This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Phase 1 Grant Devon CC'.

Monitoring Report – Section 31 PSDS 
Section 31 (S31) i.e. Grant Recipients (Local Authorities only) who received their 
funding in a single payment via a Section 31 agreement. This is the Schedule 3 
Monitoring Report. 
 
Public Sector Decarbonisation Scheme (PSDS) monitoring reports are to be provided to 
Salix Finance by all S31 and non-S31 PSDS Grant Recipients on or before the date falling 
5 business days after the first day of each month to Salix Finance and should contain the 
following information. 
 
Organisation name: 
Devon County Council 
Grant URN: 
13170-CDEV05G13170V02 
Month being reported on:  February 2022 
Original expected 

31st March 2022 
completion date:  
 
1.  Status of project  
Please provide an update on the overall status of the project, including whether this is on 
track for completion by the Grant End Date and the current delivery stage of the project.  
 
Note these delivery stage milestones will be an oversimplification for large or complex 
projects. Please summarise based on the majority of the overall project and provide 
further commentary on the best and most accurate status for each element of your 
project, i.e. breaking down by site or technology as appropriate, in the commentary 
section below  
 
Overall status - compared to  Ahead of schedule / on track / behind schedule 
the Grant End Date stated in 
Behind schedule 
the latest Grant Offer Letter. 
Current expected 
1st May 2022 
completion date 
Comments 
– where current  Works have started at all sites expect Great Moor House 
date differs from original 
but as this is later than hoped the completion date has had 
expected completion date  
to be pushed back to 31st May 2022 
 
Delivery stage reached 
Y/N 
Comments 
If no, date expected 

Pre-design stage 

 
Designs complete 
 Y 
 
Out to tender 

 
Tenders complete 

 
Orders placed 

 
Works in progress on site  

Please specify here whether >50% of major 
physical equipment has been delivered and its 
installation is in progress on site. 

Completed on site 

Lucombe expected to be complete at end of April 
and the rest by end of May  
Final commissioning  

See above 
 
Please provide an updated Schedule 2 Delivery Programme including a detailed project 
programme/timetable if there have been any updates, highlighting the changes you’ve 
made.
 
 
Please provide any further commentary/detail below: 
Version 4 – 24th Jan 2022 
 

No changes to Schedules sent in last months report and we’re awaiting the Schedule for 
Great Moor House 
 
 
 
2.  Highlight key risks impacting on project delivery 
Please include risks that will impact on the timescales or expected spend of the project 
e.g. supply chain delays to receiving equipment, DNO or planning permission delays, 
impact of enabling works, access issues, that have changed or where there is further 
commentary, noting the specific sites/projects affected.  
 
Please also attach an updated full risk register, if there have been any changes. 
 
Risk  
Mitigation measures  
Risk level –  Date when 
Include any impact on 
Low/ 
risk is likely 
completion date or project 
Moderate/  to reduce  
scope 
High (please 
see below for 
further 
guidance) 
 Works  not  completing  by Contractors 
engaged 
and Low 
 N/A 
31st May 2022 
Schedule  of  Works  show 
completion prior to date 
 
 
 
 
  
  
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Low Risk – No significant risk or it is unlikely to impact the successful completion of 
over 80% of the project(s)’ value by the planned date  
 
Moderate Risk
 – The impact of the risk is not yet clear and/or mitigating actions are 
likely to get the project on track to complete on time. For example: 

o  The project is at risk of not completing by the planned date, however the 
mitigating actions should bring this project back on track; or,  
o  The project is still in project design stage; or, 
o  The project is out to tender and does not yet have a contractual 
completion date; or, 
o  The project is being rescoped and overall compliance of the grant may be 
at risk; or, 
o  The project requires external consent from the DNO, planning authority or 
Environment Agency and therefore the programme is not confirmed. 
 
High Risk - Significant risks and/or issues exist that will prevent the project fully 
completing by the Grant End Date, and the project does not yet have sufficient 
mitigating actions in place to address these, or the project is dependent on DNO 
connections that are likely to occur after the Grant End Date. 
 
Version 4 – 24th Jan 2022 
 

3.  Project spend to date 
 
Please specify your project’s spend to date as evidenced in your Statement of 
Expenditure, as well as your payment forecast for the remainder of the grant period and 
any projected underspend. 
 
Please only provide values for grant funding received from the PSDS. Please exclude any 
funding from match funding or alternative sources.  
 

 
Project spend and forecast 
Value (£) 
1  Total grant value 
£4,128,453.88 
2  Spend to date 
£285,657.83 
3  Spend forecast 
Awaiting final Schedule of Payments 
 a.  February 2022 
 
 b.  March 2022 
 
 c.  April 2022 
 
 d.  May 2022 
 
 e.  June 2022 
 
This should be the total of rows 2 and 3a-e. 
4  Total  
This should be equal to row 1 if all your grant 
will be spent. 

This should reflect the difference between row 
5  Projected underspend 
1 and 4. 
* Please note project extensions past 31st March 2022 are only available upon 
submission of a Change Request Form and the demonstration that the project meets 
certain criteria. Please speak to your Relationship Manger if your project is at risk of not 
completing by 31st March 2022. 
 
4.  Internal governance 
Please provide update of project governance processes, including details of the project 
management team, senior involvement and project boards: 
 
Nothing to report 
 
5.  Project approvals 
Please indicate any key approvals relating to the project e.g. senior approval, contract 
approval, planning and/or DNO approval etc. 
 
Approval being sought 
Date expected  Date received 
N/A 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6.  Conditions update 
Version 4 – 24th Jan 2022 
 

Include progress updates on any outstanding conditions within your GOL. Please note 
how you are progressing in satisfying these conditions and any issues in meeting the 
deadlines agreed. If you have provided information to satisfy a condition please include 
the date this was sent in the comments field. 

 
Condition 
Date expected to be  Progress in satisfying 
 
provided to Salix 
condition / comments 
N/A 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7.  Status of Heat Decarbonisation Plan (Applicable for Grant Recipients who 
received this as a condition of their grant funding) 
Highlighting progress made on the development of a Heat Decarbonisation Plan. 
 
Please include any details of internal sign-off and steps that have been taken to date to 
generate this plan, as well as any delays to providing the report. 
 
N/A 
 
8.  Update on jobs being supported 
Please provide details of [the number of external staff e.g. contractor/consultant staff 
working on the project / the number of full-time equivalent jobs supported by the 
project] 

  
Total number of jobs expected to be 
72 
supported throughout project 
Total jobs supported to date 


 
9.  Any other relevant information 
Highlighting any further updates e.g. changes in Authorising Official and key personnel. 
 
In the event that the below scenarios arise, you need to report by exception within 3 
business days: 

 
•  Changes in cost > 10% 
•  Changes in scope (technologies)  
•  Delayed > 3 months 
•  Project, or elements of a project, no longer able to proceed, detailing any 
reasons for the decision 
 
Note that your Salix contact will advise on the formal process to make change requests. 

Version 4 – 24th Jan 2022