This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Communications & Services'.


 
 
Our reference: 523075 
 
 
 
 
 
 
 
 
Daniel Leonard 
By email to: 
request-800649-
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
 
16 November 2021 
 
 
Dear Mr Leonard 
 
Thank you for your email of 19 October 2021 in which you make a request for 
information.  We have considered your request under the Freedom of Information 
Act (FOIA) and this letter sets out our response.  
Your request is for information relating to our information and communications 
services.  The IOPC holds information relating to your request. We have estimated, 
however, that the work involved in complying with your request would exceed the 
cost limit under section 12 of the FOIA, with the result that we are not required to 
disclose the information to you.  
Section 12 of the FOIA allows the IOPC to refuse a request when the estimated cost 
of carrying out certain activities exceeds £450, or 18 hours at £25 per hour.   
A number of your questions relate to financial information. For example, in relation to 
telephony you ask for the value of the initial project, the total ongoing annual spend 
on telephony and the annual support cost for our telephony system. We have carried 
out a scoping exercise aimed at identifying and retrieving the particular financial 
information you require and have estimated that the time it would take to complete 
these tasks would exceed the 18 hour cost limit by a significant margin.  
Multiple requests within a single item of correspondence are considered to be 
separate requests for the purpose of section 12. If they relate to the same 
overarching theme, public authorities can aggregate two or more separate requests, 
in accordance with the conditions laid out in the FOIA Fees Regulations. We find that 
the multiple requests in your email of 19 October are connected by a single 
overarching theme, namely details of the IOPC’s Information and Communication 

Technology services. Accordingly, we find that the section 12 cost limit applies to the 
whole of your request with the result that we are not under a duty to comply with it.   
However, in accordance with our duty to advise and assist we are supplying the 
following responses: 
•  Please confirm the manufacturer of your telephony system(s) that are 
currently in place 
Microsoft / Broadsoft. 
•  Who maintains your telephony system(s)? 
Redcentric 
•  Do you use Unified Communications or Collaboration tools, if so which ones? 
Microsoft Teams. 
•  Please confirm the manufacturer of your contact centre system(s) that are 
currently in place? 
Cisco. 
•  Who maintains your contact centre system(s)? 
Redcentric. 
•  How many contact centre agents do you have? 
45 in total across different areas of the business. 
•  Do agents work from home? Or just your offices? 
Both 
•  Do you use a CRM platform within your organisation?   
No. 
•  Who provides your WAN and internet connectivity? 
Redcentric 
•  Have you, or do you plan to deploy SD Wan services 
No and no. 
•  Have you got SIP trunks, if so who from?  
Yes, hosted by Redcentric. 
•  Please confirm who provides your LAN, WIFI and Security infrastructure 
GovWiFi. 

•  Please confirm your data centre switching and security infrastructure and 
have you deployed cloud based security and threat management? 
Cisco; yes we have. 
•  How many employees do you have overall within your organisation? 
1050 
•  Can you provide contact details for your procurement lead / category manager 
for these services? 
•  Can you provide names and contact details for the following people within 
your organisation? 
• CIO / IT Director 

• Head of IT 
• Head of Digital Transformation 
• Head of Customer services 
There is no advantage in contacting individual job holders directly given our 
approach to ICT procurement. The IOPC’s contact details are available on our 
website here.  
We hope you find this helpful. Please remember to quote our reference number 
5023075 in any further correspondence. 
If you are not satisfied with this response you may request an internal review. If you 
wish to complain about any aspect of this decision, please provide your 
representations and grounds for complaint within 40 working days of this response to 
the following address: 
 
FOI Internal Review 
Independent Office for Police Conduct   
PO Box 473 
Sale M33 0BW 
 
All emails requesting a review should be sent directly to: 
xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
Should you remain dissatisfied after this internal review, you will have a right of 
complaint to the Information Commissioner; however we should point out that under 
section 50(2)(a) of the Freedom of Information Act, you are normally obliged to 
exhaust the IOPC’s own internal complaint mechanism before complaining to the 
Information Commissioner.   
   
 


 
Yours sincerely 
  
 
pp 
 
Freedom of Information and Data Protection Team 
Independent Office for Police Conduct (IOPC)