This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Communication between the Post Office Board and the Department for Trade and Industry, July 1999'.

link to page 1
Information Rights Team 
Post Office Limited 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
20 Finsbury Street 
 
London EC2Y 9AQ 
 
 
 
Your reference:  
 
Our reference: FOI2021/00972 
 
 
Ms Eleanor Shaikh 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
 
29 November 2021 
 
Dear Ms Shaikh, 
 
Freedom of Information Request – FOI2021/00972 
 
I am writing in response to your recent request received by Post Office Limited (“Post 
Office”) for information under the Freedom of Information Act 2000 (“FOIA”), as set 
out below:  
 
"Minutes of the 20 July 1999 Post Office Board meeting state that, with regard to their 
members’ refusal to sign the ICL Horizon due to two outstanding, critical technical 
issues: 
 
‘Ministers were meeting on 21 July to discuss Horizon and it would be important to 
ensure that the Post Office Minister, Ian McCartney was fully aware of the Board’s 
concerns. This would best be communicated through a letter from the Chief Executive 
[John Roberts]’. 
 
Please can you disclose the letter which was sent to DTI Minister Ian McCartney from 
the Post Office to which these minutes refer. Please can you identify to whom this 
communication was copied and any subsequent response which the Post Office 
received from the Government." 
 
Post Office has carried out reasonable and proportionate searches for the letter 
referred to in your request. However, POL has been unable to locate the requested 
letter. In line with the Section 45 FOIA Code of Practice (see for example paragraph 
1.12) and other ICO guidance1, POL has concluded that on the balance of 
probabilities, the requested information is not held. 
 
Post Office notes that the letter responsive to your request dates from over twenty 
years ago. Post Office also notes that communications between Post Office and the 
Department for Trade and Industry ("DTI") might be held by the DTI's successor 
body, the Department of Business, Energy and Industrial Strategy ("BEIS"), albeit 
POL has not made any enquiries of BEIS in this regard and makes no assurances that 
BEIS holds any such communications. If you would still like to obtain copies of 
communications, then you may wish to consider submitting a FOIA request in similar 
terms to BEIS. You may also wish to make enquiries of the National Archives, but 
again, Post Office makes no assurances that the material is held by the National 
Archives. 
 
If you have any queries about this response, please contact me. Do remember to 
quote the reference number above in any future communications. 
 
 
1 See eg https://ico.org.uk/media/1169/determining_whether_information_is_held_foi_eir.pdf 
11/68989102_1 



 
I hope the information I have provided on this occasion is useful, however if you are 
dissatisfied with the handling of this response, you do have a right to request an 
internal review. You can do this by writing to the address below stating your reasons 
for your internal review request.  
 
Information Rights Manager 
Post Office Limited 
Information Rights Team 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
20 Finsbury Street 
London  
EC2Y 9AQ  
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx   
 
If, having requested an internal review by Post Office, you are still not satisfied with 
our response you also have a right of appeal to the Information Commissioner at:  
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire  
SK9 5AF  
Telephone: 0303 123 1113 
https://ico.org.uk  
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
David Sinclair 
Information Rights Team 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx  
http://corporate.postoffice.co.uk/secure-corporate/about-us/access-to-information/   
@postofficenews  
 
Post Office Limited is committed to protecting your privacy, information about 
how we do this can be found on our website at www.postoffice.co.uk/privacy 
 
11/68989102_1