This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Advanced CCTV'.

Version 1 – February 2014 
CCTV & ANPR Privacy Impact Assessment 
Name of officer 
responsible for the 
system 
Service Area 
Communities  
Group 
Traffic and Road Safety  
Location of system 
Civil Enforcement Officers through NSL. 
 
Name of person 
carrying out the 
assessment 
Position 
Contracts Manger Parking Enforcement 
 
Assessment Date 
15th April 2015 
Review Date 
15th April 2016 
 
Description of the CCTV or ANPR system 
Include here roughly where the cameras & capturing devices are to be located, how 
they will work, where the main system is intended to be stored, what times the 
system will be active (e.g. 24hr or specific time periods), etc. 
The cameras are body worn cameras and will be worn by the Civil Enforcement 
Officers employed by NSL to enforce Parking Restrictions on Warwickshire County 
Councils behalf. The NSL Edesix system is a body worn portable hard drive 
recording system which provides an audio and visual record of enforcement activities 
undertaken by the wearer.  Sound and images are recorded on a tamper proof and 
encrypted storage device which provides court standard evidence.  The Edesix 
system electronically watermarks recordings and has in-built processes to prevent or 
detect unauthorised access to or deletion of recordings. Obtained and retained data 
is stored on secure data storage systems in line with a comprehensive Protocol 
which includes a Framework code of practice for the sharing, disclosure or viewing of 
obtained or retained Edesix system data as agreed in August 2014  
The cameras are activated when the wearer presses the activate button and 
recording begins. The data captured is both sound and video. All data captured is 
kept for 30 days and then deleted on an automatic deletion program. NSL have 
agreed that usage will be restricted to the following statement criteria. The Civil 
Enforcement Officer believes or has reason to believe that a heightened risk of either 
verbal or physical abuse is likely and so activates the recording device. This negates 
the possibility of the camera being on continual record.   
 
When data is captured due to the criteria stated above the images will be 
downloaded to an encrypted data base for use if required. This data base will not be 
generally viewed unless the evidence is required. These images as mentioned 
previously will be deleted after 30 days.  
  
 
 
Page 1 
 

Version 1 – February 2014 
 
 
 
 
 
 
Purposes of the CCTV or ANPR system  
Include here why a CCTV/ANPR system is needed, whether there is a pressing 
need, what it seeks to achieve, whether there is a proper legal basis for collecting 
this information, etc. 
The system is needed to protect the Civil Enforcement Officer and the reputation of 
the Council whilst in the execution of Parking Enforcement Activities.  
 
It is wel  established within the Parking Sector and known to the public domain that 
both physical and verbal assaults occur without warning, provocation or indication to 
Officers involved in the pursuit of Parking Enforcement.   
 
Incidents of verbal abuse that also include but are not limited to terminology that 
would equate to hate crime and the very serious threats to kil  are captured as they 
were meant to be received.  
 
It is recognised by both NSL and Warwickshire County Council that continuously 
being on the receiving side of abuse, harassment and assault has a direct effect on 
the wel being and psychology of NSL’s col eagues acting on our behalf.  NSL has a 
zero tolerance approach towards staff abuse and being able to use this evidence in 
proceedings to reach a suitable conclusion assists in the state of mind for them.   
 
 
Within the scope of that deployment, it is envisaged that body worn camera systems 
wil  be used for the following purposes; 
• 
the provision of contemporaneous visual and audio recordings of enforcement 
activities 
• 
staff safety and protection 
• 
continuity of evidence in the event of criminal offences   
• 
complaint resolution 
• 
col eague training and development 
• 
traffic signage and equipment management. 
• 
work to address issues associated with the transparency of enforcement 
practices  
 
Data security arrangements and protocols within the planned action wil  mirror the 
high standards of data security within existing enforcement activities and the NSL 
ISMS policies as per ISO27001. 
 
The legal basis for collecting the information is; 
 
• 
for the administration of justice  
• 
for the exercise of any functions conferred by or under any enactment;  
• 
for the exercise of any functions of the Crown, a Minister of the Crown or a 
Page 2 
 

Version 1 – February 2014 
government department; 
 
Enforcement activities undertaken within the planned action comply, where 
applicable, with; 
• 
The Data Protection Act 1998 
• 
The Human Rights Act 1998 
• 
Protection of Freedoms Act 2012 (England & Wales only) 
• 
The Freedom of Information Act 2000 
• 
The Traffic Management Act 2004 
• 
the Information Commissioner’s CCTV code of practice 
It is not considered that the fol owing Acts or Regulations apply in relation to planned 
activities; 
• 
The Regulation of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA) 
• 
The Lawful Business Practice Regulations 2000.  
• 
The Privacy and Electronic Communications Regulations 2003 (PECR).  
• 
The Data Retention (EC Directive) Regulations 2007. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Other possible solutions 
Include here what other options are available for achieving the same purposes 
 
Within the scope of a Civil Enforcement Officers beat and patrol area it would not be 
possible to rely on Central y Operated CCTV recording to achieve the same ends. 
This is because the main CCTV operation does not have the capacity to either cover 
al  of the areas the officers cover or the capacity to record audio evidence.   No other 
option for the purposes outlined above is available that could achieve the desired 
outcome.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 3 
 

Version 1 – February 2014 
Advantages of the CCTV or ANPR system 
Include here what the advantages of the CCTV/ANPR system are over the other 
options listed above 
As listed above, 
 
• 
the provision of contemporaneous visual and audio recordings of enforcement 
activities 
• 
staff safety and protection 
• 
continuity of evidence in the event of criminal offences   
• 
complaint resolution 
• 
col eague training and development 
• 
traffic signage and equipment management. 
• 
work to address issues associated with the transparency of enforcement 
practices. 
 
Central y operated systems cannot deliver the above requirements.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Images to be captured 
Explain here who wil  be included in the images e.g. members of the public, staff, 
etc. 
• 
Vehicle Registration Marks, (VRM’s). 
• 
Vehicle owner details 
• 
Vehicle driver details 
• 
Personal and identifying data of members of the public 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Personnel with access to the system 
Page 4 
 

Version 1 – February 2014 
List al  personnel who wil  have authority to access the system as part of their duties, 
how they are classed under the Procedural Guidance e.g. responsible officer, why 
they wil  have access, etc. 
The Civil Enforcement Officer never personal y reviews the recorded evidence. The 
evidence is downloaded to a data base managed by NSL. Evidence is only ever 
recal ed to be viewed if an incident occurs requiring it or a subject access request is 
received  
 
The only people with access to the system are the NSL client account manager and 
the NSL operations Manager. Access is needed if an incident occurs and evidence is 
needed to be viewed.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
When and how the images will be accessed 
Include the circumstances in which the images wil  be accessed, what images wil  be 
viewed, how those images wil  be used, how that access wil  be recorded for audit 
purposes, etc. 
The images would be accessed to provide evidence of one of the fol owing,  
• 
for the administration of justice  
• 
for the exercise of any functions conferred by or under any enactment;  
• 
for the exercise of any functions of the Crown, a Minister of the Crown or a 
government department; 
• 
is necessary for the purpose of, or in connection with, any legal proceedings 
(including prospective legal proceedings),  
• 
is necessary for the purpose of obtaining legal advice, or  
• 
is otherwise necessary for the purposes of establishing, exercising or 
defending legal rights. 
Access of personal data would only take place where either the data was needed by 
the Police, Courts, or NSL or any other authorised authority to support a claim of 
impropriety either by the data subject or an allegation of impropriety against the Civil 
Enforcement Officer during the execution of his/her duties. This would include direct 
contact with the investigating officer be that any of the above.   
Where a member of the public has asked to view or be provided with a copy of the 
footage after providing the necessary evidence that the footage applies to them; 
 All images from a body cam have the potential for use in court proceedings whether 
they provide information that is beneficial to the prosecution or defence. The 
information wil  be safeguarded by an audit trail in the same way as other evidence 
that is retained for court; 
 
It must be emphasised that a body cam can col ect valuable evidence for use in 
Page 5 
 

Version 1 – February 2014 
criminal prosecutions.  
 
Only the required segment of evidence would be viewed by date and time recorded 
and this access will be registered by NSL for audit purposes.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ways in which people are made aware of the CCTV or ANPR system 
Include here details of any signage proposed, whether they are WCC approved 
signs, where they are to be located, etc. 
CEO wears video badge indicating that video evidence is being captured and via a 
statement confirming the use of the cameras on the public Web Site.   
 
 
 
 
 
 
 
 
External agencies with access to the system 
Include here details of any third party organisations who provide and/or maintain the 
system (or monitor the system), whether they have access to the system, what 
restrictions there are placed on them accessing it, etc. 
The System is managed by NSL who provide On street parking enforcement on 
behalf of Warwickshire County Council. They are the only user monitoring the 
system.  
 
The restrictions for access are agreed within the privacy impact statement 
agreement between NSL and WCC signed off by 
NSL’s Data 
protection Officer on 12th November 2014.  
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 6 
 

Version 1 – February 2014 
 
 
 
Security of the system 
Include details of what security measures wil  be in place to protect the CCTV 
images, etc. 
Sound and images are recorded on a tamper proof and encrypted storage device 
which provides court standard evidence.  The Edesix system electronical y 
watermarks recordings and has in-built processes to prevent or detect unauthorised 
access to or deletion of recordings. Obtained and retained data is stored on secure 
data storage systems in line with a comprehensive Protocol which includes a 
Framework code of practice for the sharing, disclosure or viewing of obtained or 
retained Edesix system data. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Retention of data 
Include details here of how long the CCTV images wil  be held on the system, how it 
wil  be deleted (automatical y or manual y), who wil  have responsibility for this, etc. 
 
Personal data processed for any purpose or purposes shall not be kept for longer 
than is necessary for that purpose or those purposes. 
It is agreed between the Council and NSL that personal Data wil  be retained for 30 
days from date of capture. This is set in procedure as a 30 day new in old out 
procedure on a rolling program and is automatic.  
NSL have responsibility for the disposal of evidence and this wil  be audited by 
Warwickshire County Council’s Contracts Manager Quarterly.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 7 
 

Version 1 – February 2014 
Impact on privacy 
Include here an assessment of the impact that this system wil  have on the privacy of 
individuals, how they wil  be affected, how the invasion of privacy wil  be minimised, 
etc. 
Edesix system body cams are only issued to trained NSL col eagues.  Edesix system 
deployment is undertaken to assist in providing a recording of visual and audio 
evidence of activities undertaken in connection with any parking or other 
enforcement contract managed by NSL Limited on behalf of Warwickshire County 
Council.  Within the scope of that deployment, it is envisaged that body worn camera 
systems wil  be used for the fol owing purposes; 
• 
the provision of contemporaneous visual and audio recordings of 
enforcement activities 
• 
staff safety and protection 
• 
continuity of evidence in the event of criminal offences   
• 
complaint resolution 
• 
col eague training and development 
• 
traffic signage and equipment management. 
• 
work to address issues associated with the transparency of 
enforcement practices  
Given the scope of the envisaged deployment, Edesix system operators do not 
require to be licensed with the Security Industry Authority, (SIA), as Public Space 
CCTV operators. 
 
However, the fol owing members of the public are likely to have their contact, with 
NSL Employees, recorded:  
• 
victims of crime,  
• 
witnesses of crimes,  
• 
persons suspected of committing offences 
.  
 
In addition, persons, unrelated to any specific interaction between NSL employees 
and any of the categories of persons above, might find their activities captured on a 
body cam. To some degree, this is inevitable since a camera lens or microphone is 
non-discriminatory and captures what is seen or heard. In such circumstances, NSL 
has adopted a number of safeguards to ensure that this data is managed and 
handled correctly. 
As previously mentioned, a body cam is capable of capturing primary evidence in 
such a way that it is able to bring a compelling and an indisputable account of the 
circumstances at that time. This wil  not replace the needs to capture other types of 
evidence but wil  go a considerable way in reducing any ambiguities and should be 
considered as an addition to supporting NSL employee as they discharge their 
duties. 
As body cam systems and usage develops, any deployment outside of the above 
areas to be agreed with the council in advance, wil  be incorporated into the relevant 
protocols and procedures. 
Although the planned action involves a measure of public surveil ance, we recognise 
that BMW is privacy intrusive however with the stated safegards in pklace we believe 
that the use is justified for the fol owing reasons; 
• 
Al  of the information technologies that are to be applied in the course of the 
planned action are already wel  understood by the public or general technical 
specifications are readily available in the public domain; Staff wil  be trained and 
Page 8 
 

Version 1 – February 2014 
advised in less privacy intrusive methods.  
• 
The privacy impacts that could arise from the planned action are al  wel -
understood by NSL management and by the public;  
• 
There are established measures that we believe justify the use of BMW which 
include: 
  ICT Security have signed off the project  
  A statement of instructions is to be issued to NSL setting out our expectations 
in relation to their handling of images (including that recording of images must 
not take place continuously and that CEO staff wil  be trained accordingly 
  Al  CEO’s wil  wear based with signage advising members of the public that 
recording may take place and this is backed up by a privacy notice to be 
published on the WCC website 
  Quarterly compliance audits of NSL’s processes to be conducted 
 
• 
Al  of those measures are being applied within the planned action. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Previous assessments 
Include details of any previous privacy impact assessments that have been 
conducted or any other assessments 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Other relevant information 
 
It is proposed that NSL wil  deploy a Edesix body worn camera system on behalf of 
Warwickshire County Council.  
 
This Privacy Impact Assessment, (PIA), has been drawn up in line with the Privacy 
Page 9 
 

Version 1 – February 2014 
Impact Assessment handbook version 2.0 issued by the Information Commissioner’s 
Office. It is considered that this planned activity, due to its nature, the technology 
involved and the secure administrative process, requires a smal  scale PIA rather 
than a full scale PIA. This PIA only addresses the application of this equipment in an 
overt capture capacity. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Conclusions 
Include here an analysis of the content of this assessment, your conclusions in 
relation to whether the system should be put in place, whether further actions are 
required for the system to be put in place, whether there should be further 
restrictions placed on how the system is used, etc. 
The analysis of the assessment is that the Body Worn Camera System should be 
operational as soon as practical y possible for the fol owing reasons, 
 
• 
the provision of contemporaneous visual and audio recordings of enforcement 
activities 
• 
staff safety and protection 
• 
continuity of evidence in the event of criminal offences   
• 
complaint resolution 
• 
col eague training and development 
• 
traffic signage and equipment management. 
• 
work to address issues associated with the transparency of enforcement 
practices. 
This wil  help protect the officers in the execution of their duties and as previously 
mentioned, a body cam is capable of capturing primary evidence in such a way that 
it is able to bring a compelling and an indisputable account of the circumstances at 
that time. This wil  not replace the needs to capture other types of evidence but wil  
go a considerable way in reducing any ambiguities and should be considered as an 
addition to supporting NSL employee as they discharge their duties. Studies in other 
Authorities have concluded the use of body worn cameras substantial y reduces the 
conflict that Civil Enforcement Officers encounter on a regular basis.  
 
It is clear from this PIA that there is no reasonable alternative for achieving the 
stated purposes of the scheme other than by the use of body worn cameras. Whilst it 
is accepted that there is the potential for privacy intrusion, it is felt that with the 
necessary safeguards (details of which are referred to in the above section) in place 
and regular reviews of NSL’s compliance, any privacy intrusions can be mitigated to 
reasonable levels. The PIA wil  be subject to an annual review. 
 
 
Page 10 
 

Version 1 – February 2014 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Once completed (if not already done so), please refer this assessment to Legal 
Services for advice 
 
Officer responsible for the assessment 
Name 
Signed 
Dated 
15th April 2015 
 
Further actions required 
State what actions are required before the system can be put in place or remain in 
place 
Pre Implementation: 
 
(i) 
A document for subject access needs to be agreed internally as above. 
(ii) 
A written set of instructions to be agreed with NSL around the safe 
handling of images 
 
Post Implementation: 
 
(i) 
Quarterly reviews of NSL’s compliance to be undertaken by the nominated 
WCC Contracts Manager. Any concerns around compliance to be raised 
with Legal Services 
(ii) 
Annual reviews of the PIA to be conducted by WCC 
  
 
 
 
 
 
When the above actions have been completed the further actions must be 
signed as completed by the officer responsible for this assessment 
Signed 
 
Dated 
 
 
Page 11