This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Pharmacy Technical Services Management and Staffing'.











 
 
 
 
WeCare about our ambition for excellence 
Our WeCare values shape everything that we do, every single day. They are visible in every 
interaction we have with each other, our patients, their families and our partners. 
 
WeCare about everything from the appointment letters our patients receive, to the state of 
our facilities when they walk through the door, to the care and compassion they receive 
when they are discharged. WeCare that the people who join our trust will hold the same 
values as we do, so our values are embedded within our recruitment and selection 
processes. WeCare that you feel valued working here, so our values also guide our training 
and development and performance and talent management. WeCare about working with 
suppliers that live and breathe our values too. 
 
We have come a long way on our journey to delivering safe and compassionate care. By 
embracing these values as the way we behave around here, we will achieve our ambition for 
excellence. 
 
 




 
1.   Job Particulars 
 
Job Title 
Business Development Unit Manager 
Pay Band 
Band 7 
Location 
Royal London Hospital 
Reports to 
Pharmacy Performance and Business Manager 
Responsible to 
Group Chief Pharmacist 
 
 
2.  Job Purpose 
 
The post holder will carry out a range of duties to support the delivery of high quality, patient 
focused, pharmaceutical care.  
 
The  key  focus  of  this  role  is  to  manage  the  business  administration  elements  of  the 
Pharmacy Production service which involves: 
 
  Performance and systems management 
  People management 
  Financial management and business development 
  Strategy and service improvement 
 
 
 
3.  Key Working Relationships 
 
Internal 
External 
Pharmacy Performance and Business 
Staff Bank Team 
Manager 
Deputy Chief Pharmacist, Performance 
Accounts Payable 
Business Development Unit (BDU) Team 
Technical Services Customers 
Head of Quality, BHP 
Courier Service Providers 
Head of Production Operations 
GCS Finance Team 
Pharmacy Finance Team 
Multidisciplinary team members 
Pharmacy department managers and other 
 
members of the pharmacy team 
Pre-registration trainee pharmacists, pre-
 
registration trainee pharmacy technicians 
and trainee pharmacy assistants 
 
 
 
 




 
4.  Structure Chart 
 

Pharmacy Performance and Business Manager 
Business Development Unit Manager 
Business Support Officers 
 
 
 
5.  Main duties, responsibilities and results areas 
 
General 
 
  Participate  in,  and  encourage,  an  open  communication  climate,  providing  feedback  to 
staff on performance and developmental issues. 
  Value, seek and acknowledge the contributions of colleagues. 
  Continually improve quality. 
  Actively promote cost-effective purchasing, distribution, storage and stock control. 
  Assist in planning, formulation and implementation of policies and quality standards. 
  Create personal development opportunities for self and team. 
  Develop links with other hospital staff, as appropriate for service needs. 
  Participate in staff appraisal system (minimum of once a year)  
  Undertake  projects  -  support  the  Pharmacy  Performance  and  Business  Manager  in 
developing systems for service provision, which enhance the efficiency of the service. 
  To support the department in setting standards through review and updating procedures 
and auditing against those standards in line with the department’s audit programme. 
  To  support  business  development  and  operations  of  Barts  Health  Pharmaceuticals 
(BHP) 
  To support the Management Team in the development of a strategy for the service and 
business development and to lead in the drafting of key sections of strategic documents 
for the organisation. 
  Act as a key contact for all new requests to PSU for products/services. 
  To be responsible for marketing, pricing and managing external suppliers and customers 
for BHP. 
  To generate quotations for new work and to provide them to the Packaging Service Unit 
(PSU) customers. 
  To support development and delivery of the marketing and communications strategy to in 
line with the business plan for PSU. 
 




 
Performance and Systems Management 
 
  Ensure  effective  processes  and  procedures  are  in  place  to  monitor  and  track 
performance within the service including reporting of KPIs. 
  Collate, interrogate, analyse, interpret and act on complex financial and activity data from 
a wide range of sources. 
  Work with a problem solving approach in order to identify solutions to challenges within 
the service. 
  To meet with customers and suppliers on a regular basis, as required by the service, in 
order to review performance and provide a smooth customer service function. 
 
Management 
 
  Line manage Business Support Officers and pharmacy assistants within the BDU Team. 
  Provide strong leadership and management to the Business Support Officers, ensuring 
that  responsibilities  and  decision  making  are  delegated  appropriately  and  that  all  staff 
are aware of their roles and responsibilities and deliver effectively. 
  Line  manage  direct  reports  to  include  performance  management,  appraisals, 
objective/target setting, personal development plans and attendance monitoring. 
  Develop  and  implement  systems  to  monitor  performance  of  staff  to  ensure  that  all 
staff/teams are managed effectively and perform well. 
  To develop team morale and motivation through effective personal leadership, ensuring 
views and decisions are communicated both up and down the management structure. 
  Develop workforce plans which anticipate service changes and developments and which 
address recruitment, retention and workforce supply issues. 
  Set objectives and review performance of team members, identifying individual training 
and development needs and promote personal and professional development. 
  Ensure compliance with all relevant Trust policies and Standing Financial Instructions; 
 
Financial / Business management  
 
  Collate, analyse and monitor performance (KPIs) and propose action so that the service 
meets its financial and operating targets. 
  Support the identification of costs pressures, service development and cost improvement 
plans, and develop business cases to meet requirements 
  Support the management of the procurement programme for PSU. 
  Raise requisitions using the Oracle ordering system. 
  Manage  customer  services  for  external  and  internal  customers,  resolving  day-to-day 
issues. 
  Support  the  development  and  delivery  of  a  marketing  plan  by  developing  literature, 
emailing  and  meeting  customers,  and  contributing  ideas  to  develop  the  marketing 
approach of BHP. 
  Ensure that all new and existing contracts are maintained and updated annually. 
  Be responsible for the management and review of the Service Level Agreement (SLAs) 
for BHP, developing and managing customer relations as part of the set up and renewal 
process 
 




 
  Ensure  that  all  accounts  are  managed  effectively  by  checking  that  all  customers  are 
accurately invoiced in timely fashion to meet Trust financial deadlines. 
  Develop robust systems and processes to ensure that billing is reconciled and completed 
each month for all accounts/services provided with timely capture of income. 
  Develop processes to ensure that late payment of invoices is escalated. 
  Ensure that the costings/pricing model for PSU are reviewed and updated annually. 
  Calculate, maintain and update prices for all products for both internal and external use 
in line with the finance team. 
  Maintain systems and processes to establish and maintain effective communication, and 
confidentiality of information. 
  Develop and maintain systems to ensure contract prices provided to customers are up to 
date and inform customers of price changes accordingly. 
  Provide  and  receive  highly  complex,  sensitive  or  contentious  information  (this  may 
include performance information / data, complaints, HR data and commercially sensitive 
data). 
  Develop and maintain information databases for the business function in order to keep 
accurate customer and supplier information. 
  Support the PSU Team with identifying opportunities for development and tendering, to 
ensure  the  organisation  is  in  a  state  of  readiness  to  respond  quickly  to  suitable 
opportunities. 
 
Strategy and service improvement:  
 
  Support  opportunities  for  service  redesign,  focusing  on  a  patient/customer  centered 
approach to delivery.   
  To  utilise  service  improvement  techniques  to  develop  BHP,  in  line  with  the  Lean 
Transformation Programme. 
  Work  with  teams  to  identify  local  service  improvements  and  contribute to  the  strategic 
development of PSU through production of robust business cases. 
  Keep  up  to  date  with  any  current  developments  in  repackaging  and  overlabelling 
activities and changes in legislation. 
 
Risk & clinical governance:  
 
  Manage and support conflict resolution from patients, staff, suppliers, other internal and 
external service providers and partner organisations in the Service. 
  To  work  with  the  Governance  Team  and  local  teams  to  investigate  and  respond  to 
complaints in line with Trust Policy. 
 
Education, Training and Development 
 
  Comply with statutory and mandatory training in line with Trust and Departmental policy 
  Assist in the induction and training of new pharmacy team members, vocational students 
and trainees.  
  Support the training of all pharmacy staff in PSU. 
 
 
 




 
Other Duties  
 

  The post holder will be required to work across the Trust at any time throughout the 
duration of their contract, which may entail travel and working at different hospital.  
  This job description is intended as a guide to the main responsibilities of the post and 
not as an exhaustive list of duties and tasks.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 




 
6.  Working conditions 
 
Criteria 
Description 
Physical 
  Advanced keyboard skills required 
Emotional 
  The post holder will be exposed, more than once a month, 
to circumstances that are distressing or emotional.   
  The post holder has to be able to work successfully under 
pressure of time and resources. 
  They may have to deal with staff who are 
angry/upset/tearful 
  Exposure due to staff management etc.  
  Deals with e.g., long term sickness, redeployment & 
redundancy, grievance & discipline and difficult change 
management issues 
 
Working 
  The post holder may be sat at a computer station for 
Conditions 
prolonged lengths of time. 
  Frequent VDU use 
 
Mental 
  Frequent requirement for concentration when undertaking 
for example data review, report writing, root cause analysis, 
  The post holder requires high level of concentration at all 
times, as they deal with heavy demands from a variety of 
sources. 
  The work is often unpredictable and the post holder may 
have to adapt to change in short time frame and be able to 
deliver outcomes. 
  The post holder may/will require stamina.  
  Concentration required for analysing data, writing reports, 
attending hearings etc.   
  Will be frequently interrupted due to the operational nature 
of the role 
 
NHS Manager’s Code of Conduct 
As an NHS manager, you are expected to follow the code of conduct for NHS managers 
(October 2002). 
Safeguarding adults and children 
Employees must be aware of the responsibilities placed on them to maintain the wellbeing 
and protection of vulnerable children and adults.  If employees have reason for concern that 
a patient is 'at risk' they should escalate this to an appropriate person i.e. line manager, 
safeguarding children's lead, matron, ward sister/change nurse, site manager, and 
consultant. 
 (October 2002). www.nmc-uk.org/  
 
 




 
7.  Person Specification 
 
Domain 
Essential Criteria 
Desirable Criteria 
Experience 
  Significant NHS experience 
  Previous experience with 
 
in a senior role. 
pharmacy clinical trials 
 
  Demonstrable experience of 
finance 
 
business management in a 
 
healthcare organisation 
 
  Experience of staff, service 
and financial management 
  Recruitment and selection 
experience 
  Experience of training others 
  Demonstrable success in 
leading performance with 
and through your teams, by 
engaging them in 
development & delivery 
plans, establishing clear 
work priorities and, 
delegating effectively 
  
Skills 
  Excellent interpersonal and 
 
 
customer service skills 
 
  Demonstrates ability to 
 
solve problems 
 
  Ability to analyse complex 
 
problems and to develop 
practical and workable 
solutions to address them; 
  Ability to think and plan 
tactically and creatively, and 
to prioritise work programs 
in the face of competing 
demands 
  Ability to manage and 
deliver to deadlines and 
within resources 
  IT literate; able to use 
Microsoft Office with 
intermediate IT skills 
including accurate data 
entry and use of specialist 
computer programmes 
  Influencing and negotiating 
skills. 
  Well-developed leadership 
 




and management skills with 
the ability to enthuse, 
motivate and involve 
individuals and teams 
 Ability to look beyond
existing structures, ways of
working, boundaries and
organisations to produce
more effective and
innovative service delivery
and partnerships
 A commitment to improving
patient services and an
ability to sustain a clear
performance focus
 Demonstrable skills in
writing complex business
cases and policies
 Methodical attention to detail
 Values based leadership
skills
Knowledge 
 A solid understanding of the
 Good Manufacturing Practice
changing NHS environment
(GMP) knowledge
and how future changes will
 Good Distribution Practice
impact on the service
(GDP) knowledge
 Knowledge of budget
development and
management.
 Understanding of the
importance of adherence to
SOPs and legislation
 Up to date knowledge  of
legislation relevant to the
role, e.g. Health and Safety
at Work, COSHH
 Demonstrate a good
understanding of patient
safety
Qualifications 
 GCSE grades A-C or 1-4
 Diploma in Business or
 English language
Management
 Maths
 ILM Level 5
 Educated to degree level or
equivalent knowledge, skills
and experience




Other 
 DBS check – standard
CMI membership 
 Able to act as an
ambassador for the
organisation




 
About Barts Health 
 
Our group of hospitals provide a huge range of clinical services to people in east London 
and beyond. 
 
We operate from four major hospital sites (The Royal London, St Bartholomew’s, Whipps 
Cross and Newham) and a number of community locations, including Mile End hospital. 
Around 2.5 million people living in east London look to our services to provide them with the 
healthcare they need. 
 
The Royal London in Whitechapel is a major teaching hospital providing local and specialist 
services in state-of-the-art facilities. Whipps Cross in Leytonstone is a large general hospital 
with a range of local services. Newham in Plaistow is a busy district hospital with innovative 
facilities such as its orthopaedic centre. Mile End hospital is a shared facility in Mile End for 
a range of inpatient, rehabilitation, mental health and community services. And St 
Bartholomew’s in the City, London’s oldest hospital, is a regional and national centre of 
excellence for cardiac and cancer care. 
 
As well as district general hospital facilities for three London boroughs, Tower Hamlets, 
Waltham Forest and Newham, we have the largest cardiovascular centre in the UK, the 
second largest cancer centre in London, an internationally-renowned trauma team, and the 
home of the London Air Ambulance. The Royal London also houses one of the largest 
children’s hospitals in the UK, a major dental hospital, and leading stroke and renal units. 
 
We're also proud to be part of UCLPartners, Europe’s largest and strongest academic health 
science partnership. The objective of UCLPartners is to translate cutting edge research and 
innovation into measurable health gain for patients and populations through partnership 
across settings and sectors, and through excellence in education.