This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Arab Partnership Fund'.


 
Project Proposal Form 
Arab Partnership Programme Fund 
March 2011 
 
 

Project bidders: complete Section A and Annex 1, (Activity Based Budget). Read Section 
B.  Refer to Arab Partnership Programme Strategy and Project Proposal Form Guidance.  
Post Project Officers: complete section B.  
 
Section A: Bidder Proposal 
 
Before completing this form you must speak to the FCO Post Project Officer (PPO) in 
the target country/countries to check whether your project may in principle be viable
.  
We will only accept proposals submitted via FCO PPOs. 
 
PPO you have discussed your project with: 
 
 
A1: Basic Information 
Project Title  
 
(Short) 
Countries covered 
 
Specify AP Priority Theme  
(see AP Programme Strategy themes) 
Cost to FCO (GBP) 
                                                  £ 
How costs will be divided per 
FY 2011/12 
£ 
Financial Year (1 April – 31 March)* 
FY 2012/13 
£ 
Total Cost of Project? (FCO/other donors (GBP)- see section A.4) 
£ 
Project Start Date (dd/mmm/yy) 
 
End Date 
 
*for 2-year projects only (Nb. AP cannot guarantee funding for Year 2) 
 
A2: Project Purpose and Outputs 
Purpose 
Indicator  
Baseline  
Target 
Source of 
Anticipated 
What will be 
What is the situation 
Include target 
information  
change/ benefit 
measured?  
before the project 
level of 
Where/ how will 
the project will 
starts? 
indicator for 
you obtain 
achieve through 
year 1 (and 2,  information?  
activities and 
if 2 yr project) 
outputs 
 

 
 
 
 
 
Outputs* 

Indicator  
Baseline  
Target 
Source of 
Specific, direct 
 
 
information 
deliverables of 
the project 
1. 
 
 
 
 
2. 
 
 
 
 
3. 
 
 
 
 
*(Minimum 1, maximum 3 outputs)- Projects below £50K need one main output only.  

 

Project Proposal Form 
Not protectively marked 
Main Activities  

List the activities planned to 
deliver the outputs.   


 
Who are the beneficiaries of your Project? 
 
 
Background 
(250 words max). Include the context, need and how this project fits in with existing activity. 
 
 
Does the project have local or host government support and engagement?   
Briefly describe. (1 paragraph max) 
 
 
A3: Project Risk Analysis 
Risk 
Likelihood*  Impact* 
Management 
1. 
 
 
 
2. 
 
 
 

 
 
 
4. 
 
 
 
5. 
 
 
 
6. 
 
 
 
7. 
 
 
 
8. 
 
 
 
*Indicate High/Med/Low 
 
A4: Project Budget 
Has funding for this project been sought from other donors (EU, DfID, or other countries), private 
institutions or co-funding with the host government?  YES/NO 
If no, why not? 
 
If yes, please 
Name of organisation? 
 
complete… 
 
Do you know the outcome?  
 
Briefly describe the position 
Type (e.g. in kind or budget) 
 
If budget, amount 
 
 
A5: Implementing Organisation(s) 
Name of Implementing Organisation 1 
 
Main Contact Name 
 
Email 
 
Phone 
 
 

 

Project Proposal Form 
Not protectively marked 
Name of Implementing Organisation 2 
 
Main Contact Name 
 
Email 
 
Phone 
 
 
Is the implementer a UK-based Third Sector organisation? YES/NO 
If “Yes”, how does implementing organisation define itself?* 
 
* (1) Charity; (2)Voluntary/community sector organisation; (3)Social Enterprise; (4)Mutual; (5) Cooperative. 
 
How will the Implementing Organisation manage the project? (include staff, work with local partners, 
budget management, capacity in-country etc.) 
 
 
A6: Project Stakeholders 
(e.g. Government, media, other NGOs, academics, other donors, etc.) 
Stakeholder 
Interest 
Engagement Strategy 
1. 
 
 
2. 
 
 
3. 
 
 
4. 
 
 
5. 
 
 
 
A7: Sustainability 
 (how will the project ensure benefits are sustained after the project has come to a close?) 
 
 
A8: Monitoring & Evaluation 
How will the project be monitored and evaluated?  Who will do this?  When /how often?  How will 
beneficiaries be involved? 
 
 
The project completion report is due up to 3 months after the project’s end - linked to final 
payment.   
 

Signature
 (I confirm that all relevant budgetary details have been submitted with this bid and I am 
content for this bid to now be considered by the FCO Arab Partnership Programme Board) 
 
Name
 
Position:  
 


 

Project Proposal Form 
Not protectively marked 
Section B: Further Information - To be completed by Post 
 
B1:  Post Project Officer (PPO) Details: 
Post 
 
Country 
 
Main contact Name 
 
Job Role (e.g. Project Manager / Officer) 
 
Email Address 
 
Phone Number 
 
 
B2: FCO Objectives   
Foreign Policy Priority* 
 
Fund/Programme 
Arab Partnership Programme Fund 
Country Business Plan Objective 
 
*Select only one from the following FCO Foreign Policy Priorities: 
1) Safeguard Britain’s national security by countering terrorism and weapons proliferation, and working to reduce 
conflict. 
2) Build Britain’s prosperity by increasing exports and investment, opening markets, ensuring access to 
resources, and promoting sustainable global growth. 
3) Support British nationals around the world through modern and efficient consular services. 
or > Strengthening the rules based international system in support of our values. 
 
B3: Institutions 
Give Post’s assessment of the implementing organisation’s capacity (including in-country) to deliver 
the project (1 paragraph max). Mention any partnerships with local organisations. 
 
 
Give Post’s assessment of local or host government support for the project and the level of 
participation of beneficiary groups in planning the project (2 sentences)  
 
 
 
 
B4: Project Risk Analysis 
Risk 
Likelihood*  Impact* 
Management 
1. 
 
 
 
2. 
 
 
 

 
 
 
4. 
 
 
 
5. 
 
 
 
6. 
 
 
 
7. 
 
 
 
*Indicate High/Med/Low 
 
B5: Procurement  
External Contracting and Procurement - larger projects (over €125,000) should be in line with EU 
purchasingguidelines.http://www.ogc.gov.uk/procurement_policy_and_application_of_eu_rules_eu_pr
ocurement_thresholds_.asp. FCO
 Corporate Procurement Group can advise further. 
Have you considered EU thresholds for the project (these might be subcontracts within the project)? 
YES/NO 

 

Project Proposal Form 
Not protectively marked 
 
B6: Cross Cutting effects of the project 
Does the project have any cross cutting effects? eg Environment, Human Rights and Diversity? 
 
If there is a serious risk of Human Rights (HR) violations 
1. 
occurring as a result of the delivery of this project, specify  
2.  
those HR violations:   (If none mark “none”) 
Describe the evidence base used to identify and assess 
1. 
the above risk (if in doubt as to whether it is appropriate to 
2. 
name a source, consult AP Programme Team) 
How would the risk of those HR violations be mitigated 
1. 
2. 
 
 
B8: Post Comments Log 
Date 
Comment 
 
 
 
 
 
 
B9: Programme Team Comments 
Date 
Comment 
 
 
 
 
 
 
B10: Programme Panel Comments 
Date 
Comment 
 
 
 
 
 









Total 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
/100 
 

 

 
 
ANNEX A – Project Proposal Form – Activity Based Budget (ABB) 
 
1.  Project Title:_________________________________________________________ 
 
2.  How will you ensure that all procurement is fair and transparent and seeks Value for Money (VFM)? 
 
 

 
3.  Financial Year 1 
Activity  Activity 
Apr 
May 
Jun 
Jul 
Aug 
Sep 
Oct 
Nov 
Dec 
Jan 
Feb 
Mar 
Total 
No. 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
£0.00 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
£0.00 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
£0.00 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
£0.00 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
£0.00 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
£0.00 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
£0.00 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
£0.00 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
£0.00 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
£0.00 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
£0.00 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
£0.00 
 Total 
£0.00 
£0.00 
£0.00 
£0.00 
£0.00 
£0.00 
£0.00 
£0.00 
£0.00 
£0.00 
£0.00 
£0.00 
£0.00 
Add additional rows as necessary. All activities listed in section A2 of the Project Proposal Form must be included.