This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'SEND & Inclusion Board and Corporate Board'.


 
SEND & Inclusion Board  
Meeting Notes 
Friday 22nd May 2020 – Microsoft Teams 
 
No.                                               Item 
1.  
Welcome, apologies and introductions 
 
Present:   
CA – SENDIAS Coordinator 
JB – South Warwickshire Foundation Trust 
RC – SEND Board Development Manager, WCC 
DC - Strategy and Commissioning Manager - SEND & Inclusion, WCC 
JD – Coventry & Rugby CCG (also representing Warwickshire North CCG) 
CE – Rise, CWPT 
MG – Children with Disabilities Lead Social Worker, WCC 
SH (minutes) 
ZM - Service Manager, Commissioning, WCC 
AR – Principal Educational Psychologist, WCC 
RW – Warwickshire Parent Carer Forum 
NW – Quest Academy 
DW – NHS 
 
Apologies:  
MB – St Paul’s C of E Primary School, Leamington Spa 
Ian Budd (IB) – Assistant Director of Education Services, WCC 
MS – South Warwickshire CCG 
DW - South Warwickshire Foundation Trust 
 
DC welcomed everyone to the meeting. 
Apologies were stated by RC and introductions were made by the members of the 
board. 
 
2.  
Notes of last meeting and matters arising 
 
Previous meeting notes agreed by those present.  The following updates were given: 
 
•  Communications to the SEND Board is still to be actioned. 
•  SEND Journey – this will be picked up as part of the SEND Change Programme. 
•  Blue Badge Scheme – no update at this stage.  The scheme will be continuing. 
•  Proposed merge of Round Oak & Ridgeway Schools – it was confirmed that 
Cabinet have approved this proposal following public consultation. A press 
release is expected following the call-in period.  
 
RC updated the group in relation to actions still in momentum that are contributing 
to the drive for direction. 

 


 
 
Action Log 

•  Ref 652 – discussions have been held.  Kate is taking forward. 
•  Ref  655  –  the  SEND  Change  Programme  will  need  to  be  raised  at  the  next 
headteachers’ conference. 
•  Ref 656 – this has not yet been resolved. 
•  Ref 657 – this has not yet been resolved but discussions are ongoing. 
 
          Actions 
•  None 
 
3.  
COVID-19 Response 
 
DC and RC led a verbal update. 
 
DC firstly updated colleagues about the arrangements regarding schools and working 
towards  the  possible  opening  on  1st  June.    Schools  are  to  do  risk  assessments  and 
checks.   
DW  stated  that  specific  guidance  is  being  developed  on  Aerosol  Generating 
Procedures. DW stated that he is more than happy to look at risk assessments. 
CE stated it would be useful to share the AGP statement with partners/health 
colleagues. 
 
RW raised the issue of shielding.  RW reported that families were told to shield until 
June however some families were not told if their children were in the shielding 
group.  Is it safe for those children to go back to school or not? 
DW reported that this issue was mentioned in yesterday’s working group.  There is 
also a second group looking at shielding.  New guidance to be issued soon. 
RW asked if this will be done for 18-25 year olds as well.  DW confirmed he has seen 
the list of young people in that age group. 
 
DC gave a further update on Risk Assessments.  Currently working with schools and 
families.   
RW asked about the children with disabilities team contacting all families with a 
social worker.  There are some families that have children with disabilities which have 
packages.  RW asked if those particular families should be contacted.  
MG stated that all children are RAG rated.  MG explained the RAG rating process. 
MG said if anyone in the Parent Carer Forum knows of families with children that 
haven’t been contacted, to let MG know. 
 
RC led an update about EHC Assessments.  New guidance has been issued with 
changes made to section 42. 
EHC Assessments still going ahead.  105 requested in March, 79 in April. 
RC stated that Annual Reviews should carry on virtually. 
RC reported that therapy services have been organising online services. 
DC stated that she is hoping to get additional capacity from Ofsted to work with 
special schools. 

 


 
AR reported that business support resources have been secured to help with the 
backlog of annual reviews and cases. 
Regarding therapies, JB reported that half of the work force have been redeployed.  
JB is currently working on the exit strategy and restoration plan.  
 
RC reported that the Year 6 to Year 7 transitions group is being set up. 
 
NW asked if guidance regarding taxi transport has been issued following the pandemic. 
It was confirmed that nothing has been published as yet.   
NW stated that there has been some anxiety from parents regarding taxi transport.  
Some people are wearing masks, but others aren’t.  Taxis not been cleaned is also a 
concern.  RC stated that taxis should be cleaned.  Parents and schools need to 
feedback on the cleanliness on taxis.    
It was confirmed that guidance has not been issued as yet regarding the use of 
masks. 
DC stated that there will be a lot of government guidance being issued today.  
 
        Actions 
•  DW to share guidance on Aerosol Generating Procedures for further 
circulation (when ready).    
•  DW to share shielding list for 18-25 with local authority. 
•  JB to send restoration plan to DC and JC. 
•  NW to forward e-mail from transport team to DC regarding her taxi queries, 
and DC to escalate. 
 
4.   
SEND Programme Report 
 
RC presented the report and gave update. 
 
Regarding progress data, DC asked if progress is being measured for those with SEN 
support.  RC confirmed that this is taking place. 
 
Colleagues were asked to look at SEND Programme Report in further detail and send 
any feedback to RC & DC. 
 
5.  
SEND Change Programme 
 
RC & DC presented the report and gave an update including a budget update. 
 
CA stated that she would like to discuss with parents about resourced provision and 
asked what the timelines were for this. 
DC said that the strategy needs to be pulled into one place in the change programme.  
The pandemic has given colleagues the opportunity to stop and reflect and focus on 
the risk assessments.   
DC said the system is not sustainable the way it is.  Need to realign data to reflect 
trends and signpost each other to the local offer.   
DC stated that a timeframe will be put together.  Changes need to be made and need 
to happen sooner rather than later. 
        Actions 

 


 
•  None 
6. 
Data Review (for info) 
 
RC presented the report.  It was noted that:  
 
•  Data is shared for information – showing that trends in progress and 
attainment for children with SEND are going down.  
•  Further discussions would be needed with school leaders to identify resulting 
actions.   
       Actions 
•  None 
7. 
Any other business 
CA raised a couple of items: 
 
 
1) Warwickshire Alternative Provision Framework - CA asked for clarification on 
where she could access this.  RC confirmed that it could be obtained from MR. 
2) FAQ for SENDIAS Service – CA asked how to go about disseminating the FAQ 
document and if anyone had a list of professionals’ e-mails for dissemination.   
JR suggested to forward it to DW, CE and herself who will then forward to CCG. 
MG suggested to forward the FAQ document to him, and he would disseminate it to 
social care services.   
RC then suggested to send it to the board members so they can disseminate to their 
colleagues. 
 
Quality Assurance 
DC stated that colleagues need to make sure that EHC plans are of good quality to 
make sure they are fit for purpose for children. 
She is auditing six plans as the first part in developing a quality assurance framework.  
DC will share the initial findings.  DC would welcome feedback from colleagues. 
RW asked if colleagues had looked at the Impower case studies.  DC stated they 
hadn’t as yet but will speak to CL and her colleagues at Impower. 
DC stated that she will bring the Quality Assurance report to the next meeting. 
 
        Actions 
•  CA to send SENDIAS FAQ document to the board members for dissemination. 
•  DC to speak to CL to look at Impower case reviews. 
•  RC to add Quality Assurance report to the next meeting’s agenda. 
 
DC thanked everyone for attending and closed the meeting. 
 
 
Next meeting – Wednesday 1st July 2020 (10.00am – 12.00pm)