This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'SEND & Inclusion Board and Corporate Board'.


 
SEND & Inclusion Partnership  
Meeting Notes 
Thursday 22nd October 2020 – Microsoft Teams 
 
No.                                               Item 
1.  
Welcome, Apologies and Introductions 
 
Present:   
MB – St Paul’s C of E Primary School, Leamington Spa 
JB – SEND CCG & South Warwickshire Foundation Trust 
RC – SEND Commissioning Lead, WCC 
DC - Strategy and Commissioning Manager - SEND & Inclusion, WCC 
CE – Rise, CWPT 
MG – Service Manager, MASH & Initial Response, WCC 
EH – SENDIAS 
SH – Business Support (note taker) 
MR - Alternative Provision Strategic Lead, WCC 
MS – South Warwickshire CCG 
NW – Principal, Quest Academy 
DW – NHS 
 
Apologies:  
JD – Coventry & Rugby CCG (also representing Warwickshire North CCG) 
AR - SENDAR & Educational Psychology Service, WCC 
Ian Budd (IB) – Assistant Director Education, WCC 
 
RC welcomed everyone to the meeting. 
Apologies were stated and introductions were given by those present. 
 
2.  
Notes of Last Meeting and Matters Arising 
 
The notes of the previous meeting were agreed by those present once the actions 
had been reviewed. 
 
Actions 
•  NW to link with AR regarding research on mental health needs in special 
schools. 
•  DW to submit feedback to RC about the SEND & Inclusion reports. 
•  RC to chase up actions with JB from the previous meeting (item 9 – AOB). 
 
3.  
SEND & Inclusion Change Programme Update 

 


 
RC presented the documents (three appendices) and gave an update. 
 
 
DC raised a query regarding item 4 in Appendix C - number of new requests for EHC 
plans.  DC said there isn’t a measure on there in terms of ratings.  RC answered that 
the number was less than this time last year.  Over May and June 2020, the number 
of requests was particularly high, still in the 80’s in June, then came down in August 
due to the summer holiday and then 30 in September which is lower than usual. 
MB stated that the SENDCO’s had more time to go through their workloads so were 
able to do quicker work with processing EHC plans in the Summer. 
DC asked if colleagues could meet outside this meeting to discuss numbers of 
referrals and put together an analysis of requests.  This then would become part of 
the SEND change programme. 
DC stated we also need to look into how we combine DFE/NHS data with the SEND 
data as part of the programme. 
 
RC was hoping to show an animation highlighting the key messages from the change 
programme but was unable to present this during this meeting due to technical 
difficulties. 
 
Action 

•  RC  and  colleagues  to  meet to  discuss  number of  referrals  and  put together 
EHCP request analysis. 
4.   
DfE/NHS Review 
 
RC presented the document and gave an update. 
The 90-minute review meeting with the DfE and NHS England was held with KR. 
RC stated that we want to take advantage of the regional DBOT offer. 
DC said it is quite useful that the DfE and NHS England are going to revisit the local 
authority for a further meeting.  There is a need for data and sharing data.  KR will be 
in touch to set that meeting up. 
DW stated that we need to make sure that enough representation is required. 
DC said that the focus would be on the parent carer forum. 
 
Action 
•  RC and DC to contact the group with the details of the follow-up meeting with 
the DfE and NHS England once KR has set it up. 
 
5.  
SEND & Inclusion Change Programme: Co-production Approach 
 
RC presented the document and gave a brief update. 
 
RC is not looking to sign this off as the new parent carer forum, when constituted, 
should do so.  No other comments were made. 
 
Actions 
•  None 
 

 


 
 
6. 
SENDIAS: Quality Standards Review 
 

 
EH presented the report and gave an update. 
 
Currently working with steering group to review standards.  EH gave further detail of 
this.  EH reported that SENDIAS is currently at full capacity.  Any additional funding 
has come to an end.  The service could offer families much more.  EH asked if the 
group can look at ways forward.   
 
RC stated that SENDIAS is commissioned out with an open contract (£123,000).  Staff 
in SENDIAS work part time.  This has stayed the same for the last 10 years. 
EH reported that SENDIAS are working towards other areas.  RC stated we need to 
review the local authority’s contribution. 
Health colleagues stated that a joint commissioning process is required. 
 
DW has been discussing data and where different concerns may go e.g. health.  No 
enquiries were raised regarding EHC related issues.  DW did raise with commissioners 
and held a discussion with the local authority commissioner. 
 
MS and JB stated that they are happy to be involved and have conversations 
regarding joint commissioning. 
 
MB stated that the SENDIAS service is vital to help with reducing EHCP applications.  
DC said that we must make sure we don’t reject plans for those who really need them 
and to get those particular plans in as soon as possible.  We require an agreed 
working relationship between everyone and need a good understanding.  A further 
discussion was held about this. 
  
NW wondered whether the local authority could create some videos, one for 
professionals and one for parents giving details of what can happen regarding SEN 
support, plus a video for different stakeholders to get the same message across. 
DC agreed with the idea of the narrative and the videos.  This would be a piece of 
work to be done as part of the local offer. 
DC said that we would need to make sure that schools are delivering SEN support and 
to make sure we are clear of what is available and when. 
 
MB reported that in mainstream schools, finance has got tighter and because of this, 
different schools have made different priorities.  Not enough schools have prioritised 
SEN. 
DC suggested that as part of the change programme, we need to look at what is part 
of the core offer.  DC has asked educational psychology services what we can offer to 
schools free of charge.   
 
Actions 

 


 
•  SENDIAS funding and capacity to be taken up as an item at joint commissioning 
board. 
•  The Local Offer project to create a web page regarding matching pathways and 
to consider SEN support videos for professionals, parents and stakeholders. 
7. 
SEND & Inclusion Change Programme: Commissioning High Needs Places 
 
RC presented the document and gave a brief update. 
 
No other comments were made. 
 
Actions 

•  None 
 
8. 
SEND & Inclusion Change Programme: Children not on a school roll 
 
MR gave a verbal update. 
 
MR and her team have always been tracking children missing education and have 
very much been working with schools on this.  The big issue during COVID-19 has 
been the volume of children not attached to any school who haven’t be able to 
access free school meals vouchers. 
 
During COVID-19, there was the need to focus on how many children were not on a 
school roll.  MR worked with colleagues to put together a scoping exercise to work 
out how many children across the local authority (more than SEND).  The result was 
580 children not on a roll. 
The question that followed this result was why.  The reasons given were: 
•  Admissions systems not working as they should.   
•  Children attending unregistered alternative provision and not on a school roll 
•  Children having medical reasons and not being attached to a school roll 
because of those reasons.   
•  Children who had EHC plans but not on a school roll. 
•  Children who had been excluded 
•  Children missing as they were abroad and were stuck there because of COVID-
19 restrictions.   
 
How is this happening?  How is this volume of children not on a school roll?  This is 
the reason for the project.   
The team have started to map out what process we currently have and with partners 
at schools.  There are six priority groups, looking at what the situation is now and 
how do we know who these children are.  Also looking at the Synergy system to get 
data and making sure it is credible and accurate. 
The team have also looked at what can be improved which is part of the SEND change 
programme.  This includes improving processes and communicating with schools 
about how to get these children back onto a school roll. 

 


 
MR said she will be able to show a dashboard in the near future. 
 
DC talked about the setting up of key principles around our children especially those 
with EHCP’s and children in alternative provision.  DC said MR has done some 
fantastic work to drive this forward.  DC suggested to MR to get specific case studies 
to share with school leaders. 
MB said this needs to be dovetailed – children who are not in a school environment 
but not on a school roll.  MB asked what agencies are available to support the schools 
and families.  DC & MB had conversation about this. 
JB asked if the 580 children not on a school roll would all be on a maintained local 
authority school roll?  MR said they wouldn’t all be.  
 
Actions 

•  None 
 
9. 
Any Other Business 
 
DW asked if the Special School Nursing Review is back on track. 
RC confirmed that the review sits with the CCGs.  MS and JD have discussed this 
recently however there has been no progress and needs to be picked up. 
 
Action 
•  MS and JD to give a verbal update regarding the Special School Nursing 
Review at the next meeting. 
 
RC thanked everyone for attending and closed the meeting. 
 
 
Next meeting – Tuesday 8th December 2020 (10.00am – 12.00pm)