This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Copies of minutes of meetings between MOD/DIO and HCAF Liaison Group Surrey & Hampshire'.

 
Minutes of MOD - HCAF Liaison Meeting – 9th December 2020 – MS TEAMS meeting 
Those present :-   
 - TSO Security and Public Access Officer  
 - DIO Access and Recreation Advisor   
 - DIO DTSO Security and Public Access Officer 
 - BHS 
 - Surrey Countryside Access Forum Chair 
 - Hampshire Countryside Access Forum Chair 
 HCAF – representing walkers 
 HCAF - representing equestrians                
 – British Cycling 
 – DIO Senior Access and Recreation Advisor 
Apologies  


1) Minutes of the meeting 30/7/20 were approved 
2) Byelaws Review update  
 reported that there had been a push recently to complete the Byelaw Review ready for 
presentation to the Secretary of State and from there to public consultation. 
The information given was for information only – and not yet for comment. 
The land covered by the new Byelaws is divided into two categories; 
Protected Areas that are closed to unauthorised persons and; 
Controlled Areas where access is only permitted when the area is not being used for 
military training.  
 explained the management principles behind provision of access across the MOD estate 
as part of the Byelaw Review (BR) and the need to balance the sometime conflicting 
requirements of enhanced public access with the conservation piece. Within the Controlled 
Areas it was envisaged that there would be a system of permissive routes and permissive 
zones. 
The BR does not affect public rights of way. 
There remains no public access to all water bodies by unauthorised persons. 
Public access to Long Valley, Area G2 at Pirbright and Ash Ranges RDA will continue to be 
managed by a system of gates and signs when the areas are in use for military training. 
 
 

 
added that access points currently have a horse accessible foot/cycle gate with a flip sign 
which notifies whether the area is open or closed – a system which works well as regards 
military training whilst at the same time enhancing public safety and enabling public access 
when military training is not taking place. In the case of these areas’ notification of opening 
and closure times is also published on the You.Gov site. 
 thanked 
 for the update but asked for clarification that horse riders would not 
require permits. 
 confirmed that horse riders would not be required to hold a permit to 
use the permissive routes or permissive zones. 
 provided background information, explaining the problems involved with balancing 
wider public access and the legislative requirement to protect SSSI, SPA and other ecological 
areas across the estate. 
 thanked 
 for the useful background. He agreed in principle with not permitting access 
during training – but queried how this was to be managed.  He also queried whether the 
different sections marked on the military maps were discrete units and whether access 
would be allowed on areas not in use. 
 explained that this is how the maps are currently labelled and when allocating areas to 
troops allows deconfliction between different units and types of training which may take 
place concurrently.  
 commented that areas which are designated SSSI and SPA must also affect military 
training in those areas so could they offer assurance that the military would not damage 
land that the public is not allowed to enter. 
 assured that the ecologists would very quickly pick up on any such issues and that we 
have long established conservation groups for all our areas that manage this piece in close 
cooperation with the DIO environmental team.   added that the MOD did its best to 
manage all estates appropriately and ecology was a constant concern.  
 questioned whether any consideration had been given to parking. 
 responded that 
the military does not intend to provide areas for parking and nothing has been discussed so 
far beyond the agreed parking places on the map. This issue does not form part of the BR.  
 pointed out that increased access would increase demand. 
 responded that such 
details would be decided later as part of the bigger picture.  
 commented that much work had been carried out regarding the principles concerning 
the Aldershot estate and questioned whether such principles would eventually be applied 
nationally. 
 replied that they may well be used as a boiler plate for further BR rollout on 
other sites. 
 asked what the implications maybe on existing rights of way. EG – would footpaths 
become open to bikes and horses. Also, would the military close public rights of way for 
training? 
 

 
 confirmed that public rights of way will not be affected by the proposals and that 
outside of the BR DIO will continue to improve access to public footpaths where 
appropriate. 
 commented that illegal use is a challenge and asked how effective policing could be 
enforced. 
 replied that there needs to be clarity about where bikes and horse riders can 
and can’t go and resources need to be focused where and when needed. 
 asked if there was any idea of timing for the review.   replied that hopefully it would 
go to the Secretary of State by early January. 
ASH RANGES 
 gave an update on progress. Part of the multi-user perimeter route has already been 
opened. The final intention is for a full circular multi-user route and this will hopefully be 
completed over the next couple of years. Some vegetation and culvert clearing has been 
undertaken and some resurfacing will be necessary from the old St. John’s Ambulance 
station towards Ash Vale Station. There will be a CSF bid to carry on the circular route next 
year focussing on sensitive area. 
Investigation of the area around Tunnel Hill is continuing and there will be a site visit post 
Covid.  
PIRBRIGHT 
 has contacted 
 about the bridge at Cowshot Common but has had no reply. Currently 
the bridge is a foot bridge but if funding were available this could be extended for horses.   
offered to provide relevant contact details for 
 officers. 
The bridge over the canal off Brunswick Road does not belong to the Canal Authority so the 
matter has been referred to Highways. 
 confirmed that neither the bridge nor the track on either side belong to the Canal 
Authority – just the tow path and the canal. 
 has provided historic evidence that 
the bridge was the public highway.  
 to contact the Basingstoke Canal Trust to discuss 
further following this new information. 
 has contacted Network Rail who have granted permissive access for cyclists and horses. 
 commented that once the Byelaws Review is completed he will examine different 
options available for the multi user routes. 
BLACKWATER ALLEY 
 commented that the Blackwater Valley partnership is looking at ways to integrate their 
SANGS from Cove to Fleet Pond. The crossing of Kennel Lane presented a safety issue. 
 
replied that the route south of the railway track is utilitarian rather than recreational. 
Southwood woodlands are no longer part of the military estate. Wider discussion of this 
issue will continue. 
CHILCOMB RANGES 
 

 
 has looked at the access points to the site. The signs are out of date and there is no way 
of knowing opening times.  
 said all that is needed is an up to date contact notice stuck on the existing signs. 
 will implement this simple solution but information needs to be accessible before the 
long walk to the gate is undertaken. The issue is where to put the information panels. 
Chilcomb has an active parish council who might help. Another suggestion was a virtual 
panel covering Chilcomb and Winchester. 
WOOLMER FOREST 
Authorisation has been given by 
 to repair the bridge on the permissive track parallel to 
the peri track. 
 to approach a local landowner to ask if a 30 yard section of footpath 
could be improved to a permissive bridleway in order to avoid a boggy section. There is 
more work to do – but funding has been agreed. An application to divert a public footpath in 
two places needs to fulfil legal requirements not to obstruct a public right of way. An 
informal consultation with the parish council was positive. 
A Catterick video – Respect the Range Campaign was shown. Its aim is to educate the public 
as to the risks on the military estates. (Here)