbett 
 
should be made available to the sub-committee to be appointed to oversee the 
 
separation  of  BW  Scotland  referred  to  in  minute  11/A15  above.    Mr  Sarwal 
 
would speak with Mr Evans about this. 
PS 
 
 
 
(Messrs Maslin, Lincoln and Miss Reid re-joined the meeting.  Mr Labbett left 
the meeting) 
 
11/A20  MEETING WITH THE EXTERNAL AUDITOR  
 
 
 
 
 
Members of the Committee met with the representatives from Grant Thornton 
 
without members of BW management present.  
 
 
 
Mr Lincoln confirmed that there were no significant issues in relation to internal 
 
controls  that  required  minuting.    However,  Mr  Maslin  observed  that  some 
 
minor issues had arisen caused by responsibilities being delegated by senior 
 
staff  whose  time  had  been  absorbed  by  the  transitional  process  but  that  this 
 
was notable because it had not arisen in prior years. 
 
 
 
Mr  Maslin  offered  the  Committee  whatever  additional  resources  it  required 
 
from Grant Thornton to support the transitional process and to supplement the 
 
- 5 - 

British Waterways Audit Committee – 10 June 2011 
Confidential 
work being carried out by KPMG and Deloittes.   
 
 
 
Mr Hugill moved that the BW Board be asked to recommend to the transitional 
 
trustees that Grant Thornton be appointed as external auditor to the NWC for 
 
the year beyond 31 March 2012.  Mr Sarwal added that continuity of the Grant 
 
Thornton audit team should be a pre-requisite for their continued appointment 
 
and  Mr  Maslin  assured  the  Committee  on  this  point.    The  new  legal  entity 
 
would  be  in  place  by  the  end  of  July.    Therefore,  the  Committee’s 
 
recommendation would be put to the BW Board in September 2011. 
 
 
NJ 
 
(Messrs Labbett, Johnson, Stirling and Ridal re-joined the meeting) 
 
 
 
 
11/A21  REMUNERATION COMMITTEE 
 
 
 
 
 
It was noted that Mr Green had agreed to chair the Remuneration Committee. 
 
 
 
11/A22  DATE OF NEXT MEETING 
 
 
 
 
 
Wednesday 14 September 2011 at 10:30am, to be held at British Waterways’ 
 
London office, Sheldon Square, Paddington. 
 
There being no other business the meeting concluded at 1:30pm. 
 
 
 
 
______________________________ 
Chairman 
 
- 6 -