This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Waltham Forest LTN/ETO impacts on response times.'.

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 6 link to page 9 link to page 10 link to page 13 link to page 16 link to page 17 link to page 19 link to page 21 link to page 22 link to page 28
Policy | Procedure 
Records Management Strategy 5: Records retention 
guidance 
 
 
 
New policy number: 
879 
Old instruction number:   
Issue date: 
29 September 2015 
Reviewed as current: 
18 September 2018 
Owner: 
Chief Information Officer 
Responsible work team:  Document Management 
 
 
Contents 
Summary ............................................................................................................................. 3 

Scope of retention guidance ............................................................................................. 3 

What is a retention schedule? ........................................................................................... 3 

Management of electronic records .................................................................................... 4 

Disposal of records ......................................................................................................... 4 

The retention schedules .................................................................................................. 5 
Appendix 1 - Corporate Management and Administration (including Project Management) ................ 6 
Appendix 2 – Governance ...................................................................................................... 9 
Appendix 3 - Communications (including Press and PR and Complaints and Compliments) ............... 10 
Appendix 4 – General Counsel, Procurement and Contracts ....................................................... 13 
Appendix 5 – Health and Safety ............................................................................................. 16 
Appendix 6 – People Services  (excluding e-PRF – see policy number 788 – e-PRF) ......................... 17 
Appendix 7 – Information Management .................................................................................. 19 
Appendix 8 – Information and Communications Technology (ICT) ............................................... 21 
Appendix 9 – Fire Stations .................................................................................................... 22 
Appendix 10 – Fire Safety Regulation...................................................................................... 28 
Review date: 18 September 2021 
Last amended date: 26 June 2020 
879 
Issue date: 29 September 2015 
1 of 42 

link to page 30 link to page 32 link to page 34 link to page 35 link to page 36 link to page 38 link to page 41 Appendix 11 – Community Safety .......................................................................................... 30 
Appendix 12 – Operations (other) .......................................................................................... 32 
Appendix 13 – Emergency Planning ....................................................................................... 34 
Appendix 14 – Technical Services and Equipment ..................................................................... 35 
Appendix 15 – Property ....................................................................................................... 36 
Appendix 16 - Finance ......................................................................................................... 38 
Document history ............................................................................................................... 41 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
2 of 42 

Summary  
This records retention guidance is part of and should be read in conjunction with the London Fire 
Commisioner’s (LFC) Records Management Strategy. The retention guidance provides the information 
required to make sure records are kept for legal reasons (especial y the Freedom of Information Act and 
General Data Protection Regulation (GDPR), and for business reasons to assist the smooth running of 
the LFC. Using the retention guidance should make sure that records are retained consistently, 
throughout the LFC. Using retention scheduling will make sure that non-active records will be managed 
and retained for as long as they are needed. 
1  Scope of retention guidance 
1.1  The records listed on the retention schedules are intended to cover al  of the Brigades activities. 
The retention schedules are dynamic and the records listed wil  be continual y updated as and 
when new topics arise or are no longer carried out. The retention information contained within 
the guidance should cover records held in hard copy and electronically and in the corporate 
electronic document management system and other systems. 
1.2  It should be noted that the retention periods stated are guidance and the periods stated may 
need to be altered depending on the circumstances, for example where a dispute or a legal case 
arises records may need to kept for longer than is stated in the guidance. 
1.3  The information guiding the retention periods includes the business need and is in line with 
various legislation, standards and guidance. The most relevant to the LFC being the General Data 
Protection Regulation (GDPR), Freedom of Information Act/ The Lord Chancel ors Code of 
Practice on Managing Records . Limitation Act, Code of Practice for Legal Admissibility.  
1.4  Personal contractual information for our staff is not included in these schedules. This information 
is held in the ‘My Employment/e-PRF’ solution. Detailed information about this solution, 
including the retention of personal data, is available on Hotwire. This and third party personal 
data should be dealt in strict accordance with the Data Protect Act 2018/GDPR.  
2  What is a retention schedule? 
2.1  The retention schedule is a document that identifies sets of records by topic and specifies the 
length of time the records need to be kept for. It should be used when reviewing records for 
disposal or when considering moving records to off-site storage that are no longer needed on a 
day to day basis. 
2.2  For hard copy records it will state the period of time the records need to be held local y (in the 
office) whilst they are an ‘active’ record and when, if required, they should be moved off-site. 
‘Non active’ records, are those no longer needed on a day to day basis and can be moved to 
cheaper more efficient storage with the LFC records storage contractor. 
2.3  The ‘content type’ is also included on the retention schedules, this is a key piece of information 
that users need to select careful y when filing information in any of the solutions that are part of 
the brigades corporate electronic document management system. 
2.4  ‘Vital records’ are also listed by in the schedules, these are identified by the Brigade’s document 
manager and specific arrangements put in place to manage these records. 
2.5  A ‘notes field’ includes any particular actions or points about particular records. 
879 
Issue date: 29 September 2015 
3 of 42 

3  Management of electronic records 
3.1  Records management functionality wil  soon be added to the Brigade’s corporate electronic 
document management system and the different solutions will include functionality to review or 
delete records once the retention period is reached. This wil  enable electronic records to be 
managed in accordance with the guidance contained within the retention schedules using the 
same principles applied to the paper records. 
3.2  When completing the form (see Policy number 768 - Completion of the SharePoint form) 
required to file records in corporate electronic document management system solutions, users 
should careful y select the ‘content type’ which will be key to the electronic records management 
functionality. 
3.3  Software solutions to automate the selection of the content type and assign the retention period 
are being looked into. Also, a review of the content types assigned to date wil  be carried out 
before any records management actions (review, disposal etc.) are completed. 
3.4  In general terms, electronic storage on shared drives is not adequate to satisfy the requirements 
of the LFC Records Management Strategy. 
3.5  Where the Brigade’s corporate electronic document management system is not being used, 
important business activities must be captured on paper and stored in a structured filing system. 
Where an electronic document and records management system (EDMS) is not in place, it is 
necessary to maintain paper-based files in a structured filing system. 
4  Disposal of records 
4.1  Procedures are in place for the correct and timely disposal of records (see policy number 579 – 
Records management strategy 7 - disposal of documents and records). It is important that the 
retention schedules are checked before any documentation is disposed of local y, where records 
are not covered in the retention schedules staff should contact the IM document manager before 
records are destroyed. No records held in hard copy by the LFC records storage contractor or 
held electronically in the corporate electronic document management solutions will be destroyed 
without the owners permission. Some electronic records wil  be automatical y deleted when they 
reach the agreed retention period, although this wil  only happen if prior agreement with the 
owners is in place. 
4.2  A disposal certificate will be provided for any hard records destroyed by the LFC records storage 
contractor and an audit trail we be available for electronic records destroyed after storage in the 
corporate electronic document management solutions. 
4.3  A legal hold can be placed on both hard copy and electronic records should they be required for 
a longer period than that stated in the retention schedules. Contact the IM document manager to 
arrange this. 
4.4  Information held in systems should also be stored and deleted in line with the records retention 
schedules, this is especial y important for systems that contain personal data covered by the 
General Data Protection Regulation (GDPR). Where information might need to be kept long term 
or for a purpose other than is was col ected for, it may be possible for the personal data to be 
removed and the core data retained. A recent example of this was where HFSV statistical data 
was required long term. The Information Management section can be contacted for guidance on 
this. 
879 
Issue date: 29 September 2015 
4 of 42 

link to page 6 link to page 9 link to page 10 link to page 13 link to page 16 link to page 17 link to page 19 link to page 21 link to page 22 link to page 28 link to page 30 link to page 32 link to page 34 link to page 35 link to page 36 5  The retention schedules 
5.1  The fol owing subject based retention schedules are listed as appendices to this policy: 
• 
Appendix 1 - Corporate Management and Administration (including Project Management) 
• 
Appendix 2 - Governance 
• 
Appendix 3 - Communications 
• 
Appendix 4 - General Counsel, Procurement and Contracts 
• 
Appendix 5 - Health and Safety 
• 
Appendix 6 - People Services 
• 
Appendix 7 - Information Management 
• 
Appendix 8 - Information and Communications Technology 
• 
Appendix 9 - Fire Stations 
• 
Appendix 10 - Fire Safety Regulation 
• 
Appendix 11 - Community Safety 
• 
Appendix 12 - Operations Other 
• 
Appendix 13 - Emergency Planning 
• 
Appendix 14 - Technical Services and Equipment 
• 
Appendix 15 - Property 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
5 of 42 

Appendix 1 
Appendix 1 - Corporate Management and Administration (including Project Management)  
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
Centre 
retention 
record 
retention 
Annual Report 
Report Other 
C+4 

10 

Archive 1 copy with London 
Metropolitan Archive (LMA) 
Corporate Plan (LSP) 
Planning 
C+4 

10 

Archive 1 copy with LMA 
Strategic Reports 
Planning 
C+1 

10 

Archive 1 copy with LMA 
Directorate Plans and Risk Register 
Planning 
C+2 



 
Departmental Plans and Risk Register 
Planning 
C+2 



 
Quality and Performance Monitoring 
Report Other 
CI 

CI 

Systems are maintained and 
updated 
Audit Reports 
Report Other 
C+1 



 
Strategic/Operational Risk Monitoring 
Planning 


10 

Integrated Risk Management 
Plan (IRMP), Risk 
Management Strategy - 
systems are maintained and 
updated to form part of 
integrated risk strategy. 
Operational Incident Risk Management 
Planning 


10 
 
Operational risk database 
(ORD) is maintained and 
updated. 
Audit Working Papers 
Correspondence 




 
- general 
Organisational Reviews 
Planning 
C+1 

10 

Archive 1 copy with LMA 
879 
Issue date: 29 September 2015 
6 of 42 

Appendix 1 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
Centre 
retention 
record 
retention 
Departmental Reviews 
Planning 
C+1 

10 

 
Commisioners & Directorate  Boards 
Exec and non 
CI 



 
exec meetings 
Governance Boards/Committees 
Exec and non 
CI 



 
exec meetings 
Statutory Returns 
Compliance or 
C+7 



 
control or 
reference 
Public Consultations 
Compliance or 
C+5 



Archive 1 copy with LMA 
control or 
reference 
Policies and Procedures 
Compliance or 




Retain superseded policies for 
control or 
reference 
reference 
Codes of Practice 
Compliance or 




Retain superseded versions 
control or 
for reference 
reference 
Officers Delegated Authority 
Compliance or 




Retain superseded versions 
control or 
for reference 
reference 
Financial Regulations 
Compliance or 




Retain superseded regulations 
control or 
for reference 
reference 
Standing Orders 
Compliance or 




Retain superseded standing 
control or 
orders for reference 
reference 
LFC and serviced meetings/reports  





[SEE Governance] 
Project Management - monitoring 
Project 
CI 



 
Documents 
879 
Issue date: 29 September 2015 
7 of 42 

Appendix 1 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
Centre 
retention 
record 
retention 
Project Management – planning (business  Project 
CI 



Weed records on completion 
case, specification, risk register etc.) 
Documents 
Project Management – reference material 
Project 
CI 

CI 
 
Maintain whilst relevant 
Documents 
 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
8 of 42 

Appendix 2 
Appendix 2 – Governance  
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
LFC Meetings – including agenda, minutes 
Exec & Non 
10 



Held in hard copy – usual y 
and decision sheets (Master) 
Exec Meetings 
bound. Also held 
electronical y in BWD 
Committee Meetings -  including agenda 
Exec & Non 
10 



Held in hard copy – usual y 
and minutes (Master) 
Exec Meetings 
bound. Also held 
electronical y in BWD 
Presented Papers - signed reports (Master)  Exec & Non 
10 



Held in hard copy – usual y 
Exec Meetings 
bound. Also held 
electronical y in BWD 
Working copies - al  meeting papers - 
Dept. Branch 
6  



Access to Information 
(parts 1 and 2) 
& Section 
Meetings 
Working copies - al  meetings supporting 
Dept. Branch 




Access to Information 
papers 
& Section 
Meetings 
Public Inspection set of non-confidential 
Dept. Branch 




Copies hold short term – 6 
reports and Part 1 decision sheets 
& Section 
years 
Meetings 
Standing Orders 
 
CI 



 
Members Files 
 

E+5 
E+5 

E = When member leaves 
Members Allowances and Expenses 
 


10 

Extended beyond usual 6 
years 
879 
Issue date: 29 September 2015 
9 of 42 

Appendix 3 
Appendix 3 - Communications (including Press and PR and Complaints and Compliments)  
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint content 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
type 
retention 
retention 
retention 
record 
Campaigns/marketing materials 
Customer Services 
CI 



Consider long term 
(web, leaflets, posters etc.) 
transfer to LMA for 
significant events and 
snapshots of web and 
intranet pages 
Publications 
Publications 
CI 


 
Consider long term 
transfer to LMA for 
significant events 
Publications – design work 
Publications 
CI 



Review annual y 
Complaints  
Correspondence - 
C+1 



Limitations Act 
General 
Consultation Records 
Correspondence - 
C+1 



Consider long term 
General 
transfer to LMA for 
significant events 
Corporate correspondence with MPs  Correspondence by 
C+1 

10 

Correspondence by or on 
– major Issues 
Commissioner or 
behalf of Commissioner or 
Directors 
Directors. 
Corporate correspondence with MPs  Correspondence - 
C+1 



 
– minor Issues 
General 
879 
Issue date: 29 September 2015 
10 of 42 

Appendix 3 
Document class 
SharePoint content 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
type 
retention 
retention 
retention 
record 
Corporate correspondence with 
Correspondence - 
C+1 



Consider long term 
Councillors 
General 
transfer to LMA for 
significant events 
Corporate correspondence with legal  Correspondence by 
C+1 

10 

Correspondence by or on 
issues – major Issues 
Commissioner or 
behalf of Commissioner or 
Directors 
Directors. Consider long 
term transfer to LMA 
Corporate correspondence with legal  Correspondence - 
C+1 



 
issues – minor issues 
General 
Routine enquiries and replies 
Correspondence - 
C+1 



 
General 
Media cuttings 
Publications 
C+1 



Significant events 
consider long term 
transfer to LMA 
Presentations – slides, notes 
Publications 
C+1 



Delete sooner if 
superseded C+1. 
Significant events 
consider long term 
transfer to LMA 
Press releases 
Publications 
C+1 



Significant events 
consider long term 
transfer to LMA 
Speeches by Commissioner or 
Publications 
C+1 



Significant events 
Directors 
consider long term 
transfer to LMA 
Surveys 
Publications 
C+1 



Significant events 
consider long term 
transfer to LMA 
879 
Issue date: 29 September 2015 
11 of 42 

Appendix 3 
Document class 
SharePoint content 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
type 
retention 
retention 
retention 
record 
Petitions 
Publications 
C+1 



Significant events 
consider long term 
transfer to LMA. 
Limitations Act 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
12 of 42 

Appendix 4 
Appendix 4 – General Counsel, Procurement and Contracts  
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint content 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
type 
retention 
retention 
retention 
record 
Litigation  
Legal 
E+2 



E = Last significant action. 
(Limitation Act 1980) 
Contravention 
Legal 
E+2 



E = Last significant action. 
(Limitation Act 1980) 
Enforcement 
Legal 
E+2 



E = Last significant action. 
(Limitation Act 1980) 
Employment – pension related 
Legal 
E+2 

E+6 

E = Last pension payment 
Advice 
Legal 
E+1 



E = Last significant action. 
Consider longer retention if 
a major precedent is set. 
Agreements (non-contractual) 
Legal 
CI 
E+6 


E = End of agreement. 
Mainly to do with internal or 
agreements with other 
public sector bodies. 
Conveyancing 
Legal 

10 
12 

See ‘Property’ for other 
records 
Deeds and leases 
Permit Licence & 




Records held by General 
Certificates 
CounselDept. in fire proof 
cabinets. 
Contracts and tendering – pre 
Correspondence 
CI 
E+2 
E+2 

E = After the contract is let 
contract advice/calling for expressions  General 
or not proceeded with. 
of interest 
Contracts – specification and 
Contract or Other 
E+1 
E+11 
E+12 

E = Expiry of contract 
879 
Issue date: 29 September 2015 
13 of 42 

Appendix 4 
Document class 
SharePoint content 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
type 
retention 
retention 
retention 
record 
development (under seal) 
Binding Agreement 
Contracts – specification and 
Contract or Other 
E+1 
E+5 
E+6 

E = Expiry of contract 
development (ordinary contracts) 
Binding Agreement 
Tender issue and return 
Correspondence 
E+1 

E+1 

E = Start of contract 
General 
Tender evaluation – contracts under 
Contract or Other 
E+1 
E+11 
E+12 

E = Expiry of contract 
seal 
Binding Agreement 
Tender evaluation – ordinary contracts  Correspondence - 
E+1 
E+5 
E+6 

E = Expiry of contract 
General 
Unsuccessful tenders 
Correspondence 




 
General 
Signed contracts and amendments – 
Contract or Other 
Duration of 
E+12 
E+12 

E = Expiry of contract 
contracts under seal 
Binding Agreement 
contract 
Signed contracts and amendments 
Contract or Other 
Duration of 
E+6 
E+6 

E = Expiry of contract 
– ordinary contracts 
Binding Agreement 
contract 
Fleet Administration – Maintenance 
General 
CI 



Life of vehicle + 1 
Correspondence 
Fleet Administration – Insurance 
General 




Life of vehicle + 1 
Correspondence 
Fleet Administration – Accident and 
General 
C+1 



Limitations Act 
Repair 
Correspondence 
Fleet Administration – 
General 
C+1 

C+2 
 
Life of vehicle + 1 
Mileage/Tachograph 
Correspondence 
Fleet Administration – MOT 
General 
C+1 

C+1 
 
 
Correspondence 
Vehicle Registration 
General 




Copies Life of vehicle + 2 
Correspondence 
Supplier Information 
General 
CI 



Review for disposal 
Correspondence 
POMS Delivery Notes 
Forms - Other 
CI 



 
879 
Issue date: 29 September 2015 
14 of 42 

Appendix 4 
Document class 
SharePoint content 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
type 
retention 
retention 
retention 
record 
Supplier Delivery Notes 
Forms - Other 
CI 



 
Stock/Assets List 
Register or Logbook 
C+1 



Keep updated 
Stocktakes 
Register or Logbook 
C+1 



Until superseded 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
15 of 42 

Appendix 5 
Appendix 5 – Health and Safety 
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
Accident Investigation Reports 
Report Accident 

38 
40 

 
Investigation 
COSHH Control Measures/Inspections 
Report - Other 



 
 
COSHH Exposure to Asbestos 
Form Health & 

38 
40 

 
Safety 
COSHH Exposure to Radiation 
Form Health & 

38 
40 

 
Safety 
Accident Books 
Form Health & 
E+1 



E = Closure 
Safety 
Health and Safety Manual/Policy 
Compliance or 




 
Control… 
Health and Safety General Case Files 
Report Accident 
CI 
20 
20 
 
 
Investigation 
Equipment  Inspections 
Register or 

E+6 
E+6 
 
E = Destruction of Equipment 
logbook 
Process Monitoring Inspections 
Register or 



 
 
logbook 
Risk Assessments 
Compliance or 



 
Whilst current, keep under 
Control 
review and valid 
Agreements/Arrangements with 
Compliance or 
E+1 

E+1 
 
E = Duration of Agreement 
Contractors/Third Parties 
Control 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
16 of 42 

Appendix 6 
Appendix 6 – People Services  (excluding e-PRF – see policy number 788 – e-PRF) 
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
Establishment Records Permanent Staff 
Data and statistics 


10 

Maintain annual statistical 
record of establishment 
permanently 
Establishment Records Temporary Staff 
Data and statistics 


10 

 
General Employee Administration 
e-PRF 




Employee admin/contractual 
documentation is managed in 
the My Employment/e-PRF 
system 
Employee Relations - Disputes, 
Compliance or 
CI 



 
Negotiations, Claims, Generic 
Control or 
Agreements and Awards (not individual 
Reference 
cases) 
Employee Relations Minor Routine 
Correspondence 
CI 



 
Matters 
General 
Equal Opportunities Investigations 
Correspondence 
CI 



Maintain statistical records 
General 
Occupational Health Providers Records 
NA 




Permanently held on behalf of 
external provider by the 
Brigades records storage 
contractor. Common practice 
is to destroy records 75 years 
after DOB 
879 
Issue date: 29 September 2015 
17 of 42 

Appendix 6 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
Recruitment (non e-PRF) Unsuccessful 
Correspondence 




 
Applicants – Application, References, 
General 
Interview Reports 
Recruitment Advertising 
Correspondence 




Consider longer retention for 
General 
high level posts 
Training and Development Programmes 
Publications 
CI 



Individuals records held on e-
and Course Materials 
PRF and in StARS. 
Appointment of Statutory Officers 
Compliance or 
CI 



 
Control or 
Reference 
Counsel ing & Trauma Services 
Correspondence 
E+1 


 
E = Case closure 
General 
Dyslexia/Neurodiversity Assessment 
Report - Other 


P* 
 
* End of employment +10 
Reports  
years 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
18 of 42 

Appendix 7 
Appendix 7 – Information Management 
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint content 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
type 
retention 
Retention 
retention 
record 
Freedom of Information 
Correspondence 




Consider long term 
requests/correspondence 
General 
archival storage for items 
of great significance or 
when issue leads to policy 
change or where a 
precedent is set 
Data Protection Subject Access 
Correspondence 




 
Requests/correspondence 
General 
Bibliographic databases – Library, Brigade  Publications or 
CI 



Delete items when no 
Wide Documents, Image library etc. 
Compliance and 
longer available. Retain 
Control… 
superseded policies for 
reference 
Copyright  declarations 
Form - other 



 
 
Statistical analysis, performance 
Data and Statistics 
CI 

CI 

Retain whilst relevant. 
information and reporting 
Consider long term 
retention for  information 
of great significance. 
IM Corporate systems – StARS, Station 
Data and Statistics 
CI 

10 

Consider DPA retention 
Diary, Incident Management System 
restrictions for StARS. 
(IMS) etc. 
Incident Reports 
Report Other 
CI 



Transfer to LMA after 10 
years 
879 
Issue date: 29 September 2015 
19 of 42 

Appendix 7 
Document class 
SharePoint content 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
type 
retention 
Retention 
retention 
record 
Information audits/surveys 
Data and Statistics 
CI 

10 
 
Review for relevance and 
possible long term 
preservation at LMA 
Database/system admin – user guides, 
Specification 
CI 

10 
 
 
problem logs, development 
Document templates 
Correspondence 
CI 

CI 

Retain until superseded 
General 
Disposal records – destruction certificates  Forms - other 




 
Specialist/Expert Reports 
Publication 
CI 

10 

Review for relevance and 
possible long term 
preservation at LMA 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
20 of 42 

Appendix 8 
Appendix 8 – Information and Communications Technology (ICT) 
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
IT Strategy 
Planning 
C+5 

C+5 
 
Destroy 5 years after 
superseded 
Back up tapes 
Correspondence 


1  

Rol ing back up destroy when 
General 
1 year old. (*held offsite by 
contractor).
 
Backups – retrieval of data requests 
Correspondence 


1  

Destroy 1 year after request is 
General 
fulfil ed  
Service desk fault reporting and resolution  Correspondence 




 
General 
Project  records – Specs, Admin, 
Project 
C+5 

C+5 

Destroy 5 years after system is 
Infrastructure info, Testing 
Documents 
decommissioned 
Inventory 
Register or 
C+5 

C+5 
 
 
Logbook 
Software Licences and agreements 
Permit Licence 
C+6 

C+6 

Destroy 6 years after expiry – 
and Certificates 
Limitations Act 1980 
Systems Configuration and 
Specification 
CI 

CI 
 
Keep updated whilst systems 
Documentation  
still in use 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
21 of 42 

Appendix 9 
Appendix 9 – Fire Stations 
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
Station Log Books 
Register or 
C+2 



Policy number 13 – 3 Years. 
Logbook 
General Correspondence and Form 10’s. 
Correspondence 
C+2 



 
General 
HSE Accident Record Form (Tear off from  Form Health & 
CI 



Send to ‘HQ/Records 
book/pad). 
Safety 
Services’ for filing on e-PRF 
Incident / Accident Investigation and 
Report Accident 
CI 
40 
40 

Hard copy forms in addition 
Report Forms 
Investigation 
to online SERD system are 
sent to Health & Safety where 
they are archived long term. 
HFSV Indemnity forms 
Form -  Other 
C+1 

10 

Policy number 926 
Policy number 927 
HFSV Data Col ection Sheets 
Correspondence 
CI 

CI 

 
general 
Casualty Report Form (Yel ow - Station 
Form -  Other 
CI 

CI 

Short term whilst of current 
Copy) 
use. Green copy - must be 
sent to IEC Programme 
Manager HQ for archiving – 3 
Years. 
879 
Issue date: 29 September 2015 
22 of 42 

Appendix 9 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
Lock Outs Indemnity Form 2416  
Form -  Other 
C+1 



Sent to Area Admin Team for 
storage and archiving – 
confirm retention period 

with General Counsel 
Department 
Obsolete fire station records 
Fire Cal  Register (Form 29) 
Fire Report 




Al  F29’s should now be sent 
to ‘HQ/Records Services’. 
Archived and transferred to 
LMA. 
FDR1 Fire Report Form 
Fire Report 




Al  FDR1’s should now be 
sent to ‘HQ/Records 
Services’. Archived and 
transferred to LMA. Now held 
electronical y in IRIS system. 
Appliance Log Books 
Register or 
- 
- 
7 
N 
Al  appliance log books under 
Logbook 
8 years old  should be sent to 
‘HQ/Records Services’. Legal 
– Contract disputes & PI 
claims. TLG4 to CMG 
monthly. 
LFB Accident Books -  Until Complete 
Form Health & 




Al  accident books should 
Safety 
now be sent to ‘HQ/Records 
Services’ 
 
F112a Self Certificate 
(See e-PRF 

- 


Hotwire online form adds 
Retention 
document to e-PRF on 
Schedule) 
completion. 
Fit Note (Medical Certificate) 
(See e-PRF 

- 


Update StARS and send to 
Retention 
‘HQ Records Services/e-PRF’ 
Schedule) 
879 
Issue date: 29 September 2015 
23 of 42 

Appendix 9 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
F121 Retirement, Resignation, Transfer to 
(See e-PRF 
- 



Send to HQ/PS 
Other Brigades/Recovery of PPE-LV 
Retention 
Schedule) 
F308 Application for Special Leave 
(See e-PRF 



N 
Send to Area Admin then ‘HQ 
Retention 
Records Services/e-PRF’ 
Schedule) 
Probationary Report 
(See e-PRF 
E 


N 
E = Until probatiois 
Retention 
complete. Send to ‘HQ 
Schedule) 
Records Services/e-PRF’ 
Ordinary/Maternity Support Leave 
(See e-PRF 


3 
N 
Send to HQ/PS 
Application 
Retention 
Schedule) 
Flexible Working Application 
(See e-PRF 
- 

P 
N 
Send to HQ/PS  
Retention 
Schedule) 
Application to Undertake Outside 
(See e-PRF 



N 
Send to HQ/ODSS 
Employment 
Retention 
Schedule) 
Career Break Application 
(See e-PRF 
- 
- 
P 

Send to HQ/PS   
Retention 
Schedule) 
Mutual Exchange Form 
(See e-PRF 



N 
Send to HQ/HPS  
Retention 
Schedule) 
F120 Statement of Character 
(See e-PRF 
 


N 
Send to HQ/PS   
Retention 
Schedule) 
Training certificates 
(See e-PRF 




Send to ‘HQ Records 
Retention 
Services/e-PRF’ Permanent - 
Schedule) 
whilst employed. 
879 
Issue date: 29 September 2015 
24 of 42 

Appendix 9 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
 
F126 Personnel Cards 
(See e-PRF 




Send to ‘HQ Records 
Retention 
Services/e-PRF’ 
Schedule) 
F126a Record of Sickness and Medical 
(See e-PRF 




Send to ‘HQ Records 
Certificates 
Retention 
Services/e-PRF’ 
Schedule) 
F112 Medical Certificate Particulars 
(See e-PRF 
- 
- 
P 
N 
Send to ‘HQ Records 
 
Retention 
Services/e-PRF’ 
Schedule) 
F102 Daily Attendance Register 
NA 
CI 



Copies, arrange secure 
F103 Record of Sickness 
disposal when station use is 
F105 Exchange Transfer Between Areas 
complete – originals held at 
F108 Leave Records 
HQ. 
F124 Application for Inclusion on Monthly 
Transfer List 
F184 Forwarding of Particulars Upon 
Transfer 
F448 Rol  Card board 
F1737 Special Leave for Trade Union 
Purposes 
F172a Order for Officers Undress Uniform 
Kit Cards (forms 3005 – 3007) 
Acting-up Forms (forms 332-8) 
Finance Forms copies - common - not 

 
 
 
 
 
Original Forms send to HQ 
an exhaustive list 
(6 Year Retention) 
Childcare Al owance Monthly Claim 
(See e-PRF 
C+1 



Arrange secure disposal  after 
Retention 
2 years 
Schedule) 
879 
Issue date: 29 September 2015 
25 of 42 

Appendix 9 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
FN/PC1 Petty Cash Claims 
Form - Other 
C+1 
- 
2 
N 
Dispose of after 2 years. 
Reconciled forms sent to 
Finance HQ. Policy 666 
FN/PC2 General Expenses Claim Form 
Form - Other 
C+1 



Arrange secure disposal  after 
2 years 
FN/PC3 Travel ing/Subsistence Claim 
Form - Other 
C+1 



Arrange secure disposal  after 
Form 
2 years 
FN/PC4 Ful /Provisional Driving Licence 
Form - Other 
C+1 



Arrange secure disposal  after 
Fee Claim Form 
2 years 
FN/PC5 (F146) Travel ing Expenses, 
Form - Other 
C+1 



Arrange secure disposal  after 
Station to Station 
2 years 
FN/PC7 Spoiled meals claim form 
Form - Other 
C+1 



Arrange disposal  after 2 years 
F328 Payment of Overtime Claims Form 
Form - Other 
C+1 
- 
2 
N 
Arrange secure disposal  after 
2 years 
F148 Postage Stamps Claim Form 
Form - Other 
C+1 



Dispose of after 2 years 
F325 Reimbursement of medical, dental, 
Form - Other 
C+1 
- 
2 
N 
Dispose of after 2 years 
or optical charges 
Copy invoices 
Form - Other 
C+1 



Originals to Finance/HQ 
Delivery Notes 
Form - Other 
C+1 



Dispose of after 2 years 
Obsolete finance forms 
FN/PC6 (F169) free meals to catering staff  NA 
CI 



Copies for disposal – originals 
F99 Cooks Attendance 
held at HQ 
F313 Return of Medical Certificates 
F332a Monthly Temporary Promotions 
Miscellaneous forms - common - not an exhaustive list 
F18 Accident Particulars 
Form - Other 
C+1 

10 

Send to HQ/H&S for 
archiving 
TR/D3/1 Motor Accident Reports 
Form - Other 
C+1 

10 

Send to HQ/CMG 
879 
Issue date: 29 September 2015 
26 of 42 

Appendix 9 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
F451 Roads and Buildings – Additions and  NA 
CI 



Now electronic. Original hard 
amendments 
copy versions sent to 
HQ/PDA. Station copies can 
be deleted. 
F2608 Involvement with hazardous or 
Form Health & 
CI 
50 
50 

Route as Policy 411. Send 
toxic substance 
Safety 
copy to ‘HQ/Records Service’ 
 
for  e-PRF) 
F426 Standard Test Cards 
Form - Other 
E+2 



Event = Life of Equipment 
Loss of Equipment 
Form - Other 




Copies for disposal – originals 
held at HQ 
F32 Traffic Accident Statistics 
Form - Other 
C+1 

10 

 
F1010 Defects Register 
Form - Other 
CI 



Copies for disposal – originals 
held at HQ 
F370 Items temporarily away from station 
Form - Other 
CI 



Copies for disposal – originals 
held at HQ 
F503 Hydrants temporarily shut down 
Form - Other 
CI 



Copies for disposal – originals 
held at HQ 
F381 Weekly return of Rol er Towels 
Form - Other 
CI 



Copies for disposal – originals 
held at HQ Arrange disposal 
Fire alarm tests 
Form - Other 




 
Fuel issue record 
Form - Other 




* Policy number 849 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
27 of 42 

Appendix 10 
Appendix 10 – Fire Safety Regulation 
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification /arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
Fire Investigation Unit (FIU) 
Report - Other 
C + 2 

10 

Frequently requested with 
Reports 
Incident Reports 
Fire Investigation Unit (FIU) 
Exec & Non Exec 
C + 2 



Frequently requested with 
Reports - Fatals 
Reports 
Incident Reports 
Fire Cal  Register (Form 29) 
NA 
C + 1 



Any old originals should to passed 
(Obsolete) 
to DMT Team for archiving 
Fire Safety Files Premises Files 
NA 
C + 2 

10 

Any old hard copy files should 
(Obsolete) 
now be destroyed after check for 
enforcement actions, Any 
enforcement action papers should 
be scanned to    e-FS Case File 
System in SharePoint 
e-FSR Premises Case Files 
Various in e-FS 
C + 5 



Regulatory Reform Order 2005 
(Examples; consultations, 
Case File System. 
SI2005 No1541 
alterations and prohibition 
 
notices, GEN18, Audit 
Disposal actions linked to ‘Content 
inspection) 
Type’ auto disposal or review. 
*Review period alteration 
pending Hackitt report 
recommendations.
 
Petroleum Case Files 
Presently hard copy 




Review at 7 years. Site files 
files. 
containing buried tanks are 
retained permanently 
879 
Issue date: 29 September 2015 
28 of 42 

Appendix 10 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification /arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
General Correspondence 
Correspondence 
C + 1 

3  

Retention period may vary – 
General 
contact Records Services for 
advice. 
Fire Engineering Project Files 
Compliance or 
E  + 3 
17 
20 

Event = Project closure 
control or reference 
*Review period alteration 
pending Hackitt report 
recommendations.
 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
29 of 42 

Appendix 11 
Appendix 11 – Community Safety 
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
JFIS Case Files 
Projects 
C+1 



Case closure + 5 years 
 
DPA, IRMS Disposal 
Guidelines for Local 
Authorities (3.9), NSPCC and 
Youth Justice Board guidance 
LIFE Courses 
Projects 
C+1 



Retention period is good 
practice when documenting 
working with youngsters 
Education Team – Schools visits, 
Projects 
C+1 



Retention period is good 
Workshops, Resource info. 
practice when documenting 
working with youngsters 
Cadets Case files  
Projects 
C+1 



Retention period is good 
practice when documenting 
working with youngsters 
Community Safety Development Team – 
Publications 
C1 

C1 

Whilst current – consider 
Resources, Publications/Literature 
keeping key information for 
historical reference 
Home Fire Safety Visits (HFSV) - General 
Projects 
C+1 



HFSV Database – Information 
required for a longer period is 
stripped of al  personal info 
and data is held for statistical 
reference 
HSFV Indemnity Forms 
Forms - Other 
C+1 

10 

 
879 
Issue date: 29 September 2015 
30 of 42 

Appendix 11 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
CS Brigade Wide Initiatives 
Projects 
C+1 



Consider long term archival 
storage with LMA for 
significant events 
CS Local  Initiatives & Events 
Projects 
C+1 



 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
31 of 42 

Appendix 12 
Appendix 12 – Operations (other) 
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
Traffic Management 
Correspondence 
C+2 



 
General 
Special Services 
Correspondence 
C+2 



7 Years if chargeable 
General 
Property Damage 
Correspondence 
CI 

CI 

General Counsel  dept. 
General 
hold records 
Loss Adjusters Interviews 
Correspondence 
C+1 



7 Years from date invoice 
General 
raised 
Unitary Development Plans 
Correspondence 
C+2 



 
General 
Third Party Claims 
Correspondence 
C+2 

10 

 
General 
Ex Gratia payments/Claims 
Correspondence 
C+1 

10 

 
General 
Light Duty Management  - Local 
Correspondence 
CI 



Formal documentation to 
Arrangements 
General 
be placed on e-PRF 
Senior Officers Uniform - Local 
Correspondence 
CI 

CI 
 
 
Arrangements 
General 
Senior Officers Day Files 
Correspondence 
C+2 



 
General 
Major Incidents – Local Records 
Correspondence 
CI 



Consider long term 
General 
preservation at LMA 
879 
Issue date: 29 September 2015 
32 of 42 

Appendix 12 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
Senior Officers Review of Major Incidents 
Report Other 
CI 
10 
10 
 
Consider long term 
(PRC) 
preservation at LMA 
Incident records 
Report Other 


10 
 
Supporting documents to 
Hard Copies -  Contemporaneous notes, 
information held in IMS 
Key  decision logs etc. 
Area/Dept/Section Organisational 
Correspondence 
CI 


 
 
Reviews – Local Records/Arrangements 
General 
Driving – Penalty Points 
NA – EPT Driver 



 
4 or 11 Years depending on 
Database 
the offence 
Driving Bans 
Compliance or 



 
 
control or reference 
Driving Parking Fines – Penalty Charge 
Correspondence 
C+1 

C+6 
 
 
Notice (PCN) 
General 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
33 of 42 

Appendix 13 
Appendix 13 – Emergency Planning 
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
Emergency /Disaster Plans – London 
Planning 
CI 



 
Boroughs 
Emergency/Disaster Plans – Test Results 
Planning 
CI 
10 
10 

 
Major Incidents Reports  
Reports - 
CI 
10 
10 

 
Other 
Control of Major Accidents Hazards Plans 
Planning 
CI 



 
(COMAH) 
Emergency Planning Training and Briefing 
Publications 
CI 



 
Documentation 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
34 of 42 

Appendix 14 
Appendix 14 – Technical Services and Equipment 
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
Equipment – Operational Notes 
Publication 


C+2 

Life of equipment +2 
Equipment Maintenance - Repair 
Register or Logbook 


C+5 

 
Records, Test Sheets, Log Books 
Equipment R&D/Evaluation 
Specification 


C+2 

 
Equipment Leasing/Ownership 
NA 




See - ‘Contracts’ 
Details 
Disposal 
Register or Logbook 


C+2 

Life of equipment +2 
Correspondence with Suppliers 
Correspondence 
C+1 



 
General 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
35 of 42 

Appendix 15 
Appendix 15 – Property 
Key: 

Al  Entries are in years unless otherwise specified 
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section; P = Permanent; 
E = Event 
 
 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
Premises Log Book 
NA 
CI 



Retain until disposal of 
Property + 3 Years 
Asbestos – Register, Sample Results, 
Property 
CI 



Retain until disposal of 
Removal Records 
Property + 3 Years 
Asbestos – Manual and Plan 
Property 
CI 
10 
10 

 
Asbestos Exposure Records 
Form – Health and 

39 
40 

Form 2608 must be added to 
Safety 
e-PRF & SERDS Report 
Completed 
Risk Assessment Records – Fire, Water 
Property 




Held onsite – copy to 
Storage/Distribution et al 
SharePoint where necessary 
Display Drawings 
NA 
CI 

CI 

Whilst current 
Tenancy Information – Property Dept. 
Property 
CI 
10 
10 

Agreements and legal papers 
Info. 
held by General Counsel  
Dept. 
Electrical Instal s - Documentation 
Property 
CI 
10 
10 

NICIEC documents 
Fire Safety Documentation – Drawings, 
Property 
CI 

CI 
 
3 Years common practice 
Evacuation Records, Training 
Fire Safety Certificates, Test Records, 
Property 
CI 

10 

Life of plant – (Copies) 
Operating Instructions and Maintenance 
Originals held onsite 
Gas Instal ations - Documentation 
Property 
CI 
10 
10 

Life of plant – (Copies) 
Originals held onsite 
879 
Issue date: 29 September 2015 
36 of 42 

Appendix 15 
Document class 
SharePoint 
Office 
Records Centre 
Total 
Vital 
Notes 
(classification/arrangement) 
content type 
retention 
retention 
retention 
record 
Lighting, Water, Lift, Ventilation, Pressure  Property 
CI 
10 
10 

Life of plant – (Copies) 
Vessels, Window Cleaning, Generators – 
Originals held onsite 
Instal ations, Tests, Certificates, Operating 
and Maintenance 
Utilities Invoices/Statements 
Property 


10 

Hard copy keep in office 2 
years. Electronic in EDMS if 
no other system available 
Project Files – Major 
Property 
CI 
10 
10 

Maintain as per detailed 
Development/Renovation 
above 
Property - Policy/Committee Papers 
Property 
CI 
10 
10 

Copies – review periodically 
and destroy 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
37 of 42 

 
 
Appendix 16 
Appendix 16 - Finance 
 
Key: 
H/C = Hard Copy;   EL = Electronic;   
C = Current Year;  CI = Whilst the Document is of Interest to the Section ;  P = Permanent; 
E = Event 
Al  Entries are in Years Unless Otherwise Specified                                            
 
DOCUMENT CLASS 
MEDIUM 
Office 
Records 
Total 
Vital 
NOTES 
Retention 
Centre 
Retention 
Record 
(Classification/Arrangement) 
Retention 
Accounting system data including monthly 
H/C 
C + 1 

C + 1 
 
 
and year-end prints 
Bank statements 
H/C 
C + 3 

C + 6 
 
 
Capital budget working papers 
H/C 
C + 2 

C + 2 
 
 
Cheque printouts (year end print only) 
H/C 
C + 1 

C + 6 
 
 
Committee documents relating to the 
H/C 
C + 10 

C + 10 
 
Copies -  destroy when admin 
capital budget 
process is completed. 
Committee documents relating to the 
H/C 
C + 10 

C + 10 
 
Copies -  destroy when admin 
revenue budget 
process is completed. 
Expired construction tax certificates 
H/C 
C + 1 

C + 6 
 
 
Individual working files 
H/C 
CI 

CI 
 
 
Input documents into accounting system 
H/C 
C + 2 

C + 6 
 
 
Season Ticket Loans 
H/C 
C+1 

C+6 
 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
38 of 42 

 
 
Appendix 16 
DOCUMENT CLASS 
MEDIUM 
Office 
Records 
Total 
Vital 
NOTES 
Retention 
Centre 
Retention 
Record 
(Classification/Arrangement) 
Retention 
Consolidated annual reports • 
H/C 



 
Offer to LMA 
Consolidated financial statements • 
Statement of financial position • Operating 
statements • General ledger 
Consolidated monthly & quarterly reports •  H/C 
CI 
- 
CI 
 
 
Consolidated monthly & quarterly financial 
statements • Working papers for the 
preparation of the above • Monthly accrual 
statements • Cash flow statements • 
Creditor listings and reports • Debtor 
listings and reports 
Al owances • Work orders • Invoices • 
H/C 
C + 1 
5 
C + 6 
 
 
Credit card statements • Cash books • 
Receipts • Cheque counterfoils • 
Subsidiary ledgers (annual) • Journals 
(annual) • Vouchers 
Approvals process for purchase including; 
H/C 
C + 1 
5 
C + 6 
 
 
Appointments & delegations • Audit 
investigations • Arrangements for the 
provision of goods and/or services 
Reconciliation • Summaries of accounts 
H/C 
C + 1 

C + 2 
 
 
Taxation records • Motor vehicle logs • 
H/C 
C + 1 
5 
C + 6 
 
 
Fringe benefits tax records • Group tax 
certificates 
879 
Issue date: 29 September 2015 
39 of 42 

 
 
Appendix 16 
DOCUMENT CLASS 
MEDIUM 
Office 
Records 
Total 
Vital 
NOTES 
Retention 
Centre 
Retention 
Record 
(Classification/Arrangement) 
Retention 
LFC payrol  sheets • Payroll deduction 
H/C 
C + 1 
5 
C + 6 
 
 
authorities • Payroll disbursement • 
Employee pay records • Employee taxation 
records 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
40 of 42 

 
Document history 
Assessments 
An equality, sustainability or health, safety and welfare impact assessment and/or a risk assessment was 
last completed on: 
EIA  25/09/2015 
SDIA  H - 29/09/2015 
HSWIA 
23/09/2019 
RA 
 
Audit trail 
Listed below is a brief audit trail, detailing amendments made to this policy/procedure. 
Page/para nos.  Brief description of change 
Date 
Page 30 
Amended retention period to 5 years from 6 IRMS Guidance and 
27/06/2016 
Appendix 11 
in line with e-Fire Safety Case File System for JFIS. 
Page 38 
New Appendix added. Appendix 16 Finance Retention Schedule 
Page 1 
Owner title changed to reflect abolition of the London Fire and 
09/08/2018 
 
Emergency Planning Authority, now replaced with the London 
 
Fire Commissioner. 
Page 22, 
New policies 926 and 927 added to replace policy  455 which has 
Appendix 9 
noow been cancelled. 
Throughout 
Ths policy has been reviewed as current with minor changes 
18/09/2018 
 
throughout  including department name changes to reflect the 
 
abolition of the London Fire and Emergency Planning Authority, 
 
now replaced with the London Fire Commissioner. ‘HR’ has now 
 
been changed to People Services due to a review. 
Appendix 6 
Added Couselling & Wellbeing case files. 
Appendix 10 
Review period alteration added. Fire Engineering project files 
08/11/2018 
added. 
Throughout 
Counsel ing and Wel being updated to Counsel ing and Trauma. 
14/11/2018 
Page 3 
Minor amendments made. 
15/02/2019 
Page 18 
New entry – Dyslexia Reports. 
Page 33 
New entry – Driving Fines and endoresments. 
Page 28 
Petroleum case files replaced A in the first column of the last row. 
15/03/2019 
Page 17 
Reference to PN788 added to the heading. 
26/06/2020 
Subject list 
You can find this policy under the fol owing subjects. 
Records management 
Retention schedules 
Electronic 
 
 
 
 
 
 
 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
41 of 42 

 
Freedom of Information Act exemptions 
This policy/procedure has been securely marked due to: 
Considered by: 
FOIA exemption 
Security marking 
(responsible work team) 
classification 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
879 
Issue date: 29 September 2015 
42 of 42 

Document Outline