This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Advanced CCTV'.


 
Short Form Standard Goods 
and Services Contract 
   
Schedule – General Terms and 
Conditions 
 
 

 
 
 
 
 

 
 
 
 

 
 
 
 
 
Version: 
5 
Date Issue: 
November 2020 
Reference: 
Short Form Standard Goods and Services Contract – Schedule  
Team: 
Warwickshire Legal Services 
Protective Marking:
 Public 
 
 

 

 
1. 
Definitions and Interpretation 
of  the  United  Kingdom  or  of  the  European  Union  insofar  as 
1.1      In this Contract the following terms have the meaning 
these are applicable to the United Kingdom. 
below: 
3.  
Contracts for Goods 
"Charges" means the price for the Goods and/or Services set 
3.1 
The Goods shall be to the reasonable satisfaction of 
out in the Contract Particulars and/or the Purchase Order  
the  Council, shall conform  to  any  particulars  specified  in  the 
"Contract" means the agreement between the Council and the 
Specification, Purchase Order and/or the Contract Particulars, 
Supplier  consisting  of  these  General  Terms  and  Conditions 
shall be free from defects and be fit and sufficient for all the 
and related Contract Preliminaries (including any Specification) 
purposes for which such Goods are ordinarily used and for any 
and/or Purchase Order but excluding any terms and conditions 
particular purpose made known to the Supplier by the Council. 
of sale and/or supply of the Supplier  
3.2 
The Goods shall be delivered to the location(s), and at 
Contract Particulars” means (if applicable) the particulars of 
the  times  and  dates  specified  in  the  Specification,  Purchase 
the Contract as set in the Contract Preliminaries 
Order and/or Contract Particulars, and time of delivery shall be 
"Council" means Warwickshire County Council of Shire Hall, 
of the essence.  If no times and dates are specified, the Goods 
Warwick CV34 4RL  
shall be delivered promptly following the date of this Contract.  
“Data  Protection  Legislation”  means  the  General  Data 
Except  where  otherwise  provided  in  the  Specification, 
Protection  Regulation  ((EU)  2016/679)  and  any  national 
Purchase  Order  and/or  Contract  Particulars,  delivery  shall 
implementing  laws,  regulations,  and  secondary  legislation 
include the unloading, stacking or instal ation of the Goods by 
(including the Data Protection Act 2018) and all applicable laws 
Supplier at such place as the Council shall reasonably direct.    
and  regulations  relating  to  processing  of  personal  data  and 
3.3   
Property and risk in the Goods shall without prejudice 
privacy 
to  any  other  rights  or  remedies  of  the  Council  pass  to  the 
“Default” means any breach of the obligations of the Supplier 
Council at the time of acceptance.  The Goods shall be packed 
under the Contract  
and  marked  in  a  proper  manner  and  in  accordance  with  the 
"Goods"  means  the  goods,  if  any,  to  be  supplied  by  the 
Council's  instructions,  any  statutory  requirements  and  any 
Supplier  and  identified  in  the  Contract  Particulars,  Purchase 
requirements of carriers. 
Order and/or the Specification 
3.4 
The  Council may  by  reasonable written  notice to the 
“Intellectual Property Rights” means any and all intellectual 
Supplier  reject  any  of  the  Goods  which  fail  to  meet  the 
property rights (or equivalent rights) of any nature anywhere in 
requirements  specified  herein,  and  shall  be  entitled  (without 
the world whether registered, registerable or otherwise 
prejudice  to  other  rights  and  remedies)  either  to  have  the 
Purchase  Order”  means  (if  applicable)  the  purchase  order 
Goods repaired or replaced (at the option of the Council) or to 
used by the Authority to place an order with the Supplier for 
treat the Contract as discharged and seek damages from the 
Goods and/or Services 
Supplier.   The  issue  by the  Council  of  a  receipt  note  for the 
"Services" means the services, if any, to be provided by the 
Goods  shall  not  constitute  any  acknowledgement  of  the 
Supplier  as  identified  in  the  Contract  Particulars,  Purchase 
condition or nature of those Goods. 
Order and/or Specification 
4.   
Contracts for Services 
“Specification” means the specification (if any) appended to 
4.1 
The Supplier shall provide the Services for the period 
the Contract Preliminaries 
specified  in  the  Contract  Particulars,  Purchase  Order  and/or 
"Supplier" means the person, firm or company with whom the 
the  Specification  in  accordance  with  the  Council’s 
Council enters into the Contract 
requirements as set out in the Contract Particulars, Purchase 
“Supplier  Participation  Agreement”  means  the  agreement 
Order and/or the Specification. Timely provision of the Services 
that  the  Council  and  the  Supplier  shall  enter  into  or  have 
shall be of the essence of the Contract, including in relation to 
entered  into  in  respect  of  early  payment  terms  (where 
commencing the provision of the Services. 
applicable) 
4.2 
The  Supplier  shall  perform  the  Services  with  all 
Tax”  means  Value  Added  Tax  (or  equivalent  tax),  customs 
reasonable  care,  skill  and  diligence,  and  in  accordance  with 
duties and any other taxes or duties 
good industry practice.  The Supplier warrants and represents 
1.2       References to any statutory provision, enactment, order, 
that all persons engaged by the Supplier for performance of the 
regulation or other similar instrument shall be construed as a 
Services  have  the  qualifications,  skill  and  experience 
reference  to  the  statutory  provision,  enactment,  order, 
necessary for the proper performance of the Services. 
regulation  or  instrument  (including  any  EU  instrument)  as 
4.3 
If  the  Council  informs  the  Supplier  that  the  Council 
amended,  replaced,  consolidated  or  re-enacted  from  time  to 
considers any part of the Services to be inadequate, without 
time  and  any  orders,  regulations,  codes  of  practice, 
prejudice  to  clause  4.5  below,  the  Supplier  shall  at  its  own 
instruments or other subordinate legislation made from time to 
expense  re-schedule  and  perform  the  work  correctly  within 
time under it.  
such reasonable time as may be specified by the Council.   
1.3      Unless the context otherwise requires, any reference to 
4.4 
Without  prejudice  to  the  Council’s  other  rights  and 
EU law that is directly applicable or directly effective in the UK 
remedies,  the  Supplier  shall  reimburse  the  Council  for  all 
at  any  time  (whether  or  not  “directly  applicable”  or  “directly 
reasonable costs incurred by the Council which have arisen as 
effective” is stated herein) is a reference to it as it applies in 
a  direct  consequence  of  the  Supplier’s  delay  in  the 
England  and  Wales  from  time  to  time  including  as  retained, 
performance of the Contract.  
amended, extended or re-enacted on or after the IP completion 
4.5 
In the event that the Council is of the opinion that there 
day  (as  defined  in  the  European  Union  (Withdrawal 
has been a Default by the Supplier in respect to the Services, 
Agreement)  Act  2020  (as  that  day  may  be  extended  by 
then  the  Council  may,  without  prejudice  to  its  other  rights 
agreement between the UK and the European Union)). 
herein:  (a)  make  such  deduction  from  the  Charges  as  the 
1.4       The words “include”, “includes” and “including” or similar 
Council  shall  reasonably  determine  in  respect  of such  of the 
are to be construed as if they were immediately followed by the 
Services as the Supplier has failed to provide; or (b) provide or 
words “without limitation”. 
procure the provision of part of the Services; or (c) terminate 
2. 
Supply of Goods and/or Services 
the Contract in respect of part of the Services only (whereupon 
2.1 
The Supplier shall provide the Goods and/or Services 
a corresponding reduction in the Charges shall be made)  and 
on the terms and conditions set out in the Contract.   Subject 
thereafter itself provide or procure a third party to provide such 
to the Supplier fulfilling its obligations under the Contract the 
part of the Services; and/or (d) terminate, in accordance with 
Council shall pay the Supplier in accordance with the terms of 
clause 19. 
the Contract. 
4.6 
The  Council  may  charge  to  the  Supplier  any  cost 
2.2 
In providing the Goods and/or Services, the Supplier 
reasonably  incurred  by  the  Council  and  any  reasonable 
shall  comply  with  and  take  into  account  all  applicable  laws, 
administration costs in respect of the provision of any part of 
enactments, orders, regulations and other similar instruments, 
the Services by the Council or by a third party to the extent that 
the requirements of any court with relevant jurisdiction and any 
such costs exceed the payment which would otherwise have 
local, national or supranational agency, inspectorate, minister, 
been payable to the Supplier for such part of the Services. 
ministry, official or public or statutory person of the government 
5. 
Charges 
Version: 5 
WCC - Public 
2 of 5 
 
 

 
5.1 
In consideration of the satisfactory performance of the 
and  shall  procure  that  all  of  its  employees,  agents,  servants 
Supplier’s obligations under the Contract by the Supplier, the 
and  sub-contractors  shall  likewise  comply  with  such 
Council shall pay the Charges. 
requirements.    The  Council  shall  provide  the  Supplier  upon 
5.2 
The Council shall pay the Supplier, in addition to the 
request copies of its written security procedures. The Council 
Charges, a sum equal to the Tax chargeable on the value of 
reserves  the  right  to  refuse  to  admit  to,  or  to  withdraw 
the  Goods  and/or  Services  provided  in  accordance  with  the 
permission to remain on, any of its premises, the Supplier or 
Contract. 
any  sub-contractor,  agent  or  servant  of  the  Supplier. 
5.3 
Subject  to  5.4,  payment  of  invoices  accepted  by  the 
11. 
Intellectual Property Rights   
Council will be made in cleared funds within 30 days of receipt 
11.1 
It shall be a condition of the Contract that the Goods 
and  agreement  of  invoices,  submitted  in  arrears,  for  work 
and/or Services wil  not infringe any Intellectual Property Rights 
completed to the satisfaction of the Council. 
of  any  third  party  and  the  Supplier  shall  fully  indemnify  and 
5.4 
Where  the  Supplier  has  agreed  to  enter  into,  or  has 
keep indemnified the Council against all actions, suits, claims, 
already entered into, a Supplier Participation Agreement, the 
demands,  losses,  charges,  costs  and  expenses  which  the 
Council  shall  pay  the  Supplier  any  sums  due  in  accordance 
Council may suffer or incur as a result of or in connection with 
with the Supplier Participation Agreement. 
any breach of this clause.  
5.5 
Wherever  under  the  Contract  any  sum  of  money  is 
11.2 
All Intellectual Property Rights in any specifications, 
recoverable from or payable by the Supplier, the Council may 
instructions,  plans,  drawings,  patents,  patterns,  models, 
unilaterally deduct that sum from any sum then due, or which 
designs or other material  prepared by or for the Supplier for 
at any later time may become due to the Supplier under the 
use,  or  intended  use,  in  relation  to  the  performance  of  the 
Contract  or  under  any  other  agreement  or  contract  with  the 
Contract shall belong to the Council. 
Council 
12. 
Assignment and Sub-Contracting   
5.6 
The  Council  shall  accept  and  process  an  electronic 
The Supplier shall not assign, sub-contract or in any other way 
invoice submitted by the Supplier, where it complies with the 
dispose  of  the  Contract  or  any  part  of  it  without  prior  written 
standard on electronic invoicing and is undisputed. For these 
consent of the Council.   
purposes, an electronic invoice complies with the standard of 
13. 
Waiver   
electronic  invoicing  where  it  complies  with  the  standard 
The failure to insist upon strict performance of any provision of 
referred to in the Public Procurement (Electronic Invoices etc.) 
the  Contract  or  to  exercise  any  right  or  remedy  shall  not 
Regulations 2019 (2019/624)
constitute a waiver of that right or remedy, no waiver shall be 
6. 
Interest 
effective  unless  it  is  expressly  stated  to  be  a  waiver  and 
Interest shall be payable on the late payment of any undisputed 
communicated to the other party in writing, and a waiver of any 
Charges  properly  invoiced  under  this  Contract  at  a  rate  per 
right  or  remedy  shall  not  constitute  a  waiver  of  any  right  or 
annum equivalent to 4% above the Bank of England base rate 
remedy  arising  from  any  other  or  subsequent  breach  of  the 
current  on  the  date  upon  which  such  Charges  first  become 
Contract. 
overdue.  The  Supplier  shall  not  suspend  the  supply  of  the 
14. 
Variation   
Services if any payment is overdue. 
 
The  Contract  shall  not  be  varied  or  amended  unless  such 
7. 
Notices   
variation or amendment is agreed in writing by the Council and 
Any notice which is to be given by either party to the other shall 
the Supplier. 
be given by letter (sent by hand, post, registered post or by the 
15. 
Severability   
recorded delivery service)or electronic mail (confirmed in either 
If  any  provision  of  the  Contract  is  held  invalid,  illegal  or 
case by letter), to Shire Hall, Warwick CV34 4RL in respect of 
unenforceable  for  any  reason  by  any  court  of  competent 
notices  to  the  Council  and  the  Supplier’s  registered  office  in 
jurisdiction, such provision shall be severed and the remainder 
respect of notices to the Supplier (unless otherwise agreed in 
of the provisions of the Contract shall continue in full force and 
writing  between  the  parties  during  the  Contract),  and  such 
effect  as  if  the  Contract  had  been  executed  with  the  invalid, 
notice or communication shall be deemed to have been given 
illegal or unenforceable provision eliminated.    
2 working days after the day on which the letter was posted, or 
16. 
Remedies Cumulative   
four hours, in the case of electronic mail or sooner where the 
Except  as  otherwise  expressly  provided  by  the  Contract,  all 
other  party  acknowledges  receipt  of  such  letters  or  item  of 
remedies available to either party for breach of the Contract are 
electronic mail. 
 
cumulative and may be exercised concurrently or separately, 
8. 
The  Contracts  (Rights  of  Third  Parties)  Act  1999  
and the exercise of any one remedy shall not be deemed an 
No person who is not a party to the Contract shall have any 
election of such remedy to the exclusion of other remedies. 
right to enforce any term of the Contract, which expressly or by 
17. Indemnity and Insurance 
implication,  confers  a  benefit  on  him  without  the  prior 
17.1 Neither party excludes or limits liability to the other party 
agreement in writing of both parties. 
for death or personal injury caused by its negligence or for any 
9.  
Information 
sharing 
and 
confidentiality 
breach of any obligations implied by Section 12 of the Sale of 
9.1 
When  required  to  do  so  by the  Council, the Supplier 
Goods  Act  1979  or  Section  2  of  the  Supply  of  Goods  and 
shall assist the Council at no additional charge in meeting its 
Services Act 1982. 
obligations under the Freedom of Information Act 2000 and/or 
17.2 The  Supplier  shall  indemnify  and  keep  indemnified  the 
the  Environmental  Information  Regulations  2004  or  any 
Council against injury (including death) to any persons or loss 
statutory  modification  or  re-enactment  thereof  of  any  related 
of or damage to any property which may arise out of the act 
guidelines or codes of practice. 
default  or  negligence  of  the  Supplier,  any  sub-contractor  or 
9.2 
The Supplier shall comply in all respects with the Data 
their respective employees or agents, and against all claims, 
Protection  Legislation  as  amended  and  will  indemnify  the 
demands,  proceedings,  damages,  costs,  charges  and 
Council  against  all  actions,  costs,  claims  proceedings  or 
expenses whatsoever in respect thereof or in relation thereto 
demands  that  may  be  brought  or  made  against  the  Council 
arising from the provision of the Goods and/or Services. 
under the Act which arises from the improper use, disclosure 
17.3 Without thereby limiting his responsibilities under clause 
or transfer of personal data by the Supplier. 
17.2 the Supplier shall before execution of the Contract insure 
9.3 
The  Supplier shall  keep  confidential  all  information 
with  a  reputable  insurance  company  against  all  loss  of  and 
belonging to or provided by the Council in connection with this 
damage  to  property  and  injury  to  persons  (including  death) 
Contract  and  shall  not  further  use  or  disclose  it  to  any  third 
arising  out  of  or  in  the  consequence  of  the  Supplier’s 
party without the express consent of the Council or except to 
obligations under the Contract and against all actions claims 
the extent permitted by law. 
demands costs and expenses in respect thereof. 
9.4 
The  Supplier  shall  enter  into  such  further  data 
17.4 Such insurance  in  respect  of clause  17.3 shall  be  for  a 
sharing  agreements  as  required  by  the  Council  from  time  to 
minimum of £10,000,000 (ten million pounds) in respect of any 
time.  
one act or default and the said insurance policy or policies shall 
10. 
Security 
be extended for the purpose of the Contract by endorsement 
The  Supplier  shall  comply  with  all  reasonable  security 
or otherwise so as effectually to indemnify the Council against 
requirements of the Council while on the Council’s premises, 
all  claims  aforesaid  and  copies  shall  be  produced  to  the 
Version: 5 
WCC - Public 
3 of 5 
 

 
Council together with the receipt or receipts for the premiums 
than a payment of money) if such delay or failure results from 
at such times as may be reasonably required by the Council. 
an event beyond the reasonable control of such party. If such 
17.5 The Supplier shall at its own costs procure and maintain 
event of force majeure continues for a period of 90 days either 
Employers  Liability  insurance  with  a  minimum  level  of 
party  may  terminate  this  Contract  by  notice  in  writing  to  the 
£10,000,000 per claim or series of claims. 
other party. The party suffering the event of force majeure shall 
17.6 If  so  required  the  Supplier  shall  procure  and  maintain 
take all reasonable steps to mitigate such delay or failure.  The 
during  the  currency  of  the  Contract  a  policy  of  professional 
Supplier  cannot  claim  relief  if  the  event  is  one  which,  in 
indemnity insurance to cover its liability under the Contract in 
accordance  with  best  practice  prevailing  in  the  relevant 
respect to the Services with a minimum level of indemnity of 
industry, the Supplier should have foreseen and provided for 
£2,000,000 per claim or series of claims.  The Supplier shall 
the cause in question.    
maintain insurance at this level for a period of six years after 
22. 
Governing Law   
the end of this Contract and shall notify the Council in writing 
This  Contract  shall  be  governed  by  and  interpreted  in 
immediately should such insurance cover cease. 
accordance  with  English  law  and  the  parties  submit  to  the 
17.7 If  so  required  the  Supplier  shall  procure  and  maintain 
exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales. 
during the currency of this Contract a policy of product liability 
23. 
Entire Agreement   
insurance to cover its liability under the Contract in respect of 
The  Contract  constitutes  the  entire  agreement  between  the 
the Goods with a minimum level of indemnity of £10,000,000 
parties  for  the  Goods  and/or  Services.    The  Contract 
per  claim  or  series  of  claims.    The  Supplier  shall  maintain 
supersedes  all  prior  negotiations,  representations  and 
insurance at this level for a period of six years after the end of 
undertakings, whether written or oral, except that this clause 
this Contract and shall notify the Council in writing immediately 
shall  not  exclude  liability  in  respect  of  any  fraudulent 
should such insurance cover cease. 
misrepresentation.  
17.8 If so required the Supplier will procure and maintain during 
24. 
Anti-bribery and Corruption  
the  currency  of  this  Contract  a  policy  of  motor  insurance  to 
The Council may terminate the contract and recover from the 
cover its liability arising out of the use of any vehicle in relation 
Supplier the amount of any loss resulting from the termination 
to the Contract and in respect of damage to property and injury 
if at any time it becomes known to the Council that the Supplier 
to persons.  With respect to damage to property there shall be 
or any person employed by the Supplier or acting on his behalf 
a  minimum  policy  limit  of  £5,000,000  per  claim  or  series  of 
whether  with  or  without  the  knowledge  of  the  Supplier  has: 
claims arising from any one incident.  With respect to injury to 
24.1 
Offered,  given  or  agreed  to  give  any  inducement  or 
persons the level of cover shall be unlimited. 
reward  to  any  person  or  body  in  relation  to  the  obtaining  or 
17.9 
If so required the Supplier shall furnish the Council with 
execution  of  this  Contract  or  any  other  contract  with  the 
certificates of insurance together with the receipt or receipts for 
Council; 
premiums evidencing that the relevant insurances are in force 
24.2 
Favoured  or  discriminated  against  any  person  in 
17.10  In no event shall either party be liable to the other for: 
relation to this Contract or any other contract with the Council 
17.10.1  indirect or consequential loss or damage; and/or 
24.3 
Committed an offence in relation to any contract with 
17.10.2  loss  of  profits,  business,  revenue,  goodwill  or 
the Council under section 117(3) Local Government Act 1972 
anticipated savings. 
or the Bribery Act 2010; 
18. 
Termination on bankruptcy or insolvency   
24.4 
Communicated to  any  person  other  than the  Council 
The  Council  may  terminate  the  Contract  by  notice  in  writing 
the  details  of  the  Supplier’s  proposed  tender  (other  than  in 
with  immediate  effect  where:-  a  petition  is  presented  for  the 
confidence  in  order  to  obtain  quotations  necessary  for  the 
Supplier's bankruptcy, or a bankruptcy order is made against 
preparation of the Supplier’s tender) 
the  Supplier,  or  the  Supplier  makes  any  composition  or 
24.5 
entered into any agreement or arrangement with any 
arrangement  with  or  for  the  benefit  of  creditors,  or  if  the 
person or body that he shall refrain from tendering or as to the 
Supplier  passes  a  resolution  for  winding  up  or  dissolution 
amount of any proposed tender. 
(otherwise  than  for  the  purposes  of  and  followed  by  an 
25. 
Staff Vetting  
amalgamation or reconstruction) or an application is made for 
25.1.  The Supplier shall ensure that in respect of any of its 
an administration order in relation to it, or any party gives or 
servants,  employees,  agents  or  subcontractors  whom  in 
files notice of intention to appoint an administrator of it or such 
performing  Services for  the  Council  under this  Contract may 
an administrator is appointed, or the court makes a winding-up 
come into contact with children or vulnerable adults: 
order,  or  an  administrative  receiver,  receiver,  manager  or 
25.1.1  all  such  individuals  are  subject  to  a  valid  standard 
supervisor  is  appointed  by  a  creditor  or  by  the  court,  or  the 
disclosure  check  undertaken  through  the  Disclosure 
Supplier is unable to pay its debts within the meaning of section 
and Barring Service (DBS); and  
123 of the Insolvency Act 1986, or the Supplier applies to court 
25.1.2  the level and validity of the checks under this clause 
for, or obtains, a moratorium under Part A1 of the Insolvency 
25.1 for each member of staff are monitored; and 
Act 1986, or any similar event occurs under the law of any other 
25.1.3  no  person  who  is  barred  from,  or  whose  previous 
jurisdiction within the United Kingdom. 
conduct or records indicate that he or she would not be 
19
Termination on Default 
suitable to carry out the Services or who may otherwise 
The  Council  may  terminate  the  Contract,  or  terminate  the 
present  a  risk  to  service  users  is  employed  by  the 
provision  of  any  part  of  the  Contract  by  written  notice to  the 
Supplier  and/or  provides  services  on  behalf  of  the 
Supplier with immediate effect if the Supplier commits a Default 
Supplier.  
and if: (a) the Supplier has not remedied the Default within 30 
25.2.  The  Supplier  shall  immediately  notify  the  Council  of 
days after issue of a written notice specifying the Default and 
any information that it reasonably requests to enable it to be 
requesting it to be remedied; or 
(b)  the  Default  is  not 
satisfied that the obligations of this clause 25 have been met. 
capable of remedy; or (c) the Default is a fundamental breach 
25.3.  The Supplier shall refer information about any person 
of the Contract. 
carrying  out  the  Services  to  the  DBS  where  it  removes 
20. 
Consequences of Termination     
permission for such person to carry out the Services (or would 
Where the Council terminates all or part of the Contract under 
have, if such person had not otherwise ceased to carry out the 
clause 19, and makes other arrangements for the provision of 
Services) because, in its opinion, such person has harmed or 
Goods and/or Services, the Council shall be entitled to recover 
poses a risk of harm to the children and/or vulnerable adults.   
from the Supplier the cost of making those other arrangements 
26. 
Modern Slavery Act 2015 
and  any  additional  expenditure  incurred  by  the  Council 
The Supplier shall comply with the Modern Slavery Act 2015 
throughout the remainder of the contract period, and no further 
and where applicable implement a due diligence procedure for 
payments shall be payable by the Council to the Supplier until 
its own suppliers, subcontractors and other participants in its 
the Council has established the final cost of making those other 
supply  chain  to  ensure  that  there  is  no  slavery  or  human 
arrangements. 
trafficking in its supply chain. 
21. 
Force Majeure   
27 
Equality in Contracting 
Neither party shall be liable to the other party for any delay in 
or failure to perform its obligations under the Contract (other 
Version: 5 
WCC - Public 
4 of 5 
 

 
27.1 
The  Supplier  shall  comply  with  all  current  legislation 
30.3 
Where  the  Supplier  may  be  a  transferee  for  the 
relating  to  non-discrimination  and  equality  in  employment 
purposes of TUPE, the Supplier should seek independent legal 
(including but not limited to the Equality Act 2010): 
advice  as  to  whether  TUPE  will  be  likely  to  apply  to  the 
27.2 
Where any investigation is undertaken by a person or 
Contract.    In  such  cases,  the  Council  wil   be  neither  the 
body  empowered  to  conduct  such  investigation  and/or 
transferee  or  transferor  for  the  purposes  of  TUPE,  the 
proceedings  are  instituted  in  connection  with  any  matter 
application  of  TUPE  is  a  matter  for  outgoing  and  incoming 
relating to the Supplier being in contravention of any equalities 
employers to clarify with their legal advisers. 
legislation, the Supplier shall, free of charge: 
30.4 The Council and the Supplier acknowledge and agree that 
27.2.1  provide to the Council any information requested by it 
the return or transfer of al  of the Service to the Council and/or 
within the prescribed timescale; 
to a successor supplier fol owing termination of this Contract 
27.2.2  attend  any  meetings  as  required  and  permit  any 
(including  termination  by  effluxion  of  time  on  the  Contract 
servants, employees, agents or sub-contractors to attend the 
expiry date) may give rise to a transfer under TUPE. 
same; 
30.5 
At any time during the period of 12 months preceding 
27.2.3  promptly  al ow  access  to  and  investigation  of  any 
the Contract expiry date or at any other time after the Council 
documents or data deemed to be relevant; 
has given notice to terminate this Contract, the Supplier shall 
27.2.4  allow  any  servants,  employees,  agents  or  sub-
and in the case of Supplier’s employees employed by a sub-
contractors  to  appear  as  witnesses  in  any  ensuing 
contractor  shall  use  reasonable  endeavours  to  procure  that 
proceedings; and 
such sub-contractor shall subject to any restrictions imposed 
27.2.5  cooperate ful y and promptly in every way required by 
by law including the Data Protection Legislation: 
the  person  or  body  conducting  such  investigation  during  the  
30.5.1 
fully and accurately disclose to the Council within 10 
course of that investigation. 
Working Days of a written request from the Council a list of exit 
27.3 
Where any investigation is conducted or proceedings 
transferring  employees  together  with  the  ‘workforce 
are brought under equalities legislation which arise directly or 
information’  and  the  Supplier’s  employees’  terms  and 
indirectly out of any act or omission of the Supplier, its servants, 
conditions which apply to the exit transferring employees (“all 
employees,  agents  or  sub-contractors,  and  where  there  is  a 
of  which  is  collectively  termed  “the  Exit  Information”)  and 
finding  against  the  Supplier  in  such  investigation  or 
shall permit the Council to supply the Exit Information to any 
proceedings,  the  Supplier  shall  indemnify  the  Council  with 
tenderer for the Service, and the Supplier: 
respect to al  costs, charges and expenses (including legal and 
30.5.1.1   warrants  that  the  Exit  Information  provided  under 
administrative  expenses)  arising  out  of  or  in  connection  with 
clause  30.5.1  shall  be  true,  complete  and  accurate  in  all 
any related loss the Council may suffer including the payment 
material respects; and 
of costs, expenses or compensation to any third party. 
30.5.1.2  shall supply the Exit Information in Microsoft Word or 
27.4 
The  Council may  cancel this  Contract  and  any  other 
Excel format or other format approved by the Council. 
contracts entered into with the Supplier or discount the Supplier 
30.6 
The Supplier shall co-operate in the orderly transfer 
from any ongoing procurement process involving the Council if 
of  employment  of  the  transferring  employees  if  and  to  the 
at any time the Supplier is found to be in contravention of any 
extent reasonably requested by the Council, including without 
equalities legislation.  
limitation  complying  with  al   reasonable  instructions  from  the 
27.5 
The  Supplier  warrants  that  the  information, 
Council  with  regard  to  arrangements  connected  with  the 
representations and other information provided to the Council 
termination or partial termination of this Contract and taking all 
by the Supplier in connection with or arising out of this Contract 
reasonable  steps  to  mitigate  any  costs  which  the  Council 
are true and complete in all material respects. 
and/or any successor supplier and/or any sub-contractor may 
28.  
Counter-Terrorism 
incur  as  a  result  of  termination  or  partial  termination  of  this 
The  Supplier  shall  comply  with  the  Counter-Terrorism  and 
Contract. 
Security Act 2015 and have due regard for the Council’s duties 
30.7 
During the 12 months preceding the Contract expiry 
under section 26 of that Act in performing its obligations under 
date or at any other time after the Council has given notice to 
this Contract, including (where appropriate) providing training 
terminate  the  Contract  the  Supplier  shall  not  and  shall  use 
to its personnel to ensure that they are aware of such duties.  
reasonable  endeavours  to  procure  that  any  sub-contractor 
The Supplier shall raise any concerns regarding extremism or 
shall  not  materially  amend  or  promise to  amend the  rates  of 
terrorism with the Council. 
remuneration  of  or  hours  to  be  worked  by  or  otherwise 
29.  
Break 
materially vary the Supplier’s employees terms and conditions 
Notwithstanding  any  other  provision  of  this  Contract,  if 
(including such terms and conditions which apply to entitlement 
specified  in  the  Contract  Particulars  and/or  Purchase  Order, 
of membership of, contributions to, or pension accrual under, 
the  Council  may  terminate  this  Contract  after  giving  the 
any  statutory,  occupational  or  personal  pension  scheme)  of 
specified notice to the Supplier. 
any of the Supplier’s employees who are or will be engaged 
30. 
Transfer  of  Undertakings  and  Protection  of 
wholly  or  partially  in  providing  the  Services  or  materially 
Employment Regulations 2006 
increase  the  number  of  employees  performing  the  Services 
30.1 
The attention of the Supplier is drawn to the Transfer 
and/or recruit any of the Supplier’s employees for employment 
of Undertaking (Protection of Employment) Regulations 2006 
in connection with, or assign any additional employee to, the 
(“TUPE”).    In  some  cases  where  services  awarded  to  a 
provision of the Services under the Contract; 
contractor  are  subsequently  awarded  or  assigned  to  a  new 
without  the  prior  written  agreement  of the  Council,  not to  be 
contractor,  such  a  transfer  of  work  may  constitute  a  'service 
unreasonably withheld or delayed. 
provision change' for the purposes of TUPE.  
31. Precedence of Contractual Documents 
30.2 
TUPE  provides  that  where  there  is  a  service 
Where  this  Contract  consists  of  both  a  Purchase  Order  and 
provision  change,  the  new  employer  takes  over  any 
Contract Preliminaries, in addition to these General Terms and 
employment liabilities and the responsibility for the contracts of 
Conditions, then in the event of any conflict or inconsistency 
employment  of  the  employees,  who  then  transfer  on  their 
between  those  documents,  the  Contract  Preliminaries  shall 
previous terms and conditions of service. 
take precedence over the Purchase Order.  
 
Version: 5 
WCC - Public 
5 of 5