This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Structure Chart & Job Descriptions'.


 
 
 

J O B   D E S C R I P T I O N  
 
 
Job Title: 
 
 
Community Placement Teaching Coordinator 
  
Division: 
 
 
Corporate 
Directorate:   
 
Education 
Ward/Department:   
Undergraduate Centre 
Hospital: 
 
 
MRI 
Grade: 
 
 
Band 5 
Contract length: 
 
Permanent 
Working hours: 
 
37.5 hrs/week 
 
 
ORGANISATIONAL RELATIONSHIPS: 
 
Reports to: 

Undergraduate Assistant Manager 
Accountable to: 
Head  of  Undergraduate  Medical  Education,  Hospital 
Dean 
 
 
 
 
  
Job Purpose  
 
Responsible for the coordination and administration of all aspects of the Undergraduate 
community teaching programme for Phase 2&3 medical students (average 135 students 
per  year)  placed  by  the  University  of  Manchester  in  the  Education  Zone.  Acts  as  the 
project  lead  on  a  number  of  key  work  areas  including  new  policies  and  procedures.  A 
key  part  of  the  role  will  be  to  help  integrate  primary  care  teaching  into  the  way  the 
curriculum is delivered by the MFT-Oxford Road Campus Central sector. 
 
Job Context 
 
Shortage  of  community  placements  in  the  sector  requires  a  resourceful  approach  to 
management.  The  post  holder  will  be  expected  to  take  an  active  role  in  sourcing  and 
recruiting more GP practices to be involved in Undergraduate teaching. The post holder 
will  be  expected  to  develop  close  links  with  other  providers  of  Primary  Care.  These 
practices  and  placements  will  be  recruited  from  the  areas  of  Central  Manchester, 
Rochdale, Oldham and Tameside and North Manchester. 
 
The  work  of  the  Teaching  Support Officer  is  dynamic  by  nature  and the specific  duties 
and  responsibilities  may  change  over  time  to  reflect  the  changing  requirements  of 

programme. The Teaching Support Officer should have an understanding of each of the 
clinical  years  and  there  will  be  job  rotation  through  these  roles  periodically.  This  will 
ensure cover during periods of sickness and maternity leave.  
 
 
Flexibility is required around the need for travel to events/meetings due to nature of the 
work and geographical distribution. 
 
Main Duties and Responsibilities 
 
Communication 
 
•  Develops and maintains an integrated communication strategy ensuring effective 
communication with local stakeholders in relation to programme activity.  
 
•  Work closely with the Year 4 and Year 5 teaching coordinators to ensure streamlined 
integration of community placements into other aspects of the curriculum. 
 
•  Establish rapport with practices taking students. 
 
•  Develop links with a variety of potential community placement providers in addition to 
those that are practice based. 
 
•  Develops  relevant  communications  and  audiovisual  materials  for  both  internal  and 
external audiences. Make routine presentations. 
 
•  Works closely with colleagues in the Undergraduate team to ensure all students have 
completed all elements of the programme by the end of Year 5. 
 
•  Represents the Campus by attending regular meetings at the Manchester Medical 
School, community and linked hospitals. 
 

•  Dealing with student concerns, providing advice where appropriate, recording any 
issues students have regarding their placement, reporting back to the CBME 
Manager. 
 
Planning and Organisational Skills 
 

•  Project manages the delivery of the Community Based Medical Education Teaching 
Programme across all sites including allocation and coordination of all placements 
and student timetables. 
 
•  Sources, acts on any leads, and attends recruitment visits for potential practices. 
 
•  Responsible  for  contacting  and  managing  practice  availability  for  taking  students 
throughout the academic year. 
 
•  Project manages specific areas linked to implementation and delivery of the 
programme (e.g. GP Community and by pro-actively recruiting tutors within MFT 
Trust and DGH’s. Books venues, tutors and Simulated Patients (SPs) for courses 
taking into consideration course configuration. 

 
•  Organise tutor training for GP Supervisors and Practice Managers. 
 
•  Assisting with CBME annual conference. 
 
Quality Assurance 
 

•  The post holder will be responsible for the coordination and monitoring of quality 
assurance processes. A key part of the role will be to help integrate primary care 
teaching into the way the curriculum is delivered by the central team. 
 
•  Support the Lecturers based at CBME in recruitment and quality assurance process 
of community-based placements outside of Primary Care. 
 
•  Regular visits to GP Practices to liaise with tutors, staff and students to ensure 
teaching standards are maintained. 
 
Information Handling 
 
•  Manages and accurately maintains all data relating to community placements 
including student and supervisor information 
 
•  Uses a range of IT applications to create reports; maintains project information 
system and ensures data is securely stored 
 
Responsibility for Financial & Physical Resources 
 
•  Authorised signatory for small payments relating to project. 
 
•  Ordering of some project resources. 
 
Responsibility for Human Resources 
 
•  Effectively deals with all problems that students might have both educational and 
personal including identifying absence trends. 
 
•  Signposts students to the appropriate student support services. 
 
•  Liaises with Manchester Medical School, Student Support at CMFT and any other 
persons necessary to help students in difficulty recognising the need for effective 
confidentiality. 
 
Professional Development  
 

•  Take every reasonable opportunity to maintain and improve personal professional 
knowledge, competence and skills. 
 
•  Participates in annual appraisal. 
 
 
•  Maintains mandatory training for administration staff. 

  
•  Attends any necessary student support training and keep up to date with services 
available to students 
 
 
Review of Responsibilities
 
The purpose of this document is to act as a guide to the duties, which may be required. 
It  is  not  an  exhaustive  visit  and  other  duties  may  be  required  in  accordance  with  the 
grade of the post and the competence of the post holder. The job description may from 
time to time be subject to review and change following consultation with the post holder. 
 
Infection Control 
It is a requirement for all staff to comply with all infection control policies and procedures 
as set out in the Trust Infection Control manual. 
 
 
 
QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE 
 
Degree  or  equivalent  knowledge  which  can  be  demonstrated through  a combination of 
on the job training, short courses and management or development responsibility 
 
Significant experience and associated expertise in the following: 
•  recruitment or event management.  
•  working in a supervisory position in an office environment  
•  liaising with senior professionals in delivering services  
 
 
SKILLS / KNOWLEDGE 
 

1.  Excellent  communication  skills  (written  and  oral)  with  proven  experience  of 
dealing with a wide and complex range of stakeholders and matters. 
2.  Ability to interpret and provide guidance on policies and procedures. 
3.  Excellent project management skills. 
4.  Experience of event/meeting organisation. 
5.  Competent user of all aspects of Microsoft XP software  
6.  Able to work with minimal supervision. 
7.  Ability to work under pressure and meet deadlines. 
 
DESIRABLE 
 

1.  Previous experience of working in the NHS or of working in an educational 
setting. 
2.  Knowledge of Undergraduate Medical Education programmes 

3.  Ability to drive 
 
LEVEL OF AUTONOMY 
 
Works  to  achieve  agreed  objectives  within  organizational  policies,  standard  operating 
procedures etc.  Work is managed rather than supervised, referring to line manager as 
an when necessary 
 
 
EFFORT & ENVIRONMENT 
 
Mental effort 
 
•  There is frequent requirement for concentration when checking documents, 
writing reports and analysing statistics. The work pattern is unpredictable due to 
frequent interruptions by students. 
 
Working Conditions 
 
•  The role is office based. 
 
•  Post holders need to be able to travel to other sites when necessary 
 
Emotional effort 
 
•  Some exposure to emotional or distressing circumstances