This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Child Benefit Manual'.



 
 
 
Freedom of Information Team 
 
 
S1715 
 
 
 
 6 Floor 
 
Central Mail Unit 
Mr Martin Williams 
 
Newcastle Upon Tyne 
 
NE98 1ZZ 
By email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
 
 
 
Email  xxx.xxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Web 
www.gov.uk 
 
 
 
 Date:                6 April 2021 
 
 
 
Our ref: 
FOI2021/02829 
 
 
 
 
 
 
 
 
Dear Mr Williams 
 
Freedom of Information Act 2000 (FOIA) 
 
Thank you for your request, which was received on 4 March, for the following information: 
 
“As far as I can tell, the Child Benefit Manual has stil  not been placed in the public domain. 
Please release the manual. 
In particular please release those parts of the manual and any other guidance issued which 
concern how HMRC decide whether someone has a genuine prospect of being engaged in 
employment for the purposes of determining whether they are a jobseeker.” 
 
Our response 
For the first part of your request, we can confirm we hold the information you seek. However, 
releasing the Child Benefit Manual would require a significant amount of preparation work, 
including reviewing all content to establish whether any redaction was necessary. Carrying 
out this work would place such a demand on time and resources that we cannot be 
reasonably be expected to comply. We have therefore refused this part of your request 
under section 14(1) of the FOIA. 
 
The Freedom of Information Act gives the right of access to information held by public 
authorities. However, sometimes answering a request wil  require a substantial amount of 
effort from a public authority. The Information Commissioner recognises that dealing with 
such requests can place a strain on resources and hinder the delivery of mainstream 
services. Section 14(1) exists to protect public authorities by allowing them to refuse any 
requests which have the potential to cause a disproportionate or unjustified level of 
disruption, irritation or distress.  
 
The Information Commissioner requires us to consider whether the purpose and value of 
such a request provides sufficient grounds to justify the disruption that would be incurred by 
complying with that request. This is judged as objectively as possible. In other words, we 
must decide if a reasonable person would think that the purpose and value are enough to 
justify the impact on our department. 
 
We have determined your request for the Child Benefit Manual seeks a large volume of 
information that would require time to review and prepare for disclosure. We would have to 
consider whether any sensitive data should be withheld under an appropriate exemption and 
then ensure any such information was redacted. The entire task would impose a burden on 
us. 
Information is available in large print, audio and Braille formats. 
Text Relay service prefix number – 18001  
 
 
 
 

 
 
We have also considered whether it is in the public interest for us to accept this burden and 
comply with your request. We have determined it is not in the public interest to do so for the 
following reasons: 
  •  the Child Benefit Manual consists predominantly of internal procedure. This type of 
detail supports our staff with processing work, rather than providing clarity to the public 
– which is already addressed by published guidance and legislation. Releasing a 
further internal manual is likely to create confusion.  
•  our long-term strategy is to separate information about internal processes from content 
that is beneficial to the public. Reviewing publicly available guidance and potentially 
withdrawing already published internal manuals forms part of our strategy. Releasing 
this manual would therefore be counterintuitive to our planning. 
•  the coronavirus pandemic has provided unprecedented challenges for us. As a result, 
we have had to divert staff resources from usual tasks to new priorities. We are 
implementing a range of schemes that are helping people through the current crisis. 
We cannot afford to shift staff back to activities such as information rights work at this 
time.  
 
The second part of your request seeks extracts from the Child Benefit Manual that detail 
how we decide “whether someone has a genuine prospect of being engaged in employment 
for the purposes of determining whether they are a jobseeker”. 
 
We are currently moving internal procedural guidance into a new interactive platform that 
provides a far more intuitive interface for staff. The specific information you require has 
already been migrated to the new system, so is no longer available as an extract from the 
Child Benefit Manual. We have, though, identified the relevant information from the new 
platform and copied it below:  
 
1.  check the evidence provided by the jobseeker or ‘retained’ worker 
Note: A person who has retained their status as a worker after losing their job after 
more than 12 months employment wil  be subject to the compelling evidence criteria. 
Where their employment was less than 12 months before losing their job, ChB cannot 
be extended 
2.  compelling evidence criteria; the jobseeker or ‘retained’ worker 
•  has a confirmed job offer within three months of the original award end date 
calculated; or 
•  their search for employment has been interrupted by either 
−  training relevant to the employment they are seeking which will significantly 
improve their prospect of obtaining work 
−  sickness of two weeks or more covered by a Fit Note 
−  fleeing domestic violence 
−  a move to a different area to significantly improve their prospect of obtaining 
the work they are seeking 
 
 
If you are not satisfied with this reply you may request a review within two months by 
emailing xxx.xxxxxx@xxxx.xxx.xx, or by writing to the address at the top right-hand side of 
this letter.    
 
If you are not content with the outcome of an internal review you can complain to the 
Information Commissioner’s Office. 
 
Yours sincerely, 
 
HM Revenue and Customs 
OFFICIAL