This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Outside Organisation'.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
Information Services Directorate 
 
 
 
Mr. Andrew Montford 
 
Library 
 
 
University of East Anglia 
 
 
Norwich Research Park 
 
 
Norwich NR4 7TJ 
 
 
United Kingdom 
 
 
 
 
 
Email: xxx@xxx.xx.xx 
26 August 2011 
 
Tel: +44 (0) 1603 593 523 
 
 
Fax: +44 (0) 1603 591 010 
 
 
 
 
 
Web: http://www.uea.ac.uk 
Dear Mr. Montford 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 2000 - INFORMATION REQUEST    
(Our Ref: FOI_11-165) 

Your request for information received on 18 July 2011 as clarified on 7 August 2011 has 
now been considered. Certain information requested is enclosed herewith and in a 
separate file attachment with this response. For your convenience, I have reproduced 
your request in the attachment to this letter and provided our response thereunder. I 
trust this will be to your satisfaction. 
Further, in accordance with section 17 of the Freedom of Information Act 2000 this letter 
acts as a partial Refusal Notice, and I am not obliged to supply  some of the requested 
information. The exemptions are clearly indicated within the attached document and the 
reasons for exemption are as stated below: 
Exemption 
  Reason 
 
   
s.36(2)(b)(i) & (ii), Prejudice to the 
  Release of some of the requested 
conduct of public affairs 
information would, or would be likely, to 
inhibit the free & frank provision of advice 
or the free and frank exchange of views for 
the purposes of deliberations 
 
   
s.40(2), Personal information 
  Disclosure of information would contravene 
 
one of the data protection principles 
 
 
s. 41(1) information provided in 
Release of some of the requested 
confidence 
information would constitute an actionable 
breach of confidence 
 
   
s.43(2), Prejudice to commercial 
  Disclosure of information would, or would 
interests 
be likely, to prejudice the commercial 
interests of a person as defined by the Act 
 
   
Section 36(2) applies to some of the relevant information  because, in the reasonable 
opinion of the ‘qualified person’ (the Vice-Chancellor), disclosure of this information 
would, or would be likely, to inhibit the free and frank provision of advice and the free 
and frank exchange of views with other University staff and relevant external parties for 
the purposes of deliberation. 
 

 
The requested information contains information that meets the definition of ‘personal 
information’ as defined by section 1(1) of the UK Data Protection Act 1998 (DPA).  It is 
our belief that disclosure of this information would be contrary to the first data protection 
principle under the DPA: namely that information be processed in a fair and lawful 
fashion and that the processing also meets at least one of the conditions set out in 
Schedule 2 of the Act. We do not have consent for the release of some of this 
information, nor are there any conditions present that would allow us to release under 
any of the other provisions of Schedule 2 of the DPA.  This exemption has been invoked 
within the attached document where any redactions are marked. 
Certain correspondence contains information, the release of which would constitute an 
actionable breach of confidence and be prejudicial to the commercial interests of the 
Outside Organisation. Were it to be released it would enable competitors in the same 
field of work to gain a commercial advantage in winning future business. 
UEA recognises that there is a legitimate public interests in the promotion of 
accountability and transparency in the spending of public money and in securing more 
informed public debate about the issues of the day.  
UEA also considers that when a public body has faced an unprecedented level of 
misinformed and  overly–intrusive media scrutiny, as in this case, it should be able to 
engage appropriate external advice and to consult those advisers and its own senior 
management on strategy freely and frankly without fear that those discussions will 
subsequently be disclosed. There is a very strong public interest in allowing appropriate 
consultation to take place. The range of internal options explored and opinions 
expressed would be inhibited were such information to be subject to disclosure and the 
quality of reasoning and decision-making reduced if senior staff were not in a position to 
exchange views openly and honestly. 
Its duty of care to its staff who are the subject of such scrutiny is fulfilled by the 
engagement of such advice and it would be seriously hindered in so-doing effectively 
were the details of those discussions to be disclosable. This is particularly the case 
given that the work which was the subject of such scrutiny was subsequently vindicated 
by a series of independent reviews.  
It would not be in the public interest to damage the commercial interests of the outside 
Organisation and render them less competitive in their field of work, by the release of 
certain information. We have received their representations on this matter and have 
weighed them in reaching this decision. 
Balancing the public interest in favour of disclosure against that in favour of exemption 
UEA concluded that the public interest in maintaining the exemptions is stronger given 
the compelling reasons cited above. 
I would also add that any material released over which UEA has copyright is released 
subject to the understanding that you will comply with all relevant copyright rules 
regarding reproduction and/or transmission of the information released. 
You have the right of appeal against this decision. If you wish to appeal, please set out 
in writing your grounds of appeal and send to me at: 
University of East Anglia 
Norwich  
NR4 7TJ  
Telephone: 0160 359 3523  
E-mail: xxx@xxx.xx.xx 
You must appeal our decision within 60 calendar days of the date of this letter. Any 
appeal received after that date will not be considered nor acknowledged. This policy has 
been reviewed and approved by the Information Commissioner’s Office. 
You also have a subsequent right of appeal to the Information Commissioner at:  
 

 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow, Cheshire  
SK9 5AF  
Telephone:   0303 123 1113 
www.ico.gov.uk 
Please quote our reference given at the head of this letter in all correspondence. 
Yours sincerely  
Raymond Scott 
Assistant Director Strategy, Policy and Compliance 
University of East Anglia 
 

 
Response to Freedom of Information request (FOI_11-165) 
 
 
I would like to received copies of all correspondence and other documents UEA has 
received from or sent to the Outside Organisation. 
 
Clarified as 
 
I want to receive all documentation related to Outside Organisation. You shouldn't read 
"sent to or received from" as restricting the scope of the request in any way. 
 
Copies of correspondence concerning the Outside Organisation are provided in the 
separate file attachment with this response ‘App A_data file.zip’.  
 
Information exempted pursuant to s.40(2), Freedom of Information Act 

For the reasons set out in the covering letter, certain personal information has been 
redacted in accordance with the Data Protection Act 1988. 
 
Information exempted pursuant to s.36(2)(b)(i) & (ii), Freedom of Information Act 
In addition, the release of certain information would, or would be likely, in the reasonable 
opinion of the qualified person for this institution, to inhibit the free and frank provision of 
advice, and the free and frank exchange of views for the purposes of deliberation and it 
is therefore withheld. 
 
Information exempted pursuant to s.41(1) & s.43(2), Freedom of Information Act 
In addition, the release of certain information would constitute an actionable breach of 
confidence and be prejudicial to the commercial interests of the Outside Organisation 
and it is therefore withheld.