This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Information on facilities management service provision'.

 
 
 
 
REF:  TKATFOI082102 
Refusal Notice – Section 12 Freedom of Information Act 2000 
 
Section 12 of the Freedom of Information Act 2000 allows a public authority to 
refuse a request if the cost of providing the information to the applicant would 
exceed the ‘appropriate limit’ as defined by the Freedom of Information and 
Data Protection (Appropriate Limit and Fees) Regulations 2004: 
 
“12 Exemption where cost of compliance exceeds appropriate limit 
 
(1) Section 1(1) does not oblige a public authority to comply with a request 
for information if the authority estimates that the cost of complying with the 
request would exceed the appropriate limit”. 
 
The Regulations provide that the appropriate limit to be applied to requests 
received by public authorities is £450. In estimating the cost of complying 
with a request for information, an authority can only take into account any 
reasonable costs incurred in: 
 
“(a) determining whether it holds the information, 
 
(b) locating the information, or a document which may contain the 
information, 
 
(c) retrieving the information, or a document which may contain the 
information, and 
 
(d) extracting the information from a document containing it”. 
 
For the purposes of the estimate the costs of performing these activities 
should be estimated at a rate of £25 per person, per hour. 
 
We believe that it would take a considerable amount of time to extract and collate 
the information requested.  Some of the information you have requested would be 
held on our central system and some at our individual academies, currently summing 
some 45 establishments.  Each academy would have to assign a staff member to 
search records not held on the central system for the information going back several 
years.  As per your request, this will require first ascertaining if the document falls 
into the scope of your request, i.e. a facilities management contract, then 
interrogating the document for the remainder of the information you require. 

If each staff member took only an hour to collate the data, the costs would still 
exceed £1000, more than double the appropriate limit.  Considering the request 
itself, we do not believe we would be able to provide you with any meaningful 
information within the appropriate limit. 
 
As a result, we are refusing parts of your request under section 12 of the Freedom of 
Information Act 2000