This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Structure Chart & Job Descriptions'.


 
 
 

J O B   D E S C R I P T I O N  
 
 
 
 
Job Title: 
   
Undergraduate Administrator 
 
Grade: 

 
 
Band 4  
 
Department / Ward: 

Medical & Dental Education Department  
 
Division:  

 
 
Medical 
 
Base:   

 
 
NMGH / MFT-OR  
 
 
Your  normal  place  of  work  is  North  Manchester  General  Hospital  or  such  other  location 
where you may reasonably be required to work for the proper performance and exercise of 
your duties. 
 
 
ORGANISATIONAL ARRANGEMENTS 
 
 
Accountable to: 

 
Assistant Manager Undergraduate Training 
 
 
 
 
 
Medical & Dental Education Business Manager 

 
 

 
 
 
Assistant Director, Office of the Medical Director 
 
 
Other Accountabilities: 

Undergraduate Year Leads 
 
Associate Director of Medical Education (Undergraduate) 
 

 
 
 
 
Director of Medical Education (Undergraduate) 
 
 

 
 
 
Director of Medical Education (Postgraduate) 
 
 
JOB PURPOSE 
 
To  effectively  administrate  the  varied  teaching  programmes  offered  to  Year  3,  4  and  5 
undergraduate medical and dental students. 
 
 
 
DUTIES AND RESPONSIBILITIES 
 
 
•  To  provide  effective  administration  of  the  Undergraduate  Teaching  provided  across  the 
Trust. 
 

•  To  ensure  all  teaching  areas  are  maintained  to  designated  standards,  liaising  with  the 
Estates Department regarding essential repairs and maintenance. 
 
•  To  ensure  all  AV  /  teaching  equipment  is  effectively  utilised,  stored  and  maintained, 
ensuring  that    rooms  are  set  up  as  appropriate  for  teaching  sessions,  and  all  equipment 
securely stored and rooms restored to original lay out on completion. 
 
•  Book  rooms  for  training,  ensuring  that  room  suitability  and  provision  of  appropriate 
equipment is fully considered and booked in advance. 
 
 
•  Be  a  point  of  contact  for  undergraduate  medical  and  dental  students  answering  basic 
queries,  providing  appropriate  support  and  liaising  with  appropriate  University  staff  as 
required for more complex queries. 
 
•  To  work  with  the  Line  Manager  to  provide  cover  for  other  members  of  staff  within  the 
department for both postgraduate and undergraduate areas as appropriate, ensuring basic 
knowledge and ongoing current awareness to enable this to take place. 
 
•  Collate  statistical  information  as  required  (e.g.  teaching  activity,  student  participation  and 
attendance)  and  produce  reports  and  spreadsheets  as required  by the Medical  Education 
Business  Manager,  Undergraduate  Tutor,  Assistant Manager  Undergraduate  Training  and 
Directors of Medical Education. 
 
•  To administer on behalf of the Manager the petty cash for the locker monies for students 
and take responsibility for the element of the budget pertaining to stationery. 
 
•  Order  stocks,  stores  and  equipment  as  required  for  the  day  to  day  running  of  the 
Department  within available  resources and checking with the  Medical Education Business 
Manager  or  Assistant  Manager  Undergraduate  Training  (subject  to  budget)  that  sufficient 
budget is available, ordering all stationery and stock online. By exception, if non-stock items 
are ordered the signature of the Medical Education Business Manager to be obtained. 
 
•  Working from names provided by Undergraduate Year and Firm Leads, schedule and book 
speakers and trainers for Undergraduate Teaching provision. 
 
•  Use MedLea/1Med system to input the weekly timetable for medical students, as obtained 
from the Undergraduate Year and Firm Leads, and ensure MedLea/1Med is kept up to date 
with any alterations and lectures at all times.    
 
•  As per item 11 above, for dental students but in paper format.   
 
•  To contact Consultants verbally and by email to book students into appropriate clinics and 
theatre sessions. 
 
•  Provide  a  full  range  of  secretarial/clerical/reception  duties  as  required  for  Undergraduate 
Teaching programmes. 
 
•  Act as the first point of contact for all Undergraduate Teaching enquiries (written or verbal) 
and deal independently with routine matters. 
 
•  To provide basic pastoral support for students. 
 
•  Facilitate the provision of hospitality / catering as required within the department. 
 
•  Liaise  effectively  with  all  levels  of  PAHT  staff  and  external  agencies  (e.g.  Manchester 
University Medical and Dental Schools), promoting excellent working relationships. 
 
•  Update web pages to ensure that they are always appropriate and up to date. 

 
•  Work  flexibly  in  order  to  administrate  teaching  commitments  within  the  Department,  with 
flexibility for up to 21:00 hours for late night meetings, available from 07:30 hours for early 
starts and cross site and off-site meetings.  Providing cover cross-site as required. 
 
•  Attend relevant meetings including taking the minutes, keep personal development file up 
to date with line manager and participate in designated training and development. 
 
•  Respond to and undertake all reasonable management requests. 
 
•  To work with the Quality Assurance Administrator on quality assurance for Undergraduate 
Teaching  (e.g.  keeping  central  QA  documentation  up  to  date,  conducting  surveys  as 
required,  providing  draft  questions,  and  administrating  the  survey,  and  collating  and 
distributing the results). 
 
•  For Observed Structured Clinical Examinations (OSCEs), to provide administrative support 
as required. 
 
•  Act at all times in such a way as to promote the Undergraduate Department, Medical and 
Dental Education and PAHNT in a positive manner. 
 
•  To support the postgraduate and revalidation teams as required for cross cover purposes. 
 
•  To meet all mandatory training requirements and remain up to date at all times. 
 
•  To provide and present local inductions as defined by line manager, Directors / Assistant 
Director of Medical Education and Undergraduate Year Leads. 
 
•  To meet any reasonable management request. 
 
 
RISK MANAGEMENT 
 
It  is  a  standard  element  of  the  role  and  responsibility  of  all  staff  of  the  Trust  that  they  fulfil  a 
proactive  role  towards  the  management  of  risk  in  all  of  their  actions.  This  entails  the  risk 
assessment  of  all  situations,  the  taking  of  appropriate  actions  and  reporting  of  all  incidents,  near 
misses and hazards. 
 
 
RECORDS MANAGEMENT/DATA PROTECTION ACT  

 
As  an  employee  of  the  Trust,  you  have  a  legal  responsibility  for  all  records  (including  patient 
health, financial, personal and administrative) that you gather or use as part of your work within the 
Trust.  The  records  may  be  paper,  electronic,  microfiche,  audio  or  videotapes,  x-ray  images.  You 
must  consult  your  manager  if  you  have  any  doubt  as  to  the  correct  management  of  the  records 
with which you work. 
  
 
HEALTH AND SAFETY REQUIREMENTS 
 
All employees of the Trust have a statutory duty of care for their own personal safety and that of 
others who may be affected by their acts or omissions.  Employees are required to co-operate with 
management to enable the Trust to meet its own legal duties and to report any circumstances that 
may compromise the health, safety and welfare of those affected by the Trust undertakings. 
 
 
CONFIDENTIALITY AND INFORMATION SECURITY 
 




As a Trust employee you are required to uphold the confidentiality of all records held by the Trust, 
whether patient records or trust information. This duty lasts indefinitely and will continue after you 
leave the trust employment.  
 
All information which identifies individuals in whatever form (paper/pictures, electronic data/images 
or voice) is covered by the 1998 Data Protection Act and should be managed in accordance with 
this legislation. 
 
 
TRUST POLICIES 
 
The Trust operates a range of policies, e.g. Human Resources, Clinical Practice (available on the 
Trust intranet).  All Trust employees must observe and adhere to the provisions outlined in these 
policies. 
 
 
RESEARCH 
 
The Trust manages all research in accordance with the requirements of the Research Governance 
Framework.    As  an  employee  of  the  Trust,  you  must  comply  with  all  reporting  requirements, 
systems and duties of action put in place by the Trust to deliver research governance. 
 
 
 
EQUAL OPPORTUNITIES 
 
The Trust provides a range of services and employment opportunities for a diverse population.  As 
a Trust employee you are expected to treat all patients/customers and work colleagues with dignity 
and respect irrespective of their background. 
 
 
 
CHILD PROTECTION 
 
All  employees  have  a  responsibility  to  protect  and  safeguard  children.    They  must  therefore  be 
aware  of  child  protection  procedures  and  who  to  contact  within  the  Trust  for  further  help  and 
guidance. 
 
The above job description indicates the main duties of the post and may be reviewed in the light of 
experience & developments within the service.  Any review will be undertaken in conjunction with 
the postholder. 
 
 
Date Prepared: 
 
 
Prepared By: 

  
 
Agreed By:
 
   
 
 
 
 
 
 
Employee’s Name and Signature:   

 
 
 
Date: 
 
   
 
 
 
 
 
Manager’s Name and Signature:   
 
 
 
Date: 
 
Date Reviewed:  

 
 
Reviewed By: 

 

THE PENNINE ACUTE HOSPITALS NHS TRUST 
 
PERSON SPECIFICATION 
 
Job Title: 
Undergraduate Administrator 
 
 
 
ESSENTIAL 
DESIRABLE 
METHOD OF 
 
 
ASSESSMENT 
 
 
 
Good standard of general 
Advanced ECDL/ITQ 
Certificates 
QUALIFICATIONS  education to A level 
AMSPAR 
 
standard or equivalent work   
 
experience, Literacy and 
Basic counselling certificate 
Numeracy to Level 2 
or pastoral care training 
minimum standard 
ECDL/ITQ or equivalent 
 
Demonstrate significant 
Experience of Medical & 
Application Form 
EXPERIENCE 
experience in 
Dental Education 
 
 
secretarial/clerical role  
 
Interview 
 
Production of reports. 
NHS experience 
 
 
References 
Maintenance of work 
schedules. 
 
Arranging meetings/room 
bookings. 
 
Preparation of audio-visual 
aids. 
 

 
Well-developed 
Experience of stationery or 
Application Form 
SKILLS 
organisational skills. 
stock control 
 
 
 
 
Interview  
 
Good Microsoft office 
Able to monitor expenditure   
experience of using all 
against budget 
References 
packages. 
 
 
Ability to work deadlines.  
 
Good time management 
skills. 
 
Able to work under 
pressure. 
 
Able to use spreadsheets 
Able to produce 
presentations. 
 
Excellent communication 
skills (verbal/written). 
 
Able to work under own 
initiative/with minimum 
supervision. 
 
Produce reports, letters 
and memos. 
 
 
Knowledge of office 
Understanding of Education  Application Form 
KNOWLEDGE 
systems and protocols. 
and /or Medical Education 
 
 
 
function 
Interview 
 
 
 
Knowledge of medical 
References 
terminology 
 
 
Flexible working hours as 
 
Application Form 
OTHER  
needed by department. 
 
(Please Specify
 
Interview 
 
Excellent attendance & 
 
punctuality record. 
Document 
 
Check 
Willing to develop self and 
role. 
 
Willing to work on other 
Trust sites if needed and 
off site locations and able 
to travel to these. 
 
 
 
 
 
Date Prepared: 
 
Prepared By:  
 
 
 
 
 
Agreed by: 
Agreed By: 
Employee 
Manager 
 
 
 
 
Date Agreed: 
Date Agreed: 
Date Reviewed: 
 
Reviewed by: