This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'IT Print and PC Supplier'.

FOI272 Response 
Request  
Dear Birmingham and Solihull, Mental Health NHS Foundation Trust, 
 
We would be grateful if you could help in answering our request for information for the following 
questions: answering for A-F on questions 1-8. 
a) Photocopiers/MFDs (Multi-Functional Devise) 
b) Printers 
c) Print room / reprographic 
d) Desktops 
e) Laptops 
f) Displays 
 
Q1. Please name all the IT resellers that you have contacts with and buy from. 
 
Q2. What is the length of the contracts, more specifically their end date, with the named IT resellers 
in question 1? 
 
Q3. What year and month is the next hardware refresh due? 
 
Q4. Please name the number of devices deployed by University? 
 
Q5. In reply to question 4, which department/facility are those located? 
 
Q6. Please name the brand and model of the devices mentioned and the spend for each product. 
 
Q7. Details on how these were procured. i.e. By Framework i. Procurement method ii. If Framework, 
please state which one. 
 
Q8. Do you normally purchase equipment as services or as a capital? 
 
Q9. What is your annual print/copy volume and spend? 
 
Q10. Who is the person(s) within your organization responsible for the MFD's, print hardware, and 
supplies contract(s)? Please provide their title and their contact details. 
 
Q11. Who is responsible for purchasing end user devices such as laptops, desktops, displays and 
accessories? Please provide their title, and their contact details. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
Response 
 
Q1. Please name all the IT resellers that you have contacts with and buy from. 
 
The Trust is unable to name all the IT resellers this is because the requested information is not 
recorded within our systems. 
 
Furthermore, any list provided would not be inclusive as we have contact with a number of suppliers 
and some, we would never have placed an order with.  
 
Q2. What is the length of the contracts, more specifically their end date, with the named IT 
resellers in question 1? 
 
Please see response to question 1 and note that the Trust does not have contracts with resellers.  
The Trust use a mixture of procurement models such as frameworks. 
 
Q3. What year and month is the next hardware refresh due? 
 
  A refresh date cannot be provided this is because hardware refresh date is different for each 
device.   
 
Q4. Please name the number of devices deployed by University? 
 
Not applicable  
 
Q5. In reply to question 4, which department/facility are those located? 
 
Not applicable  
 
Q6. Please name the brand and model of the devices mentioned and the spend for each product. 
 
The brand, model and spend for each product cannot be provided this is because the requested 
information has not been captured within our system.  
 
Please note that the Trust has numerous product models and manufactures across all devices.  
 
Q7. Details on how these were procured. i.e. By Framework i. Procurement method ii. If 
Framework, please state which one. 
 
The requested information is not recorded however, the Trust can confirm that we use a number of 
procurement routes such as framework.  
 
Q8. Do you normally purchase equipment as services or as a capital? 
 
Printers are provided via an external contractor and accounted for as revenue spend.  Purchases of 
IT hardware are accounted for as capital in line with current Trust policy. 
 
 
 

Q9. What is your annual print/copy volume and spend?  
 
For the 2019/2020 Financial year (starting on 01/04/2019 and ending 31/03/2020) the Trust’s total 
spend for printing is £545,370.58.  
The Trust is unable to provide the annual printing volume, this is because disclosing the printing cost 
in conjunction with the volume would, or would be likely to, seriously prejudice the interests of the 
incumbent supplier and any third parties that may wish to bid to supply this service in the future. 
 
The Trust therefore rely on exemption Section 43 of the Freedom of Information Act 2000 to refuse 
this part of your request.  
 
Please note that the volume and spend for printing has been affected by the Trust’s response to the-
Covid-19 pandemic. 
 
Q10. Who is the person(s) within your organization responsible for the MFD's, print hardware, and 
supplies contract(s)? Please provide their title and their contact details.  
 
The Procurement Team is responsible for the MFD's, print hardware, and supplies contract. 
 
The contact detail for the Procurement Team is: xxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx 
 
 
Q11. Who is responsible for purchasing end user devices such as laptops, desktops, displays and 
accessories? Please provide their title, and their contact details. 
 
The ICT technical specialist is responsible for purchasing end user devices. 
 
The Trust is unable to provide their contact details as it pertains to personal information. 
 
The Trust therefore rely on exemption Section 40 of the Freedom of Information Act 2000 to refuse 
this section of your request.