This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Change Of Call Sign Policy'.

link to page 1

 
 
 
Catriona Lawrence 
Internal Reviewer 
FOI Ref: 01296704 
 
Internal Review ref: 01296704 
Email: 
 
xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx 
Ian Hope 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
2 August 2021 
 
Dear Mr Hope, 
Internal Review: Call Sign Policy 
Thank you for your email dated 17 July 2021, where you asked for an internal review of Ofcom’s 
response to your Freedom of Information Act (‘the FOI Act’) request (ref: 01296704) dated 30 June 
2021. 
Background 
Your FOI request 
In your original request, dated 2 June 2021, you wrote the following: 
Please list the Date when Ofcom changed published policy on re-issuing Amateur radio call 
signs. 

Previously the RA, then Ofcom would only permit a previously issued call sign to be given to 
another amateur or a club, with written permission from the previous holder or the Previous 
holders Family. This was Policy for a number of years 

Now anyone can apply for a call sign that was previously held or issued, which means we 
have recent licencees, Holding G3 call signs 

When did Policy change, who agreed and why were us Amateurs not consulted on the 
Change, it is a insult to Silent Keys and almost like Graverobbing that you hear Old call signs 
on the Air and I urge Ofcom to reconsider Policy 

Ofcom’s Information Request Team (‘the IR Team’) responded to your request on 30 June 2021. In 
the letter it advised that it was unaware of Ofcom having ever applied a policy whereby a radio 
station call sign may be assigned only with the consent of another party. It provided a link to 
Ofcom’s online guidance for licensees1, noting that paragraphs 1.16 to 1.18 describe the approach 
taken in reusing old call signs. 
 

https://www.ofcom.org.uk/__data/assets/pdf_file/0026/82637/amateur_radio_licence_guidance_for_license
es.pdf 
Page 1 of 4 
 

link to page 2  
 
Your further request for clarification 
On 30 June you responded to the IR Team from your personal email address, rather than your 
‘whatdotheyknow.com’ email address. You suggested that they “look through the Old GPO and RA 
records, before saying Ofcom has never had a Policy of asking for Permission to reuse call signs”. You 
also advised that the process of requesting written permission from the previous holder, or their 
family should they be deceased, had existed and been taught in Amateur Radio exams. 
You received a further response from the Team on 14 July which was sent to your personal email 
address. In this response it again advised that Ofcom held no record of such a policy. It did, however, 
note that: 
in 2006 a document was published indicating that, in some circumstances, Ofcom might seek 
others’ agreement before al owing a call sign to be transferred from one licensee to another 
but this was for the transfer of call signs, not their assignment. That document was 
withdrawn some five years ago. 

Internal review 
Your request 
Following this response of 14 July, you sent five further emails to the IR Team from your 
‘whatdotheyknow.com’ email address. In the first of these emails, sent on 17 July, you submitted the 
following request: 
 
Would Like a Review as you have not replied to my request for you to go through the archives 
and actually refresh your memory, As many amateurs have said it was policy and formed 
part of the licence documents under the RA/GPO. 
 
Go back read history, and realise what a huge mistake you have made. 

 
In the second email, also of 17 July, you again suggested that the IR Team look in Ofcom’s own 
archives where you claimed to have found a statement on the topic, published on 31 May 2006. This 
statement, which you included in the body of the email, included the fol owing two points: 
•  Ofcom wil  transfer a call sign from one radio amateur to another radio amateur providing 
that the call sign holder consents to the transfer. Ofcom wil  require a letter of instruction 
from the call sign holder as evidence of consent. 

•  Ofcom wil  also transfer a call sign from a deceased radio amateur to another radio amateur. 
Ofcom wil  require a letter of instruction from the call sign holder’s executor (or 
administrator) as evidence of consent. 

In the third, sent on 26 July, you provided a link to Ofcom’s transfer of amateur radio call signs 
policy2
, published in 2006, which had been archived on the WayBack Machine, an internet archive 
 
2 https://web.archive.org/web/20120713191813/https:/licensing.ofcom.org.uk/binaries/spectrum/amateur-
radio/guidance-for-licensees/amateur-radio-cal -signs/transfercal  signs.pdf 
Page 2 of 4 
 

link to page 3 link to page 3  
 
service. You then requested for your request to be answered, alongside a formal apology, by Friday 
30 July as you considered that the IR Team had “had enough time to deal with this”.  
Your final two emails of 29 and 30 July concerned your wish to receive a response to your request by 
30 July and 6 August respectively.   
My assessment 
I can confirm that Ofcom does not hold the information you have requested. As advised by the IR 
Team, this is because Ofcom has never applied a policy whereby a radio station call sign may be 
assigned only with the consent of another party. In addition, we are unaware of any such policy 
being applied by Ofcom’s immediate predecessor. 
Having searched Ofcom’s website, I cannot find the information you provided in your second email 
of 17 July. However, it does appear on an amateur radio website3, which provides a link to an Ofcom 
document that is no longer available on the Ofcom website. The relevant Ofcom colleagues have 
advised that the missing policy is the same policy referred to in the IR Team’s email of 14 July, which 
was published in 2006 and removed from the Ofcom website five years ago upon its retirement. This 
is also the same policy (the transfer of amateur radio call signs policy) that you provided a link to in 
your email of 26 July, which has been archived on the WayBack Machine. 
As advised by the IR Team on 14 July, this policy indicated that “in some circumstances, Ofcom might 
seek others’ agreement before allowing a call sign to be transferred from one licensee to another 
but this was for the transfer of call signs, not their assignment”. I believe it would be helpful to 
explain the difference between transfer and assignment in this context. 
First, Ofcom’s approach to the assignment of call signs can be found in paragraphs 1.16 to 1.18 of 
our online guidance4Following this approach, if an amateur radio licence is surrendered (including 
cases where the previous holder has died), the call sign is retired and remains unavailable for two 
years. Thereafter, a subsequent applicant for a licence may expressly request the call sign. If an 
applicant does not request a particular call sign, they will be assigned the first available call sign in 
the sequence for that class of licence. 
Second, before its retirement, the transfer of amateur radio call signs policy allowed for a call sign to 
be transferred between licensees without needing to be retired for two years, as set out above. This 
was only allowed in exceptional circumstances and required a letter of instruction from the call sign 
holder or, if deceased, their executor, as evidence of consent. 
I appreciate you feel strongly about the recycling of call signs. However, call signs are a finite 
resource and Ofcom must adopt policies that optimise the availability of this resource. I hope that 
my above explanation assures you that, while Ofcom no longer allows call signs to be transferred, 
 
3 http://www.amateurradio.eu/gm/licencing/transferring-cal  signs.htm 

https://www.ofcom.org.uk/__data/assets/pdf_file/0026/82637/amateur_radio_licence_guidance_for_license
es.pdf 
Page 3 of 4 
 

 
 
even with written consent, we do not reassign a call sign to a new licensee until a reasonable period 
of time has elapsed. 
Further considerations 
If you have any queries, then please contact xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx. Please remember 
to quote the reference number above in any future communications. 
Yours sincerely, 
 
 
Catriona Lawrence 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
If you are not content with the outcome of the internal review, you have the right to apply directly to the Information Commissioner for a 
decision. The Information Commissioner can be contacted at: 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
Your complaint should be raised within three months of your internal review. 
Page 4 of 4 
 

Document Outline