This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Board Papers - May 2011'.


DRAFT 
CONFIDENTIAL 
 
 
AUDIT COMMITTEE 
 
Minutes of the Meeting of the Audit Committee (the Committee) held at British Waterways’ London 
Office, Sheldon Square, Paddington on Wednesday, 12 January 2011 at 10.30 a.m. 
 
 
 
PRESENT: 
 
 
 
 
 
Mr. N. Hugill (Chairman), Mr J. Bridgeman, Mr R. Green, Mr. E. Prescott, Mr. 
 
P. Sarwal 
 
 
 
 
IN ATTENDANCE: 
 
 
 
 
 
Mr.  T.  Hales,  Mr.  R.  Evans,  Mr.  N.  Johnson,  Mr.  P.  Ridal,  Mr.  J.  Stirling 
 
(agenda  item  11/A06),  Mr.  K.  Labbett,  (all  from  BW),  Mr  S.  Maslin,  Mr.  T. 
Lincoln,  Ms.  C.  Reid  (all  from  Grant  Thornton)  and  Mr.  M.  Devin  (from  Prism 
Cosec, minutes) 
 
 
 
11/A01  MINUTES OF THE PREVIOUS MEETING 
 
 
 
 
 
The  minutes  of  the  meeting  of  the  Committee  held  on  15  September  2010 
 
were amended and approved. 
 
 
 
11/A02  MATTERS ARISING: 
 
 
 
 
 
Risk  Update  and  Compliance  Report  (minute  10/A24):    With  reference  to 
 
the  Civil  Society  Project,  Mr.  Evans  stated  that  benchmarking  of  terms  and 
 
conditions would apply  only to directors, it being felt that wider benchmarking 
 
of all employees’ terms and conditions would be best left to NWC.  Replying to 
 
a  question  from  Mr.  Prescott,  Mr  Evans  confirmed  that  the  benchmarking 
 
criteria  for  directors  were  being  prepared  by  the  Executive  for  the 
 
Remuneration Committee. 
RE 
 
 
A  review  by  the  Property  Director  of  property  investment  risk  appetite  in  the 
 
third  sector  was  underway  and  a  report  would  be  prepared  for  the  Audit 
 
Committee. 
RE 
 
 
It  was  reported  that  a  climate  change  report  was  in  the  process  of  being 
 
prepared for submission to Defra in April 2011. 
RE 
 
 
 
11/A03  ACCOUNTING POLICIES AND TAXATION ISSUES (BW/A314) 
 
 
 
Mr.  Ridal  presented  his  report  on  accounting  policies  to  be  used  in  the 
 
preparation of the annual report and accounts for the year to 31 March 2011, 
 
together  with  an  update  on  the  current  corporation  tax  strategy  previously 
 
presented  to  the  Audit  Committee  in  2006  and  a  report  on  employment  tax 
 
compliance.    The  Committee  was  invited  to  (1)  endorse  the  proposed 
 
accounting policies; and (2) note and comment on the content of the report on 
 
corporation tax strategy and endorse the approach being taken. 
 
 
 
 
 
 
 

British Waterways Audit Committee – 12 January 2011 
Confidential 
Mr.  Hugil   suggested  that  the  preamble  to  Mr.  Ridal’s  report  should  be 
 
amended  to  reflect  the  imminent  change  of  status  of  BW  and  amplified  to 
 
articulate  the  purpose  of  the  proposed  policies.    This  was  agreed.    In  this 
 
regard, Mr. Ridal reported that an exercise was underway to recast BW’s prior 
 
year accounts as if BW had been a charity.  This was being done preliminary 
 
to  the move  to  the third sector  in  order  that the format  of the  accounts going 
PR 
forward  and  associated  issued  were  fully  understood.    The  Committee 
 
endorsed the proposed accounting policies. 
 
 
 
Mr.  Ridal  emphasised  that  BW’s  strategy  on  corporation tax  was to utilise all 
 
reasonable tax planning mechanisms, to maximise deductions, allowances and 
 
reliefs and the timing of these in relation to BW’s commercial transactions with 
 
the objective of mitigating the tax burden.  BW did not engage in tax avoidance 
 
schemes,  i.e.  tax-driven  transactions  designed  to  create  tax  deductions  and 
 
reliefs.   
 
 
 
Replying  to  a  question  from  Mr.  Bridgeman,  Mr.  Ridal  explained  that  there 
 
were  numerous  tax  planning  opportunities  available  to  BW  but  that  some  of 
 
these  were  contentious  given  BW’s  public  sector  status  and  that  Defra 
 
approval of such schemes may be difficult to procure.  It was noted that NWC 
 
may  wish  to  adopt  a  more  aggressive  tax  strategy  in  due  course.    In  the 
 
meantime,  Mr.  Bridgeman  noted  that  BW  had  remitted  tax  to  HMRC  which 
 
other  organisations  might  perhaps  have  shielded.    Mr.  Evans  observed  that 
 
this  was  one  of  the  restrictions  by  which  BW  as  a  public  sector  body  was 
 
currently bound. 
 
 
 
Mr. Maslin opined that the key elements of tax strategy preparatory to moving 
 
to  the  third  sector  were  (1)  VAT  issues;  (2)  charitable  purposes;  and  (3) 
 
employment tax issues and suggested that the Committee should be provided 
 
with  a  list  of  potential  tax  planning  opportunities  and  focus  on  the  less 
 
aggressive end of the tax planning spectrum.  Mr. Sarwal said that NWC would 
 
need  in  addition  to  consider  tax  losses  in  the  new  entity  and  be  sure  not  to 
 
overlook existing losses in the transition to charitable status.  In particular, the 
 
impact  of  tax  on  the  commercial  subsidiary  and  on  its  capital  requirements 
 
should  be  assessed.  Mr.  Ridal  assured  Mr.  Sarwal  that  this  was  part  of  the 
 
ongoing work stream.  Mr. Hugill added that the completion and submission of 
 
prior  year  tax  computations  should  be  a  priority  preparatory  to  the  planned 
 
move to the third sector. 
 
 
 
Mr.  Hugill  concluded  the  discussion  by  enquiring  how  future  tax  planning 
 
preparatory  to  moving  to  the  third  sector  would  be  implemented.    Mr.  Ridal 
 
replied that, following publication of the Public Bodies Bill, the tax management 
 
team  were  now  focused  on  the  tax  consequences  of  the  NWC’s  operational 
 
activities.    It  had  become  clear  that  the  tax  affairs  through  transition  and  the   
early  years  of  charitable  status  would  be  complex  and  it  was  therefore 
imperative that nothing be overlooked.   Mr. Pullinger, BW’s tax manager, and 
his  team  were  working  closely  with  Deloitte  to  ensure  that  this  was  the case.   
Replying  to  a  question from  Mr.  Hugill,  Mr.  Ridal  said  that  it  was  too  early  to 
submit firm proposals to the Audit Committee.   
 
11/A04  EXTERNAL AUDIT APPROACH (BW/A315) 
 
 
 
Mr. Lincoln presented Grant Thornton’s Audit Approach Memorandum, noting 
 
in his preliminary remarks that, although specific to the year ending 31 March 
 
2011, the report had been written with the proposed move to the third sector in 
 
mind and cognisant of the recent cut in Defra’s grant to BW.   
 
- 2 - 

British Waterways Audit Committee – 12 January 2011 
Confidential 
Mr.  Lincoln  further  noted  that,  as  principal  auditors,  Grant  Thornton  were 
 
responsible  for  the  audit  opinion  given  on  the  consolidated  accounts  whilst 
 
certain entities in the BW group were audited by other firms. 
 
 
 
The report noted that Grant Thornton had provided initial advice to BW on the 
 
potential  accounting  implications  and  issues  associated  with  the  transfer  to 
 
charitable  status.    Mr.  Lincoln  commented  that,  whilst  there  was  likely  to  be 
 
little impact on the accounts, the Audit Committee may deem it appropriate that 
 
the  narrative  sections  of  the  annual  report  should  make  reference  to 
 
transitional  issues.    Mr.  Maslin  requested  greater  clarity  on  key  deliverables 
 
and  milestones  in  the  period  prior  to  the  switch  to  charitable  status,  offering 
 
Grant Thornton’s support across a range of topics including, inter alia, VAT, tax 
 
issues associated with the transfer, pensions, BW Scotland and the transfer of 
 
assets and liabilities from the Environment Agency.  Good progress was being 
 
made  in  understanding  the  key  issues.    Notwithstanding  this,  Mr.  Maslin 
 
requested  guidance  as  to  how  pro-active  the  Audit  Committee  wished  to  be 
 
going  forward,  for  example,  working  with  the  executive  team  to  identify 
 
milestones  and  benchmarking  these  against  other  organisations  who  were 
 
going through a similar  process.   Mr. Evans,  whilst suggesting that this issue 
 
be  re-visited  later  in  the  meeting  during  Mr.  Stirling’s  presentation  on  Civil 
 
Society projects, noted that this project was ultimately being driven by Defra. 
 
 
 
Mr.  Green  enquired  as  to  what  was  the  convention  on  management  letters 
 
when a business closes part way through a financial year and whether an early 
 
version  of  the  final  management  letter  should  be  submitted  before  31  March 
 
2012.    Mr.  Maslin  replied  that  the key  issue  was  that  there  should  be  a  clear 
 
audit trail throughout the financial year.  The management letter for the last full 
 
financial year prior to the change to charitable status would in addition need to 
 
address issues relevant to the new entity.  Mr. Sarwal added that these would 
 
include the effectiveness of systems and controls.  Mr. Lincoln suggested that 
 
Grant  Thornton  attend  the  financial  health  check  meetings  of  BW’s  Internal 
 
Audit function, which addresses these issues. 
 
 
 
The  Committee  discussed  the  issue  of  the  pension  deficit.    Mr.  Sarwal 
 
enquired whether the BW Board would be provided with details as to how the 
 
deficit  split  between  BW’s  employees  in  England  and  Wales  and  those 
 
employed  by  BW  Scotland.    Mr.  Johnson  replied  that  there  were  no  plans  at 
 
present to split the deficit; Mr. Ridal endorsed this view, saying that there were 
 
a  number  of  technical  challenges  in  doing  so,  for  example,  identifying  how 
 
many employees were affected at the vesting date.  Nonetheless, Mr. Sarwal 
 
said that at some point this work would need to be done so that the BW Board 
 
would  be  properly  informed  in  advance  of  making  a  decision.    Mr.  Hales 
 
reminded the Audit Committee that the BW Board was responsible for BW staff 
 
in Scotland as  well and  England and Wales and that accurate information on 
 
the deficit split was required in order that the Board act fairly as regards both 
shareholders.    Mr.  Hales  requested  a  paper  for  the  working  party  on  the  PR/NJ 
options available.   
 
 
 
Mr. Hales enquired of the auditors whether they should seek an assurance of 
 
the  integrity  of  the  business  being  transferred  to  the  charitable  sector,  i.e. 
 
whether there was a sufficiency of resource to satisfy the trustees of the new 
 
entity  that  the  business  was  sustainable.    This  was  especially  relevant  in  the 
 
light  of  the  reduction  in  BW’s  grant  from  Defra.    Mr.  Sarwal  reminded  the 
 
Committee that the auditor’s duty was to opine on BW’s obligations rather than 
 
its aspirations.   
 
 
 
- 3 - 

British Waterways Audit Committee – 12 January 2011 
Confidential 
Mr.  Maslin  replied  that  the  management  letter  would  address  the  issue  of 
 
viability but that this would not prevent the auditors from signing off the going 
 
concern  statement,  adding  that  this  should  be  one  of  the  key  milestones 
 
alluded to earlier in the Committee’s discussions. 
 
 
 
Mr. Lincoln concluded his presentation by confirming that he did not expect the 
 
audit  fee  to  be  materially  different  to  the  prior  year  and  assured  the  Audit 
 
Committee of the continuity of staff during the transitional period.  Mr. Lincoln 
 
drew  to  the  attention  of the  Audit  Committee  the  measures  taken  to maintain 
SM 
the auditors’ independence as set out in Section 4 of his written report.  A copy 
of the independent assessor’s report on Grant Thornton would be provided to 
Mr Labbett. 
 
 
 
11/A05  RISK UPDATE AND COMPLIANCE REPORT (BW/A316) 
 
 
 
Mr Evans supplemented his written report with specific comments on the main 
 
movements  in  risks.    The  reduction  in  Defra’s  grant  to  BW  would  inevitably 
 
require a reduction in BW’s cost base, including headcount.  Whilst this carried 
 
with  it  an  increase  in  reputational  risk,  i.e.  on  account  of  possible  acts  of 
 
omission  in  relation  to  planning  or  environmental  issues,  Mr.  Evans  assured 
 
the  Committee  that  the  business  was  moving  from  a  position  of  strength  as 
 
regards risk management. 
 
 
 
Commenting on political support for the proposed move to the third sector, Mr. 
 
Evans  reported  the  appointment  of  John  Kittner  who  had  replaced  Sarah 
 
Nason,  Deputy  Director  of  Defra,  and  who  has  been  tasked  to  lead  the 
 
Government’s flagship Big Society project to create the NWC. 
 
 
 
Replying to a question from Mr. Hales as to whether BW Scotland represented 
 
a  risk,  Mr.  Evans  replied  that  the  Scottish  minister  would  have  to  be  a  joint 
 
signatory to the order authorising the transfer of BW England and Wales to the 
 
NWC, adding that this would be an issue for NWC to address in due course. 
 
 
 
Mr.  Evans,  replying  to  a  question  from  Mr.  Hales  on  the  transfer  of  EA 
 
navigations,  opined  that  this  issue  represented  a  challenge  for  Defra,  in 
 
particular, identifying the extent of the liability.   
 
 
 
It was noted that Mr. Labbett was leading the project to mitigate risk in relation 
KL 
to the Olympic project.  Responsibilities had been identified although a project   
manager had yet to be appointed. 
 
11/A06  CIVIL SOCIETY PROJECT RISKS (BW/A317) 
 
 
(Mr. Stirling joined the meeting) 
 
 
By way of an introduction to his written report, Mr. Stirling commented that the 
 
risks  associated  with  the  planned  move  to  the  third  sector  were  well 
understood.    Two  risks  in  particular  were  deemed  high.    First,  the 
 
unsustainability of the business plan following the reduction in Defra’s grant to 
BW and, second, the pension deficit, especially with regard to future liabilities.  
 
With regard to viability, Mr. Stirling confirmed that models previously used had 
JS 
been  deployed  and  that  the  underlying  financial  projections  would  be  verified 
 
to assist the new trustees in their negotiations with Government officials.  The 
 
Committee  believed  there  should  be  an  audit  of  the  current  quality  of  the 
 
infrastructure  and  of  the  process  and  assumptions  used  in  the  model  that 
JS 
supports its long term sustainability of the track.  
- 4 - 

British Waterways Audit Committee – 12 January 2011 
Confidential 
The deficit valuation would need to be agreed with the trustees and a pensions 
 
project team would be established to deal with the separation of BW Scotland 
and possible transfer of EA staff. 
 
 
Mr.  Evans  added  that  overall  the  project  was  tracking  to  plan  but  that  there 
 
remained  a  risk  that  the  NWC  would  not  be  in  place  from  April  2012  due  to 
 
delays in the Public Bodies Bill and State aid clearance.  Mr. Hales added that 
any  anti  NWC  campaign  or  other  adverse  publicity  arising  from  the  public 
 
consultation  process  would  pose  a  further  risk.    Mr.  Evans  therefore   
recommended  that  consideration  be  given  to  identifying  the  key  questions 
likely  to  be  raised  during  these  processes  so  that  appropriate  answers  could 
JS 
be formulated. 
 
 
Mr. Green raised a number of questions in relation to (1) the reaction of staff to 
 
the  CARE  pension  proposals  (currently  the  subject  of  extensive  staff 
consultation);  (2)  the  sustainability  of  the  business  plan;  (3)  EA  navigations; 
and (4) the position regarding BW Scotland.  Mr. Evans replied that a number 
of staff were negative about the CARE proposals but he expected the proposal 
to  be  implemented.    The  sustainable  business  plan  would  cover  a  5-10  year 
timescale  and  deal  with  issues  including  climate  change  and  risk  mitigation.  
However, the economics of climate change were such that catastrophes on the 
scale  of  the  Queensland  floods  could  only  be  addressed  by  central 
government responding to the needs, and coordinating the responses, of many 
NGOs.    As  noted  in  minute  10/A05  above,  greater  clarity  was  required  as  to 
the  extent  of  the  liability  associated  with  the  transfer  of  EA  navigations.    As 
regards  BW  Scotland,  the  key  task  was  to  ensure  alignment  of  the  key 
protagonists around a set of shared values. 
 
Mr. Hugill enquired what plans were in place for Defra to deal with the funding 
gap.  Mr. Evans replied that Defra were unwilling to engage on this issue until 
the  trustees  had  been  appointed.    Mr.  Johnson  envisaged  that  the  trustees 
would be appointed in April 2011 and, following an induction process expected 
to  take  five  to  six  weeks,  the  trustees  would  be  in  a  position  to  engage  with 
Government  about  the  business  plan,  probably  in  September.    It  was  hoped 
that  the  ministerial  order  would  be  signed  during  the  autumn/winter  of  2011; 
negotiations would therefore need to be complete by October at the latest.  Mr. 
Johnson  forewarned  the  Committee  that  there  was  a  strong  possibility  that  a 
super  affirmation  process  may  be  required  whereby  a  Select  Committee 
reports to Parliament. 
 
(Mr. Stirling left the meeting) 
 
11/A07  INTERNAL AUDIT PLAN 2011-12 (BW/A318) 
 
 
Mr. Labbett’s report was received.  Mr.  Labbett invited the Audit Committee to 
 
review  the  internal  audit  plan  and,  subject  to  any  amendments,  approve  the 
plan. 
 
The  plan  was  very  different  to  the  prior  year,  the  number  of  projects 
undertaken being approximately half the number in 2010/11.  About 80% of the 
proposed  audit  plan  was  concentrated  on  the  continuation  of  financial  health 
checks,  and  on  support  for  key  strategic  tasks  including  the  transitional 
process  to  third  sector  status,  the  transfer  of  EA  navigations,  grant  reduction 
and  risk  mitigation  in  connection  with  the  2010  Olympic  Games.    The 
remaining items related to risk and fraud prevention. 
 
- 5 - 

British Waterways Audit Committee – 12 January 2011 
Confidential 
Mr.  Prescott  queried  the  reduction  in  the  number  of  secondees  in  delivering 
these  projects.    Mr.  Evans  replied  that  with  the  focus  being  primarily  on 
transitional issues and ensuring the viability of the business plan in the wake of 
the  reduction  in  BW’s  grant  from  Defra,  even  if  secondees  identified  areas 
where  internal  audit  resource  should  be  focused,  there  was  insufficient 
management resource to address these, at least not until after the move to the 
third sector. 
 
The Audit Committee approved the plan. 
 
11/A08  INTERNAL AUDIT PROGRESS REPORT (BW/A319)  
 
 
 
Mr. Labbett’s report was noted.  It was reported that a list of KPI’s had been 
 
provided  to  the  BW  Board  in  November  2010,  that  the  critical  few  had  been 
 
selected  by  the  Executive  and  that  Mr.  Evans  had  requested  that  these  be 
 
given greater visibility.  This was being done via the intranet.   
KL 
 
 
 
11/A09  DATE OF NEXT MEETING 
 
 
 
Wednesday 8 June 2011 at 10:00am, to be held at British Waterways’ London 
 
office, Sheldon Square, Paddington. 
 
There being no other business the meeting concluded at 1:00pm. 
 
 
 
 
______________________________ 
Chairman 
 
- 6 -