This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Lloyd George Digitisation'.


 
 
 
 
 
 
 
 
Ref: FOI/00207/CCCG  
Freedom of Information Requests 
5th May 2021  
1st Floor West Wing 
 
New Alderley Building  
Daniel Stonard 
Macclesfield District General Hospital 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Victoria Road 
 
Macclesfield   
 
 SK10 3BL 
 
 
                     Website: www.cheshireccg.nhs.uk 
 
                       Email:  xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Dear Daniel Stonard, 
 
 
 
 
Re: Freedom of Information Act 2000 
 
       Lloyd George Digitisation        
 
              
Thank you for your information request indicated in bold below, which has now been 
considered  under  the  Freedom  of  Information  Act  2000  by  NHS  Cheshire  Clinical 
Commissioning Group (CCG). I am able to provide you with the following information 
and responses.  
 
Please note from 1st April 2020, NHS Eastern Cheshire CCG, NHS South Cheshire 
CCG,  NHS  Vale  Royal  CCG  and  NHS  West  Cheshire  CCG  merged  to  form  NHS 
Cheshire CCG. 
 
You asked:  
 

1) Has the CCG deployed a cross-practice approach to the digitisation 
(scanning) of Lloyd George (LG) patient records? 
 
a)  If so, who is the supplier the CCG has contracted with? 
b) When was the contract awarded and for how long? 
c) How may patient files are in scope for the digitisation project? 
d) If not outsourced, is the digitisation managed internally by 
CCG/practice staff? 
 

Our response: 
 
1a  - d)  NHS Cheshire CCG has contracted EMIS Health to digitise the Lloyd 
George patient records held by our member GP Practices. The contract with 
EMIS Health was originally agreed at the end of 2018 by the four former CCGs 
that now make up NHS Cheshire CCG and is now in the closure stage. The 
contract with EMIS Health was for the digitisation of all Lloyd George patient 
records held by our member GP Practices. 
Dr Andrew Wilson FRCGP Clinical Chair   
Clare Watson Accountable Officer 

 
 
 
 
 
 
You asked:  
 

2) If the CCG has not yet started to digitise Lloyd George records across 
its GP estate, does the CCG know roughly how many Lloyd George 
records exist in a physical form? 
 

Our response: 
 
2) As previously advised, NHS Cheshire CCG is now in the closure stage of the 
digitisation of all Lloyd George patient records held by our member GP 
Practices. 
 
You asked:  
 

3) Are these physical LG files stored within the respective practice? 
 
4) Are any physical LG files stored with a third-party storage company, 
off-site? 
 
a) if so, roughly how many (files or boxes is fine)? 
b) What is the annual cost to the CCG for the storage of physical patient 
files within third party storage companies? 
 

Our response: 
 
3 - 4a - b) The physical Lloyd George patient records held by our member GP 
Practices are with a third party storage company. NHS Cheshire CCG does not 
hold information on how many files or boxes of Lloyd George patient records 
are held with a third party storage company as the contract for this was agreed 
by the member GP Practices themselves. As a result, there is no annual cost to 
NHS Cheshire CCG for the storage of physical patient files within third party 
storage companies*. 
 
*You may wish to redirect your request for this information NHS Cheshire 
CCG’s member GP Practices whose names and contact details are listed on 
our website at the following link: https://www.cheshireccg.nhs.uk/about/gp-
member-practices/.
 
 
You asked:  
 

5) Is there a uniformed Electronic Document Management system 
deployed across all practice surgeries? 
 
a) if so, which EDM system has been deployed? 
b) when was the contract awarded and how long for? 
c) if not, which individual systems are currently being used across the 
estate? 
 

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Our response: 
 
5a - c) There is no unified electronic document management system deployed 
across all NHS Cheshire CCG’s member GP Practices. All Lloyd George patient 
records once scanned are held on the EMIS clinical system used by NHS 
Cheshire CCG member GP Practices except where member GP Practices may 
have made individual arrangements. 
 
You asked:  
 

6) Who within the CCG is responsible for the digitisation of Lloyd George 
records across the CCG estate, in-line with the NHS England timelines? 

 
a) Please provide name, job title and email address 
 

Our response: 
 
6a) NHS Cheshire CCG does not have a designated member of staff 
responsible for the digitisation of Lloyd George patient records held by our 
member GP Practices. 
 
You asked:  
 

7) Please also provide the details for: 
 
a) Chief Financial Officer (or equivalent) 
b) Chief Information Officer (or equivalent) 
c) Chief Clinical Information Officer (or equivalent) 
d) Chief Executive Officer (or equivalent) 
 

Our response: 
 
7) Please find below the names of the NHS Cheshire CCG staff that closest 
match the roles listed in your request: 
 
a - c) Lynda Risk, Executive Director of Finance & Contracting/Senior 
Information Risk Owner

 
d) Claire Watson, Accountable Officer. 
 
NHS Cheshire CCG does hold the information you have requested regarding 
the above staff members direct email addresses. However, the direct email 
addresses of staff members are considered by NHS Cheshire CCG to constitute 
‘personal information’ under the Data Protection Act and, as a result, are 
exempt from disclosure under section 40(2) of the Freedom of Information Act 
2000.  
 
You can however contact NHS Cheshire CCG with any enquiries for staff using 
the ‘get in touch’ page on our website via the following link: 
https://www.cheshireccg.nhs.uk/get-in-touch. 
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If you have any queries or concerns, wish to request a review of our response or are 
unhappy  with  the  service  you  have  received  in  relation  to  this  Freedom  of 
Information  request,  please  do  not  hesitate  to  contact  the  Freedom  of  Information 
Requests team; details provided at the top of this letter.  
 
If  you  request  a  review  of  our  response  and  are  not  content  with  the  subsequent 
outcome,  you  may  apply  directly  to  the  Information  Commissioner  for  a  decision.   
Generally,  the  Information  Commissioner  cannot  make  a  decision  unless  you  have 
exhausted the Freedom of Information review procedure provided by NHS Cheshire 
Clinical Commissioning Group.  
 
The Information Commissioner can be contacted at: 
 
The Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
 
Yours sincerely 
 
Matthew Cunningham 
Director of Governance and Corporate Development 
NHS Cheshire Clinical Commissioning Group 
 
 
Re- Use of Information 
 
Most of the information that we provide in response to Freedom of Information Act 2000 request will 
be subject to copyright protection. In most cases the copyright will be owned by NHS Cheshire CCG. 
The copyright in other information may be owned by another person or organisation, as indicated on 
the information itself. 
 
You are free to use any information supplied for your own non-commercial research or private study 
purposes.  The  information  may  also  be  used  for  any  other  purpose  allowed  by  a  limitation  or 
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