Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Nepro3 Supplier Variations'.


 
 
 
North East Procurement Organisation 
Guildhall 
Quayside 
Newcastle upon Tyne 
 
NE1 3AF 
Telephone:  0191 433 5949 
Email: xxxxxxxxxx@xxxx.xxx 
 
Jonathan Brown (sent by email) 
                                                                
6th July 2021 
 
Dear Mr Brown, 
 
Freedom of Information Request. 
 
I refer to your request of NEPRO(3) Supplier Variations 
 
Your initial request was: 
 
Dear North East Procurement Organisation, 
 
I would be most grateful if you would provide me, under the Freedom of 
Information Act, details in respect to the contract below. 
 
NEPRO3 (Specialist Professional Services) 
 
The details I require are: 
 
•  How many suppliers, or sub-contractors, have variations to the 
standard Services Supply Agreement including but not limited to 
Clauses 6.1, 8.8 and 13.1? 
 
•  Where variations have been agreed how many suppliers would be 
categorised as an SME (Small Medium Enterprise)? 
 
With specific regard to the Neutral Vendor Managed Service fee of 5%: 
 
•  How many suppliers receive a reduction of the fee? 
 
•  What level of reduction has been agreed with suppliers and is the 
reduction the same for all suppliers regardless of project size/invoiced 
value? 
 
•  How does the reduction scheme work?  
 
o  Does it only apply for direct awards or for all types of procurement? 
 

o  If it applies to a competitive process does the reduction scheme apply 
to all suppliers invited to bid or is the reduction scheme restricted to 
“Strategic” suppliers or a limited number of suppliers? 
 
o  If the reduction scheme only applies to a limited number of suppliers 
what criteria has been used to select them for the scheme? 
 
o  If this only applies to limited number of suppliers how does NEPO 
justify this process given that is clearly a violation of the Treaty 
principles as it is clearly unfair. 
 
To be clear when I state "reduction scheme" this includes any sort of payment 
to a supplier either by rebate, dividend, refund or direct or indirect reduction of 
invoiced fees or any other similar process which ultimately will give a supplier 
an unfair advantage over other suppliers not in receipt of a fee reduction 
 
Yours faithfully, 
 
Jonathan Brown 
 
 
NEPO’s response: 
 
Thank you for your Freedom of Information request received 8th June 2021.  
 
Please see NEPOs response to your questions below:  
 
•  How many suppliers, or sub-contractors, have variations to the 
standard Services Supply Agreement including but not limited to 
Clauses 6.1, 8.8 and 13.1? 

 
The SSA (and SDA under NEPRO3) sits between Bloom Procurement 
Services Ltd and the supplier(s) – two private sector organisations. This is not 
an agreement NEPO is a party to. Therefore, this question is not covered by 
the Freedom of Information Act. 
 
•  Where variations have been agreed how many suppliers would be 
categorised as an SME (Small Medium Enterprise)? 
 
The SSA (and SDA under NEPRO3) sits between Bloom Procurement 
Services Ltd and the supplier(s) – two private sector organisations. This is not 
an agreement NEPO is a party to. Therefore, this question is not covered by 
the Freedom of Information Act. 
 
 
With specific regard to the Neutral Vendor Managed Service fee of 5%: 
 
 
 
 

•  How many suppliers receive a reduction of the fee? 
 
The question relates to Bloom Procurement Services Ltd and the supplier(s) – 
two private sector organisations. This is not an agreement NEPO is a party to. 
Therefore, this question is not covered by the Freedom of Information Act. 
 
•  What level of reduction has been agreed with suppliers and is the 
reduction the same for all suppliers regardless of project size/invoiced 
value? 
 
The question relates to Bloom Procurement Services Ltd and the supplier(s) – 
two private sector organisations. This is not an agreement NEPO is a party to. 
Therefore, this question is not covered by the Freedom of Information Act. 
 
•  How does the reduction scheme work?  
 
The question relates to Bloom Procurement Services Ltd and the supplier(s) – 
two private sector organisations. This is not an agreement NEPO is a party to. 
Therefore, this question is not covered by the Freedom of Information Act. 
 
o  Does it only apply for direct awards or for all types of procurement? 
 
The question relates to Bloom Procurement Services Ltd and the supplier(s) – 
two private sector organisations. This is not an agreement NEPO is a party to. 
Therefore, this question is not covered by the Freedom of Information Act. 
 
o  If it applies to a competitive process does the reduction scheme apply 
to all suppliers invited to bid or is the reduction scheme restricted to 
“Strategic” suppliers or a limited number of suppliers? 
 
The question relates to Bloom Procurement Services Ltd and the supplier(s) – 
two private sector organisations. This is not an agreement NEPO is a party to. 
Therefore, this question is not covered by the Freedom of Information Act. 
 
o  If the reduction scheme only applies to a limited number of suppliers 
what criteria has been used to select them for the scheme? 
 
The question relates to Bloom Procurement Services Ltd and the supplier(s) – 
two private sector organisations. This is not an agreement NEPO is a party to. 
Therefore, this question is not covered by the Freedom of Information Act. 
 
o  If this only applies to limited number of suppliers how does NEPO 
justify this process given that is clearly a violation of the Treaty 
principles as it is clearly unfair. 

 
When operating NEPRO(3), Bloom Procurement Services Ltd is bound by 
terms of the Agreement that sits between them and NEPO. This is based 
entirely on the tendered specification, which is in line with the Treaty 
Principles. 
 

To be clear when I state "reduction scheme" this includes any sort of payment 
to a supplier either by rebate, dividend, refund or direct or indirect reduction of 
invoiced fees or any other similar process which ultimately will give a supplier 
an unfair advantage over other suppliers not in receipt of a fee reduction 
 
Noted. 
 
RIGHT TO REVIEW  
You may apply to the Managing Director, Guildhall, Quayside, Newcastle 
upon Tyne, NE13AF, for an internal review of the decision. This will be a fresh 
consideration of your request by a more senior officer. If you wish to request a 
review must do this in writing within 40 days of receipt of this letter.  
Following the internal review if you are still unhappy you have a right of 
appeal to the Information Commissioner as specified below.  
You may apply under Section 50 of the Act to the Information Commissioner 
at the address given below   
Information Commissioner, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire 
SK9 5AF  
For a decision whether, in any specified respect, a request for information 
made by you to the Department/office has been dealt with in accordance with 
the requirements of Part 1 of the Act.  
The Information Commissioner shall consider the matter fully and make a 
fresh decision. 
Yours Sincerely  
North East Procurement Organisation Governance Team.