This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'SEND & Inclusion Board and Corporate Board'.


 
SEND & Inclusion Partnership  
Meeting Notes 
Thursday 10th September 2020 – Microsoft Teams 
 
No.                                               Item 
1.  
Welcome, Apologies and Introductions 
 
Present:   
JB – SEND CCG & South Warwickshire Foundation Trust 
Ian Budd (IB) – Assistant Director of Education Services, WCC 
JC – SEND Integrated Services, Education Delivery Lead 
RC – SEND Commissioning Lead, WCC 
DC - Strategy and Commissioning Manager - SEND & Inclusion, WCC 
JD – Coventry & Rugby CCG (also representing Warwickshire North CCG) 
EC – Warwickshire Parent Carer Forum 
EH – SENDIAS 
SH – Business Support (note taker) 
ZM – Service Manager, Commissioning, WCC 
NW – Principal, Quest Academy 
DW – NHS 
 
Apologies:  
CE – Rise, CWPT 
MG – Service Manager, MASH & Initial Response, WCC 
MS – South Warwickshire CCG 
DWilk – South Warwickshire Foundation Trust 
 
IB welcomed everyone to the meeting. 
Apologies were stated and introductions were given by those present. 
 
2.  
Notes of Last Meeting and Matters Arising 
 
The notes of the previous meeting were agreed by those present. 
 
RC reported that there was only one action from the previous meeting.  RC thanked 
colleagues for submitting comments to AR. 
 
3.  
Governance and Updated Terms of Reference 
 
RC gave context for this item.   
SEND & Inclusion Change Programme within the council’s governance – partnership 
to have an opportunity to comment before a decision is made. 
RC explained that the SEND & Inclusion Board has now been changed to the SEND & 
Inclusion Partnership. 

 


 
The partnership is responsible for areas including monitoring, raising areas of concern 
and providing challenge. 
A discussion was held regarding the membership of the partnership which included 
SWFT representation and the idea of including a secondary school headteacher 
representative. 
 
The partnership will sign off the terms of reference once they have been agreed. 
It was stated that the partnership should not be a decision-making forum but more 
about information sharing.  It was requested that this should be stated in the terms 
of reference. 
 
EC asked what assurances there will be of parent voices being heard.  RC said that the   
parent carer forum is to be involved and will be part of the project.  
EC also asked if there will be another avenue for parent participation.  RC stated that 
representation is currently in transition however a parent voice in the partnership is 
required. 
 
Actions 
•  SWFT representative for the partnership to be decided (JB or DW). 
•  Secondary school headteacher to be invited to join the partnership. 
•  Terms of reference to reflect that the partnership is about information sharing 
and not decision-making. 
 
4.   
COVID-19 Response: Back to School 
 
IB reported on the school attendance figures for the start of this term (88% of pupils 
attended) which was better than expected for first week back.  IB thanked colleagues 
who made adaptations for risk assessments and also thanked parents. 
Will be working with families who have decided on home education. 
 
IB discussed the ministerial letter which had been circulated to colleagues prior to 
the meeting. 
 
A meeting with DfE is being held to look at the situation including concerns and 
anxieties.  There are lots of information for parents and schools regarding transport 
and changes in school routine.  These will be updated, and everyone will be kept 
updated. 
 
RC reported that a number of SENDIAS queries had been received.  SENDIAS have 
data on attendance.   
 
RC asked colleagues for any feedback regarding pupils returning to school this term. 
 
EC stated that Warwickshire’s position around attendance was entirely flexible and 
open to supporting families for returning to school.  EC expresses her thanks for this.  
EC asked if there is a statement from WCC about this to promote nationally. 
 

 


 
EC said there is some confusion around school risk assessments and individual risk 
assessments for high needs learners.  Is there a process for those struggling to 
attend, to advise families?  IB said that process should be in place and schools should 
be putting their risk assessments on their websites. 
EC also asked do parents need to ask for individual risk assessments.  IB confirmed 
that they do need to ask. 
DW talked to CM at Exhall Grange School yesterday about this issue. They are 
working together with families to resolve issues.  DW has been feeling positive about 
school adaptions.  Working very well in Warwickshire. 
 
JC stated that the DfE guidance doesn’t give enough practical advice for schools.  JC is 
currently looking at this. 
EC asked if there will be a press release about DW’s and JC’s work.  JC’s team are 
currently doing case studies. 
 
NW said that collaborative working with the board/partnership has been most 
supportive and needs to be publicised/celebrated. 
NW reported that the psychologist at Quest Academy is doing own project on the 
impact of COVID-19 on parents, staff and children.  A report with the findings is 
hoping to be published by Christmas.  NW asked if WCC wants to be part of the 
research process. 
 
EC asked about the COVID-19 funding for schools.  IB talked about the COVID-19 
wellbeing offer of £83,000 which would pay for level of training in school. 
NW said there was a reminder at the special school heads meeting about risk 
assessments and EHCPs. 
 
Actions 
•  DC to link with NW about larger scale adjustments regarding mental health 
needs in special schools. 
•  Ask colleagues in school communications about what should be published 
regarding the positive work of the partnership. 
 
5.  
SEND & Inclusion Change Programme 
 
RC led an update and gave an overview of the reports which were shared prior to this 
meeting. 
Feedback regarding the reports have been received internally.  Further updates will 
be provided in future meetings.  
 
With inclusion being vital, EC asked what the balance will be between going for 
inclusion but also recognising families.  IB stated that there will always be a need for 
specialist inclusion. 
DC stated that it is about need and having the provision to meet the need.  We 
shouldn’t have families feeling they need to enrol at a special school to get the needs 
they require.  It is always about quality teaching first.  Children have a right to go to 
mainstream schools. 
Further discussions took place between EC and DC regarding this issue. 

 


 
 
Action 
•  Colleagues to submit feedback to RC about the SEND & Inclusion reports within 
the next week. 
 
6. 
Project Update: Pears Site 
 

 
RC gave an update and overview.  The paper for this item was distributed prior to the 
meeting. 
 
ZM then reported on the use of the bungalows.  A site visit was carried out this week 
with RISE to get the feel of the bungalows.  There will be a multi-agency office in the 
admin building. 
The bungalows at the back will be allocated for admin function and for emergency 
72-hour accommodation.  This will stop admittance for wards in hospitals including 
Macgregor ward in Warwick Hospital.   
There will be another site visit next week for RISE. 
 
JB gave some positive feedback from ZM’s update.  JB stated that the South 
Warwickshire Foundation Trust (SWFT) have a mental health coordinator/contact on 
Macgregor Ward.  JB will send details to ZM. 
EC said she would be happy to give parent carer forum support for this project which 
ZM accepted.  EC said she would give names of parents to ZM.  
 
JD then gave an update about the Clinical offer - would like this to be a Coventry & 
Warwickshire offer. 
 
Actions 
•  JB to send details of SWFT contact to ZM. 
•  EC to give parents’ details to ZM. 
 
7. 
SEND & Inclusion Review by DfE/NHS England 
 
RC updated colleagues regarding a two-hour meeting on 1st October to be led by 
DfE/NHS England.  This was requested by KR. 
 
DC stated that the DfE want to know about waiting lists / strengths of areas / annual 
reviews / service areas etc.  DC assured colleagues that there is nothing to worry 
about but if anyone wishes to attend to please prepare to bring data for their 
services. 
 
RC confirmed who has received invites for that meeting. 
DW stated that he will be on leave during the week of the meeting.  DW asked JB if 
she could cover.  JB said she would confirm her attendance. 
RC said that social care representation is also required. 
 

 


 
Action 
•  RC to invite JB to the SEND & Inclusion Review and for JB to confirm her 
attendance. 
 
8. 
SEND Inspection 
 
DC led an update.  Papers were distributed prior to the meeting. 
 
Report on preparation 
The inspection for WCC has not yet taken place.  Want to make sure we are well 
prepared. 
Inspections have been suspended for the moment.  Ofsted will visit some areas 
during autumn term. 
JC reported that the DfE led a presentation for West Midlands.  JC to make sure it 
gets circulated.   
JC stressed that the autumn term visits are visits, not inspections!  There will 
scheduled to be either two or three visits for West Midlands.  Either WCC or 
Wolverhampton to volunteer. 
Ofsted are keen to look at case studies of children and young people. 
DC reported that new guidance has been issued and we need to look out for that. 
The visits are not to be burdening and will help Ofsted think about the new 
framework for 2022. 
Ofsted are not anticipating lots of preparation on our part for their visit. 
 
Written statement of action – RC stated that the view of Corporate Board was for 
WCC not to volunteer.  DC said we may not be included as we’ve already got a SEND 
inspection pending. 
RC confirmed for EC that RH would be the main contact for working with parents 
during the inspection. 
 
Self-evaluation 
Members to cast an eye over the report and submit feedback to RC. 
 
Performance dashboard 
This will be updated for October. 
 
Actions 

•  Colleagues to look through the SEND Self-evaluation papers. 
•  JC to circulate the West Midlands DfE presentation to the group. 
•  Colleagues to submit feedback to RC regarding the self-evaluation report. 
 
9. 
Any Other Business 
 
JB reported that she had sent a letter to schools regarding reinstating clinical work.  
JB is going to send a plan to the council about how that is working.  She will also send 
the letter to the council in the next few days. 
It was also reported that staff are now back in their substantive roles. 

 


 
  
JC asked what the latest position with health visitors is – are they all back doing 
regular work?  JB to find out if that is in the letter.  Clinics have all been reopened.   
 
Actions 
•  JB to send schools’ letter to WCC regarding reinstating clinical work. 
•  JB to contact JC regarding health visitors query. 
 
IB thanked everyone for attending and for their contributions and closed the 
meeting. 
 
 
Next meeting – Thursday 22nd October 2020 (12pm – 2pm)