This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Flights taken by Welsh Government SPADS'.



Office of the First Minister 
Swyddfa’r Prif Weinidog 
 
 
 
E-mail request 
 
Jonathan Edwards  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Our ref: ATISN 15744 
Date: 13 January 2022 
 
 
Dear Jonathan Edwards 
 
ATISN 15744 
 
Thank you for your request which I received on 3 December 2022. Over the last 3 years, 
you asked for the following information:   
 
flights taken by Welsh Government Ministers, Special Advisers and Welsh Civil 
Servants (date, destination and airport used).  
 
The information requested accompanies this letter as a spreadsheet. There are two tabs - 
one for officials and Special Advisers, and one containing information on Ministerial flights 
that have not been previously disclosed.  
 
The flight information for officials is international flights only. The International Relations 
and Trade Department keep a central record of staff travelling overseas linked with their 
role as a hub for international activity. 
 
With regard to (staff) internal flights information, I estimate that it will take longer than the 
appropriate limit set out in the Freedom of Information and Data Protection (Appropriate 
Limit and Fees) Regulations 2004 to provide information on UK domestic flights taken by 
officials. 
 
The appropriate limit specified for central government is £600. This represents the 
estimated cost of it taking over 24 hours of time to determine whether we hold the 
information and to thereafter locate, retrieve and extract it.   
 
The Welsh Government’s central finance system does not hold the specific information 
you have requested and as such, officials would need to review individual 
transactions/records to establish what information is held to respond. 
 
 
 
Parc Cathays ● Cathays Park 
CentralDepartments-FOI/DP@gov.wales 
Caerdydd ● Cardiff 
Gwefan ● website: www.llyw.cymru 
 
CF10 3NQ  
www.gov.wales 
 
 
 
 
 
 
 

 
Over the 3 year period, there have been 142,895 transactions booked to the travel & 
subsistence nominal on the Welsh Government’s finance system (the nominal describes 
the category of expenditure).   
 
I estimate it would take approximately 3 minutes to extract and review each record to 
determine whether any information therein was captured by your request - the limit is 
therefore exceeded (142,895 x 3 minutes /60 = 7,145 hours).   
 
You may wish to narrow your request to focus on UK domestic flights taken by officials to a 
specific destination combined with a smaller time period. Please note however that any 
narrowed request which requires Welsh Government to undertake the exercise to locate, 
extract and retrieve information from our finance system may still exceed the appropriate 
limit. Any redefined questions will be treated as a new request for information. 
 
For Ministers, part of the information you have requested (regarding overseas flights 
costing more than £500) is already available at the following link: 
https://gov.wales/ministerial-code-information-publication-5th-assembly. 
 
This information is published on an annual basis by financial year as required under the 
Ministerial Code. We have therefore only included information on flights not previously 
declared (in this case internal flights, or for overseas travel costing less than £500). 
 
If you are dissatisfied with the Welsh Government’s handling of your request, you can ask 
for an internal review within 40 working days of the date of this response.  Requests for an 
internal review should be addressed to the Welsh Government’s Freedom of Information 
Officer at:  
 
Information Rights Unit  
Welsh Government 
Cathays Park  
Cardiff  
CF10 3NQ  
 
or e-mail: Freedom.ofinformation@gov.wales 
 
Please remember to quote the ATISN reference number above.     
 
You also have the right to complain to the Information Commissioner. The Information 
Commissioner can be contacted at:   
 
Information Commissioner’s Office  
Wycliffe House  
Water Lane  
Wilmslow  
Cheshire  
SK9 5AF 
 
Telephone: 0303 123 1113 
Website: www.ico.org.uk      
 
 

However, please note that the Commissioner will not normally investigate a complaint until 
it has been through our own internal review process. 
 
Yours sincerely 
 
 
Jamie Jenkins 
Corporate Services