This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'SEND & Inclusion Board and Corporate Board'.


 
SEND & Inclusion Partnership  
Meeting Notes 
Tuesday 8th December 2020 – Microsoft Teams 
 
 
Item 
1.   Minutes of previous meeting and action log 
 
Present:   
MB – St Paul’s C of E Primary School, Leamington Spa 
JB – SEND CCG & South Warwickshire Foundation Trust 
Ian Budd (IB) – Assistant Director Education, WCC 
RC – SEND Commissioning Lead, WCC 
DC - Strategy and Commissioning Manager - SEND & Inclusion, WCC 
EC – Parent Carer Forum 
JD – Coventry & Rugby CCG (also representing Warwickshire North CCG) 
CE – Rise, CWPT 
EH – SENDIAS 
SH – Business Support (note taker) 
MK - Service Manager for Early Help & Targeted Support Services, WCC 
ZM - Strategy & Commissioning Manager (All Age Targeted Support), WCC 
NW – Principal, Quest Academy 
DW – NHS 
 
Apologies:  
AR - SENDAR & Educational Psychology Service, WCC 
MS - South Warwickshire CCG 
 
IB welcomed everyone to the meeting. 
The minutes of the previous meeting were reviewed and then were confirmed to be 
accurate.  RC went through the actions from the previous meeting which were listed on 
the action log.  The following actions are to be carried forward/actioned. 
 
•  ‘Secondary school headteacher to be invited to join the partnership’. 
•  ‘RC and colleagues to meet to discuss number of referrals and put together EHCP 
request analysis.’ 
 
NW gave an update on her action.  She had spoken with MB about the research project 
to do with the mental health impacts of COVID-19.  NW said that unfortunately her 
school are not able to have any more people outside of the school involved in the 
research project e.g. no WCC involvement. 
 
Action 
•  RC & SH to organise sending out the SEND & Inclusion Partnership Board Terms 
of Reference. 
 

 


 
2.   Developments in Early Help 
 
MK shared a presentation and gave an update.  The areas covered in MK’s update 
were: 
•  Stepped Approach – expanded Early Help 
•  Accessing Family Support 
•  Parent Trainers and Parent Programmes 
•  Early Help Social Workers 
•  Headteacher Coaches 
•  Early Years 
•  Targeted Youth 
•  Early Help Training 
•  Triage Tool 
•  Restorative Practice 
•  Feedback from DSL Training 
•  Feedback from NQT & RQT Training 
•  Locality Early Action Partnership (LEAPS) 
•  Reducing Parental Conflict 
(Please see MK’s presentation attached to these minutes for further information). 
 
MB thanked MK for her presentation.  MB stated that Early Help is crucial. 
MK explained the Early Help process to MB e.g. getting family to ring the family support 
helpline.  They will get help on the day.  Any referrals such as debt or finance can be 
dealt with.  The Family Information Service can help with that too.  The service also has 
Targeted Support officer to help in meetings with higher level cases. 
 
IB said that the update on the Early Help model would be a good focus for one of the 
Tuesday lunchtime meetings with headteachers. MB confirmed this was a good idea as 
messages are getting across to headteachers in those meetings. 
 
CE recognised that there is the need to respond to the offer of help/support.  Trying to 
think of Public Health offer of support.  The Family Information Service webpages were 
also mentioned. 
 
MK stated that she would be happy to attend team meetings in different settings to 
talk about Early Help.   
 
Actions 

•  MK to send presentation to SH to be attached to the minutes. 
•  RC to discuss with MK which Early Help data to include in the performance report. 
•  Colleagues to contact MK regarding invitations to team meetings to discuss Early 
Help. 
 
3.    Performance Report and Dashboard 

 


 
RC presented the performance report and gave an update (please see RC’s presentation 
 
attached to these minutes for further information). 
 
% of ‘Decision not to Proceed with EHC Needs Assessment’ – EC asked RC why the 
percentage had increased since last year.  RC explained that figures are significantly 
different in different areas.  This needs investigating further.  Will be looking to change 
priorities in partnerships. 
 
JB asked what the reasons were regarding not to proceed for EHC.  RC stated the main 
reasons were:  
•  Insufficient evidence 
•  Needs can be met in school. 
 
RC presented the SEND Performance Dashboard which is currently in development. 
 
Regarding exclusions and attendance and discussions taking place about reporting from 
ISP and AP providers, ZM asked RC if ISP exclusions were included.  RC said when 
reporting on exclusions, the exclusions are from state-funded schools, not ISPs.  ZM 
thought reporting on ISP exclusions would be important and should be a Warwickshire 
requirement.  RC said he is not able to include ISPs at the moment but could look into 
including them on the dashboard in a separate tab. 
 
EC asked if RC is collecting and monitoring numbers of fixed term exclusions (FTE).  EC 
thought it would be a key factor to start tracking these.  RC stated that finalised FTE 
data often isn’t available until a long time afterwards.  
 
Actions 
•  % of ‘Decision not to Proceed with EHC Needs Assessment’ - RC to look at 
localised data and the reasons behind it and then bring back analysis at the next 
meeting. 
•  RC to look into how to capture permanent exclusions from ISPs and fixed term 
exclusions. 
 
4.   SEND & Inclusion Change Programme 
 
 
RC gave the following updates: 
 
Programme Update (see slide in attached presentation) 
RC discussed commissioning external capacity.  It would be helpful to have a third party 
to challenge on co-production.  This would be in addition to JB (participation officer).  
RC also stated that the Parent Carer Forum will be central to co-production once it is 
established. 
There had been some feedback received from the headteachers’ conference held in 
October, some negative as well as positive. 
EC gave an update about the Parent Carer Forum planning session which she attended.  
EC explained that planning is not moving quickly and the forum is currently small in 
number.  EC is worried about the forum not being representative. 
 

 


 
A discussion was held about capturing the voice of parents. 
ZM reported that her team use Grapevine for target engagement activity for families 
with autism and learning disabilities.  They are fantastic.  Grapevine use creative and 
innovate ways of engaging with those families.  ZM is in the process of opening up 
dialogue with them and encouraging them to get them involved. 
 
EC reported that parents are keen to start pre-planning however there is a barrier as 
the grant to PCF is being held back to March 2021 so they can’t move forward.  EC 
asked if there will be any movement with this to get going in order to have the first 
quarter of 2021 to do planning.  RC said he didn’t know at this stage.   
 
Project Update (see slide in attached presentation) 
EC asked about the Changing Conversation proposal – which one will change and if 
parents will be involved.  RC explained the process.  EC would be interested to see the 
results.  
 
EC asked about progress on the quality assurance framework. This will be brought back 
to a future meeting.  
 
EC asked about children not receiving educational entitlement, does that extend 
towards persistent absence as well, and attendance difficulties? 
RC said yes in the example of where children are missing from education in terms of 
normally on a school roll but have lost connection with the school.  RC explained 
further. 
 
Redesign of local offer website (see slides in attached presentation) 
 
Actions 
•  RC/EC to send feedback to MB about issues regarding the Parent Carer Forum 
and escalate as necessary. 
•  RC to get an update on the quality assurance framework. 
 
5.  Joint Commissioning Update 
 
 
RC gave a verbal update. 
 
The joint commissioning board meeting is taking place tomorrow.  Areas including 
SENDIAS and equipment costs will be featured on the agenda. 
 
Occupational Therapy – continuing with the work developed by JB last year.  RC 
reported that there is a new offer of sensory assessment in occupational therapy. 
 
Alternative Provision Framework – RC confirmed this would be one framework to link 
with the alternative provision project. 
 
Special School Nursing – JD stated that MS didn’t have an update for this meeting.  RC 
confirmed that this would be on the agenda for tomorrow’s meeting. 
 

 


 
Actions 
•  None 
 
6.  Any Other Business 
 
None 
 
RC thanked everyone for attending and closed the meeting. 
 
 
Next meeting – Tuesday 9th February 2021 (10.00am – 12.00pm)