This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'College Council Minutes'.


MINUTES OF A MEETING OF 
UNRESERVED BUSINESS OF COUNCIL 
5.30 P.M. ON WEDNESDAY 30 MAY 2018 IN 
THE MEETING ROOM 
 
 
 
 
Present
:  
The President (P), Vice-President (VP), Bursar (B), Senior Tutor (ST), 
Professor H Chang (HC), Dr I Farnan (IF), Professor A Short (CAS), Dr 
L Tantardini (LT), Dr E Rowe (EAR),  GSB Vice-President (SK). 
 
 
In attendance:  
 
Minutes: 
 
College Registrar 
 
 
 
 
 
 
 
 
Apologies:   
GSB President (TC), 
 
The meeting was quorate. 
 
C18.94 
Declarations of Interest 
No member declared an interest in relation to the business to be transacted 
during the course of the meeting. 
 
C18.95 
Unreserved Minutes of the meeting held on 18 April 2018 
The minutes were approved as a correct record of the business transacted and 
evidence of the proceedings to which they relate. The President signed the 
Minute Book. 
 
C18.96 
Matters Arising 
The Bursar requested any outstanding Insurance declarations be returned to the 
College Registrar.  
C18.97  
President’s Business 
None 
 
C18.98 
Report of the Graduate Student Body 
The GSB confirmed that they are planning a low-key party in the garden on 23rd 
June in place of the cancel ed June Event. The GSB are to meet on Monday 4th 
June to discuss. The President requested that the Bursar should be kept up to 
date with any plans. 
C18.99  
Report of the Senior Tutor 
The Senior Tutor gave an update on admissions; there have been 190 offers 
made so far, with a target of 220. Applications have slowed, but are currently 
ahead of the previous two years. There has been some pooling in certain subjects, 
and the College has been asked to take more Part 3 Maths, MCL, and LLM 
students. The Tutorial team are now in a monitoring phase, aiming to meet the 
lower target whilst avoiding having too many students without accommodation. 
 
C18.100           Current issues 
 
 
Herschel Road 
                                                         Cambridge CB3 9AL 
Tel: +44 (0)1223 762180 
Porters’ Lodge: +44 (0)1223 332360 
xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx.xx 
Clare Hall is a registered charity (Number 1137491)                                   www.clarehall.cam.ac.uk 


MINUTES OF A MEETING OF 
UNRESERVED BUSINESS OF COUNCIL 
5.30 P.M. ON WEDNESDAY 30 MAY 2018 IN 
THE MEETING ROOM 
 
 
 
The Bursar gave an update on the following issues: 
 GDPR 
The new General Data Protection Regulation (‘GDPR’) wil  be in force, effective 
from 25 May 2018. The College has undertaken a considerable amount of work 
in preparation for the implementation of the Regulation, including audits of 
personal data records by Department, raising awareness of Col ege staff including 
a number of on-line training modules, drafting of Data Protection Statements and 
related policies, identification of key personnel with responsibility for GDPR, and 
advising individuals (including staff, Fel ows, students and Life Members) of their 
rights as individuals regarding their personal data. 
This work is now complete, and a dedicated section of the website went live on 
25 May 2018. Included within the documentation on the website are the Col ege 
policies and Data Protection Statements, as detailed below. Members of Council 
are requested to access and review these documents through the Col ege website.
 
 
Council reviewed and approved the Col ege Data Protection Policy, and 
the four other policies detailed above, to be effective from 25 May 2018; 
Council reviewed and noted the related data protection statements; 

Council approved the Office of Intercol egiate Services as the Statutory 
Data Protection Officer for the Col ege, and, 
Council approved the Bursar as the person within Col ege otherwise 
responsible for data protection. 
 
Council received the Easter T  
e
Fel ow Web Editor’s Report rm report of the Felow Web Editor. 
Council noted the contents of the above Report.   
Greater Cambridge Partnership busway proposals 
As reported to the Governing Body on 2 May 2018, GCP have confirmed that 
their preferred plan is stil  for an off-road busway and that their preferred route is 
Rifle Range Road. 
The President and Bursar are in contact with interested parties, including 
representatives of the University, col eges and local residents, and political 
representatives, and are also following up the possibility of engaging a legal 
specialist to advise.  
The President and Bursar gave a verbal update on recent developments to 
Council as fol ows: 
A meeting takes place on 30th May of the Combined Authority. The Greater 
Cambridge Partnership wil  meet in July. The Col ege is trying to increase 
awareness of the matter at a col ege and University level. The Bursar is to attend a 
 
 
Herschel Road 
                                                         Cambridge CB3 9AL 
Tel: +44 (0)1223 762180 
Porters’ Lodge: +44 (0)1223 332360 
xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx.xx 
Clare Hall is a registered charity (Number 1137491)                                   www.clarehall.cam.ac.uk 


MINUTES OF A MEETING OF 
UNRESERVED BUSINESS OF COUNCIL 
5.30 P.M. ON WEDNESDAY 30 MAY 2018 IN 
THE MEETING ROOM 
 
 
meeting of the Coton and West Fields group in early June.  The President raised 
the issue at the recent Heads of House Dinner, where there was a good 
discussion. The matter is now on the agenda for the Colleges’ Committee for 
Saturday 2nd June.  
The Bursar gave an update on the latest news from Historic England: Luke 
Wormald is finalising his report and hopes there wil  be a decision within the next 
4 weeks.  
Council noted the actions of the President and Bursar on behalf of the 
College. 
C18.101 
Elections to Committes 
The President reported on the proposals for Committee Membership 2018-19 
Council: wil  be dealt with at Governing Body. 
Finance: Dr L Passmore has indicated that she is no longer able to serve on the 
Finance Committee, creating one vacancy, for which Mr S Bourne has offered to 
continue to serve. Professor A Short wil  also serve. 
OFC: Changes to take place according to Statutes. 
Fel owship Committee: No change 
Tanner and Ashby Committee: No change 
Student Compaints Committee: No change 
Archive Advisory Group: No change 
Art Committee:  Mary Ealden has offered to serve on the Art Committee. 
Development Committee: Professor A Short’s appointment as Vice President 
would create one vacancy, Ms. H Pennant, Dr J Cama, have offered to serve and 
Professor A Blake has been asked.   
Environment Committee: No change 
Gardens Advisory Group: Dr A Street no longer able to serve. Professor A 
Short to chair. 
Health & Safety Committee:  No change 
Music: Dr J Thurlow to serve  
Social Events Committee: Dr Tantardini wishes to resign as Chair, and Dr Yi 
Feng wishes to resign, creating two vacancies and expressions of interest are 
requested. Dr K Muller-Johnson has volunteered to serve and expressions of 
interest are requested. The President wil  ask Dr T Tate whether she would be 
willing to chair. 
Visiting Fellows will be invited to join this Committee when they join the College. 
Stewardship Committee: Mr S Bourne wil  step down as Chair and Professor R 
McMahon has been asked to replace him. Dr S Recchia has agreed to serve.  Dr 
A Mather resigned during the year, creating a vacancy – expressions of interest 
are sought. 
Publications Committee: Dr A Street, Ms H Pennant, the Senior Tutor and Mr 
 
 
Herschel Road 
                                                         Cambridge CB3 9AL 
Tel: +44 (0)1223 762180 
Porters’ Lodge: +44 (0)1223 332360 
xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx.xx 
Clare Hall is a registered charity (Number 1137491)                                   www.clarehall.cam.ac.uk 


MINUTES OF A MEETING OF 
UNRESERVED BUSINESS OF COUNCIL 
5.30 P.M. ON WEDNESDAY 30 MAY 2018 IN 
THE MEETING ROOM 
 
 
Du Plessis have al  indicated their wish to resign from the Publications 
Committee, creating three vacancies for which expressions of interest are 
requested, particularly from those with a knowledge or interest in 
communications and social media. The President wil  approach Dr J Rivest. 
Minutes of Committee Meetings 
C18.102 
Finance Committee – matters arising: 
•  Review of rents and other charges 
•  Budget monitoring to March 2018 
•  Proposed budget 2018 / 19 
•  Insurance renewal 
•  Indicative costs for development of 4HR 
Stewardship Committee   
Publications Committee 
Health & Safety Committee 
Council received and approved the Minutes of Committee Meetings 
C18.103 
Any Other Business 
 
Council thanked Ms S Krum and Mr T Coorens for their attendance at 
Council meetings this year. 
C18.104 
Date and time of next meeting:  3 Oct 2018 (tbc by Governing Body) in the 
College Meeting Room at 5.30pm 
 
 
 
 
 
Herschel Road 
                                                         Cambridge CB3 9AL 
Tel: +44 (0)1223 762180 
Porters’ Lodge: +44 (0)1223 332360 
xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx.xx 
Clare Hall is a registered charity (Number 1137491)                                   www.clarehall.cam.ac.uk