This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Case Officer numbers 2019/20'.



 
 
 
Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF 
T. 0303 123 1113   F. 01625 524510 
 
 
 
 
4 February 2021 
                                
                                Case Reference IC-83176-K0V5 
 
Dear Peter Silverman 
 
Request for Information 
 
Further to our acknowledgement of 20 January 2021 I can confirm we are now in 
a position to provide you with a response to your information request which was 
received by the ICO on 19 January 2021. We have handled your request under 
the Freedom of Information Act 2000 (the FOIA).  
 
Request 
 
In your email you asked for: 
 
“ I have read your annual report for 2019/20. What I want to do is to get a feel 
for the productivity of case officers (COs) dealing with information request (IR) 

complaints. I therefore need be able to work out the average  number of COs 
that were dealing with such complaints during the year. 

 
Could you therefore let me have the number so employed at the end of each 

month. 
 
If COs do not specialise in specific types of complaint  please let me have the 
same figures but for all complaints. 

 
If you have reports which look at CO productivity for the same period please let 
me have copies.  Please send the whole of any such reports including any 

information which you feel may not be relevant to my current interests. 
 
Could you also provide the same figures  for the current year up to Dec 31 
2020 ”. 

 
Response 
 
In response to your request I should first point out that there is no specific role 
for a case officer at the ICO which is exclusive to complaints handling or 
specifically handling of information request complaints.  
Information Commissioner’s Office (Head Office) 
Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF 
T. 0303 123 1113   F. 01625 524510 
 


 
 
 
 
 
In addition to handling complaints submitted to the ICO, case officers at ICO  
undertake a number of other roles. Furthermore, during the course of handling of 
cases,  the case officers may need to liaise with their team mangers/group 
leaders, senior case officers or lead case officers who may also have some 
involvement and input into the handling of a complaint.  
 
In terms of number of case officers employed at  the ICO please find attached a 
csv file which gives the number of case officers including agency staff,  lead case 
officers and senior case officers employed at the end of each month from April 
2019 to December 2020.  
 
In terms of your query about productivity reports  we do not have the type of 
reports you appear to be interested in. We do have  the ability to produce some  
reports from our case management systems for routine management purposes 
for example  cases completed in a specific time by a case officer but these 
reports are not productivity reports as per se. Furthermore any such reports 
identify case officers and therefore will be exempt under Section 40 (2) of the 
FOIA . 
 
We do not consider that disclosing management reports to you and consequently 
to the public is necessary or justified in order to satisfy your information request 
and the requirements of the FOIA. There is no strong legitimate interest that 
would override the prejudice to the rights and freedoms of the relevant data 
subjects. We have therefore taken the decision that disclosing this information 
would be unlawful, triggering the exemption at section 40(2) of the FOIA. 
 
We cannot anonymise the reports because they will not provide any useful 
information. 
 
Next steps   
 
If you are dissatisfied with our under the FOIA or wish to complain about how 
your request has been handled please write to the Information Access Team at 
the address below or email xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
A request for internal review should be submitted to us within 40 working days of 
receipt by you of this response. Any such request received after this time will 
only be considered at the discretion of the Commissioner.   
 
If having exhausted the review process you are not content that your request or 
review has been dealt with correctly, you have a further right of appeal to this 


 
 
 
 
office in our capacity as the statutory complaint handler under the legislation. To 
make such an application, please write to our FOI Complaints & Appeals 
Department at the address below or visit our website if you wish to make a 
complaint under the Freedom of Information Act. 
 
A copy of our review procedure can be accessed from our website 
here. 
 
Your rights 
 
Our privacy notice explains what we do with the personal data you provide to us 
and what your rights are, with a specific entry, for example, for an information 
requester. Our retention policy can be found here.  
 
Yours sincerely 
 
Kussum Sharma 
Lead Information Access Officer 
Risk and Governance Department 
Corporate Strategy and Planning Service