Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'SEND & Inclusion Board and Corporate Board'.

 
SEND & Inclusion Partnership  
Meeting Notes 
Tuesday 9th February 2021 – Microsoft Teams 
 
 
Item 
1.   Minutes of previous meeting and action log 
 
Present:   
MB – St Paul’s C of E Primary School, Leamington Spa 
JB – Designated Clinical Officer, NHS 
Ian Budd (IB) – Assistant Director Education, WCC 
RC – SEND Commissioning Lead, WCC 
DC - Strategy and Commissioning Manager - SEND & Inclusion, WCC 
EC – Warwickshire Parent Carer Voice 
JD – Coventry & Rugby CCG (also representing Warwickshire North CCG) 
SG - Specialist Senior Educational Psychologist / EPS Lead, WCC 
EH – SENDIAS 
SH – Business Support (note taker) 
EL – Warwickshire Parent Carer Voice 
ZM - Strategy & Commissioning Manager (All Age Targeted Support), WCC 
SM – Headteacher, Alcester Academy 
ER – Warwickshire Parent Carer Voice 
MS - South Warwickshire CCG 
NW – Principal, Quest Academy 
DW – Designated Clinical Officer, NHS 
 
Apologies:  
CE – Rise, CWPT 
DE - SENCO 
 
IB welcomed everyone to the meeting.  Special welcomes were given to EL and ER from 
Warwickshire Parent Carer Voice and to SM, headteacher of Alcester Academy 
representing secondary school headteachers, all of whom were attending for the first 
time.  Introductions were given by everyone present.  
 
Minutes of previous meeting 
MS stated that she had sent her apologies for the previous meeting but this was not 
reflected in the minutes.  RC asked SH to make this amendment.  Apart from this 
amendment, the minutes were taken as accurate. 
 
Action Log 
The following actions were discussed: 
•  RC and DC to contact the group with the details of the follow-up meeting with 
the DfE and NHS England once KR has set it up.  RC gave an update on this 
action. 

 

 
•  MS and JD to give a verbal update regarding the Special School Nursing Review 
at the next meeting.  MS reported that a couple of good meetings had been held 
with colleagues at SWFT and had agreed a plan to produce an offer document 
which will then be reviewed to see if there are other gaps.  The first draft to be 
done by the end of February to be sent internally.  Ongoing. 
•  RC to discuss with MK which Early Help data to include in the performance 
report.  RC confirmed this is ongoing. 
•  RC to look into how to capture permanent exclusions from ISPs and fixed term 
exclusions.  RC confirmed that this has not yet been resolved.   
 
Actions 
•  SH to add MS’s apologies to the minutes of the previous meeting (8th December 
2020). 
 
2.   Performance Report and Dashboard 
RC presented the slides with updates and gave further verbal updates. 
 
 
RC is hoping to have finalised data by next month’s meeting. 
SM stated that this is really interesting data and would be worth exploring sharing good 
practice.  Definitely some good to come out of the data.  RC expressed value to share 
with headteachers. 
RC answered questions put forward following this update. 
 
Actions 

•  None 
 
3.    COVID-19 Update 
RC presented the slides with updates and gave further verbal updates. 
 
 
RC wished to thank ND and the Commissioning team with regards to all their work on 
the vaccination programme and special schools. 
 
DW reported that he had been talking to families about the balance of working at home 
and home schooling, and supporting families to make the right decisions. 
DC stated that she would be happy to support DW with this. 
 
EC asked, ‘what can a family do if their condition is 'rare' and there is little advice and 
support available?’ IB said that they should contact their family GP in the first instance. 
 
 
Actions 
•  None 
 
 

 

 
4.   SEND & Inclusion Guidance 
 
 
SG presented the slides and gave context of the guidance along with SEMH structure 
and timeline.  The guidance will be a web-based document. 
 
MB stated that training is so important with virtual training having benefits, so the key 
thing is if this is going to work then training is required for people to see importance of 
jumping on board for using the matrix.  IB stated that staff need to make use of 
technology for this.   
 
JB stated that she had been part of early discussions with SG.  JB and her team have 
been refreshing health information and creating a package based on the old matrix.  JB 
gave a further update on this work.  In addition, training sessions for parents and 
schools have been organised.  JB has been to SENCO networks about what they would 
like to see from Occupation Therapists on the matrix.  JB is waiting to see how this work 
would fit in to SG’s work. 
 
An observation was made that parents are angry and upset because the needs of the 
child are not being met and they are only seeing the matrix for the first time.  EH was 
asked if SENDIAS can be involved and provide support when parents are angry. 
EH reported that SENDIAS has contact with parents via an email or phone call in those 
situations and the SEND support in the school is reviewed.  EH confirmed that these 
conversations are taking place.  EH said she would look at the support documentation 
in team meetings.  EH also said that she would be happy to hear from parent carers. 
 
Regarding training, DC stated that the SEN team are picking this up by looking through 
the change programme and working out how to deliver the training.   
 
DC stated that the tribunal rate has increased.  We need to look at how we start that 
process and what is required.  DC said it is important to work together and would be a 
big piece of work between schools, SENDIAS and the local authority. EC said she is 
hoping that parent carer representatives can be included and requested more clear 
clarification regarding the local policy.  Regarding tribunal rates, EC stated that the local 
authority has the opportunity to withdraw from a tribunal.  The duty lies in favour of 
supporting the child.  This needs to be co-productive. 
 
It is intended that the guidance is in the form of a web tool which can be more 
proactive to support staff in schools.  RC wants to get as much done on this by 1st 
September 2021.  RC said he was encouraged by today’s discussions and would be 
happy to share information with parents, but it is not easy to do this in the present 
format. We need to have the draft web version available.  
 
SG thanked everyone involved with this work. 
IB thanked SG with everything she’s doing with this and for the ongoing progress. 
 
Actions 
•  For work on SEND Guidance to progress working to 1 September launch date 
 

 

 
5.  SEND Self-Evaluation 
 
 
RC presented the slides with updates and gave further verbal updates.  RC stated that 
the full self-evaluation document is 25 pages long. 
 
A discussion was held regarding exclusions. 
IB stated that the numbers of permanent exclusions had decreased by 50%.  Would be 
good to follow up on what’s happening with alternative behaviours i.e. are there more 
fixed term exclusions than permanent? 
 
EC mentioned a virtual podcast which she had listened to by a secondary school 
headteacher, JP, whose school has not recorded any recent fixed term exclusions. A 
number of members were interested in listening to that podcast (see below link): 
http://www.alcoates.co.uk/p/the-adoption-fostering-podcast.html  
 
DC reported that MR has done great work on permanent exclusions. 
MB talked about the significant adult project and how this was highlighting current 
different approaches by different schools.  DC stated that she and MR would be happy 
to work alongside MB. 
 
Areas for Improvement:  
EC requested more detail for joint commissioning.  RC & ZM gave updates on joint 
commissioning.   
ZM said this needs to be around governance and need to put context about mitigation.  
 
Actions 
•  RC to amend slide following EC’s Core CAMHS query. 
•  RC to amend joint commissioning text to focus on governance 
 
6.  SEND & Inclusion Change Programme 
 
RC presented slides detailing programme updates and project updates i.e. Needs 
Focussed Panels project. 
 
DC gave an update on the Quality Assurance Framework.  RC gave further updates and 
details on this area. 
Regarding the Head Count figures, EC stated that the COVID-19 pandemic is affecting 
higher level of needs.  We need to be mindful of this. 
RC also updated the group on the Warwickshire Parent Carer Forum now known as 
Warwickshire Parent Carer Voice.  RC was thrilled that ER and EL were able to attend 
this meeting. 
 
Actions
 
•  None 
 

 

 
7.  Preparation for Adulthood Update 
 
RC presented an update slide and gave further verbal updates including inclusive 
apprenticeships and supported internships. 
 
Actions
 
•  None 
 
8.  Any Other Business 
 
None 
 
IB stated that he would be happy to accept emails with any queries. 
 
IB thanked everyone for attending and closed the meeting. 
 
Actions 
•  RC to share slides from this meeting. 
 
 
Next meeting – Thursday 25th March 2021 (10.00am – 11.30am)