This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'SEND & Inclusion Board and Corporate Board'.


 
SEND & Inclusion Board  
Meeting Notes 
Wednesday 1st July 2020 – Microsoft Teams 
 
No.                                               Item 
1.  
Welcome, apologies and introductions 
 
Present:   
CA – SENDIAS Coordinator 
MB – Head Teacher, St Paul’s C of E Primary School, Leamington Spa  
JB – SEND CCG & South Warwickshire Foundation Trust 
Ian Budd (IB) – Assistant Director of Education Services, WCC 
JC – SEND Integrated Services, Education Delivery Lead 
RC – SEND Commissioning Lead, WCC 
DC - Strategy and Commissioning Manager - SEND & Inclusion, WCC 
JD – Coventry & Rugby CCG (also representing Warwickshire North CCG) 
AR – Principal Educational Psychologist & SENDAR Lead, WCC 
NW – Principal, Quest Academy 
JA & DH (minutes) 
 
Apologies:  
DW – NHS (Left when JB attended as due at another meeting) 
MS – South Warwickshire CCG 
RW – Warwickshire Parent Carer Forum 
ZM – Service Manager, Commissioning, WCC 
CE – Rise, CWPT 
 
IB welcomed everyone to the meeting and advised it was being recorded for 
minuting purposes and would not to be shared externally.  Apologies were stated by 
RC and introductions were made by the members of the Board. 
 
2.  
Notes of last meeting and matters arising 
 
Previous meeting notes were agreed by those present.  The following updates were 
given: 
 
Action Log from Covid-19 Response:  
 
•  JC mentioned that the DfE included guidance on Aerosol Generating procedures. 
More specific guidance has been requested.  Schools need specific guidance for 
suitable rooms to be used.  The needs to be escalated – DC or IB to get guidance 
from Public Health England.   
 
•  RC advised that DW had shared the Shielding List for 18-25 with JC.  
 

 


 
•  JB mentioned that the restoration plan has not been sent as it is not complete. 
The Communities and Children’s Services Restoration Committee met 2 weeks 
ago and the second meeting is taking place today (01/07/2020) to finalise the 
operating procedures.  Once these are in place it will be complete and sent to DC 
and JC. 
 
•  NW forwarded the email to DC regarding Transport. 
 
3.  
SEND & Inclusion report  
Documents had been attached to the meeting agenda for pre-reading.  RC presented 
 
the report and gave an update: 
 
Three workstreams have met.  Significant work has been done on the Dedicated 
Schools Grant (DSG) and recovery plan.  Carers Assessment consultation has been 
completed and presented to Cabinet.  There has been no fall in requests for EHC 
assessments.  These are being delivered in a timely fashion.  Numbers vary in EHC 
requests being turned down.  
 
JD asked about items marked red and what is being done about them.  
EHC Survey: IB stated that line 20 is a static red.  Movement from 23% for parents 
and carers who were happy with time taken for EHCP plans to be complete are up to 
32% which is low.  It is an annual survey.  NW mentioned this being an annual 
questionnaire being broken down for more focus.  RC said the indicator reflects 3 of 
12 questions from the survey.  The survey needs to be reviewed.  The workstream 
looked at questions and the wider survey which was presented to the Board in 
December.  Parent/Carer forum are included with discussions and responses from 
casework.   DC mentioned at the end of the process a catch-up call with families 
could be an idea moving forward.  
 
Single assessment by CWD within the quarter. The next red box pointed out was on 
line 30 regarding assessments for children with disabilities.  DC will meet with EM 
regarding this.  Eve will look at cases with a single assessment and prioritise to give a 
DC a clearer update to relay. 
 
Independent Travel Training: Red box on line 44 related to independent travel 
training.  The contract is not performing as would ideally be done – unable to do 
travel training presently due to Covid-19.  Online work is being done and DC/RC are 
reviewing. 
 
Waiting times for ASD diagnosis: RC mentioned the rise data for length of wait for 
ASD which has not been updated and remains a concern.  The Commissioning Team 
are looking at this for a plan going forward.  It was a major feature of the overview 
and scrutiny discussions from elected members.  JB added it is highlighted to the CCG 
Executive and Non-Executives through informal committee meetings.  All aware of 
significant risks.  
 
Actions 

 


 
•  None 
 
 
4.   
SEND & Inclusion Change Programme  
 
Documents had been attached to the meeting agenda for pre-reading.  DC shared the 
presentation and gave an update: 
 
DC has met with Corporate Board, cabinet members, lead members and the 
opposition.  RC has presented to SEND teams and Schools Forum.  Gateway have 
agreed to fund additional capacity for changes.  There has been an overspend on the 
DSG in the last financial year.  Currently there is a £7.3million overspend.  WCC has 
paid £2.1m off this which leaves around a £5.2m overspend resulting in a DSG 
recovery plan to be created for the DfE.  If nothing is actioned over the next few 
years, it is envisaged that in 2027-2028 the cumulative overspend could be 
£151million on the Higher Needs Block which is clearly not an option.  Projects are in 
place to recoup costs in overspends.   
 
The predictions for next year are approximately £8.3m overspend.  The financial 
forecast was shared via RC’s screen.  The gap between income and expenditure is not 
sustainable.  The Response page was shown and talked through.  A sustainability plan 
has been put together for all plans held within the LA to be put in one place.  The 
framework was presented at the last Board meeting and 120 projects are now down 
to 31. 
 
Currently there is an assigned Lead to each project.  Additional funding has been 
requested and timescales set for projects to make impacts.  DC meets with colleagues 
and CEOs and wants to involve key staff from health, social care, schools, 
parent/carer networks to be part of the process.  
 
There are 31 projects; 20 in phase 1 and 11 in phase 2.  This won’t be a static 
programme; it will be added to following reviews of outcomes. 
 
RC explained the draft Governance Structure slide.  The Council are to fund around 
£1m of support for project management.  There will be a group for decisions which 
needs to continue for a multi-agency response.  There is a proposal to change the 
name from the Board to the SEND Partnership to give a multi-agency response and 
feedback on projects.   Workstreams to be replaced by the projects going forward 
which will require multi-agency input.   
 
JB queried the CCG role in decision making.  RC stated most projects are focussed on 
education and therefore it is appropriate that Council Officers are final decision-
makers, after views from SEND Partnership. Any projects that impact on 
commissioning of health services need a joint decision and will follow a joint 
commissioning route.  
 
 
 

 


 
DC shared slides detailing the projects in the Impower Report.  DSG sustainability plan 
is reviewing the services to show value for money and  that the model of delivery is 
what  is  required;  funding  for  schools  and  working  with  Commissioning.    Need  to 
improve  outcomes  for  children  with  SEND,  support  for  families  through  early 
intervention with social care. 
 
Cohort Leads have been linked to projects.  One is to be confirmed, but key people are 
involved  and  workstreams  will  be  set  up  around  the  cohorts.    Business  leads  are 
working  with  project  teams  to  scope  the  projects.    RC  explained  that  Verto  is  the 
system for producing documents via a project management system.  
 
Final  report  will  go  to  Cabinet  on  9th  July  which  will  identify  stakeholders  in  each 
project.  Wider strategic engagement taking place to drive through change.  
 
DC mentioned working together and ensuring it happens; it is significant in terms of 
financial implications.  Forecasting has been put together and costs investigated.  Need 
to be open and transparent.  RC mentioned about specialist and mainstream settings 
working together.  This is going well in the North of the county with schools working 
well with feeder schools.   
 
JD asked what timeframe is required for the projects and programmes.  RC replied the 
projects outlined so far will take around 3 years.  The first cohort will be finished by the 
end of the next academic year, and some sooner than this.  
 
MB  mentioned  the  importance  of  linking  specialist  and  mainstream  schools.    Some 
schools will be happy to start the link and St Paul’s Primary in Leamington would be 
happy  to  be  involved  in  a  pilot.    NW  advised  that  MacIntyre  have  a  research  and 
development centre which can now offer support and suggested a joint project with 
Quest Academy and St Paul’s.  On the Quest Academy website there are short clips 
from clinical psychology and educational psychology for all schools to access.  
 
DC  mentioned the only way  the  system  is  sustainable  is to be  inclusive.   Some  are, 
some go far beyond, others need to be brought on board.  Need to stress test and look 
at finance.  If in mainstream schools, pupils are funded accordingly.  Banding systems 
in terms of benchmark data appear low.  Behaviours need to change.  For every child 
in an ISP the average spend is £56 – £70k.   
 
MB mentioned that during the Covid-19 lockdown they have been awarded 2 EHCPs 
for  children  who  would  not  ordinarily  be  suitable  for  mainstream  education.    Right 
level of funding for mainstream has been agreed, and the school is looking forward to 
meeting the needs of the children.  Children accessing ISP and alternative provisions 
need  decisions  making  to  enable  a  move  forward.    DC  is  keeping  a  spreadsheet  of 
schools interesting in helping – email RC or DC if interested in joining.  
 
Actions 
•  None 
 
5.  
COVID-19 response 

 


 
RC gave a verbal update stating that SEND are continuing to work with schools on the 
 
Government guidance regarding risk assessments, safety checks and ‘bubbles’. 
 
JC is leading on transitions from year 6 to year 7 and reported that there have been 
several  transitions  sub-groups.    JC  led  the  SEND  sub-group  with  a  wide  range  of 
partners  contributing;  primary  head  teacher,  secondary  SENCo,  specialist  teachers 
from 0-5 and Specialist Teaching Service (STS) and an independent consultant.  There 
is a huge bank of resources.  As staff go to transition meetings via Teams, the resources 
and templates are being shared.  There is a good relationship with Widget who are a 
local firm; lots of the symbols didn’t exist relating to social distancing and viruses, so 
these  have  been  created  and  trialled  in  Warwickshire  settings.    These  are  currently 
sent individually, but a web page is in progress for future downloads.  RC advised that 
the Family Information Service send twice weekly e-newsletters which can also be used 
as a means of sending links to this information.  
 
JB reported that over half of the AHPs have been redeployed which has been difficult, 
however it has enabled them to try out telephone assessments for lower level needs 
which could help with support for classroom adaptations.  Training sessions have been 
delivered to families and there are lots of  podcasts/training and information online.  
Information  is  being  gathered  to  be  uploaded  into  the  new  SEND  guidance.    Staff 
redeployment is planned into early September pending another wave of Covid-19 and 
the onset of the winter ‘flu’ season.  
 
CA stated that there is digital divide.  Some parents have been unhappy with annual 
reviews  being  held  online  and  felt  it  harder  to  speak  out  with  their  point  of  view.   
Parents want a specialist placement but there is a need to change the views of schools 
that needs can be met in a mainstream setting.   If SENDIAS could be involved in future 
discussions  it  would  be  of  benefit.    Feedback  information  regarding  annual  reviews 
should be emailed to AR.   AR mentioned about the processes and quality assurance 
process. 
 
MB stated that parents/carers at ***Details removed*** have always personally 
attended annual reviews, but many haven’t attended the virtual meetings.   
However, JC has heard that more have attended as it is easier for both parents to 
attend online and had positive comments about participation.  NW has positive 
feedback too; as Covid-19 restrictions reduce, parents have been offered meetings in 
school but have chosen to do it virtually.  After each annual review parents will be 
asked if they want to meet in school or online.  AR mentioned the need for feedback 
from parents/carers to take on board the comments.   
 
Numbers are increasing for pupils going back to school, some on a rota basis, but 
guidance from the DfE is that schools will not be open over summer holidays. 
 
Actions 
•  None 
 
6. 
Quality Assurance Framework 

 


 
AR and RC stated that the document is not yet final.  A copy of the Quality Assurance 
 
Framework  was  sent  as  a  draft.    DC  has  introduced  this  from  previous  working 
experience, and it is a framework looking to provide a structure for all staff involved in 
the statutory process to engage with quality assurance.  Measuring the impact from 
service  delivery and  looking  at this  through  quality assurance  is  crucial  to  improved 
outcomes.  
 
The  document  has  been  shared  across  services  within  SEND  and  Inclusion  and 
workstreams.  A consultant has been brought in and various teams and agencies have 
provided  feedback.    It  is  open  to  the  Board  to  be  considered  and  feedback  given.  
Throughout it is about compliance with national legislation and guidance, giving clear 
messages to parents and providers. 
 
DC added in terms of Ofsted, the focus is on good quality of plans; to specify, quantify 
and time measure provision.  Feedback from the audit should be done to learn how 
to improve services.  Heads of services across education, health and social care need 
to give feedback.  Ofsted will want to see it implemented on their inspection over 
education, health and social care.  RC mentioned that this will have a multi-agency 
impact as all services contributing to an ECHP plan will be involved.  DC added that 
heads of services need to be involved as they can take the learning back to their 
services and change the practice.  JD said that the document will prove that measures 
are in place and show the impacts of these. 
 
AR advised this was being scoped as a project and needs to be with Verto by 14th July.  
Any feedback should be emailed to AR as soon as possible to take comments on board.  
 
Actions 
•  E-mail AR with any feedback prior to 13/07/2020. 
 
7. 
Any other business 
 
DC mentioned that the SEND & Inclusion Change Programme is extremely big and 
cannot be done alone.  There will be a difficult period going forward, helping one 
another through and working together and looking for supportive networks.   
 
IB thanked all for attending, stating over the weeks and months ahead there is a lot 
of work to be done with colleagues more widely on communication, engagement, 
understanding and working through the projects in sequence and gauging their 
success, promoting efficient and effective practice for children, young people and 
families. 
 
 
Next meeting – Thursday 10th September 2020 (10.00am – 12.00pm)