This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Said Business School/Oxford University'.


INFORMATION COMPLIANCE TEAM 
University Offices, Wellington Square, Oxford OX1 2JD 
 
 
Ref. FOI/202107012/1 
10 August 2021 
Reply to request for information under the Freedom of Information Act  
Your ref 
Email of 12 July 2021 
Request 
Please could you provide copies of all minutes of meetings held between Said Business 
School and HS2Ltd for the years 2015 and 2016. 
 
Dear Ms Colclough 
I write in reply to your email of 12 July requesting the above information.  
 
The Saïd Business School (SBS) has not held any meetings with HS2 Ltd in the years requested at which there 
was central, ‘corporate’ representation from the SBS as an institution. SBS does not hold a central record of all 
meetings attended by individual members of staff and so the only way to answer your request definitively would 
be to survey all staff. However, given that SBS has over 400 employees, we estimate that the time required to 
determine whether the information is held, and, if so, to locate and extract it, would exceed the maximum time 
that a public authority is required to spend on a single request, namely, 18 hours. We are therefore refusing 
your request under section 12 of the Freedom of Information Act (FOIA). Section 12 allows a public authority 
to refuse a request for information if the authority estimates that the cost of complying with it would exceed 
the ‘appropriate limit’ prescribed in the Freedom of Information and  Data Protection (Appropriate Limit and 
Fees) Regulations 2004 (the ‘Regulations’). The appropriate limit for universities is £450, which, because the 
Regulations fix staff costs at £25 an hour, corresponds to a time limit of 18 hours or just over two working days. 
 
The University is mindful of its obligation under section 16 of the FOIA to provide advice and assistance. It may 
be  possible  to  provide  information  up  to  the  appropriate  limit  relating  to  meetings  which  have  taken  place 
between specific individuals or departments within SBS. If you would like to submit a new request on this basis 
please feel free to contact us. Further information on the structure and research of the SBS can be found here: 
https://www.sbs.ox.ac.uk/about-us/school 
 
INTERNAL REVIEW 
 
If  you  are  dissatisfied  with  this  reply,  you  may  ask  the  University  to  review  it,  by  writing  to  the  Head  of 
Information Compliance at xxx@xxxxx.xx.xx.xx. A request for internal review should be submitted no later than 
40 working days from the date of this letter. 
 
THE INFORMATION COMMISSIONER 
 
If, after the internal review, you are still dissatisfied, you have the right under FOIA to apply to the Information 
Commissioner for a decision as to whether your request has been dealt with in accordance with the FOIA. You 
can do this online using the Information Commissioner’s complaints portal. 
 
Yours sincerely 
 
Information Compliance Team