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Information Rights Team 
Post Office Limited 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
20 Finsbury Street 
 
London EC2Y 9AQ 
 
 
 
Your reference:  
 
Our reference: FOI2021/00620 
 
 
Ash Hill  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
26 July 2021 

 
Dear Ash Hill, 
 
Freedom of Information Request – FOI2021/00620 
 
I am writing in response to your email received by Post Office Limited (“Post Office”) 
on 12 July, which I am dealing with under the terms of the Freedom of Information 
Act 2000 (“FOIA”).  
 
In your email you have requested the following information: 
 
I would be grateful if you could provide me with the following information under 
current Freedom of Information legislation: 
 
Any usage manuals, training guides or materials on the Horizon Point-of-Sale system 
or any electronic point-of-sale systems used by the Post Office. 

 
I confirm that Post Office holds information responsive to your request. However, it is 
estimated that the cost of complying with your request would exceed the “appropriate 
costs limit” and Post Office is not obliged to process your request in these 
circumstances by virtue of section 12 of FOIA. Please therefore treat this letter as a 
refusal notice. I set out our reasons for this decision in further detail below. 
 
The “appropriate cost limit” for Post Office is £450.When estimating costs for the 
purpose of this limit, the rate of £25 per person per hour is usedand so £450 
represents the cost of one person at Post Office carrying out 18 hours of work. 
However, the 18 hours of work can only relate to carrying out the following “permitted 
activities” in complying with the request:3 
(i) determining whether the information is held;   
(ii) locating the information, or a document containing it;   
(iii) retrieving the information, or a document containing it; and   
(iv) extracting the information from a document containing it.   
 
We estimate that to search through our records in order to determine whether the 
information is held, locate the information, or documents containing it, and extract the 
requested information from our records given the volume of documents involved 
would take significantly longer than 18 hours.  In response to your request, we 
conducted some preliminary searches and enquiries. From this, we understand that 
the information you have requested would be contained in records that cover a 
number of topics. Bearing this in mind, our preliminary searches relating solely to the 
Horizon Online Help returned over 19,000 files. Each of these files would need to be 
reviewed and any relevant information extracted. Post Office would clearly be unable 
to do so within 18 hours. 
 
1 See regulation 3(3) of the Fees Regulations. 
2 See regulation 4(4) of the Fees Regulation. 
3 See regulation 4 of the Fees Regulations. 
 
Public 
 


 
 
As Post Office estimates that the “appropriate costs limit” would be exceeded, we are 
not obliged to process your request further in accordance with section 12 of FOIA.  
 
In accordance with our duty under section 16 of FOIA to provide reasonable advice 
and assistance, we have considered whether it would be possible to narrow your 
request in order to bring it within the costs limit.  For example, we may be able to 
provide the user guide for the Self Service Kiosks (SSK’) within the 18 hours, however 
due to the nature of the on-line Horizon guide and how it is structured this would 
again fall within the cost limit if you were to limit your request to the Horizon system 
only. 
 
Notwithstanding that, should you choose to submit a refined request, Post Office will 
treat this as a new request for information and consider it in accordance with FOIA, in-
cluding whether any exemptions apply.  
 
If you have any queries about this response, please contact me. Do remember to 
quote the reference number above in any future communications. 
 
I am sorry I could not provide you with the information you requested on this 
occasion, however if you are dissatisfied with the handling of this response, you do 
have a right to request an internal review. You can do this by writing to the address 
below stating your reasons for your internal review request.  
 
Information Rights Team 
Post Office Limited 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
20 Finsbury Street 
London EC2Y 9AQ  
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx    
 
If, having requested an internal review by Post Office, you are still not satisfied with 
our response you also have a right of appeal to the Information Commissioner at:  
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire SK9 5AF  
Telephone: 0303 123 1113 
https://ico.org.uk  
 
Yours sincerely, 
 
 
Jackie Lawrence  
Information Rights Team 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx  
http://corporate.postoffice.co.uk/secure-corporate/about-us/access-to-information/   
 
Post Office Limited is committed to protecting your privacy, information about 

how we do this can be found on our website at www.postoffice.co.uk/privacy