This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Own Initiative Report ~ PIP - Advice from External Adviser pt2'.


OFFICIAL – SENSITIVE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
26 August 2021 
PRIVATE & CONFIDENTIAL  
Ms Lizzie Carlisle 
By way of email - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  
 
 
Dear Ms Carlisle 
Information request ref: IR20210026 
I refer to your email received by this office on 29 July 2021. You have requested the 
following information: 
 
“Please advise: 
1.  The date when the External Advisor was requested to appraise the 
investigative methodology used in the investigation. 
2.  The date on which the External Advisor provided the appraisal referred to in 
the report to the Ombudsman. 
3.  Details, including dates, advertisements, supporting procurement and contract 
documents, for the process fol owed relating to the appoint of the External 
Advisor.” 
 
In considering your request for information, I have reviewed the files and records 
which contain the applicable information. I have also considered the fol owing pieces 
of legislation:  
 
  The Public Services Ombudsman Act (Northern Ireland) 2016 (‘the 2016 
Act’)  
  The Freedom of Information Act 2000 (‘FOIA 2000’)  
  The Data Protection Act 2018 (‘the DPA 2018)  
  The General Data Protection Regulation (‘the GDPR’)  
 
Your email has been treated as an information request under section 1(1) of the FOIA 
2000. 
 
 
My response 
 
Fol owing consideration of your request for information, I have established that the 
material below provides the information you seek.  
 

OFFICIAL – SENSITIVE 
 
Request 1 - The date when the External Advisor was requested to appraise the 
investigative methodology used in the investigation 
 
The External Advisor was appointed on 26 January 2021  
 
 
Request 2 - The date on which the External Advisor provided the appraisal referred 
to in the report to the Ombudsman. 
 
The External Advisor provided the appraisal referred to in the report on 14 February 
2021 
 
 
Request 3 - Details, including dates, advertisements, supporting procurement and 
contract documents, for the process followed relating to the appoint of the External 
Advisor 
 
The External Advisor was appointed using a direct award contract (‘DAC’).  The DAC 
was authorised by the Ombudsman as the NIPSO Accounting Officer. This means 
the provider was selected without competition.  Where there are convincing reasons 
DAC's are an appropriate and acceptable method for procurement. A DAC was 
considered to be the most suitable and appropriate method in respect of this 
engagement of an External Advisor.  All DAC's require the approval of the NIPSO 
Accounting Officer, who wil  sign off on them.   
 
The DAC was justified for technical reasons. Owing to the specific and detailed prior 
knowledge and experience of the provider in respect to the technical area of the 
investigation, and their availability within the necessary timeframe to provide an 
independent and impartial opinion on an urgent and highly contentious investigation. 
It was not possible for this service to have been obtained from any other external 
source within timeframe required.  This was the Ombudsman's rationale in 
considering a DAC to be the most appropriate method for the appointment of the 
External Advisor in this investigation.  The Ombudsman approved and signed off on 
this engagement.  The DAC was awarded in accordance with CPD Policy Guidance 
Note 03/11. 
 
A PDF copy of the covering letter to the External Advisor and their contract have 
been attached to my response.  Personal data details have been redacted in 
accordance with section 40(2) FOIA 2000 as it relates only to personal data. 
 
 
 
Conclusion  
 
As explained above, I trust the information provided to you in this letter satisfies your 
request.   
 
If you are not satisfied with this response to your request, you may ask for an internal 
review within two calendar months of the date of this letter. You should contact:  
 
Mr John McGinnity  

OFFICIAL – SENSITIVE 
 
Director of Corporate Services  
Northern Ireland Public Services Ombudsman’s Office  
Progressive House  
33 Wel ington Place  
Belfast  
BT1 6HN  
Email: xxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx  
 
If you are not content with the outcome of any internal review requested by you, you 
then have the right to apply directly to the Information Commissioner for a decision. 
The Information Commissioner can be contacted at:  
 
Information Commissioner’s Office  
Wycliffe House  
Water Lane  
WILMSLOW  
Cheshire  
SK9 5AF  
 
Yours sincerely 
 
Gregory Smyth 
 
Gregory Smyth 
Legal Officer 
 
ENC