This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Student Policy Documents relating to Student Enrolment'.

Court & Senate Office
Regulatory Framework
2014/2015


University of the West of Scotland 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

2014/15 
 
 

REGULATORY FRAMEWORK 
 
for the Maintenance of Quality and Standards 
 
of Programmes of Study 
 
leading to the University of the West of 
Scotland’s 
 
Academic Awards and other Distinctions 
 
 
 
 
 
 
 
THIS  DOCUMENT  CAN  BE  PROVIDED  IN  OTHER  FONTS  OR  FORMATS  ON  REQUEST  TO  THE  COURT  & 
SENATE OFFICE, PAISLEY CAMPUS.  

 
 
 
 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
Court & Senate Office 
 
 
2014/15 Edition 
 
 
Chapters 
 
 

Introduction 

 

Powers 

 

Regulations for the Award of Certificates, Diplomas, Degrees, 
 
Postgraduate Awards and other Academic Distinctions 

 

Regulations for Programme and Module Approval, Monitoring, 
 
& Subject Health Review 
11 
 

Regulations for Programmes of Study leading to the University’s 
 
Taught Academic Awards 
18 
 

Regulations for the Admission of Students 
46 
 

Regulations for the Assessment of Students on Taught 
 
Programmes 
58 
 

Regulations for Research Degrees 
87 
 

Regulations for Higher Doctorates 
128 
 
10 

Library Regulations 
135 
 
11 

Collaborative Provision 
138 
 
12 

Code of Discipline for Students 
143 
 
13
 
Appeal by a Student against a decision of a Subject Panel, 
 
a Progression & Awards Board or a decision relating to 
withdrawal on Attendance/Engagement Grounds 

159 
 
14 

Senate and its Committees 
166 
 
Appendix to Regulations: 
 
A) 

Summary of Changes since the 2013/14 Edition 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
INTRODUCTION 
 
 
 
 
 
Regulation 1 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 

Introduction 
 
 
1.1 

Regulatory Framework 
1.1.1 
The  Regulatory  Framework  is  intended  to  allow  for  the  flexibility 
necessary  to  enable  the  University  to  respond  to  the  changing 
demands  of  industry,  commerce,  the  professions  and  society  in 
general,  and  to  the  needs  of  students,  whilst  ensuring  that 
appropriate  criteria,  requirements  and  procedures  for  the  setting 
and  maintenance  of  quality  and  academic  standards  are 
established. 
 
1.1.2 
The main elements of the Regulatory Framework are: 
 
(a) 
The  Powers  of  the  University  which  give  authority  for 
provision of educational opportunities and for the stipulation 
of the University’s requirements; 
 
 
(b) 
The  Regulations  set  out  the  University’s  overal  
requirements  for  programmes  of  study  leading  to  its 
academic awards and other distinctions. 
 
1.1.3 
The  University’s  Regulatory  Framework  covers  all  aspects  of  the 
provision  of  programmes  of  study,  including  the  admission, 
progression and assessment of students. 
 
1.2 
Impact Assessment 
 
The Regulatory Framework has been found to pose a low risk of 
negative  impact  on  the  groups  protected  under  equality 
legislation.   The Regulatory Framework was  reviewed in  2011 to 
reflect  the  requirements  of the  2010  Equality  Act and  have  been 
subject to Equality Impact Assessment in June 2012. 
 
1.3 
Implementation of Regulations 
 
The  University  undertakes  an  annual  review  of  the  Regulatory 
Framework  and  approves  any  proposed  changes  at  Senate.  
Careful  consideration  is  given  to  the  impact  on  students  of 
changes  to  regulations.    The  drivers  for  changes  are  to  improve 
clarity,  new  relevant  legislation  and  where  changes  are  made  to 
University policies and structures. 
 
Students  will  be  bound  by  the  regulations  currently  approved  by 
Senate for implementation during the session in which the student 
is  enrolled.    The  University  publishes  its  Regulations  with  a 
summary of all changes each August.  By enrolling on an annual 
basis,  students  confirm  their  acceptance  of  them.    Programme 
handbooks  are  provided  annually  and  will  draw  attention  to  any 
specific programme regulations. 
 
 
 
 
Regulation 1 

2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
1.4 
Use of “Normally” in the Regulatory Framework 
Where the word “normally” has been used, it is expected that the 
Regulation  to  which  it  pertains  is  followed  unless  a  full  and 
convincing case has been made, accepted by the relevant parent 
committee  and  discussed  with  the  University  Secretary  & 
Registrar. 
 
1.5 
 
Home Office 
The  University  reserves  the  right  to  decline,  defer  or  withdraw 
enrolment  where  a  candidate has not met  the  conditions of offer 
or  where  they  cannot  provide  evidence  that  they  have  the 
appropriate  immigration  status  to  enable  them  to  enrol  as  a 
student.    Similarly,  students  may  be  withdrawn  by  the  University 
where  they  are  determined  to  be  ineligible  under  Home  Office 
regulations to remain in the UK. 
 
 
 
Regulation 1 

2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
POWERS 
 
 

 
 
 
Regulation 2 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 

Powers 
 
 
2.1 

Introduction 
2.1.1 
The Powers are vested in the University’s Court by the authority of 
the Statutory Instrument approved by the Scottish Parliament. 
 
2.1.2 
Any changes to the Powers shall be subject to the approval of the 
Scottish Ministers and/or the Privy Council, as required by Statute. 
 
2.2 

Academic Powers 
2.2.1 
The Powers described below relate specifically to the provision of 
programmes of study and do not include all the Powers which may 
relate to the University’s academic work. 
 
2.2.2 
The University’s Court has the power: 
 
a) 
To admit students, and to prescribe the conditions for their 
admission,  to  all  programmes  and  programme  elements 
whether  or  not  leading  to  the  award  of  a  degree  or  other 
academic distinction; 
 
 
b) 
To  grant  all  such  degrees,  diplomas,  certificates  and  such 
other  academic  awards  or  distinctions  as  may  be  granted 
under  the  provisions  of  the  University  of  the  West  of 
Scotland Order of Council 2009, Article 8, Schedule 1B (2); 
 
 
c) 
Subject  to  consultation  with  the  Senate,  to award honorary 
degrees,  fellowships  and  such  other  honorary  academic 
distinctions as it deems appropriate to such persons as fulfil 
the conditions which it may prescribe for the receipt of such 
awards; 
 
 
d) 
Subject  to  consultation  with  the  Senate,  to  deprive  a 
recipient  of  a  degree,  diploma,  or  any  other  academic 
distinction previously conferred by the institution; 
 
 
e) 
To  frame  such  codes  of  discipline  and  regulations  as  are 
necessary  or  desirable  for  maintaining  good  order  in  the 
institution; 
 
 
f) 
To frame such regulations as are necessary or desirable to 
maintain the academic freedom of staff and students in the 
institution; 
 
 
g) 
To  form  relationships,  associations  or  affiliations  with  other 
educational  institutions,  and  such  other  bodies  both  public 
and  private  as  may  be  for  the  benefit  of  the  University  or 
 
 
Regulation 2 
2014/15 Edition 
3 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
necessary  or  desirable  to  carry  out  the  objects  of  the 
institution. 
 
2.2.3 
The Powers enable the University: 
 
a) 
To  determine  the  requirements  for  the  enrolment    and 
admission  of  persons  to  the  University  or  to  any  particular 
programme,  module  or  programme  component  or 
programme  of  supervised  research  in  the  University  or 
delivered  in  any  affiliated  or  associated  institution,  and  to 
establish Regulations relating thereto; 
 
 
b) 
To  grant  and  confer  degrees,  diplomas,  certificates  and 
other  academic  awards  and  distinctions  on  persons  who 
have  pursued  programmes  or  programmes  of  supervised 
research approved by the University and have passed such 
examinations  and  other  assessments  as  the  University 
stipulates; 
 
 
c) 
To  provide  lectures,  tutorials  and  other  forms  of  instruction 
in such branches of  learning and scholarship as the Court, 
on the recommendation of the Senate, shall approve and to 
make  provision  for  research,  scholarship  and  the 
advancement  and  dissemination  of  knowledge  in  such 
manner as the University deems appropriate; 
 
 
d) 
To  provide  such  lectures  and  other  forms  of  instruction  to 
any  persons  as  the  Court  on  the  recommendation  of  the 
Senate  shall  approve  and  to  grant  degrees,  diplomas, 
certificates and other academic distinctions to such persons; 
 
 
e) 
On the recommendation of the Senate, to validate, approve, 
monitor  and  review  programmes,  modules,  programme 
components,  programmes  of  study  and  programmes  of 
supervised  research,  whether  or  not  they  lead  to  the 
conferment  of  the  University’s  degrees,  diplomas, 
certificates  or  other  academic  distinctions;  and  to  stipulate 
any conditions pertaining thereto; 
 
 
f) 
On  the  recommendation  of  the  Senate,  to  accept  in  partial 
fulfilment  of  the  study  and  assessment  requirements  for 
awards of the University such periods of learning and such 
assessments  as  the  University  recognises  and  have  been 
successfully  completed  by  persons  otherwise  than  on 
programmes 
validated, 
approved 
and 
reviewed 
in 
accordance with (e) above. 
 
 
Regulation 2 
2014/15 Edition 
4 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 

REGULATIONS FOR THE AWARD OF 
CERTIFICATES, 
DIPLOMAS, 
DEGREES, POSTGRADUATE AWARDS 
AND 
OTHER ACADEMIC DISTINCTIONS 
 
 

 
 
 
Regulation 3 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 

Regulations  for  the  Award  of  Certificates,  Diplomas,  Degrees, 
Postgraduate Awards and other Academic Distinctions 

 
 
3.1 

General 
3.1.1 
The  power  to  award  certificates,  diplomas,  degrees  and  other 
academic  distinctions  is  vested  in  the  University  by  the  Privy 
Council  under  the  provisions  of  the  University  of  the  West  of 
Scotland  Order  of  Council  2009,  Article  8,  Schedule  1B  (2)  [see 
Regulation 2.2.2(b)]. 
 
3.1.2 
With  the  exception  of  the  University’s  Honorary  Degrees  and 
Fellowships,  Higher  Doctorates  and  the  Research  Degrees, 
Certificates,  Diplomas,  Degrees  and  other  academic  distinctions 
shall  be  conferred  with  the  authority  of  the  Senate  by  the 
appropriate  Progression  &  Awards  Board  (PAB),  which  has 
delegated authority to confer awards.  
 
3.1.3 
The  University’s  Research  Degrees  shal   be  conferred  with  the 
authority  of  the  Senate  on  the  recommendation  of  the  Graduate 
School.  The  University’s Higher Doctorates shal  be conferred by 
the  Senate  on  the  recommendation of  the  REAC  (see  Regulation 
9). 
 
3.1.4 
The  University’s  academic  awards  are  defined  in  terms  of 
standard, level and outcomes. 
 
3.1.5 
The standard of the Bachelor’s Degree with Honours shall provide 
the  yardstick  against  which  the  standards  of  all  other  academic 
awards and distinctions of the University are determined. 
 
3.1.6 
The University of the West of Scotland has taken cognisance of the 
Scottish Credit and Qualifications Framework (SCQF) in drafting its 
regulations.  University awards will be designed and structured with 
regard  to  the  expectations  of  the  SCQF  and  the  characteristic 
generic outcomes. 
 
3.2 
Undergraduate Certificates and Diplomas 
3.2.1 
Certificate of Higher Education (Cert HE) 
 
SCQF level 7 
 
Credit points 
At least 120 credits are at least at SCQF level 7 
 
The  Certificate  of  Higher  Education  is  typically  offered  as  an  exit 
award after successful completion of the equivalent of one year of 
full-time  higher  education  in  Scotland.    The  precise  focus  and 
outcomes  will  be  identified  in  the  relevant  programme 
specifications. 
 
 
 
 
   
 
Regulation 3 
5   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
3.2.2 
Diploma of Higher Education (Dip HE) 
 
SCQF level 8 
 
Credit points 
At least 240 credits of which a minimum of 100 are 
at least at SCQF level 8 
 
The  Diploma  of  Higher  Education  is  typically  offered  after 
successful  completion  of  the  equivalent  of  the  first  two  years  of 
full-time  higher  education  in  Scotland.    The  precise  focus  and 
outcomes  will  be  identified  in  the  relevant  programme 
specifications. 
 
3.3 
First Degrees/Undergraduate 
3.3.1 
Degrees  of  Bachelor  of  Arts  (BA),  Bachelor  of  Education  (BEd), 
Bachelor  of  Engineering  (BEng),  Bachelor  of  Science  (BSc), 
Bachelor of Accounting (BAcc) and Bachelor of Divinity (BD) - with 
Honours 

 
SCQF level 10 
 
Credit points 
At least 480 credits of which a minimum of 200are 
at least at SCQF  level 9 and 10, including at least 
100 at SCQF level 10 
 
The standard of the Bachelor’s Degree with Honours shal  be that 
expected  of  a  person  with  prior  knowledge  and  skills  who  has 
successfully completed a programme of study which is suitable for 
the fulfilment of the University’s  graduate skills and attributes and 
learning outcomes (see Regulation 5.5.2 and 5.5.3) and, who has 
demonstrated  the  capacity  for  sustained  independent  and 
high-quality work; the normal length of the programme shall be four 
academic years of full-time Higher Education study or equivalent. 
 
3.3.2 
Degrees  of  Bachelor  of  Arts  (BA),  Bachelor  of  Education  (BEd), 
Bachelor  of  Engineering  (BEng),  Bachelor  of  Science  (BSc), 
Bachelor of Accounting (BAcc) and Bachelor of Divinity (BD) 

 
SCQF level 9 
 
Credit points 
At least 360 credits of which a minimum of 100 are 
at least at SCQF level 9 
 
The standard of the Bachelor’s Degree shal  be that expected of a 
person  with  prior  knowledge  and  skills  who  has  successfully 
completed a programme of study which is suitable for the fulfilment 
of  the  University’s  graduate  skills  and  attributes  and  learning 
outcomes  (see  Regulation  5.5.2  and  5.5.3);  the  normal  length  of 
the  programme  for  the  degree  shall  be  three  academic  years  of 
full-time study or equivalent and for the degree of BEd shall be four 
academic years of full-time study or equivalent. 
 
 
The  Ordinary  Degree  is  recognised  as  the  normal  entry  to  a 
number of professions across the UK 
 
 
 
   
 
Regulation 3 
6   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
3.3.3 
Graduate Certificate/Diploma 
 
SCQF level 9 and 10 
 
Credit points 
At least 60 credits at the minimum of SCQF level 9 
for  a  certificate  and  at  least  120  credits  at  the 
minimum of SCQF level 9 for a diploma 
 
Titles  with  the  stream  ‘Graduate’  may  be  used  for  qualifications 
from  programmes  of  study  that  typically  require  graduate  entry  or 
its equivalent, and which meet the expectations of the SCQF, and 
in  particular  relevant  parts  of  the  descriptors  for  qualifications  at 
SCQF  level  9  or  10.    These  qualifications  are  typically  for 
graduates  or  equivalent  but  are  not  of  postgraduate  level  or 
outcome.    The  normal  length  of  the  programme  of  study  for  a 
Graduate Certificate shall be half of one year of full-time academic 
study or equivalent.  The normal length of the programme of study  
for  a  Graduate  Diploma  shall  be  one  year  of  full-time  academic 
study or equivalent.   
 
3.3.4 
Professional  Graduate  Diploma  in  Education  (PGDE)  SCQF  level 
10 and/or 11 

 
Credit points 
At least 120 credits at a minimum of SCQF level 10 
 
The  standard  of  the  Professional  Graduate  Diploma  in  Education 
shall  be  that  expected  of  a  graduate  who  has  completed  a 
programme of professional skills and experience to qualify to teach 
in  a  primary  or  secondary  school.    The  normal  length  of  the 
programme is 36 weeks of full- time study or equivalent.   
 
3.4 
Postgraduate and Post Experience Awards 
3.4.1 
Postgraduate Certificate (PgCert) 
 
SCQF level 11 
 
Credit points 
At least 60 credits of which a minimum of 40 are at 
least  SCQF  level  11  and  none  below  SCQF  level 
10 
 
The standard of the Postgraduate Certificate shall be that expected 
of  graduate  who  has  successfully  completed  a  programme  of 
study, either at a level demanding more advanced study than a first 
degree  or  at  a  level  appropriate  for  a  conversion  programme, 
suitable  for  the  fulfilment  of  the  University's  graduate  skills  and 
attributes and learning outcomes (see Regulation 5.5.2 and 5.5.3); 
the  normal  length  of  the  programme  shall  be  half  of  one  year  of 
full-time study. 
 
3.4.2 
Postgraduate Diploma (PgD) 
 
SCQF level 11 
 
Credit points 
At least 120 credits of which a minimum of 100 are 
at  least  at  SCQF  level  11  and  none  below  SCQF 
level 10 
 
The standard of  the Postgraduate Diploma shall be that expected 
of  a  graduate,  who  has  successfully  completed  an  appropriate 
 
   
 
Regulation 3 
7   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
programme of study in a field for which prior knowledge and skills 
have  provided  an  appropriate  foundation,  either  at  a  level 
demanding more advanced and intensive study than a first degree 
or at a level appropriate for a conversion programme, and which is 
suitable for the fulfilment of the University’s learning outcomes (see 
Regulation 5.5.3).  The normal length of the programme will be the 
equivalent of one year of full-time academic study. 
 
3.4.3 
Degree of Master of Business Administration (MBA) 
 
SCQF level 11 
 
Credit points 
At least 180 credits of which a minimum of 160 are 
at  least  at  SCQF  level  11  and  none  below  SCQF 
level 10 
 
The  standard  of  the  Degree  of  Master  of  Business  Administration 
shall be that expected of a person with prior knowledge and skills 
equivalent  to  an  Honours  degree  and  a  minimum  of  three  years' 
relevant  work  experience  or  who  has  successfully  completed  an 
appropriate  programme  of  study  for  which  prior  knowledge  and 
skills  have  provided  an  appropriate  foundation,  at  a  level 
demanding more advanced and intensive study than a first degree 
and  which  is  suitable  for  the  fulfilment  of  the  University's  learning 
outcomes (see Regulation 5.5.3) and which includes a compulsory 
element  of  advanced  independent  work.    The  minimum  period  of 
study to gain the award of MBA will be the equivalent of eighteen 
months full-time study and will meet the expectations of the SCQF 
Master Degrees Framework. 
 
3.4.4 
Degree of Master of Science (MSc) 
 
Degree of Master of Arts (MA) 
 
SCQF level 11 
 
Credit points 
At least 180 credits of which a minimum of 160 are 
at  least  at  SCQF  level  11  and  none  below  SCQF 
level 10 
 
The  standard  of  the  Degree  of  Master  of  Science  and  Degree  of 
Master  of  Arts  shall  be  that  expected  of  an  Honours  degree 
graduate  who  has  successfully  completed  an  appropriate 
programme of study in a field for which prior knowledge and skills 
have  provided  an  appropriate  foundation,  at  a  level  demanding 
more advanced and intensive study than a first degree, and which 
is  suitable  for  the  fulfilment  of  the  University’s  learning  outcomes 
(see Regulation 5.5.3) and which includes a compulsory element of 
advanced independent work; the normal length of  the programme 
shall  be  12  months    of  full-time  study  or  equivalent  and  will  meet 
the expectations of the SCQF Master Degrees Framework. 
 
 
 
 
   
 
Regulation 3 
8   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
3.4.5 
Degree of Master of Education (MEd) 
 
SCQF level 11 
 
Credit points 
At least 180 credits of which a minimum of 160 are 
at least SCQF level 11 and none below SCQF level 
10 
 
The  standard  of  the  Degree  of  Master  of  Education  shall  be  that 
expected of a person with prior knowledge and skills equivalent to 
an  Honours  degree  graduate  who  has  successfully  completed  an 
appropriate  programme  of  study  in  a  field  for  which  prior 
knowledge and skills have provided an appropriate foundation, at a 
level  demanding  more  advanced  and  intensive  study  than  a  first 
degree  and  which  is  suitable  for  fulfilment  of  the  University’s 
learning  outcomes  (see  Regulation  5.5.3)  and  which  includes  a 
compulsory element of advanced independent work.  The part-time 
programme is equivalent to eighteen months of full-time study and 
will  meet  the  expectations  of  the  SCQF  Master  Degrees 
Framework. 
 
3.5 
Research Degrees and Higher Doctorates 
 
SCQF level 12 
3.5.1 
Degree of Master of Research (MRes) 
 
The standard of the Degree of Master of Research should be that 
expected  of  a  graduate  with  a  good  honours  degree  (see 
Regulation 8.1.3 b) who has satisfactorily completed a programme 
of  supervised  research  training  and  has  submitted  a  thesis  which 
should  comprise  a  satisfactory  record  of  research  undertaken  by 
the  candidate  and  a  satisfactory  critical  survey  of  knowledge  and 
understanding  in  the  field  of  study  and  is  capable  of  independent 
research. 
 
3.5.2 
Degree of Master of Philosophy (MPhil) 
 
The standard of  the Degree of  Master of  Philosophy shall be that 
expected  of  a  graduate  with  a  good  Honours  degree  (see 
Regulation  6.5)  who  has  satisfactorily  completed  a  programme  of 
supervised research training and has investigated and evaluated or 
critically studied an appropriate topic over the equivalent of not less 
than  eighteen  months  of  full-time  study  and  has  presented  a 
satisfactory thesis. 
 
3.5.3 
Degree  of  Doctor  of  Philosophy  (PhD)  -  by  Thesis  and  by 
Published Work 

 
The  standard  of  the  Degree  of  Doctor  of  Philosophy  shall  be  that 
expected  of  a  graduate  with  a  good  Honours  degree  who  has 
satisfactorily  completed  a  programme  of  supervised  research 
training and has investigated and evaluated or critically studied an 
appropriate  topic  over  not  less  than  the  equivalent  of  thirty-three 
months  of  full-time  study  resulting  in  a  significant  contribution  to 
knowledge.    A  candidate  may  proceed  to  the  degree  of  Doctor of 
 
   
 
Regulation 3 
9   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
Philosophy (PhD) either by presenting a thesis or by submission of 
a portfolio of published work and critical review. 
 
3.5.4 
Degree of Doctor of Business Administration (DBA) - by Thesis 
 
The  standard  of  the  Degree  of  Doctor  of  Business  Administration 
shall be that expected of a graduate with a good Honours degree 
who  has  satisfactorily  completed  a  programme  of  supervised 
research  training  and  has  investigated  and  evaluated  or  critically 
studied  an  appropriate  topic  over  not  less  than  the  equivalent  of 
thirty-three  months  of  full-time  study  resulting  in  a  significant 
contribution  to  knowledge  and  professional  practice.    A  candidate 
may  proceed  to  the  degree  of  Doctor  of  Business  Administration 
(DBA) by presenting a thesis. 
 
3.5.5 
Higher Doctorates  (Degrees of Doctor of Letters (DLitt),  Doctor of 
Science (DSc) and Doctor of Technology (DTech) 

 
The  standard  of  the  Degree  of  a  Higher  Doctorate  shall  be  that 
expected  of  a  person  who  is  the  holder  of  at  least  seven  years’ 
standing  of  a  first  degree  or  the  holder  of  at  least  four  years’ 
standing  of  a  postgraduate  degree,  who  is  a  leading  authority  in 
the  field  of  study  concerned  and  has  made  an  original  and 
significant  contribution  to  the  advancement  or  application  of 
knowledge in that field. 
 
   
 
Regulation 3 
10   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
REGULATIONS FOR PROGRAMME AND 
MODULE 
APPROVAL, MONITORING & SUBJECT 
HEALTH REVIEW 
 
 

 
 
 
Regulation 4 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 

Regulations  for  Programme  and  Module  Approval,  Monitoring  & 
Subject Health Review 

 
 
4.1 
Framework for  Approval of Programmes,  Titles and Modules, 
Monitoring  and  Subject  Health  Review,  Collaborative 
Agreements and Professional Accreditation 

4.1.1 
a) 
The  University  Senate,  through  its  Education  Advisory 
Committee  (EAC)  has  established  approval  processes 
whereby a judgement is reached as to whether a particular 
programme  or  title  or  module  designed  to  lead  to,  or 
contribute  to,  an  academic  award  and  collaborative 
programme,  meets  the  University’s  requirements  for  the 
standard of that award. 
 
 
b) 
Processes  are  also  in  place  for  annual  monitoring  and 
enhancement  and  institution-led  Subject  Health  Review 
(SHR).    These  processes  are  described  in  detail  in  the 
Quality  Handbook  available  from  the  Quality  Enhancement 
Unit (QEU) or via the QEU Intranet site. 
 
 
c) 
Staff in QEU can advise on any aspect of this regulation or 
associated processes. 
 
 
d) 
The  processes  of  approving,  monitoring  and  reviewing 
programmes and modules and SHR shall be undertaken in 
accordance  with  the  University’s  Regulations  and  Quality 
Handbook and with such procedures and guidelines as  the 
EAC, shall from time to time deem necessary. 
 
4.1.2 
Aims 
 
a) 
The overall aims of approval, monitoring and SHR shall be 
to: 
 
 
i) 
promote and maintain high academic standards; 
 
 
 
ii) 
secure  for  each  student  a  high-quality  educational 
experience  through  the  consideration  of  the  quality 
and  academic  standard  of  each  programme,  title  or 
module; 
 
 
 
iii) 
stimulate  curriculum  development  by  requiring  staff 
to  evaluate  existing  and  proposed  programmes  and 
modules  and  to  expose  them  to  the  thinking  and 
practices of external peers; 
 
 
 
iv) 
facilitate  the  enhancement  of  learning,  teaching  and 
assessment; 
 
 
 
 
Regulation 4 
 
11 
2014/15 Edition 
 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
v) 
facilitate  the  enhancement  of  inclusive  learning  and 
teaching practice; 
 
 
b) 
The  specific  aims  of  approval,  monitoring  and  review  shall 
be to: 
 
 
i) 
maintain  the  standards  of  the  University’s  academic 
awards  and  to  ensure  that  no  programme,  title  or 
module,  shall  continue  to  be  run  without  adequate 
human and other resources; 
 
 
 
ii) 
ensure  that  each  programme,  title  or  module  is 
designed  and  operated  in  accordance  with  the 
University’s  requirements  at  levels  in  concordance 
with  the  Scottish  Credit  &  Qualifications  Framework 
(SCQF) 
the 
appropriate 
Subject 
Benchmark 
Statements,  the  QAA  Quality  Code  for  Higher 
Education and all relevant University procedures and 
policies; 
 
 
 
iii) 
appraise School processes for the regular monitoring 
of programmes, titles and modules with a view to the 
quality  enhancement  of  the  programme  and 
enhancement of overall student experience; 
 
 
 
iv) 
ensure  that  once  a  programme  has  been  approved, 
any conditions for approval are satisfied and that any 
recommendations  made  during  the  programme 
approval  process  are  fully  considered  by  the 
appropriate  School(s)  and  that  appropriate  action  is 
taken; 
 
 
 
v) 
ensure  that  al   External  Examiners’  reports  are 
received and formally considered, a formal response 
made and that where necessary appropriate action is 
taken. 
 
4.2 
Approval Process 
4.2.1 
The  authority  to  approve  new  programmes  and  titles  has  been 
vested by Senate in the approval panel.  Approval mechanisms are 
designed to incorporate the good practice of the QAA Quality Code 
for Higher Education. 
 
 
Period of Approval 
 
a) 
A  programme/title  shall  normally  be  approved  for  a  period 
not  exceeding  six  years  and  shall  be  subject  to  University 
monitoring  requirements,  SHR  or  other  requirements  as 
may be recommended to EAC. 
 
 
 
 
Regulation 4 
 
12 
2014/15 Edition 
 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
b) 
In  certain  circumstances,  initial  approval  shall  be  for  a 
shorter  period:  for  example,  when  the  programme  is  in  a 
new or rapidly developing field of study; in one that is new to 
the University; or  where it is likely that major changes may 
prove  necessary  shortly  after  initial  approval.    Where  a 
programme is approved jointly with a Professional, Statutory 
& Regulatory Body (PSRB) a limited period of approval may 
be  recommended  to  match  the  re-approval  cycle  of  the 
PSRB.    At  the  end  of  any  such  specified  period,  approval 
must be renewed, with or without a further time-limit. 
 
 
c) 
Where  a  programme  is  validated  as  a  collaborative  award 
with  an  external  partner  the  period  of  approval  is  normally 
not  more  than  four  years  and  subject  to  review  of  the 
collaborative agreement within this period. 
 
4.2.2 
Conditional Approval 
 
a) 
Approval  may  be  made  conditional  upon  the  fulfilment  of 
specific requirements by a specified date.  (See Regulation 
4.2.3.) 
 
 
b) 
The responsibility for ensuring that conditional requirements 
have  been  fulfilled  within  the  timescales  specified  and  that 
progress has been properly monitored must be specified at 
the time of approval or re-approval. 
 
4.2.3 
Withdrawal of Approval 
 
In  the  event  of  conditions  of  approval  not  being  met,  approval  of 
the programme may be withdrawn on the recommendation of EAC. 
 
4.2.4 
Advertisement of Programmes 
 
In  the  event  of  a  programme  or  module,  which  is  awaiting  final 
approval of conditions, being advertised, this must be stated in all 
references to it in public advertisement(s) of any kind. 
 
4.2.5 
Amendment to Approved Programmes 
 
a) 
When a  School  wishes  to  amend  an approved  programme 
including  its  title  or  campus  or  mode  of  delivery  it  must 
follow the procedures in the Quality Handbook.  Guidance is 
available  from  QEU.   (See  Regulation  5.3.2 on  changes  to 
programme title.) 
 
 
b) 
In order to safeguard the integrity of the level outcomes, no 
more than one core module at each level of the programme 
may  be  amended  or  replaced  via  the  programme 
amendment  process.    The  impact  on  programme 
specifications  must  be  addressed  when  modules  are 
amended  or  replaced.    Any  greater  volume  of  change  to 
 
 
 
Regulation 4 
 
13 
2014/15 Edition 
 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
modules,  level  outcomes  or  programmes  will  require  full 
re-approval. 
 
4.2.6 
Appeals against Approval Decisions 
 
a) 
Any  appeal  against  a  decision  shall  be  referred  to  EAC.  
The decision of EAC shall be final. 
 
 
b) 
If a drafting team contests a decision made by an Approval 
Panel it should seek reasons for the decision and it should 
first  seek  to  resolve  the  issue  at  the  level  at  which  the 
decision  was  originally  made  by  contacting  the  Head  of 
Quality  Enhancement  Unit.    An  appeal  to  EAC  should  be 
regarded as a last resort. 
 
4.2.7 
Programme Closure/Withdrawal from the Portfolio 
 
When a School wishes to close a programme for whatever reason 
the following procedure will normally apply: 
 
a) 
The School Board prepares a report outlining the following: 
 
Rationale for closure; 
 
Proposed date for closure; 
 
Arrangements for students currently on the programme 
–  at  all  levels  of  the  award  and  campuses/sites  of 
delivery/students  on  suspension/students  enrolled  as 
resit only; 
 
Consideration of part-time/direct entry students; 
 
Impact  of  closure  on  other  provision  within  the 
School/other Schools; 
 
Any  potential  Equality  Impact  should  be  considered 
through the agreed procedures; 
 
Implications on staffing resources; 
 
Professional  Body  Associations  that  may  need  to  be 
informed of the closure; 
 
External examiner appointments which may need to be 
terminated  early  (or  may  need  extended  for  resits  of 
last cohort);  
 
Explanation  of  transitional  arrangements,  particularly 
for  part  time  students  and  proposals  for  ongoing 
resit/reassessment needs; 
 
 
b) 
The  School  will  then  seek  approval  from  the  Academic 
Planning Group (APG) which will make a recommendation 
to  the  Executive  Group  on  programme  closure.    The 
Executive Group will report its recommendation to Senate. 
 
 
 
 
Regulation 4 
 
14 
2014/15 Edition 
 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
c) 
Once the Executive Group has approved the closure of the 
programme,  the  School  should  undertake  a  formal 
consultation  with  all  affected  students  highlighting  the 
options they have in terms of completing the programme or 
transferring  to  other  awards  if  they  desire.    Transitional 
arrangements  for  part-time  students  or  students  who 
receive a resit decision in the final year of operation should 
be discussed.   The written agreement  of students  wishing 
to transfer to another programme should  be obtained.   All 
students currently enrolled on the programme should have 
the opportunity to exit with the award.  The  School should 
inform  the  Admissions  Manager  that  the  award  is  being 
withdrawn, they will inform UCAS.  The Admissions Office 
will  also  produce  letters  for  students  offering  alternative 
programmes. 
 
 
 
d) 
The  School  should  then  inform  Admissions,  Marketing  & 
Communications,  Management  Information  Services, 
Registry, and QEU that the programme is being withdrawn 
from the Portfolio and that there will be no new recruitment 
to  the  award.    The  School  should  outline  when  the 
programme will finally be withdrawn from the portfolio and 
programmes  having  taken  into  account  part-time  student 
completion times and any resit/reassessment issues. 
 
4.3 

Process of Approval 
4.3.1 
The  procedures,  required  documentation  and  timescales  for  the 
approval  of  new  programmes,  new  and  amended  modules  or 
changes to existing programmes are described in full in the Quality 
Handbook.  These procedures are overseen by EAC and take full 
cognisance of the QAA Quality Code for Higher Education. 
 
4.3.2 
No  new  programme  can  be  approved  outwith  the  University’s 
published procedures and the involvement of external peers. 
 
4.4 
Approval Reports 
4.4.1   
A report will be prepared following any new programme approved 
or  review  for  confirmation  by  the  panel  and  submission  to  the 
School Board. 
 
4.5 

Annual Monitoring, Evaluation and Enhancement 
4.5.1 
Module  review  forms  will  be  prepared  annually  for  each  module 
and considered by the Programme Board.  The operation of each 
programme  shall  be  monitored  by  the  Programme  Leader  who 
shall provide information as requested to the designated person in 
the School for annual monitoring reports.  Programme Boards have 
responsibilities  for  oversight  of  the  quality  of  modules  and 
programmes. 
 
 
 
 
Regulation 4 
 
15 
2014/15 Edition 
 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
4.5.2 
Schools  will  be  responsible  for  overseeing  annual  monitoring  and 
enhancement  activities  in  accordance  with  the  requirements  of 
EAC. 
 
4.5.3 
Full  information  on  the  annual  monitoring  and  enhancement 
requirements  and  documentation  is  available  in  the  Quality 
Handbook. 
 
4.6 
Subject Health Review (SHR) 
4.6.1 
Cycle of Reviews 
 
All  University  credit  bearing  provision  will  be  subject  to  periodic 
internal  review  in  line  with  Scottish  Funding  Council  (SFC) 
guidance and within a cycle of not more than six years. 
 
4.6.2 
Themes for Review 
 
SHR  shall  consider  and  review  the  total  taught  and  research 
activity of academic programmes in a subject across the following 
six themes: 
 
 
Provision 
 
 
Teaching, Learning and Enhancement 
 
Research 
 
Student Support and Guidance 
 
Student Achievement and Assessment 
 
Strategic Development of the Subject 
 
4.6.3 
Aims of Subject Health Review 
 
The  aims  of SHR  are  to  provide  an  opportunity  to  review  quality 
and enhancement, teaching and learning, the wider research and 
scholarship  in  the  subject  area  and  inter-relations  between 
subjects together with their future development.  The review takes 
place  with  the  firm  intention  to  enhance  the  student  experience 
balanced with a review of quality and standards. 
 
 
Full details can be found in the Quality Handbook. 
 
4.7 
Student Involvement in Quality Enhancement 
4.7.1 
The  collection  and  use  of  the  views  of  students  shall  be  in 
accordance  with  the  procedures  and  methods  outlined  in  the 
Quality  Handbook  which  details  student  engagement,  feedback 
and representation opportunities. 
 
4.8 
 
Collaborative Provision 
4.8.1 
Where Schools are considering collaborative provision, either with 
another  HEI  or  an  appropriate  organisation,  they  should  consult 
the International Centre at an early stage to ensure the proposal 
is in line with the University’s international strategy.  Collaborative 
arrangements  should  widen  learning  opportunities  without 
 
 
 
Regulation 4 
 
16 
2014/15 Edition 
 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
prejudice  to  the  standard  of  the  award  or  the  quality  of  what  is 
offered to the students. 
 
4.8.2 
A visit will be made to all institutions  where collaborative delivery 
of a UWS award is being considered in line with guidance in the 
Quality handbook 
 
4.8.3 
Collaborative agreements are drafted by QEU in consultation with 
the  School.    School  staff  are  not  authorised  to  draft  or  sign 
collaborative agreements.  Collaborative agreements are normally 
signed by the University Secretary & Registrar. 
 
4.8.4 
University requirements are set out in Regulation 11.  A handbook 
is  available  from  QEU  providing  guidance  and  information  to 
support Schools on collaborative provision. 
 
4.9 
Professional Accreditation of University of Awards 
4.9.1 
Professional accreditation is the official recognition awarded by a 
Professional,  Statutory  &  Regulatory  Body  (PSRB)  as  a  result of 
the  University  meeting  specific  standards  or  criteria.    The 
development and drafting of documents for submission to PSRBs 
(both  before  and  after  accreditation  visits)  is  the  responsibility  of 
the School.  The School is responsible for maintaining a schedule 
of  accreditation  status  for  all  relevant  awards  and  for  providing 
this information to EAC as required. 
 
 
Where there is potential conflict between a PSRB’s admission or 
other  requirements  and  the  University’s  Equality  policy  or 
legislation, this should be noted in the schedule. 
 
 
 
 
 
 
 
Regulation 4 
 
17 
2014/15 Edition 
 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
REGULATIONS FOR PROGRAMMES OF 
STUDY LEADING TO THE UNIVERSITY’S 
TAUGHT ACADEMIC AWARDS 
 
 
 
 
 
Regulation 5 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 

Regulations  for  Programmes  of  Study  leading  to  the  University’s 
Taught Academic Awards 

 
 
5.1 
General Requirements 
5.1.1 
General Regulation 
 
These  regulations  apply  to  all  modules  and  programmes  of  study 
leading to the University’s academic credit or awards. 

 
5.2 
Definitions 
5.2.1 
Trimester 
 
The  teaching  year  is  divided  into  three  trimesters  which  are 
constituted as follows: 
 
 
2 Trimesters of 15 weeks – 
 
 
12 weeks teaching 
 
 
3 weeks consolidation and assessment 
 
 
 
1 Trimester of 10 weeks – 
 
 
8 weeks teaching 
 
 
2 weeks consolidation and assessment 
 
5.2.2 
Single Module 
 
An assessed unit of study of a specified level, the particular content 
of which is defined and uniquely identifiable and with the following 
characteristics: 
 
a) 
For  undergraduate  programmes,  if  passed,  it  carries  20 
credit points; it is normally studied during a single trimester 
and represents one third of a trimester’s work or a sixth of a 
ful   year’s  study  for  a  ful -time  student.    (See  Regulation 
5.2.8.) 
 
 
b) 
For postgraduate programmes, if passed, it carries 10 or 20 
credit points, it is normally studied during a single trimester 
and  represents  a  sixth  or  third  of  a  trimester’s  work  for  a 
full-time student.  (See Regulation 5.2.9c.) 
 
 
c) 
Up to two 20 credit modules per level may be approved for 
delivery  across  two  consecutive  trimesters  in  the  same 
academic year.  (See Quality Handbook for procedures.) 
 
5.2.3 
The total learning time for a 20 credit module requires 200 student 
effort  hours  (SEH)  which  includes  lectures,  practicals,  seminars, 
tutorials,  workshops,  independent  learning,  projects,  placements 
and assessment. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 5 
 
18 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
5.2.4 
Double Modules 
 
An  assessed  unit  of  study  with  the  following  characteristics:  if 
passed, it carries 40 credit points; it is studied over two trimesters 
and  represents  one  third  of  two  trimesters  work  for  a  full-time 
student. 
 
5.2.5 
The  total  learning  time  for  a  double  module  requires  400  student 
effort hours which includes lectures, practicals, seminars, tutorials, 
workshops,  independent  learning,  projects,  placements  and 
assessment. 
 
5.2.6 
a) 
Double  modules  will  normally  only  be  permitted  at  level  10 
(Honours)  and  level  11  (Masters).    Any  exceptions  will 
require  the  approval  of  the  Education  Advisory  Committee 
(EAC) in advance of the approval of the programme. 
 
 
b) 
Larger modules, in multiples of 20 credit point components, 
will  be  permitted  within  the  Project  or  Independent  Study 
and  WBL  elements  of  programmes  of  study  and  Masters 
Dissertations. 
 
5.2.7 
Modules  of  fewer  than  20  credits  will  not  be  approved  within 
University  awards  except  as  specified  in  Regulation  5.2.9c.    (See 
also Regulation 5.2.2.) 
 
5.2.8 
Number of modules in a trimester 
 
As  normal y  a  module  is  one  third  of  a  trimester’s  work, 
undergraduate  programmes  should  not  require  a  full-time  student 
to  register  for  more  than  three  modules  per  trimester  (unless 
approved under 5.2.2c).  
 
5.2.9 
Number and Level of Credits required for Programmes 
 
a) 
CertHE,  DipHE,  Degree  and  Honours  awards  normally 
require  programmes  equivalent  to  120,  240,  360  and  480 
credits respectively at the appropriate level (see Regulation 
5.2.11) PgCert, PgD and MSc awards require programmes 
equivalent  to  60,  120  and  180  credits  at  the  appropriate 
SCQF level respectively. [see Regulation 5.2.11 (viii-x).] 
 
 
b) 
For  single  degrees,  in  order  to  maximise  flexibility  of 
student  choice,  unless  professional  or  statutory  body 
requirements  or  some  other  valid  reason  make  it  critical  to 
fully  define  the  six  modules  at  each  level,  programmes 
should specify a maximum of five modules at each level.  It 
is however perfectly legitimate for students to choose to fill 
free options from their core subject. 
 
 
 
Regulation 5 
 
19 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
c) 
Postgraduate Modules 
 
 
At SCQF level 11 up to a maximum of 20 credits at each of 
the Postgraduate Certificate and the Postgraduate Diploma 
levels may be made up of 10 credit modules. 
 
5.2.10 
Approval of Students’ Choice of Modules 
 
a) 
A  student’s  programme  of  modules  needs  to  be  approved 
as  educationally  appropriate.    Such  approval  will  be 
effectively automatic where a student is following a defined 
single title within the general guidelines provided for that title 
in the programme specification.  For students taking a joint 
or  major/minor  title,  educational  guidance  will  be  available.  
For  all  students,  the  module  selection  and  programme  is 
only  approved  when  it  is  signed  off  authorised  by  an 
appropriate  academic  as  part  of  the  enrolment  process, 
either by signature or by electronic confirmation. 
 
 
b) 
A  student’s  programme  of  modules  in  any  given  trimester 
can be constrained by timetable compatibility.  It is essential 
that a student is available to attend all required classes for 
all  modules  on  which  they  are  enrolled,  unless  a  student’s 
individual  circumstances  in  relation  to  an  equality 
characteristic pertain. 
 
 
c) 
A module can be withdrawn in a given trimester as unviable 
if  it  enrols  fewer  than  10  students.    No  module  will  be 
withdrawn  on  these  grounds  if  it  is  a  core  module  for  a 
degree  title  for  which  a  student  has  been  previously 
enrolled. 
 
 
d) 
Students  taking  a  period  of  study  abroad  or  at  another 
institution as part of an exchange programme will require to 
have  the  modules  they  are  taking  internationally,  approved 
and  signed  off  by  the  Programme  Leader,  PAB  Chair  and 
School-based  Erasmus  or  International  Co-ordinator  as 
meeting the required level and outcomes for the University’s 
award (a form is available for this process from Registry).  In 
addition, there needs to be a translation of the international 
partner’s  grading  system  as  part  of  the  exchange 
agreement  to  enable  candidates  to  have  the  exchange 
credit  count  towards  any  award  with  distinction  and  this 
needs  to  be  drawn  to  the  attention  of  the  appropriate  PAB 
Chair by the Programme Leader. 
 
5.2.11 
Credit Rating 
 
The University's awards shall be rated at the following credit points 
for  general  credit  against  the  Scottish  Credit  and  Qualification 
Framework (SCQF).  The modular curriculum at each level should 
yield the credit points shown below.  If the award is made, the full 
 
 
 
Regulation 5 
 
20 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
number of credit points is credited.  If a student does not complete 
the programme at the designated level, credit can only be given for 
modules for which performance has been at least Grade C. 
 
 
i) 
Certificate of Higher Education (CertHE) 
At least 120 credits at SCQF level 7or above. 
 
 
ii) 
Diploma of Higher Education (DipHE) 
At least 240 credits of which a minimum of 100 are at SCQF 
level 8 or above. 
 
 
iii) 
Scottish Bachelor’s Degree 
 
 
At least 360 credits of which a minimum of 100 are at SCQF 
level 9 or above. 
 
 
iv) 
Scottish Bachelor’s Degree with Honours 
 
 
At least 480 credits of which a minimum of 200 points are at 
SCQF levels 9 and 10, of which a minimum of 100 at SCQF 
level  10  and  no  credit  of  less  than  SCQF  level  9  to 
contribute to Honours classification. 
 
 
v) 
Graduate Certificate 
 
 
At least 60 credit points at minimum of SCQF level 9. 
 
 
vi) 
Graduate Diploma 
 
 
At least 120 credit points at minimum of SCQF level 9. 
 
 
vii) 
Professional Graduate Diploma 
 
 
At least 120 credit points at minimum of SCQF level 10. 
 
 
viii) 
Postgraduate Certificate 
At  least  60  credit  points  of  which  a  minimum  of  40  are  at 
SCQF level 11 – none below level 10. 
 
 
ix) 
Postgraduate Diploma 
 
At least 120 credit points of which a minimum of 100 are at 
SCQF level 11 – none below level 10. 
 
x) 
Masters 
 
 
At least 180 credit points of which a minimum of 160 are at 
SCQF level 11 – none below level 10. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 5 
 
21 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
5.2.12 
Postgraduate Awards 
 
“Postgraduateness”  embraces  a  multiplicity  of  attributes,  all 
predicated  on  the  assumption  that  those  who  are  admitted  have 
already  satisfactorily  completed  an  undergraduate  programme  or 
achieved  a  comparable  level  of  academic  or  professional 
attainment.  (See Regulation 6.3.1.) 
 
5.2.13  
SCQF Credit Minima 
 
In  line  with  the  SCQF,  Programme  Leaders  are  referred  to 
Regulations 5.2.11 and 5.3.12 to ensure that minimum credit level 
requirements  are  satisfied.    However,  see  5.2.10(a)  for  guidance 
on the approval of students’ choices of modules.   
 
5.2.14 
Levels 
 
a) 
Each  University  module  shall  have  a  defined  intrinsic  level 
at SCQF 7, 8, 9, 10, or 11. 
 
 
b) 
The  intrinsic  level  of  each  module  is  defined  when  it  is 
initially approved at SCQF 7, 8, 9, 10 and 11.  Levels 7 – 10 
are  normally  equivalent  to  the  first,  second,  third  (Degree) 
and fourth (Honours) years of full-time undergraduate study 
and  it  is  expected  that  there  will  be  progression  between 
levels in terms of academic challenge relevant to the SCQF. 
 
 
c) 
SCQF  level  11  indicates  Postgraduate/Masters  level.    A 
level  11  module  must  reflect  a  distinctive  postgraduate 
standard  in  terms  of  both  depth  and/or  breadth  of  delivery 
and  of  assessment  in  taught  or  research  modules, 
irrespective of the mode of study.  (See Regulation 5.2.13.) 
 
5.2.15 
Module Co-ordinator 
 
Each  module  is  located  within  a  specific  School  and  will  be 
overseen by a Module Co-ordinator appointed by and responsible 
to  the  appropriate  Dean  of  School  or  nominee.    The  Module 
Co-ordinator has responsibility for the management of the module 
(i.e. ensuring the module descriptor is updated, assessment details 
are  recorded  and  assessments  moderated)  and  is  normally  also 
responsible  for  the  academic  leadership  of  the  module.    The 
Module  Co-ordinator  is  also  responsible  for  advising  appropriate 
Programme  Leaders  of  amendments  to  the  module  where  it  is 
offered in more than one programme. 
 
 
Module  Co-ordinators  should  communicate  with  Programme 
Boards on issues pertinent to the module. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 5 
 
22 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
5.2.16 
The Role of Module Co-ordinator 
 
The  Module  Co-ordinator’s  responsibilities  will  include  the 
following: 
 
To  review  annually    the  module  content  and  ensure  that  the 
module descriptor is kept up-to-date; 
 
 
To  advise  the  Head  of  School  or  nominee  and  School 
Timetabler on the delivery schedule for the module; 
 
 
To  establish  that  appropriate  timetabling  and  exam  schedule 
arrangements have been made for the module; 
 
 
To  co-ordinate  and  maintain  the  timeous  production  of  the 
final and resit examination papers; 
 
 
To  establish  the  continuous  assessment  structure  and 
schedule  for  the  module  in  consultation  with  the  programme 
leader; 
 
 
To  collect  continuous  assessment  marks  and  to  collate  final 
assessment data; 
 
 
To  ensure  that  marks  for  students  taking  the  module  are 
collated and recorded using the University’s marks data entry 
system 
 
 
To  monitor  attendance  and  engagement  requirements  (see 
Regulation 5.7.2); 
 
 
To  collect  student  feedback  in  line  with  University 
requirements; 
 
 
To attend the Subject Panel; 
 
 
To  liaise  with  the  Dean  of  School  or  nominee  about  any 
problems  relating  to  the  administration  and  delivery  of  the 
module  which  the  Co-ordinator,  having  made  all  reasonable 
endeavours, is unable to resolve; 
 
 
To  present  proposed  module  changes  to  the  Programme 
Board  for  approval  and  new  modules  for  recommendation  by 
the Programme Board to the School; 
 
5.2.17 
The Role of Module Moderator 
Each  module  will  have  an  identified  Module  Moderator  who  will 
confirm moderation has taken place in line with section 3.4 of the 
Assessment  Handbook.    The  Module  Moderator  will  assist  in 
implementing  the  assessment  moderation  process  (as  described 
in the University’s Assessment Handbook).  
 
 
 
Regulation 5 
 
23 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
5.2.18 
Programme 
 
The  group  of  modules  approved  as  leading  to  an  award  of  the 
University,  including  any  intermediate  awards,  together  with  the 
rules that specify how they may be combined to lead to the award 
or  awards.    Awards  must  be  underpinned  by  a  programme 
specification. 
 
5.2.19 
Amendments to Programmes of Study 
 
At any time, subject to the programme specification governing the 
programme of study concerned, the student may seek approval for 
amendment to the selection of modules including a change in the 
award to which they lead.  Any such amendment is subject to the 
approval  of  the  Programme  Leader  responsible  for  the  existing 
programme  and,  if  the  amendment  involves  a  change  in  the 
responsible  body,  that  Programme  Leader  who  will  become 
responsible. 
 
5.2.20 
Named Award 
 
a) 
The  following  named  final  awards  shall  be  available:  (see 
also  Regulation  3  for  guidance  on  the  characteristics  of 
awards  and  SCQF  for  generic  outcomes  at  each  of  the 
following levels): 
 
 
Certificate of Higher Education 
 
 
 
Diploma of Higher Education 
 
 
 
Degree 
 
 
 
Honours Degree 
 
 
 
Graduate Certificate 
 
 
 
Graduate Diploma 
 
 
 
Professional Graduate Diploma  
 
 
 
Postgraduate Certificate 
 
 
 
Postgraduate Diploma 
 
 
 
MA 
 
 
 
MSc 
 
 
 
MBA 
 
 
 
MEd 
 
 
 
 
Regulation 5 
 
24 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
b) 
SCQF draws to institutions’ attention the need to be able to 
demonstrate  that  each  of  their  qualifications  is  allocated  to 
the appropriate level of the framework. 
 
 
 
In  considering  the  appropriate  level  for  a  qualification, 
consideration should be given to: 
 
The  relationship  between  the  intended  outcomes  of  the 
programme and the expectations set out in qualification 
descriptors within SCQF; 
 
 
Whether  there  is  a  sufficient  volume  of  assessed  study 
that  will  demonstrate  that  the  learning  outcomes  have 
been achieved;  
and 
 
Whether  the  design  of  the  curriculum  and assessments 
is  such  that  all  students  following  the  programme  have 
the opportunity to achieve and demonstrate the learning 
outcomes; 
 
5.2.21 
Intermediate Exit Awards 
 
Qualifications  should  be  awarded  to  mark  the  achievement  of 
positively  defined  outcomes,  not  a  compensation  for  failure  at  a 
higher level, or by default.  Where a student does not demonstrate 
the  outcomes  set  out  in  a  programme  specification,  a  lower 
qualification may be awarded if the student has demonstrated the 
outcomes required for that qualification. 
 
 
At  undergraduate  level  these  shall  be  the  Certificate  of  Higher 
Education, Diploma of Higher Education and the Degree.  At MSc 
level  this  shall  be  the  Postgraduate  Diploma.    At  Postgraduate 
Diploma level this shall be the Postgraduate Certificate. 
 
 
A  student  who  has  accumulated  the  necessary  number  of  credits 
and satisfied any other specific requirements has the right to claim 
any  award  intermediate  to  the  final  award  for  which  he  or  she  is 
registered  provided  he/she  has  demonstrated  the  achievement  of 
the learning outcomes specified for the intermediate award.  (See 
Regulation 7.5.3.) 
 
 
Programme  specifications  should  clearly  specify  the  outcomes 
required for each qualification including intermediate exit awards. 
 
 
Normally no intermediate award will be made to a student who has 
obtained  a  final  award  or  a  student  who  immediately  proceeds  to 
the  next  level  of  the  award.    The  University  may  make  an 
intermediate award to a student who has met the requirements for 
that award and is no longer registered on the programme of study 
leading to a higher level qualification. 
 
 
 
Regulation 5 
 
25 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
5.2.22 
Prerequisite 
 
A  named  module  (or  modules  or  a  subset  of  alternative  named 
modules)  that  is  required  to  be  passed  before  another  particular 
module may be  undertaken.   A pass in  one trimester  shall not be 
specified  as  a  prerequisite  for  starting  a  module  in  the  following 
trimester.  (See Regulation 7.3.1) 
 
5.2.23 
Co-requisite 
 
A  named  module  (or  modules  or  a  subset  of  alternative  named 
modules) that is required to be taken in addition to, and normally at 
the same time as a particular module. 
 
5.3 

Titles and Awards 
5.3.1 
General Requirements 
 
a) 
The  name  given  to  any  qualification  should  represent 
appropriately the level of achievement, reflect accurately the 
field(s) of study, and not be misleading. 
 
 
b) 
The  award  title  should  not  normally  reflect  more  than  two 
subject  components  which  should  be  indicated  simply  and 
accurately. 
 
5.3.2 
General Requirements for Titles 
 
a) 
The Executive Group will be responsible for giving approval 
for a change to the approved portfolio of available titles and 
to new titles.  This will include the withdrawal of titles.  (See 
Regulation 4.2.5.) 
 
 
b) 
School Boards shall annually approve an updated list of the 
titles  available  for  a  Single/Major;  Joint;  and  Minor  award 
component  and  intermediate  awards  and  the  modules 
which lead to these titles for the School. 
 
 
c) 
The title of  each programme should, as a description of  its 
content, accord with the normal expectations of professional 
and statutory bodies (where appropriate), of students and of 
employers,  as  an  indication  of  the  level  of  knowledge  and 
skills  to  be  expected  of  a  person  holding  such  a 
qualification. 
 
 
d) 
Titles  for  intermediate  awards  should  be  approved  at  the 
time of programme approval. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 5 
 
26 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
5.3.3 
Honours Degree Awards 
 
a) 
Honours  Degrees  may  be  awarded  in  Single  subject  titles, 
Joint  subject  titles  or  Major/Minor  titles  as  approved  as 
being on the list of the University of the West of Scotland’s 
portfolio  of  titles  [see  Regulation  5.3.2(b)].    In  order  to 
achieve  an  Honours  Degree  480  credits  must  be  achieved 
with at least 100 at level 10 (see Regulation 5.2.11). 
 
 
b) 
An  approved  Honours  award  shall  include  a  dissertation 
element  or  equivalent  evidence  of  substantial  independent 
work which should be equivalent to at least a double module 
(40 points).    (See  Assessment  Handbook  for  University 
Guidelines for Honours and masters Dissertations.) 
 
 
c) 
Each  copy  of  the  thesis  shall  remain  the  property  of  the 
University, but the copyright of the thesis shall be vested in 
the candidate. 
 
5.3.4 
Single Honours 
 
a) 
The  title  of  a  Single  Honours  award  defines  a  single 
coherent programme in which the majority of modules are in 
a single subject area.  It should be expressed simply and in 
as few words as possible. 
 
Titles  for  Honours  awards  are  determined  by  the  modules 
taken at the top two levels of study.  The minimum number 
of modules required; 
 
 
For a Single Honours title: the equivalent of 200 credits from 
the subject area as defined within the approved programme 
specification,  with  at  least  100  of  these  at  SCQF  level  10 
and none less than SCQF level 9. 
 
b) 
Where there has been direct entry to Level 10 then the title 
shall  be  that  as  described  in  the  appropriate  UWS 
programme specification.  (See Regulation 6.7.4(b) (iv).) 
 
c) 
The Approval Panel  will confirm the appropriateness of  the 
title of the award. 
 
5.3.5 
Joint Honours 
 
a) 
The  title  of  a  Joint  Honours  award  defines  a  coherent 
programme of study which has combined modules from two 
single subject areas where there is an approximate balance 
between the two areas. 
 
 

b) 
Titles  for  Honours  awards  are  determined  by  the  modules 
taken at the top two levels of study.  The minimum number 
of credits required: 

 
 
 
Regulation 5 
 
27 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
For a Joint Honours title, 60 credits in each subject area 
at  level  SCQF  9,  40  credits  from  each  subject  area  at 
SCQF  level  10  plus  one  40  credit  project  in  either 
subject area. 
 

c) 
The first named title in the award will be determined by the 
dissertation/project.  
 
d) 
Where  there  has  been  direct  entry  to  SCQF  level  10  then 
the  title  shall  be  that  as  described  in  the  appropriate  UWS 
programme specifications. (see Regulation 6.7.4 b) iv)). 
 
5.3.6 
Major/Minor Honours 
a) 
A Major/Minor Honours Degree may be awarded where the 
programme  includes  a  major/minor  combination  where  the 
minor  subject  accounts  for  one  third  of  the  programme  at 
levels 9 and 10. 
 
b) 
Titles  for  Honours  awards  are  determined  by  the  modules 
taken at the top two levels of study.  The minimum number 
of modules required; 
 
 
For  a  Major  Honours  title:  160  credits  from  the  subject 
area  as  defined  within  the  approved  programme 
specification, with at least 80 of these at SCQF level 10. 

 
 
For  a  Minor  Honours  title  component,  80  credits  from 
the subject as defined within the approved programme 
specification, with at least 40 of these at SCQF level 10. 

 
c) 
Major/Minor Honours Awards will be titled as follows: 
 
 
BA or BSc Honours A with B 
 
d) 
Where there has been direct entry to Level 10 then the title 
shall  be  that  as  described  in  the  appropriate  UWS 
programme specifications.  [See Regulation 6.7.4(b) (iv).] 
 
5.3.7 
Degree Awards 
 
Degrees may be awarded in Single subject titles, Joint subject titles 
or  Major/Minor  titles  as  approved  as  being  on  the  list  of  the 
University  of  the  West  of  Scotland’s  portfolio  of  titles  (see 
Regulation 5.3.2b).  In order to achieve a degree 360 credits must 
be achieved with at least 100 at level SCQF level 9. 
 
5.3.8 
Single Title Degree 
 
a) 
The title of a single degree award defines a single coherent 
programme in which the majority of modules are in a single 
subject area.  It should be expressed simply and in as few 
words as possible. 
 
 
 
Regulation 5 
 
28 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
b) 
For  Degree  Awards  the  title  is  determined  by  the  modules 
taken  at  the  highest  level  of  study  (SCQF  level  9).  The 
minimum number of credits in each subject required: 
 
 
For  a  Single  Degree  title:  100  credits  from  the  subject 
area  as  defined  within  the  approved  programme 
specification. 

 
5.3.9 
Joint Title Degree 
 
a) 
The  title  of  a  Joint  Degree  award  defines  a  coherent 
programme of study which has combined modules from two 
single subject areas where there is an approximate balance 
between the two areas. 
 
b) 
For  Degree  Awards  the  title  is  determined  by  the  modules 
taken  at  the  highest  level  of  study  (SCQF  level  9).    The 
minimum number of credits in each subject required: 
For a Joint degree title component: 60 credits from the 
subject  as  defined  within  the  approved  programme 
specification. 

 
c) 
Title A and Title B will be named in alphabetical order. 
 
5.3.10 
Major/Minor Degree 
a) 
A  Major/Minor  degree  may  be  awarded  where  the 
programme  includes  a  major/minor  combination  where  the 
minor subject accounts for one third of the programme. 

 
b) 
For  Degree  Awards  the  title  is  determined  by  the  modules 
taken  at  the  highest  level  of  study  (SCQF  level  9).    The 
minimum number of credits in each subject required; 

 
 
For a Major Degree title component: 80 credits from the 
subject area as defined within the approved programme 
specification. 

 
 
For  a  Minor  Degree  title  component:  40  credits  in  the 
subject  as  defined  within  the  approved  programme 
specification. 

 
c) 
Major/Minor Degree Awards will be titled as follows: 
 
 
BA or BSc A with B 
 
5.3.11 
Diploma of Higher Education 
 
DipHEs  may  be  awarded  in  Single  subject  titles  or  Joint  subject 
titles.    In  order  to  achieve  a  DipHE  240  credits  must  be  achieved 
with a minimum of 100 at least SCQF level 8. 
 
 
 
Regulation 5 
 
29 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
a) 
The  title  of  a  Single  DipHE  defines  a  single  coherent 
programme in which the majority of modules are in a single 
subject area. 
 
 
b) 
The  title  of  a  Joint  DipHE  award  defines  a  coherent 
programme of study which has combined modules from two 
single  subject  areas  where  there  are  equal  credits  from 
each  of  the  two  areas.    Title  A  and  B  will  be  named  in 
alphabetical order. 
 
5.3.12 
Cert of Higher Education 
 
CertHEs are normally only awarded in single subject titles.  In order 
to  achieve  a  CertHE,  120  credits  must  be  achieved  with  at  least 
120 at SCQF Level 7. 
 
a) 
The title of the CertHE defines a single coherent programme 
in which the majority of modules are in a single subject area. 
 
 
b) 
A  CertHE  may  also  contain  a  broad  range  of  subjects 
provided within a broader subject discipline consistent with a 
generic or common programme of study. 
 
 
c) 
Joint  or  Major/Minor  combinations  are  not  normally 
permitted for CertHE awards. 
 
5.3.13 
Joint Award (collaborative arrangement) 
a) 
A  joint  award  (collaborative  arrangement)  involves  the 
granting  of  a  single  award  by  UWS  with  one  or  more 
collaborating 
awarding 
bodies 
for 
the 
successful 
completion of one programme of study.  UWS is therefore 
responsible  for  the  standard  of  the  award  as  one  of  the 
conferring institutions. 
 
b) 
UWS will agree appropriate arrangements for the awarding 
of  transcripts  and  certificates  prior  to  commencement  of 
programme. 
 
c) 
Partner  Institutions  will  be  required  to  demonstrate  that 
they have the legal capacity to make such an award. 
 
 
d) 
Any  joint  award  proposals  will  be  subject  to  risk 
assessment, initial scrutiny and approval of the University’s 
Academic  Planning  Group  (APG)  to  ensure  an  appropriate 
strategic fit. 
 
 
f) 
Consideration  will  be  given  to  conditions  of  the  award  and 
quality assurance procedures prior to embarking on such an 
arrangement. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 5 
 
30 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
5.3.14 
Dual Award (collaborative arrangement) 
a) 
A  dual  award  (collaborative  arrangement)  involves  the 
granting  of  separate  awards  by  both  UWS  and  a 
collaborative  partner,  for  a  single  programme  of  study.  
The  two  awards  will  be  based  on  the  same  assessed 
student work and can only be granted when the objectives 
of the programme have been achieved at the same point in 
time.    Responsibility  for  each  award  and  its  academic 
standard will remain with the body awarding it. 
 
b) 
The  responsibility  for  the  standard  of  the  UWS  award  will 
remain  with  the  University  and  cannot  be  shared  with  the 
partner. 
 
c) 
The  partner  institution  will  be  required  to  demonstrate  to 
UWS that it has the legal capacity to make such an award.  
Together with UWS, the partner institution will ensure that 
students  may  not  double-count  credit  for  successfully 
completing modules. 
 
 
d) 
Any  dual  award  proposals  will  be  subject  to  risk 
assessment, initial scrutiny and approval of the University’s 
APG to ensure an appropriate strategic fit. 
 
5.3.15 
Validated Awards 
a) 
A validated award (collaborative arrangement) involves the 
granting  of  an  award  by  UWS  to  be  delivered  by  non-
degree awarding bodies.  This can be undertaken in areas 
where  the  University  is  confident  the  partner  has  the 
resources  and  expertise  to  run  its  own  UWS-validated 
award,  and  where  the  programme  is  not  in  direct 
competition  with  any  award  offered  by  the  university  on 
one of its own campuses 
 
b) 
The  responsibility  for  the  standard  of  the  UWS  award  will 
remain  with  the  University.  A  Joint  Programme  Panel 
(JPP), with representation from both UWS and the partner 
institution,  will  be  established  to  manage  the  collaborative 
arrangements and to provide a focus for operational issues 
to be discussed, with the Degree Assessment Board (DAB) 
(remit  for  DAB  is  included  in  Collaborative  section  of 
Quality  Handbook)  managing  the  assessment  processing. 
(The  Scottish  Baptist  College  follows  UWS  arrangements 
for Subject Panels and Progression & Awards Boards) 
 
c) 
Any  validated  award  proposals  will  be  subject  to  due 
diligence,  initial  scrutiny  and  approval  of  the  University’s 
APG to ensure an appropriate strategic fit. 
 
 
 
 
Regulation 5 
 
31 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
5.3.16 
Summary of Credit Minima required for UWS Awards 
Award 
Credit Points Required 
CertHE 
At least 120 credit points at SCQF level 7 or above 
DipHE 
At least 240 credit points of which a minimum of 100 
are at least SCQF level 8 
DipHE (Joint) 
At least 240 credit points of which a minimum of 100 
are at least SCQF level 8 and a minimum of 60 in 
each subject area 
BA/BSc (Single) 
At least 360 credit points with 200 in the subject area 
of which a minimum of 100 are at least SCQF 9 
BA/BSc (Major) 
At least 360 credit points with 160 in the subject area 
of which a minimum of 80 are at least SCQF 9 each 
BA/BSc (Joint) 
At least 360 credit points with a minimum of 120 in 
component 
subject of which a minimum of 60 in the subject are at 
least SCQF 9 (each subject) 
BA/BSc (Minor) 
At  least  360  credit  points  with  minor  subject 
component 
accounting for one third of programme at level SCQF 
9 (with at least 40 at SCQF 9 in the minor subject) 
BA/BSc/BEd(Hons) 
At least 480 credit points of which a minimum of 200 
(Single) 
in the subject at SCQF 9 and SCQF 10 of which a 
minimum of at least 100 at level 10# 
BA/BSc(Hons) (Major) 
At least 480 credit points of which a minimum of 160 
in the subject at SCQF 9 and SCQF 10 of which a 
minimum of at least 80 at level 10 
BA/BSc(Hons) (Joint) 
At  least  480  credit  points  with  a  minimum  of  60  at 
component 
SCQF  9  in  each  subject  area  and  a  total  of  120  at 
level 10 with a minimum of 40 in each subject area 
BA/BSc(Hons) (Minor) 
At least 480 credit points with minor subject 
component 
accounting for one third of programme at level SCQF 
9 and SCQF 10 (80 overall in the minor subject with at 
least 40 at level 10) 
Graduate Certificate 
At least of 60 credit points at minimum of at least 
SCQF 9 
Graduate Diploma 
At least 120 credit points at minimum of at least 
SCQF 9 
Professional Graduate 
At least 120 credit points at SCQF level 10 
Diploma 
PgCert 
At least 60 credit points  with minimum  of 40 at SCQF 
11* 
PgD 
At least 120 credit points with minimum 100 at SCQF 
11* 
MSc/MA/MEd/ 
At least 180 credit points with minimum 160 at SCQF 
MBA 
11* 
 
* Modules must be at least level 10 
# Modules which contribute to the Honours classification must be no less than 
SCQF level 9 
 
 
 
 
Regulation 5 
 
32 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
5.3.17 
Continuing students on existing programmes who have a 5 credit 
deficit arising from changes to credit tariff structure from 15  – 20 
credit points per module will not be required to make up the credit 
deficit.  
 
5.4 
Duration of Study and Authorised Interruption 
5.4.1 
a) 
The period within which a student shall normally complete a 
programme  of  study  and  the  associated  assessments 
(including any resits) should be specified in the programme 
specification. 
 
 
b) 
A  student  shall  be  required  to  reapply  for  a  programme  of 
study if the PAB has not assigned credit to the student for a 
period of two calendar years.  The student will be treated as 
a  new  applicant  and  will  go  through  the  University’s  RPL 
process to check on the currency of their learning.  They will 
then be offered the most appropriate level of entry based on 
that learning. 
 
c) 
A student registered for an award may be allowed a period 
of  Authorised  Interruption  of  Study,  approved  by  the 
relevant Dean of School and may be re-admitted thereafter 
to complete the requirements for a degree.  In some cases 
of  disability  and  maternity  a  period  of  Authorised 
Interruption of Study will be granted. 
 
A  period  of  Authorised  Interruption  of  Study  will  not 
normally  exceed  one  academic  session,  and  the  total 
period  of  Authorised  Interruption  of  Study,  which  may  be 
granted  throughout  the  programme  of  study,  will  not 
normally exceed two academic sessions. 
 
 
Programme Regulations 
5.4.2 
General 
Requirements 
for 
Programme 
Regulations 
and 
Professional Requirements 
 
a) 
The only definitions of the nature of assessments should be 
at module level.  The only programme specific assessment 
regulations  should  be about progression  and  conditions for 
the award. 
 
b) 
In  the  case  of  any  seeming  conflict  between the  University 
Regulatory Framework and those of any external institution 
or  body  which  accredits  the  programme,  the  School  Board 
may seek approval from the Education Advisory Committee 
for  the  regulations  of  that  institution  or  body  to  take 
precedence. 
 
 
c) 
Where  there  is  a  conflict  between  programme  assessment 
regulations  as  noted  in  Student  Handbook  or  other 
 
 
 
Regulation 5 
 
33 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
published material and those of the University as defined in 
this  framework,  the  University  regulations  shall  take 
precedence. 
 
 
d) 
University regulations shall apply to all programmes of study 
unless  a  condition  of  professional  accreditation  requires  
deviation.  In such cases evidence must be submitted to the 
Education Advisory Committee. 
 
 
e) 
When  students  enrol  each  year  they  will  confirm  that  they 
accept the University’s current Regulatory Framework. 
 
5.5 
Programme Specifications and Learning Outcomes 
5.5.1   
General Requirement 
a) 
Each programme of study shall have learning outcomes at 
each 
level 
which 
the 
programme 
structure 
and 
requirements  and  teaching  and  learning,  and  assessment 
methods are designed to fulfil. 
 
 
 
b) 
Cognisance should be taken of the external sources against 
which  the  programme  is  benchmarked  including  subject 
benchmarks,  Professional,  Statutory  &  Regulatory  Bodies’ 
(PSRB) information and SCQF. 
 
 
 
c) 
Curricula  should  be  designed  to  provide  the  conditions  for 
the  outcomes  to  be  achieved,  including  flexibility  of 
assessment for students with individual needs. 
 
5.5.2   
Graduate Skills and Attributes 
 
 
a) 
The  programme  specification  shall  detail  the  skills  and 
attributes  to  be  found  in  graduates  of  the  programme.    At 
undergraduate level, these will include:  To develop critical, 
analytical problem-based learning skills and the transferable 
skills  to  prepare  the  student  for  graduate  employment;  To 
enable  students  to  engage  in  lifelong  learning,  study  and 
enquiry, and to appreciate the value of education to society; 
To assist the student to develop the skills required for both 
autonomous practice and team-working. 
 
 
 
b) 
Overall,  the  programme  of  study  shall  aim  to  stimulate  an 
enquiring  analytical  and  creative  approach,  encouraging 
independent judgement and critical self-awareness. 
 
5.5.3 
Characteristic Outcomes of Masters Degrees  
 
The  following  indicate  appropriate  outcomes  for  Masters’ 
programmes  where  the  content  wholly  or  mainly  builds  on  a  first 
degree  in  the  same  discipline.    They  apply  with  reduced  force  to 
the  taught  components  (at  PgD  level)  within  broadening  Master 
 
 
 
Regulation 5 
 
34 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
programmes such as MBA or conversion courses, but they should 
be  characteristic  of  the  Master  dissertation  in  any  Master’s 
programme. 
 
i) 
A  systematic  understanding  of  knowledge,  and  a  critical 
awareness  of  current  problems  and/or  new  insights,  much 
of which is at, or informed by, the forefront of their academic 
discipline, field of study, or area of professional practice. 
 
 
ii) 
A comprehensive understanding of techniques applicable to 
their research or advanced scholarship. 
 
 
iii) 
Originality  in  the  application  of  knowledge,  together  with  a 
practical  understanding  of  how  established  techniques  of 
research  and  enquiry  are  used  to  create  and  interpret 
knowledge in the discipline. 
 
 
iv) 
Conceptual understanding that enables the student: 
 
To  evaluate  critically  current  research  and  advanced 
scholarship in the discipline;  
and 
 
To  evaluate  methodologies  and  develop  critiques  of 
them  and  where  appropriate,  to  propose  new 
hypotheses; 
 
Delivery  of  knowledge  in  taught  postgraduate  programmes  may 
include:  teaching  at  more  advanced  levels  than  those  associated 
with  undergraduate  degree  studies;  broadening  rather  than 
deepening  the  student’s  experience;  subjecting  the  student  to 
research  training;  and  an  element  of  personal  research  involving 
the development of new knowledge. 
 
 
An approved taught Masters programme must include a substantial 
dissertation or equivalent evidence of sustained independent work, 
which should normally calibrate to at least 60 SCQF level 11 credit 
points.    (See  Regulation  5.2.14c.)    Further  guidance  on  what 
constitutes  ‘sustained  independent  work’  can  be  found  within  the 
Assessment Handbook. 
 
5.5.4   
Learning Outcomes 
 
 
a) 
The  statement  of  intended  learning  outcomes  shall  show 
how the programme of study will enable students to develop 
knowledge and skills described in the programme overview. 
 
 
 
b) 
The intended learning outcomes shall be expressed at each 
level in terms of Knowledge and Understanding, Practice  – 
Applied  Knowledge  and  Understanding,  Communication, 
ICT  and  Numeracy  Skills,  Generic  Cognitive  Skills  – 
Problem 
Solving, 
Analysis, 
Evaluation, 
Autonomy, 
Accountability and Working with Others. 
 
 
 
Regulation 5 
 
35 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
c) 
Within these five categories, between two and five learning 
outcomes  should  be  identified  for  each  level  of  the 
programme  and  details  of  the  teaching,  learning  and 
assessment strategy should be related to the five categories 
rather than individual learning outcomes. 
 
 
 
d) 
The  learning  outcomes  at  each  level  of  the  programme 
should  link  clearly  to  the  learning  outcomes  stated  in  the 
Module Descriptors for the core modules at that level. 
 
 
 
e) 
The design and content of the curriculum should support the 
progressive  development  of  intended  learning  outcomes 
and be accessible to students of diverse backgrounds. 
 
5.5.5   
Personal Development Planning (PDP) 
 
The  University  is  committed  to  providing  all  students  with  the 
opportunity  to  engage  in  a  process  of  Personal  Development 
Planning  as  a  structured  and  supported  process.    Programme 
specifications  must  articulate  how  PDP  will  be  an  integral  part  of 
the student learning experience and how this integrates with other 
appropriate  reference  points  such  as  the  SCQF,  subject 
benchmark statements and professional/occupational standards. 
 
 
Key  responsibilities  for  learners,  Schools  and  Support  Units  are 
summarised  in  the  PDP  Policy  (approved  by  Senate  –  March 
2012). 
 
5.6 
The Curriculum and Structure 
5.6.1 
General Requirements 
 
a) 
The  curriculum  shall  be  appropriate  to  the  aims  of  the 
programme and to the level of the award to which it leads. 
 
 
b) 
Where  a  University  award  is  offered  on  more  than  one 
campus  or  through  blended  learning,  the  core  modules  as 
defined in the programme specification must be identical. 
 
 
c) 
The  structure  shall  provide  for  the  progression  of  students 
from the level of knowledge and skills required at admission 
to the level of the award concerned. 
 
 
d) 
Any  first  degree  programme  should  be  structured  on  the 
assumption that all students who have the ability to benefit 
from  higher  education  should  be  given  the  opportunity  to 
reach  Honours  Degree  standard,  whilst  providing  the 
flexibility  to  allow  those  students  who  wish  to  study  for  a 
Degree. 
 
 
e) 
Whilst  students  should  be  given  opportunities  to  study  at 
their  own  pace  and  to  redeem  initial  failure,  in  order  to 
 
 
 
Regulation 5 
 
36 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
protect  standards  such  opportunities  should  be  restricted.  
Programmes should, therefore, be designed for students to 
complete their studies (including any resits) within a certain 
standard length of time; where appropriate, further provision 
may then be made for individual students to complete their 
studies  in  a  shorter  time,  or  to  suspend,  transfer,  defer  or 
interrupt (see Regulation 5.4.1) completion of their studies. 
 
 
f) 
With regard to postgraduate taught programmes, they may 
be  designed  to  provide  maximum  flexibility  with  respect  to 
mode  of  delivery,  duration  and  where  relevant,  vocational 
requirements. 
 
 
g) 
Volume  of  change  permitted  to  programmes  (see 
Regulation 4.2.5). 
 
5.6.2 
Single Cohort Delivery on Multiple Locations 
a) 
As individual programmes can be delivered across multiple 
locations,  the  Approval  Panel  will  consider  this  when  new 
programmes  are  considered  as  part  of  their  discussions 
around  the  student  experience.    The  programme 
specification  and  prospectus  should  make  explicit  the 
delivery  approaches  for  each  programme,  with  a  more 
detailed  breakdown  provided  for  the  Approval  Panel  to 
consider.  This detailed breakdown should also be included 
in the student handbook. 
 
5.7 
Attendance and Engagement 
5.7.1 
General Requirements 
 
a) 
It  is  expected  that  students  will  attend  all  scheduled 
classes or participate with all delivered elements as part of 
their  engagement  with  their  programme  of  study.  
However,  consideration  must  be  given  to  students  who 
have protection under Equality law. 
 
b) 
Module 
descriptors, 
programme 
specifications 
and 
supporting  module  and  programme  handbooks  should 
make 
explicit 
where 
there 
are 
specific 
attendance/engagement requirements to be met. 
 
c) 
Attendance/engagement  will  be  monitored  and,  if  deemed 
unsatisfactory, may result in warning and/or withdrawal. 
 
d) 
Where appropriate, unsatisfactory attendance/engagement 
may  have  implications  with  respect  to  programmes 
accredited  or  approved  by  the  relevant  professional  body, 
and Home Office requirements (for international students) 
 
 
 
 
 
 
Regulation 5 
 
37 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
5.7.2 
Attendance Requirements 
 
a) 
Each 
student 
shall 
be 
notified 
of 
the 
attendance/engagement  requirements  in  respect  of  each 
element of the programme of study. 
 
 
b) 
Where  there  is  a  specified  attendance/engagement 
requirement  for  modules  and/or  programmes,  it  is  the 
responsibility  of  the  Module  Co-ordinator  or  Programme 
Leader to ensure appropriate records are maintained. 
 
 
c) 
Where a student is deemed to be at risk in terms of meeting 
any 
specified 
attendance 
requirements, 
it 
is 
the 
responsibility of the Module Co-ordinator or other person as 
identified  by  the  School  to  initiate  appropriate  action  to 
inform the student and personal tutor and warn the student 
of the implications. 
 
 
d) 
Students  should  inform  the  appropriate  person  (Module 
Co-ordinator, Programme Leader or School contact) of any 
planned absence where this is known in advance. 
 
 
e) 
Where unforeseen absence occurs, students should inform 
the appropriate person as soon as is practicable and, other 
than in cases relating to confidential issues,  if  the absence 
is for longer than one week, provide supporting evidence of 
the reason(s) for non-attendance. 
 
 
f) 
The  Dean  should  ensure  that  appropriate  mechanisms  are 
in place to monitor attendance and take any action required. 
 
5.7.3 
Withdrawal of a Student on grounds of non-engagement 
 
a) 
Where a student has failed to engage in a programme, the 
Dean  of  School  may  convene  a  School  Panel  to  consider 
withdrawal of the student on the grounds of non-attendance. 
 
 
b) 
A student may appeal against the decision of withdrawal on 
the  basis  of  failing  to  meet  engagement  requirements.  
(Refer to Regulation 13.3.3.) 
 
5.8 
Work-Based Learning and Placement Learning 
The  University  recognises  a  range  of  learning  which  may  be 
derived from a work environment or work related activities that may 
be  credit  rated.    Modules  may  be  approved  that  are  entirely 
work-based  learning  or  placement  learning  or  which  include 
elements of these activities. 
 
There  is  a  University  Policy  on  WBL  which  includes  guidance  for 
staff  and  students  on  the  procedures  for  Work-based  Learning.  
These regulations are concerned with the assessment of an award 
 
 
 
Regulation 5 
 
38 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
of  academic  credit  for  Work-based  Learning  and  are  informed  by 
the QAA Quality Code for Higher Education. 
 
Definitions 
The  University  recognises  four  main  types  of  work-based 
learning  and  placement  learning  which  may  contribute  to  a 
student’s programme of study. 
 
(a) 
Sandwich  Placement  or  Recognised  Sandwich  Work 
Experience 

 
 
Sandwich learning takes place when a student is placed in 
(or secures for him or herself) a relevant job for a period of 
36  weeks.    This  normally  takes  place  between  Levels  8 
and  9  or  Levels  9  and  10  of  a  programme  of  study.    The 
credit awarded for this learning is additional to the 360/480 
points  needed  for  graduation  with  a  degree/honours 
degree.  All three of the parties involved (employer, student 
and  University)  need  to  enter  into  a  Sandwich  Placement 
Agreement covering this learning arrangement. 
 
 

(b) 
Placement Learning (PL) 
 
Placement  Learning  which  takes  place  when  a  student  is 
placed  by  the  University  (or  secures  an  opportunity  which 
is  approved  by  the  University)  with  a  business  or  other 
organisation  for  a  defined  period  of  paid  (or  unpaid)  work 
experience  through  which  the  student  will  have  the 
opportunity  to  meet  learning  outcomes  defined  by  the 
University as part of one of its Programmes. This learning 
arrangement  needs  all  three  of  the  parties  involved 
(placement  provider,  student  and  University)  to  accept 
specific responsibilities during the placement period and so 
a  Placement  Learning  Partnership  Agreement  is  needed 
for each individual student placement.  The credit awarded 
for  this  type  of  placement  learning  contributes  to  the 
360/480 points needed for a degree/honours degree. 
 
 
(c) 
Work-Based Learning (WBL) 
 
 
Here the learner is already in full or part-time employment 
and  undertakes  study  which  involves  them  learning 
through their role within the workplace in a way which 
 
requires the support and certain concessions from their 
employer to meet the learning outcomes; 
and, 
 
has  been  agreed  between  the  University,  the  student 
and the employer. 
 
 
 
In  this  model  the  student  is  not  being  placed  in 
employment  by  the  University  but  is  using  their  own 
 
 
 
Regulation 5 
 
39 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
workplace  to  facilitate  learning  which  the  University 
assesses and awards credit for. 
 
 
 
Such an arrangement will be possible where the University 
is satisfied that the current employer can provide sufficient 
opportunities  for  the  student(s)  to  meet  defined  learning 
outcomes to the required level. The University will need to 
be  satisfied  that  the  employer  can  give  the  student 
sufficient  time to do the type of work required to meet  the 
learning outcomes by the end of the defined period.  These 
matters  would  be  covered  by  a  WBL  partnership 
agreement.    However,  as  the  learner  is  already  an 
employee  of  the  company  this  agreement  only  relates  to 
learning and assessment.  There is no need for it to cover 
other issues such as health and safety. 
 
(d) 
Recognition  of  Prior  Learning  (RPL)  Through  Work 
Experience 

 
 
This  relates  to  cases  where  a  student  has  acquired 
learning  in  a  workplace  prior  to  commencement  of  study 
with  the  University  of  the  West  of  Scotland.    This  prior 
learning  may  be  assessed  and  accredited  through  the 
University’s RPL procedures. 
 
5.8.1 
Principles: 
a) 
All Work-based Learning and Placement Learning shall be 
credit  rated,  whether  as  part  of  credit  counting  towards  a 
University  award  or  as  placement  credit  in  addition  to  the 
credit for the award. 
 
b) 
The  University  is  responsible  for  the  academic  standards 
of  its  awards  and  the  quality  of  the  provision  leading  to 
them.    The  University  will  therefore  put  in  place  policies 
and  procedures  to  ensure  its  responsibilities  and  those  of 
providers  of  WBL  opportunities  are  clearly  identified  and 
met. 
 
c) 
Where WBL/Placement Learning is part of a programme of 
study  its  learning  outcomes  will  be  clearly  identified, 
contribute to the overall aims of the programme and will be 
assessed appropriately. 
 
5.8.2 
Programme  Specifications,  Module  Descriptors  and  Learning 
Outcomes 
 
a) 
Schools  should  confirm  within  individual  programme 
specifications  whether  credit  may  be  awarded  for 
Work-Based  or  Placement  Learning  (WBL/PL)  and  if  so 
include therein the detailed operation of the scheme.  Such 
 
 
 
Regulation 5 
 
40 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
schemes  must  be  approved  as  part  of  the  approval 
process. 
 
b) 
Module  descriptors  are  required  which  demonstrate  the 
level  and  volume  of  credit  and  confirming  the  learning 
outcomes for each module. 
 
 
c) 
WBL/PL  may  be  derived  from  a  placement  in  a  work 
environment  outside  the  University.    It  should  normally  be 
calibrated  into  20  point  modules  with  identified  learning 
outcomes  and  assessment.    Where  a  case  is  made  and 
accepted  by  the  Education  Advisory  Committee  prior  to 
approval,  40  point  modules  may  be  approved  at  Levels  9 
and 10. 
 
 
d) 
Where a WBL/PL  route  and  University  route  are  available 
within  the  same  programme,  the  programme  learning 
outcomes for each route should be the same. 
 
 
e) 
Students  who  do  not  wish  to  take  an  optional 
Placement/WBL  (or  who  fail  to  obtain  a  position  with  an 
employer)  must  have  the  opportunity  to  meet  the  learning 
outcomes  of  the  programme  via  a  programme  of  studies 
within the University.  The same arrangements shall be put 
in  place  for  students  who  require  to  leave  the  WBL/PL 
setting before it is completed. 
 
f) 
Up  to  120  points  at  any  SCQF  level  may  be  available  via 
WBL/PL.    If  the  full  120  points  are  to  be  available  this 
should  normally  only  be  for  single  degree  programmes.  
However,  if  WBL/PL  is  in  place  for  the  full  honours  year, 
the  normal  University  regulation  for  Honours  dissertations 
shall apply (5.3.3). 
 
 
g) 
Consideration  must  be  given  to  the  prerequisites  for  level 
10  following  a  period  of  WBL/PL  to  ensure  students 
returning  from  WBL/Placement  are  prepared  to  take  the 
same level 10 programme as students progressing through 
the University delivered programme. 
 
 
h) 
It  is  acceptable  where  the  professional  body  has 
mandatory  practice  learning  requirements  exceeding  the 
normal  module  hours,  to  increase  these  in  both  practice 
and  mixed  theory:  practice  modules.    Additionally,  it  is 
determined that credit for WBPL cannot be integrated into 
the credit required for the award, general placement credit 
will be awarded and recorded on the student’s transcript.   
 
 
 
 
 
 
Regulation 5 
 
41 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
5.8.3 
Assessment and Credit 
a) 
All  WBL/PL  integrated  into  a  university  programme/award 
must  be  appropriately  assessed  and  lead  to  academic 
credit. 
 
 
b) 
The design of the assessment of WBL/PL for the award of 
academic  credit  remains  the  responsibility  of  University 
staff and may not  be devolved to partner employers.  The 
employer  may  be  involved  in  assessment  of  WBL/PL 
where appropriate and this shall be specified in the module 
descriptor and learning agreement.  However, the award of 
a  grade  (A  –  E)  will  be  the  responsibility  of  the  academic 
member of staff of the University. 
 
 
c) 
There  should  be  appropriate  assessment  of  the  learning 
from 
the 
WBL/PL 
experience 
using 
appropriate 
instruments  of  assessment  approved  by  the  external 
examiner.  Assignments  and assessments  connected with 
WBL/PL  will  be  properly  considered  by  the  academic 
programme  team  and  there  should  be  consideration  of 
parity of assessment with the University based route where 
this exists. 
 
d) 
Where  there  is  no  professional  body  reason  preventing  it, 
there  should  be  use  of  the  full  spectrum  of  assessment 
marks for the assessment of Work-based Learning (i.e. not 
pass/fail). 
 
e) 
The  award  of  credit  for  WBL/PL  will  be  confirmed  by 
subject  panels  and  will  involve  external  examiners  in  the 
normal  way  who  will  comment  on WBL/PL  in  their  annual 
reports. 
 
f) 
The grades achieved for assessed WBL/PL will contribute 
to  the  award  of  distinction  or  honours  classification  in  the 
normal way and as specified in University regulation 7.5. 
 
g) 
Credit  cannot  be  awarded  unless  a  tripartite  learning 
agreement has been agreed with the employer, University 
and  student  prior  to  the  commencement  of  the  WBL/PL 
experience  that  defines  the  intended  learning  outcomes, 
methods 
of 
assessment 
and 
arrangements 
for 
reassessment. 
 
h) 
The impact of failure or non-completion of any WBL/PL on 
student progression within the overall programme, and the 
provision  of  reassessment  opportunities  must  be  made 
clear  in  the  assessment  strategy  and  student  handbook 
and approved at the event. 
 
 
 
 
Regulation 5 
 
42 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
i) 
Where, for professional body or other reasons accepted by 
the  Education  Advisory  Committee,  it  is  determined  that 
credit  for  WBL/PL  cannot  be  integrated  into  the  credit 
required  for  the  award,  general  placement  credit  will  be 
awarded and recorded on the student’s transcript. 
 
j) 
Student  transcripts  will  make  clear  the  route  by  which 
students  have  achieved  the  learning  outcomes  for  the 
award. 
 
5.8.4 
Partnership Agreements 
a) 
The University has established criteria for the selection and 
approval  of  WBL/PL  settings/placements  and  ensures 
these  arrangements  are  subject  to  quality  assurance 
monitoring  and  evaluation  reported  on  in  the  annual 
monitoring  process.    Schools  will  be  responsible  for 
assessing potential WBL/PL settings against these criteria.  
Schools  must  ensure  that  the  partner  can  deliver 
appropriate  learning  opportunities  and  has  the  capacity 
and  capability  to  assist  students  in  meeting  the  agreed 
learning outcomes. 
 
b) 
A  written  WBL/PL  agreement  will  be  established  between 
the  School  and  the  WBL/PL  partner  and  this  will  be 
recorded  on  the  WBL/PL  Register  maintained  by  the 
University’s  Career’s  and  Employability  Service  and 
reported  on  to  the  WBL  sub-group  of  the  Education 
Advisory  Committee.    The  Education  Advisory  Committee 
provides a template for Partnership agreements. 
 
c) 
Employers  must  receive  appropriate  briefing  and  support 
from  the  appropriate  Placement  Officer,  Programme 
Leader,  or  Module  Co-ordinator  on  the  University’s 
expectations and their responsibilities in assisting students 
to meet the intended learning outcomes. 
 
d) 
The  University  will  develop  a  policy  and  procedure  which 
will  apply  should  it  be  necessary  to  terminate  a  WBL/PL 
opportunity  earlier  than  planned  or  to  terminate  the 
relationship with the WBL/PL provider. 
 
e) 
The responsibilities of the University, the employer and the 
student  must  be  clearly  defined  for  each  partnership 
providing WBL/PL opportunities, particularly with regard to 
Health & Safety issues and equality and diversity policies. 
 
f) 
The  University  will  provide  employers  with  information  on 
the  University,  WBL/PL  and  its  expectations  of  employers 
participating  in  WBL/PL  in  terms  of  communication, 
assessment, student support etc. 
 
 
 
Regulation 5 
 
43 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
5.8.5 
Learning Agreements 
a) 
A  written  learning  agreement  must  be  drafted  and 
confirmed between the University, the student and WBL/PL 
partner/provider  before  the  student  commences  the 
WBL/PL  opportunity.    This  shall  make  clear  the  learning 
outcomes,  methods  of  assessment  and  responsibilities  of 
the  University,  student  and  WBL/PL  partner.    The 
University’s Education Advisory Committee, advised by its 
appropriate  sub-groups  provides  a  template  for  such 
agreements  which  will  be  completed  in  Schools  with  the 
student. 
 
b) 
Students  shall  be  partners  in  the  preparation  and 
conclusion of the Learning Agreement. 
 
5.8.6 
Student Guidance and Support 
a) 
Students  shall  be  appropriately  prepared  for  the  WBL/PL 
experience  by  Schools  and  understand  their  rights  and 
responsibilities.    Induction  arrangements  will  be  put  in 
place  by  Schools  with  professional  input  from  relevant 
University support departments. 
 
b) 
Schools  will  ensure  that  students  receive  a  WBL/PL 
handbook  relevant  to  the  School/programme  before 
commencing any period of WBL/PL outside the University. 
 
c) 
Students  will be visited by a University tutor at  least  twice 
during  a  sandwich  placement  (minimum  36  weeks)  and 
according  to  the  arrangements  specified  on  learning 
agreements, 
programme 
specifications, 
module 
descriptors  and  students  handbooks  for  shorter  WBL/PL 
experiences. 
 
d) 
Additional  arrangements  will  be  put  in  place  for  ongoing 
student guidance and support during the WBL/PL including 
the  use  of  email,  Virtual  Learning  Environment  and 
telephone support. Students should expect to be contacted 
at least every six weeks by a member of University staff to 
maintain contact and offer support. 
 
5.8.7 
Sandwich Awards 
a) 
A  Degree  or  Honours  Degree  programme  of  study  in  the 
sandwich  mode  shall  include  not  less  than  thirty-six  weeks 
of  supervised  work  experience  in  addition  to  the  period 
required  for  the  requirements  for  full-time  study  leading  to 
the award. 
 
b) 
The  period  of  WBL/PL  that  constitutes  the  sandwich 
experience  shall  form  a  compulsory  element  in  the 
 
 
 
Regulation 5 
 
44 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
programme  of  study.    Its  learning  outcomes  shall  be 
specified  and  related  to  the  objectives  of  the  whole 
programme.    The  performance  of  each  student  shall  be 
appropriately  assessed.    Satisfactory  completion  of,  and 
performance  in,  the  period  of  supervised  work  experience 
shal  be a requirement for the University’s award. 
 
c) 
Distinct  learning  outcomes  are  required  for  a  sandwich 
award which distinguishes it from the full-time award. 
 
d) 
Students  will be visited by a University tutor at  least  twice 
during  a  sandwich  placement  (minimum  36  weeks 
duration). 
 
5.8.8 
Staff Development 
a) 
University  staff  supporting  students  on  WBL/PL  must 
receive appropriate training and support in this role. 
 
5.8.9 
Monitoring and Evaluation 
 
a) 
Module evaluation will be used to obtain student feedback 
on  WBL/PL  and  WBL/PL  partners  and  their  tutors  will  be 
formally  asked  for  their  feedback  on  the  student 
experience  during  the  WBL/PL  opportunity  and  the 
implementation  of  the  learning  agreement.    This  will  be 
used to inform monitoring and evaluation of WBL/PL within 
the programme and School. 
 
 
b) 
Schools  will  ensure  that  WBL/PL  is  fully  evaluated  within 
annual monitoring and Subject Health Review. 
 
5.8.10 
Further Guidance 
The  University  has  produced  a  Policy  Guidelines  for  staff  and 
employers  on  WBL  together  with  a  handbook  for  staff  and 
students. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 5 
 
45 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
REGULATIONS FOR THE ADMISSION OF 
STUDENTS 
 
 
 

 
 

 
 
 
Regulation 6 
 
2014/15 Edition 
 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 

Regulations for the Admission of Students 
 
 
6.1 

General Requirements for Admission 
6.1.1 
Principles of Admission 
 
a) 
There  shall  be  a  reasonable  expectation  that  any  person 
admitted  to  a  programme  of  study  will  be  able  to  fulfil  the 
educational aims and learning outcomes of the programme 
and achieve the standard required for the award. 
 
b) 
In  considering  each  application  for  admission  to  a 
programme  of  study,  evidence  shall  be  sought  of  personal, 
professional 
and 
educational 
qualifications 
and/or 
experiences  that  provide  indications  of  ability  to  meet  the 
demands of the programme. 
 
 
c) 
Opportunities for study shall be provided without any form of 
discrimination on non-academic grounds and in accordance 
with appropriate University policies e.g. the current Equality 
and  Diversity  polices  and  guidance.    In  particular,  no 
discriminatory  test  shall  be  imposed  on  any  person  as  a 
condition  of  being  admitted  to  any  programme  or 
programme  element  leading  to  any  degree,  diploma, 
certificate  or  other  academic  award  or  distinction  of  the 
University. 
 
 
d) 
Programmes  which  provide  training  for  entry  into  specific 
professions may be obliged to meet particular requirements 
on  admissions  set  by  Professional,  Statutory  &  Regulatory 
Bodies  (PSRBs)  for  entry,  for  example,  Protection  of 
Vulnerable Groups where applicable.  The BEd and PGDE 
Initial  Teacher  Education  programmes  are  required  to 
ensure that all entrants possess the entrance qualifications 
stipulated  in  Scottish  Government  memoranda  and  that 
admissions 
procedures 
incorporate 
interviewing 
of 
applicants,  as  requested  by  the  General  Teaching  Council 
(Scotland). 
 
 
 
Programmes  which  provide  entry  into  professions  which 
involve a duty of care such as education, nursing and social 
work  may  require,  as  a  condition  of  entry,  health  checks  if 
this is a stated criterion of the PSRB. 
 
 
e) 
It is essential that students enrol onto modules/programmes 
as  required  by  the  University  to  ensure  access  to  learning 
resources,  application  of  the  Regulatory  Framework, 
payment of fees and coverage by the University’s insurance 
and  health  and  safety  provisions.    Applicants  holding  an 
offer  of  a  UWS  place  on  a  taught  or  research  programme 
 
 
 
Regulation 6 
 
46 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
but  who  are  unavoidably  delayed  in  arriving  at  UWS,  or 
have  some  other  major  impediment  preventing  their 
enrolment, will normally be allowed up to a maximum of two 
weeks  after  the  start  of  trimester  to  complete  enrolment.  
Thereafter the University will proactively seek to finalise the 
enrolment  process  or  the  student  will  be  required  to  leave 
the University. 
 
6.1.2 
Admission to Programmes of Study 
 
a) 
The  aim  of  the  University  in  its  admissions  policy  is  the 
advancement of education and the widening of educational 
opportunities through the provision of a variety of modes of 
study and flexible provision. 
 
 
b) 
The range and levels of programmes and modules are such 
as  to  provide  each  student  admitted  to  the  University  the 
opportunity to gain the highest level of award of which they 
are capable. 
 
 
c) 
The  University  may  establish  indicative  educational  criteria 
for  its  programmes  of  study  or  supervised  research  and, 
where  competition  for  places  is  considered  likely,  may 
establish  competitive  entry  requirements.    General  criteria 
are  given  in  Regulation  6.2  (below),  and  Programme 
Regulations may set specific requirements on a programme 
by programme basis. 
 
 
d) 
Applicants will be informed of such indicative or competitive 
requirements,  but  the  University  reserves  the  right  in 
considering  individual  applications  to  admit  applicants  not 
meeting  those  requirements,  or  limit  admissions  to  the 
number of places available. 
 
6.2 
Entry Qualifications for Admission to Programmes of Study at 
First  Degree,  Diploma  of  Higher  Education,  Certificate  of 
Higher  Education  and  Graduate  Certificate  and  Diploma 
Levels 

6.2.1 
General Entrance Requirement for Admission at CertHE Level 
a) 
The  University’s  general  requirement  for  entry  to  a 
programme of study leading to an award of a Certificate of 
HE  shall  be  that  an  applicant  who  satisfies  one  of  the 
following  requirements  shall  be  eligible  for  selection  for 
admission.    Competitive  entry  will  stipulate  grades  for 
certain subject areas: 
i) 
passes  in  the  Scottish  National  Qualifications  in  five 
subjects including one at Higher Level; 
 
 
 
 
Regulation 6 
 
47 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
ii) 
passes  in  the  General  Certificate  of  Secondary 
Education  (GCSE)  and  General  Certificate  of 
Education  (GCE)  in  four  subjects  normally  including 
one at Advanced Level (A level); 
 
iii) 
other 
academic, 
vocational 
or 
professional 
qualifications deemed to be equivalent. 
 
6.2.2 
General Entrance Requirement for Admission at DipHE Level 
 
a) 
The  University’s  general  requirement  for  entry  to  a 
programme  of  study  leading  to  the  award  of  a  Diploma  of 
HE  shall  be  that  an  applicant  who  satisfies  one  of  the 
following  requirements  shall  be  eligible  for  selection  for 
admission.    Competitive  entry  will  stipulate  grades  for 
certain subject areas: 
 
 
 
i) 
passes  in  the  Scottish  National  Qualifications  in  five 
subjects including two at H Level; 
 
 
 
 
ii) 
passes  in  the  GCSE/GCE  in  four  subjects  including 
one at A Level; 
 
 
 
 
iii) 
other 
academic, 
vocational 
or 
professional 
qualifications deemed to be equivalent. 
 
 
 
 
iv) 
It may be possible for candidates with an appropriate 
volume  of  SCQF  credit  at  level  7  or  above  or 
equivalent to be offered direct entry to Level 8. 
 
6.2.3 
General Entrance Requirement for Admission at First Degree Level 
 
a) 
The  University’s  general  requirement  for  entry  to  a 
programme of study leading to the award of a First Degree 
shall be that an applicant who satisfies one of the following 
requirements  shall  be  eligible  for  selection  for  admission. 
Competitive  entry  will  stipulate  grades  for  certain  subject 
areas: 
 
 
i) 
passes  in  the  Scottish  National  Qualifications  in  five 
subjects including three at H Level; 
 
 
ii) 
passes  in  the  GCSE/GCE  in  five  subjects  including 
two at ‘A’ Level or passes in the GCSE/GCE in four 
subjects including three at ‘A’ Level; 
 
 
iii) 
other 
academic, 
vocational 
or 
professional 
qualifications deemed to be equivalent. 
 
 
iv) 
it may be possible for candidates with an appropriate 
volume  of  SCQF  credit  at  level  7  or  above  or 
 
 
 
Regulation 6 
 
48 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
equivalent  to  be  offered  direct  entry  at  an  advanced 
level through Recognition of Prior Learning (see 6.7). 
 
6.2.4 
General  Entrance  Requirement  for  Admission  at  Graduate 
Certificate & Diplomas 

 
a) 
The  University’s  general  requirement  for  entry  to  a 
programme  of  study  leading  to  the  award  of  a  graduate 
certificate or diploma shall be that an applicant who satisfies 
the following requirements shall be eligible for selection for 
admission. Competitive entry will stipulate grades for certain 
subject areas: 
 
 
i) 
A  first  degree  -  graduate  certificates  and  diplomas 
are  typically  programmes  of  study  appropriate  to 
graduates 
which 
provide 
specialist 
subject 
development at SCQF levels 9 and 10 and therefore 
assume an ability and aptitude for academic practice 
at these levels. 
 
 
 
ii) 
Qualifications or experience deemed to be equivalent 
to the SCQF level of a first degree. 
 
 
 
iii) 
In  addition  to  the  University’s  general  entrance 
requirements  for  programmes  of  study  at  graduate 
certificate/diploma  level,  the  requirements  for  entry 
into  a  particular  programme  may  stipulate  specific 
requirements. 
 
6.2.5 
Programme Requirements 
 
a) 
In addition to the University’s general entrance requirements 
for programmes of study at First Degree, Diploma of Higher 
Education,  Certificate  of  Higher  Education  and  Graduate 
Certificate and Diploma Levels, the requirements for entry to 
a  particular  programme  may  stipulate  that  an  interview  or 
passes in certain subjects  are essential and that passes in 
other subjects are recommended. 
 
6.2.6 
Programme Requirements and Competitive Entry Standards 
 
a) 
Details of specific subject requirement and competitive entry 
requirements  for  particular  programmes  are  to  be  found  in 
the University’s undergraduate prospectus. 
 
 
b) 
The  competition  for  entry  is  such  that  qualifications  above 
the  minimum  pass  requirements  are  usually  necessary  to 
gain admission to programmes of study. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 6 
 
49 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
6.3 
Entry  Qualifications  for  taught  Programmes  of  Study  leading 
to Postgraduate Awards 

6.3.1 
Taught Postgraduate Programmes 
 
a) 
The  University  recognises  the  following  set  of  criteria  for 
admission to a taught postgraduate programme. 
 
 
 
i) 
Degree  Entry  Stream:    the  standard  entry 
requirement  is  a  first  degree.    For  a  particular 
programme the subject range of acceptable degrees 
may  be  specified.    Some  programmes  may  specify 
higher  entry  requirements  (for  instance  an  Honours 
Degree  in  a  named  discipline).    Direct  entry  to  a 
Masters  programme  (as  distinct  from  progression  to 
a Masters on the basis of PgD performance) should 
require that the entrant holds an Honours Degree or 
an accepted equivalent. 
 
 
 
 
ii) 
Non-standard  Entry:    entry  to  a  postgraduate 
programme (other than Masters direct) may be open 
to  holders  of  an  HND  or  DipHE  award  in  an 
appropriate  discipline,  or  a  professional  qualification 
accepted  as  of  equivalent  status.    Such  candidates 
must  in  addition normally  have  at  least  two  years  of 
relevant professional experience. 
 
 
 
 
 
Candidates 
without 
formal 
qualifications 
who 
possess  substantial  experience  in  an  appropriate 
field,  and/or  who  may  be  judged  to  have 
demonstrated  exceptional  abilities,  may  also  be 
admitted  to  a  postgraduate  programme  at  the 
discretion  of  the  Programme/School  Admissions 
Officer. 
 
6.4 
Other Entry Qualifications 
 
a) 
All  applicants  shall  be  expected  to  provide  evidence  of 
proficiency  in  Mathematics  and  the  English  language, 
normally  at  least  one  of  which  subjects  shall  be  at  Higher 
Grade or equivalent. 
 
 
b) 
An  applicant  whose  qualifications  do  not  conform  to  the 
general  entrance  requirements  but  who  presents  other 
evidence which indicates an interest in personal educational 
advancement  and  an  aptitude  for  academic  study  at  the 
level concerned may be admitted to a programme of  study 
at  the  discretion  of  the  University.    (Refer  to  RPL 
Guidelines.) 
 
 
 
 
 
 
Regulation 6 
 
50 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
6.4.1 
Equivalent and other Entry Qualifications 
a) 
School  Admissions  Officers,  Central  Admissions  Staff  or 
Education  Guidance  Advisors  will  assess  potential  entry 
qualifications and their suitability for individual programmes 
of study.  Guidance on qualifications can be found in UCAS 
publications  on  UK  and  International  Qualifications. 
Students  may  be  offered  a  programme  of  study  that 
includes  pre-sessional  ESOL  training  in  addition  to  their 
formal  academic  programme.    The  University  also 
subscribes 
to 
the 
National 
Academic 
Recognition 
Information  Centre  (NARIC)  which  provides  definitive 
information on the equivalence of international qualifications 
in relation to those of the UK.  (Refer to RPL Guidelines.) 
 
6.5 
Entry Qualifications: Higher Degrees by Research 
 
Applicants  for  a  higher  degree  by  research  will  normally  be 
expected  to  hold  a  first  or  second  class  honours  degree  or 
equivalent. 
 
6.6 
Entry Qualifications: First Language 
 
Where English is not the first language, applicants must be able to 
satisfy  the  University  of  their  competence  in  English.    Either  by 
having a TOEFL score of 550 or above or an IELTS score of 6 or 
above (5.5 in each component) or equivalent. 
 
6.7 
Recognition of Prior Learning (RPL) 
6.7.1 
Appropriate  learning,  wherever  acquired,  provided  that  it  can  be 
assessed,  may  be  accepted  for  the  purpose  of  gaining  academic 
credit by a person towards an award of the University. 
 
 
This may take the form of: 
 
i) 
Accreditation of Prior Learning (APL) 
 
 
APL  refers  to  certificated  learning  for  which  there  is  an 
agreed,  general  credit  rating  or  recommendation  and  may 
also be given for parts of academic qualifications completed 
successfully. 
 
 
ii) 
Accreditation of Prior Experiential Learning (APEL) 
 
 
APEL  is  defined  as  learning  which  has  its  source  in 
experience, for example at work or in the community. 
 
 
 
The  assessment  of  APEL  shall  normally  be  undertaken  by 
the academic staff of the University. 
 
 
 
APEL  assessments  shall  be  open  to  external  examination 
and  confirmation  by  Subject  Panels  (see  Regulation  7)  on 
 
 
 
Regulation 6 
 
51 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
the same basis as the formal assessment and examination 
of students. 
 
6.7.2 
Accreditation for Prior Learning (APL) 
 
a) 
Each  person  claiming  APL  is  required  to  provide  the 
University  with  relevant  documentation,  such  as  the 
originals of appropriate certificates, which may be accepted 
as evidence in support of the claim. 
 
 
b) 
Detailed information on the University’s APL arrangements 
and  procedures  is  available  in  the  University’s  RPL 
Guidelines. 
 
6.7.3 
Accreditation for Prior Experiential Learning (APEL) 
 
a) 
Responsibility  for  making  a  claim  to  have  acquired 
knowledge  and  skills  and  for  supporting  that  claim  with 
appropriate evidence rests with the applicant concerned. 
 
 
b) 
To  assist  in  achieving  this,  the  applicant  will  be  provided 
with  guidelines  outlining  the  principles  of  APEL  and  its 
assessment,  guidance  on  levels  and  on  constructing 
statements  of  learning  through  systematic  reflection  on 
experience  and  assessment.    The  applicant  will  be 
allocated 
an 
academic 
supervisor 
with 
specialist 
knowledge  in  the  relevant  subject  area  (staff  guidelines 
also available). 
 
 
 
All claims for APEL shall be double marked. 
 
 
c) 
The  APEL  proposal  for  the  award  of  credit  shall  be 
approved by the School Admissions Officer and Programme 
Leader.    Where  a  claim  for  credit  matches  the  learning 
outcomes  of  the  module,  the  agreement  of  the  Module 
Co-ordinator will also be sought. 
 
 
d) 
While  the  University  may  accept  a  portfolio  of  evidence 
supporting a claim submitted by an applicant in a variety of 
forms, that evidence shall normally include a written piece of 
work  which  provides  a  guide  through  the  accompanying 
portfolio  of  evidence.    In  all  cases  the  evidence  shall 
demonstrate: 
 
 
i) 
authenticity:    the  work  shall  be  the  applicant’s  own 
work; 
 
 
 
ii) 
standard:  the work shall be of the standard required 
for the SCQF level claimed; 
 
 
 
iii) 
breadth:    a  balance  between  theoretical  knowledge 
and practical application shall be evident; 
 
 
 
Regulation 6 
 
52 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
iv) 
relevance:    the  learning  shall  be  focused  on  subject 
areas  offered  by  the  University  in  programmes  of 
study at degree or postgraduate level; 
 
 
 
v) 
currency:    the  learning  shall  have  been  kept  up-to-
date by the applicant; 
 
 
e) 
Detailed information on the University’s APEL arrangements 
and  procedures  is  available  in  the  University’s  RPL 
guidelines. 
 
6.7.4 
Recognition for Credit 
 
a) 
Recognition  for  credit  is  defined  as  the  process  whereby  a 
judgement  about  the  extent  to  which  qualifications  or 
experience  may  be  accepted  in  partial  fulfilment  of  the 
University’s  requirements for a given academic award; two 
categories  of  credit  are  recognised:  general  credit  and 
specific credit.  The distinction between general and specific 
credit  shall  be  intended  to  ensure  that  the  proposed 
programme  of  study  is  coherent  and  does  not  have  any 
overlap of subject content within it. 
 
 
 
The  University  has  an  agreed  RPL  process.    This  can  be 
found in RPL Guidelines for staff and students. 
 
 
i) 
General credit 
 
 
 
General credit, for certificated learning, is arrived at 
through  agreements  between  awarding  bodies  and 
Higher  or  Further  Education  Institutions.    The 
amount  of  general  credit  is  determined  by  the 
qualification held  e.g. HNC, HND, RGN etc., not by 
the  subject  matter  of  the  course  of  study  to  be 
pursued at UWS. 
 
 
 
ii) 
specific credit 
 
 
 
this is the credit given to an individual in the context 
of  a  particular  programme  of  study;  it  may  be  equal 
to or less than the general credit to which it is related. 
 
 
b) 
Undergraduate Awards 
 
 
Where credit has been achieved at UWS a current or former 
student  may  transfer  credit  into  a  programme  greater  than 
that  allowed  below,  to  allow  completion,  providing  the 
learning  is  current,  they  are  continuing  on  the  programme 
previously  studied  or,  where  this  is  not  possible,  there  is  a 
direct ‘fit’ between prior and current study. 
 
 
 
Where  credit  has  been  achieved  external  to  UWS  a 
maximum  of  half  the  credit  points  required  at  the  level  at 
 
 
 
Regulation 6 
 
53 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
which  the  applicant  wishes  to  complete  the  programme  of 
study  with  an  academic  award  may  be  awarded  through 
RPL.  Imported specific credit should be directly relevant to 
the student’s proposed programme of study. 
 
 
i) 
Certificate of Higher Education 
 
 
 
60 points at level 7 
 
 
 
ii) 
Diploma of Higher Education 
 
 
 
120 points at level 7 plus 
 
 
 
60 points at level 8 
 
 
 
iii) 
Degree 
 
 
 
120 points at level 7 plus 
 
 
 
120 points at level 8 plus 
 
 
 
60 points at level 9 
 
 
 
iv) 
Honours Degree 
 
 
 
120 points at level 7 plus 
 
 
 
120 points at level 8 plus 
 
 
 
120 points at level 9 
 
 
 
 
The full 120 points as described in UWS programme 
specification must be taken at Level 10 (Honours) to 
secure the award. 
 
 
 
 
As  RPL  is  not  graded  it  cannot  be  imported  into  a 
programme at Honours level. 
 
 
 
v) 
Graduate Diploma 
 
 
 
60 points at level 9 
 
 
 
vi) 
Graduate Certificate 
50%  of  the  exiting  level  or  qualification  as 
appropriate. 
 
 
c) 
Postgraduate Awards 
 
 
Normally  the  following  maxima  for  importing  credit  to 
postgraduate awards will apply: 
 
 
Postgraduate Certificate 30 points at level 11 
 
 
Postgraduate Diploma 60 points at level 11 
 
 
Masters Award 120 points at level 11 
 
 
 
 
 
 
Regulation 6 
 
54 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
Prior to an admission direct to the dissertation stage of a Masters 
or  MBA  programme,  the  relevant  Admissions  Officer  must  give 
consideration to the following: 
 
-  the  appropriate  research  underpinning  to  undertake  the 
dissertation; 
 
-  the equivalence of core modules or learning outcomes; 
 
-  the need to consult with relevant subject experts to establish if 
appropriate  underpinning  is  in  place  and  academic  guidance 
on what additional modules might need to be taken; 
 
-  consideration  of  the  title  of  the  UWS  award  in  relation  to  the 
prior study taken at another institution;  
 
-  the availability of resources for dissertation supervision; 
 
-  as  prior  credit  is  not  graded  the  Admissions  Officer  must  be 
satisfied  the  equivalent  level  of  attainment  is  reached  for 
progression  between PgD  and  Masters  [see  Regulation 7.3.5 
and 6.8.1(c)(iii)]. 
 
6.8 
Admission with Prior Learning 
6.8.1 
a) 
Provided  evidence  can  be  submitted  or  assessed  that  an 
applicant  has  fulfilled  some  of  the  progression  and 
assessment  requirements  of  the  programme  of  study  for 
which  admission  is  being  sought  by  means  other  than 
registration  on  the  planned  programme,  and  that  it  is  clear 
that the applicant will be able, by completing the remaining 
requirements,  to  fulfil  the  educational  aims  and  learning 
outcomes  of  the  programme  and  attain  the  standard 
required for the award, that applicant may be admitted to an 
appropriate point on the programme. 
 
 
b) 
An applicant who has successfully completed a programme 
of  certificated  learning  at  a  recognised  SCQF  awarding 
institution  shall  be  considered  for  admission  with  specific 
credit, at an appropriate point on the programme of study for 
which entry is being sought. 
 
 
i) 
An offer for direct entry to level 8 of a programme will 
normally  be  on  condition  that  the  applicant  holds  120 
credit  points  at  Level  7.    Where  applicants  hold  less 
credit  they  will  be  required  to  make  good  this  deficit.  
Applicants  holding  an  HNC  of  96  credit  points  will  be 
required  to  complete  a  minimum  of  20  credit  points 
prior to enrolment on a UWS programme of study as a 
condition of entry. 
 
 
 
ii) 
Where  there  is  an  agreement  to  admit  to  level  8  of  a 
programme  (and  all  stipulated  grading  requirements 
have  been  met)  three  Advanced  Highers  or  A  Levels 
will  be  deemed  to  be  equivalent  to  level  7  of  a 
programme and 120 points at level 7 will be entered as 
prior learning into the student’s academic transcript. 
 
 
 
Regulation 6 
 
55 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
iii) 
Scottish  Baccalaureate;  International  Baccalaureate; 
European  Baccalaureate;  DUT  or  qualifications 
considered comparable. 
 
 
 
 
These qualifications vary in volume and level of credit 
and  may  fall  short  of  the  120  credit  points  normally 
required for entry directly to level 8.  Therefore, where 
there  is  an  agreement  to  admit  to  level  8  of  a 
programme, Next Steps to University (or equivalent 20 
credit  module)  will  require  to  be  undertaken  as  a 
condition  of  entry  as  above  in  order  to  prepare 
students for study at level 8. 
 
 
 
iv) 
Specific credit awarded for RPL towards a programme 
of study will be entered onto the student’s record. 
 
 
 
v) 
An offer for direct entry to level 9 of a programme will 
normally  be  on  condition  that  the  applicant  holds  240 
points,  at  least  100  points  of  which  are  at  level  8  or 
above. 
 
 
c) 
An  applicant  who  has  successfully  completed  the  whole  or 
part  of  a  related  degree  or  other  programme  of  higher 
education at an institution of higher education in the United 
Kingdom  shall  normally  be  considered  for  admission  with 
specific credit at an appropriate point on the programme of 
study for which entry is being sought. 
 
 
i) 
The  maximum  specific  credit  awarded  for  a  first 
degree  towards  a  subsequent  non  related  degree  is 
120 points at level 7 plus 60 points at level 8. 
 
 
 
ii) 
It is not normally permitted to count credit from a first 
degree  towards  a  lower  level  qualification,  e.g. 
DipHE. 
 
 
 
iii) 
Specific  prior  credit  when  incorporated  into  a 
programme of study does not carry a grade or mark.  
Therefore,  award  with  distinction  cannot  be  granted 
for awards where credit is transferred in at level 9 or 
level  11.    This  must  be  made  clear  to  applicants  by 
the  School/Programme  Admissions  Officer  or 
Education Guidance Advisors (see Regulation 7.5.2); 
 
 
iv) 
Credit  from  a  partially  completed  postgraduate 
programme of study may be imported in line with the 
maxima  allowed  (see  Regulation  6.7.4  c).    Imported 
credit  should  be  directly  relevant  to  the  student’s 
proposed undergraduate programme. 
 
 
 
 
Regulation 6 
 
56 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
d) 
A  student  shall  be  required  to  reapply  for  a  programme  of 
study if  the Progression & Awards Board  has not assigned 
credit to the student for a period of two calendar years.  The 
student  will  be  treated  as  a  new  applicant  and  will  go 
through  the  University’s  RPL  process  to  check  on  the 
currency  of  their  learning.    They  will  then  be  offered  the 
most appropriate level of entry based on that learning.  (See 
Regulation 5.4.16.) 
 
 
 
Where  credit  has  been  achieved  at  UWS,  a  current  or 
former  student  may  transfer  credit  into  a  programme,  to 
allow  completion,  greater  than  that  allowed  under  6.7.4b) 
providing the learning is current, they are continuing on the 
programme previously studied or, where this is not possible, 
there is a direct ‘fit’ between prior and current study. 
 
6.8.2 
Recognition of Access Programmes 
 
a) 
The recognition of Access programmes is the recognition of 
specified  programmes  for  the  purpose  of  entry  into  higher 
education,  including  the  recognition  of  qualifications 
validated  by  other  authorities,  which  is  not  based  on  the 
credit-rating  of  programmes  in  terms  of  comparability  with 
the University's academic awards. 
 
6.9 
Re-admission on Completion of Awards 
 
Students  who  have  been  deemed  eligible  for  the  award  from  the 
Progression  &  Awards  Board  will  not  be  considered  for 
re-admission  to  the  same  award  at  that  level  with  a  view  to 
improving  their  marks,  the  eligibility  for  the  award  of  distinction  or 
the classification of honours. 
 
 
 
Regulation 6 
 
57 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
REGULATIONS FOR THE 
ASSESSMENT OF STUDENTS ON 
TAUGHT PROGRAMMES 
 
 
 
 
 
 
 
Regulation 7 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 

Regulations  for  the  Assessment  of  Students  on  Taught 
Programmes 

 
Readers  are  expected  to  consult  the  University  Assessment  Handbook  for 
operational  guidance  and  policy which  directly  supports  the  implementation  of 
Regulation 7. 
 
7.1 

General Requirements 
7.1.1 
Academic Standards 
 
Assessment  that  contributes  to  the  award  of  academic  credit 
and/or  to  the  award  of  the  degrees,  diplomas,  certificates  and 
other  academic  distinctions  of  the  University  will  relate  the 
achievement of each candidate to the stated academic standards 
of the University. 
 
 
The academic standards of the University will be as stated in the 
intended  learning  outcomes  of  modules  and  programmes  of 
study,  as  set  out  in  the  relevant  module  descriptors  and 
programme specifications. 
 
7.1.2 
Equity of Assessment 
 
All students  registered for a module  (distance learning or face to 
face)  will  be  subject  to  the  application  of  the  same  academic 
standards, rules and procedures with respect to assessment and 
re-assessment,  irrespective  of  the  programme  of  study  on  which 
they are enrolled. 
 
7.1.3 
Assessment of WBL/PL 
 
In line with UWS Regulation 5.8.3(b), it is the responsibility of the 
academic member of staff to award final grades to the student on 
placement and may not be devolved to partner employers. 
 
7.1.4 
Anonymous Marking 
 
Procedures  for  anonymous  marking  as  outlined  in  the 
Assessment  Handbook,  and  approved  by  Senate  will  be  used  in 
all  assessments  that  contribute  to  the  award  of  academic  credit 
and/or  to  the  award  of  the  degrees,  diplomas,  certificates  and 
other  academic  distinctions  of  the  University  except  where  the 
nature  of  the  assessment  itself  renders  anonymity  impossible  to 
achieve,  for  example,  possibly  in  placement  observations  or 
practical assessment. 
 
 
The  Assessment  Handbook  provides  more  detailed  guidance  on 
the  operational  aspects  of  submission  and  marking  via  Turnitin. 
(Assessment handbook sections 3.2 and 3.9) 
 
 
 
   
 
Regulation 7 
 58 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
7.1.5 
Timing of Formal Examinations 
 
Modules which are assessed by formal examinations will have the 
first  diet  examinations  scheduled  at  the  end  of  the  trimester  in 
which the delivery of the module is concluded. 
 
7.2 

Module Descriptors and Programme Specifications 
7.2.1 
Module Descriptor 
 
The Module Descriptor for each module will: 
 
a) 
Specify the intended learning outcomes of the module and 
indicate  how  these  relate  to  each  main  component  of 
assessment. 
 
 
b) 
Indicate  the  range  and  type  of  the  components  of 
assessment and how these components will be assessed. 
 
 
c) 
Specify – but only in the case of professional requirements 
regarding the need to demonstrate specific competences – 
any  assignment  or  group  of  assignments  that  must  be 
passed  in  order  to  achieve  an  aggregate  pass  in  the 
module. 
 
7.2.2 
Programme Specification 
 
The Programme Specification for each programme will: 
a) 
Specify  the  aims  of the  programme  and  intended  learning 
outcomes  for  each  level  of  the  programme  and  indicate 
how  these  relate  to  the  constituent  modules  of  the 
programme.  
 
 
b) 
Identify  all  of  the  elements  (modules,  supervised  work 
experience, placements etc) for the award. 
 
 
c) 
Identify  which  elements  are  compulsory,  optional  or 
alternative. 
 
 
d) 
State the attendance requirements  to be met  by students, 
where the intended learning outcomes of a programme are 
such that attendance is compulsory for certain elements. 
 
 
e) 
State  any  specific  assessment  requirements  that  in 
addition to the requirements  of the University Assessment 
Regulation must  be met  for progression towards or award 
of  a  professional  qualification,  provided  that  such 
requirements were approved through formal procedures for 
programme  approval  or  for  change  to  an  existing 
programme. 
 
 
 
 
   
 
Regulation 7 
 59 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
7.3 
Definitions 
7.3.1 
Progression 
 
Progression  is  defined  as  meeting  the  requirements  to  proceed 
from  a  prerequisite  module  to  a  module  for  which  it  is  a 
prerequisite or as meeting the requirements to proceed from one 
SCQF level of study to another.  (See Regulation 5.2.23) 
 
7.3.2 
Pass – Module (and components of modules) 
 
A module is regarded as having been passed for the purposes of 
progression and award of credit when a grade of C or above has 
been awarded and approved by the Subject Panel.  The award of 
a grade of C requires that: 
 
a) 
An aggregate mark of at least 40% has been achieved. 
and 
b) 
A  mean  mark  of  not  less  than  30%  has  been  attained  in 
each main component of assessment where the number of 
components  of  assessment  defined  for  each  module  will 
not normally exceed two or exceptionally three.  
 
and 
 
c) 
Any specific requirements set out in the module descriptor 
under Regulation 7.2.1(c) are met. See also 7.4.2 
 
NOTE 
 
From 2015/16 the pass mark for postgraduate modules 
will  be  50%.1    The  mean  mark  of  30%  for  each 
component 

of 
assessment 
will 
be 
adjusted 
accordingly. 
 
7.3.3 
Pass – Award 
 
a) 
Students will be eligible to receive the University award for 
which  they  were  registered  when  they  have  passed  the 
core  modules  defined  for  that  award  in  the  programme 
specification  and  accumulated  the  amount  of  credit 
required for the award.  Programme specifications may not 
stipulate  additional  requirements  to  achieve  the  award  in 
terms of higher grades.  Specific professional requirements 
for  the  award  may  be  stipulated  where  required  by  the 
accrediting  body,  specifically  agreed  at  programme 
approval and made clear in the programme specification. 
 
 
b) 
Awards  can  only  be  conferred  where  the  programme  of 
study  undertaken  is  in  accordance  with  an  approved 
programme  specification  and  where  the  student  has  met 
                                                           
1 Approved in principle at Senate 6 June 2014. 
 
   
 
Regulation 7 
 60 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
the  requirements  for  the  award  as  determined  by  a 
Progression & Awards Board. 
 
 
c) 
An award  will  normally  only  be  conferred  within  five  years 
of  the  end  of  the  academic  session  in  which  the 
programme of study was completed. 
 
7.3.4 
Progression with Credit Deficit 
 
The  Progression  &  Awards  Board  (PAB)  will  permit  a  student  to 
progress  with  credit  deficit  in  two  modules  in  order  to  enable 
progression to the next level of study, provided that: 
 
a) 
The student is required to be re-assessed in (or chooses to 
re-take) the module while studying at the next level. 
 
 
b) 
Progression  with  credit  deficit  from  SCQF  level  9  to  level 
10 is not normally permitted. 
 
c) 
Direct  entrants  to  level  8  with  a  credit  deficit  from  a  96 
point HNC will be expected to make good the credit deficit 
by  successful  completion  of  an  additional  20  credit  point 
module prior to the start of their programme of study.  [See 
6.8.1b)i)] 
 
d) 
The  student  meets  any  mandatory  pre-requisites  prior  to 
progressing to next level of study. 
 
7.3.5 
Progression  from  the  Diploma  to  the  Masters  Stage  of  a 
Postgraduate Programme
 
Students  are  required  to  have  successfully  achieved  the  120 
credits  associated  with  the  Diploma  prior  to  progressing  to  the 
Masters stage of a postgraduate programme. 
 
Progression  from  the  Diploma  to  the  Masters  stage  of  a 
postgraduate  programme  may  require  measured  attainment  in 
excess of the minimum specified in Regulation 7.3.3 provided that 
such requirements are set out in the Programme Specification. 
 
7.3.6 
Formal Examination 
 
Where  a  final  summative  examination  is  specified  as  an 
assessment for a module, this will take the form of a single paper 
of  two  hours  duration.    Exceptionally,  at  level  10  or  11,  an 
examination  of  three  hours  will  be  permitted  where  this  is 
specified in the approved module descriptor. 
 
 
 
 
   
 
Regulation 7 
 61 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
7.4 
Marking and Grading 
7.4.1 
Marking and Aggregation 
 
Module  marks  and  grades  are  arrived  at  where  required  by 
aggregation  of  numerical  marks  from  a  number  of  assessments 
into a single percentage mark to which the corresponding grade is 
then applied. 
 
Where specifically validated, some modules may not have module 
marks  or  grades.  In  such  cases  the  student’s  attainment  will  be 
recorded  as  ‘pass’  or  ‘fail’,  in  accordance  with  the  assessment 
criteria within the approved module descriptor. 
 
7.4.2 
Marking and Grading Scheme 
 
All  student  work  that  contributes  to  a  module  mark  and  grade  is 
assessed  according  to  the  following  standard  marking  and 
grading scheme: 
 
Grade 
Numerical  Definition  
Descriptor  
range (%) 
A1 
90-100 
Exceptional 
Student  work  is  exemplary  and 
exceeds  the  threshold  standard  by  a 
 
significant 
margin. 
 
It 
displays   
exceptional 
knowledge 
and 
 
understanding;  insight,  originality  and 
exceptional 
ability 
in 
analysis, 
evaluation,  problem  solving  or  other 
process  skills;  very  high  ability  in 
professional  practice  skills  (where 
relevant)  including  evidence  of  high 
degree  of  almost  complete  autonomy 
and independent judgement relative to 
threshold expectations. 
A2 
80-89 
Outstanding 
Student work significantly exceeds the 
threshold  standard.    It  displays  a 
consistently 
thorough, 
deep 
and 
extensive 
knowledge 
and 
understanding;  originality  and/or  very 
high  ability  in  analysis,  evaluation, 
problem solving or other process skills; 
very  high  ability  in  professional 
practice 
skills 
(where 
relevant) 
including  evidence  of  high  degree  of 
autonomy and independent judgement 
relative to threshold expectations. 
 
   
 
Regulation 7 
 62 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
A3 
70-79 
Excellent 
Student  work  very  much  exceeds  the 
threshold  standard.    It  displays  a 
 
consistently  thorough,  deep  and/or 
extensive 
knowledge 
and 
understanding;  originality  and/or  very 
high  ability  in  analysis,  evaluation, 
problem solving or other process skills; 
very  high  ability  in  professional 
practice 
skills 
(where 
relevant) 
including  evidence  of  high  degree  of 
autonomy and independent judgement 
relative to threshold expectations. 
B1 
60-69 
Very good 
Student  work  is  well  above  the 
threshold  standard.    It  displays  a 
Commendable 
consistently 
very 
good 
level 
of 
knowledge  and  understanding;  high 
ability  in  analysis,  evaluation,  problem 
solving  or  other  process  skills;  high 
ability  in  professional  practice  skills 
(where  relevant)  including  exercise  of 
significant 
independent 
judgement 
relative to threshold expectations. 
B2 
50-59 
Good 
Student  work  is  clearly  above  the 
threshold  standard.    It  displays 
Highly 
generally 
good 
knowledge 
and 
competent 
understanding; good ability in analysis, 
evaluation,  problem  solving  or  other 
process 
skills; 
evidences 
highly 
competent 
performance 
of 
professional  practice  skills  (where 
relevant). 

40-49 
Satisfactory 
Student  work  is  at  the  threshold 
standard. 
 
It 
displays 
generally 
Competent 
satisfactory 
knowledge 
and 
understanding  in  most  key  respects; 
competence  in  analysis  and  most 
other 
process 
skills; 
evidences 
competent 
performance 
of 
professional  practice  skills  (where 
relevant).  

30-39 
Unsatisfactory 
Student  work  is  marginally  below  the 
threshold  standard.    It  displays  some 
knowledge  and  understanding  but this 
is  incomplete  or  partial;  limited  ability 
 
   
 
Regulation 7 
 63 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
in  analysis  and  other  process  skills; 
evidences 
lack 
of 
or 
partial 
competence  in  professional  practice 
skills (where relevant). 

1-29 
Very 
Student  work  is  well  below  the 
unsatisfactory 
threshold  standard.    It  displays  very 
limited  knowledge  and  understanding; 
evidences very limited or no analytical 
or  other  process  skills;  very  limited 
competence 
over 
the 
range 
of 
professional practice skills. 

0 (at first 
No work to 
There is no work to be assessed at 
diet) 
assess 
first diet, or incomplete or no 
0-100 at 
engagement with re-assessment.  
second or 
subsequent 
 
diet 
 
 
The  following  grades  are  used  in  exceptional  circumstances  where 
required by professional bodies: 
 
Grade 
Definition  
Descriptor  
Pass 
Pass 
Student  has  met  the  criteria  for  ‘pass’  as 
specifically defined in the module descriptor 
Fail 
Fail 
Student has not met the criteria for ‘pass’ as 
specifically defined in the module descriptor 
 
The one exception to the grading scheme above is that Grade D 
may  be  assigned  to  a  module  where  the  numerical  value  is 
greater than 40% but where Regulation 7.3.2 has not been met.  
 
7.4.3 

Moderation of Marks for Assessed Work 
 
Moderation  will  take  place  in  line  with  the  procedures  set  out  in 
the University’s Assessment Handbook.   
 
 
In  addition to  the appointment  of  Module  Coordinators  by  Deans 
of Schools (Regulations 5.2.15 and 5.2.16), the latter will appoint 
module  moderators  (Regulation  5.2.17).  (See  UWS  Assessment 
Handbook.) 
 
 
 
 
   
 
Regulation 7 
 64 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
7.5 
Classification of Honours Degrees, Distinctions, Intermediate, 
Posthumous and Aegrotat Awards 

7.5.1 
Classification of Honours Degrees 
 
The  minimum  criterion  for  the  award  of  Honours  degrees  is  a 
grade of C or above in each of the modules studied at SCQF level 
10  or  in  the  final  year  stage  of  the  programme  (none  less  than 
SCQF Level 9).  (See 5.2.11, 5.3.4 and 5.3.15) 
 
 
The following criteria will be applied by the PAB.  Where modules 
whose  intrinsic  level  is  lower  than  SCQF  level  10  are  taken  as 
part of the honours year stage, then grades for such modules will 
count towards the honours classification as if these modules were 
at SCQF level 10. 
 
First class 
Mean mark of 70% or 
OR  Mean  mark  of  at  least 
above 
67%  and  a  majority  of  the 
modules  in  the  final  year 
stage at grade A 
 
Upper second 
Mean mark of 60% or 
OR  Mean  mark  of  at  least 
class 
above 
57%  and  a  majority  of  the 
modules  in  the  final  year 
stage at grade B1 or better 
 
Lower second 
Mean mark of 50% or 
OR  Mean  mark  of  at  least 
class  
above 
47%  and  a  majority  of  the 
modules  in  the  final  year 
stage at grade B2 or better 
 
Third class 
Mean mark of 40% or 
 
above 
 
 
Where  core  modules  in  the  Honours  year of  study  are  assessed 
using  the  Pass/Fail  grades,  then  these modules  will  be  excluded 
in  the  calculation  of  the  Honours  classification.    Modules 
assessed  using  the  Pass/Fail  grades  will  not  be  permitted  as 
optional modules within the Honours year of study. 
 
Where a student has undertaken a resit in one or more modules 
at SCQF level 10 or in the final year stage of the programme, then 
the  resit  mark  will  stand  on  the  student’s  academic  record  but a 
mark of 40% and grade C will be used in the classification of the 
Honours award. 
 
Guidance Note 
Where  there  are  double  modules  (e.g.  the  dissertation)  in  the 
honours  level,  these  shall  be  counted  as  two  modules  for  the 
purposes of calculating the honours classification. 

 
   
 
Regulation 7 
 65 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
7.5.2 
Award of Distinction 
 
a) 
PABs 
will 
award 
distinction 
to 
candidates 
for 
undergraduate  awards  other  than  Honours  degrees 
(including Certificates of Higher Education and Diploma of 
Higher  Education)  and  for  taught  postgraduate  awards  of 
Graduate Diplomas and Postgraduate Diplomas where the 
following  criteria  are  met  by  candidates  at  their  first 
attempt. 
 
a mean mark of 65% or above. (The student must pass the 
modules at the first attempt and the mean mark to be used 
in  determining  distinction  will  also  be  taken  from  the 
module marks at the first attempt.) 
 
NOTE 
From  2015/16  a  mean  mark  of  70%  or  above.2  (The 
student must pass the modules at the first attempt and 
the  mean  mark  to  be  used  in  determining  distinction 
will  also  be  taken  from  the  module  marks  at  the  first 
attempt.) 

 
and 
 
none  of  the  120  credit  points  (see  7.5.2(d)  for  Masters) 
taken in the final SCQF level of the award comprises prior 
credit imported from outside the University, unless the prior 
credit  derives  from  a  student  exchange  or  study  abroad 
programme  in  which  a  translation  of  the  relevant  grading 
system  into  the  University  system  has  been  approved  by 
the programme leader as part of the exchange agreement. 
 
 
Guidance Note: 
 
Modules of 10, 20, 40 and/or 60 credits in Pg programmes 
will be weighted accordingly for the purpose of  calculating 
distinction. 

 
 
b) 
In programmes where the Diploma of Higher Education is 
calculated on the basis of 300 credit points, the 120 credit 
points on which the calculation of Distinction will be based 
shall  be  defined  in  the  programme  specification  and  shall 
comprise 60 points at Level 8 and 60 points at Level 9. 
 
 
c) 
Distinction will not  be awarded where any of  the modules 
in  the  final  year  stage  are  assessed  using  the  Pass/Fail 
grades.    This  must  be  made  clear  to  students  in  the 
programme handbook. 
 
 
d) 
Distinction  at  Masters  level  will  be  awarded  where 
students have met the above criteria but will be calculated 
                                                           
2 Approved in principle at Senate 6 June 2014. 
 
   
 
Regulation 7 
 66 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
on the basis of 180 credit points within the programme and 
not  solely  on  the  taught  modules  or  the  Masters  level 
dissertation  component  of  the  award.    [See  6.8.1(c)(iii)  re 
imported credit and distinction.] 
 
7.5.3 
Intermediate Awards 
 
A  student  who  has  achieved  the  necessary  volume  and  level  of 
credit  and  who  has  satisfied  any  further  requirements  set  out  in 
the  programme  specification  has  the  right  to  claim  any  award 
intermediate  to  the  final  award  for  which  she  or  he  is  or  was 
registered provided that: 
 
a) 
The  student  claims  the  award  within  five  years  of  the  end 
of  the  academic  session  in  which  he  or  she  was  last 
registered  for  the  programme  to  which  the  intermediate 
award relates 
 
and 
 
b) 
No  student  who  has  obtained  a  final  award  is  eligible  to 
receive an intermediate award (Regulation 5.2.21). 
 
7.5.4 
Aegrotat Awards 
 
a) 
Where  a  PAB  does  not  have  sufficient  evidence  of  the 
candidate’s  performance  to  be  able  to  recommend  the 
award  for  which  a  person  is  a  candidate,  but  is  satisfied 
that  but  for  illness  or  other  valid  cause  the  person  would 
have  reached  the  standard  required,  the  Board  may, 
exceptionally,  recommend  the  conferment  of  an  Aegrotat 
award. 
 
 
b) 
An Aegrotat award may only be made where the candidate 
has  demonstrated  achievement  in  at  least  50%  of  the 
credit from the final year stage of the award. 
 
 
c) 
An  Aegrotat award  may  be made  in  relation  to any  award 
from  a  taught  programme  of  the  University  save  that  an 
Aegrotat Honours degree will not be classified. 
 
 
d) 
No  Aegrotat  award  may  be  made  without  confirmation  in 
writing by the candidate of his or her agreement to accept 
the award. 
 
7.5.5 

Posthumous Awards for Taught Programmes 
 
a) 
Any  award  associated  with  the  taught  programmes  of  the 
University  may  be  awarded  posthumously  where  the 
normal  requirements  for  the  award  have  been  met.    (See 
also Regulation 8.5.4 for Research Awards.) 
 
 
   
 
Regulation 7 
 67 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
b) 
A  posthumous  Aegrotat  award  may  be  made  where  the 
normal  requirements  for  an  Aegrotat  award  have  been 
met.  (See Regulation 7.5.4 (a-c) Aegrotat Awards.) 
 
7.5.6   
Joint Award (collaboration) 
a) 
The University of the West of Scotland will participate fully 
in the decision making process with regard to assessment 
arrangements. 
 
 
b) 
Subject  Panels  and PABs  will  take place  at the  University 
of  the  West  of  Scotland  under  normal  University 
conditions. 
 
 
c) 
Students enrolled on the programme will be subject to the 
progression  and  award  criteria  that  apply  to  the 
programme,  and  will  be  considered  at  PAB  at  the 
appropriate point in each academic session. 
 
 
d) 
The  arrangement  for  distribution  or  classification  of 
Honours  or  equivalent  will  be  agreed  at  programme 
approval and in the drafting of the collaborative agreement.  
Any  deviations  from  the  University  regulations  must  be 
endorsed subsequently at Senate. 
 
7.5.7   
Dual Award (collaboration) 
The  two  awards  will  be  based  on  the  same  assessed  student 
work  and  can  only  be  granted  when  the  outcomes  of  the 
programme have been achieved at the same point in time. 
 
7.6 
Compensation for Failure in Modules 
Compensation  for  failure  may  not  be  applied  by  the  PAB  with 
respect to any student. 
 
7.7 

Valid Reasons for Non-Attendance at, Non-Submission of or 
Poor Performance in Assessment 

 
a) 
In  all  circumstances  where  it  is  established  through 
procedures  laid  down  by  Senate  for  this  purpose  that 
student 
non-attendance 
at, 
non-submission 
of 
or 
performance  in  an  assessment  was  attributable  to  illness 
or other cause found to be valid, the student will have the 
right to be re-assessed at the next available opportunity as 
if for the first time (or, if the assessment is a first or second 
re-assessment,  as  if  for  the  second  or  third  time, 
respectively). 
 
 
b) 
Senate  will  establish  one  or  more  Mitigation  Panels  to 
examine  on  the  basis  of  written  evidence  major  claims  of 
mitigating circumstances submitted by individual students. 
 
   
 
Regulation 7 
 68 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
c) 
Where  the  Mitigation  Panel  rules  that  mitigating 
circumstances  may  have  led  to  non-attendance  at, 
non-submission  of  or  impaired  performance  in  an 
assessment, the details of the assessment or assessments 
concerned  will  be  communicated  to  the  relevant  Subject 
Panel  (SP).    Where  the  module  concerned  has  been 
graded  at  D  or  E,  the  SP  will  award  the  right  to  be 
re-assessed  as  specified  in  Regulation  7.7(a)  above.  
Where  the  module  concerned  has  been  graded  at  C  or 
better, the SP will permit the student to choose whether to 
be re-assessed under Regulation 7.7(a). 
 
 
d) 
In the case where the student has passed the module and 
chooses not to be re-assessed, then the original mark will 
be permitted to stand.  However, if in this case the student 
chooses  to  present  for  re-assessment,  then  the  Subject 
Panel  will  consider  both  the  original  mark  and  the  mark 
obtained  for  the  module  following  re-assessment,  and  will 
confirm whichever is the higher mark. 
 
 
e) 
Where – prior to the exercise of the right to be re-assessed 
–  a  PAB  is  able  to  recommend  the  candidate  for  a  final 
award,  the  candidate  will  be  informed  of  the  proposed 
grade  for  any  module  deemed  to  have  been  affected  by 
mitigating  circumstances  and  of  the  classification  of  the 
final  award  (if  relevant),  and  will  have  the  right  either  to 
confirm  acceptance  of  the  award  or  to  be  re-assessed 
under Regulation 7.7(c) above. 
 
 
f) 
Where  a  candidate  wishes  to  accept  an  award  under 
Regulation 7.7(e), this must be conveyed in writing by the 
candidate to the relevant PAB Chair. 
 
 
g) 
An appeal against a decision of the PAB or Subject Panel 
or  in  relation  to  a  decision  regarding  student  mitigating 
circumstances  may  only  be  made  in  conformity  to  the 
provisions of University Regulation 13 on student appeals. 
 
7.8 
Re-Assessment 
7.8.1 
General requirements 
 
a) 
Re-assessment  is  defined  as  the  right  to  submit  failed 
assignments  or  attend  for  examination  or  other  forms  of 
assessment  in  those  categories  of  assessment  that  have 
not achieved a mark of 40% and where in consequence a 
grade of D or E has been achieved in a module (see also 
6.9). 
 
 
b) 
Where  a  student  has not  submitted any  work  in  a  module 
for  assessment,  they  will  be  recorded  as  a  grade  N  and 
 
   
 
Regulation 7 
 69 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
given an RA (re-attend) decision, except where there is no 
further  opportunity  for  re-assessment  where  a  NA  (no 
further attempts decision ) will be made.  (See 7.4.2) 
 
 
c) 
The forms of re-assessment  should normally be the same 
as for the first attempt. 
 
d) 
Where  a  student  is  offered  the  opportunity  to  re-attend  a 
module,  the  student  will  have  entitlement  to  the  same 
number  of  attempts  as  if  taking  the  module  for  the  first 
time. A student may only re-attend a module once.  
 
 
e) 
Module  marks  at  re-assessment  will  be  calculated  by 
carrying forward marks for assessments which the student 
has not been asked to resit and by aggregating these with 
marks  for  assignments  which  the  student  was  asked  to 
resit. 
 
 
f) 
The  relative  weightings  of  different  assessments  will 
remain  the  same  in  cases  of  re-assessment  as  in  the 
assessment for the first time. 
 
g) 
Re-assessment  shall  not  be  permitted  in  modules  or 
components  of  assessments  which  are  identified  in  the 
module  descriptor  as  excluded  from  the  possibility  of 
re-assessment where this is a requirement of a PSRB. 
 
h) 
Students  who  have  passed  a  module  (or  component  of  a 
module) do not have the right to be re-assessed to improve 
their  marks.    However  this  will  not  affect  individual 
student’s right to be assessed following a successful claim 
of mitigation. 
 
7.8.2 
Undergraduate/Graduate Programmes 
 
a) 
A student who obtains a grade of D or E at the first attempt 
will  be  entitled  to  two  opportunities  for  re-assessment.  
Failure  to  submit  at  first  and  subsequent  diets  of 
assessment  will  result  in  loss  of  entitlement  to 
re-assessment (except under 5.4.1c Duration of Study and 
Authorised Interruption). 
 
b) 
A  first  re-assessment  under  Regulation  7.8.2(a)  will 
normally  be  at  the  resit  diet  in  the  academic  session  in 
which the module was failed. 
 
 
For  a  second  re-assessment,  this  will  be  at  the  next 
available  opportunity.    In  this  case  the  “next  available 
opportunity” will mean the trimester in which the module is 
next  offered  in  the  following  academic  session  and  NOT 
the resit diet in the following academic session. 
 
   
 
Regulation 7 
 70 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
c) 
Unless  undertaking  re-assessment  at  the  next  available 
opportunity  is  found  to  have  been  prevented  by  mitigating 
circumstances as determined under Regulation 7.7, failure 
to  attend  or  submit  work  at  the  next  available  opportunity 
will result in automatic loss of entitlement to that attempt. 
 
7.8.3  Taught Masters Degrees, Postgraduate Certificates and Diplomas, and 

the Professional Graduate Diploma in Education 
a) 
A  candidate  for  the  award  of  a  taught  Masters’  Degree, 
Postgraduate Diploma or Certificate, or the Professional Graduate 
Diploma  in  Education  or  a  candidate  studying  a  module  whose 
intrinsic  level  is  SCQF  level  11,  will  be  entitled  to  one  further 
attempt in failed elements of assessment except that there will be 
no  re-assessment  of  any  Diploma  or  Masters  project  or 
dissertation  unless  a  first  attempt  is  awarded  under  Regulation 
7.7. 
 
b) 
Unless  undertaking  re-assessment  at  the  next  available 
opportunity  is  found  to  have  been  prevented  by  mitigating 
circumstances,  as  determined  under  Regulation  7.7,  failure  to 
attend or submit work  at  the next  available  opportunity  will result 
in automatic loss of entitlement to that attempt. 
 
7.8.4 
Notwithstanding the above regulations (Regulation 7.8.1 to 7.8.3), 
the  PAB  will  have  the  power  to  limit  the  number  of  opportunities 
for  re-assessment  and/or  to  withdraw  a  student  from  a 
programme in the case of failure in a module entailing placement 
or  work-based  learning  or  professional  practice,  provided  that 
such  decisions  are  taken  in  accordance  with  explicit  criteria  that 
are contained in the relevant programme specification. 
 
7.9 
Eligibility to Act as an Examiner or Moderator 
 
a) 
Any  person  who  acts  as  examiner  or  moderator  who  has 
any relationship  other than that  of a teacher or supervisor 
with any candidate being assessed will notify the University 
Secretary  &  Registrar  who  will  draw  the  circumstances  to 
the attention of the relevant SP and PAB. 
 
 
b) 
No  student  will  be  a  member  of  a  SP  or  PAB  other  than 
where  a  person  who  is  otherwise  qualified  to  be  an 
examiner  is  at  the  same  time  registered  on  a  module  or 
programme  unrelated  to  the  Subject  Panel  or  PAB  in 
question. 
 
 
c) 
A  member  of  staff  of  an  institution  affiliated  to  or 
associated  with  the  University  which  provides  a 
programme  leading  to  an  award  of  the  University  may  act 
as  an  examiner  or  moderator  for  the  programme  or 
module(s) concerned, as if a member of University staff. 
 
   
 
Regulation 7 
 71 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
7.10 
Subject Panels and Progression & Awards Boards 
7.10.1 
Memberships  and  Remits  of  Subject  Panels  and  Progression  & 
Awards Boards 

 
SP and PABs will have the memberships, remits and powers set 
out in Regulation 14 - Progression & Awards Boards and Subject 
Panels, as supplemented by the regulations below. 
 
7.10.2  
Subject Panels 
 
 
Subject  Panels  consider  the  performance  of  students  registered 
for  modules  assigned  to  the  Panel  by  the  Dean  of  School,  and 
decide upon the confirmed marks and grades for each student on 
each module. 
 
7.10.3 
Subject Panels and Standardisation of Marks 
 
a) 
Standardisation  is  the  process  of  making  adjustments  to 
the  marks  and  grades  attained  by  students  in  a  given 
module  in  the  event  of  exceptional  circumstances.  
Standardisation  is  defined  as  taking  account  of 
circumstances which have affected students’ performance, 
either incidents during the delivery of the module or during 
the assessment points within the module. 
 
 
b) 
Standardisation must  not  be  applied  in  order  to  achieve  a 
preconceived  mean  mark  and  may  take  the  form  of  such 
adjustments  to  marks  as  are  deemed  appropriate  in  the 
specific circumstances. 
 
 
c) 
Standardisation  may  only  be  applied  by  the  relevant 
Subject  Panel  and  with  the  agreement  of  the  relevant 
Subject External Examiner. 
 
 
d) 
The  application  of  standardisation  together  with  details  of 
the  adjustments  made  to  marks  and  grades  must  be 
recorded  by  its  Chair  in  the  Minutes  of  the  Subject  Panel 
meeting. 
 
7.10.4 
Progression & Awards Boards 
 
a) 
PABs  decide  the  eligibility  of  each  candidate  for 
progression between levels of study, and for awards of the 
University. 
 
 
b) 
Each  student  on  a  named  programme  of  study  will  be 
assigned to a specified PAB. 
 
 
c) 
A  decision  of  the  PAB  that  a  candidate  is  eligible  for  an 
award  of  the  University  will  require  the  written  consent  of 
relevant PAB External Examiners. 
 
   
 
Regulation 7 
 72 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
d) 
The  decisions  from  each  assessment  diet  conducted  in 
accordance  with  the  University’s  regulations  will  be 
recorded by the PAB concerned and signed by the person 
appointed  to  chair  that  Board  and  where  relevant  by  the 
PAB External Examiners. 
 
 
e) 
Unless  otherwise  provided  for  in  the  University’s 
regulations, the decisions of each PAB will be final. 
 
7.10.5 
Review  of  a  Decision  of  a  Progression  &  Awards  Board/Subject 
Panel
 
 
In accordance with the requirements of Regulation 13 an Appeals 
Group may require an SP or PAB to amend its decision(s). Please 
refer to Regulation 13 for more information. 
 
7.11 
Cheating and Plagiarism 
7.11.1 
Definitions 
 
a) 
Cheating  and  plagiarism  are  defined  by  the  University  as 
the attempt to gain an unfair advantage in  an assessment 
by  gaining  credit  for  work  of  another  person  or  by 
accessing unauthorised material relating to assessment. 
 
 
b) 
Plagiarism is defined further as the use of the work of other 
students, 
past 
or 
present, 
or 
substantial 
and 
unacknowledged  use  of  published  material  presented  as 
the student’s own work.  It includes the following: 
 
the extensive use of another person’s material without 
reference or acknowledgement; 
 
the  summarising  of  another  person’s  material  by 
changing  a  few  words  or  altering  the  order  of 
presentation without reference or acknowledgement; 
 
the  substantial  and  unauthorised  use  of  the  ideas  of 
another person without acknowledgement; 
 
copying  the  work  of  another  student  with  or  without 
the student’s knowledge or agreement; 
 
deliberate  use  of  commissioned  material  which  is 
presented as one’s own; 
 
the  unacknowledged  quotation  of  phrases  from 
another’s work; 
 
 
c) 
Cheating is defined further as inclusive of the following: 
 
communication  with  or  copying  from  another  student 
during an examination or assessment (except in so far 
as 
assessment 
regulations 
specifically 
permit 
communication, for instance for group assessments); 
 
knowingly  introducing  any  unauthorised  materials 
(written,  printed  or  blank)  on  or  near  an  examination 
 
   
 
Regulation 7 
 73 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
desk  unless  expressly  permitted  by  the  assessment 
regulations; 
 
knowingly 
introducing 
any 
electronically 
stored 
information  into  an  examination  hall  unless  expressly 
permitted by the assessment regulations; 
 
obtaining  a  copy  of  an  'unseen'  written  examination 
paper  prior  to  the  date  and  time  of  its  authorised 
release; 
 
gaining  access  to  unauthorised  material  relating  to  an 
assessment during or before the assessment; 
 
colluding with another person by submitting work done 
with another person as entirely one's own work; 
 
collaborating  with  another  student  in  the  completion  of 
work  which  is  intended  to  be  submitted  as  that  other 
student's own work 
 
knowingly  allowing  another  student  to  copy  one's  own 
work to be submitted as that student's own work; 
 
falsifying data by presenting data of laboratory reports, 
projects  or  other  assessments  as  one's  own  when 
these data are based on experimental work conducted 
by another party or obtained by unfair means; 
 
assuming  the  identity  of  another  person  with  intent  to 
deceive or to gain unfair advantage; 
 
allowing  another  person  to  assume  one's  own  identity 
with  the  intention  of  deceiving  or  gaining  unfair 
advantage to oneself; 
 
the  use  of  any  other  form  of  dishonest  practice  not 
identified above; 
 
7.11.2 
Procedures 
 
a) 
Cheating  and  plagiarism  may  be  regarded  as  substantial 
academic  irregularities  under  the  University  Code  of 
Discipline  for  Students  (Regulation  12)  and  all  instances 
are  liable  to  be  investigated  and  to  be  given  due 
consideration  under  the  terms  of  that  Code.    (Plagiarism 
identified in research programmes will be dealt with under 
Regulation  8.10.)    See  also  Appendix  2  in  relation  to 
discovery/suspicion of cheating, plagiarism or collusion in a 
formal examination. 

 
 
b) 
Notwithstanding  the  above,  any  suspected  case  of 
plagiarism  will  be  referred  in  the  first  instance  by  the 
member  of  academic  staff  concerned  to  the  Chair  of  a 
Plagiarism  Panel  constituted  in  the  relevant  academic 
School. 
 
 
c) 
The Chair of the School Plagiarism Panel will be appointed 
by the Dean of School. 
 
 
 
 
   
 
Regulation 7 
 74 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
d) 
The membership of the School Plagiarism Panel will be: 
 
the Chair 
  two  members  of  academic  staff  from  the  School, 
appointed by the Plagiarism Panel Chair 
 
 
 
e) 
The  member  of  academic  staff  who  refers  a  case  of 
suspected  plagiarism  to  the  Panel  must  not  serve  as  a 
member  of  that  Panel  for  the  purpose  of  giving 
consideration to this case,  but, where required,  will attend 
the Panel for the purpose of presenting evidence. 
 
 
f) 
The  Plagiarism  Panel  Chair  will  inform  the  student  in 
writing  of  the  alleged  offence  and  of  the  requirement  to 
attend for interview. 
 
 
g) 
The  Plagiarism  Panel  will  determine  whether  an  offence 
has  been  committed  and,  if  so,  whether  the  offence  is 
minor, serious or major. 
 
 
h) 
Where  the  Panel  has  determined  that  a  MINOR  offence 
has  been  committed,  the  Plagiarism  Panel  Chair  will 
determine and inform the student of a sanction that will be 
a  requirement  that  the  affected  student  work  is 
resubmitted: 
  WITHOUT loss of entitlement to an attempt, and 
  WITH  the  determination  that  the  maximum  mark 
assignable for the resubmitted work should be 40%. 
 
i) 
Where the Panel has determined that a SERIOUS offence 
has  been  committed,  the  Plagiarism  Panel  Chair  will 
determine and inform the student of a sanction that will be 
a  requirement  that  the  affected  student  work  is 
resubmitted: 
  WITH loss of entitlement to an attempt, and 
WITH  the  determination  that  the  maximum  mark 
assignable for the resubmitted work should be 40%. 
 
 
j) 
A student will have the right to appeal the decisions of the 
Plagiarism Panel and its Chair taken under (h and i) above 
and  such  appeals  will  be  referred  to  the  Senate 
Disciplinary Committee (see Regulation 12). 
 
 
k) 
Where the Plagiarism Panel has determined that a MAJOR 
offence  has  been  committed,  the  Plagiarism  Panel  Chair 
will  refer  the  matter  to  the  Senate  Disciplinary  Committee 
for  consideration  under  Regulation  12  and  will  inform  the 
student in writing of this action. 
 
 
   
 
Regulation 7 
 75 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
l) 
The  outcome  will  be  communicated  by  University  student 
email and 1st class post. 
 
7.12 
External Examiners 
7.12.1 
Principles 
 
a) 
There  are  two  types  of  External  Examiner  appointment.  
Subject External Examiners are appointed to assess groups 
of  related  modules  and  are  members  of  Subject  Panels.  
PAB External Examiners are members of the PAB that take 
decisions on student progression and academic awards. 
 
 
b) 
New  External  Examiners  should  normally  be  nominated  as 
a  subject  external  examiner.    PAB  External  Examiners 
should,  where  possible,  be  appointed  from  the  pool  of 
existing  subject  examiners.    Furthermore,  External 
Examiner  responsibilities  at  a  subject  panel  level  are  likely 
to be reduced or removed on appointment to PAB External 
Examiners.    There  will  normally  be  a  single  PAB  External 
Examiner  associated  with  a  group  of  programmes.  The 
University  therefore  seeks  to  establish  programme 
groupings where one External Examiner would normally be 
appointed  per  grouping.    Schools  must  therefore  take 
responsibility  for  designating  these  programme  groupings 
and  in  doing  so  must  ensure  that  all  groupings  have  the 
necessary external input to support their function. 
 
 
c) 
There  will  be  one  and  only  one  Subject  External  Examiner 
associated  with  each  and  every  module.    The  same 
individual  may  be  associated  with  a  number  of  modules.  
School  Boards  are  responsible  for  ensuring  that  Schools 
have  allocated  modules  to  an  appropriate  SP  and  have 
assigned an External Examiner to each module. 
 
 
d) 
No  recommendation for  the  conferment  of  an  award  of  the 
University  will  be  made  without  the  approval  of  the  PAB 
External Examiner for the programme. 
 
 
e) 
Each External Examiner will provide an annual report. 
 
 
f) 
External examining procedures for programmes offered by a 
Partner  Organisation  are  required  to  be  the  same  as,  or 
demonstrably  equivalent  to,  those  used  within  the 
University.    The  procedure  should  be  clearly  specified  and 
rigorously and consistently applied.  External Examiners for 
collaborative  arrangements  will  be  appointed  by  the 
University according to its normal procedures. 
 
 
 
   
 
Regulation 7 
 76 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
7.12.2 
Attendance at Assessment Panels 
 
a) 
Subject  External  Examiner(s)  are  expected  to  attend  each 
meeting  of  the  SP  at  the  end  of  each  Trimester  approving 
the  results  for  each  module  to  which  they  have  been 
appointed. 
 
 
b) 
Results  are  approved  at  this  stage  and  will  be  released  to 
students as final approved results. 
 
 
c) 
Since  no  confirmed  result  of  the  University  may  be 
communicated  to  students  without  the  approval  of  the 
appointed  Subject  External  Examiner,  this  approval 
exceptionally may be obtained by written consent. 
 
 
d) 
The  PAB  External  Examiner(s)  will  be  expected  to  attend 
the PABs at levels 9, 10 and 11 at the end of Trimesters 2 
and  3  (for  some  areas  of  provision  there  will  be  a 
requirement  to  attend  a  PAB  after  Trimester  1).    This 
likelihood will be communicated at time of appointment. 
 
 
e) 
Since no award of the University (including intermediate exit 
awards)  may  be  conferred  without  the  approval  of  the 
appointed 
PAB 
External 
Examiner, 
this 
approval 
exceptionally may be obtained by written consent. 
 
7.12.3 
Appointment - Terms of Office 
 
a) 
Each Subject External Examiner will normally be appointed 
for a period of up to four years, which exceptionally may be 
extended  by  up  to  one  further  year.  The  total  period  of 
appointment  of  the  PAB  External  Examiners  (including 
appointment as Subject External Examiner) should normally 
be  four  years  and  would  not  normally  exceed  five  years  of 
consecutive service as Subject and PAB External Examiner. 
 
 
b) 
An  External  Examiner  (Subject  or  PAB)  may  be 
re-appointed  provided  that  five  years  have  elapsed  since 
the  end  of  the  previous  term  of  office  and  that  the  second 
appointment will not exceed four consecutive years. 
 
 
c) 
An  External  Examiner  (Subject  or  PAB)  will  not  normally 
hold  more  than  two  External  Examiner  appointments  for 
taught programmes/modules at any point in time. 
 
 
d) 
PAB External Examiners must have prior experience as an 
External  Examiner,  preferably  including  at  least  one  year’s 
experience as a Subject External Examiner at the University 
of the West of Scotland.  
 
 
   
 
Regulation 7 
 77 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
e) 
The  nominations  for  the  appointment  of  an  External 
Examiner  should  be  made  at  least  six  months  before  the 
first assessment or award with which the examiner is to be 
associated. 
 
 
f) 
The  nomination  must  be  endorsed  by  the  School  Board 
concerned  prior  to  consideration  for  approval  by  the 
Education  Advisory  Committee.    Following  approval  by  the 
Education  Advisory  Committee,  the  Secretary  to  the 
Education  Advisory  Committee  will  confirm  to  the  External 
Examiner  concerned  and  notify  the  appropriate  contacts  in 
the School. 
 
 
g) 
Newly  appointed  External  Examiners  should  take  up  their 
appointments  on  or  before  the  retirement  of  their 
predecessors.  They should remain available until after the 
last assessments with which they are to be involved to deal 
with any subsequent reviews of decisions that arise. 
 
 
h) 
Normally, appointments should run from the October before 
the  first  assessments  to  the  October  after  the  last 
assessments. 
 
7.12.4 

Criteria for the Appointment of External Examiners 
 
a) 
The  criteria  for  the  appointment  of  External  Examiners  is 
intended  to  enhance  the  transparency  and  consistency  of 
institutional  practice  in  appointing  competent  staff  as 
External  Examiners  who  are free from potential  conflicts  of 
interest (7.12.4d) and are therefore sufficiently independent 
to fulfil the role. 
 
 
b) 
In line with indicator 5 of Chapter B7 : External Examining of 
the  UK  Quality  Code  for  Higher  Education,  persons 
appointed  to  act  as  External  Examiners  for  the  University 
must show appropriate evidence of the following: 
 
 
i) 
knowledge  and  understanding  of  UK  sector  agreed 
reference  points  for  the  maintenance  of  academic 
standards  and  assurance  and  enhancement  of 
quality; 
 
 
ii) 
competence and experience in the fields covered by 
the programme of study, or parts thereof; 
iii) 
relevant  academic  and/or  professional  qualifications 
to  at  least  the  level  of  the  qualification  being 
externally  examined,  and/or  extensive  practitioner 
experience where appropriate; 
iv) 
competence  and  experience  relating  to  designing 
and  operating  a  variety  of  assessment  tasks 
appropriate to the subject and operating assessment 
procedures; 
 
   
 
Regulation 7 
 78 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
v) 
sufficient  standing,  credibility  and  breadth  of 
experience  within  the  discipline  to  be  able  to 
command  the  respect  of  academic  peers  and,  where 
appropriate, professional peers; 
 
 
vi) 
familiarity  with  the  standard  to  be  expected  of 
students to achieve the award that is to be assessed; 
 
 
vii) 
fluency  in  English,  and  where  programmes  are 
delivered  and  assessed  in  languages  other  than 
English,  fluency  in  the  relevant  language(s)  (unless 
other  secure  arrangements  are  in  place  to  ensure 
that  External  Examiners  are  provided  with  the 
information to make their judgements); 
 
 
viii) 
meeting  applicable  criteria  set  by  professional, 
statutory or regulatory bodies; 
 
 
ix) 
awareness  of  current  developments  in  the  design 
and delivery of relevant curricula; 
x) 
competence  and  experience  relating  to  the 
enhancement of the student learning experience; 
xi) 
retirees  can  be  considered,  providing  they  have 
sufficient  evidence  of  continuing  involvement  in  the 
academic area in question. 
 
 
c) 
In  any  event,  other  than  in  exceptional  cases  External 
Examiners must not normally be: 
 
 
i) 
a  member  of  a  governing  body  or  committee  of  the 
appointing  institution  or  one  of  its  collaborative 
partners,  or  a  current  employee  of  the  appointing 
institution or one of its collaborative partners; 
 
 
ii) 
anyone  with  a  close  professional,  contractual  or 
personal  relationship  with  a  member  of  staff  or 
student involved with the programme of study; 
 
 
iii) 
anyone  required  to  assess  colleagues  who  are 
recruited as students to the programme of study; 
 
 
iv) 
anyone who is, or knows they will be, in a position to 
influence  significantly  the  future  of  students  on  the 
programme of study; 
v) 
anyone  significantly  involved  in  recent  or  current 
substantive  collaborative  research  activities  with  a 
member  of  staff  closely  involved  in  the  delivery, 
management or assessment of the programme(s) or 
modules in question 
vi) 
former  staff  or  students  of  the  institution  unless  a 
period  of  five  years  has  elapsed  and  all  students 
taught  by  or  with  the  External  Examiner  have 
completed their programme(s); 
vii) 
involved  in  reciprocal  arrangements  involving 
cognate programmes at another institutions; 
viii) 
succeeded  by  a  colleague  from  the  examiner’s 
home department and institution; 
 
   
 
Regulation 7 
 79 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
ix) 
appointed  from  the  same  department  of  the  same 
institution as a current External Examiner. 
 
 
d) 
Bearing  in  mind  that  each  External  Examiner  is  required  to 
be  impartial,  potential  conflicts  of  interest  need  to  be 
considered  and  particular  attention  paid  to  nominees  who 
have been: 
i) 
involved in the development of the programme or its 
component  parts,  for  example,  as  an  external 
consultant,  or  who  have  acted  as  a  member  of  the 
programme  approval  panel  (or  equivalent)  which 
approved the programme; 
 
 
e) 
Where  a  nominee  has  no  previous  experience  as  an 
External  Examiner  for  any  institution,  the  nominee  is 
required  to  attend  the  External  Examiner  Induction  Event 
and  the  School  must  make  arrangements  for  mentorship 
with a more experienced External Examiner. 
 
 
f) 
Nominations  must  comply  with  the  requirements  of  the 
Home Office with regard to demonstrating eligibility to work 
in the UK.  Before appointments can be approved a copy of 
the nominee’s passport or other appropriate documentation 
must be attached to the nomination form.  The externals will 
be  requested  to  provide  the  originals  for  verification  at  the 
Induction Event. 
 
7.12.5 
Powers of External Examiners 
 
On  any  matter  which  an  External  Examiner  has  declared  to  be  a 
matter  of  principle,  the  decision  of  the  External  Examiner 
concerned  must  either  be  accepted  as  final  by  the  SP  or  PAB  in 
question or be referred to the Senate. 
 
7.12.6 
Rights and Responsibilities of External Examiners 
 
a) 
The overall responsibility of each PAB External Examiner is 
to  ensure  that  each  candidate  for  a  particular  award  is 
considered  impartially  and  fairly  in  accordance  with 
University regulations and guidance and that the standards 
of the University’s awards are maintained. 
 
 
b) 
The overall responsibility of each Subject External Examiner 
is  to  ensure  that  each  module  is  assessed  impartially  and 
fairly  and  that  the  standards  of  the  University’s  awards  (or 
parts of awards) are maintained. 
 
 
 
c) 
Each Subject External Examiner will: 
 
 
i) 
have the opportunity to review and approve the form, 
content and standard of the assessment instruments 
 
   
 
Regulation 7 
 80 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
and, where appropriate, the distribution and balance 
of coursework and other assessments. These should 
be in accordance with published module descriptor; 
 
 
ii) 
be expected to attend meetings of the Subject Panel 
as  appropriate  [see  7.12.2(a)]  and  have  the  right  of 
access to al  candidates’ work; 
 
 
iii) 
confirm  that  the  marks  awarded  by  the  internal 
examiner(s)  have  been  appropriately  moderated  in 
line  with  expectations  outlined  in  the  assessment 
Handbook; 
 
 
iv) 
have the right to inspect the work of all students and 
to call for such papers as he or she thinks necessary 
when sampling the work of students; 
 
 
 
v) 
be entitled to modify the marks proposed by internal 
examiners  provided  that  such  modifications  should 
be  applied  to  all  students  undertaking  the  module 
unless all scripts have been reviewed by the Subject 
External Examiner. 
 
 
d) 
Each PAB External Examiner will: 
 
 
i) 
attend  meetings  of  the  PAB  as  appropriate  and,  in 
light  of  information  received  from  Subject  Panels, 
approve  award  decisions  [see  Regulations  7.12.2(d) 
and (e)]; 
 
 
ii) 
be consulted about, and have the right to approve or 
prevent,  any  proposed  changes  in  the  assessment 
regulations  which  will  directly  affect  students 
currently on a particular programme of study; 
iii) 
otherwise  participate,  as  necessary,  in  reviews  of 
progression  and  award  decisions  with  respect  to 
individual candidates; 
 
 
iv) 
comment  as  required  on  aspects  of  cohort 
performance,  honours  classification  distribution  and 
any  other  matters  pertaining  to  the  operation  of  the 
University’s assessment panel processes. 
 
7.12.7 
Reports 
 
a) 
Each  External  Examiner  shall  report  annually  to  the 
University  on  the  conduct  of  the  assessments  concluded 
during  the  year  and  on  issues  relating  to  those 
assessments, in a form determined by the Senate. 
 
 
b) 
Where  there  is  concern  about  standards  and  performance, 
particularly  if  there  is  anxiety  that  assessments  are  being 
conducted  in  a  way  which  jeopardises  either  the  fair 
treatment  of  individual  candidates  or  the  standards  of  the 
University’s awards, an External Examiner has the authority 
to  submit  a  report  directly  to  the  Principal.    The  external 
examiner  may  also  invoke  the  QAA's  concerns  scheme  or 
 
   
 
Regulation 7 
 81 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
inform  the  relevant  professional,  statutory  or  regulatory 
body.    This  will  be  communicated  to  the external  examiner 
at the time of appointment. 
 
7.12.8 
Termination of External Examiner Contract 
 
a) 
In exceptional circumstances the University of the West of 
Scotland  or  the  External  Examiner  may  wish  to  terminate 
the contract prior to its normal completion. 
 
 
b) 
The External Examiner may withdraw from the contract by 
advising the Head of QEU in  writing no later than the end 
of December of the year in progress. 
 
 
c) 
If  the  External  Examiner  resignation  is  over  a  matter  of 
principle, 
academic 
standards 
or 
concerns 
over 
maladministration,  then  the  Head  of  QEU  will  report  the 
matter  to  the  relevant  School  Board,  Education  Advisory 
Committee and Senate. 
 
 
d) 
The  University  may  only  terminate  the  contract  of  an 
External  Examiner  through  a  decision  of  Senate  either  on 
the  basis  of  demonstrable  persistent  failure  to  meet  the 
requirements  of  the  role,  for  example  through  repeated 
non-attendance  at  assessment  panels,  repeated  lack  of 
response to draft assessment instruments, or the provision 
of false information in annual reports or due to a significant 
change  of  circumstances  of  the  External  Examiner  or  of 
the module provision in the relevant subject area. 
 
 
e) 
It will be the responsibility of the Dean in the first instance 
to  advise  the  Head  of  QEU  of  any  concerns  under  (d) 
above. 
 
 
f) 
Notwithstanding  regulations  (c)  to  (e)  above,  if  an  annual 
report that is due for submission on 30 September has not 
been received without due explanation by 20 November, or 
if  the  report  has  not  been  received  after  a  comparable 
interval in the case of another due date, he or she may be 
deemed by the Chair of the Education Advisory Committee 
to  have  resigned  their  appointment,  and  will  be  advised 
accordingly. 
 
 
g) 
With  respect  to  (d)  and  (f)  above,  where  illness  or  other 
personal  reasons  have  been  notified  by  the  external 
examiner  to  the  Head  of  QEU  as  preventing  the  External 
Examiner  from  meeting  requirements  of  the  role,  the 
relevant  School  will  in  the  first  instance  seek  to  agree 
appropriate  revised  arrangements  such  as  a  revised 
timescale for submission of an outstanding report. 
 
   
 
Regulation 7 
 82 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
APPENDIX 1 
 
STUDENT CONDUCT IN AN EXAMINATION 
Candidates who fail to abide by these instructions will be subject to disciplinary 
action as set  out  in  the University  Code of Discipline for Students (Regulation 
12). 
 
These instructions shall apply to all University examinations, including those for 
the  purposes  of  continuous  assessment  and  those  held  outwith  a  UWS 
campus. 
i) 
Candidates  must  act  in  accordance  with  any  instruction  issued  by  an 
Invigilator.  Candidates who wish to attract the attention of an Invigilator 
should raise their hand.  Candidates should not leave their seats without 
permission. 
ii) 
Articles  of  clothing  not  being  worn,  bags  etc.  should  be  left  in  the  area 
designated by the Invigilators.  Candidates are not permitted to have any 
notebooks,  textbooks,  loose  pages,  tables  or  similar  items  on  or  near 
their desks unless specifically permitted in writing by the Examiner or as 
specified  in  instructions  issued  by  the  Invigilator.    Any  such  items  may 
be  confiscated  by  an  Invigilator.    All  rough  workings  must  be  made  in 
Examination Answer booklets. 
iii) 
Candidates  sitting  examinations  should  not  have  sight  of  the  question 
paper until the time scheduled for the exams to commence.  Candidates 
may  not  begin  writing  before  the  invigilator  announces  the  start  of  the 
examination and must cease writing when the invigilator announces the 
end of the examination. 
iv) 
Mobile telephones and other electronic devices such as personal music 
players and headphones should be switched off and left  in  candidates’ 
bags in the area designated by the Invigilators. 
v) 
No  leaves  may  be  torn  out  of  the  Examination  Answer  books  and  no 
Examination Answer books may, under any circumstances whatever, be 
removed  from  an  examination  room  -  either  before,  during,  after  or 
between examinations. 
vi) 
When  authorised  by  the  Examiners  candidates  may  introduce  into  an 
examination  room  and  make  use  of  calculators  provided  that  they  are 
portable,  silent,  battery  operated,  and  not  pre-programmed  (apart  from 
the  standard  scientific  functions  built  in  to  the  calculator);  a  calculator 
other  than  as  specified  may  be  deemed  to be  an  unauthorised  aid  and 
may  be  confiscated  by  an  Invigilator.    No  other  hand-held  electronic 
devices will be permitted unless authorised by the Examiner.  A random 
check  of  electronic  calculators  may  be  undertaken  during  the 
examination. 
 
Candidates using calculators do so at their own risk, and are responsible 
for ensuring that they have spare batteries. 
vii) 
The use of English/first language dictionaries may be permitted in formal 
examinations  for  international  candidates  whose  first  language  is  not 
 
   
 
Regulation 7 
 85 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
English,  except  where  the  Module  Co-ordinator  for  the  module  has 
previously  indicated  in  writing  that  dictionaries  will  not  be  permitted.  
Electronic  dictionaries  will  not  be  permitted  in  any  examination.  
Dictionaries  will  not  be  permitted  in  language  examinations.    Where 
used,  dictionaries  may  be  scrutinised  by  Invigilators  at  the  start  of  the 
examination. 
viii) 
Candidates  are  required  to  place  their  student  cards  on  their 
examination  desks  in  such  a  manner  that  Invigilators  may  verify  each 
candidate's identity.  Any student who is unable to display a valid student 
ID card is required to complete a "student identification form". 
ix) 
Candidates  will  not  normally  be  allowed  to  enter  the  examination  room 
after the first hour has expired or to leave within the first hour or last half 
hour.  Candidates who wish to leave the room should raise their hand to 
attract the attention of an Invigilator and seek permission to leave.  Any 
candidate leaving the examination before the last half hour is required to 
leave both examination paper and written scripts with the Invigilators. 
x) 
No smoking, drinking or eating (with the exception of small sweets, small 
cartons of fruit juice or small bottles of water)  will be allowed during an 
examination. 
xi) 
A  candidate  whose  conduct  is  in  the  view  of  the  Senior  Invigilator, 
disturbing  to  other  candidates  and  who  persists  in  this  conduct  after 
receiving a warning, shall be required to withdraw from the examination 
room. 
xii) 
At  the  end  of  the  examination  all  candidates  must  remain  seated  until 
the  examination  scripts  have  been  collected.    Candidates  are 
responsible for  ensuring  that  scripts  and  other  material  which  form  part 
of  the  examination  are  appropriately  secured  together  as  per  the 
instructions given by the Senior Invigilator. 
xiii) 
Candidates  must  not  hold  any  communication  with  each  other  in  the 
examination  room,  even  before  or  after  the  formal  start  or  finish  of  the 
examination. 
xiv) 
A candidate who requires to be absent temporarily from the room will be 
accompanied by an Invigilator or member of Administrative staff. 
xv) 
Candidates  who  are  in  doubt  as  to  the  meaning  of  an  examination 
question should write on their scripts their interpretation of the question.  
Candidates  who  believe  they  have  identified  a  possible  error  in  the 
examination paper should raise the matter with an Invigilator, who will in 
turn seek clarification from the Examiner. 
xvi) 
Any  candidate  who  falls  ill  during  an  examination  must  inform  the 
Invigilator. 
xvii) 
Any  candidate  whose  performance  may  have  been  adversely  affected 
by  illness  or  other  circumstances  prior  to  or  during  the  examination  or 
who is prevented from attending an examination because of sickness or 
other  valid  circumstances  should  submit  a  Mitigating  Circumstances 
Form  together  with  any  supporting  evidence.    The  form  must  be 
 
   
 
Regulation 7 
 86 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
submitted  to  Academic  Services  by  the  deadline  specified  on  the 
mitigation claim form. 
xviii)  Candidates  are  bound  by  the  University's  Regulation  concerning 
cheating and plagiarism (Regulation 7.11 and 8.10). 
 
 
 
   
 
Regulation 7 
 87 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
APPENDIX 2 
 
CHEATING AND PLAGIARISM 
 
Discovery/Suspicion of Cheating, Plagiarism or collusion  
 
 
Formal Examinations 
If  an  examination  invigilator  discovers  or  suspects  a  case  of  cheating  or 
plagiarism  during  a  formal  examination,  he  or  she  should  note  the  name  of  the 
candidate and the candidate’s desk number and report the circumstances to the 
Senior Invigilator. 
 
The  Senior  Invigilator  should  note  on  the  candidate’s  script  at  the  point  the 
situation arose and the candidate should be informed that the circumstances will 
be  notified  to  the  appropriate  University  Officer.    The  candidate  should  then  be 
permitted to continue the examination. 
 
Incidents  of  suspected  cheating  or  plagiarism  should  be  referred  immediately 
after  the  examination  by  the  Senior  Invigilator  to  the  Head  of  Registry.    A  full 
report of the circumstances wil  be provided in the Senior Invigilator’s Report to 
the Head of Registry.  The Module Co-ordinator and the Subject Panel Chair will 
be  informed  by  the  Head  of  Registry    that  the  examination  script  should  be 
marked  but  marks  not  confirmed  pending  the  outcome  of  possible  disciplinary 
procedures. 
 
The Head of Registry will make a decision (on whether or not the matter referred 
to him or her is to be treated as a substantial academic irregularity) as soon as 
practicable.  If the Head of Registry decides that the disciplinary procedure should 
be  invoked,  the  matter  will  be  referred  to  the  Secretary  to  the  Disciplinary 
Committee and thereafter it will be dealt with in accordance with the provisions of 
the  Code  of  Discipline.    If  the  Head  of  Registry  decides  that  the  disciplinary 
process should not be invoked, this decision will be communicated to the student. 
 
Plagiarism,  as  defined  in  Regulation  7.11,  may  be  identified  in  Research 
Programmes.    This  may  be  prior  to  submission  for  examination  in  one  of  the 
assessed Progression Reports (including the Transfer report), or in the final thesis 
before,  during  or  after  examination.    Where  a  circumstance  of  plagiarism  is 
suspected, this will be dealt with under Regulation 8.10. 
 
   
 
Regulation 7 
 88 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
REGULATIONS FOR RESEARCH 
DEGREES 
 
 
 

 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 

Regulations for Research Degrees 
 
 
8.1 
General Requirements 
8.1.1 
Research Degrees 
a) 
The  degrees  of  Master  of  Research  (MRes),  Master  of 
Philosophy  (MPhil),  Doctor  of  Business  Administration 
(DBA) and Doctor of Philosophy (PhD) shall be awarded to 
registered  research  degree  students  who  successfully 
complete  an  approved  programme  of  supervised  research 
and satisfy the University’s requirements for the standard of 
the award (see Regulation 3.5.1-3.5.4). 
 
8.1.2 
The Graduate School 
 
a) 
The  Graduate  School  has  been  established  by  Senate  to 
manage 
all 
matters 
relating 
to 
the 
registration, 
administration,  direction  and  assessment  of  research 
degree students and candidates, except as where otherwise 
provided for in the University’s Regulations. 
 
 
b) 
All matters relating to research degree applicants, students 
and  candidates  shall  be  dealt  with  in  accordance  with  the 
procedures and notes of guidance issued periodically by the 
Graduate School Board. 
 
 
c) 
The  Graduate  School  will  administer  all  matters  relating  to 
postgraduate  research  students.    The  terms  of  reference 
and membership of the Graduate School Board is included 
in Regulation 14. 
 
8.1.3 
Categories of Registration 
 
a) 
A  person  may  apply  for  one  of  the  following  categories  of 
registration: 
i) 
the degree of MRes only; 
 
ii) 
the degree of MPhil only; 
 
 
 
iii) 
the  degree  of  MPhil  with  the  intention  of  transfer  to 
PhD (MPhil/PhD); or 
 
iv) 
the degree of DBA only 
 
v) 
exceptionally the degree of PhD direct where the 
candidate is considered to have appropriate 
research experience. 
 
b) 
An applicant for registration for the degree of MRes or MPhil 
or  for  the  degree  of  MPhil  with  the  intention  of  transfer  to 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
89 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
PhD shall normally be expected to be the holder of a first or 
second  class  honours  degree  of  a  university  in  the  United 
Kingdom  or  of  the  former  Council  for  National  Academic 
Awards (CNAA), or of an equivalent qualification. 
 
 
c) 
Applications 
for 
registration 
from 
persons 
holding 
qualifications  other  than  those  specified  in  Regulation 
8.1.3(b)  (above)  shall  be  considered  on  their  merits  and  in 
relation to the nature and scope of  the programme of  work 
proposed.    Any  person  submitting  an  application  in 
accordance  with  this  regulation  shall  include  in  the 
application  the  names  of  two  suitable  persons  whom  the 
University  may  consult  concerning  the  applicant’s 
attainment and fitness to undertake research. 
 
 
d) 
Direct registration for the degree of DBA may be approved, 
at the discretion of the University, of a person who holds an 
appropriate  Master’s  degree  of  a  UK  University  or  of  a 
former  CNAA,  or  an  equivalent  international  university, 
provided  that  the  degree  was  in  the  subject  of  Research 
Methods or equivalent. 
 
 
 
Exceptionally  candidates  who  have  appropriate  experience 
at  postgraduate  level  which  has  resulted  in  significant 
publication  and  where  evidence  of  accomplishment  is 
supplied may also be considered. 
 
 
e) 
Direct  registration  for  the  degree  of  PhD  may  also  be 
approved,  at  the  discretion  of  the  University,  of  a  person 
who  holds  an  MRes/MPhil  degree  of  a  United  Kingdom 
University  or  of  the  former  CNAA,  or  an  MPhil  degree  of 
equivalent  standard  of  an  international  University,  provided 
that  the  MPhil  degree  is  in  a  subject  area  which  is 
appropriate to the proposed programme of work. 
 
 
f) 
Exceptionally,  direct  registration  for  the  degree  of  PhD 
may  also  be  approved,  at  the  discretion  of the  University, 
of  a  person  who,  although  not  the  holder  of  an 
MRes/MPhil  degree,  is  the  holder  of  a  high  quality 
honours  degree or taught master’s degree (or equivalent) 
in  an  appropriate  discipline,  AND  who  has  appropriate 
research  experience  at  postgraduate  level  which  has 
resulted in significant publications,  and where  evidence  of 
accomplishment  is supplied. 
 
8.1.4 
Programmes of Study 
 
a) 
Programmes  of  supervised  research  may  be  proposed  in 
any  field  of  study  subject  to  the  requirement  that  the 
proposed  programme  is  capable  of  leading  to  scholarly 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
90 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
research  and  to  its  presentation  for  assessment  by 
appropriate examiners. 
 
 
b) 
Each  proposed  programme  of  supervised  research  will  be 
considered  on  its  merits  and  without  reference  to  the 
concerns  or  interests  of  any  associated  funding  body  [see 
Regulation 8.1.5(b)]. 
 
c) 
In  considering  whether  to  approve  an  application  for 
registration  as  a  research  degree  student,  the  Graduate 
School Board will require to be satisfied about the following: 
 
 
i) 
the suitability of the applicant concerned to undertake 
research, including the applicant’s qualifications; 
 
 
 
ii) 
the viability of the proposed programme of research; 
 
 
 
iii) 
the 
adequacy 
of 
the 
proposed 
supervision 
arrangements and their sustainability (see Regulation 
8.3); 
 
 
 
iv) 
the  adequacy  and  appropriateness  of  the  facilities 
and  resources  available  to  support  the  proposed 
research; 
 
 
d) 
An  applicant  who  does  not  hold  the  normally  expected 
qualifications  [see  Regulation  8.1.3(c)],  must  provide 
evidence of ability and background knowledge in relation to 
the proposed programme of supervised research.  Details of 
professional  experience,  publications,  written  reports  or 
other  appropriate  evidence  of  accomplishment  should  be 
submitted with the application. 
 
8.1.5 
Group and Funded Projects 
 
a) 
Where  it  is  proposed  that  the  work  should  form  part  of  a 
larger group project, each application must clearly state how 
the proposed work shall in itself be distinguishable from the 
larger  group  project  for  the  purposes  of  assessment  and 
how it will be appropriate for the award being sought.  The 
applicant must indicate clearly the specific contribution to be 
made and its relationship to the group project. 
 
 
b) 
Where  a  proposed  programme  of  supervised  research 
forms part of a funded project, the terms of the funding must 
not  militate  against  the  fulfilment  of  the  objectives  of  the 
programme  or  the  University’s  requirements  for  the  award 
concerned (MRes or MPhil, DBA or PhD). 
 
 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
91 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
8.1.6 
Registration by Distance Mode 
 
a) 
A  person  proposing  to  undertake  a  programme  of 
supervised  research  outwith  the  University  may  be 
registered  as  a  research  degree  student  on  a  Distance 
mode provided that: 
 
 
i) 
there  is  satisfactory  evidence  that  the  facilities 
available  to  the  applicant  within  and  outwith  the 
University  of  the  West  of  Scotland  will  meet  the 
University’s requirements; 
 
 
 
ii) 
the  arrangements  for  supervision  are  such  as  to 
enable frequent and substantial contact between the 
student and the supervisor(s) based in the University; 
 
b) 
Any  person  registered  in  accordance  with  this  regulation 
shall  be  expected  to  engage  in  appropriate  training, 
evaluation  and  progression  events  and  to  agree  the 
frequency  and  mode  of  contact  with  their  Director  of 
Studies.    This  will  normally  equate  to  not  less  than  six 
weeks  contact  per  year  at  locations  appropriate  to  the 
programme of study. As part of the delivery of the research 
programme,  distance  students  are  expected  to  visit  the 
University  at  least  once  a  year  for  a  period  of  intensive 
supervision. 
 
Each  student  undertaking  a  programme  of  research  by 
distance  supervision  should  normally  have  a  supervisory 
team  consisting  of  a  Director  of  Studies,  a  second 
supervisor  and  an  additional  supervisor  or  external 
collaborator in the host institution or workplace who will act 
in an advisory capacity. 
 
 
 
Candidates  are  normally  required  to  attend  for  this  oral 
examination at the University of the West of Scotland. 
 
8.1.6.1 
Study as a Distance Student 
All distance students and all members of the supervisory teams for 
students registered on the distance mode are subject to the same 
procedures and regulation as set out in the Regulatory Framework.  
The  following  conditions  also  apply  for  distance  supervision 
arrangements: 
a) 
The supervisory team should establish the requirements for 
regular and frequent contact as necessary. 
 
Where  these  requirements  are  not  adhered  to,  and  if 
student  progress  is  considered  unsatisfactory,  this  should 
be  brought  to  the  attention  of  the  supervisory  team  and,  if 
appropriate,  the  Dean  of  School,  and  subsequently  to  the 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
92 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
Graduate  School  as  soon  as  possible.    Such  problems 
should  normally  be  raised  as  they  occur  and  do  not 
constitute  grounds  for  complaint  subsequent  to  a  decision 
by Graduate School that progress is not adequate. 
 
b) 
By enrolment, the student or the student’s sponsor or host 
institution accepts responsibility for: 
i) 
the cost of any programme of related studies; 
 
ii) 
the cost of any English language courses required; 
 
iii) 
the cost of facilities such as email and computing; 
 
iv) 
all  costs  associated  with  the  visit/s  to  the  University 
of the West of Scotland and of the Viva examination; 
 
v) 
the  cost  of  any  visit  approved  as  necessary  by  the 
University  of  the  West  of  Scotland  to  the  host 
institution or workplace by the Director of Studies; 
 
8.1.7 
External Collaboration 
 
a) 
Wherever practicable, a programme of supervised research 
leading to the award of a research degree of the University 
shall  be  undertaken  in  collaboration  with  an  appropriate 
external  industrial,  commercial,  professional  or  research 
establishment. 
 
 
b) 
Formal  collaboration  shall  normally  involve  the  research 
degree student’s use of facilities and other resources in the 
collaborating establishment, as well as the University. 
 
 
c) 
The  name  of  any  proposed  collaborating  establishment(s) 
shall  be  submitted  with  the  application  for  registration, 
supported by a letter from each collaborating establishment, 
except  where  collaboration  is  to  be  an  integral  part  of  the 
project concerned. 
 
8.1.8 
The University’s Policy on External Co-operation 
 
a) 
It  is  the  policy  of  the  University  to  encourage  co-operation 
with  industrial,  commercial,  professional  or  research 
establishments  in  programmes  of  supervised  research 
leading  to  the  degrees  of  Master  of  Research  (MRes), 
Master  of  Philosophy  (MPhil),  Doctor  of  Business 
Administration  (DBA)  and  Doctor  of  Philosophy  (PhD).  
Such co-operation is intended to: 
 
 
i) 
encourage outward-looking and relevant research; 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
93 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
ii) 
extend  a  research  degree  student’s  experience  and 
perspectives of the work; 
 
 
 
iii) 
provide a wider range of experience and expertise to 
assist in the development of the research project; 
 
c) 
Formal  co-operation  may  be  arranged  with  one  or  more 
organisations  outside  the  University.    Any  such  external 
body  shall  be  referred  to  as  a  collaborating  establishment.  
The  nature  of  the  arrangements  and  confirmation  of  those 
arrangements  must  be  submitted  with  the  application  for 
registration. 
 
8.1.9 
Programme of Related Studies 
 
a) 
Students registered for MRes, MPhil and PhD degrees shall 
normally  be  required  to  follow  a  programme  of  related 
studies  where  considered  necessary  for  the  attainment  of 
competence  in  research  methods  and  the  acquisition  of 
background  knowledge  to  support  the  programme  of 
supervised research. 
 
 
b) 
Where  a  programme  of  related  studies  includes  an 
approved  programme  of  studies  leading  to  another  award, 
the  research  degree  student  concerned  may  be 
recommended  for  that  award  on  successful  completion  of 
that  programme,  provided  that  al   the  University’s 
requirements  have  been  satisfied,  in  addition  to  being 
recommended  for  the  award  of  an  MPhil  or  PhD,  if 
appropriate. 
 
8.1.10 
The Purpose of Programmes of Related Studies 
 
a) 
The  purpose  of  the  programme  of  related  studies  is 
intended to provide: 
 
 
i) 
the student with the skills and knowledge necessary 
for  the  pursuit  of  the  programme  of  research  to  be 
undertaken; 
 
 
 
ii)  
a body of knowledge normally associated with a first 
degree  in  the  field  of  study  of  the  programme  of 
research to be undertaken; 
 
iii) 
a  breadth  of  knowledge  in  subjects  related  to  the 
programme of research. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
94 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
8.1.11 
Programme of Integrated Studies 
a) 
A student registered for the degree of PhD, whether for PhD 
direct  [see  Regulation  8.1.3(a)  (iii)]  or  for  the  degree  of 
MPhil with the possibility of transfer to PhD [see Regulation 
8.1.3(a)  (ii)],  may  undertake  an  integrated  programme  of 
work  which,  as  well  as  the  research  element,  includes  a 
programme  of  postgraduate  study  on  which  the  student’s 
performance will be formally assessed. 
 
 
b) 
Any  such  programme  of  postgraduate  study  must 
complement  the  research  and  must  not  occupy  more  than 
one third of the total approved period of registration. 
 
d) 
A  person  registered  for  the  degree  of  MRes  or  MPhil  only 
shall  not  be  permitted  to  undertake  a  programme  of 
integrated studies. 
 
8.1.12 
Concurrent Studies 
 
a) 
A person registered for a research degree may be permitted 
to  register  for  another  programme  of  study  concurrently, 
provided  that  either  the  research  degree  registration  or  the 
other programme of study is in the part-time mode and that 
the dual registration will not inhibit the student’s undertaking 
the programme of supervised research. 
 
8.1.13 
Creative Work 
 
a) 
Where an applicant for registration proposes to undertake a 
programme of work in which the person’s own creative work 
will form, as a point of origin or reference, a significant part 
of  the  intellectual  inquiry,  the  application  for  registration 
must  set  out  the  intended form of  the final  submission  and 
of the final assessments. 
 
 
b) 
The  creative  work  shall  be  clearly  presented  in  relation  to 
the  argument  of  the  written  thesis  and  set  in  its  relevant 
theoretical,  historical,  critical  or  design  context.    The  thesis 
itself shal  conform to the University’s normal scholarly and 
other requirements. 
 
 
c) 
The  student’s  final  submission  shal   be  accompanied  by 
some permanent record of  the creative  work  bound, where 
practicable, with the thesis. 
 
8.1.14 
Scholarly Editions of Texts 
 
a) 
An  applicant  for  registration  may  propose  to  undertake  a 
programme  of  research  leading  to  a  research  degree  in 
which  the  principal  focus  will  be  the  preparation  of  a 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
95 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
scholarly edition of a text or texts, musical or choreographic 
work, or other original artefacts. 
 
 
b) 
The  student’s  final  submission  must  include  a  copy  of  the 
edited text(s) or collection of artefact(s), appropriate textual 
and explanatory annotations, and a substantial introduction 
and  critical  commentary  which  set  the  text  in  the  relevant 
historical,  theoretical  or  critical  context.    The  thesis  itself 
shal  conform to the University’s normal scholarly and other 
requirements. 
 
8.1.15 
Language 
 
a) 
Normally,  a  thesis  submitted  in  partial  fulfilment  of  the 
University’s requirements for the award of an MRes or MPhil 
or  PhD,  DBA  and  the  oral  examination,  must  be  written, 
defended and conducted in English. 
 
 
b) 
Exceptionally,  permission  may  be  given  for  a  thesis  to  be 
presented  in  a  language  other  than  English;  normally  only 
when the subject matter of the research involves languages 
and  related  studies.    In  such  cases  this  will  be  made  clear 
on the student’s transcript. 
 
 
c) 
Permission  to  present  a  thesis  in  a  language  other  than 
English  shall  normally  be  sought  at  the  same  time  as  the 
application for registration. 
 
8.1.16 
Modes of Study 
 
a) 
A research degree student may be registered on a full-time 
or on a part-time basis. 
 
 
b) 
A  full-time  research  degree  student  shall  normally  be 
required to devote, on average, at least 35 hours per week 
to the programme of supervised research. 
 
 
c) 
A  part-time  research  degree  student  shall  normally  be 
required to devote, on average, at least 20 hours per week 
to the programme of supervised research. 
 
8.1.17 
Confidentiality 
 
a) 
Where,  because  of  the  nature  of  the  programme  of 
supervised  research  or  for  other  good  cause,  there  is  a 
need  for  a  thesis  to  remain  confidential,  approval  for 
confidentiality  should  normally  be  sought  at  same  time  as 
the submission of the application for registration. 
 
 
b) 
When the need for confidentiality emerges at a subsequent 
stage,  a  special  application  for  the  thesis  to  remain 
confidential after submission shall be made immediately. 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
96 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
c) 
The period for which a thesis may remain confidential shall 
not  normally  exceed  two  years  from  the  date  of  the  oral 
examination.  In exceptional circumstances, a longer period 
may be approved by the University. 
 
8.1.18 
Grounds for Confidentiality 
 
a) 
An  application  for  a  thesis  to  remain  confidential  [see  also 
Regulation  8.11.3(b)]  should  only  be  made  when  the 
confidential  nature  of  the  candidate’s  programme  of 
supervised research is such as to preclude the thesis being 
made freely available in the libraries of the University and of 
any  collaborating  establishment(s)  and,  in  the  case  of  a 
DBA or PhD thesis, the British Library. 
 
 
b) 
Normally, the Head of Enterprise Services will only approve 
an application for confidentiality in order to enable a patent 
application  to  be  lodged  or  to  protect  material  which  is 
commercially,  or  for  some  other  good  reason,  sensitive.  
The  University  will  not  approve  confidentiality  in  order  to 
protect research leads. 
 
 
c) 
Although  approval  will  normally  be  given  for  the  thesis  to 
remain  confidential  for  a  maximum  of  two  years  [see 
Regulation  8.1.17(c)],  the  Graduate  School  Board  may,  in 
exceptional  circumstances,  approve  a  longer  period  of 
confidentiality.    Conversely,  where  a  shorter  period  would 
be adequate, Graduate School Board shall not automatically 
approve a two-year period. 
 
8.1.19  
Research Degrees by Publication 
8.1.19.1 
Eligibility 
 
a) 
Candidates  who  are  currently  members  of  full  or  part-time 
academic  staff  of  the  University  of  the  West  of  Scotland, 
may,  at  the  discretion  of  the  Graduate  School  Board,  be 
allowed  to  register  for  the  award  of  the  PhD  degree  by 
research publications. 
 
 
b) 
Candidates  must  be  members  of  academic  staff  (full  or 
part-time)  of  the  University  of  the  West  of  Scotland  of  not 
less than three years’ standing at the date of application for 
registration. 
 
c) 
Candidates  should  be  active  researchers  in  their  field  of 
expertise  and  they  should  not  normally  submit  material 
published more than ten years prior to the date when they 
are given permission to register for the degree. 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
97 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
d) 
Candidates  will  be  allowed  to  register  for  the  degree  only 
with the approval of the Graduate School Board to which all 
applications must be made. 
 
 
e) 
Permission  to  register  will  not  normally  be  granted  to 
candidates who already possess a PhD. 
 
8.1.19.2 
Application procedure 
 
The  application  should  consist  of  a  list  of  the  public  outputs  on 
which  the  candidature  is  based,  a  preliminary  statement  giving 
details of where and when the work was carried out together with 
an  outline  discussion  (of  not  more  than  3,000  words)  of  the 
contribution  of  the  published  output  to  the  advancement  of 
knowledge in the field of study.  Where the application is based on 
jointly published work a statement should be included making clear 
the contribution of the candidate to the outputs included. 
 
8.1.19.3 
Review of Applications 
 
It  is  expected  that  all  applications  will  be  reviewed  by  a  full 
meeting  of  Graduate  School  Board  which  will  establish  more 
detailed  criteria  in  determining  application  outcomes.    Where  it 
deems  necessary  Graduate  School  Board  will  seek  external 
advice on the application. 
 
8.1.19.4 
Supervision 
 
On  registration,  an  adviser  (corresponding  to  the  'Director  of 
Studies'  in  the  conventional  PhD  programme)  from  within  the 
University  will  be  appointed  to  advise  the  candidate  on  the 
selection, coherence and quality of the portfolio of research work 
to be submitted and on the nature of the accompanying abstract 
and  critical  review.    The  research  adviser  will  be  an  active 
researcher with PhD examining experience. 
 
8.1.19.5 
Submission and examination 
 
a) 
Candidates  must  normally  submit  within  twelve  months  of 
the date of registration. 
 
 
b) 
Each candidate will be examined by at least two examiners 
external  to  the  University  appointed  according  to  the 
regulations (8.6) pertaining to the conventional PhD route, 
an internal examiner may also  be appointed.   Co-authors, 
advisers or supervisors may not act as examiners. 
 
 
c) 
The grounds for the award of PhD by research publications 
are the submission of a portfolio of published work judged 
satisfactory  by  the  examiners  and  a  satisfactory 
performance at an oral examination. 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
98 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
d) 
The submitted portfolio of published research must add up 
to  a  substantial  and  coherent  body  of  work  which  would 
have taken a diligent student the equivalent of three years 
of full-time study to accomplish, which makes a significant 
and original contribution to knowledge in, or understanding 
of,  the  candidate’s  field  of  study,  and  which  is  of  a 
scholarly  standard  normally  expected  of  a  candidate  who 
submits and is awarded a PhD. 
 
 
e) 
The portfolio of published work must consist of: 
 
 
All items of public work on which the application is based, 
a critical review of 10,000 to 25,000 words (see Regulation 
8.1.19.6 below), where jointly authored works are included 
a  declaration  must  be  attached  indicating  the  role  of  the 
candidate  and  where  possible  this  statement  should  be 
endorsed by co-authors,  an abstract  of  approximately 300 
words.    The  total  submission,  including  the  critical  review 
should not normally exceed 100,000 words. 
 
8.1.19.6 
Portfolio 
 
The portfolio could, for example, consist of one or two books plus 
several  refereed  journal  articles  or  research  papers,  which  are 
already in the public domain. 
 
a) 
Candidates  must  either  be  the  sole  author  of  the  portfolio 
of  published  work  or  must  be  able  to  demonstrate  in  the 
critical review of the submitted work that they have made a 
major  contribution  to  all  of  the  work  that  has  been 
produced  by  more  than  one  author.    In  such  cases  a 
declaration  must  be  appended  as  above  and,  where 
possible, endorsed by co-authors. 
 
 
b) 
The  portfolio  of  published  work  must  be  accompanied  by 
an  abstract  and  also by  a  general  critical  review  of  all  the 
submitted work.  This critical review should summarise the 
aims,  objectives,  methodology,  results  and  conclusions 
covered by all the work submitted in the portfolio.  It should 
also indicate how the publications form a coherent body of 
work,  what  contribution  the  candidate  has  made  to  this 
work,  and  how  the  work  contributes  significantly  to  the 
expansion  of  knowledge.    It  should  be  at  least  10,000 
words, but not more than 25,000 words in length. 
 
 
c) 
At  the  conclusion  of  the  examination  the  examiners  may 
recommend to Graduate School Board that: 
 
 
i) 
the degree of PhD be awarded; 
 
 
 
ii) 
the  degree  of  PhD  be  awarded  subject  to 
amendments to the final report; 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
99 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
iii) 
the degree be not awarded; 
 
 
d) 
All  submissions  must  include  a  statement,  signed  by  the 
candidate, confirming that the work has not been submitted 
in full or in part for the award of another degree. 
 
 
e) 
Submissions should, as far as is practicable, be bound in a 
way  that  confirms  to  the  regulatory  standards  (Regulation 
8.12.4) for the format and binding of theses.  Material other 
than  books  must  be  bound  in  the  usual  way.    Books  may 
be submitted as published. 
 
 
f) 
Three  bound  copies  of  each  submission,  containing  an 
abstract  and  critical  review,  should  be  lodged  with  the 
Graduate School.  All three copies of the submission shall 
remain the property of the University. 
 
 
g) 
With  the  approval  of  Graduate  School  Board  a  candidate 
may be allowed to revise or re-submit for this degree after 
a prescribed period, normally not less than five years. 
 
8.2 
Periods of Registration 
8.2.1 
General Requirements 
 
a) 
The  normal  and  maximum  periods  of  registration  of 
research degree students shall normally be: 
 
 
MRes   
full-time 
12 months 
24 months 
 
 
 
 
Part-time 
24 months 
36 months 
 
 
 
MPhil   
full-time 
12 months 
24 months 
 
 
 
 
part-time 
24 months 
36 months 
 
 
 
MPhil/PhD 
full-time 
36 months 
48 months 
 
 
(Including 
part-time 
72 months 
84 months 
 
 
PhD direct) 
 
 
 
DBA   
part-time 
48 months 
60 months 
 
 
b) 
A  full-time  research  degree  student  shall  normally  be 
required to complete the programme of supervised research 
for the degree of MRes/MPhil within 12 months and for the 
degrees of DBA/PhD within 36 months of the effective date 
of registration. 
 
 
c) 
It may be possible to complete a programme of study within 
a shorter duration than the normal duration listed in 8.2.1a.  
The  minimum  duration  of  studies  will  be  2/3  of  the  normal 
duration, subject to the fees being paid to cover the normal 
duration. 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
100 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
d) 
Registration may be backdated by up to six months from the 
date of enrolment. 
 
e) 
Normal  durations  of  study  are  listed  above  at  8.2.1a.  
Exceptionally,  a  student  may  apply  for  an  extension, 
justifying  their  request  on  academic  grounds,  up  to  a 
maximum  period  of  registration.    Students  will  be  able  to 
apply for a single 12 month full-time or part-time extension. 
 
 
f) 
A  student  that  exceeds  the  initial  maximum  period  of 
registration  and  has  their  registration  extended  shall  be 
subject to an annual Completion Fee, as set and published 
annually in the Fee Schedule. 
 
 
g) 
Periods  of  authorised  interruption  of  studies  will  not  be 
included in the calculation of the period of registration. 
 
h) 
Students may move between full-time and part-time modes 
of  registration.  Normal  and  maximum  periods  of 
registration  will  be  governed  by  8.2.1a,  and  the  expected 
end  date  of  studies  will  be  calculated  and  advised  to  the 
student  at  the  point  of  change.    Time  extended  on  either 
full-time or part-time study will be calculated on a pro-rata 
basis  and  totalled,  and  a  single  maximum  12  month 
extension permitted. 
 
i) 
Where an applicant has previously undertaken research as 
a  registered  research  degree  student,  a  shorter  period  of 
registration  than  that  normally  required  [see  Regulation 
8.2.1  (a)  above],  which  takes  account  of  all  or  part  of  the 
time already  spent  by  the  applicant  on  that  research,  may 
be approved. 
 
j) 
Where  a  student  registered  on  a  PhD  or  on  an  MPhil/PhD 
having  completed  a  transfer  to  PhD,  subsequently 
decides to submit their thesis to be  examined for an MPhil 
qualification  and  has  exceeded  the  maximum  period  of 
registration as listed in 8.2.1 (a), the Graduate School may 
approve  on  request  an  extension  to  the  period  of 
registration of six months. 
 
8.2.2 
Changes in Registration 
 
a) 
Where  there  is  evidence  that  a  programme  of  supervised 
research  is  proceeding  exceptionally  well,  the  period  of 
registration may be shortened from that normally required. 
 
 
b) 
Where  a  research  degree  student  is  prevented,  by  ill-
health or other good cause, from making progress with the 
programme  of  supervised  research,  the  registration  may 
be  interrupted.  The  authorised  interruption  shall  not 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
101 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
exceed any single period exceeding one year, and will not 
normally  include  an  accumulated  duration  exceeding  two 
years over the entire programme of study. 
 
 
c) 
The period of registration of a research degree student may 
be  extended,  at  the  discretion  of  the  Graduate  School 
Board.    Any  such  extension  shall  not  normally  be  for more 
than one year but may be reviewed at the discretion of the 
Graduate School Board. 
 
 
d) 
Any change in the programme of supervised research being 
undertaken  by  a  registered  research  degree  student  must 
be  notified.    Where  any  change  is  substantial,  approval 
must be obtained before any such change be implemented. 
 
e) 
Where  a  research  degree  student  discontinues  the 
programme  of  supervised  research,  the  withdrawal  of 
registration must be reported. 
 
 
f) 
Where the Graduate School Board considers that progress 
has  been  inadequate  and  that  the  research  programme  is 
unlikely to lead to a successful outcome within a reasonable 
time, registration may be terminated. 
 
8.2.3 
Shortening of the Period of Registration 
 
a) 
Any application for a shortening of the period of registration 
to  less  than  the  normal  required,  shall  be  submitted  at  the 
same time as the application for approval of the examination 
arrangements. 
 
8.3 
Supervision 
8.3.1 
Supervisors: Criteria for Appointment and Responsibilities 
8.3.1.1 
It is the responsibility of the Dean of School or nominee to allocate 
a Director of Studies and Supervisor and the proposed supervision 
arrangements must be submitted for approval  with the application 
for registration. 
 
18.3.1.2 
a) 
One member of the supervisory team shall have: 
 
 
(i) 
A  research  degree  equivalent  to,  or  exceeding,  the 
degree being supervised. 
 
 
 
(ii) 
Experience  of  supervision  of  at  least  one 
postgraduate 
research 
student 
to 
successful 
completion at a UK University. 
 
b) 
At  least  one  member  of  the  supervisory  team  shall  be 
experienced  in  research  in  the  general  area  of  the 
                                                           
1Approved by Senate on 28 March 2007 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
102 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
candidate’s  thesis  and  have  experience  as  a  specialist  in 
the topic(s) to be investigated. 
 
 
c) 
Where the supervisory team is deemed to have insufficient 
experience  in  the  supervision  of  postgraduate  research 
students  at  a  UK  university,  and  of  the  procedures  and 
regulations  of  the  University  of  the  West  of  Scotland,  an 
additional supervisor with knowledge of standards expected 
for a higher degree by research at a UK university, and with 
knowledge  of  the  procedures  and  regulations  of  the 
University of the West of Scotland, shall be appointed. 
 
8.3.1.3 
Each  registered  research  degree  student  shall  normally  have  at 
least two, but not more than three, supervisors. 
 
8.3.1.4 
One Supervisor shall be designated as the Director of Studies (first 
supervisor) with the responsibility for supervising the student on a 
regular  and  frequent  basis.    There  will  be  a  statement  of  an 
agreement  at  confirmation  of  registration  between  the  Director  of 
Studies and the student as to an appropriate specified frequency of 
contact. 
 
8.3.2 
a) 
It  is  expected  that  the  supervisory  team  will  give 
consideration  to  the  time  allocated  to  a  research  student.  
This should normally be  approved prior to the issue of  any 
offer. 
 
 
b) 
For  students  studying  on  a  distance-learning  basis  one 
member of the supervisory team or a designated adviser will 
normal y be based in the student’s local area. 
 
8.3.3 
Advisers 
 
a) 
In addition to the supervisors, an adviser or advisers may be 
appointed to contribute particular specialist knowledge or a 
link with an external organisation. 
 
8.3.4 
Eligibility 
 
a) 
A registered research degree student either in the university 
or in another university or organisation may be eligible to act 
as  the  Director  of  Studies  or  supervisor  where  it  can  be 
clearly  shown  that  there  is  no  conflict  of  interest.    The 
contribution to knowledge of the student and of the Director 
of Studies should be clearly defined. 
 
8.3.5 
Changes in Supervision Arrangements 
Approval  must  be  obtained  from  the  Graduate  School  for  any 
changes in the supervision arrangements. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
103 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
8.3.6 
Training Programme 
8.3.6.1 
Research  students  should  normally  attend  all  relevant  training 
sessions. 
 
8.3.7 
Ethics and Research Code of Practice 
8.3.7.1 
All staff and students involved in research are required to abide by 
the University’s policy on ethics in research and by the Research 
Code of Practice. 
 
8.3.8 
Monitoring on Student Progress 
a) 
The 
Graduate 
School 
has 
established 
monitoring 
procedures  which  support  students  to  achieve  successful 
completion of their studies.  Students are required to submit 
a  number  of  progress  reports  in  conjunction  with  their 
Director of Studies and to attend an annual progress panel 
interview which will be formally assessed. 
 
b) 
Students  who  have  exceeded  the  normal  period  of 
registration  will  not  be  required  to  undertake  a  panel 
interview  but  an  annual  progression  report  should  still  be 
completed.    In  such  cases,  Director  of  Studies  will  be 
required to confirm to the Graduate School that the student 
is  still  actively  engaged  in  their  studies  and  is  maintaining 
regular  and  frequent  contact  with  the  supervisors  and  that 
they are likely to complete their studies. 
 
c) 
All  progression  reports  will  address  the  issues  of  ethical 
approval, attendance monitoring and training. 
 
d) 
Where,  after  obtaining  a  progression  report,  the  Graduate 
School  is  dissatisfied  with  student  progress,  it  may  take 
such  action  as  it  deems  necessary  including,  after 
investigation  and  consultation,  the  withdrawal  of  the 
student’s  registration.    The  Chair  of  the  Graduate  School 
Board  shall  consult  the  supervisory  team  and  the  Dean  of 
School. 
 
 
e) 
The  University  may  be  required  to  use  data  collected  to 
report  to  the  Home  Office  on  international  students’ 
attendance. 
 
8.3.9 
Assessor 
8.3.9.1 
General Requirements 
a) 
Each  research  degree  candidate  shall  be  appointed  an 
independent,  internal  assessor  at  the  12  week  reporting 
stage.    The  Assessor  will  be  appointed  for  the  duration  of 
the  research  programme  and  will  assess  the  transfer  of 
registration from MPhil to PhD at the review stage. 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
104 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
b) 
The  Assessor  may  not  normally  be  any  member  of  the 
candidate’s approved supervisory team. 
 
c) 
The  Assessor  is  responsible for  considering  the  submitted 
progression  reports  and  discuss  the  candidate’s  progress 
at  an  annual  panel  review  arranged  by  the  Director  of 
Studies. 
 
d) 
The Assessor will report to  Graduate School Board on the 
candidate’s progress and continued registration. 
 
8.4 
Transfer of Registration 
8.4.1 
Application for Transfer of Registration from MPhil to PhD 
 
a) 
A research degree student registered initially for MPhil/PhD 
[see  Regulation  8.1.3(a)(ii)]  who  wishes  to  transfer 
registration  to  the  degree  of  PhD  must  demonstrate  that 
sufficient  progress  has  been  made  on  the  programme  of 
supervised 
research 
to 
provide 
evidence 
of 
the 
development  of  the  project  to  the  standard  required  of  a 
PhD. 
 
 
b) 
A research degree student registered initially for the degree 
of  MPhil  only  [see  Regulation  8.1.3(a)(i)]  may  be  permitted 
to  apply  for  transfer  of  registration,  subject  to  the  above 
requirements [see also 8.4.3(c)]. 
 
8.4.2 
a) 
An application for the transfer of registration from MPhil/PhD 
to  PhD  should  normally  be  submitted  between  12  and  18 
months  of  full-time  study,  or  at  an  equivalent  stage  in  the 
case of a part-time research degree student. 
 
8.4.3 
Progress Report 
 
a) 
An  application  for  the  transfer  of  registration  from  MPhil  to 
PhD  shall  be  supported  by  a  progress  report  on  the  work 
undertaken prepared by the research degree student. 
 
 
b) 
The progress report shall include: 
 
 
i) 
a  review  and  discussion  of  the  work  already 
undertaken; and 
 
 
 
ii) 
a  statement  of  the  intended  further  work,  including 
details of the original contribution to knowledge which 
is likely to emerge. 
 
c) 
In  the  case  of  an  application  for  the  transfer  of  registration 
by  a  student  registered  for  MPhil  only,  the  progress  report 
shall  be  more  substantial  stating  clearly  the  grounds  for 
seeking the transfer of registration. 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
105 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
8.4.4 
Assessment of Progress and Potential 
 
a) 
Before  approving  the  transfer  of  registration  of  a  research 
degree student, the Graduate School Board will need to be 
satisfied  that  the  student  has made  sufficient  progress  and 
that the proposed future programme of research will provide 
a  suitable  basis  for  work  at  the  level  of  a  PhD  which  the 
student is capable of pursuing to completion. 
 
b) 
In addition to considering the student’s progress report (see 
Regulation 8.4.3),  the Graduate School Board will normally 
arrange an oral assessment as part of  its evaluation of  the 
case  for  a  transfer.    This  oral  assessment  will  normally  be 
made  by  an  assessor  appointed  by  the  Graduate  School 
Board.    The  Dean  of  School  or  delegate  will  normally  also 
attend. 
 
c) 
Where a student fails to satisfy the Graduate School Board 
of either progression and/or potential of the project will have 
their  registration  confirmed  to  be  MPhil.    The  student  will 
receive detailed feedback relating to the performance of the 
Transfer  Event  and  will  be  given  the  opportunity  to 
represent at a second Transfer Event within a maximum of 
3 months. 
 
d) 
A  student  who  satisfies  the  Graduate  School  Board  of 
progress  and  of  the  potential  of  the  project  at  the  Transfer 
Event will have their registration confirmed to be PhD. 
 
8.4.5 
Transfer of Registration from PhD to MPhil 
 
a) 
A student who is registered for the degree of PhD, whether 
direct or following a transfer of registration, who is unable to 
complete  the  approved  programme  of  supervised  research 
may,  at  any  time  prior  to  the  submission  of  proposed 
examination  arrangements,  apply  for  the  registration  to  be 
transferred to that for the degree of MPhil. 
 
8.5 
Assessment 
8.5.1 
General Requirements 
a) 
The  assessment  of  a candidate for  the  degree  of  MRes  or 
MPhil or DBA or PhD shall normally be in two stages: 
 
 
i) 
the assessment of the thesis; 
 
 
 
ii) 
the  candidate’s  defence  of  the  thesis  by  an  oral  or 
approved alternative examination. 
 
 
 
Exceptionally  examiners  may  recommend  that  assessment 
is by thesis only.  See Regulation 8.7.3. 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
106 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
b) 
A  candidate  whose  approved  programme  of  supervised 
research  included  a  formally  assessed  component  of 
integrated  studies  shall  not  be  permitted  to  proceed  to  a 
further  stage  in  the  assessment  for  the  research  degree 
until  the  integrated  work  examiners  are  satisfied  with  the 
candidate’s  performance  of  that  work.    The  result  of  that 
assessment  must  be  notified  to  the  examiners  of  the 
research programme. 
 
c) 
It is expected that candidates would normally be offered the 
opportunity  to  participate  in  a  mock  viva,  in  preparation  for 
their formal examination. 
 
8.5.2 
Examination Procedures 
 
a) 
No  examination  of  a  research  degree  candidate  shall  be 
held  until  the  arrangements,  including  the  appointment  of 
examiners  and  Chair  Person,  have  been  approved  in 
accordance  with  the  procedures  established  by  the 
Graduate School Board. 
 
 
b) 
Each  candidate  shall  be  informed  of  the  procedure  to  be 
followed  for  the  submission  of  the  thesis  and  of  any 
conditions  to  be  satisfied  before  the  candidate  may  be 
presented for examination. 
 
 
c) 
The  Graduate  School  is  responsible  for  ensuring  that  all 
assessments  and  examinations  of  research  degree 
candidates  are  conducted  in  accordance  with  the 
University’s Regulations and procedures. 
 
 
d) 
It is the responsibility of the Director of Studies to propose to 
the Dean of School the arrangements, including nominating 
the  examiners  and  Chair  Person,  for  the  assessment  and 
examination  of  a  research  degree  candidate.    The 
nomination  of  examination  arrangements  of  research 
degrees  should  be  submitted  to  the  Dean  of  School  for 
endorsement  and  thereafter  to  the  Graduate  School  for 
approval at least three months before the expected date of 
the examination. 
 
e) 
The examination team should be selected to ensure that the 
whole breadth of experience, knowledge and skills required 
is represented. 
 
 
In  relation  to  practice-based  studies,  at  least  one  of  the 
examining team must have the capacity to examine creative 
outputs. 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
107 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
e) 
No assessment of the thesis or examination of the candidate 
shall take place until the proposed arrangements have been 
approved by the Graduate School Board. 
g) 
The  Director  of  Studies  shall  consult  with  the  examiners, 
Chair Person and the student to arrange the date of the oral 
examination. 
 
h) 
The  Secretary  to  the  Graduate  School  Board  shall  confirm 
to  the  candidate  and  the  examiners  the  date  of  the  oral 
examination  (see  Regulation  8.5.3)  and  shall  send  to  each 
examiner  a  copy  of  the  thesis  and  of  the  University’s 
Regulations  and  procedures,  and  shall  ensure  that  all  the 
examiners  are  fully  briefed  on  their  duties  and 
responsibilities. 
 
 
i) 
In any instance where the Graduate School Board becomes 
aware  of  a  failure  to  comply  with  all  the  University’s 
requirements  relating  to  assessment  and  examination 
process,  it  may  declare  the  examination null  and  void  (see 
Regulation  8.5.5)  and  require  that  new  examiners  be 
proposed  and  that  a  new  assessment  and  examination  be 
held. 
 
 
j) 
Whilst a candidate would be unwise to submit the thesis for 
assessment  against  the  advice  of  the  supervisors,  it  is  the 
candidate’s right so to do.  Conversely, a candidate should 
not  assume  that  the  supervisors'  agreement  to  the 
submission  of  the  thesis  guarantees  the  award  of  the 
degree for which it is submitted [see Regulation 8.5.6 (b)]. 
 
8.5.3 
Oral Examination 
 
a) 
A candidate for MRes, MPhil, DBA and PhD shall normally 
be  examined  orally  on  the  programme  of  supervised 
research and on the field of  study in which the programme 
lies. 
 
 
b) 
The  oral  examination  of  a  research  degree  candidate  shall 
normally  be  held  on  campus.    Exceptionally,  approval  may 
be  given  for  the  oral  examination  to  be  held  elsewhere.  
Approval may also be given for the use of technology during 
the  oral  examination  to  allow  an  appropriate  examiner  to 
access the event remotely provided the quality and rigour of 
the examination can be maintained. 
 
 
c) 
One  supervisor  may,  with  the  consent  of  the  candidate, 
attend  the  oral  examination  in  the  role  of  an  observer  and 
will  withdraw  prior  to  the  deliberations  of  the  examiners  on 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
108 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
the  outcome  of  the  examination  and  their  recommendation 
to the University. 
 
 
d) 
Where  for  reasons  of  sickness,  disability  or  comparable 
valid cause the University is satisfied that a candidate would 
be  under  serious  disadvantage  if  required  to  undergo  an 
oral examination, an alternative form of examination may be 
approved.  Such approval shall not be given on the grounds 
that a candidate’s knowledge of  the language in which the 
thesis is presented is inadequate. 
 
8.5.4 
Posthumous and Aegrotat Awards 
 
a) 
The degree of MRes, MPhil, DBA or PhD may be awarded 
posthumously  on  the  basis  of  a  thesis  completed  by  a 
candidate which is ready for submission and where there is 
evidence that the candidate would have been likely to have 
been successful had the oral examination been held. 
 
 
b) 
Where the Graduate School Board does not have sufficient 
evidence  of  the  candidate’s  performance  to  be  able  to 
recommend an award of MRes,  MPhil, DBA or PhD, but is 
satisfied  that  but  for  illness  or  another  valid  cause  the 
person  would  have  reached  the  required  standard,  it  may 
exceptionally  recommend  the  conferment  of  an  Aegrotat 
award. 
 
8.5.5 
Procedural and other Irregularities 
 
a) 
Where there is evidence of procedural or other irregularity in 
the  conduct  of  the  assessment,  the  examination  may  be 
declared  null  and  void  with  the  appointment  of  new 
examiners, if necessary. 
 
8.5.6 
The Candidate’s Responsibilities 
 
a) 
It  is  the  responsibility  of  the  candidate  to  ensure  that  the 
thesis  is  submitted  in  accordance  with  the  procedures 
established by the Senate before the expiry of the period of 
registration [taking account of any approved extension(s)]. 
 
 
b) 
The  submission  of  the  thesis  for  assessment  and 
examination  shall  be  at  the  sole  discretion  of  the  research 
degree candidate concerned. 
 
 
c) 
A candidate for a research degree shall take no part in the 
arrangement  of  the  examination  and  shall  have  no  formal 
contact  with  the  external  examiner(s)  between  their 
appointment and the holding of the oral examination. 
 
 
d) 
Each  candidate  shall  confirm,  through  a  declaration  bound 
into the thesis, that the thesis has not been submitted for a 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
109 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
DBA 
or 
PhD 
or 
comparable 
academic 
award.  
Notwithstanding,  a  candidate  shall  not  be  precluded  from 
incorporating in a thesis, covering a wider field, work which 
has already been submitted for a research degree, provided 
that it is clearly indicated, in the thesis, which work has been 
so incorporated and the extent of this work. 
 
e) 
A candidate shall ensure that the format and binding of the 
thesis  accords  with  the  University’s  requirements  before 
submitting the thesis for examination. 
 
 
f) 
The  thesis  for  the  degree  of  MPhil  and  PhD  shall  be 
presented  in  a  permanent  binding  in  accordance  with  the 
University’s requirements (see Regulation 8.12.4) before the 
degree may be conferred. 
 
 
g) 
The thesis for the degree of MRes shall be presented in a 
spiral  binding  in  accordance  with  the  University’s 
requirements before the degree may be conferred. 
 
8.6 
Examiners and Chair Person 
8.6.1 
General Requirements 
 
a) 
Each  research  degree  candidate  shall  be  examined  by  at 
least  two,  but  normally  not  more  than  three,  examiners 
[subject to the requirements of Regulations 8.7.2(c), 8.7.2(d) 
and  8.8.1(b)]  of  whom  at  least  one  shall  be  an  external 
examiner. 
 
 
b) 
An  internal  examiner  may  not  normally  be  any  member  of 
the candidate's approved supervisory team. 
 
 
c) 
Where  the  candidate  to  be  examined  and  the  internal 
examiner  are  members  of  the  permanent  staff  of  this 
University,  a  second  external  examiner  should  be 
appointed. 
 
d) 
A Chair Person shall be appointed by the Graduate School 
Board  in  conjunction  with  the  School  to  convene  the  oral 
examination and to report on the agreed  recommendations 
of the examiners to Graduate School Board. 
 
The Chair Person will be responsible for the following: 
a) 
Conducting  the  whole  examination  and  ensuring  that  it is 
conducted  in  a  fair  manner  and  is  of  a  reasonable 
duration;  
 
b) 
Assisting the examiners to reach a consensus. 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
110 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
c) 
A rranging  for  the  joint  examiner  report  stating  the 
recommendation  of  the  examiners  and  submitting  this  to 
Graduate School Board. 
 
8.6.2   
Exemption from Need for a Second External Examiner 
 
a) 
Any  person  who  is  employed  by  the  University  on  a  short 
fixed  term  contract,  such  as  a  research  assistant,  shall  be 
exempt  from  the  requirement  that  a  second  external 
examiner be appointed (see Regulation 8.6.1(c) above). 
 
8.6.3 
Eligibility and Criteria for Appointment 
 
a) 
Each  examiner  shall  satisfy  the  University’s  normal 
requirements for the appointment of examiners and shall, in 
particular, be experienced in research in the general area of 
the  candidate’s  thesis  and,  where  practicable,  have 
experience as a specialist in the topic(s) to be examined. 
 
 
b) 
Where  the  external  examiner  is  inexperienced  in  the 
examination  of  postgraduate  research  students,  an 
additional  external  examiner  with  knowledge  of  standards 
expected  for  a  higher  degree  by  research  in  the  UK  shall 
normally be appointed. 
 
 
c) 
In accordance with the University’s general requirements for 
the  independence  of  external  examiners  (see  Regulations 
7.12.4(d) and (e), each external examiner shall: 
 
 
 
i) 
be  independent  of  the  University  and  of  any 
collaborating  establishment(s)  and  shall  not  have 
acted  previously  as  the  candidate’s  supervisor  or 
adviser; 
 
 
 
 
ii) 
not  normally  be  either  a  supervisor  of  another 
candidate  or  an  external  examiner  on  a  taught 
programme in the same School of the University; 
 
 
 
 
iii) 
not  normally  have  been  a  member  of  staff  of  the 
University during the past five years; 
 
iv) 
not  have  acted  as an external  examiner  of  research 
degree  candidates  so  frequently  in  a  given  School 
that  the  examiner’s  objective  judgement  might  be 
prejudiced. 
 
d) 
The  Chair  Person  will  be  an  academic  member  of  staff  of 
the University with knowledge of the University’s Research 
Degree Regulations.  The Chair Person shall: 
i) 
be  an  active  researcher  with  experience  of 
examining research students; 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
111 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
ii) 
be independent of the student’s work  
 
8.6.4 
Examiners and Chair Person will normally have experience of DBA 
or PhD study, including their own completion of  a  DBA or  PhD or 
supervision of PhD students. 
 
8.7 
Examinations 
8.7.1 
Assessment of the Thesis 
 
a) 
Each  examiner  shall  assess  the  thesis  in  advance  of  the 
oral  examination  [see  also  Regulation  8.5.3(d)].    Each 
examiner shall  submit a preliminary report to  the Secretary 
of  the  Graduate  School  Board  in  advance  of  the  oral 
examination [see also Regulation 8.7.4(b)], or in exceptional 
circumstances,  on  the  day  of  the  oral  examination.    The 
Secretary  will  forward  preliminary  examiner  reports  to  all 
examiners, and the Chair prior to the examination. 
 
 
b) 
Where  an  examiner  does  not  consider  that  the  thesis 
satisfies  the  University’s  requirements  for  the  degree  of 
MRes  or  MPhil  or  DBA  or  PhD,  as  appropriate  (see 
Regulations  3.5.1,  3.5.2  and  3.5.3)  and  does  not  wish  to 
proceed  to  an  oral  examination,  the  University  must  be 
informed, in writing.  In any such case, the examiners shall 
provide  the  University  with  written  guidance  for  the 
candidate concerning the deficiencies of the thesis. 
 
 
c) 
Where  the  examiners  are  of  the  opinion  that  the  thesis  is 
so  unsatisfactory  that  no  useful  purpose  would  be  served 
by conducting  an  oral  examination,  they  may  recommend 
that  the  University  dispense  with  the  oral  examination 
and  refer the thesis for further work.  In any such case, the 
examiners  shall  provide  the  University  with  written 
guidance  for  the  candidate  concerning  the  deficiencies  of 
the thesis. 
 
 
d) 
Following the oral examination, the examiners shall: 
 
 
 
i) 
where  they  are  in  agreement,  submit  a  joint  report 
and  recommendation  relating  to  the  award  of  the 
degree; 
 
 
 
 
ii) 
where  they  are  not  in  agreement,  submit  separate 
reports and recommendations; 
 
8.7.2 
Recommendations 
 
a) 
Following  the  completion  of  the  assessment  and 
examination of a research degree candidate, the examiners 
may recommend that: 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
112 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
i) 
the  candidate  be  awarded  the  degree  for  which 
examined; 
 
 
 
 
ii) 
the  candidate  be  awarded  the  degree  for  which 
examined, subject to minor amendments being made 
to the thesis (see Regulation 8.7.2(b) below); 
 
 
 
 
iii) 
the  candidate  be  permitted  to  re-submit  for  the 
degree  and  be  re-examined,  with  or  without  an  oral 
examination (see Regulation 8.8); 
 
 
 
 
iv) 
the  candidate  not  be  awarded  the  degree  for  which 
examined  and  be  not  permitted  to  be  re-examined 
(see Regulations 8.7.2(f), (g) and (h)); 
 
 
 
 
v) 
in the case of an examination for the degree of PhD, 
the  candidate  be  awarded  the  degree  of  MPhil 
subject  to  the  presentation  of  the  thesis  being 
amended to the satisfaction of the examiners; 
 
 
 
b) 
Where  a  candidate  is  required  to  make  revisions  to  the 
submitted  thesis,  the  examiners  will  set  a  deadline  for 
resubmission,  between  two  and  six  months  for  minor 
corrections  and  between  six  and  twelve  months  for 
significant revisions. 
 
 
c) 
Where the examiners are satisfied that the candidate has in 
general  reached  the  standard  required  for  the  degree  for 
which  examined,  but  consider  that  the  candidate’s  thesis 
requires  some  minor  amendments  and  corrections  not  so 
substantial as to call for the submission of a revised thesis, 
and recommend that the degree be awarded subject to the 
candidate  amending  the  thesis  to  the  satisfaction  of  the 
internal  and/or  external  examiners(s)  (see  Regulation 
8.7.2(a)(ii)  above),  they  shall  indicate  to  the  candidate  in 
writing the amendments and corrections required. 
 
 
d) 
Where  the  examiners  are  not  unanimous  in  their 
recommendations, the University may: 
 
 
 
i) 
accept a majority recommendation provided that the 
majority  recommendation  is  made  by  at  least  one 
external examiner; 
 
 
 
 
ii) 
accept  the  recommendation  of  the  external 
examiner(s); 
 
 
 
 
iii) 
appoint an additional external examiner; 
 
 
e) 
An  additional  external  examiner  appointed  in  accordance 
with  Regulation  8.7.2(d)(iii)  above  shall  prepare  an 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
113 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
independent  report  on  the  basis  of  the  thesis  and,  if 
considered  necessary,  may  conduct  a  further  oral 
examination.    That  examiner  shall  not  be  informed  of  the 
recommendations of the other examiners. 
 
 
f) 
A  further  examination  in  addition  to  the  oral  examination 
may be requested by the examiners.  Where such a request 
is approved by the University following the oral examination, 
it  shall  normally  be  held  within  two  calendar  months  of  the 
oral  examination.    Any  such  further  examination  shall  be 
deemed to be part of the first examination of the candidate 
concerned. 
 
 
g) 
The  examiners  shall  not  recommend  that  a  candidate  fail 
outright [see Regulation 8.7.2(a)(iv)] without holding an oral 
examination or other alternative examination. 
 
 
h) 
Where  the  University  determines  that  the  degree  be  not 
awarded  and  that  no  re-examination  be  permitted,  the 
examiners  shall  prepare  an  agreed  statement  of  the 
deficiencies  of  the  thesis  and  the  reason  for  their 
recommendation  to  be  forwarded  to  the  candidate  in 
accordance with the procedures established by the Senate. 
 
8.7.3 
Assessment for an MRes by thesis only 
 
Exceptionally examiners for the award of the degree of MRes may 
recommend that assessment is by thesis only. 
 
 
The nominated internal examiner shall inform the University of the 
recommendation  not  to  hold  a  viva  and  the  reasons  for  this 
recommendation.    Following  approval  of  the  recommendation  by 
Graduate  School  Board,  the  procedure  outline  in  8.7.1  and  8.7.2 
shall apply. 
 
8.7.4 
Examiners’ Reports and Recommendations 
 
a) 
The  decision  as  to  whether  to  accept  the  reports  and 
recommendations  of  the  examiners  of  a  research  degree 
candidate  and  to  forward  those  recommendations 
concerning the award of the degree of MRes, MPhil or PhD, 
as  appropriate,  to  the  Senate  shall  rest  with  the  Graduate 
School Board (see Regulation 8.7.2). 
 
 
b) 
All formal communications by the examiners  at each stage 
of the assessment and examination process must be sent to 
the Secretary to the Graduate School Board. 
 
 
c) 
The  joint  recommendation  made  by  the  examiners 
submitted  following  the  holding  of  the  oral  examination 
should provide sufficiently detailed comments on the scope 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
114 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
and  quality  of  the  programme  of  supervised  research 
undertaken by the candidate to enable the Graduate School 
Board  to  satisfy  itself  of  the  basis  of  the  recommendations 
[see Regulations 8.7.1(c)(ii) and 8.7.2(a)]. 
 
 
d) 
The  examiners  should  indicate  informally  to  the  candidate 
the recommendations they propose to make on the result of 
the examination (see Regulation 8.7.2) but they shall make 
it clear to the candidate that the final decision rests with the 
University. 
 
 
e) 
Where  the  examiners  request  that  a  further  examination  in 
addition  to  the  oral  examination  be  held  [see  Regulation 
8.7.2(e)], that request should be submitted to the Graduate 
School for approval without delay. 
 
8.8 
Re-assessment 
8.8.1 
General Requirements 
 
a) 
One  re-examination  may  be  permitted,  subject  to  the 
following requirements: 
 
 
 
i) 
a candidate who fails to satisfy the examiners at the 
first examination including, as applicable, the oral or 
approved  alternative  examination  [see  Regulation 
8.5.3(d)],  or  any  further  examination  required  under 
Regulation  8.7.2(e),  shall  be  permitted  to  revise  the 
thesis and be re-examined; 
 
 
 
 
ii) 
the  examiners  shall  provide  the  candidate,  in 
accordance  with  the  procedures  established  by  the 
Senate,  with  written  guidance  on  the  deficiencies  of 
the first submission; and 
 
iii) 
the  candidate  shall  submit  for  re-examination  within 
one calendar year from the date of the latest part of 
the first examination; where the oral examination has 
been  dispensed  with  in  accordance  with  Regulation 
8.7.2(f),  the  re-examination  shall  be  held  within  one 
calendar  year  of  the  date  of  that  dispensation.  
Where  there  is  good  cause,  an  extension  of  the 
period  for  re-submission  and/or  re-examination  may 
be approved; 
 
 
b) 
At  its  discretion,  the  University  may  appoint  an  additional 
external examiner for the re-examination. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
115 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
8.8.2 
Form of Re-examination and Recommendations 
 
a) 
The  form  of  re-examination  shall  be  that  approved  by  the 
University  on  the  recommendation  of  the  examiners  at  the 
first examination (see Regulation 8.7.2). 
 
 
b) 
The  examiners  shall  make  one  of  the  recommendations 
provided for under Regulation 8.7.2(a), save that Regulation 
8.7.2(a)(iii) shall not apply. 
 
 
c) 
Regulations  8.7.2(b)  to  8.7.2(h)  shall  apply  to  any 
re-examination as if it were a first examination. 
 
8.8.3 
Form of Re-assessment and Re-examination 
 
a) 
The form of re-examination shall be essentially that required 
for  a  first  examination,  with  the  proviso  that  the  examiners 
may  not  recommend  a  further  examination  be  held  [see 
Regulation  8.8.2(b)].    It  should  be  noted  that  the  Graduate 
School  Board  may  require  an  additional  external  examiner 
to be appointed [see Regulation 8.8.1(b)]. 
 
 
b) 
The detailed requirements for the form of the re-examination 
of a candidate must, therefore, accord with Regulation 8.7.2 
and be: 
 
 
 
i) 
where the candidate’s performance in the first oral or 
approved 
alternative 
examination 
or 
further 
examination  was  satisfactory  but  the  thesis  was 
unsatisfactory  and  the  examiners  on  re-examination 
certify  that  the  thesis  as  revised  is  satisfactory,  the 
candidate  may  be  exempted  by  the  University  from 
further examination, oral or otherwise; 
 
 
 
 
ii) 
where the candidate’s performance in the first oral or 
approved 
alternative 
examination 
or 
further 
examination  was  unsatisfactory  and  the  thesis  was 
also  unsatisfactory,  any  re-examination  shall  include 
a  re-examination  of  the  thesis  and  an  oral  or 
approved alternative examination; 
 
 
 
 
iii) 
where on the first examination the candidate’s thesis 
was  so  unsatisfactory  that  the  oral  examination  had 
been  dispensed  with,  any  re-examination  shall 
include  re-examination  of  the  thesis  and  an  oral  or 
approved alternative examination; 
 
 
 
 
iv) 
where on the first examination the candidate’s thesis 
was  satisfactory  but  the  performance  in  the  oral 
and/or  other  examination(s)  was  unsatisfactory  the 
candidate  shall  be  re-examined  in  the  oral  and/or 
other examination(s); 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
116 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
v) 
where  on  the  first  examination  the  thesis  was 
satisfactory  but  the  candidate’s  performance  in 
relation to the other requirements for the award of the 
degree  was  unsatisfactory,  the  examiners  may 
propose a different form of re-examination to test the 
candidate’s abilities recommended by the examiners 
at  the  first  examination  and  approved  by  the 
University; 
 
 
c) 
Following completion of the re-assessment of the candidate, 
the examiners may recommend that: 
i) 
the candidate be awarded the degree for which 
examined; 
 
ii) 
the candidate not be awarded the degree for which 
examined and be not permitted to be re-examined; 
 
iii) 
In the case of an examination for the degree of PhD, 
the  candidate  be  awarded  the  degree  of  MPhil 
subject  to  the  presentation  of  the  thesis  being 
amended to the satisfaction of the examiners. 
 
d) 
The  examiners  may  agree  jointly,  after  examination  of  the 
resubmitted thesis, that the thesis is so deficient to render a 
second  oral  examination  redundant,  and  may  advise  the 
Graduate  School  Board  that  they  do  not  wish  to  proceed 
with the oral component of the assessment.  This will only 
occur  when  the  thesis  is  so  deficient  that  it  cannot  be 
corrected  within  the  bounds  of  Regulation  8.7.2aii),  the 
examiners  shall  detail  the  deficiencies  in  Joint  Examiners’ 
Final Report. 
 
e) 
No  re-examination  in  whatever  form,  shall  be  held  without 
the approval of the Graduate School Board. 
 
8.9 
Academic Appeals 
8.9.1 
General Requirements 
a) 
An  academic  appeal  is  defined  as  a  request  to  review  a 
decision  of  an  academic  body  charged  with  decisions  on 
student assessment, progression and awards. 
 
b) 
A student  must  submit  their  academic  appeal  in  writing  to 
the  Secretary  of  the  Research  &  Enterprise  Advisory 
Committee  (REAC)  within  10  working  days  from  the 
notification  date  which  informed  them  of  the  decision 
against which they are appealing.  
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
117 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
c) 
A  student  will  have  the  right  to  request  a  review  of  the 
handling  of their  appeal  case  on procedural  grounds  only.  
The student must make this request (in writing) to the Chair 
of Senate within 10 working days of receiving the outcome 
letter from REAC. 
 
d) 
An  academic  appeal  may  be  made  only  by  the  individual 
directly  affected;  they may NOT be lodged  by a third party 
such  as  a  parent  or  other  representative.  The  only 
exception to this would  be a student  with enabling  support 
requirements  which  precludes  them  from  submitting  the 
appeal independently. 
 
e) 
Where  an  academic  appeal  also  contains  within  it  a 
complaint  and  vice  versa,  it  is  possible  for  the  appeal  or 
complaint  to  be  reclassified  either  by  the  student  or  the 
University (at whatever stage they may have reached) and 
processed under the most relevant regulation or procedure 
if this is likely to lead to a more appropriate outcome for the 
person(s) appealing or complaining. 
 
Appeal of the Examiners’ Decision 
8.9.2 
General Requirements 
 
a) 
Any request for an appeal of the decisions of the examiners 
submitted  by  a  candidate  for  the  degree  of  MRes  or  MPhil 
or DBA or PhD shall be considered in accordance with the 
procedures established by the Senate. 
 
8.9.3 
Grounds for an Appeal 
 
a) 
The  only  grounds  on  which  an  appeal  shall  be  approved 
shall be: 
 
 
i) 
that  there  were  circumstances,  such  as  illness  or 
other  factors,  adversely  affecting  the  candidate’s 
performance  of  which  the  examiners  were  unaware 
at the oral examination and which the candidate was 
unable,  or  for  valid  reasons  unwilling,  to  divulge 
before  the  examiners  reached  their  decision, 
provided that the candidate’s request is supported by 
contemporaneous  medical  certificates  or  other 
documentary  evidence  acceptable  to  the  Senate  or 
Appeal Panel; 
 
 
 
ii) 
that there is evidence of administrative, procedural or 
other irregularity in the conduct of the examination of 
such  a  nature  as  to  cause  doubt  as  to  whether  the 
result  might  have  been  different  had  there  not  been 
such irregularity; 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
118 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
b) 
The following shall not constitute grounds for an appeal: 
 
 
i) 
any  complaint  or  grievance  made  by  the  candidate 
for  alleged  inadequacy  in  the  supervision  or  other 
arrangements  during  the  period  of  registration  shall 
not  constitute  grounds  for  appeal  since  procedures 
exist  for  such  complaints  and  grievances  (see 
Reg8.13 and 8.14) which should be instigated during 
the period of registration and before submission; 
 
 
 
ii) 
any  disagreement  with  the  academic  judgement  of 
the  examiners  in  assessing  the  merits  of  the  thesis 
and  the  programme  of  supervised  research  or  in 
reaching  any  assessment  decision  based  on  the 
candidate’s  performance  in  the  oral  or  approved 
alternative form of examination; 
 
8.9.4 
Appeal Procedures 
 
a) 
If  the  person  designated  to  determine  whether  there  is  a 
case  for  an  appeal  (normally  the  Secretary  to  REAC) 
considers  that  the  request  made  by  a  candidate  to  be 
clearly frivolous, vexatious or outside the permitted grounds, 
the  request  will  be  referred  to  the  University  Secretary  & 
Registrar and to the Chair of REAC. 
 
b) 
If  it be determined that on those grounds there is no  case, 
the  candidate  will  be  notified  of  that  decision  immediately 
and  the  candidate  will  be  allowed  to  make  further 
submissions  to  the  Secretary  of  REAC  within  14  days  of 
being  notified.    Following  the  expiry  of  that  period,  the 
recommendation  of  the  Secretary  to  the  Committee,  with 
any  other  submissions  made  by  the  candidate,  shall  be 
submitted to the Chair of REAC for decision. 
 
 
c) 
If  it  be  agreed  that  there  is  no  case  for  an  appeal,  that 
decision shall be submitted to the Chair of REAC for a final 
decision to decide whether to confirm the finding or whether 
there should be further investigation or action on the request 
for  an  appeal.    There  shall  be  no  appeal  against  the 
decision of the Chair of REAC.  
 
 
d) 
If it is found that there is a case for an appeal, REAC shall 
gather such evidence as considered necessary to assist an 
Appeal  Panel  [see  Regulation  8.9.4(b)]  to  review  the  case.  
That evidence may include written or oral testimony by the 
examiners,  by  other  persons  present  at  the  oral 
examination,  by  supervisors  or  other  members  of  the 
academic 
staff, 
or 
further 
evidence 
or 
statements/elucidations from the candidate. 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
119 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
8.9.5 
Stages of the Review 
 
a) 
The first stage shall be to determine whether there is a case 
for  an  appeal.    At  its  discretion,  the  University  may 
designate  an  appropriate  person  to  undertake  an  initial 
investigation  to  determine,  the  validity  of  the  case  and  to 
advise  the  candidate(s)  accordingly;  notwithstanding  such 
advice, provided that the grounds for the request satisfy the 
University’s  requirements  (see  Regulation  8.9.2),  the 
appellant  shall  have  the  right  to  decide  whether  to  put  the 
case to the Appeal Panel constituted in accordance with the 
procedures established by the Senate. 
 
 
b) 
If  it  is  considered  that  there  is  a  case  for  Appeal,  a  Panel 
shal   be  established  specifical y  to  review  the  examiners’ 
decision.    The  members  of  the  Appeal  Panel  shall  be 
persons  who  have  had  no  direct  involvement  with  the 
candidate,  the  programme  of  supervised  research  or  the 
examination  of  the  candidate.    No  student  or  research 
degree  candidate  shall  be  a  member  of  any  such  Appeal 
Panel. 
 
 
c) 
The panel shall normally consist of: 
  Dean of School from outwith the appel ant’s School; 
  A  member  of  REAC,  also  from  outwith  the  appel ant’s 
School; 
 
 
 
If any of those designated has a direct involvement with the 
candidate,  the  Chair  of  the  REAC  may  nominate  a 
substitute. 
 
8.9.6 
The Role of an Appeal Panel 
 
a) 
It  should  be  noted  that  an  Appeal  Panel  is  not  to  be 
constituted as an examination nor does it have the authority 
to recommend the award of a degree. 
 
8.9.7  Recommendations 
 
a) 
Where it concludes that there are grounds for an appeal, the 
panel may recommend: 
 
 
i) 
that  the  examiners  be  required  to  reconsider  their 
decision; or 
 
 
 
 
ii) 
that  new  examiners  be  appointed  to  re-assess  the 
thesis and re-examine the candidate. 
 
 
b) 
There shall be no appeal against the decision of the Appeal 
Panel. 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
120 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
8.10 
Cheating and Plagiarism 
8.10.1 
Definitions 
 
a) 
Cheating  and  plagiarism  are  defined  by  the  University  as 
the  attempt  to  gain  an  unfair  advantage  in  an  assessment 
by gaining credit for work of another person or by accessing 
unauthorised material relating to assessment. 
 
 
b) 
Plagiarism is defined further as the use of the work of other 
students, past or present, or substantial and acknowledged 
use  of  published  material  presented  as  the  student’s  own 
work.  It includes the following: 
  The  extensive  use  of  another  person’s  material  without 
reference or acknowledgement; 
 
  The  summarising  of  another  person’s  material  by 
changing  a  few  words  or  altering  the  order  of 
presentation without reference or acknowledgement; 
 
  The  substantial  and  unauthorised  use  if  the  ideas  if 
another person without acknowledgement; 
 
  Copying the work of another student with or without the 
student’s knowledge or agreement; 
 
  Deliberate  use  of  commissioned  material  which  is 
presented as one’s own; 
 
  The  unacknowledged  quotation  of  phrases  from 
another’s work.  
 
 
c) 
Cheating is defined further as inclusive of the following: 
  Colluding with another person by submitting work done 
with another person as entirely one’s own work; 
 
  Falsifying data by presenting data of laboratory reports, 
projects  or  other  assessments  as  one’s  own  when 
these data are based on experimental work conducted 
by another party or obtained by unfair means; 
 
  Assuming  the  identity  of  another  person  with  intent  to 
deceive or to gain unfair advantage; 
 
  Any form of research malpractice including falsification 
of research data; 
 
  The  use  of  any  other  form  of  dishonest  practice  not 
identified above. 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
121 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
8.10.2 
Procedures 
 
a) 
Candidates  are  responsible  for  their  own  work  and  all 
progression  reports  and  the  thesis  must  be  submitted 
through Turnitin. 
 
 
b) 
Cheating  and  plagiarism  may  be  regarded  as  substantial 
academic  irregularities  under  the  University  Code  of 
Discipline for Students (Regulation 12) and all instances are 
liable  to  be  investigated  and  to  be  given  due  consideration 
under the terms of that Code. 
 
 
c) 
Where evidence of cheating or plagiarism in the preparation 
of any progression report, transfer report or other assessed 
work is alleged, the matter shall be reported to the Graduate 
School  Board  but  shall  be  considered  by  the  appropriate 
Plagiarism  Panel,  and  if  necessary  referred  to  the  Senate 
Disciplinary Committee. 
 
d) 
The membership  of the School Plagiarism Panel will be: 
  the Chair;  
  two  members  of  academic  staff  from  the  School, 
appointed  by  the  Plagiarism  Panel  Chair  to  include  a 
member of the Supervisory team. 
e) 
The  member  of  academic  staff  who  refers  a  case  of 
suspected  plagiarism  to  the  Panel  must  not  serve  as  a 
member  of  that  Panel  for  the  purpose  of  giving 
consideration  to  this  case,  but,  where  required,  will  attend 
the Panel for the purpose of presenting evidence. 
 
f) 
The  Plagiarism  Panel  Chair  will  inform  the  student  in 
writing  of  the  alleged  offence  and  of  the  requirement to 
attend  for interview. 
 
g) 
The  Plagiarism  Panel  will  determine  whether  an  offence 
has  been  committed  and,  if  so,  whether  the  offence  is 
minor, serious or major. 
 
h) 
Where  the  Panel  has  determined  that  a  MINOR  offence 
has  been  committed,  the  Plagiarism  Panel  Chair  will 
determine  and  inform  the  student  of  a  sanction  that  will 
include  a  requirement  that  the  affected  student  work  is 
resubmitted. 
 
i) 
Where  the  Panel  has  determined  that  a  SERIOUS 
offence has  been  committed,  the  Plagiarism  Panel  Chair 
will  determine    and    inform    the    student    of    a    sanction  
that    will  include  a  requirement  that  the  affected  student 
work is resubmitted. 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
122 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
j) 
A  student  will  have  the  right  to  appeal  the  decisions  of 
the Plagiarism Panel  and  its  Chair  taken  under  (h  and  i) 
above  and  such  appeals  will  be  referred  to  the  Senate 
Disciplinary Committee (see Regulation 12). 
 
k) 
Where  the  Plagiarism  Panel  has  determined  that  a 
MAJOR  offence  has  been  committed,  the  Plagiarism 
Panel  Chair  will refer the matter to the Senate Disciplinary 
Committee  for  consideration  under  Regulation  12  and  will 
inform the student in writing of this action. 
 
l) 
The  outcome  will  be  communicated  by  University  student 
email and 1st class post. 
 
m) 
Where  evidence  of  cheating  or  plagiarism  in  the 
preparation of the thesis or other irregularities in the conduct 
of  the  examination  come  to  light  subsequent  to  the 
recommendation  of  the  examiners,  the  Graduate  School 
Board shall consider the matter if necessary in consultation 
with the examiners, and take the following action: 
  In  the  case  of  there  being  evidence  of  cheating  or 
plagiarism the matter shall be brought to the attention of 
the Chair of the Graduate School Board; 
 
  If  the  Chair  of  the  Graduate  School  Board  determines 
that there is a case to be answered, procedures shall be 
put in process as determined under the University Code 
of Discipline for Students. 
 
n) 
The  above  shall  not  apply  where  the  student  is  also  a 
member  of  academic  staff.    In  such  a  case  the  matter 
shall be pursued according to the Staff Disciplinary Code of 
Practice.    The  results  of  any  investigation  shall  be 
reported to the Graduate School Board. 
 
o) 
If  the  case  is  heard  under  the  University  Code  of 
Discipline  for  Students,  and  after  all  appeal  procedures 
have  been  exhausted,  the  Disciplinary  Committee  shall 
report its findings to the Graduate School Board. 
 
p) 
Where a candidate has been found not guilty the Graduate 
School Board shall take no further action but  shall confirm 
the original decision of the examiners. 
 
q) 
Where  a  candidate  has  been  found  guilty  the  Graduate 
School  Board  shall  follow  the  findings  of  the  Disciplinary 
Committee. 
 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
123 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
8.11 
Amendment of a Thesis 
8.11.1 
Authorised Amendments 
 
a) 
Following  the  submission  of  a  thesis  for  assessment  and 
examination  for  the  degree  of  MRes  or  DBA  or  MPhil  or 
PhD,  the  thesis  shall  only  be  amended  as  required  or 
agreed by the examiners. 
 
 
b) 
Any  candidate  who  makes  any  unauthorised  amendment, 
addition  or  deletion  in  a  thesis  either  before  or  after  the 
candidate's  oral  examination  may,  at  the  discretion  of  the 
University,  be  deemed  to  have  rendered  the  assessment 
and  examination null  and  void  and,  where  applicable,  shall 
not  be  awarded  the  degree  recommended  by  the 
examiners. 
 
8.11.2 
Authorised Amendments 
 
a) 
It  shall  be  the  responsibility  of  a  candidate's  Director  of 
Studies to ensure that no unauthorised changes have been 
made in the thesis following its final submission and before 
it  is  deposited  in  the  University  in  a  permanently  bound 
form. 
 
8.12 
The Thesis 
8.12.1 
General Requirements 
 
a) 
There  shall  be  an  abstract  of  approximately  300  words 
bound into the thesis which shall provide a synopsis of  the 
thesis stating the nature and scope of the work undertaken 
and, in the case of a thesis submitted in partial fulfilment of 
the University’s requirements for the degree of PhD, of the 
original contribution to knowledge of the particular subject. 
 
b) 
The  thesis  shal   include  a  statement  of  the  candidate’s 
objectives  and  shall  acknowledge  published  and/or  other 
sources  of  material  consulted  (including  an  appropriate 
bibliography) and any assistance received. 
 
 
c) 
The thesis shall include a declaration by the candidate that it 
has  not  been  submitted  for  another  comparable  academic 
award. 
 
 
d) 
Where  the  candidate’s  programme  of  supervised  research 
has  been  part  of  a  collaborative  group  project  [see 
Regulation  8.1.5(a)],  the  thesis  shall  indicate  clearly  the 
candidate’s  individual  contribution  and  the  extent  of  the 
collaboration. 
 
e) 
Any  material  published  by  the  candidate  in  advance  of  the 
submission  of  the  thesis  must  be  referred  to  in  the  thesis 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
124 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
and copies of all such published material must be included, 
either  securely  bound  into  the  thesis  or  placed  in  a  secure 
pocket at the end of the thesis. 
 
8.12.2 
Length of Thesis 
 
a) 
The  text  of  a  thesis  in  Science,  Technology,  Engineering 
and  Mathematics  should,  excluding  any  ancillary  data, 
normally not exceed: 
 
 
i) 
for the degree of MRes 
 
15,000 words 
 
 
 
ii) 
for the degree of MPhil 
 
20,000 words 
 
 
 
iii) 
for the degree of PhD 
 
40,000 words 
 
 
b) 
The  text  of  a  thesis  in  the  all  other  disciplines  should, 
excluding any ancillary data, normally not exceed: 
i) 
for the degree of MRes 
 
20,000 words 
 
ii) 
for the degree of MPhil 
 
40,000 words 
 
 
 
iii) 
for the degree of DBA or PhD 
80,000 words 
 
 
c) 
Where  the  thesis  is  accompanied  by  material  in  other  than 
written form or the research involves creative writing or the 
preparation  of  a  scholarly  edition  (see  Regulations  8.1.11 
and  8.1.12),  the  written  thesis  may  be  reduced  by  an 
appropriate proportion but should not, normally, be less than 
40,000 words. 
 
8.12.3 
Copies of the Thesis and Copyright 
 
a) 
Following the award of the degree: 
 
 
 
i) 
one  copy  of  the  thesis  shall  be  lodged  in  the 
University’s  Library  and  one  in  the  School  in  which 
the programme of research was undertaken; 
 
 
 
 
ii) 
in  the  case  of  a  thesis  submitted  for  the  degree  of 
DBA or PhD, an electronic copy shall be deposited in 
the British Library. 
 
 
b) 
Where, because of the nature of the research, approval has 
been given for the thesis to be treated as confidential (see 
Regulation 8.1.18), the thesis shall be deposited only in the 
University’s  Library  with  access  restricted  to  those  directly 
involved  in  the  research  until  the  expiry  of  the  period  of 
confidentiality. 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
125 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
c) 
Each  copy  of  the  thesis  shall  remain  the  property  of  the 
University, but the copyright of the thesis shall be vested in 
the candidate. 
 
8.12.4 
Format of the Thesis 
 
a) 
The  format  of  a  thesis  submitted  in  partial  fulfilment  of  the 
University’s  requirements  for  the  award  of  the  degree  of 
MRes  or  DBA  or  MPhil  or  PhD  shall  conform  with  the 
fol owing, with reference to the British Standards Institution’s 
Specification BS 4821 (1990): 
 
 
 
i) 
the  thesis  shall  normally  be  in  A4  format;  approval 
may be given for a thesis to be submitted in another 
format where it is established that the contents will be 
better accommodated in that format; 
 
 
 
 
ii) 
in accordance with Regulation 8.5.6(e), each copy of 
the  thesis  submitted  shall  be  presented  in  a 
permanent  and  legible  form  either  in  typescript  or 
print; 
 
 
 
 
iii) 
the  thesis  shall  be  printed  on  both  sides  or  on  the 
recto side of the paper; the paper shall be white and 
within the range 70 g/m2 to 100 g/m2; 
 
 
 
 
iv) 
the margin of the left-hand binding edge of the page 
shall not be less than 40 mm; other margins shall not 
be less than 15 mm; 
 
 
 
 
v) 
double  or  x  1½  spacing  shall  be  used  in  the 
typescript except for indented quotations or footnotes 
where single spacing may be used; 
 
 
 
 
vi) 
pages  shall  be  numbered  consecutively  through  the 
main  text  including  photographs  and/or  diagrams 
included as whole pages; 
 
 
 
 
vii) 
the  title  page  shall  give  the  following  information, 
presented as specified by the University: 
 
 
 
 

the full title of the thesis; 
 
 
 
 
 

the full name of the author; 
 
 
 
 
 

the degree for which the thesis is submitted in 
partial fulfilment of its requirements; 
 
 
 
 
 

that the degree is awarded by the University; 
 
 
 
 
 

the 
name(s) 
of 
any 
collaborating 
establishment(s); and 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
126 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 

the  month  and  year  of  first  submission  to  the 
Graduate School, unless there is a substantial 
delay  before  the  final  submission  (more  than 
twelve  months)  when  the  date  of  the  final 
submission shall be the accepted date. 
 
 
b) 
The  copy  of  the  thesis  for  the  degree  of  MPhil  or  DBA  or 
PhD  deposited  in  the  University's  Library  and  the  School 
office shall be bound as follows: 
 
 
i) 
the binding shall be of a fixed type so that the leaves 
cannot  be  removed  or  replaced;  the  front  and  rear 
boards  shall  have  sufficient  rigidity  to  support  the 
weight of the work when standing upright; and 
 
 
 
ii) 
in  at  least  24  pt  the  outside  of  the  front  board  shall 
bear  the  title  of  the  programme  of  supervised 
research, the name and initials of the candidate, the 
degree  for  which  submitted,  and  the  year  of 
submission; the same information (excluding the title 
of  the  programme  of  work)  shall  be  shown  on  the 
spine of the binding, reading downwards. 
 
c) 
Two  copies  of  the  thesis  for  the  degree  of  MRes  shall  be 
spirally  bound  and  deposited  in  the  University  Library  and 
the appropriate School office. 
 
8.12.5 
Format of the Thesis 
 
a) 
Where a candidate desires fuller guidance on the format of 
the  thesis  than  that  given  in  the  University’s  Regulations, 
reference may be made to the British Standards Institution’s 
Specification  BS  4821  (1990)  [see  Regulation  8.12.4(a)].  
Where  the  University’s  Regulations  differ  from  BS  4821  in 
points of detail, the candidate may follow either. 
 
 
b) 
A candidate using a format larger than A4 should note that 
the  production  of  microfiche  copies  and  full-sized 
enlargements  may  not  be  feasible  [see  Regulation 
8.12.4(a)(i)]. 
 
 
c) 
Where  copies  of  a  thesis  are  produced  by  photocopying 
processes,  those  shall  be  of  a  permanent  nature;  where 
word  processor  and  printing  devices  are  used,  the  printer 
shall  be  capable  of  producing  text  of  a  satisfactory  quality; 
the  size  of  character  used  in  the  main  text,  including 
displayed  matter  and  notes,  shall  not  be  less  than  2.0  mm 
for  capitals  and  1.5  mm  for  x-height  (that  is,  the  height  of 
lower-case x). 
 
 
d) 
A specimen title page is appended to these regulations. 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
127 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
8.13 
Complaints Procedure 
8.13.1 
Al   research  students  should  consult  the  University’s  Complaints 
Handling  procedure  if  they  wish  to  raise  a  complaint  regarding 
dissatisfaction  within  the  standard  of  service,  action  or  lack  of 
action by or on behalf of the University.  A copy of the University’s 
Complaints  Handling  procedure  can  be  accessed  via  the 
University’s  Court  &  Senate  Office  website,  Student  Link  on  all 
campuses and the Students’ Association. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
128 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
[Specimen thesis title page] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A POLITICAL-ECONOMY OF SAFETY AND HEALTH IN THE BRITISH 
CONSTRUCTION INDUSTRY WITH SPECIAL REFERENCE TO FATAL 
INJURIES IN THE WEST OF SCOTLAND 
 
 
 
ERIK WILLIAM HUGH SUTHERLAND 
 
 
 
 
 
 
Thesis submitted in partial fulfilment of the requirements 
of the University of the West of Scotland 
for the award of Doctor of Philosophy 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Regulation 8 
 
2014/15 Edition 
129 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
REGULATIONS FOR HIGHER 
DOCTORATES 
 
 
 
 
Regulation 9 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 

Regulations for Higher Doctorates 
 
 
9.1 
Awards 
9.1.1 
Higher Doctorates 
 
a) 
The University may award the following Higher Doctorates: 
 
Doctor of Letters (DLitt) 
 
Doctor of Science (DSc) 
 
Doctor of Technology (DTech) 
 
9.2 
Applicants 
9.2.1 
Criteria 
 
a) 
The applicant must have undertaken work of high distinction 
which constitutes an original and outstanding contribution to 
the  advancement  of  knowledge  or  to  the  application  of 
knowledge or to both. 
 
 
b) 
The work undertaken must establish that the applicant is a 
leading authority in the field(s) of study concerned. 
 
9.2.2 
Eligibility 
 
a) 
An  applicant  for  a  Higher  Doctorate  awarded  by  the 
University must normally be: 
 
 
i) 
the holder, of at least seven years' standing, of a first 
degree  at  Honours  level  awarded  by  an  approved 
University  or  the  holder  of  some  other  qualification 
specially recognised by the Senate as equivalent for 
that purpose, provided that the holder has held for a 
period  or  periods  totalling  at  least  three  years  such 
office  or  officers  in  the  University  of  the  West  of 
Scotland  or  in  an  institution  affiliated  to,  or  in 
association  with,  the  University  as  the  Senate  may 
approve; or 
 
 
 
ii) 
the holder, of at least four years' standing, of a higher 
degree  awarded  by  an  approved  University  or  the 
holder 
of 
some 
other 
qualification 
specially 
recognised by the Senate for that purpose, provided 
that  the  holder  has  held  for  a  period  or  periods 
totalling  at  least  three  years  such  office  or  offices  in 
the  University  of  the  West  of  Scotland  or  in  an 
institution  affiliated  to,  or  in  association  with,  the 
University as the Senate may approve. 
 
 
 
Regulation 9 
130 
2014/15Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
9.3 
Submission 
9.3.1 
General Requirements 
 
a) 
The  contents  of  the  submission  must  be  in  the  English 
language  unless  specific  permission  to  the  contrary  has 
been given by the University. 
 
 
b) 
An applicant must state whether any part of the submission 
relates  to  work  which  has  been  submitted  as  part  of  the 
requirements  for  any  other  academic  award.    No  work  will 
normally be considered which has been presented for a first 
degree or a taught Master's degree programme. 
 
 
c) 
An applicant must submit three copies of the work on which 
the application is based. 
 
 
d) 
The submission may take the form of books, contributions to 
journals,  patent  specifications,  reports,  specifications  and 
design studies.  It may also include other relevant evidence 
of original work. 
 
 
e) 
All material, other than books, must be secured in the form 
prescribed from time to time by the University. 
 
9.3.2 
Copies 
 
a) 
The  applicant  must  submit  three  copies  of  each  of  the 
following  in  the  form  prescribed  from  time  to  time  by  the 
University: 
 
 
i) 
a  statement  of  not  more  than  one  thousand  words 
setting  out  the  applicant’s  view  of  the  nature  and 
significance of the work submitted; 
 
 
 
ii) 
a signed ful  statement of the extent of the applicant’s 
contribution  to  any  of  the  work  submitted  which 
involves joint authorship or any other collaboration; 
 
and 
 
 
iii) 
a list of all works published by the applicant whether 
included in the submission or not. 
 
 
b) 
Two  copies  of  the  submission  shall  remain  the  property  of 
the  University  unless  the  application  be  unsuccessful  in 
which case only one copy of the statement (see Regulation 
9.3.2(a) (i) above) and a record of the items submitted shall 
be retained. 
 
 
c) 
One  of  the  copies  retained  by  the  University  shall  be 
deposited in the Library. 
 
 
Regulation 9 
131 
2014/15Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
9.4 
Assessment 
9.4.1 
Preliminary Consideration 
 
a) 
On  receipt  of  an  application  for  a  Higher  Doctorate,  the 
University  will  consider  whether  a  prime  facie  case  for 
proceeding  to  a  formal  examination  of  the  submission  has 
been established, taking whatever advice it shall deem to be 
appropriate. 
 
9.4.2 
Examination and Examiners 
 
a) 
If satisfied that a prima facie case has been established, the 
University  will  submit  the  application  to  not  less  than  three 
examiners, of whom at least two shall be external, and one 
shall  be  an  internal.    Each  examiner  will  be  required  to 
make an independent report to the University.  In the event 
of  any  disagreement  between  the  External  Examiners,  the 
University may appoint an additional External Examiner. 
 
 
b) 
All  External  Examiners  shall  be  wholly  independent  of  the 
University. 
 
 
c) 
The decision of the examiners shall be final. 
 
9.4.3 
Re-submission and Re-examination 
 
a) 
No person may apply to the University to be a candidate for 
a  Higher  Degree  awarded  by  the  University  on  more  than 
two occasions and no person may apply for re-examination 
until  at  least  five  years  have  elapsed  from  the  date  of  the 
original submission to the University. 
 
9.5 
Confidentiality 
9.5.1 
General Requirements 
 
a) 
All applications shall be treated in strict confidence. 
 
 
b) 
Any  canvassing  by,  or  on  behalf  of,  an  applicant  shall 
automatically disqualify the applicant concerned. 
 
9.6 
Honorary Doctorates 
9.6.1 
General Consideration 
 
a) 
The  conferment  of  Honorary  Doctorates  by  the  University 
shall  not  be  subject  to  these  regulations  governing  the 
requirements  for  the  award  of  the  University’s  Higher 
Doctorates. 
 
 
 
Regulation 9 
132 
2014/15Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
Procedures Relating to the Award of Higher Doctorates 
 
 

Preamble 
1.1 
These  procedures  have  been  established  in  accordance  with  the 
University's  Regulations  for  Higher  Doctorates,  to  which  they  are 
subject (see Regulation 9 of the Regulatory Framework). 
 

Application 
2.1 
An application for the award of a Higher Doctorate of the University 
shall be addressed to: 
 
The  Office  of  the  Vice  Principal  &  Pro-vice  Chancellor  for 
Research, Enterprise & Engagement 
 
University of the West of Scotland 
 
Paisley 
 
PA1 2BE 
 
2.2 
Three  copies  of  the  full  submission  must  accompany  the 
application (see Regulation 9.3.2). 
 

Submission 
3.1 
An application shall take the form of a submission which shall meet 
the following requirements: 
 
a) 
A  statement  naming  the  Higher  Doctorate  which  is  being 
sought [see Regulation 9.1.1(a)] in the following manner: 
 
 
 
An  application  submitted  in  partial  fulfilment  of  the 
requirements  of  the  University  of  the West  of  Scotland for 
the Degree of Doctor of ............ 
 
 
 
by 
 
 
 
James Robert William Baxter PhD BSc etc 
 
 
(Full name and Degree Qualifications) 
 
 
b) 
A statement indicating the grounds of eligibility for the award 
of  a  Higher  Doctorate  of  the  University  of  the  West  of 
Scotland [see Regulation 9.2.2(a)]; 
 
 
c) 
A  statement  indicating  the  nature  and  significance  of  the 
work  on  which  the  application  is  based  [see  Regulation 
9.2.2(a) (i)]; 
 
 
d) 
Where appropriate, a statement signed by the applicant on 
joint authorship [see Regulation 9.3.2(a) (ii)]; 
 
 
e) 
A  list  of  works  published  by  the  applicant  [see  Regulation 
9.3.2(a) (iii)]; and 
 
 
Regulation 9 
133 
2014/15Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
f) 
A table of contents of the submission; 
 
3.2 
The submission consisting of (a) to (f) above, shall be permanently 
bound in accordance with the University's requirements for a thesis 
submitted in partial fulfilment of the University's Research Degrees 
[see Regulation 8.12.4(b)]. 
 
3.3 
The  Office  of  the  Vice  Principal  &  Pro-vice  Chancellor  for 
Research,  Enterprise  &  Engagement  shall  formally  acknowledge 
an application for the award of a Higher Doctorate within one week 
of its receipt. 
 

Preliminary Consideration 
4.1 
The determination of whether a prima facie case for the award of a 
Higher  Doctorate  can  be  established  shall  be  undertaken  by  the 
Research  &  Enterprise  Advisory  Committee  as  a  matter  of 
reserved business. 
 
4.2 
None  of  the  persons  (assessors)  involved  in  the  assessment  to 
determine  whether  a  prima  facie  case  for  the  award  of  a  Higher 
Doctorate can be established shall have been involved in any way 
with the work which forms the part of the submission. 
 
4.3 
The REAC shall make a recommendation that may be either: 
 
a) 
prima facie case has been established; or 
 
 
b) 
no prima facie case has been established. 
 
4.4 
The  candidate  shall  be  informed  of  the  decision  of  REAC  that 
either the next stage of the assessment of the submission shall be 
implemented, or that no prima facie case has been established, as 
appropriate.  In the latter case, the attention of the applicant shall 
be  drawn  to  Regulation  9.4.3(a)  setting  out  the  conditions  for  re-
submission,  and  copies  of  the  submission  shall  be  returned  in 
accordance with Regulation 9.3.2(b). 
 
4.5 
The decision of REAC shall be final. 
 

Full Assessment 
5.1 
Where a prima facie case has been established for the award of a 
Higher  Doctorate  of  the  University,  the  submission  shall  be  fully 
assessed. 
 
5.2 
The first step shall be the appointment of at least three examiners 
[see Regulation 9.4.2(a) and (b)].  The identification of appropriate 
examiners shall be undertaken by: 
 
a) 
the  Vice  Principal  and  Pro-vice  Chancellor  for  Research, 
Enterprise & Engagement; 
 
 
Regulation 9 
134 
2014/15Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
b) 
The Dean of the appropriate School; 
 
 
c) 
The Depute Principal; 
 
 
provided  that  none  has  been  involved  in  any  way  with  the  work 
which is the subject of the submission, or in any other  way  which 
might be deemed prejudicial to the interests of impartiality.  Where 
there  is  any  doubt,  the  Vice  Principal  &  Pro-vice  Chancellor  for 
Research,  Enterprise  &  Engagement  shall  ask  the  Principal  and 
Vice  Chancellor  to  nominate  an  alternative  appropriate  senior 
member of the academic staff to undertake the responsibility of (a), 
(b) and/or (c) above, as necessary. 
 
5.3 
The  Office  of  the  Vice  Principal  &  Pro-vice  Chancellor  for 
Research,  Enterprise  &  Engagement  shall  send  one  copy  of  the 
submission  and  of  the  University's  Regulations  and  Procedures 
relating  to  the  award  of  Higher  Doctorates  to  each  of  the 
examiners. 
 
5.4 
Each  examiner  shall  report  independently  to  the  University  and 
shall send his/her report and recommendation to  the Office of the 
Vice  Principal  for  Research  &  Commercialisation.    An  examiner 
may recommend that: 
 
a) 
the Higher Doctorate be awarded; or 
 
 
b) 
the Higher Doctorate be not awarded. 
 
5.5 
The  Office  of  the  Vice  Principal  &  Pro-vice  Chancellor  for 
Research,  Enterprise  &  Engagement  shall  forward  the  respective 
recommendation  of  the  examiners  to  the  Principal  and  Vice 
Chancellor (as the Chair of Senate and the Chief Executive of the 
University), and inform the initial assessors (see 4.1). 
 
5.6 
Where  the  recommendation  of  the  examiners  be  unanimous,  the 
Principal  shall  confirm  the  recommendation  and  the  Office  of  the 
Vice  Principal  &  Pro-vice  Chancellor  for  Research,  Enterprise  & 
Engagement  shall  inform  the  candidate  of  the  outcome  of  the 
application.  Where the decision is that the Higher Doctorate be not 
awarded,  the  attention  of  the  applicant  shall  be  drawn  to 
Regulation  9.4.3(a)  setting  out  the  conditions  for  re-submission, 
and copies of the submission shall be returned in accordance with 
Regulation 9.3.2(b). 
 
5.7 
Where  the  recommendations  of  the  examiners  be  not  unanimous 
and  where  the  majority  of  the  examiners  recommend  that  the 
Higher  Doctorate  be  awarded  the  Principal  shall  consult  with  the 
officers identified in 5.2 and take such further independent internal 
and/or external advice as necessary in order to arrive at a decision 
whether the award be confirmed or not.  Where the decision is that 
the Higher Doctorate be not awarded the attention of the applicant 
 
 
Regulation 9 
135 
2014/15Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
shall  be  drawn  to  Regulation  9.4.3(a)  setting  the  conditions  for 
resubmission  and  copies  of  the  submission  shall  be  returned  in 
accordance with Regulation 9.3.2(b). 
 
5.8 
Where  the  recommendations  of  the  External  Examiners  be  not 
unanimous and the majority of the examiners recommend that the 
Higher  Doctorate  be  not  awarded  the  Principal  shall  confirm  this 
recommendation.  The attention of the applicant shall be drawn to 
Regulation 9.4.3(a) setting out the conditions for resubmission and 
copies  of  the  submission  shall  be  returned  in  accordance  with 
Regulation 9.3.2(b). 
 

The Senate 
 
The  Office  of  the  Vice  Principal  &  Pro-vice  Chancellor  for 
Research,  Enterprise  &  Engagement  shall  ensure  that  each 
confirmation  of  the  recommendation  to  award  a  Higher  Doctorate 
of the University shall be reported to the Senate. 
 
 
 
Regulation 9 
136 
2014/15Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

10 
 
LIBRARY REGULATIONS 
 
 
 
 
Regulation 10 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
10 
Library Regulations 
 
 
In these regulations the powers of the University Librarian in relation to students 
are to be interpreted as subject to the limitations imposed by the University Code 
of  Discipline  (Regulation  12).    Otherwise  these  regulations  apply  equally  to  all 
Library users. 
 
10.1 
Hours of Opening and Service 
 
The hours of opening of the library facilities will be published by the 
Head of Library and e-Learning 
 
10.2 
Membership 
10.2.1 
Membership of the Library is open to all members of staff and to all 
students  of  the  University.    Members  of  the  public  may  use  the 
Library  for  reference  purposes  at  the  discretion  of  the  University 
Librarian. 
 
10.2.2 
Members of the libraries of other universities are entitled to access 
under the terms of current reciprocal agreements. 
 
10.2.3 
Other persons or corporate bodies may be eligible for membership 
on  application  to  the  Head  of  Library  and  e-Learning  and  on 
payment of a fee determined by the Library Management Team. 
 
10.2.4 
All persons joining the Library do so on the express understanding 
that  they  grant  the  University  of  the West  of  Scotland  the  right  to 
store  information  relevant  to  their  membership  and  use  of  the 
Library in an electronic, or other, database. 
 
10.2.5 
Loss  of  a  Library  card  (student  ID  card  in  the  case  of  student 
members) must be reported immediately to Library staff. 
 
10.3 
Borrowing 
10.3.1 
Only  current  members  of  the  Library  may  obtain  material  on 
personal loan.  Loan entitlements will be as determined from time 
to time by the  Library  Management Team in consultation  with the 
Vice Principal (Education). 
 
10.3.2 
When  borrowing  items  all  members  must  present  their  Library 
card.  Nobody may borrow an item from the Library other than on 
his/her  own  card.    Responsibility  for  any  transaction  on  a  Library 
card remains with the user to whom the card was issued, unless or 
until loss of the card is reported to the Library. 
 
10.3.3 
Loan periods will be as determined from time to time by the Library 
Management  Team  in  consultation  with  the  Vice  Principal 
(Education). 
 
 
Regulation 10 
 137 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
10.3.4 
A  statutory  fine,  reviewed  annually  by  the  Library  Management 
Team, will be imposed on any member who fails to return an item 
by  the  date  due.    Fines  may  be  waived  if  failure  to  return  was 
occasioned by illness or other unforeseen circumstances subject to 
the provision of appropriate evidence. 
 
 
On failure to return Library materials, cost recovery procedures will 
be initiated and Library privileges withdrawn.  Persistent offenders 
may  be  dealt  with  under  the  University  Code  of  Discipline 
(Regulation 12). 
 
10.3.5 
Certain  categories  of  works  may  be  restricted  to  the  Library,  and 
access  to  others  may  be  restricted  to  comply  with  teaching, 
archival  or  conservational  needs,  or  the  contractual  conditions  of 
supply. 
 
10.3.6 
Items obtained on inter-library loan are subject to these regulations 
and to the conditions imposed by the lending library. Limits on the 
number of  concurrent inter-library  loan requests  will be set by the 
University Librarian in consultation with the Research & Enterprise 
Advisory Committee. 
 
10.3.7 
It  is  an  offence  to  remove  any  material  from  the  Library  without  it 
being  formally  issued  or  to  leave  the  Library  except  by  the 
authorised  exit,  save  in  case  of  emergency.    Any  member  of  the 
University  staff  may  require  any  person  to  open  any  package, 
case, bag or receptacle in his/her possession, to establish that they 
have  no  Library  material  which  has  not  been  borrowed  in 
accordance  with  these  regulations.  Breach  of  this  regulation  may 
be  dealt  with  under  the  University  Code  of  Discipline  (Regulation 
12). 
 
10.4 

Loss and Damage 
 
Members  may  not  write  in  or  otherwise  mark  any  Library  item.  If 
any  such  damage  is  discovered  the  member  may  be  required  to 
either  pay  for  or  replace  the  damaged  item.    Members  borrowing 
items should report any apparent damage to the Library staff.  Loss 
of  items  should  be  reported  to  Library  staff  immediately.    In  the 
case of loss the member will be required to pay for or replace the 
lost item. 
 
10.5 
Conduct in the Library 
10.5.1 
Users  of  the  Library  are  cautioned  at  all  times  to  keep  their 
valuables on their person and not to leave them unattended as the 
Library can accept no responsibility for them. 
 
10.5.2 
Users of the Library must not cause disturbance to other users or 
damage to stock, furnishings or equipment.    Strict silence must be 
observed  in  designated  silent  study  areas.    Breach  of  this 
 
 
Regulation 10 
 138 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
regulation  may  be  dealt  with  under  the  University  Code  of 
Discipline (Regulation 12). 
 
10.6 
Electronic Resources 
 
In  using  software  and  electronic  services  supplied  through  the 
Library,  users  must  respect  all  licensing  agreements  and  any 
regulations or codes of conduct agreed by the Library as part of the 
service  or  product.    The  Library  will  supply  on  request  copies  of 
such  regulations  or  codes  of  conduct  and  will  highlight  important 
regulations  such  as  restrictions  on  copying.    Beyond  that,  the 
Library makes available such services in good faith and will accept 
no further responsibility for misuse by users of such services. 
 
10.7 
Copying 
 
Copying will only be permitted to authorised users within the terms 
of  licenses  (CLA,  NLA  and  other  agencies  or  specific  products) 
held  by  the  Library  on  behalf  of  the  University,  or  to  all  users  in 
terms of the current copyright legislation regarding fair dealing and 
commercial research. 
 
10.8 

Absence of Head of Library and e-Learning 
 
In the absence of the Head of Library and e-Learning such powers 
as  he/she  exercises  under  these  regulations  shall  devolve  upon 
the Campus Librarians for their respective campus libraries.  If one 
or more Campus Librarians are also absent the remaining Campus 
Librarians shall act collectively to cover all the campus libraries. 
 
 
 
 
Regulation 10 
 139 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

11 
 
COLLABORATIVE PROVISION 
 
 
 
 
Regulation 11 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
11 
Collaborative Provision 
 
 
11.1 

General Requirements 
 
a) 
The 
University's 
requirements 
in 
respect 
of 
the 
management, 
programme 
approval/collaboration, 
monitoring  and  review  of  programmes  shall  apply  to  any 
programme  or  module,  offered  in  partnership  with  the 
University  by  an  associated  or  affiliated  institution,  or  other 
organisation  leading  to  an  award  of  the  University  of  the 
West of Scotland.  The University’s approach is informed by 
the QAA Quality Code for Higher Education: Chapter 10. 
 
 
b) 
Schools have authority in principle to develop proposals for 
collaborative  provision  or  delivery  at  a  new  site/by  on-line 
learning.    A  Quality  Enhancement  Unit  (QEU)  organised 
approval/collaborative event will be required together with a 
University  Collaborative  Agreement,  with  final  approval 
residing with the Collaborative Forum. 
 
 
c) 
International  collaborative  ventures  should  be  aligned  with 
the  University’s  International  Strategy  prior  to  the  detailed 
proposal being considered by the School Board. 
 
 
d) 
The  commitment  and  support  of  both  the  University  of  the 
West  of  Scotland's  Senate  and  the  partner  organisation's 
central authority must underpin any arrangement which will 
be kept under review by the Collaborative Forum. 
 
 
e) 
The University’s QEU will maintain a register of all approved 
collaborative arrangements. 
 
 
f) 
The University will inform any professional or statutory body 
which  has  approved  or  recognised  a  programme  which 
becomes  the  subject  of  a  possible  or  actual  collaborative 
arrangement  of  its  proposals  and  of  any  final  agreements 
which involve the programme. 
 
 
g) 
The  issues  of  award  certificates  and  transcripts  will  remain 
under  the  control  of  the  University  and  in  keeping  with  the 
requirements  of  the  QAA  Quality  Code  for  Higher 
Education: Chapter 10. 
 
 
h) 
The  Collaborative  Forum  will  oversee  the  operation  of 
collaborative arrangements. 
 
i) 
QEU can advise on approval arrangements for collaborative 
provision  and  holds  the  University  templates  for 
Collaborative Agreements. 
 
 
 
Regulation 11 
140 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
11.2 
Selection of Collaborative Partner 
 
a) 
Any  new  programme  involving  collaborative  provision  with 
another  institution  should  be  brought  to  the  attention  of 
Academic  Planning  Group  (APG)  at  an  early  stage  of  the 
proposal.  APG will then report to the Executive Group. 
 
 
b) 
Early discussions should ensure that the financial aspects of 
the proposed arrangement satisfy any statutory and funding 
body requirements.  There should be adequate safeguards 
against  financial  temptations  to  compromise  academic 
standards.    QEU  will  provide  guidance  on  the  issues  to  be 
addressed with regard to the  QAA Quality Code for Higher 
Education: Chapter 10. 
 
 
c) 
The  University’s  Due  Diligence  procedure  must  be 
followed. 
 
 
d) 
The  University  will  wish  to  satisfy  itself  about  the  good 
standing  and  financial  stability  of  a  prospective  partner 
organisation.    The  mission  and  objectives  of  a  partner 
organisation  should  be  compatible  with  those  of  the 
University. 
 
 
e) 
The legal status of the prospective partner organisation and 
its  capacity  to  contract  with  the  University  should  be 
examined,  together  with  its  ability  to  provide  the 
infrastructure  and  the  learning  resources  necessary  to 
ensure that the required quality and standard of the planned 
provision will be achieved. 
 
 
f) 
Where a prospective partner organisation is known to have 
a  current,  or  has  had  a  previous,  relationship  with  another 
UK  Awarding  Institution,  enquiries  will  be  made  of  that 
Awarding Institution as to the standing and effectiveness of 
the proposed partner organisation. 
 
 
g) 
Where  a  UK  Awarding  Institution  has  withdrawn  from  an 
arrangement  with  a  partner  organisation  it  should  to  the 
extent permitted by law and the contract(s) signed with such 
partner  organisation  make  a  frank  disclosure  of  any 
concerns  which  led  to  its  withdrawal  in  the  event  that 
enquiries  are  made  from  another  UK  Awarding  Institution 
proposing to enter into a collaborative arrangement with the 
same partner organisation. 
 
11.3 
Collaborative Agreements 
 
a) 
The  collaborative  arrangement  must  be  set  out  in  a  formal 
Collaborative  Agreement  approved  by  the  University  and 
 
 
Regulation 11 
141 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
the associated or affiliated institution, or other organisation, 
confirming the respective responsibilities of both parties and 
in particular: 
 
 
i) 
that  the  University  retains  ultimate  responsibility  for 
the maintenance of quality and academic standards, 
of all awards granted in its name; 
 
 
 
ii) 
that  the  academic  standards  of  all  awards  made 
under  a  collaborative  arrangement  are  equivalent  to 
those  of  comparable  awards  delivered  by  the 
University  and  compatible  with  any  relevant 
benchmark information recognised within the UK and 
that the quality of  the programmes provided through 
the  partnership  is  appropriate  and  comparable  with 
similar programmes provided by the University itself; 
 
 
 
iii) 
the  extent  to  which  authority  is  delegated  to  the 
affiliated  or  associated  institution  for  modifying  an 
approved programme and exercising discretion in the 
operation  of  the  programme,  including  any  changes 
in the programme specification; 
 
 
 
iv) 
the  ways  in  which  academic  standards  are  to  be 
maintained; 
 
 
 
v) 
the  extent  to  which  authority  is  delegated  for  the 
programme approval/collaboration and review of any 
programme offered in partnership with the University; 
 
 
 
vi) 
the  procedures  and  responsibilities  in  connection 
with 
initial 
programme 
approval/collaboration, 
approval  and  subsequent  monitoring  and  review  of 
any  programme,  including  providing  for  the 
implementation of changes required as a result of the 
programme 
approval/collaboration, 
review 
and 
monitoring  of  the  programme  concerned  and  the 
proficiency  of  staff  engaged  with  the  collaborative 
programme; 
 
 
 
vii) 
the  University  must  determine  the  admission 
requirements  for  students  admitted  to  the  awards, 
the  size  of  cohorts  and  it  will  monitor  application  of 
these  requirements  and  information  on  student 
progression; 
 
 
 
viii) 
the  procedures  and  responsibilities  in  respect  of 
programme  management,  designated  points  of 
contact and communication channels and monitoring, 
including  specifying  the  ways  in  which  those  are  to 
 
 
Regulation 11 
142 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
be  assigned  between  the  University  and  the  partner 
institution(s) or organisation(s). 
 
 
ix) 
the  arrangements  for  the  teaching  and  assessment 
of students; 
 
 
 
x) 
the  procedures  for  determining  the  financial 
arrangements  and  the  provision  of  physical  and 
human resources and facilities; 
 
 
 
xi) 
the  allocation  between  the  University  and  the 
affiliated 
or 
associated 
institution, 
or 
other 
organisation, of responsibilities for the administrative 
arrangements, 
including 
student 
recruitment, 
registration  and  enrolment,  the  location  and  general 
welfare of students, decisions on student progression 
and assessment, the appointment, role, briefing and 
remuneration  of  external  examiners,  graduation, 
issue of certificates and transcripts, publicity material 
and intellectual property considerations; 
 
 
 
xii) 
the  procedures  for  resolving  any  differences  which 
might  arise  between  the  University  and  the  affiliated 
or  associated  institution,  or  other  organisation.  
Provision  to  enable  the  University  to  suspend  or 
withdraw  from  the  agreement  if  the  partner 
organisation fails to fulfil its obligations.  The residual 
obligations  to  students  on  termination  of  the 
agreement; 
 
 
 
xiii) 
the  duration  of  the  agreement  and  review 
arrangements. 
 
 
 
xiv) 
the  information  given  to  students  or  prospective 
students  by  the  partner  organisation  should  define 
clearly the relationship between the collaboration and 
outline their responsibilities.  This information should 
be  approved  by  the  University  and  monitored 
regularly. 
 
 
 
xv) 
the language of Teaching and Assessment. 
 
 
b) 
Where  a  programme  leads  to  the  conferment  of  an  award 
by  both  institutions,  whether  the  affiliated  or  associated 
institution  or  other  organisation  in  the  United  Kingdom  or 
overseas,  the relationship between the award conferred by 
the  University  and  that  conferred  by  the  affiliated  or 
associated institution, or other organisation, shall be defined 
in the Collaborative Agreement (further details on Joint and 
Dual awards are detailed in Regulation 7). 
 
 
 
Regulation 11 
143 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
c) 
Formal, 
legal 
agreements 
with 
other 
institutions/organisations  must  fol ow  the  University’s 
template and can only be signed by the University Secretary 
&  Registrar  on  behalf  of  the  University  having  first  been 
scrutinised by the Quality Enhancement Unit. 
 
 
 
 
Regulation 11 
144 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

12 
 
CODE OF DISCIPLINE FOR STUDENTS 
 
 

 
 
 
 
 
Regulation 12 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
12 
Code of Discipline for Students 
 
 
12.1 
General Introduction 
12.1.1 
Students are expected to maintain at all times a high standard of 
personal  conduct  in  their  relations  with  staff,  other  students  and 
visitors to the University.  They are expected to co-operate with all 
members  of  staff,  including  those  responsible  for  the  safety  and 
security of the University and its community.  They are expected 
to acquaint themselves with the provisions of all the University’s 
regulations. 
 
12.1.2 
Senate has adopted this Code of Discipline so that  there exists a 
proper  mechanism,  known  to  all  students  and  accepted  by  them 
at  first  registration,  for  dealing  with  cases  of  misconduct.    The 
essence of misconduct under this Code is, improper interference, 
in the broadest sense, with: 
 
the proper functioning or activities of the University, 
 
 
or those who work or study in the institution; 
 
 
or action which otherwise damages the University. 
 
12.1.3 
This Code is not an Act of Parliament or part of the law of the land 
and  it  does  not  therefore  seek  to  reflect  or  incorporate  the 
approach  of  the  criminal  law  in  defining  criminal  offences  with 
great precision.  The purpose of the Code is to regulate students’ 
behaviour,  as  students  of  the  University  in  order  to  secure  the 
proper working of the University in the broadest sense. 
 
12.1.4 
In  all  proceedings  under  this  Code,  procedures  shall  be 
conducted according to the principles of justice and fairness but it 
shall not be a requirement to follow procedural rules of evidence 
applicable in a court of law nor shall any particular burden of proof 
be imposed. 
 
12.2 

Definitions – General 
12.2.1 
In  this  Code  the  following  shall  be  the  meanings  of  expressions 
used: 
 
(i) 
“Working  day”  shal   mean  Monday  to  Friday  inclusive, 
excluding public and University holidays; 
 
 
(ii) 
“Material”  shall  include  any  printed  or  electronic  material, 
computer file, audio or video tape or photograph; 
 
12.2. 
“Secretary of the Senate Disciplinary Committee” and “Secretary 
of  the  Appeal  Committee”  shall  be  members  of  the  senior 
 
 
 
Regulation 12 
 
145
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
administrative staff assigned this duty by the University Secretary 
& Registrar; 
 
12.3 

Definitions of Misconduct 
12.3.1 
The  following  shall  (subject  to  the  above)  constitute  misconduct.  
The  list  is  intended  to  be  demonstrative  only  and  shall  in  no  way 
limit or restrict the jurisdiction of the disciplinary process. 
 
(i) 
disruption  of,  or  improper  interference  with,  the  academic, 
administrative,  sporting,  social  or  other  activities  of  the 
University, whether on University premises or elsewhere; 
 
 
(ii) 
obstruction of, or improper interference with, the functions, 
duties or activities of any student, member of staff or other 
employee of the University or any authorised visitor to the 
University; 
 
 
 
(iii) 
violent,  indecent,  disorderly,  threatening  or  offensive 
behaviour  or  language  (whether  expressed  orally  or  in 
writing,  including  electronically)  whilst  on  University 
premises  or  engaged  in  any  University  activity,  including 
the use of University IT systems while off campus; 
 
 
 
  (iv) 
distributing  or  publishing  material,  electronically  or 
otherwise1,  which  is  offensive,  intimidating,  threatening, 
indecent  or  illegal  or  makes  them  fearful,  anxious  or 
apprehensive; 
 
 
 
(v) 
fraud,  deceit,  deception  or  dishonesty  in  relation  to  the 
University  or  its  staff  or  in  connection  with  holding  any 
office  in  the  University  or  in  relation  to  being  a  student  of 
the University; 
 
 
(vi) 
action  likely  to  cause  injury  or  impair  safety  on  University 
premises, or in the course of any University activity outwith 
University premises; 
                                                 
1WEB 2.0 
 
Insofar  as  staff  or  students  of  the  University  use,  view  or  access  (whether  at  the  University  or  otherwise)  social 
networks, online resources, tools, services or websites which involve any element of user generated content such as 
the posting of material or information by users, (including but not limited to facilities know as Facebook, Bebo, MySpace 
and Twitter), they acknowledge and agree that by posting or contributing any material that falls into any of the following 
categories, they are committing misconduct under the University's Code of Discipline for Students: 
 
material that is unlawful, including under intellectual property law or data protection legislation; 
 
material that is harmful, threatening, defamatory, obscene, infringing or harassing;  
 
material  that  facilitates  illegal  activity  or  promotes  unlawful  violence,  or  discrimination  based  on  current  equality 
law or other legislation; 
 
material that is deliberately intended to upset other users or any content which is technically harmful, to equipment 
or software owned or used by the University, including but not limited to spam and viruses; 
 
material that they have access to because of or as a consequence of their affiliation with the University, and where 
such material or information ought reasonably to be considered as confidential. 
 
 
 
 
Regulation 12 
 
146
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
(vii) 
discrimination  against  or  harassment  of  any  student, 
member of staff or other employee of the University or any 
authorised  visitor  to  the  University  on  grounds  that  are 
protected under current equality legislation and other laws, 
including the Scotland Act; 
 
 
(viii)  possession, 
use,  abuse  or 
touting 
of 
controlled 
substances; 
 
 
(ix) 
breach  of  the  provision  of  any  Code  or  University  rule  or 
regulation  which  provides  for  breaches  to  constitute 
misconduct under this Code; 
 
 
(x) 
activities  including  cheating  and  plagiarism  which 
constitute substantial academic irregularity (see Regulation 
7.11); 
 
 
(xi) 
knowingly  pass  a  piece  of  work  to  a  fellow  student  to 
submit (partially or in its entirety) as their own work; 
 
 
(xii) 
damage  to,  or  defacement  of,  University  property  or  the 
property of other members of the University community, or 
property  of  third  parties,  when  engaged  in  University 
activities, 
caused 
intentionally 
or 
recklessly, 
and 
misappropriation of such property; 
 
 
(xiii)  misuse  or  unauthorised  use  of  University  premises  or 
items of property, including computer misuse; 
 
 
(xiv)  conduct  which  constitutes  a  criminal  offence  where  that 
conduct: 
 
 
a) 
took place on University premises, or 
 
 
 
b) 
affected  or  concerned  other  members  of  the 
University community, or 
 
 
 
c) 
damages the good name of the University, or 
 
 
 
d) 
itself constitutes misconduct within the terms of this 
Code, 
 
 
 
e) 
is an offence of dishonesty, where the student holds 
an office of responsibility in the University; or 
 
 
 
f) 
where  that  conduct  brings  into  question  issues  of 
professional practice. 
 
 
(xv) 
behaviour  which  brings  the  University  into  disrepute,  but 
not including any behaviour which constitutes the exercise 
 
 
 
Regulation 12 
 
147
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
within the law of free expression or academic freedom and 
is not otherwise included in paragraph 12.3; 
 
 
(xvi)  failure  to  disclose  name  and  other  relevant  details  to  an 
officer  or  employee  of  the  University  in  circumstances 
when  it  is  reasonable  to  require  that  such  information  be 
given; 
 
 
(xvii)  failure to disclose any criminal charges or convictions; 
 
 
(xviii)  failure  to  comply  with  a  previously-imposed  penalty  under 
this Code. 
 
12.4 
General Principles to be followed in determining Disciplinary 
Cases 

 
Where  the  University  proposes  to  take  action  against  a  student 
under  this  Code  the  student  is  entitled  to  be  treated  fairly:  in 
particular: 
 
12.4.1 
To be given the opportunity, both orally and in writing, to respond 
to  any  charge  or  charges  laid  against  him  or  her  and  to  present 
evidence on his or her behalf. 
 
12.4.2 
To  have  his  or  her  case  considered  impartially  by  a  member  of 
staff or  in  serious  cases  by  a  Disciplinary  Committee  who  or the 
members  of  which  has  or  have  no  previous  involvement  in  the 
matters forming the basis for the charge or charges. 
 
12.4.3 
Within  the  limits  set  out  in  this  Code,  to  appeal  to  a  higher 
authority in writing or in person on grounds of procedural defect or 
unfairness  against  any  finding  of  guilt  and  against  any  penalties 
imposed. 
 
12.5   

Authority to take Immediate Action and Suspension 
12.5.1 
Authorised Officers (as defined in 12.7 below) have the authority 
temporarily  to  suspend,  without  prejudice,  and  with  immediate 
effect,  pending  action  under  this  Code.    The  Officers  can 
temporarily  suspend  from  any  area  of  the  University  or  any 
University  activity,  any  student,  whom  they  consider  to  be 
engaged  in  behaviour  which  poses  a  threat  to  either  persons  or 
property. 
 
12.5.1.1 
When  away  on  University  field  trips  or  during  evening/weekend 
activities, the senior member of the university staff in attendance 
shall have that authority. 
 
12.5.1.2 
Any such temporary suspension shall be reported on the same or 
the next working day to the University Secretary & Registrar who 
may  authorise  the  continuation  of  the  suspension  where  the 
 
 
 
Regulation 12 
 
148
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
alleged  behaviour  constitutes  in  his  or  her  opinion  a  threat  to 
either  persons  or  property.    Such  suspension  shall  be notified  in 
writing,  shall  specify  the  activities  from  which  the  student  is 
suspended  and  shall  be  subject  to  confirmation  at  monthly 
intervals by the Chair or Vice Chair and one other member of the 
Disciplinary Committee. 
 
12.5.2 
A  student  against  whom  a  criminal  charge  is  pending  or  who  is 
the  subject  of  police  investigation,  may  be  suspended  by  the 
University Secretary & Registrar pending the trial or conclusion of 
the investigation.  Such suspension shall be reviewed and subject 
to  confirmation  at  intervals  of  no  more  than  one  month  by  the 
Principal  and  the  Chair  or  Vice  Chair  of  the  Disciplinary 
Committee.    The  student  will  have  the  right  to  provide  written 
representation. 
 
12.6 

Offences also Constituting Criminal Offences 
 
Where  a  matter  reported  for  action  under  this  Code  would  also 
constitute an offence under the criminal law, if proven in a court of 
law,  the  member  of  staff  receiving  the  report  shall  as  soon  as 
reasonably practicable inform the University Registrar. 
 
 
The  University  Secretary  &  Registrar  shall  then  determine  which 
of the following procedures shall apply: 
12.6.1 
Where the offence under the criminal law is considered to be not 
serious  i.e.  would  be  unlikely  to  attract  a  custodial  sentence  on 
conviction, action under this Code may continue, but such action 
may be deferred pending any police investigation or prosecution. 
 
12.6.2 
In the case of all other offences under the criminal law, no action 
(other than suspension pursuant to paragraph 12.5) may be taken 
under  this  Code  until  the  matter  has  been  reported  to  the  police 
and  either  prosecuted  or  a  decision  not  to  prosecute  has  been 
taken.   
 
12.6.3 
Once  due  legal  process  has  been  completed,  the  Principal  will 
decide  whether  disciplinary  action  under  this  Code  should  be 
taken  in  the  interests  of  the  well-being  and  discipline  of  the 
University community. 
 
12.6.4 
Where a finding of misconduct  is made under this Code and the 
student has also been sentenced by a criminal court in respect of 
the  same  facts,  the  court’s  penalty  shall  be  taken  into 
consideration in determining the penalty under this Code. 
 
12.7 

Authorised Officers 
12.7.1 
The members of staff listed below are Authorised Officers whose 
function  is  to  take  procedural  decisions  and  disciplinary  action 
under this section and to impose penalties within the limits set out 
 
 
 
Regulation 12 
 
149
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
in paragraph 12.8.10 and 12.8.11; the student is entitled to appeal 
against  these  decisions  and  penalties  to  the  extent  provided  in 
paragraphs 12.9. 
 
Non-Academic Irregularity 
12.7.2 
For  alleged  offences  occurring  within  academic  areas  of  activity 
whether or not within the precincts of the University, the relevant 
Dean of School (or, in his or her absence or prior involvement, the 
person deputising for him or her). 
 
12.7.3 
For alleged offences occurring in or relating to the use of: 
 
the Library  (including  breach of  copyright  regulations),  or  any 
other  area  under  his  or  her  general  control  or  direction,  the 
University  Librarian  (or,  in  his  or  her  absence  or  prior 
involvement, the relevant Campus Librarian); 
 
 
University  ICT  laboratories,  ICT  open  Access  Areas,  the 
computer  network  (including  breach  of  the  Code  of  Conduct 
for the Use of Software and Datasets and the Acceptable Use 
Policy)  or  any  other  area  under  his  or  her  general  control  or 
direction, the Director of Information Services or Depute; 
 
 
Students’ Union Premises or any other area under the general 
control  or  direction  of  the  Students'  Association,  the  relevant 
Chair  of  the  Students’  Association  Disciplinary  Committee  or 
the Students' Association President; 
 
12.7.4 
For  alleged  offences  occurring  in  residential  accommodation  or 
any  other  area  under  his  or  her  general  control  or  direction,  the 
Head of Commercial Services or Depute; 
 
12.7.5 
For  alleged  offences  relating  to  any  activity  elsewhere  on 
University  premises  covered  by  this  Code  or  while  engaged  in 
any  other  University  activities  outwith  University  premises,  the 
Dean of Students or designated nominee. 
 
Academic Irregularity 
12.7.6 
In  the  case  of  alleged  collusion  or  plagiarism  in  assessed 
coursework the Chair of the School Plagiarism Panel, to be dealt 
with in accordance with the procedures laid down in Regulation 7. 
 
 
It should  be noted that  any appeal against penalties  imposed by 
Plagiarism Panels, should be raised via Regulation 12.9 below.   
 
12.7.7 
In  all  other  cases,  including  misconduct  in  exams,  the  Head  of 
Registry  shall  determine  whether  the  alleged  irregularity  is 
substantial.  If  substantial,  he  or  she  shall  refer  it  to  the  Senate 
Disciplinary  Committee.  If  not  substantial,  the  matter  will  be 
remitted to the Dean of School to provide advice to the student(s) 
 
 
 
Regulation 12 
 
150
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
regarding  their  future  behaviour.    The  Dean  of  School  does  not 
have the power to enforce further action. 
 
12.7.8 
Fitness to Practise 
12.7.8.1 
The  University  has  a  policy  which  determines  the  arrangements 
and  sanctions  in  place  in  relation  to  Fitness  to  Practise  for 
professional  awards.    The  requirements  in  relation  to  Fitness  to 
Practise  must  be  made  clear  to  students  within  programme 
handbooks. 
 
12.7.8.2 
A  copy  of  the  University’s  Policy  for  addressing  Professional 
issues relating to Conduct, Competence and Fitness to Practise is 
available from School Offices. 
 
12.8 
Disciplinary Action by Authorised Officers 
12.8.1 
On  receipt  of  a  report  of  an  alleged  offence,  the  Authorised 
Officer shall decide whether to deal with the matter summarily or, 
if he or she considers that if proved the penalties available to him 
or  her  are  inadequate,  to  refer  it  to  the  Senate  Disciplinary 
Committee  for  action  under  paragraph  12.10.    The  Authorised 
Officer  may  rule  that  the  matter  should  not  be  the  subject  of 
further action under this Code, but such a ruling shall not preclude 
informal action by way of caution or otherwise if appropriate. 
 
If  the  matter  is  to  be  dealt  with  summarily  by  the  Authorised 
Officer: 
 
12.8.2 
The student shall be informed as soon as  reasonably practicable 
of the alleged offence or offences and given reasonable notice of 
the  date  and  time  at  which  the  matter  will  be  dealt  with  by  the 
Authorised Officer. 
 
12.8.3 
In cases where the alleged offence or offences involve more than 
one student, the Authorised Officer may deal with all or any of the 
cases at the same time. 
 
12.8.4 
The  Authorised  Officer  shall  interview  the  student(s)  involved  in 
the presence of a third  party who shall normally be a member of 
staff  of  the  University.    The  student  shall  be  entitled  to  be 
accompanied  by  one  person,  a  friend,  relative,  a  sabbatical 
officer  or  student  representative  from  the  Students'  Association 
(not  being  a  legal  representative)  and  to  present  such  oral  or 
written  evidence  and  make  any  statement  as  he  or  she  wishes; 
Whenever  possible,  the  meeting  shall  be  held  at  the  student’s 
home campus.  In addition, if a student has any additional support 
requirements, 
they 
should 
arrange 
additional 
suitable 
representation, i.e. Signer for student with hearing problems. 
 
 
 
 
Regulation 12 
 
151
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
12.8.5 
If the matters giving rise to the alleged offence or offences involve 
consideration  of  any  document  or  documents,  the  student  shall 
have the opportunity to inspect the document or all or any of the 
documents  when  the  Authorised  Officer  deals  with  the  case  and 
shall  be  entitled  to  question  the  accuracy  of  such  document  or 
documents. 
 
12.8.6 
Provided that personal information, including (for the avoidance of 
doubt)  the  names,  addresses,  and  registration  numbers  of  any 
other students mentioned in the document or documents shall not 
be disclosed in compliance with provisions in current legislation; 
 
12.8.7 
If  the  Authorised  Officer  receives  any  oral  evidence  from  any 
person not  called by the student, the student  shall be allowed to 
question  that  person  through  the  Authorised  Officer  and  not 
otherwise. 
 
12.8.8 
Failure by the student to attend at the time and place specified by 
the  Authorised  Officer  in  terms  of  Clause  12.8.1  hereof  shall  not 
preclude  the  Authorised  Officer  from  considering  the  matter  and 
reaching a decision. 
 
12.8.9 
The decision of the Authorised Officer shall be communicated to 
the  student  by  the  Authorised  Officer  as  soon  as  reasonably 
practicable  and  confirmed  in  writing;  the  notice  confirming  the 
decision shall give reasons for the decision and give details of the 
right  of  appeal.    All  correspondence  to  be  copied  to  Academic 
Services within the Court & Senate Office. 
 
12.8.10 
If the offence or offences are proved  the Authorised Officer shall 
issue a reprimand to the student(s) in the form of an official letter 
to student(s), warning them of the consequences of similar future 
behaviour). 
 
 
and in addition 
 
12.8.11 
If  applicable,  a  request  for  compensation  for  damage  done  to 
University  or  private  property,  within  or  outwith  University 
premises,  without  financial  limit,  to  be  paid  to  the  Director  of 
Finance within 10 working days of receipt of invoice. 
 
12.9 
Appealing  against  decision  of  Authorised  Officer  or 
Plagiarism Panel
 
 
A  student  may  appeal  in  writing  to  the  Secretary  of  the  Senate 
Disciplinary  Committee  within  21  days  following  notification 
against the decision of the Authorised Officer or Plagiarism Panel 
on the following grounds: 
 
(i) 
That it was made in excess of the jurisdiction conferred on 
the Authorised Officer or Plagiarism Panel by this Code; 
 
 
 
Regulation 12 
 
152
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
(ii) 
That there was a defect in the procedures employed by the 
Authorised Officer or Plagiarism Panel such as to render 
the decision unfair; 
 
 
(iii) 
That  the  decision  of  the  Authorised  Officer  was 
unreasonable,  in  that  the  Authorised  Officer  in  reaching  a 
decision took into consideration something which he or she 
ought to have disregarded or disregarded something which 
he or she ought to have considered; 
 
 
 
and  may  appeal  against  any  penalty  imposed  by  the 
Authorised Officer on the following grounds: 
 
(iv) 
That  the  compensation  levied  was  unreasonable  or  that 
the  penalty  imposed  by  the  Plagiarism  Panel  was 
excessive. 
 
 
The Disciplinary Committee (as an Appellate Body) shall consider 
the written appeal (see Regulation 12.12).   
 
12.10 
The Senate Disciplinary Committee 
12.10.1 
The Senate Disciplinary Committee (hereinafter referred to as the 
Disciplinary  Committee)  shall  have  the  constitution,  terms  of 
reference and standing orders prescribed in University Regulation 
14. 
 
Where a matter has been referred to the Disciplinary Committee: 
12.10.2 
The  student  shall  be  informed  in  writing  as  soon  as  reasonably 
practicable  by  e-mail  (UWS  student  email  account)  and  1st  class 
post  of  the  alleged  offence  or  offences.    The  student  shall  be 
given  at  least  10  working  days’  notice  of  the  date  and  time  at 
which the matter will be dealt with by the Disciplinary Committee 
and  will  be  required  to  respond  in  writing  a  minimum  of  five 
working days before the date set for the meeting. 
 
12.10.3 
Wherever possible, the meeting of the Disciplinary Committee will 
be held on the student’s home campus but where a meeting has 
to  consider  a  number  of  cases,  this  may  not  be  possible.    If 
student  confirms  attendance  at  Hearing,  he/she  will  receive 
copies of documentation forwarded to Committee members.  The 
student  should  also  enclose  copies  of  any  documentation  he  or 
she intends to present.  If the student opts to attend the meeting, 
he/she  should  give  notice  of  any  issues  which  require  to  be 
addressed  in  order  to  enable  the  student  to  participate  in  the 
Hearing  without  unfair  disadvantage  (e.g.  hearing  impairment, 
need for translation facilities); 
 
12.10.4 
In cases where the alleged offence or offences involve more than 
one student, the Disciplinary Committee may deal with all or any 
of the cases at the same time. 
 
 
 
Regulation 12 
 
153
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
12.10.5 
If the matters giving rise to the alleged offence or offences involve 
consideration  of  any  document  or  documents,  the  student  shall 
have a reasonable opportunity prior to the meeting to inspect the 
document  or all or any of the documents and shall be entitled to 
question the accuracy of such document or documents. 
 
12.10.6 
Personal  information,  including  (for  the  avoidance  of  doubt)  the 
names,  addresses,  and  registration  numbers  of  any  other 
students  mentioned  in  the  document  or  documents  shall  not  be 
disclosed in compliance with provisions in current legislation; 
 
12.10.7 
The  Secretary  of  the  Disciplinary  Committee  shall  produce  a 
summary of the proceedings but not otherwise take part in them. 
 
12.10.8 
The  University’s  case  against  the  student  shall  be  presented  by 
the relevant Authorised Officer, or their nominee.  The Committee 
has  the  right  to  invite any  relevant  member of  staff  to  attend  the 
Hearing if it is believed their input could aid deliberations.   
 
12.10.9 
The  University’s  representative  may  present  such  written  or  oral 
evidence in support of its case as he or she wishes; if witnesses 
are  to  be  called  the  names  of  such  witnesses  shall  be  made 
available  to  the  student  at  least  five  working  days  before  the 
meeting of the Disciplinary Committee. 
 
12.10.10 
The  student  shall  be  entitled  to  appear  in  person,  accompanied 
by  one  person  (see  Para  12.8.4).    The  University’s 
representative may question any witness called by the student; if 
witnesses  are  to  be  called  the  names  and  addresses  of  such 
witnesses  shall  be  made  available  to  the  University’s 
representative at least five working days before the meeting of the 
Disciplinary  Committee,  along  with  the  name  and  status  of  any 
representative who will be present. 
 
12.10.11 
If the Disciplinary Committee receives any oral evidence from any 
person  not  called  by  the  student,  the  student  and  student 
representative shall be allowed to question that person. 
 
12.10.12 
The  Chair  or  any  member  of  the  Disciplinary  Committee  shall 
have the right to question the student, the student representative, 
any  witness  called  or  the  University  representative  in  order  to 
seek clarification. 
 
12.10.13 
The  University’s  representative  may  at  any  time  during  the 
Disciplinary  Committee’s  consideration of  the  matter  elect  not  to 
proceed  with  the  whole  or  any  part  of  the  matter  and  the 
Disciplinary  Committee  shall  then  dismiss  the  whole  or  the 
relevant part of the matter as appropriate. 
 
 
 
 
Regulation 12 
 
154
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
12.10.14 
Failure  by  the  student  to  attend  at  the  time  specified  shall  not 
preclude  the  Disciplinary  Committee  from  considering  the  matter 
and reaching a decision. 
 
12.10.15 
The  Disciplinary  Committee  shall  consider  the  matter  and  reach 
its decision in private:  the decision may  be communicated to the 
student  by the  Chair  or Vice  Chair  of the Disciplinary Committee 
at the meeting, giving reasons for the decision and giving details 
of  the  right  of  appeal.    The  outcome  shall  also  be  confirmed  in 
writing  as  soon  as  reasonably  practicable  after  the  meeting;  the 
notice  communicating  the  decision  shall  give  reasons  for  the 
decision and give details of the right of appeal. 
 
12.11 
Penalties 
12.11.1 
The  penalties  which  may  be  imposed  by  the  Disciplinary 
Committee if the offence or offences are proved shall be: 
 
(i) 
A  reprimand  in  the  form  of  an  official  letter  to  the 
student(s),  warning  them  of  the  consequences  of  similar 
future  behaviour;  and,  in  addition,  if  applicable,  a 
requirement for the student to: 
 
 
Write a formal letter of apology for their behaviour; 
 
If the  student  refuses to  apologise  for  their  behaviour,  the 
Committee will have the power to determine an appropriate 
penalty, which may include ii) below. 
 
 
(ii) 
Exclusion  from  the  University,  from  defined  areas  of  the 
University  or  from  defined  activities  for  a  period  not 
exceeding one academic session; 
 
 
(iii) 
Expulsion from the University; 
 
and in addition 
 
(iv) 
if applicable, a request for compensation for damage done 
to  University  or  private  property,  within  or  outwith 
University premises, without financial limit, to be paid to the 
Director  of  Finance  within  10  working  days  of  receipt  of 
invoice; 
 
12.11.2 
In  cases  of  academic  irregularity  which  are  referred  to  the 
Disciplinary Committee by the Authorised Officer under paragraph 
12.7.6, the following procedure will apply: 
 
12.11.2.1 
The  case  will  be  considered  by  the  Disciplinary  Committee  as  in 
section  12.10;  The  Disciplinary  Committee  shall  decide  which  of 
the following two options is appropriate: 
 
(i) 
That no further action be taken; 
 
 
 
 
Regulation 12 
 
155
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
(ii) 
That the student be deemed to have failed the whole or a 
specified  part  of  the  examination  or  assessment 
concerned, with loss of attempt. 
 
12.11.2.2 
The academic decision, and the reason for the decision, will also 
be reported to the Subject Panel Chair and Registry, which will: 
 
(i) 
Record the decision and the reason for it on the student’s 
record; 
 
 
(ii) 
In  cases  where  the  Disciplinary  Committee  has  decided 
that an academic penalty should be applied the Committee 
will in addition impose a supplementary penalty as outlined 
in 12.11.1. 
 
12.11.3 
The  final  outcome  of  the  disciplinary  and  assessment  processes 
may  be  communicated  to  the  student  by  the  Chair  or  Vice  Chair 
of  the  Disciplinary  Committee  at  the  meeting,  giving  reasons  for 
the decisions.  The student shall be advised of the right of appeal 
to  the  Appeal  Committee.   The  outcome  shall  also  be  confirmed 
in writing as soon as reasonably practicable after the meeting; the 
notice  communicating  the  decision  shall  give  reasons  for  the 
decision and give details of the right of appeal. 
 
12.12   
Appealing against decisions 
12.12.1 
Appealing  against  decision  of  Authorised  Officer  or 
Plagiarism  Panel  (Senate  Disciplinary  Committee  as  an 
Appellate Body) 

 
If the appeal is to be dealt with by the Disciplinary Committee: 
(i) 
The student shall be given at least 10 working days’ notice 
by e-mail and 1st class post of  the date and time at which 
the matter will be dealt with by the Disciplinary Committee; 
 
 
(ii) 
The Secretary of the Disciplinary Committee shall produce 
a summary of the proceedings but not otherwise take part 
in them; 
 
 
(iii) 
The  student  shall  be  entitled  to  appear  in  person,  to  be 
accompanied  by  a  friend  and  to  be  represented  by  any 
person, but the Disciplinary Committee may proceed in the 
student’s absence: the student shall notify the Secretary of 
the  Disciplinary  Committee  at  least  five  working  days 
before  the  meeting  of  the  name  and  status  of  any 
representative who  will be present;   the student  shall  also 
give  notice  of  any  additional  support  requirements  which 
require  to  be  addressed  in  order  to  enable  the  student  to 
participate  in  the  Disciplinary  Committee  Hearing  without 
unfair  disadvantage  (e.g.  hearing  impairment,  need  for 
translation facilities); 
 
 
 
Regulation 12 
 
156
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
(iv) 
The  University  shall  be  represented  by  the  Authorised 
Officer or Plagiarism Panel Chair who concluded the case 
in line with Regulations 12.7 and 12.8.  In his/her absence, 
the Authorised Officer will appoint a nominee to represent 
him/her,  
 
 
(v) 
The  Disciplinary  Committee  shall  consider  the  written 
appeal  together  with  the  notice  giving  reasons  for  the 
decision  of  the  Authorised  Officer  and  shall  permit  the 
student  or  his  or  her  representative  if  present,  to  address 
the Committee; 
 
 
(vi) 
The  Disciplinary  Committee  shall  consider  the  matter  and 
reach its decision in private: the decision on finding and on 
penalty  shall  be  communicated  to  the  student  by  the 
Secretary to the Disciplinary Committee in writing as soon 
as  reasonably  practicable  after  the  meeting;  the  notice 
communicating  the  decision  shall  give  reasons  for  the 
decision; 
 
 
(vii) 
The  decision  of  the  Disciplinary  Committee  (as  an 
Appellate Body) shall be final.   
 
 
 
If the Disciplinary Committee (as an Appellate Body) allows 
the  appeal,  any  penalty  imposed,  or  recommendation 
made  under  paragraphs  12.8.10  and  12.8.11  (Authorised 
Officer)  or  Regulations  7.11.2  h)  and  7.11.2  i)  (Plagiarism 
Panel), shall be quashed.  
 
 
 
If  the  Disciplinary  Committee  (as  an  Appellate  Body) 
rejects  the  appeal,  it  shall  review  the  level  of  penalty 
imposed and may confirm it, reduce it or increase it within 
the  limits  set  out  in  paragraphs  above.    If  the  Disciplinary 
Committee  (as  an  Appellate  Body)  allows  the  appeal  on 
penalty  alone,  it  may  reduce  it  within  the  limits  set  out  in 
penalties  available  to  Authorised  Officer  via  paragraphs 
12.8.10 and 12.8.11  respectively or penalties available to 
Plagiarism Panel via 7.11.2 h) and 7.11.2 i); 
 
12.12.2 
Appealing against decision of Disciplinary  Committee or the 
Fitness to Practise Committee (The Court Appeal Committee) 

 
The  Appeal  Committee  shall  be  appointed  by  the  Court.    It  shall 
consist of: 
 
(i) 
A  Chair  appointed  from  among  the  members  of  the 
University  Court,  not  being  a  student  or  employee  of  the 
University; and 
 
 
 
 
Regulation 12 
 
157
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
(ii) 
Two  members  of  the  University  Court  nominated  by  the 
University  Court,  not  being  students  or  employees  of  the 
University, one of whom shall be Vice Chair; and 
 
 
Two  staff  members  of  the  Senate,  drawn  from  a  panel 
approved  for  this  purpose  by  the  Senate,  who  are  not 
current members of the Disciplinary Committee; and 
 
 
Two  students  nominated  by  the  Council  of  the  Students’ 
Association from among its members. 
 
12.12.3 
The quorum for a meeting of the Appeal Committee shall be four 
including the Chair or Vice Chair.  The same membership shall be 
maintained throughout the meeting and any continuation thereof. 
 
12.12.4 
The  Chair  (or  in  the  absence  of  the  Chair,  the  Vice  Chair)  shall 
have both an original and a casting vote. 
 
12.12.5 
A  student  may  appeal  in  writing  to  the  Court  Appeal  Committee 
against the decision of the Disciplinary  Committee or the Fitness 
to Practise Committee on the following grounds: 
 
(i) 
That it was made in excess of the jurisdiction conferred on 
the  Disciplinary  Committee  or  the  Fitness  to  Practise 
Committee by this Code; 
 
 
(ii) 
That there was a defect in the procedures employed by the 
Disciplinary  Committee  or  the  Fitness  to  Practise 
Committee such as to render the decision unfair; 
 
 
(iii) 
That  the  decision  of  the  Disciplinary  Committee  or  the 
Fitness  to  Practise  Committee  was  unreasonable;  in  that 
the  Committee  in  reaching  its  decision  took  into 
consideration  something  which  it  ought  to  have 
disregarded  or  disregarded  something  which  it  ought  to 
have  considered;  and  may  appeal  against  any  penalty 
imposed  by  the  Disciplinary  Committee  or  the  Fitness  to 
Practise Committee on the following grounds: 
 
(iv) 
That  the penalty levied was in  excess of the limits set  out 
in paragraph 12.11; 
 
 
(v) 
That  the  penalty  levied,  or  the  recommendation  made 
under paragraph 12.11, was unreasonable. 
 
12.12.6 
The appeal must be submitted to the Secretary of the Disciplinary 
Committee  or  the  Fitness  to  Practise  Committee  within  10 
working  days  of  receipt  of  notification  of  the  final  decision  of  the 
Disciplinary  Committee  or  the  Fitness  to  Practise  Committee.  
The  appeal  must  state  the  grounds  for  appeal  as  per  12.12.2 
above.    The  University  Secretary  &  Registrar  will  determine 
 
 
 
Regulation 12 
 
158
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
whether  the  written  appeal  discloses  prima  facie  grounds  for 
appeal. 
 
12.12.7 
If  it  is  determined  that  there  are  no  prima  facie  grounds  for 
appeal,  the  student’s  appeal  against  the  decision  of  the 
Disciplinary Committee or the Fitness to Practise Committee can 
be  dismissed.    The  student  shall  be  advised  of  this  decision  as 
soon as practicable. 
 
12.12.8 
If  it  is  determined  that  there  are  prima  facie  grounds  for  appeal 
against  (i)  penalty  or  (ii)  finding  and  penalty  then  in  either  case 
the  operation  of  the  penalty  will  be  suspended  pending  the 
determination of the appeal. 
 
12.12.9 
If the matter is to be dealt with by the Appeal Committee: 
 
(i) 
The student shall be given at least 10 working days’ notice 
by  e-mail and 1st class post of  the date and time at which 
the matter will be dealt with by the Appeal Committee; 
 
 
(ii) 
In cases of appeals on the same issue involving more than 
one  student,  the  Appeal  Committee  may  deal  with  all  or 
any of the cases at the same time; 
 
 
(iii) 
The  Secretary  of  the  Appeal  Committee  shall  produce  a 
summary of the proceedings but not otherwise take part in 
them; 
 
 
(iv) 
The  student  shall  be  entitled  to  appear  in  person,  to  be 
accompanied  by  a  friend  and  to  be  represented  by  any 
person,  but  the  Appeal  Committee  may  proceed  in  the 
student’s  absence:  the  student  shall  notify  the  University 
Secretary & Registrar at least five working days before the 
meeting of the name and status of any representative who 
will  be  present;    the  student  shall  also  give  notice  of  any 
additional  support  requirements  which  require  to  be 
addressed  in  order  to  enable  the  student  to  participate  in 
the Appeal Committee Hearing without unfair disadvantage 
(e.g. hearing impairment, need for translation facilities); 
 
 
(v) 
The  University  shall  be  represented  by  a  member  of  the 
academic  or  senior  administrative  staff  nominated  by  the 
University  Secretary  &  Registrar:  except  that  where  the 
student  is  legally  represented  the  University  Secretary  & 
Registrar may appoint a legal  representative to act for the 
University; 
 
 
(vi) 
The  Appeal  Committee  shall  consider  the  written  appeal 
together  with  the  notice  giving  reasons  for  the  decision  of 
the Disciplinary Committee and shall permit the student or 
 
 
 
Regulation 12 
1
 
59
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
his  or  her  representative  if  present,  to  address  the 
Committee; 
 
 
(vii) 
In  its  sole  discretion  and  in  the  interests  of  justice  and 
fairness, the Appeal Committee may hear evidence on the 
part  of  the  student  not  tendered  at  the  Disciplinary 
Committee:  the  University’s  representative  may  question 
any  witness  called  by  the  student;  if  witnesses  are  to  be 
called  the  names  and  addresses  of  such  witnesses  shall 
be  made  available  to  the  University’s  representative  at 
least  five  working  days  before  the  meeting  of  the  Appeal 
Committee; 
 
 
(viii)  The Appeal Committee shall consider the matter and reach 
its  decision  in  private:  the  decision  on  finding  and  on 
penalty  shall  be  communicated  to  the  student  by  the 
Secretary  to  the  Appeal  Committee  in  writing  as  soon  as 
reasonably  practicable  after  the  meeting;  the  notice 
communicating  the  decision  shall  give  reasons  for  the 
decision; 
 
 
(ix) 
The decision of the Appeal Committee shall be final.  If the 
Appeal  Committee  allows  the  appeal,  any  penalty 
imposed,  or  recommendation  made  under  paragraph 
12.11,  shall  be quashed.  If the Appeal Committee rejects 
the appeal, it shall review the level of penalty imposed and 
may confirm it, reduce it or increase it within the limits set 
out  in  that  paragraph,  except  that  the  Appeal  Committee 
may  not  of  its  own  account  impose  the  penalty  set  out  in 
paragraph 12.11.1.iv) in substitution for any other penalty.  
A  recommendation  under  12.11.2  shall  similarly  be 
reviewed within the limits set out in paragraph 12.11.2.1.  If 
the Appeal Committee allows the appeal on penalty, it may 
reduce it within the limits set out in paragraphs 12.11.1 and 
12.11.2.1 respectively; 
 
12.13 

Records and Publication 
12.13.1 
Each  Authorised  Officer  and  the  Secretaries  to  the  Disciplinary 
Committee  and  Appeals  Committee  shall  keep  a  record  of 
disciplinary  action  taken.    With  regard  to  summarily  cases,  all 
correspondence  and  notes  shall  be  copied  to  Academic  Services 
within the Court & Senate Office for information. 
 
 
 
 
Regulation 12 
 
160
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

13 
 
APPEAL BY A STUDENT AGAINST A 
DECISION OF A SUBJECT PANEL, A 
PROGRESSION & AWARDS BOARD 
OR A DECISION RELATING TO 
WITHDRAWAL ON 
ATTENDANCE/ENGAGEMENT 
GROUNDS 
 
 
 

 
 
 
Regulation 13 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
13 
Appeal  by  a  Student  against  a  decision  of  a  Subject  Panel  (SP),  a 
Progression  &  Awards  Board  (PAB)  or  a  decision  relating  to 
withdrawal on Attendance/Engagement Grounds 

 
 
13.1 
Principles of academic appeals 
13.1.1 
Definition of an Appeal 
 
An academic appeal is defined as a request to review a decision 
of  an  academic  body  charged  with  decisions  on  student 
assessment, progression awards, and engagement. 
 
13.1.2 
Regulation  13  covers  the  regulations  related  to  an  academic 
appeal made by a student against a decision of a Subject Panel 
(SP), a Progression & Awards Board (PAB) or a School Panel. 
 
13.1.3 
An academic appeal may be made only by the individual directly 
affected;  they  may  NOT  be  lodged  by  a  third  party  such  as  a 
parent  or  other  representative.  The  only  exception  to  this  would 
be  a  student  with  disabilities  which  precludes  them  from 
submitting the appeal independently. 
 
13.1.4 
The privacy and confidentiality of a student will be respected at all 
stages  of  the  appeals  process.    The  circulation  of  personal  or 
medical evidence provided by a student submitting an appeal will 
be  restricted  to  staff  directly  involved  in  the  appeal  decision 
process. 
 
13.1.5 
Where  an  academic  appeal  also  contains  within  it  a  complaint 
and  vice  versa,  it  is  possible  for  the  appeal  or  complaint  to  be 
reclassified  either  by  the  student  or  the  University  (at  whatever 
stage  they  may  have  reached)  and  processed  under  the  most 
relevant  regulation or procedure if this is likely to lead to a more 
appropriate outcome for the person(s) appealing or complaining.  
 
13.2 
Advice 
 
Any student intending to lodge an appeal against a decision of an 
SP, or PAB or School Panel in accordance with these regulations 
will,  without  prejudice,  be  able  to  obtain  appropriate  advice  and 
counselling within the University.  In particular, a student can seek 
advice  from  staff  in  the  funding  and  advice  section  of  Student 
Services,  or  the  Campus  President  and  the  Student 
Representation Co-ordinator at the Students' Association. 
 
13.3 
Grounds for an Appeal 
13.3.1 
A student can appeal a decision of a Subject Panel or Progression 
& Awards Board if: 
 
 
Regulation 13 
161 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
  There  is  evidence  that  there  has  been  a  computational  or 
administrative  error  in  the  recording  or  processing  of  their 
marks; 
  An examination or assessment related to the decision was not 
conducted in accordance with the University’s regulations; 
  They  can  provide  additional  mitigation  circumstance 
information which was not originally available to the Mitigation 
Panel. 
 
Where a student could have reported this additional information to 
the  Mitigation  Panel  prior  to  its  meeting,  the  mitigating 
circumstances cannot then be cited as grounds for appeal unless 
there is a compelling reason why these were not disclosed in the 
first instance. 
 
13.3.2 
The  following  will  NOT  be  considered  grounds  for  an  appeal 
against a decision of an SP: 
  A  student  questions  the  academic  or  professional  judgement 
of the examiners; 
  A  student  is  disappointed  with  a  result  where  marks  have 
been  accurately  recorded,  assessment  regulations  correctly 
followed and there is no evidence of material irregularity; 
  A student’s mitigation circumstances were made known to the 
Mitigation  Panel,  were  fully  considered  and  the  outcome 
passed to the SP for implementation. 
 
13.3.3 
A  student  can  appeal  a  decision  of  a  School  Panel  to  remove 
them from a module or programme for non-engagement if: 
  There is evidence of a procedural irregularity in relation to the 
implementation  of  the  University’s  Student  Engagement 
Policy; 
  They  can  provide  additional  mitigating  circumstance 
information  which  was  not  originally  available  to  the  School 
Panel. 
 
Where  a  student  could  have  reported  this  additional 
information  to  the  School  Panel  prior  to  its  meeting,  the 
mitigating  circumstances  cannot  then be  cited  as  grounds for 
appeal  unless  there  is  a  compelling  reason  why  these  were 
not disclosed in the first instance. 
 
13.3.4 
The following will NOT be considered grounds for appeal against 
decision of a School Panel: 
  A  student  has  not achieved  the minimum  level of attendance 
and  engagement  set  out  in  the  University’s  Student 
Engagement Policy and the student cannot provide mitigating 
evidence; 
 
 
Regulation 13 
162 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
  A  student  has  not  responded  to  any  of  the  University’s 
attempts  to  contact  them  regarding  poor  attendance,  as  set 
out in the University’s Student Engagement Policy. 
 
13.4 
Submission of an Appeal 
13.4.1 
A  student  must  submit  their  academic  appeal  in  writing  on  the 
relevant  form  within  10  working  days  from  the  notification  date 
which  informed  them  of  the  decision  against  which  they  are 
appealing. 
 
The 
form 
can 
be 
obtained 
on-line 
at 
http://www.uws.ac.uk/current-students/rights-and-
regulations/academic-appeals-and-mitigation/ 
or from the Student 
Link on any campus. 
 
 
The  student  must  submit  the  form  to  Academic  Services  within 
the 
Court 

Senate 
Office 
including 
any 
supporting 
documentation.    If  the  student  is  posting  their  appeal,  it  is 
advisable  to  get  a  Certificate  of  Posting  at  the  Post  Office.    A 
student 
can 
submit 
their 
appeal 
electronically 
to 
xxxxxxx@xxx.xx.xx, scanning any supporting documentation. 
 
13.4.2 
An  academic  appeal  submitted  in  one  trimester  must  relate  to  a 
decision  from  an  SP,  PAB  or  School  Panel  from  the  same  or  the 
previous trimester. 
 
13.4.3 
If  a  student  fails  to  submit  an  academic  appeal  within  the 
timescales  noted  in  13.4.1  and  13.4.2,  the  appeal  may 
exceptionally  be  considered  at  a  later  date  provided  there  are 
compelling  reasons  why  it  could  not  be  submitted  on  time  and 
these  are  detailed  in  full  with  supporting  evidence  at  the  time  of 
submission. 
 
13.4.4 
An academic appeal may NOT be lodged against a ‘Defer’ decision 
of  an  SP  or  a  ‘Defer Chair’  decision  of  a  PAB  since  this  is  not  a 
final decision on progress or status. 
 
13.5 
An  academic  appeal  may  not  be  lodged  subsequent  to  the 
conferment/receipt of a University award. 
 
13.5 
Appeals Group of the Education Advisory Committee 
13.5.1 
The  Appeals  Group  of  the  Education  Advisory  Committee  will 
comprise  the  Chair  and  two  staff  members  of  the  Education 
Advisory  Committee  who  have  had  no  involvement  with  the 
appellant  or with the decision which  is the subject of the appeal.  
Only  those  members  of  the  Education  Advisory  Committee  who 
have  been  trained  in  the  appeals  procedure  are  permitted  to  sit 
on the Group. 
 
13.5.2 
The  Appeals  Group  will  meet  when  required  each  trimester  to 
consider the academic appeals cases submitted by students. 
 
 
Regulation 13 
163 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
13.5.3 
A  member  of  staff  from  Academic  Services  shall  serve  as 
Secretary to the Appeals Group. 
 
13.6 
Procedures for the Consideration of an Academic Appeal 
13.6.1 
All  documentation  relevant  to  each  appeals  case,  including  the 
appeal  form  and  supporting  evidence  from  a  student,  will  be 
copied  to  members  of  the  Appeals  Group.    Where  appropriate, 
the documentation will also include: 
  Written  statements  or  evidence  from  relevant  staff  in  a 
School/Department or Chair of an SP, PAB or School Panel; 
  A copy of the student’s transcript. 
 
13.6.2 
A copy of all relevant documentation  will also be provided to the 
student submitting the appeal for information, prior to the meeting 
of the Appeals Group. 
 
13.6.3 
A student has the option to attend the Appeals Group meeting to 
make a statement to the members of the group.  The student can 
be accompanied to the meeting. 
 
The  person  accompanying  the  student  is  there  to  support  the 
student  and  as  such  would  not  be  expected  to  make  any 
statement, or to answer questions, on behalf of the student. 
 
 
Where it would help the Group to make a decision on a particular 
appeals  case,  the  Chair  of  the  Appeals  Group  can  invite  any 
member  of  staff to  attend a meeting  of  the  Group  to  discuss  the 
case. 
 
13.6.4 
Given the multi-campus nature of the University, meetings will be 
scheduled  across  campuses.    The  Group  will  also  make  use  of 
electronic  meetings,  e.g.  video  conferencing  and  conference  call 
facilities. 
 
13.6.5 
In  making  its  decision  on  each  individual  academic  appeal,  the 
Appeals Group will judge the case on the basis of the grounds of 
Appeal  (noted  in  Regulation  13.3),  the  conditions  for  submission 
(noted  in  13.4)  and  the  narrative  and  evidence  provided  by  the 
student. 
 
13.7 
Notification of the Result of the Appeal 
13.7.1 
A student will be notified of the result in writing within five working 
days after the Appeals Group has met. 
 
 
The letter will include a form indicating whether or not the student 
accepts  the  outcome.    This  form  must  be  returned  to  the 
University within five working days; if it is not returned within five 
 
 
Regulation 13 
164 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
days  it  will  be  assumed  that  the  outcome  is  acceptable  to  the 
student and the file will be closed. 
 
13.7.2 
If  an  academic  appeal  against  a  decision  of  an  SP  or  PAB  is 
upheld,  the  Chair  of  the  appropriate  SP  or  PAB  will  be  informed 
that  the  case  has  been  upheld  and  requested  that  the  original 
decision  for  the  assessments  in  question  be  re-considered 
accordingly. 
 
 
In situations where a decision of an SP is subsequently modified, 
the  relevant  PAB  will  be  required  to  reconsider  any  decision 
previously  made  on  the  basis  of  the  original  decision  of  the  SP.  
Consultation  with  the  external  examiner  may  be  required  at  this 
stage. 
 
 
If an academic appeal against a decision of an SP or PAB is NOT 
upheld,  the  Chair  of  the  appropriate  SP  or  PAB  will  be  informed 
that  the  case  has  been  rejected  and  the  original  decision  of  the 
SP or PAB is upheld. 
 
13.7.3 
If  an  academic  appeal  against  decision  of  a  School  Panel  is 
upheld, the Chair of the Panel will be informed that the case has 
been  upheld  and  requested  that  the  original  decision  be 
re-considered accordingly. 
 
 
If an academic appeal against decision of a School Panel is NOT 
upheld,  the  Dean  of  School  will  be  informed  that  the  case  has 
been  rejected  and  the  original  decision  of  the  Dean  of  School  is 
upheld. 
 
13.8 
Options available to the student following the decision of the 
Appeals Group 

13.8.1 
A student will have the right to request a review of the handling of 
their appeal case on procedural grounds only.  The student must 
make  this  request  (in  writing)  to  the  Chair  of  Senate  within  10 
working  days  of  receiving  the  outcome  letter  from  the  Appeals 
Group. 
 
13.8.2 
The Chair of Senate will appoint an academic member of Senate 
to review the procedures and report back to the Chair of Senate 
within  four  weeks.    The  appointed  person  will  have  had  no 
previous involvement with the appellant or with the decision which 
is the subject of the appeal. 
 
 
The  Chair  of  Senate  shall  then  determine  whether  or  not  the 
decision  of  the  Appeals  Group  was  procedurally  correct.    The 
Chair of Senate’s view on this shall be final. 
 
 
 
Regulation 13 
165 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
13.8.3 
The  Chair  of  Senate  will  notify  the  student  of  the  outcome  in 
writing within five working days of receiving the review report from 
the senior member of staff. 
 
13.8.4 
The  review  process  marks  the  end  of  the  University’s  appeals 
procedures.    When  the  outcome  is  notified  to  the  student,  it  will 
include information on the student’s right to refer their case to the 
Scottish Public Service Ombudsman.  Further information can be 
found at www.spso.org.uk. 
 
13.9 
Status of a Student during an Academic Appeal 
13.9.1 
If  a  student  submits  an  academic  appeal  part  way  through  the 
level or year, they may continue provisionally until such time as a 
decision has been reached.  This is to ensure that the student is 
not  academically  disadvantaged  if  the  appeal  is  subsequently 
upheld.    Continued  attendance  on  placements  will  be  at  the 
discretion of the relevant School. 
 
13.9.2 
If a  student  submits an  academic appeal at the end of  a level or 
year of study: 
a) 
The student will be permitted to enrol on the next level but 
only on a conditional basis.  If their appeal is subsequently 
upheld,  the  student’s  enrolment  would  be  confirmed.    If 
their  academic  appeal  is  not  upheld  the  student’s 
enrolment would be terminated immediately. 
 
b) 
The only exception to (a) is where a student is progressing 
from Level 9 to Level 10 (Honours) where progression with 
credit deficit is not normally permitted.  In these cases, the 
assessment  regulation  specifying  progression  to  Level  10 
will take precedence over the appeal regulation. 
 
 
If  under  these  circumstances  a  student  continued  with  their 
studies  they  will  be  informed  that,  pending  the  outcome  of  any 
appeal,  they  may  be  required  to  withdraw  from  their  programme 
or from the University. 
 
13.9.3 
If  the  student  is  deemed  to  be  eligible  for  an  award  and  they 
subsequently submit an appeal they will be permitted to graduate 
and  to  receive  the  award  agreed  by  the appropriate  Progression 
& Awards Board.  If the student’s appeal is successful and results 
in achieving a different award,  they will be required to return any 
degree parchment before the new award is sent to them. 
 
13.9.4 
Once  an  award  is  conferred,  either  in  person  or  in  absentia,  the 
student may not appeal against the award. 
 
 

 
 
 
Regulation 13 
166 
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
13.10 
Records 
13.10.1 
All original documents will be kept centrally in Academic Services 
within the Court & Senate Office for five years after the date of the 
last action in the case and in accordance with the Data Protection 
Act. 
 
 
Regulation 13 
167 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

14 
 
SENATE AND ITS COMMITTEES 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
 
2014/15 Edition 


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
CONTENTS PAGE 
 
 
COMMITTEE STRUCTURE CHART 
 

THE COURT 
 

THE SENATE  
 

SCHOOL LEADERSHIP TEAM 
 

SCHOOL BOARDS 
 

PROGRAMME BOARDS 
 

SCHOOL EDUCATION FORUM 
 

SCHOOL INTERNATIONAL FORUM 
 

SCHOOL RESEARCH & ENTERPRISE FORUM 
 

SCHOOL ETHICS COMMITTEES (under review) 
 
10 

PROGRESSION & AWARDS BOARDS 
 
11 

SUBJECT PANELS 
 
12 

SCHOOL PLAGIARISM PANELS 
 
13 

UNIVERSITY MITIGATION PANEL(under review) 
 
14 

STUDENT/STAFF LIAISON GROUP 
 
15 

EXECUTIVE GROUP 
 
16 

SENIOR MANAGEMENT TEAM 
 
17 

LEADERSHIP FORUM 
 
18 

INFORMATION SERVICES ADVISORY GROUP 
 
19 

ACADEMIC PLANNING GROUP 
 
20 

INCIDENT MANAGEMENT COMMITTEE 
 
21 

EDUCATION ADVISORY COMMITTEE 
 
22 

ACADEMIC QUALITY COMMITTEE 
 
 
 
 
Regulation 14 
 
2014/15 Edition 
 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
23 
ASSESSMENT POLICY & PRACTICE COMMITTEE 
 
24 

APPEALS GROUP 
 
25 

STUDENT EXPERIENCE COMMITTEE 
 
26 

INTERNATIONAL ADVISORY COMMITTEE 
 
27 

COLLABORATIVE FORUM 
 
28 

UKVI COMPLIANCE OVERSIGHT GROUP 
 
29 

RESEARCH & ENTERPRISE ADVISORY COMMITTEE 
 
30 

GRADUATE SCHOOL BOARD 
 
31 

UNIVERSITY ETHICS COMMITTEE 
 
32 

DUE DILIGENCE 
 
33 

DISCIPLINARY COMMITTEE 
 
34 

REGULATIONS COMMITTEE 
 
 
 
 
Regulation 14 
 
2014/15 Edition 
 


































 
n

itio
 
 
d
 
 
t/
 
 
n
s
 
e
n
p
 E
e
ff
u
fic
d
ta
o
S
iaiso
/15
tu
S
L
Gr
 Of
14
e
20
 
nat
 
e
e
ls
e
 
  
 
n
s
s
n
 S
a
e
o

 
mm
P
n
rd
d
s
 &
ct 
l li
 
ra
a
ssi
rd
g
o
je
 
b
rra
u

re
war
a
B
g
ro
A
o
ourt
m
fe
P
ro
B
C
ru
 S
e
DS

P

o
to
 r
 
 F
e
l in
OO
R
 
e
n
e
 1
 
rise
n
ltipl
A
6
a

o
 P
 
m
a
rp
 
u
m
ru
e
te
e
 P
CH
o
 m
ru
o
n
itt
s
o
tion
S
l F
BO
ch

 
rism
 E
m
ls
S
ia
te
 F
a
a
 &
m
g
a
jec
e
n
n
iti
b
n
lag
ic
tio
u
a
tio
P
a
rch
d
pendix
a
 M
n
S
P
ca
u
rn
se
ics Co
m
 i
o
 
 
p
d
te
e
th
e
fr
b 1 s
u
A
e
 
l E
l In
l R
l E
ts 
 lin
h

o
o
o
o
u
d
c
o
o
o
o
o
tp
l S
te
a
o
te
ch
ch
ch
ch
u
o
it
h
S
S
S
o
 S
1
  
  
  
 
* O
Dot
h
r e
mm
fo
Sc
Disciplinary 
c
S
o
C
Committee (as 
required)         
Regulations 
Committee (as 
required)              
Due Diligence 
Group 
 
 
e

c
e
n
te
University 
e
d
rien
e
 
Ethics 
tu
mmit
S
p
x
o
Committee 

 
E
C
y
n
168
 
 
 

E
rsit
e
tio
e
id
a
n
a
T
W
itig
P
RT
M
A
Unive
 
 
 
 
U
c
  
e
N
E
mi
te
e
lity
d
a
CO
a
mmit
SE
TION 
ORY
c
Qu
o
A
ITTE
A
C
  
ls
 
C
IS
M
p
V
a
e
u
 
p
o
DU
D
p
Gr

 
A
E
A
COM
n
e
e
 
 
e
te
m
 &
s
y
tic
s
lic
c
e
s
o
ra
mmit
s
P
P
o
C
 
 
A
 
 
 
 
L
e
 
 
m
 
A
 
 
 
 
tiv
n
ro
ip
 
c
 
E
ra
m
o
u
o
 f

s
 
o
b
ti
g
o
rsh
m
mi
ing
p
p
 
e
n
e
a
e
n
u
lla
For
c
rti
ch
d
e
d
o
x
o
S
a
T
a
e
lan
TION
ORY
o
E
c
Gr
ITTE
C
L
A
P
A
Rep
IS
M
V
 
D
 
A
e

nd
COM
c
 
la

 
p
 
V
igh
lian
u
ot
 
INTERN
K
rs
o
c
IVE 
P
nt
p
p
U
e
 
m
Gr
 S
T
e
 
hi
o
or 
m
m
Ov
s
m
C
t of
U
e
s
OU
ni
g
ea
der
e
Se
T
Foru
W
na
GR
a
Lea
M
 
 the 
 
4
EXEC
 
1
 
 of
 & 
E
E

ity
H
 
tio
rs

a
C
e
 

ORY
te
v
 

R
ITTE
a
o
u
o
 
 
n
gul
ni
s
  

e
e
d
IS
d
h
e
A
U
 
 
  tion   e ry   p  
 
 
 
 
  n  
o
m
te   ire  
 
 
 
 
 
 
 
 
 M
 
 
 
  a   c
it
S  
 
 
 
 
 
 
 
R
 
a
ic
u
e
u
E
V
is
o
ide
g
q
 
rm
rv
v
D
Gr
c
a
e
d
mm
fo
Gr
S
A
In
n
o
 re
ES
NTERPRIS
s
A
a
In
C
M
(a
R
E
COM


University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 

University Court 
University  Court  is  the  supreme  governing  body  of  the  University.  It  is 
responsible  for  the  appointment  of  both  the  Chancellor  and  the  Principal  and 
Vice  Chancellor.  It  oversees  the  general  strategic  direction  of  the  University 
and  is  responsible  for  its  administration,  employment  (including  safety), 
financial, property and all legal matters. The Court arranges for the Principal to 
discharge  its  functions  relating  to  the  organisation  and  management  of  the 
University.  The Powers of Court are set out in Schedule 1 of the University of 
the West of Scotland Order of Council 2009. 
 
The  Court  is  required  to  delegate  to  Senate  certain  functions  relating  to  the 
academic  work  of  the  University.  The  Court  is  assisted  in  discharging  its 
functions under the University constitution and the Financial Memorandum with 
the Scottish Funding Council (SFC) by its committees. 
 
Please refer to the Court website 
(http://www.uws.ac.uk/about/structure/court/index.asp) for further information. 
 
 

The Senate (under review) 

Membership 

The Senate shall consist of the following persons: 
 
a) 
Ex-officio Members 
 
The Principal and Vice Chancellor; the Depute Principal; the 
Vice  Principals;  Deans  of  the  Faculties;  Heads  of  Schools; 
President of the Students' Association. 
 
 
Such Heads of Support Services as may be determined by 
the Senate on the recommendation of the Chair of Senate. 
 
 
b) 
Co-opted Members 
 
Such number of persons, not exceeding four, as have been 
co-opted by Senate. 
 
 
c) 
Elected Members 
 
 
i) 
Three  members  of  academic  staff  elected  by  and 
from among the academic staff in each Faculty. 
 
 
 
ii) 
Three 
members 
elected 
by 
and 
from 
the 
Professoriate. 
 
 
 
iii) 
Three  members  of  the  academic  staff  of  the 
University elected from among the academic staff of 
the University. 
 
Each  of  the  elected  members  shall  be  so  elected  in  accordance 
with the arrangements by the Senate from time to time. 
 
 
 
Regulation 14 
169   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
d) 
Student Representation 
i) 
The President of the Students’ Association;  
ii) 
One  matriculated  student  from  each  campus 
nominated by the Students’ Association in a manner 
to  be  specified  in  a  scheme  made  by  the  Students’ 
Association and approved by Court. 
 
It shall not be competent for one individual to be a member of the 
Senate in more than one of the capacities listed in paragraph 1 at 
any given time. 
 

Elected members from among the academic staff of the University 
and co-opted members shall hold office for a period not exceeding 
four  years.    Members  nominated  from  among  the  matriculated 
students  of  the  University  in  accordance  with  paragraph  1(d)(ii) 
shall hold office for such period as has been approved by the Court 
prior to their nomination. 
 

In  paragraph  1(a)  each  of  the  expressions  ‘heads  of  school’  and 
‘heads of support services’ includes such other staff as the Court 
deems of equivalent standing or otherwise appropriate, whether by 
virtue of their holding a successor office or title or otherwise. 
 

Elected  and  co-opted  members  of  Senate  may  be  further  elected 
and/or  co-opted  to  the  Senate  (as  the  case  may  be)  on  expiry  of 
their period of office.  
 

The Principal and Vice Chancellor shall be the Chair of Senate. 
 
Proceedings 

The proceedings of Senate shall be regulated by a scheme made 
by  the  Senate  and  approved  by  the  Court  and  the  scheme  may 
provide for: 
 
a) 
The appointment by the Senate of such committees, as they 
consider appropriate; and 
 
 
b) 
The  co-option,  subject  to  paragraph  1(b)  [above],  by  the 
Senate  of  additional  members  (including  where  they 
consider  it  appropriate,  representatives  of  the  students  in 
attendance at the University) of Senate, or of any committee 
thereof,  for  specific  purposes  and  for  any  other  matters 
connected with the functions of the Senate. 
 

Any scheme made and approved under paragraph 6 shall include 
provision for: 
 
a) 
The appointment of a Vice Chair of the Senate; and 
 
 
 
 
Regulation 14 
170   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
b) 
A minimum number of meetings of the Senate in each year. 
 
 

STANDING ORDERS 
STANDING  ORDERS  FOR  SENATE  AND  SENATE  COMMITTEES 
CONSTITUTED 1 APRIL 1993 

The  Standing  Orders  are  supplemental  to  the  University’s  constitution  (the 
"Constitution”)  which  is  contained  in  a  statutory  instrument  of  1993,  as 
amended (the most recent amendments having been made by the University of 
the West of Scotland Order of Council 2009)  and shall always be interpreted in 
accordance therewith. 
 

Ordinary Meetings 
 
Ordinary  meetings  of  the  Senate  shall  occur  at  such  dates,  times 
and  places  as  the  Senate  shall  determine.    Currently  this  is  four 
times per year. 
 

Extraordinary Meetings 
 
Extraordinary  meetings  may  be  called  on  the  instructions  of  the 
Chair  or  on  a  requisition  signed  by  not  less  than  one-third  of  the 
membership. 
 

Notice of Meetings 
 
The  Secretary  to  the  Senate  shall  issue  members  notices  of 
meetings  of  Senate  at  least  five  days  before  the  day  of  the 
meeting,  specifying  the  time,  place,  day  and  hour  of  the  meeting 
and the business to be considered. 
 

Agenda 
 
The  Agenda  of  ordinary  meetings  of  the  Senate  shall  commence 
with  "Apologies  for  Absence"  followed  by  "determination  of  other 
competent  business"  under  which  the  Senate  shall  determine 
whether to include under "Other Competent Business" such items 
as are notified for this purpose to the Secretary to Senate at least 
24 hours before a meeting. 
 

Order of Voting 
 
Where  a  proposal  is  amended,  voting  will  take  place  on  the 
amendment against the proposal, or the series of amendments, in 
the order of last amendment first, until a single amendment is put 
against  the  proposal.    Thereafter  voting  will  take  place  upon  the 
proposal or the proposal amended. 
 

Dissent from Decision 
 
No  one  shall  be  entitled  to  enter  his  or  her  dissent  from  any 
decision,  except  at  the  meeting  at  which  it  has  been  passed;  but 
 
 
 
Regulation 14 
171   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
any member not present may at the next meeting have his or her 
dissent recorded. 
 

Rescission of a Decision 
 
No  proposal,  nor  any  amendment  to  any  such  proposal,  shall  be 
moved if  it involved a reconsideration of  any question or proposal 
which  has  been  decided  or  adopted  by  the  Senate  at  any  time 
within  the  preceding  six  months  unless  -  (a)  it  is  moved  by  the 
Chair or (b) in addition to being signed by the proposer, it is signed 
by at least one-third of the total members of the Senate. 
 

Minutes of the Previous Meeting 
 
The minutes of the previous meeting shall be sent to members of 
Senate along with the notice calling the next meeting; and shall be 
submitted for approval as a correct record. 
 

Quorum for Senate 
 
The  quorum  for  meetings  of  the  Senate  shall  be  one-third  of  the 
total membership. 
 
10 
Chair and Vice Chair 
 
The  Principal  shall  be  the  Chair  of  Senate,  the  Depute  Principal 
shall be the Vice Chair.  In the absence of the Principal the Depute 
Principal will preside as Chair at any meeting. 
 
11 
Casting Vote 
 
The Chair shall have a deliberative vote and casting vote and shall, 
subject to the Standing Orders, decide all questions of order. 
 
12 
Election of Members of Senate 
 
 
The  Constitution  provides  for  the  following  elected  members  of 
 
Senate: 
(i) 
Three  members  of  academic  staff  elected  by  and  from 
among the academic staff in each Faculty. 
 
(ii) 
Three members elected by and from the Professoriate. 
 
(iii) 
Three  members  of  the  academic  staff  of  the  University 
elected from among the academic staff of the University. 
 
 
The  election  of  such  members  of  Senate  shall  be  in  accordance 
with the following scheme: 
 
 
a) 
The Secretary to Senate shall oversee the operation of this 
scheme and be the Returning Officer.  
 
 
 
 
Regulation 14 
172   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
b) 
Ex-officio  members  of  Senate  are  not  eligible  for 
nomination to elected posts nor can they nominate or vote 
in any of these elections.  Ex-officio membership of Senate 
includes Deans of Faculty and Heads of School.  Members 
of  the  Professoriate  are  not  eligible  for  nomination  to 
elected  posts  under  (i)  nor  can  they  nominate  or  vote  in 
these elections. 
 
 
 
c) 
In respect of (i) nominations will be sought from among the 
staff  on  academic  terms  and  conditions  in  the  Faculty.    If 
the  number  of  nominations  exceeds  the  number  of 
vacancies  an  election  will  be  required.    All  nominations 
must  be  supported  by  10  members  of  the  Faculty 
electorate  with  not  more  than  six  from  one  School.    Each 
nominee should submit on the back of the nomination form 
a statement in support of their candidacy (to a maximum of 
200 words).  This will form the basis of a statement which 
will be circulated with the voting forms. 
 
 
 
 
In respect of (ii) nominations will be sought from among the 
professorial staff on academic terms and conditions in the 
University.    If  the  number  of  nominations  exceeds  the 
number  of  vacancies  an  election  will  be  required.    All 
nominations  must  be  supported  by  four  members  of  the 
electorate.    Each  nominee  should  submit  on  the  back  of 
the  nomination  form  a  statement  in  support  of  their 
candidacy (to a maximum of 200 words).  This will form the 
basis of a statement which will be circulated with the voting 
forms. 
 
 
 
 
In  respect  of  (iii)  nominations  will  be  sought  from  among 
the staff on academic term and conditions in the University 
excluding members of the Professoriate.  If the number of 
nominations exceeds the number of vacancies an election 
will be required.  All nominations must be supported by 10 
members  of  the  electorate  of  whom  not  more  than  six 
should  be  from  any  one  Faculty.    Each  nominee  should 
submit  on  the  back  of  the  nomination form  a  statement  in 
support  of  their  candidacy  (to  a  maximum  of  200  words).  
This  will  form  the  basis  of  a  statement  which  will  be 
circulated with the voting forms. 
 
 
 
 
The  call  for  nominations  under  (iii)  will  follow  the 
conclusion of the arrangements set out for (i) and (ii). 
 
d) 
All elections shall be on a "first past the post" basis. 
 
 
e) 
Not  less  than  fourteen  days  will  be  between  the  issue  and 
return  of  nomination  forms.    Not  more  than  twenty-eight 
 
 
 
Regulation 14 
173   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
days  will  elapse  between  the  close  of  nominations  and 
election day (if required). 
 
 
f) 
Voting papers will be circulated by internal post with a return 
by a specific date/time. 
 
 
g) 
Votes  will  be  counted  at  the  end  of  poll  under  the 
supervision of the Secretary to the Senate. 
 
 
h) 
In  the  event  of  a  tie,  the  names  of  the  candidates  will  be 
placed  in  a  box  and  drawn  out  by  the  Secretary  to  the 
Senate  in  the  presence  of  the  candidates.    The  name 
selected will be declared to be the successful candidate. 
 
 
i) 
The  Chair  of  Senate  shall  be  empowered  to  rule  on  any 
procedural  matters  or  questions  arising  from  the 
arrangements for the appointment and election of members 
to  the  Senate,  subject  to  report  of  the  matter  and  its 
outcome to the next scheduled meeting of the Senate. 
 
NOTE: 
The  Secretary  to  the  Senate  may  call  on  the  support  of  Faculty 
Managers  in  connection  with  the  arrangements  for  Faculty 
elections. 
 
13 

Ordinary Business 
 
The  ordinary  business  of  the  Senate  shall  be  composed  of  such 
items as are deemed necessary by the Senate to fulfil its statutory 
functions. 
 
14 
Committees of the Senate 
 
a) 
Senate  may  from  time  to  time  set  up  such  standing 
committees,  "ad  hoc" committees and  working  parties  as  it 
deems necessary. 
 
 
b) 
Any committee set up by the Senate shall, in so far as they 
are  relevant,  conduct  their  business  under  the  same 
standing orders as the Senate. 
 
15 
Reserved Business 
 
Where  any  meeting  of  the  Senate  or  any  Senate  Committee 
receives  business  which  is  to  consider  the  salary,  conditions  of 
service,  appointment,  promotion,  suspension  or  dismissal  of  any 
member  of  staff,  student  members  of  the  Senate  shall  withdraw 
from  the  meeting  unless  invited  to  remain  by  a  resolution  of  the 
other members of the Senate or committee present at the meeting. 
 
 
Any member of Senate who has a personal interest, or an interest 
of kinship, in any matter and is present at a meeting at which the 
matter  is  being  considered,  must  disclose  the  interest  to  the 
 
 
 
Regulation 14 
174   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
meeting.    Declarations  of  interest  shall  be  noted  in  the  minute  of 
any meeting at which they are raised.  Where there is a declared 
interest in respect of any matter under consideration at a meeting, 
the meeting must decide whether there is a conflict of interest and 
whether  the  member  concerned  shall  be  present  during  the 
discussion, receive papers on the matter or speak or vote on it. 
 
16 
Suspension of Standing Orders 
 
In case of urgency any one or more of the standing orders may be 
suspended  at  any  meeting.    As  regards  any  business  at  such 
meeting,  provided  that  no  less  than  two  thirds  of  the  members  of 
the Senate are present, then voting shall so decide. 
 
 

POWERS AND FUNCTIONS 

To  discharge  the  functions  of  the  Court  relating  to  the  overall 
planning,  co-ordination,  development  and  supervision  of  the 
academic work of the University. 
 

To  oversee  the  academic  work  of  the  University  including  the 
approval  of  programmes,  the  admission  of  students,  teaching, 
examinations, appointment of External Examiners and awards. 
 

To maintain and enhance academic standards. 
 

To  maintain  the  regulatory  framework  for  the  maintenance  of 
quality  and  standards  of  programmes  leading  to  awards  of  the 
University. 
 

To  promote  the  academic  development  of  the  University  and  the 
efficient use of resources. 
 

To promote research and consultancy and other scholarly activity. 
 

To promote the professional development of staff. 
 

To establish such Boards, Committees and ad hoc working parties 
having  such  membership  and  terms  of  reference  as  the  Senate 
may  prescribe  and  to  delegate  to  such  Boards  and  Committees 
and working parties the power to act on its behalf as appropriate. 
 

To  receive  reports  on  the  proceedings  of  Faculty  Executives*, 
Committees and other academic bodies of the University.  To give 
direction  to  and  to  consider  recommendations  from  such  Boards 
and Committees and bodies. 
 
10 
To regulate the discipline of the students of the University. 
 
 
 
 
Regulation 14 
175   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
11 
To  report  to  Court  on  any  academic  matter  and  on  any  matter 
referred to the Senate by Court. 
 
*Note: (or Faculty Boards as appropriate) 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
176   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 

School Leadership Team 
 
 
Membership 

Chair   
 
 
Dean of School 
 
Ex-officio 
Assistant Dean (Education) 
 
Assistant Dean (Research & Enterprise) 
 
Assistant Dean (International) 
 
School Executive Manager 
 
Attending members 
Additional  members  may  be  invited  to  attend 
required. 
 
Administrative support 
A  member  of  administrative  staff  appointed  by  the 
School Executive Manager 
 
Quorum 

Normally one-third of the total membership. 
 
Remit 

 
To  allocate  the  resources  required  to  ensure  effective  delivery  of  the 
School’s  performance  objectives  across  the  policy  portfolios  of: 
Education; Research and Enterprise; and International; 
 
 
Working  with  and  through  School  Board,  the  School  Education  Forum, 
the School Research and Enterprise Forum and the School International 
Forum, to secure the above; 
 
 
To monitor and manage the School’s budget, ensuring effective delivery 
of all financial targets and objectives; 
 
 
To  monitor  and  manage  the  school’s  staff  resources,  ensuring  that 
effective appointment, recruitment, and leadership succession plans are 
in  place  across  all  areas  of  School  activity,  and  that  effective 
performance management systems and process are secured; 
 
 
To ensure that the School meets all University and external planning and 
reporting requirements. 
 
Frequency of meetings 

Bi-weekly 
 
Reporting 

The School Leadership Team will report on an exception basis to the Executive 
Group. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
177   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 

School Boards 
 
 
Membership 

Chair 
Dean of School 
 
Ex-officio 
Assistant Dean (Education) 
 
Assistant Dean (Research & Enterprise) 
 
Assistant Dean (International) 
 
School Executive Manager 
 
Appointed members 
Programme Leaders representation;  
Student  representatives  (two  elected  from  a 
School-wide constituency);  
School Research Institute, Centre or Group Leads;  
School academic staff representatives (two elected 
from a School-wide academic staff constituency);  
 
Attending members 
School service delivery staff (two elected from a 
School-wide service delivery staff constituency).  
Additional members to be co-opted as required. 
 
Administrative support 
A member of administrative staff appointed by the 
School Executive Manager 
 
Quorum 

Normally one third of the total membership. 
 
Remit 

The School Board oversees the development, performance and delivery of all 
academic provision. The remit of the Board shall include: 
 
Advising  the  Dean  and  the  School  Leadership  Team  on  matters  of 
academic policy. 
 
 
Overseeing  academic  provision  in  the  School  relating  to  both  taught 
programmes and research activity; 
 
 
Overseeing  implementation  of  the  University’s  Corporate  Strategy 
across the School; 
 
 
Deliberating  on  any  matters  relating  to  the  School  and  any  matter 
referred  to  it  by  Senate  with  the  purpose  of  conveying  its  views  and 
recommendations thereon to Senate; 
 
 
Working  with  and  through  the  School  Education  Forum  to  co-ordinate 
and  formally  approve  all  issues  and  documents  relating  to  the  annual, 
and  ongoing  quality  and  standards  of  the  School’s  provision  across  its 
undergraduate,  taught  postgraduate  and  postgraduate  research 
 
 
 
Regulation 14 
178   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
portfolios,  including  the  management  and  forward  planning  of 
professional accreditation of School programmes; 
 
 
Working with and through the School Education Forum to oversee new 
programme  approvals  including  approval  of  reports  and  monitor  of 
progress in addressing conditions and recommendations; 
 
 
Working  with  and  through  the  School  Education  Forum  to  recommend 
for  approval  the  appointment  of  external  examiners  to  the  School’s 
modules and programmes; 
 
 
Working  with  and  through  the  School  Education  Forum  to  oversee 
external  examiner  reports  and  responses  across  the  School’s 
programmes; 
 
 
Working with and through the School Research and Enterprise Forum to 
approve  the  plans,  strategies  and  objectives  of  the  School’s  Research 
Institutes, Centres or Groups and ensure that all aspects of the School’s 
formulation  and  delivery  of  the  research  and  enterprise  strategy  are 
properly managed; 
 
 
Working with and through the School Research and Enterprise Forum to 
ensure that  all  elements  of  the  School’s  postgraduate  research  student 
experience  are  delivered  in  line  with  objectives,  including  matters 
relating to student support, progression and completion; 
 
 
Working with and through the School International Forum to ensure that 
all  aspects  of  the  School’s  formulation  and  delivery  of  the  international 
strategy  are  properly  managed,  including  international  recruitment, 
partnerships,  curriculum  issues,  outward  and  inward  staff  and  student 
mobility, marketing, promotion and recruitment. 
 
Frequency of meetings 

Four times per academic year. 
 
Reporting 

The School Board will report to Senate. 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
179   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 

Programme Boards 
 
 
Membership 
(Note that particular roles on each Board may vary according to the size and 
focus of the Programme) 
 
Chair 
Programme Leader 
 
Vice Chair 
Depute programme leader (for large Programmes) 
 
Ex-officio 
Assistant Dean (Education) 
Year Leaders (Where appropriate) 
Representatives from contributing disciplines 
Admissions Officer 
Assessment Officer 
Employability/Placements Lead 
Internationalisation and Global Citizenship Lead 
Learning and Teaching Lead 
Student  representatives  (one  for  each  level  of  the 
Programme) 
 
Appointed members 
Additional  members  to  be  co-opted  as  required, 
including representatives of external partners. 
 
Administrative support 
A  member  of  School  Administrative  staff  appointed 
by 
the 
School 
Education 
Service 
Delivery 
Co-ordinator 
 
Quorum 

Normally one third of the total membership. 
 
Remit 

All  undergraduate  and  postgraduate  programmes  are  located  within  Schools. 
Programme Boards will be represented via Programme Leaders on the School 
Education Forum and are through this mechanism accountable to the Assistant 
Dean (Education). 
 
Programme  Boards  will  work  with  the  School  Education  Forum  and 
discipline  groups  to  ensure  high  standards  of  delivery  relating  to 
academic  leadership  and  strategy,  marketing,  recruitment,  induction, 
quality  enhancement,  progression  and  retention,  student  experience, 
student  engagement,  internationalisation,  employability  and  strategic 
development of the programmes; 
 
 
Programme Boards will manage the process of approving new modules 
and  module  and  programme  amendments.    Programme  Boards  will 
report on these to the School Education Forum; 
 
 
 
 
Regulation 14 
180   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
To  receive  reports  from  Subject  Panels  and  Progression  &  Awards 
Boards (PABs on student success and progression; 
 
 
To  oversee  annual  programme  health  checks  and  report  to  School 
Education Forum on actions; 
 
 
To receive reports from Student & Staff Liaison Groups (SSLGs). 
 
Frequency of meetings 
Four times per academic year 
 
Reporting 

Programme Boards will report to the School Education Forum/School Board 
 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
181   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 

School Education Forum 
 
 
Membership 

Chair 
Assistant Dean (Education)  
 
Ex-officio 
Programme Leaders 
 
School Enhancement Developer(s) 
 
Appointed members 
Student  representatives  (one  per  programme  up  to 
a maximum of four) 
 
Attending members 
Service Delivery Officer: Education 
 
Additional members to be co-opted as required 
 
Administrative support 
A  member  of  administrative  staff  appointed  by  the 
Service Delivery Officer: Education 
 
Quorum 

Normally one third of the total membership. 
 
Remit 

 
Support  the  Assistant  Dean  (Education)  in  the  discharge  of  the  duties 
identified for Schools in the LTAS; 
 
 
Secure  effective  development  and  delivery  of  University  policies  and 
strategies  relating  to  all  aspects  of  learning  and  teaching,  pedagogies, 
programmes, 
student 
experience 
and 
quality 
assurance 
and 
enhancement  (including  matters  relating  to  employability,  placements 
and professional practice); 
 
 
Oversee of academic provision in the School relating to both taught and 
research programmes; 
 
 
Scrutinise  recruitment,  progression  and  retention  data  and  ensure 
effective action plans are put in place to maximise attainment; 
 
 
Co-ordinate  across  the  School’s  portfolio  of  Programmes  all  matters 
relating to induction; 
 
 
Oversee  and  recommend  to  School  Board  for  approval  all 
Programme/Subject Reviews and enhancement developments including 
preparation  of  the  documentation,  engagement  with  recommendations 
and reports and progress on post review action plans; 
 
 
Oversee and recommend to School Board for approval new programme 
initiatives; 
 
 
 
 
Regulation 14 
182   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
Manage  and  forward  plan  for  professional  accreditation  of  the  School’s 
programmes; 
 
 
Co-ordinate all responses to student feedback; 
 
 
Develop  and  implement  School  level  co-ordination  of  student  surveys 
(across  undergraduate  and  taught  postgraduate  programmes)  ensuring 
via  Programmes  the  effective  management  of  the  gathering  of 
responses,  the  analysis  of  results,  and  the  co-ordination  of  the  action 
plans; 
 
 
Recommend  to  School  Board  for  approval  external  examiners  for 
appointment to all modules and Programmes; 
 
 
Oversee  and  recommend  for  approval  all  external  examiners’  reports 
and responses; 
 
 
Receive  from  Programme  Boards  and  approve  all  recommended  
module and programme amendments; 
 
 
Receive  reports  from  the  School  Plagiarism  Panel  on  the  volume  and 
types of plagiarism and implement strategies to address poor academic 
conduct; 
 
 
Ensure consistency in approach across the School in matters relating to 
RPL/APL; 
 
 
Ensure that all School Programmes have in place efficient and effective 
arrangements for employer engagement; 
 
 
Ensure that arrangements are in place to secure equity of experience for 
students across all campuses. 
 
Frequency of meetings 

Four times per academic year 
 
Reporting 

The School Education Forum will report to the School Board. 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
183   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 

School International Forum 
 
 
Membership 
Chair 
Assistant Dean (International) 
 
Appointed members 
Programme Leaders 
 
School Erasmus Co-ordinators 
 
Attending members 
Service Delivery Co-ordinator: International 
 
Additional members to be co-opted as required 
 
Administrative support 
A  member  of  Administrative  staff  appointed  by  the 
Service Delivery Co-ordinator: International 
 
Quorum 

Normally one-third of the total membership. 
 
Remit 

 
To  assist  the  Assistant  Dean  (International)  in  the  discharge  the  duties 
identified for Schools within the UWS International Plan; 
 
 
To  facilitate  the  creation  and  implementation  of  School  and  Programme 
level  strategies  relating  to  international  recruitment,  partnerships, 
curriculum  issues,  outward  and  inward  staff  and  student  mobility  and  
marketing, promotion and recruitment; 
 
 
To monitor performance in relation to  all of the above against School and 
Programme plans, targets and objectives. 
 
Frequency of meetings 

Four times per academic year. 
 
Reporting 

The School International Forum will report to the School Board 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
184   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 

School Research & Enterprise Forum 
 
 
Membership 
Chair 
Assistant Dean (Research & Enterprise)  
 
Ex-officio 
Directors/Leads 
of 
Centres/Institutes/Research 
Groups 
 
Postgraduate Research Student Co-ordinator 
 
Appointed members 
Professoriate 
 
School Research Ethics Lead; 
 
Business Development/External Engagement Lead 
 
Two 
Postgraduate 
Research 
Student 
Representatives 
 
Attending members 
Service 
Delivery 
Co-ordinator: 
Research 

Enterprise 
 
Additional members to be co-opted as required. 
 
Administrative support 
A  member  of  administrative  staff  appointed  by  the 
Service 
Delivery 
Co-ordinator: 
Research 

Enterprise 
 
Quorum 

Normally one third of the total membership. 
 
Remit 

 
To  assist  the  Assistant  Dean  (Research  &  Enterprise)  in  the  discharge  of 
the  duties  identified  for  Schools  within  the  UWS  Research  &  Knowledge 
Exchange Strategy: 
-  Confirming, on an annual basis, the research structures and associated 
staffing. 
-  Co-ordinating the allocation of staff into Research Institutes, Centres and 
Groups. 
-  Monitoring the quality of research in Schools on a rolling basis. 
-  Annual reporting and monitoring of research outputs against plan. 
-  Stimulating and facilitating opportunities for staff to engage in cross- and 
inter-disciplinary research and knowledge exchange activities. 
 
 
To  oversee  and  co-ordinate  common  practices  across  the  constituent 
Research  Groups,  Centres  and  Institutes  within  the  School,  particularly  in 
relation to matters of governance and policy implementation; 
 
 
To  facilitate  the  creation  and  implementation  of  strategies  across  the 
School’s  constituent  research  bodies  which  maximise  performance  in 
relation to all objectives for research income generation, production of high 
quality  research  outputs,  demonstrable  research  impact,  and  research 
 
 
 
Regulation 14 
185   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
underpinning  for  the  School’s  teaching,  internationalisation  and  business 
development agendas; 
 
 
To  co-ordinate  the  monitoring  of  Postgraduate  Research  Student 
experience,  including  the  provision  of  resources  and  support,  career 
development  opportunities,  and  ensuring  year  on  year  improvements  in 
progression and completion rates; 
 
 
Manage the postgraduate research student survey, including the gathering 
of  responses,  the  analysis  of  results,  and  the  co-ordination  of  the  action 
plans; 
 
 
To  facilitate  the  creation  and  implementation  of  strategies  which  maximise 
performance in relation to business development and external engagement. 
 
Frequency of meetings 

Four times per academic year. 
 
Reporting 

The School Research & Enterprise Forum will report to School Board 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
186   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 

School Ethics Committee(s) 
 
 
Preamble 

All  Schools  will  be  mindful  of  the  need  to  consider  ethical  issues  in 
undergraduate  and  postgraduate  projects,  in  postgraduate  research  student 
programmes  and  in  staff  research  activities,  and  to  operate  within  the 
University’s Ethics Policy.  Each School shall have a School Ethics Committee, 
or  should  make  arrangements  with  a  partner  School  to  have  a  joint  School 
Ethics Committee. 
 
The School Ethics Committee will operate within the framework set out by the 
University  Ethics  Committee,  and  where  projects  involve  complex  issues  or 
vulnerable  human  subjects,  shall  refer  matters  to  the  University  Ethics 
Committee for consideration. 
 
Membership 
Chair 
To be appointed by the Dean of School 
Vice Chair 
To be appointed by the Committee 
 
Ex-officio Members 
Chair of the University Ethics Committee 
 
Assistant Dean (Research and Enterprise) 
 
Appointed Members 
At least one member of the School professoriate 
 
External or Lay Members 
At least two members external to the School, with 
experience  of  ethical  issues  and,  preferably,  at 
least one lay member 
 
Co-opted Members 
The  Committee  may  co-opt  additional  members 
for a period specified by the Committee.  
 
Administrative Support 
A  member  of  administrative  staff  appointed  by  the 
Service  Delivery  Co-ordinator:  Research  and 
Enterprise 
 
Quorum 
The  quorum  shall  be  one-third  of  the  total  membership,  with  at  least  one 
external in attendance per meeting 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
187   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
Terms of Reference 
 
To consider general ethical issues relating to School activity, specifically, 
but not exclusively, undergraduate student projects, postgraduate taught 
and research student projects, and staff research activity; 
 
 
To implement the University Policy & Procedures for Ethical Research;  
 
 
To  refer  high  risk  or  complex  applications  to  the  University  Ethics 
Committee,  including  projects  where  risks  may  be  posed  to  the 
researchers themselves, e.g. in laboratory or field; 
 
 
To  monitor  the  quality  of  ethical  applications  and  ensure  that  the 
approval process is conducted in a fair and independent manner; 
 
 
To  provide  an  annual  report  to  the  University  Ethics  Committee  and  to 
provide a summary of applications and minutes of meetings, quarterly; 
 
 
To  ensure  that  students  and  staff  are  aware  of  the  importance  of 
considering  ethical  issues  and  of  the  appropriate  channels  for  seeking 
ethical approval. 
 
Frequency of Meetings 
The  Committee  shall  meet  at  least  four  times  per  annum,  but  may  meet  as 
often as required, particularly at peak periods (Masters dissertations etc). 
 
Reporting 
The  Committee  shall  report to  the  School  Board,  and  shall  provide  an  Annual 
Report to the University Ethics Committee. 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
188   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
10 
Progression & Awards Boards 
 
 
Membership 

Chair 
A  senior  member  of  academic  staff  (an  Assistant 
Dean  of  School  or  other  senior  academic  as 
approved by the Dean) 
 
Ex-officio Members 
Dean of School 
 
Programme  Leader(s)  (or  nominee)  for  the 
programme(s) being considered 
 
Progression & Awards Board external examiner 
 
Other  external  staff  where  required  for  purposes  of 
professional accreditation 
 
Co-opted Members 
Representative  of  any  collaborating  institution,  at 
the discretion of the Dean of School 
 
 
Any  other  academic  staff  with  an  input  to  the 
delivery  and  operation  of  the  programmes  being 
considered, ensuring cross-campus representation 
 
Administrative Support 
Progression  and  award  decisions  will  be  recorded 
by administrative staff allocated by Registry 
 
Quorum 
The quorum shall be the Chair and the programme leader(s) (or nominee) for 
the programme(s) being considered. 
 
Remit 
The function of the Progression  & Awards Board is to review the performance 
of students on a programme of study and to determine the students’ eligibility to 
progress or gain an award from the University. 
 
Key responsibilities will include: 
 
To determine the eligibility for each candidate for progression to the next 
level  of  study  and/or  for  the  award  in  accordance  with  the  University 
Regulatory Framework; 
 
 
To  make  recommendation  for  the  conferment  of  an  award  of  the 
university  (with  distinction  or  classification,  as  appropriate)  on  the 
delegated authority of Senate (see Regulation 3.1.2); 
 
 
To  take  appropriate  cognisance  of  the  opinions  and  views  of  the 
Progression  &  Awards  Board  External  Examiner  in  making  decisions 
which are fair, consistent and equitable for all students (see Regulation 
7.12.6a); 
 
 
 
Regulation 14 
189   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
To  assist  the  Progression  &  Awards  Board  External  Examiner  in 
commenting on the trends and comparison of standards across different 
cohorts and campuses (see Regulation 7.12.6d); 
 
 
To  record  in  its  report  the  discussions  and  decisions  taken  in 
accordance with University regulations and guidance; 
 
Frequency of Meetings 
Progression  &  Awards  Boards  are  convened  by  the  Deans  of  School  (or 
nominee) at least twice per academic session at the end of Trimesters 2 and 3.  
Additional  meetings  may  be  required  for  programmes  where  progression  and 
award  points  occur  at  other  times  in  the  academic  session.    (See  Regulation 
7.12.2d.) 
 
The dates of the meetings will be set by Registry, in consultation with the Chair 
of the Progression & Awards Board and the School Executive Manager.  These 
are  agreed  early  in  the  academic  session  and  the  responsibility  for  consulting 
on  the  dates  of  the  meetings  with  the  members  of  the  Progression  &  Awards 
Board  (including  external  examiners)  lies  with  the  Chair  of  the  Board.    The 
School  Office  will  have  responsibility  for  advising  all  members  of  the 
Progression  &  Awards  Board,  including  External  Examiners,  of  the  confirmed 
dates of meetings early in the session. 
 
Operation 
The production of the results paperwork for the Progression & Awards Board is 
the  responsibility  of  Registry.    The  production  of  student  academic  transcripts 
showing  results  from  previous  academic  sessions  is  the  responsibility  of  the 
School Office. 
 
Normally the decision of a Progression & Awards Board shall be the unanimous 
decision  of  all  members  of  the  Board  but  where,  in  the  course  of  reaching  a 
decision  on  a  particular  student,  a  vote  is  taken,  each  member  of  the 
Progression & Awards Board shall be entitled to only one vote; provided that the 
special position of the Progression & Awards Board External Examiner shall be 
respected.  (See Regulation 7.12.5.) 
 
All relevant submitted information will be available at statutory meetings of the 
Progression & Awards Board and members of the Board whose attendance is 
essential at a particular statutory meeting will be informed of the fact that their 
attendance  is  mandatory,  and  that  the  University’s  standard  Progression  & 
Awards Board agenda is followed. 
 
All acts and decision of the Progression & Awards Board will be fully recorded 
and minutes will be presented to the relevant Programme Board.  Guidance on 
the  format  of  the  minutes  will  be  provided  to  the  Chairs  of  the  Progression  & 
Awards Boards by Registry. 
 
 
 
 
Regulation 14 
190   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
Reporting 
The report from the Progression & Awards Board should be sent to the relevant 
Programme Board. 
 
Approval of Awards by Progression & Awards Board External Examiner 
A  decision  of  a  Progression  &  Awards  Board  which  leads  to  an  award  of  the 
University must have the written consent of the relevant Progression & Awards 
Board  external  examiner  (see  Regulation  7.10.4c).    This  may  be  obtained 
either  when  the  external  examiner  is  in  attendance  at  the  meeting  or 
exceptionally  (due  to  unforeseen  absence  from  the  Board  meeting)  by  other 
means after the meeting of the Progression & Awards Board.  (See Regulation 
7.12.2e.) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
191   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
11 
Subject Panels 
 
 
Membership 

Chair 
A  senior  member  of  academic  staff  on  the 
recommendation of the Dean of School) 
 
Ex-officio Members 
Assistant Dean: Education for the School 
 
Module  co-ordinator  (or  nominee)  for  each  module 
being considered 
 
Subject External Examiner(s) 
 
Co-opted Members 
Representative  of  any  collaborating  institution,  at 
the discretion of the Dean of School 
 
Any  other  academic  staff  with  an  input  to  the 
delivery  and  operation  of  the  modules  being 
considered 
 
Administrative Support 
Support staff from within the School, as determined 
by the School Executive Manager 
 
Quorum 
The  quorum  shall  be  the  Chair  and  the  module  co-ordinator  (or  nominee)  for 
each module being considered. 
 
Remit 
The function of the Subject Panel is to consider and approve the results from a 
group  of  subject-related  modules.    Each module  will  be  allocated  to  a  subject 
panel and to a subject external examiner.  The allocation of the modules to the 
subject  panel  is  the  responsibility  of  the  Dean  of  School.    (See  Regulation 
7.10.2.) 
 
Key responsibilities will include: 
 
To  confirm  marks  and  grades  for  the  modules  assigned  to  the  Subject 
Panel  and  to  submit  these  to  Registry  for  consideration  (where 
applicable) by a Progression & Awards Board; 
 
 
To assist the subject external examiner in their responsibilities to ensure 
that each module is assessed fairly and impartially and that standards of 
awards (or parts thereof) are maintained (see Regulation 7.12.6b); 
 
 
To  provide  evidence  to  the  subject  external  examiner  to  confirm  that 
internal  and  external  moderation  have  taken  place  and  to  ensure  that 
double/sample  marking  and  (where  appropriate)  standardisation  have 
been undertaken in accordance with University procedures; 
 
 
 
 
Regulation 14 
192   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
To  approve  the  recommendation  of  the  module  co-ordinator  as  to  the 
method of re-assessment for those students deemed not to have passed 
the module; 
 
 
To take appropriate account of the outcome of the Mitigation Panel (see 
Regulation 7.7b); 
 
 
To take appropriate cognisance of the opinions and views of the Subject 
External Examiner; 
 
 
To  record  within  its  report  the  discussions  and  decisions  taken  in 
accordance with University regulations and guidance; 
 
Frequency of Meetings 
Subject Panels are convened by the Dean of School (or nominee) at the end of 
each trimester of the academic session. 
 
The  dates  of  the  meetings  will  be  set  by  the  School  in  accordance  with  the 
University Calendar and notified to all members of the  Subject Panels early in 
the academic session by the School Office. 
 
The  Subject  External  Examiner  is  expected  to  attend  each  meeting  of  the 
Subject Panel in order to confirm the results for each student on each module 
being  considered  by  the  Subject  Panel.    Arrangements  for  the  attendance  of 
the Subject External Examiner are the responsibility of the School. 
 
Approval of Marks by Subject External Examiner 
All Subject Panel results must be signed off by the appointed Subject External 
Examiner, either when in attendance at the panel meeting or exceptionally (due 
to  unforeseen  absence  from  the  Subject  Panel)  by  other  means  after  the 
meeting of the Subject Panel (see Regulations 7.12.2a and 7.12.2c). 
 
Operation 
The  production  of  the  results  paperwork  for  the  Subject  Panel  is  the 
responsibility of the School, in consultation with staff in Registry. 
 
Reporting 
Minutes  of  the  deliberations  and  outcomes  of  the  Subject  Panel  will  be 
forwarded to the next meeting of the appropriate Programme Board.  Guidance 
on the format of the report will be provided to the Chairs of the Subject Panel 
by Registry. 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
193   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
12 
School Plagiarism Panels 
 
 
Terms of Reference 
A  suspected  case  of  plagiarism  will  initially  be  considered  at  School  level 
through a Plagiarism Panel.  Each School will have a single  Plagiarism Panel 
which  will  consider  all  cases  of  plagiarism  in  the  modules  assigned  to  the 
Subject Panels in the School. 
 
Membership 
The panel will consist of three members: 
Chair  
Appointed  by  Dean  of  School,  normally  Assistant 
Dean (Education) for each School 
 
Two  members  of  academic  staff  from  the  School, 
appointed by the Plagiarism Panel Chair 
 
Administrative Support 
Support  Staff  within  the  School,  as  determined  by 
the School Executive Manager 
 
Note:  The  member  of  academic  staff  who  refers  a  case  of  suspected 
plagiarism to the Panel must not serve as a member of that Panel for 
the  purpose  of  giving  consideration  to  this  case,  but  will  attend  the 
Panel  for  the  purpose  of  presenting  evidence.    The  Panel  may  hear 
multiple  cases  hence  academic  staff  would  be  expected  to  present 
their  evidence  for  their  module  then  retire  from  the  meeting,  i.e.  it  is 
expected  that  after  presenting  the  evidence  they  would  not  have  any 
say in deciding the outcome of the deliberations of the Panel. 
 
Remit 

The School Plagiarism Panel is required: 
 
To  decide  if  an  offence  has  occurred  and  if  so,  whether  it  could  be 
regarded as a minor, serious or major offence; 
 
 
If the Plagiarism Panel decides a minor or serious offence has occurred, 
the Panel Chair will apply a suitable sanction (as outlined in 7.11.2) and 
inform the student of the decision;  
 
 
a student does not accept the proposed sanction for  minor and serious 
offences, the case will be referred to the Senate Disciplinary Committee 
(see UWS Regulation 12); 
 
 
If the Plagiarism Panel decides an offence has occurred and the offence 
is major, the case will be referred to the Senate Disciplinary Committee.  
Thereafter,  it  will  be  dealt  with  in  accordance  with  the provisions  of  the 
University’s Code of Discipline (Section 12); 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
194   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
Frequency of Meetings 
The Panel will meet at least two days prior to the Subject Panels and consider 
all  suspected  plagiarism  offences  related  to  the  modules  assigned  to  the 
Subject Panels in the School. 
 
Reporting 
School  Plagiarism  Panels  will  report  to  appropriate  School  Education  Forum 
which  will  take  an  overview  of  the  volume  and  types  of  plagiarism  cases  and 
any implications for School practices as part of the School Board’s oversight of 
quality and standards. 
 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
195   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
13 
University Mitigation Panel (under review) 
 
Terms of Reference 
The function of the Mitigation Panel is to provide a consistent  university - wide 
forum  for  the  consideration  of  evidence  of  mitigating  and  personal 
circumstances submitted by students, and to advise the relevant Subject Panel 
as  to  the  extent  to  which  these  circumstances  have  affected  assessments 
undertaken by the student. 
 
Membership 
Chair 
Appointed by Vice Principal (Education) 
 
Vice Chair  
Appointed by Vice Principal (Education) 
 
Ex-officio Members 
Assistant  Deans  (Education)  for  each  School  or 
nominee 
 
A senior member of Registry 
 
Attending Members 
In  exceptional  circumstances,  the  Mitigation  Panel 
may  call  upon  other  academic  and  academic 
support  staff  (for  example,  personal  tutors  or 
representatives  of  Student  Services)  to  assist  in 
their  deliberations.    Such  staff  would  attend  in  an 
advisory capacity 
 
Administrative Support 
A  member  of  Academic  Services  appointed  by  the 
Head  of  Academic  Services  to  act  as  Secretary  to 
the University Mitigation Panel 
 
Quorum 
The quorum shall be one-third of the total membership. 
 
Remit 
The Mitigation Panel is required: 
 
To  consider  evidence  of  and  written  claims  relating  to  mitigating 
circumstances  submitted  by  students  with  regard  to  assessments,  
ensuring that all students are treated in a fair and equitable manner and 
according to the University’s Regulatory Framework; 
 
 
To  determine  the  extent  to  which  the  mitigating  or  personal 
circumstances  have  materially  affected  a  student’s  performance  in 
attendance at, or submission of, specific assessments; 
 
 
To  inform  the  Subject  Panel  where  grounds  for  mitigation  have  been 
established,  and  to  advise  such  Panels  of  specific  rights  to  resit  or 
resubmit  assessments  that  follow  from  the  establishment  of  such 
grounds; 
 
 
 
 
Regulation 14 
196   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
To produce a record of the claims for mitigation considered by the Panel 
and of the outcome of the Panel’s deliberations and provide this to the 
Subject Panel; 
 
 
To keep a record of discussions and decisions to support case law and 
precedence.  
 
Frequency of Meetings 
A  meeting  of  the  Mitigation  Panel  will  be  convened  after  each  diet  of 
assessment,  namely  after  the  Trimester  examinations  diet,  and  after  the  resit 
diet and before the first Subject Panel.  Reports will be provided to the Subject 
Panel  which  in  turn  reports  to  the  School  Board.    Additional  meetings  of  the 
Panel may be convened as required. 
 
Reporting 

Mitigation  Panels  will  report  to  the  Subject  Panel  and  also  to  the  Dean  as 
required. 
 
The  Mitigation  Panel  will  submit  an  annual  report  to  the  Education  Advisory 
Committee. 
 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
197   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
14 
Student/Staff Liaison Group (SSLG) 
 
 
Membership 
Chair 
The  Student/Staff  Liaison  Group  (SSLG)  will 
normally  be  chaired  by  a  student  but  may  be 
chaired  by  a  member  of  staff  from  the  relevant 
Programme  Board.    If  appropriate,  it  may  be  a 
student and a member of staff co-chair the SSLG 
 
Ex officio Members 
There  should  be  appropriate  representation  of 
students  and  staff  from  the  programme(s)  covered 
by the SSLG including the programme leader(s) and 
additional staff and/or students should be invited as 
necessary to deal with specific items of business 
 
 
Membership  should  be  balanced  to  ensure  a 
majority of members from the student body 
 
Staff Support 
Each  School  should  appoint  an  academic  member 
of  staff  to  be  responsible  for  SSLGs  within  the 
School 
 
Administrative Support 
Support staff from within the School, as determined 
by the School Executive Manager 
 
Quorum 
Both student representatives and staff should be present at meetings. 
 
Remit 
The  SSLG  is  a  forum  for  students  and  staff  to  discuss  student-led  agendas  on 
learning  and  teaching  issues  and  to  consult  with  students  on  its  future  plans  for 
curriculum  development.    SSLGs  are  not  "complaint  shops"  although  it  is 
accepted  that  students  may  bring  issues  of  concern  to  the  SSLG.    For  each 
Programme Board, the member of staff nominated to be responsible for SSLGs 
will: 
 
Organise  the  structure  of  SSLGs  within  the  SDG  area  taking  into 
consideration multi-campus issues; 
 
 
Co-ordinate the identification of student reps; 
 
 
Organise the meetings of SSLGs; 
 
 
Liaise  with  SAUWS  regarding  the  content  and  timing  of  training  for 
student reps; 
 
 
Liaise  with  the  Student  Chair  of  the  SSLG  with  regard  to  the  setting  of 
agendas for meetings; 
 
 
 
Regulation 14 
198   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
Ensure  that  steps  are  taken  to  inform  the  wider  student  body  of  the 
actions taken following SSLG meetings; 
 
The following are indicative of the issues that could be discussed at an SSLG: 
 
Issues  raised  in  student  feedback/module  questionnaires  and  the  actions 
planned as a result of questionnaires/SSLGs etc; 
 
Learning and teaching methods including volume of work and delivery/pace 
of the programme and use of VLE; 
 
Communication  with  students  assessment  issues  including  timing  of 
courseworks and provision of feedback; 
 
Resources/facilities; 
 
Issues of concern; 
 
New programme proposals/module and programme changes; 
 
Subject  Health  Review,  Self  Evaluation  Document  and  opportunities  for 
student input; 
 
Accessibility of the curriculum and its inclusiveness 
 
Personal Development Planning and Student Guidance and support; 
 
Work-based Learning; 
 
International exchange opportunities; 
 
Programme and annual reports; 
 
Success and progression rates of their modules and programmes; 
 
Multi-campus issues; 
 
Discussion of new initiatives and strategies at School or University level; 
 
Frequency of Meetings 
At  a  minimum,  there  should  be  at  least  one  meeting  of  each  SSLG  per 
trimester.  (Trimester 3 as required.) 
 
The dates of the SSLG meetings should be published and made available to all 
students either through notice boards or electronically. 
 
Reporting 
All  SSLGs  proceedings  should  be  formally  recorded  by  a  member  of 
administrative  staff.    While  this  record  may  be  a  minute  of  the  meeting,  it  is 
imperative that as a minimum a list of action points together with an indication 
of  the  action  taken  is  produced  following  each  meeting.    Information  on  the 
action taken following an SSLG should be made available to the wider student 
body either electronically or through notice boards. 
 
The  appropriate  Programme  Boards(s)  will  receive  reports  from  the  SSLGs.  
The Chair of the SSLG will be a member of the Programme Board. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
199   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
15 
Executive Group (EG) 
 
Terms of Reference 
The Group is the executive decision-making body in the University.  It advises 
the  Principal  and  Vice-Chancellor,  and  takes  decisions,  on  matters  relating  to 
the  strategic  direction  and  executive-level  management  of  the  University.    It 
also  ensures  that  there  is  accountability  and  clear  action  points  for  those 
decisions. 
 
The Group will be the initial forum for regular, collective discussion of high-level 
items of business and for the discussion and preparation of documentation for 
consideration through established governance structures. 
 
Membership 
 
Ex-officio Members 
Principal and Vice-Chancellor (Chair) 
 
Depute Principal 
 
Vice-Principal (Education) 
 
Vice-Principal (International) 
Vice-Principal (Research, Enterprise and 
Engagement) 
 
University Secretary & Registrar 
 
Chief Finance and Information Officer 
 
Attending 
Director of Strategic Planning and Development 
 
Executive Adviser to the Principal (Secretary) 
 
The Group will invite other colleagues to attend as required. 
 
Remit 
The  Group  provides  leadership  and  takes  executive-level  decisions  on 
academic,  strategic,  developmental and budgetary  aspects  of the University’s 
operations.    This  is  informed  by  its  consideration  of  policy,  funding  and 
environmental analyses. 
 
Informed  by  real  time  data  and  performance  management  information,  the 
Group  identifies  opportunities  for  academic  and  professional  service  units  to 
maximise their contributions towards the fulfilment of the University’s Corporate 
Strategy. 
 
The  Group  will  consider  any  business  relevant  to  the  leadership  and 
management of the University. 
 
The  Group  will  have  operational  responsibility  for  budgets  and  financial 
management, estates and buildings projects and human resource management 
and capital and recurrent expenditure. 
 
The Group will have oversight of all staffing matters. 
 
 
 
 
Regulation 14 
200   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
The  Group  will  act  as,  and  manage,  the  business  connection  between  the 
Executive and Court. 
 
The  Group  also  provides  the  forum  for  the  Principal  and  Vice-Chancellor  to 
receive advice from, and consult with, Executive members. 
 
Agendas 
Agendas will be circulated in advance of meetings. 
 
 
Frequency of Meetings 
The Group will normally meet on a weekly basis. 
 
Reporting 

The Principal and Vice-Chancellor will provide regular update reports to Senate 
and Court on relevant issues arising from the Executive Group.  In addition, the 
Senior  Management  Team  will  also  receive  updates  on  any  relevant  specific 
issues arising from the Group’s discussions. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
Regulation 14 
201   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
16 
Senior Management Team (SMT) 
 
Terms of Reference 
The Senior Management  Team will focus on academic matters and academic 
planning  as  they  input  to  the  strategic  direction  of  the  University,  and  the 
fulfilment of the Corporate Strategy. 
 
 
Membership 
Ex-officio Members 
Principal and Vice-Chancellor (Chair) 
 
Depute Principal 
 
Vice-Principal (International) 
Vice-Principal (Research, Enterprise & 
Engagement) 
 
Vice-Principal (Education) 
 
University Secretary & Registrar 
 
Chief Finance and Information Officer 
 
Deans of School (x6) 
 
Director of International Centre 
 
Dean of Students/Director of Student Engagement 
 
Director of People & Organisational Development 
 
Director of Strategic Planning & Development 
 
Director of Finance 
 
Director of Information Services 
 
Director of Learning & Innovation 
 
SAUWS President 
 
Attending 
Executive Adviser to the Depute Principal 
(Secretary) 
Executive Adviser to the Principal  
 
The Team will invite other colleagues to attend as required.  Alternates may 
attend as appropriate. 
 
Remit 
The  Team  provides  a  forum  for  discussion  of  academic  and  developmental 
aspects of the University’s operations.   
 
This  will  be  informed  by  information  from  the  Executive  Group  on  policy, 
funding and environmental issues.  In addition, the Senior Management Team 
will  be  used  as  a  forum  for  external  speakers  to  provide  presentations  and 
prompt discussion and workshop activity on the external environment. 
 
The  Team  also  provides  the  forum  for  Executive  Group  members  to  receive 
advice  and  feedback  from,  and  consult  with,  Senior  Management  Team 
members. 
 
Agendas 
Agendas will be circulated in advance of meetings. 
 
 
 
Regulation 14 
202   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
Frequency of Meetings 
The  Team  will  normally  meet  on  a  monthly  basis,  and  have  at  least  one 
residential meeting per year. 
 
Reporting 
The  Senior  Management  Team  will  provide  reports  to  Executive  Group  on 
relevant issues on an exception basis. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
Regulation 14 
203   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
17 
Leadership Forum (LF) 
 
 
Terms of Reference 
The  Leadership  Forum  will  focus  on  how  Schools  and  Professional  Service 
Departments support the strategic priorities of the University, and the fulfilment 
of the Corporate Strategy. 
 
 
Membership 
Ex-officio Members 
Depute Principal (Chair) 
 
Vice-Principal (International) 
Vice-Principal (Research, Enterprise & 
Engagement) 
 
Vice-Principal (Education) 
 
University Secretary & Registrar 
 
Chief Finance and Information Officer 
 
Deans of School (x6) 
 
Director of International Centre 
 
Dean of Students/Director of Student Engagement 
 
Director of People & Organisational Development 
 
Director of Strategic Planning & Development 
 
Director of Finance 
 
Director of Information Services 
 
Director of Learning & Innovation 
 
Assistant Deans of School (x17) 
Head of International Partnerships 
 
Head of International Recruitment 
 
Head of Student Services 
 
Head of Library and e-Learning 
 
Head of QEU 
 
Head of Learning Development 
 
Head of Strategic Planning 
 
Head of Estates Development 
 
Head of Widening Participation & Admissions 
 
Head of Marketing & Communications 
 
Head of Commercial Services 
 
Head of Graduate School 
 
Head of Research Services 
 
Head of Enterprise Services 
 
Head of External Engagement 
 
Head of Estates Management 
 
Head of Sports Project 
 
Head of Academic Services 
 
Head of Registry 
 
Head of Health & Safety 
 
Head of Internal Audit Service 
 
SAUWS Representative 
 
 
 
 
Regulation 14 
204   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
Attending 
Principal and Vice-Chancellor  
Executive Adviser to the Depute Principal 
(Secretary) 
Executive Adviser to the Principal 
 
The Forum will invite other colleagues to attend as required. 
 
Remit 
The Forum provides an opportunity for discussion and information sharing in 
relation to the broad spectrum of the University’s operations.   
 
The  Forum  will  provide  an  opportunity  for  Deans/Assistant  Deans  and 
Directors/Heads of Professional Support Departments to demonstrate how their 
activities will support the academic and strategic priorities of the University and 
will, in particular, provide an opportunity for discussion and workshop activity in 
support of the University’s annual Operational Planning process. 
 
Agendas 
Agendas will be circulated in advance of meetings. 
 
Frequency of Meetings 
The Forum will normally meet once per trimester. 
 
Reporting 

The Leadership Forum will provide reports to Senior Management Team on 
relevant issues on an exception basis. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
205   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
18 
Information Services Advisory Group 
 
 
Membership 
Ex-officio members   
Chief Finance & Information Officer (Chair) 
Director of Information Services 
Head of Library Services 
Head of School of Engineering & Computing 
Director of Strategic Planning & Development 
Director of Finance 
Director of People & Organisational Development 
University Secretary & Registrar 
 
Appointed members 
Three staff members (nominated by Senate) 
 
Attending 
A member of Administrative staff appointed by the 
Chair 
 
Remit 
 
The  group  will  be  empowered  by  the  Executive  to,  review  and 
understand  the  IS  strategic  direction  then  give  advice,  guidance  and 
steering as appropriate to the Director of Information Services on behalf 
of  the  Executive  to  aid  the  advancement  of  Information  Services 
University wide; 
 
 
The  Chair,  the  Director  of  Information  Service,  at  least  one  of  the  3 
Senate  nominees  and  any  other  member  as  is  needed  or  appropriate 
will raise any major concerns around governance, direction or conflict of 
interest to the Executive Group; 
 
 
The  IS  strategic  plan  progress  will  be  reported  monthly  by  written 
update.    It  will  also  be  reported  quarterly  for  Executive  review.    This 
Group  will  meet  monthly  and  in  advance  of  the  quarterly  Executive 
Group review; 
 
 
To  give  impartial  advice,  good  council  and  where  needed,  steering  on 
the IS strategic direction, to the Information Services Director, in the use 
of  information  at  an  institutional  level  to  enhance  the  University's 
financial and operational performance; 
 
 
To provide support to the IS leadership and strategic plan by promoting 
consistent  standards  for  Information  Services  including  governance, 
security  and  industry  best  practice  across  the  university,  enabling 
ethical, legal and policy issues to be appropriately dealt with; 
 
 
To identify priorities and commission responses/action from any working 
groups,  sub-committees  or  University  departments  on  strategic 
information  Service  issues  including:  information  security,  governance, 
 
 
 
Regulation 14 
206   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
business  continuity,  information  systems  development,  archiving  and 
records management; 
 
 
To  support  the  Information  Services  Director  by  advising  and  making 
recommendations  to  the  Executive  Group  as  necessary  on  resources 
and funding issues relating to such activities; 
 
 
To  ensure  that  activities  related  to  the  implementation  of  the  Learning, 
Teaching  and  Assessment,  Research  &  Knowledge  Exchange  and 
Internationalisation  strategies  are  undertaken  within  a  coherent 
framework  that  takes  account  of  and  supports  the  principles  of  the 
Information Strategy; 
 
 
To  give  guidance,  advice,  steering,  support  and  where  necessary 
promotion  of  services  and  systems  to  bring  about  step  changes  in 
processes, behaviours and working practices university wide. 
 
Reporting 

The Information Services Advisory Group will report to the Senate’s Executive 
Group. 
 
 
 
 
Regulation 14 
207   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
19 
Academic Planning Group (APG) 
 
 
Membership 
Ex-officio Members 
Vice Principal (Education) (Chair) 
 
 
Vice Principal (International) 
 
 
Vice 
Principal 
(Research, 
Enterprise 

Engagement) 
 
 
Deans of Schools 
 
 
Director of Student Engagement 
 
 
Head of Strategic Planning 
 
 
Head of QEU 
 
 
Director of Finance 
 
Appointed Members 
Director of Strategic Planning & Development  
 
Administrative Support 
A  member  of  administrative  staff  appointed  by  the 
Chair will act as Secretary to the Group 
 
*Quorum 
The quorum shall be two-thirds of the total membership. 
 
Remit 
The remit of APG is to take a strategic overview of  taught academic provision 
to  ensure  coherence  between  programme  changes  proposed  by  School,  the 
UWS  Academic  Plan,  and  the  strategic  and  economic  imperatives  of  the 
University; 
 
APG will assess all new programme proposals, in line with the criteria set out in 
the  annual  Academic  Plan,  and  make  recommendations  for  approval  to  the 
Executive  Group.    APG  will  also  make  recommendations  to  the  Executive 
Group  in  respect  of  the  shape  and  delivery  of  the  academic  portfolio,  the 
performance of programmes in terms of recruitment retention and progression 
and  the  distribution  of  funded  places.    APG  will  also  agree  targets  for,  and 
monitor,  annual  School  student  intakes  and  overall  student  populations,  and 
make recommendations to the Executive Group. 
 
Frequency of Meetings 
At least four times per year, and additional meetings as required. 
 
Reporting 
APG  will  report  to  the  Executive  Group  and  make  recommendations  for 
endorsement. 
 
APG will also report to each meeting of Senate on new programme proposals 
and student populations. 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
208   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
20 
Incident Management Committee 
 
 
Membership 

The  membership  will  be  determined  by  the  nature  of  the  incident  but  will  be 
drawn from: 
 
Joint Chair 
Depute Principal 
 
University Secretary & Registrar 
 
Ex Officio Members 
Business Continuity Co-ordinator 
Chief Finance & Information Officer 
 
Director of Strategic Planning & Development 
 
Head of Registry 
 
Head of Estates Management 
 
Head of Health & Safety Services 
 
Head of Marketing & Communications 
 
Co-opted Members 
In such numbers as may be determined by the 
nature of the incident 
 
Administrative Support 
Appointed by the Court & Senate Office 
 
Periods of Office 
i) 
“Ex Officio” members shall remain members as long as they hold the 
office by virtue of which they are members 
 
Terms of Reference 
The  Incident  Management  (Emergency)  Committee  is  responsible  for  the 
management  of  any  major  incident  affecting  the  University’s  operations  and 
co-ordination of the recovery programme. 
 
The  framework  for  how  the  University  will  manage  its  response  to  major 
incidents is set out in the Incident Management and Business Continuity Policy 
& Procedure. 
 
A  major  incident  will  include,  but  is  not  restricted  to,  serious  injury,  death, 
terrorist  attack,  bomb  scare,  fire,  flood,  loss  of  utilities,  structural  damage  to 
buildings,  severe  adverse  weather  conditions,  industrial  action,  sustained  loss 
of  critical  ICT  services,  failure  of  third  party  suppliers  and  loss  of  transport 
infrastructure. 
 
Frequency of Meetings 
The Committee shall meet as required.  Members of the Incident Management 
(Emergency)  Committee  will  be  notified  and  must  attend  on  the  advice  of  the 
Business Continuity Co-ordinator. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
209   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
Reporting 
The Committee will report to the Executive Group and, depending on the nature 
of the incident, the Health, Safety & Environmental Committee. 
 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
210   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
21 
Education Advisory Committee 
 
 
Membership 

Chair 
Appointed by Senate – normally Vice Principal 
(Education) 
 
Ex-officio Members 
Assistant Deans (Education) for each School 
 
Director of Student Engagement 
 
Director of Information Services  
 
Director of Learning & Innovation 
 
Head of Library & e-learning  
 
Head of Quality Enhancement Unit  
 
Head of Student Services 
 
Head of Learning Development 
 
University Secretary & Registrar 
 
Depute President Education & Welfare (SAUWS) 
 
Chair of Academic Quality Committee 
 
Chair of Student Experience Committee 
 
Chair of Appeals Group 
 
Chair of Assessment Policy & Practice Committee 
 
 
Appointed Members 
Vice Chair – appointed by the Committee 
 
Two 
students 
nominated 
by 
the 
Students’ 
Association of the University of the West of Scotland 
 
One  programme  leader  from  each  School  to 
represent all programme leaders in that School 
 
Co-opted Members 
In such numbers as may be determined by the Chair 
and may include external representation 
 
Attending Members 
As determined by the Chair 
 
Administrative Support 
A  member  of  the  Quality  Enhancement  Unit  who 
shall act as Secretary to the Committee 
 
Quorum 
The quorum of the committee shall be one-half of the total membership. 
 
Remit 

The Education Advisory Committee is a Standing Committee of Senate. 
 
The  remit  of  the  Education  Advisory  Committee  is  to  be  proactive  in  the 
strategic development and enhancement of teaching, learning and assessment, 
to  oversee  the  development  and  effective  implementation  of  the  University’s 
Learning,  Teaching  &  Assessment  Strategy  (LTAS).    The  Committee  is  also 
responsible for the quality enhancement strategy of the University. 
 
 
 
 
Regulation 14 
211   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
The  Education  Advisory  Committee  shall  lead  the  University  on  all  matters 
pertaining  to  the  learning  and  teaching  strategy  and  its  role  in  supporting 
delivery of the aims of the Corporate Strategy. 
 
Develop  and  monitor  the  implementation  of  the  University’s  Learning  and  
Teaching Strategy and report annually to Senate; 
 
To  lead  on  improvements  to  the  student  learning  experience  through 
effective programme leadership; 
 
To  lead  on  implementation  of  the  Quality  Enhancement  Themes  to 
encourage  good  practice  and  innovation  in  curriculum  development, 
research-teaching linkages, teaching methods, and  assessment,  
 
To  make  recommendation  to  Senate  on  the  University's  strategic  direction 
and framework for the quality management of University programmes; 
 
To put in place and review policies and procedures to safeguard standards 
of awards; 
 
To recommend new and amended regulations to Regulations Committee; 
 
To oversee:-arrangements for external (QAA) Enhancement-led Institutional 
Review  (ELIR),  outcomes  of  institution-led  internal  review;  and  all  external 
requirements for quality management, including the Quality Code); 
 
To  approve  the  appointment  of  external  examiners  for  taught  programmes 
on the recommendation of the School; 
 
Receive and approve recommendations for applications for accreditation of 
external provision. 
 
The  Education  Advisory  Committee  oversees  four  sub  committees  which  will 
report to the Committee.  These are: 
Academic Quality Committee 
Appeals Group 
Assessment Policy & Practice Committee 
Student Experience Committee 
 
The  Committee  will  also  receive  reports  from  the  Collaborative  Forum  as 
appropriate. 
 
In  addition,  the  Education  Advisory  Committee  will  also  oversee  the 
establishment  of  short-life  working  and/or  practitioner  groups  to  address  key 
issues.   
 
Frequency of Meetings 
Education Advisory Committee shall meet as required by Senate and normally 
at least four times per year. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
212   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
Reporting 
Education Advisory Committee will report to Senate. 
 
Education Advisory Committee will receive annual reports from:- 
 
Schools,  on  the  implementation  of  the  Learning,  Teaching  &  Assessment 
Strategy 
 
the University Mitigation Panel 
 
School Plagiarism Panels 
 
Appeals Group 
 
Periods of Appointment 
“Ex-officio”  members  shal   remain  members  as  long  as  they  hold  the  office  by 
virtue of which they are members. 
 
Appointed  members  shall  hold  office  for  a  period  of  three  years  and  shall 
thereafter be eligible for re-appointment. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
213   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
22 
Academic  Quality  Committee  (AQC)  -  Sub-committee  of  the 
Education Advisory Committee 

 
 
Membership 

Chair 
Head of QEU 
 
Ex-officio Members 
Head of Registry or nominee 
 
Depute Head of QEU 
 
Depute President SAUWS 
 
Appointed Members 
One member of academic staff from each School 
 
Co-opted Members 
In such numbers as may be determined by AQC 
 
Administrative Support  
A  member  of  the  Quality  Enhancement  Unit  who 
shall act as Secretary to the Board 
 
Chair 
The Chair shall be appointed by the Education Advisory Committee. 
 
Quorum 
The quorum of the Committee shall be one-third of the total membership. 
 
Terms of Reference 

AQC  is  a  sub-committee  of  Education  Advisory  Committee  which  advises  and 
makes  recommendations  on  the  operation  and  development  of  the  University's 
quality assurance framework.  The Committee shall make recommendations and 
report on all matters relating to the establishment of new or amended procedures 
and  regulations  for  quality  based  on  institutional  self-reflection  and  evidence 
arising  from  Holistic  Review,  institution  led  internal  review,  external  examiners, 
programme approvals  and sector-wide best practice and  will subject  these to a 
process of ongoing critical review. 
 
The Committee shall, 
 
Review  and  make  recommendations  to  the  EAC  on  the  development  of 
the quality framework; 
 
 
Ensure  that  matters  requiring  attention  arising  from  the  external  quality 
and  enhancement  agenda  are  incorporated  into  University  Regulations 
and quality procedures; 
 
 
Monitor  the  outcomes  of  institution-led  internal  review  on  behalf  of 
Education Advisory Committee; 
 
 
 
 
Regulation 14 
214   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
Scrutinise and recommend approval of  external examiner nominations on 
behalf of the Education Advisory Committee; 
 
Make  recommendations  to  Education  Advisory  Committee  based  on 
annual analysis of programme approval reports, external examiner reports  
institution-led internal review and PSRB reports 
 
Reporting 
AQC will report to Education Advisory Committee. 
 
Meetings 
The Committee shall meet four times per year. 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
215   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
23 
Assessment  Policy  and  Practice  Committee  –  a  Sub-committee  of 
the Education Advisory Committee 

 
 
Membership 

Appointed Members 
Chair appointed by Education Advisory Committee  
 
One or two members from each School nominated 
by the Dean of School 
 
One member from Learning & Innovation nominated 
by the Director 
 
One member from QEU, nominated by the Head of 
Quality Enhancement Unit 
 
One member from Registry, nominated by the Head 
of Registry 
 
One student nominated by the Students’ Association 
 
One member from Student Services, nominated by 
Head of Student Services 
 
One member of staff from one or more Schools with 
responsibility for RPL 
 
One  member  from  the  Court  &  Senate  Office, 
nominated by University Secretary & Registrar 
 
Co-opted Members 
In  such  numbers  as  may  be  determined  by  the 
Committee 
 
Secretary to Committee 
A  member  of  the  Quality  Enhancement  Unit  who 
shall act as Secretary to the Committee 
 
Quorum 
The quorum of the group shall be one third of the members. 
 
Terms of Reference 
The Assessment Policy & Practice Committee is a sub-group of the Education 
Advisory Committee which advises on issues relating to assessment. 
 
The Committee shall, 
 
Provide  a  forum  for  discussion  and  consideration  of  issues  related  to 
assessment; 
 
 
Review and, where appropriate, make recommendations for changes to 
assessment  policy,  practices,  procedures  and  regulations  for  the 
attention of Education Advisory Committee; 
 
 
Develop  strategies  to  support  the  dissemination  of  innovation  and 
effective practice; 
 
 
 
 
Regulation 14 
216   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
Develop, maintain and review the University’s Assessment Handbook in 
line with sector best practice and expectations; 
 
 
Maintain oversight of arrangements for Recognition of Prior Learning; 
 
 
Conduct periodic open meetings for discussion of assessment matters. 
 
Meetings 

The Committee will meet four times per year. 
 
Reporting 

The  Assessment  Policy  &  Practice  Committee  will  report  to  the  Education 
Advisory Committee. 
 
Periods of Appointment 
Appointed  members  shall  be  appointed for  three  years and  thereafter may  be 
re-appointed. 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
217   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
24 
Appeals  Group  –  a  Sub-group  of  the  Education  Advisory 
Committee 

 
 
Membership 
Ex-officio Members 
Chair  appointed  by  the  Education  Advisory 
Committee 
 
Any  two  staff  members  of  the  Education  Advisory 
Committee 
 
 
(Only  those  members  of  the  Education  Advisory 
Committee  who  have  been  trained  in  the  appeals 
procedures are permitted to sit on the Group) 
 
The members of the Appeals Group must: 
 
Be independent of the School of the appellant; 
 
 
Neither  have  been  involved  with  the  examination,  assessment  or 
progression decision which is the subject of the appeal nor have been a 
member of the Progression & Awards Boards concerned; 
 
Administrative Support 
A member of Academic Services appointed by the 
Head  of  Academic  Services  who  shall  act  as 
Secretary to the Group 
 
Quorum 
There must be three ex-officio members present to enable the Appeals Group 
to confirm decisions. 
 
Terms of Reference 
The purpose of the Appeals Group is to review the appeal case in line with the 
Appeals  Policy  and  make  a  decision  to  confirm  or  amend  the  decision  of  a 
Subject Panel (SP) or School Panel on attendance monitoring or to agree some 
other course of action.  
 
Decisions reached would include: 
 
Uphold student’s appeal and amend the decision of SP or School Panel 
on attendance; 
 
 
Reject  student’s  appeal  and  inform  them  that  decision  of  SP  or  School 
Panel has been upheld; 
 
 
Defer  decision  to  enable  additional  information  to  be  sought  from 
appellant/School and consider at a future meeting of the Appeals Group; 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
218   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
Frequency of Meetings 
Meetings will be arranged as and when required.   The Appeals Group may be 
convened to consider more than one case. 
 
Reporting 
The  Appeals  Group  will  report  annually  to  the  Education  Advisory  Committee 
on  number  of  appeals  submitted,  number  of  appeals  upheld/refused.    The 
Group may also make recommendations to the Education Advisory Committee 
for changes in procedure. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
219   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
25 
Student Experience Committee (SEC) 
 
 
Membership 
Co-Chairs 
President of Students’ Association and 
 
Director of Student Engagement 
 
Ex-Officio Members 
Deans of School or nominee 
 
SAUWS Depute President, Education & Welfare 
 
SAUWS Sports President 
 
SAUWS Campus President, Ayr 
 
SAUWS Campus President, Hamilton 
 
CUCSA student representative 
 
School Student Enhancement Developers 
 
Student Representation Co-ordinator 
 
Representatives  from  Schools/Professional  Support 
Departments as appropriate to be determined by the 
Committee 
 
Appointed Member 
Vice Chair, appointed by the Committee 
 
Administrative Support 
A  member  of  staff  from  QEU  who  shall  act  as 
Secretary to the Committee 
 
Alternative Members 

Any  ex-officio  member  unable  to  attend  a  particular  meeting  may  send  a 
nominee from the School/Professional Department.  
 
Quorum 
The quorum shall be one-third of the total membership. 
 
Remit 

The  purpose  of  the  Student  Experience  Committee  (SEC)  is  to  maintain  a 
holistic  overview  of  the  student  learning  experience  at  UWS.    It  will  monitor 
student feedback from internal and external student surveys and  will provide a 
forum in which Schools and professional services can make recommendations 
on measures to improve the student experience at the University of the West of 
Scotland. 
 
SEC will report to the Education Advisory Committee: 
 
To  keep  under  review  the  impact  of  professional  services  on  student 
experience at UWS; 
 
 
To consider issues raised by the Students’ Association; 
 
 
Consider  outcomes  from  Student  Evaluation/Feedback  (NSS,  PTES, 
PRES,  NSSE)  and  make  recommendations  for  action  to  the  Education 
Advisory Committee; 
 
 
 
Regulation 14 
220   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
Monitor  and  report  to  the  Education  Advisory  Committee  on  the 
adequacy  and  appropriateness  of  the  student  support  in  place  to  meet 
the needs of a diverse student body and to make recommendations on 
enhancements; 
 
 
Receive  professional  service  annual  updates  on  enhancements  to  the 
student experience; 
 
 
To  maintain  an  oversight  of    follow-up  actions  arising  from  the  SEC 
enhancement seminar; 
 
 
To  oversee  the  development  and  enhancement  of  arrangements  for 
student representation and feedback; 
 
 
To  oversee  enhancements  to  admissions,  enrolment  and  induction 
procedures and other aspects of the student journey; 
 
 
To keep an overview of initiatives which support and develop the student 
experience, such as volunteering, HEAR, global citizenship. 
 
Frequency of Meetings 

The Committee shall meet at least three times per year. 
 
Reporting 
The Group will report to the Education Advisory Committee. 
 
Period of Appointment 

“Ex-officio”  members  shall  remain  members  as  long  as  they  hold  office  by 
virtue of which they are members. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
221   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
26 
International Advisory Committee – a Standing Committee of 
Senate 

 
 
Membership 
Chair 
Appointed  by  Senate  –  normally  the  Vice  Principal 
(International) 
 
Ex-officio Members 
Assistant Deans (International) for each School 
SAUWS President or nominee 
Director  of  Strategic  Planning  &  Development 
(Co-Chair  of  Compliance  Oversight  Group)  or 
nominee 
Director  of  Student  Engagement  (Co-Chair  of 
Compliance Oversight Group) or nominee 
 
 
University Secretary & Registrar 
 
 
Director of Finance 
 
 
Director of People & Organisational Development 
 
 
Director of Information Services 
 
 
Director of International Centre 
 
 
Head of International Partnerships 
 
 
Head of International Recruitment 
 
 
Head of Widening Participation & Admissions 
 
Appointed Member 
Vice Chair, appointed by the Committee 
 
Co-opted Members 
In  such  numbers  as  may  be  determined  by  the 
Committee 
 
Administrative Support 
Appointed by the University Secretary & Registrar 
 
Quorum 
The quorum of the Committee shall be one third of the members. 
 
Periods of Office 
i) 
“Ex-officio” members shall remain members as long as they hold the office 
by virtue of which they are members. 
 
ii)  Appointed  members  shall  hold  office for a  period  of  three  years.   Retiring 
members shall be eligible for re-appointment. 
 
Terms of Reference 
The International Advisory Committee is a Standing Committee of Senate. 
 
The  remit  of the  Committee  is  to  be  proactive  in  the  strategic  development  of 
UWS’s approach to internationalisation and global citizenship and to drive the 
implementation  of  the  University’s  International  &  Global  Citizenship 
 
 
 
Regulation 14 
222   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
Strategy/Global Reach Enabling Plan and its periodic review and update.  The 
Committee is responsible for the performance management  of the key targets 
under the Strategy Action Plan.  The Committee will make recommendations to 
Senate as appropriate. 
 
Responsibility 

 
Report as required to Senate and Court on the implementation and impact 
of  the  Strategy  with  an  annual  report  on  performance  against  strategic 
objectives; 
 
 
Monitor Home  Office requirements  and impact  on UWS and ensure robust 
arrangements  are  in  place  to  protect  the  University’s  Highly  Trusted 
Sponsor status; 
 
 
Monitor  the  conformity  of  University  policies,  e.g.  Equality  &  Diversity, 
Assessment Handbook, guidance and other relevant policies, with regard to 
the  University’s  Internationalisation  Strategy  and  Global  Reach  Enabling 
Plan and to seek to inform such policy development in terms of international 
activities; 
 
 
Ensure clear briefings and communication to staff and students across the 
university on international activities;  
 
Student Experience 
 
Liaise  with  the  Student  Experience  Committee  on  issues  affecting 
International students in particular;  
 
 
Ensure  the  provision  of  programmes  of  professional  and  personal  support 
and development in the context of cultural diversity and globalisation; 
 
 
Ensure a diverse student population through the monitoring of international 
recruitment targets. 
 
International Activity 
 
Ensure  that  proposals  for  new  international  partnerships  and  activities, 
including student exchange, fit with the University’s Global Reach Enabling 
Plan and School Plans;  
 
 
Monitor  the  management  of  international  partnerships  including  the  use  of 
external agents for international recruitment. 
 
 
Maintain  an  overview  of  ERASMUS  and  other  international  exchange 
programmes and other outward mobility opportunities. 
 
 

 
 
 
 
Regulation 14 
223   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
Learning and teaching 
 
Monitor  the  development  of  flexible  distance  learning  taught  and  research 
provision  and  the  use  of  “flying  faculty”,  liaising  with  the  Collaborative 
Forum; 
 
 
Liaise  with  the  Education  Advisory  Committee  on  Internationalising  the 
Curriculum 
 
 
Monitor  the  resource  allocation  system  and  income  generation  associated 
with international activities;  
 
 
Secure engagement  and  assurances from  all  Schools and  Departments  of 
the University in the delivery of the Global Reach Enabling Plan. 
 
Research 

 
Liaise  with  the  Research  &  Enterprise  Advisory  Committee  on 
internationalising research and knowledge exchange. 
 
Frequency of Meetings 

The Committee shall meet as required by Senate normally four times per year. 
 
Reporting 

The Committee will report to Senate and may report to Court. 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
224   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
27 
Collaborative Forum  
 
 
Membership 
Chair 
Vice Principal (International)  
 
Ex-Officio Members 
University Secretary &Registrar or nominee  
 
Assistant  Dean  (International)  for  each  School  or 
nominee 
Director of Finance or nominee 
Head of Quality Enhancement Unit 
Head of International Partnerships 
Head of Research Services or nominee 
 
Head of External Engagement  
 
Head of Student Services or nominee 
 
Head of Registry or nominee 
 
Appointed members 
Representatives from each School with involvement 
in collaborative programmes, as required 
 
Administrative Support 
A  member  of  the  Quality  Enhancement  Unit  who 
shall act as Secretary to the Forum 
 
Quorum 
The quorum shall be one-third of the total membership. 
 
Remit 
The  Collaborative  Forum  provides  an  institutional  overview  of  all  collaborative 
provision  and  monitors  the  effective  implementation  of  the  University’s 
Collaborative Agreements with its partners for those programmes which lead to 
the award of UWS and are subject to the expectations of the QAA Quality Code 
for  Higher  Education:  Chapter  B10  on  collaborative  provision.    The 
Collaborative Forum in conjunction with the Quality Enhancement Unit provides 
expert  advice  and  support  for  the  development  of  collaborative  proposals, 
ensures rigorous scrutiny of proposals to maintain high standards and quality of 
student  experience  and  advises  the  International  Advisory  Committee, 
Education Advisory Committee and Research & Enterprise Advisory Committee 
on all aspects of the University’s collaborative activity. 
 
The Forum shall, 
 
Support  the  development  and  submission  of  collaborative  proposals, 
subjecting  them  to  the  rigour  and  scrutiny  of  the  university’s  due 
diligence and quality assurance arrangements; 
 
 
Co-ordinate  the  various  requirements  for  development  of  collaborative 
proposals  including:  -  due  diligence;  quality  assurance,  business 
case/financial model and development  of  Collaborative  agreement,  and 
make approval decisions; 
 
 
 
Regulation 14 
225   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
 
Develop effective approaches and share good practice  in  implementing 
collaborative agreements; 
 
 
Maintain the overview of the University's official register of collaborative 
programmes; 
 
 
Oversee  the  cycle  of  Collaborative  Review  for  each  collaborative 
partnership  and  receive  the  report  and  action  plan  from  each  such 
review.  Monitoring the timely follow-up action indicated in these reports 
and plans, identifying common issues for wider dissemination; 
 
 
Receive regular reports from Schools on collaborative activities including 
an annual report from each School on its collaborative partnerships; 
 
 
Maintain  an  overview  of  the  QAA  Quality  Code  for  Higher  Education: 
Chapter  10  on  Collaborative  provision  (2010)  and  any  subsequent 
updates and ensure that collaborative agreements are in alignment with 
it and Schools and Professional Service Departments are provided with 
appropriate information and guidance in this regard; 
 
Frequency of Meetings 
The  Forum  shall  meet  as  required  to  enable  responsive  actions  and 
recommendations. 
 
Reporting 
The Collaborative Forum will report to IAC, EAC or REAC as appropriate. 
 
Period of Appointment 
“Ex-officio”  members  shall  remain  members  as  long  as  they  hold  office  by 
virtue of which they are members. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
226   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
28 
UK Visa & Immigration Compliance Oversight Group (UKVI COG) 
 
 
Membership 
Chair 
University Secretary & Registrar 
 
Ex-officio members 
Vice Principal (International) 
Head of Widening Participation and Admissions 
(Home Office Key contact) 
Director of International Centre 
 
Director of Strategic Planning & Development 
 
Director of Student Engagement 
 
Head of the Graduate School 
 
Head of Registry 
Assistant Director (Operations) People & 
Organisational Development 
 
Co-opted membership 
In such numbers as may be determined by the Chair 
 
Administrative Support 
Court & Senate Office Compliance Officer 
 
Terms of Reference 

The  Compliance  Oversight  Group  will  have  responsibility  for  all  aspects  of 
ensuring  UK  Visa  &  Immigration  (UKVI)  compliance  to  ensure  that  the 
university retains highly trusted status.  This will include:- 
 
Oversight of all actions to ensure UKVI compliance; 
 
The management and implementation of the Home Office Points Based Audit 
(PBA). 
 
Reporting 

The Group will report to each meeting of the International Advisory  Committee 
and  to  Court  twice  per  year  in  June  and  December  (Court  report  to  be 
approved by Executive Group prior to submission). 
 
In  addition  the  Group  will  provide  a  summary  report  to  the  Depute  Principal 
(Home  Office  Authorising  Officer)  and  the  VP  (International)  following  each 
meeting. 
 
An exception report will be provided to the Executive Group. 
 
A  written  summary  report  on  Home  Office  Compliance  will  be  provided  to  the 
Executive Group prior to submission to Court. 
 
Frequency of Meetings 

COG will meet bi-monthly. 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
227   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
29 
University Research & Enterprise Advisory Committee (REAC) 
 
 
Membership 
Ex-officio Members 
Appointed  by  Senate  –  normally  Vice  Principal 
(Research, Enterprise & Engagement) 
 
Chair of the Ethics Committee 
 
Assistant  Deans  for  each  School  (Research  & 
Enterprise) 
 
University Secretary & Registrar 
 
Head of Research Services 
 
Head of Enterprise Services 
 
Head of the Graduate School 
 
Head of Library & e-learning 
 
One  Student  member  nominated  by  the  Graduate 
School 
 
 
Appointed Members 
Vice Chair appointed by the Committee 
 
Two members from the Professoriate 
 
One Research Assistant, appointed by the Chair 
 
Co-opted Members 
The Board may co-opt up to two additional members 
for periods specified by the Board 
 
Administrative Support 
A  member  of  administrative  staff  appointed  by  the 
Head  of  Research  Services  who  shall  act  as 
Secretary to the Committee 
 
Terms of Reference 
The  Research  &  Enterprise  Advisory  Committee  shall  be  constituted  to  ensure 
that the membership: 
a) 
Is active in research, enterprise or both and has relevant experience and 
expertise, including completed research degree supervision and research 
degree examination. 
 
b) 
Has  a  commitment  to  transferring  the  outputs  of  research  to  the  wider 
community. 
 
Quorum 
The quorum shall be one-third of the total membership. 
 
Remit 
Research & Enterprise Advisory Committee is a Standing Committee of Senate. 
 
The remit of the Research & Enterprise Advisory Committee is to be proactive in 
the strategic development of research and enterprise, to ensure achievement of 
the  University’s  Corporate  Plans,  compliance  with  the  University’s  Code  of 
Practice  for  Research  and  alignment  with  external  quality  standards,  and  to 
 
 
 
Regulation 14 
228   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
ensure  that  the  Graduate  School  oversees  compliance  with  Research  Degree 
Regulations.  The Committee will make recommendations on regulatory changes 
to the Regulations Committee which reports to Senate. 
 
Research and Enterprise Strategy and Implementation 

 
To  provide  regular  reports  to  Senate  on  its  activities  and  make 
recommendations on matters relating to research and enterprise; 
 
 
To support, stimulate and encourage a dynamic research and enterprise 
culture  within  the  University  and  promote  research  and  enterprise 
achievements internally and externally; 
 
 
To  implement,  monitor  and  review  the  University's  Research  & 
Enterprise Strategy; 
 
 
To  promote  the  interests  of  the  University’s  research  and  enterprise 
communities; 
 
 
To  support  a  vibrant  culture  of  enterprise  within  the  University,  where 
knowledge  transfer,  exchange  and  enterprise  opportunities  are 
maximised  for  economic,  social  and  cultural  benefit  of  the  University’s 
wider communities; 
 
 
To  ensure  that  the  University’s  Research  and  Enterprise  Strategy 
provides  opportunities  for  a  wide  range  of  staff  to  engage  in  these 
activities; 
 
 
To consider annual research and enterprise reports from each School; 
 
 
To receive regular reports from its sub-committee – the Graduate School 
Board; 
 
 
To agree, implement and monitor appropriate strategies and responses 
to  research  and  knowledge  exchange  metric  collection  exercises, 
including annual SFC cycles and the Research Excellence Framework; 
 
 
To establish time-limited working committees as deemed necessary; 
 
 
To authorise the Chair to act on its behalf in appropriate circumstances; 
 
Research Quality and Standards 
 
 
To  ensure  that  all  research  conducted  under  the  auspices  of  the 
University  is  in  accordance  with  the  University’s  Code  of  Practice;  to 
monitor  and  evaluate  the  Code  of  Practice  and  approve  any 
amendments; 
 
 
To  monitor  and  report  to  Senate  on  standards  and  quality  of  research 
awards; 
 
 
 
 
Regulation 14 
229   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
To  oversee  research  ethics,  research  institutes,  research  training  and 
the allocation of research funding; 
 
 
To  ensure  alignment  with  the  QAA  Quality  Code  for  Higher  Education: 
Chapter  B11  Postgraduate  Research  Programme  of  Academic  Quality 
and  Standards  in  Higher  Education  (Section  1)  and  to  monitor  the 
continuing development of the research environment; 
 
 
To  ensure  compliance  with  the  Research  Degree  Regulations  and  that 
the standard of awards is maintained; 
 
 
To  recommend  modifications  to  the  University’s  Research  Degree 
Regulations to the Regulations Committee; 
 
 
To  consider  research  examination  appeals  and  ensure  these  are 
processed through appropriate channels and in line with the regulations; 
 
Enterprise 
 
To oversee the growth and sustainability of an enterprising culture in the 
university  through  staff  training,  engagement,  recognition,  reward  and 
incentives. 
 
Frequency of Meetings 
The Board will meet four times per annum. 
 
Reporting 
The REAC will report to Senate. 
 
Periods of Appointment 
“Ex-officio” members wil  remain members as long as they hold the appropriate 
office. 
 
Appointed  members  will  normally  be  appointed  for  a  period  of  three  years  and 
will  be  eligible  for  re-nomination.    Appointments  will  be  made  by  the  Deans  of 
School. 
Research  Assistants  will  normally  be  appointed  for  one  year  and  this 
membership will rotate annually across Schools. 
 
 
 
 
Regulation 14 
230   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
30 
Graduate School Board – a Sub-group of the Research & Enterprise 
Advisory Committee (REAC) 

 
 
Membership 

Chair 
Head of the Graduate School 
Ex Officio 
Vice Principal (Research, Enterprise & 
Engagement) 
 
Chair of the University Ethics Committee 
 
One senior member of staff responsible for 
Research per School 
 
PGR Recruitment and Progression Officer 
 
Appointed Members 
One  person  per  School  appointed  by  the  Head  of 
School  with  responsibility  for  the  research  student 
experience 
 
Programme Leader - Research Methods 
 
Programme Leader – Research Degree Supervision 
 
One  student  member  from  amongst  the  PGR 
population 
 
Co-opted members 
in  such  numbers  as  may  be  determined  by  the 
Board 
 
 
Administrative Support 
A  member  of  administrative  staff  appointed  by  the 
Head  of  the  Graduate  School  who  shall  act  as 
Secretary to the Board 
 
Frequency of Meetings 
The Board will meet four times a year.  
 
Reporting 
The Board will report to the Research & Enterprise Advisory Committee. 
 
Constitution 

The appointed members must have: 
 
Appropriate experience of completed research degree supervision; 
 
 
Appropriate experience of examining research degrees; 
 
 
Has familiarity with the University's regulations for research degrees. 
 
 
A wide range of research experience and research-based publications; 
 
 
Subject expertise to reflect the range of disciplines in which students are 
registered as far as it is reasonable practicable; 
 
 
 
 
Regulation 14 
231   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
Other  than  the  two  student  members,  no  person  who  is  registered  for  a 
research degree shall be a member of the Graduate School. 
 
Terms of Reference 
 
To  ensure  alignment  with  the  QAA  Quality  Code  for  Higher  Education: 
Chapter B11 Postgraduate Research Programmes of  Academic Quality 
and  Standards  in  Higher  Education  (Section  1)  and  to  monitor  the 
continual improvement of the research student environment; 
 
 
To monitor submission of students’ annual reports and assessor reports 
following  student  review  meetings  and  thus  confirm  that  candidates 
progress  to  the  next  level  of  study,  i.e.,  to  function  as  a  progression 
advisory board and confirm students are eligible to enrol/progress; 
 
 
To approve programmes of work proposed in applications to register for 
the  University's  degree  of  Masters  of  Research,  MPhil  or  MPhil  with 
possibility of transfer to PhD or PhD direct; 
 
 
To  ensure  that  appropriate  and  effective  training  programmes  are 
provided  and  that  supervisors  monitor  student  engagement  in  the 
training programmes; 
 
 
To approve modifications to a candidate's registration; 
 
 
To  ensure  compliance  with  the  Research  Degree  Regulations  and  that 
the standard of awards is maintained;  
 
 
To ensure all students are being effectively supervised; 
 
 
To  ensure  that  students  and  supervisors  are  informed  of  sector-wide 
issues/developments and relevant policies; 
 
 
To  recommend  modifications  to  the  University’s  Research  Degree 
Regulations  to  the  Research  &  Enterprise  Advisory  Committee  which 
would in turn suggest changes to the Regulations Committee; 
 
 
To  foster  and  encourage  development  of  the  research  student 
community. 
 
Research Student Matters 
 
To  coordinate  responses  and  deal  appropriately  with  issues  relating  to 
research  raised  through  the  School  Student/Staff  Liaison  Groups 
(SSLGs); 
 
 
To  deal  with  all  matters  relating  to  the  registration,  direction  and 
progression,  assessment  of  research  degree  students  and  candidates, 
including  the  approval  of  School  Board  nominations  of  External 
Examiners; 
 
 
 
 
Regulation 14 
232   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
To satisfy itself that the conditions under which a candidate will work are 
satisfactory  and  that  facilities  and  funding  deriving  from  sponsoring, 
collaborating  or  granting  establishments  will  be  adequate  for  the 
programme proposed; 
 
 
To  make  recommendation  for  the  conferment  of  an  award  of  the 
University by research on the delegated authority of Senate; 
 
 
To consider applications for confidentiality of thesis; 
 
The  Committee  may  authorise  the  Chair  to  act  on  its  behalf  in  appropriate 
circumstances. 
 
Periods of Appointment 
‘Ex-officio’  members  will  remain  members  as  long  as  they  hold  the  office  by 
virtue of which they are members. 
 
Appointed members will normally be appointed for a period of three years and 
will  be  eligible  for  re-nomination.    Appointments  will  be  made  by  the  Chair  of 
the Graduate School Board. 
 
All appointees shall be eligible for re-appointment on the expiry of their terms of 
office. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
233   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
31 
University Ethics Committee 
 
 
Membership 
Chair 
To be appointed by the Senate 
 
Vice Chair 
To be appointed by the Committee 
 
Ex-officio Members 
Chair of the REAC 
 
University Secretary & Registrar 
SAUWS President or nominee 
 
 
Appointed Members 
Chair of each School Ethics Committee or nominee 
 
to  include  at  least  three  members  from  the 
professoriate 
 
External or Lay Members  At  least  three  members  external  to  the  University, 
with experience of ethical issues 
 
Co-opted Members 
The  Committee  may  co-opt  additional  members  for 
a period specified by the Committee 
 
Administrative Support 
A member of Court & Senate Office who shall act as 
Secretary to the Committee 
 
Quorum 
The  quorum  shall  be  one-third  of  the  total  membership,  with  at  least  one 
external in attendance per meeting 
 
Terms of Reference 
 
To  consider  general  ethical  issues  relating  to  University  activity, 
specifically, but not exclusively, research activity; 
 
 
To  oversee  the  operation,  monitoring,  evaluation,  dissemination  and 
review of the University Policy & Procedures for Ethical Research;  
 
 
To provide formal guidance and advice to Academic Schools on ethics 
issues in line with the policy; 
 
 
To consider and approve proposed School Ethics Committee 
membership & procedures; 
 
 
To  consider  high  risk  or  complex  applications  referred  from  School 
Ethics  Committees,  and  also  where  risks  may  be  posed  to  the 
researchers themselves, e.g. in laboratory or field; 
 
 
To  monitor  the  quality  of  ethical  applications  and  ensure  that  the 
approval process is conducted in a fair and independent manner; 
 
 
 
Regulation 14 
234   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
To receive annual reports from the University Secretary; 
 
 
To receive annual reports from School Ethics Committees; 
 
 
To  ensure  that  students  and  staff  are  aware  of  the  importance  of 
considering  ethical  issues  and  of  the  appropriate  channels  for  seeking 
ethical approval. 
 
Frequency of Meetings 
The Committee shall meet four times per annum. 
 
Reporting 
The Committee shall report to the Senate 
 
Periods of Appointment 
“Ex-officio”  members  will  remain  members  as  long  as  they  hold  the  office  by 
virtue of which they are members. 
 
The  Chair  and  other  appointed  members  will  be  appointed  for  a  period  not 
exceeding three years. 
 
All appointees shall be eligible for re-appointment on the expiry of their terms of 
office. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
235   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
32 
Due Diligence Group 
 
 
Membership 
Chair 
University Secretary & Registrar 
 
Director of Finance or nominee 
 
Head of Quality Enhancement Unit or nominee 
 
Director of Strategic Planning & Development 
 
Administrative Support 
A member of the Court & Senate Office  
 
Terms of Reference 

The Due Diligence Group convened by the University Secretary & Registrar will 
consider  new  academic  partnerships  and  collaborations.    Documentation  will 
be provided according to a University template which meets the expectations of 
Chapter  B10  of  the  Quality  Code  for  Higher  Education.    The  Group  will 
scrutinise the following areas within the guidance of the Due Diligence Policy.  
 
Financial Information 
Director of Finance or nominee 
Legal   
 
 
University Secretary & Registrar 
Quality Assurance   
Head of Quality Enhancement Unit or nominee 
Reputational 
Director  of  Strategic  Planning  &  Development  or 
nominee 
 
There may also be consideration of employment and ethical issues and Equality 
Impact Assessment during the due diligence stage. 
 
Frequency of meetings 
Meetings will be held virtually where possible to expedite responsive and timely 
decisions on proposals.  
 
The  Group  will  meet  once  per  year  to  review  an  annual  report,  and  will  make 
recommendations as appropriate. 
 
Reporting 

The Group will report to the Senate and other committees as required. 
 
Due  Diligence  reports  will  be  signed  off  by  the  Chair  of  the  Due  Diligence 
Group. 
 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
236   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
33 
Disciplinary Committee 
 
 
Membership 
Chair 
Appointed by Senate 
Vice Chair  
Appointed by Senate from amongst the membership 
 
Ex-officio Members 
President of the Students' Association or nominee 
 
Appointed Members 
Two  members  of  academic  staff  from  each  School 
nominated 
by 
the 
Dean 
of 
School 
for 
recommendation to Senate 
 
Two  members  of  staff  from  within  professional 
support services 
 
Co-opted Members 
The  Committee  shall  have  the  power  to  co-opt  a 
legal adviser from outwith the University 
 
Administrative Support 
A member of the Court & Senate Office appointed by 
the University Secretary & Registrar who shall act as 
Secretary 
 
No  appointed  or  elected  member  shall  be  the  Principal  or  the  University 
Secretary & Registrar or an Authorised Officer as defined in the University Code 
of Discipline. 
 
Quorum 
The minimum attendance at any meeting of the Disciplinary Committee shall be 
the  Chair,  a  student  representative  and  three  others  drawn  from  the  pool  of 
members.    No  academic  member  shall  have  taught  the  student  or  acted  as 
their personal tutor.  No professional services staff member on the Committee 
shall have formally advised or counselled the student. 
 
Terms of Reference 
 
To  deal  with  alleged  cases  of  misconduct  as  defined  in  the  Code  of 
Discipline  on  the  recommendation  of  Authorised  Officers  or  School 
Plagiarism Panels; 
 
 
To advise Senate on matters pertaining to discipline within the University, 
especially with regard to the operation of the official Codes of Discipline; 
 
 
To  deal  with  appeals  against  the  decisions  of  an  authorised  officer  or  a 
School plagiarism panel. 
 
Reporting 
The Committee will report annually to Senate. 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
237   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
Periods of Appointment 
"Ex-officio"  members  will  remain  members  as  long  as  they  hold  the  office  by 
virtue of which they are members. 
 
The Chair will be appointed by the Senate for a period not exceeding four years. 
 
All appointed members will be appointed for a term not exceeding five years. 
 
The  student  member  will  be  elected  by  the  Students'  Representative  Council 
annually by the Council. 
 
All  appointees  and  shall  be  eligible  for  re-appointment  or  re-election  on  the 
expiry of their terms of office. 
 
 
 
 

 
 
 
 
Regulation 14 
238   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
34 
Regulations Committee – a Standing Committee of Senate 
 
 
Membership 
Chair 
Appointed by Senate 
 
Ex-Officio Members 
University Secretary & Registrar 
 
Depute President Education and Welfare (SAUWS) 
 
Head of QEU or nominee 
 
Head of Registry or nominee 
 
Head of Research Services 
 
Chair of Assessment Policy & Practice Group 
 
Chair of Appeals Group 
 
Chair of Disciplinary Committee 
 
Chair of Graduate School Board  
 
Appointed Members 
Chair appointed by Senate 
 
Two  student  representatives  nominated  by  the 
Students’ Association 
 
One academic representative from each School 
 
Co-opted Members 
In  such  numbers  as  may  be  determined  by  the 
Regulations Committee 
 
 
Administrative Support 
A member of the Court & Senate Office appointed by 
the University Secretary & Registrar who shall act as 
Secretary to the Committee 
 
Quorum 
The quorum shall be one-third of the total membership. 
 
Terms of Reference 
The  Regulations  Committee  is  a  Standing  Committee  of  Senate  which  advises 
on  the  operation  and  development  of  the  University's  regulations.    The 
Committee  shall  make  recommendations  and  report  to  Senate  on  all  matters 
relating  to  the  establishment  of  new  or  amended  regulations  and  will  subject 
these to a process of ongoing critical review. 
 
The Committee shall: 
 
Review and make recommendations on the development of the University 
Regulatory Framework; 
 
 
Ensure  that  matters  arising  from  internal  strategies  and  the  external 
environment are incorporated into University Regulations;  
 
 
Ensure  that  appropriate  consultation  has  taken  place  with  staff  and 
students on proposed amendments/new regulations; 
 
 
 
Regulation 14 
239   
2014/15 Edition 

University of the West of Scotland 
 
Court & Senate Office 
 
 
 
 
 
Communicate with staff and students annually on regulatory changes. 
 
Frequency of Meetings 
The Committee shall meet as required by Senate but normally at least once or 
twice per year. 
 
Reporting 
The  Committee  will  receive  recommendations  from  Education  Advisory 
Committee/Research  &  Enterprise  Advisory  Committee/International  Advisory 
Committee and report to Senate. 
 
Period of Appointment 
"Ex-officio” members shal  remain members as long as they hold office by virtue 
of which they are members. 
 
 
 
 
 
Regulation 14 
240   
2014/15 Edition 


Printed by Printing Services, University of the West of Scotland
University of the West of Scotland is a registered Scottish charity. Charity number SC002520