This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Expert Advisory Panel'.


 
Draft Minutes of the Expert Advisory Panel meeting held on 26 November 
2019 via VC between Citygate, Manchester and Millbank Tower, London 

Members present: 
Rob Behrens – Ombudsman (Chair) 
Suzy Ashworth 
Nick Coleman 
Bill Kirkup 
James Titcombe 
In attendance: 
Amanda Campbell – Chief Executive Officer 
Maria Mansfeld – Interim Chief of Staff 
 – Governance Officer  
(Minutes) 
1. 
Welcome and Introductions 
1.1 
Rob Behrens welcomed members to the first meeting of the Expert Advisory 
Panel (EAP), which he formed and Chairs in his role as the Parliamentary and 
Health Service Ombudsman. 
1.2 
Members noted that Suzy Ashworth was not yet present at the meeting due to 
travel disruption and agreed to the Chair’s proposal to continue the meeting 
via telephone link to Suzy until she was able to physically join. 
1.3 
Suzy Ashworth joined the meeting by telephone. 
1.4 
EAP members introduced themselves and their knowledge and experience 
relevant to EAP’s work. 
1.5 
Meeting attendees introduced themselves and their roles supporting EAP’s 
work. 
1.6 
Rob Behrens introduced himself and his role leading EAP’s work. 
Page 1 of 7 


Draft Minutes 
Ombudsman’s Expert Advisory Panel 26 November 2019 
2. 
Context of Panel creation 
2.1 
Rob Behrens provided context regarding the journey of significant 
transformation that PHSO has undertaken since both he and Amanda Campbell 
joined in 2017. He explained that the organisation is almost in the third and 
final year of the first strategic plan (2018 to 21) produced under their 
leadership, and explained his priorities for the next strategy as below: 
6.1.1 Establishing professionalism of process e.g. with a programme of 
accreditation for Caseworkers which is currently being undertaken by 
Senior Caseworkers; 
6.1.2 Becoming ‘absolutely transparent’ e.g. by moving towards publishing 
all investigations online as soon as possible; 
6.1.3 Developing a collaborative approach with bodies in jurisdiction e.g. 
completing development of the new Complaints Standards Framework 
and using this to provide training and support to complaints teams 
within NHS and Parliamentary organisations. 
2.2 
Amanda Campbell encouraged members to be forthright with their questioning 
and challenge and explained that this approach is reflective of a culture of 
continuous improvement that is being developed at every level across the 
organisation. 
2.3 
Bill Kirkup queried the scope of challenge that EAP is able to provide. Rob 
Behrens clarified that he would have ‘final say’ on issues that EAP provides 
challenge on due to the Ombudsman’s legal status as Corporation Sole. 
2.4 
All members expressed appreciation of their recent appointment to EAP and 
willingness to provide the confident challenge that this role requires. 
3. 
Terms of Reference 
3.1 
Maria Mansfeld introduced the draft Terms of Reference for EAP and asked 
members to consider and agree them. 
3.2 
Rob Behrens explained that he wanted members to have an opportunity to 
discuss and agree EAP’s Terms of Reference before they were published on 
the PHSO website with additional input from the Communications team to 
make sure the aims and purpose of EAP are clearly conveyed. 
 
3.3 
EAP members agreed the Terms of Reference. 
3.4 
James Titcombe requested key messaging for members regarding EAP’s role 
and function, in order to assist in responding to queries they receive from 
members of the public, and to clarify that EAP is not a route through which to 
complain about PHSO. 
3.5 
Rob Behrens and Amanda Campbell agreed with this suggestion and 
encouraged members to approach either of them for additional support if 
required. 
Page 2 of 7 

Ombudsman’s Expert Advisory Panel 26 November 2019 
Draft Minutes 
3.6 
Rob Behrens emphasised the ‘light touch’ nature of the panel and the 
intention not to meet often. He also intends for members to have the 
opportunity to meet with the PHSO Board. 
3.7 
Bill Kirkup asked about a secure means to communicate amongst members in 
between the formal panel meetings. Amanda Campbell clarified that members 
will have secure PHSO e-mail addresses. 
3.8 
Maria Mansfeld added that she would follow the meeting with a link to a Data 
Protection questionnaire which would help the Information Assurance Team to 
make appropriate arrangements to support secure communications between 
members and PHSO. 
3.9 
Rob Behrens asked members to be conscious of General Data Protection 
Regulations. 
3.10 
James Titcombe supported this suggestion and explained some of the issues 
he experienced when making data access requests while pursuing complaints 
relating to his son’s death. He asked members to be mindful of all their 
communications in their roles as panel members. 
3.11 
Action: Communications Team to develop key messaging on the aims 
and purpose of EAP to share with members in January 2020. 
3.12 
Action: All members to complete online Data Protection survey by end 
of December 2019. 
3.13 
Action: Secretariat to schedule EAP introductions at a future meeting of the 
PHSO Board. 
4. 
Charging Protocol 
4.1 
Maria Mansfeld introduced the draft Charging Protocol, highlighting that 
members should e-mail their timesheets to the HR Team by the 5th of each 
month for same-month payment, and copy her into this communication so 
that she can retain oversight. 
4.2 
All members agreed the Charging Protocol. 
4.3 
James Titcombe requested for members to be sent an electronic template 
time sheet to use for their panel work. All agreed. 
4.4 
Nick Coleman explained that, as he works full time for an NHS Trust, he would 
rather that the Trust bill PHSO for the work he completes as an EAP member, 
and that he intends to submit only expenses to PHSO for payment to him. 
4.5 
Maria Mansfeld encouraged members to ask the panel secretariat to book 
travel and accommodation as required for panel work in order to 
mitigate expenses administration. 
Page 3 of 7 


Draft Minutes 
Ombudsman’s Expert Advisory Panel 26 November 2019 
4.6 
Rob  Behrens  asked  whether  members  all  agreed  to  meeting  in  Manchester 
for formal panel meetings. All agreed
4.7 
Action: Secretariat to e-mail EAP members an electronic template time sheet 
for panel work. 
5. 
Expert Advisory Panel’s role in Casework 
 5.1 
Maria Mansfeld introduced the paper regarding the panel’s role in Casework. 
 5.2 
James Titcombe asked at what point his active role in campaigning for patient 
safety could be considered a conflict of interest with his role as an 
EAP member. 
 5.3 
Amanda Campbell advised that all potential conflicts of interest should be 
treated as ‘live’ issues to be reviewed on a case by case basis with advice from 
PHSO’s Legal Team. 
 5.4 
Bill Kirkup explained that he has already shared with Rob Behrens by e-mail a 
brief  overview  of  two  investigations  he  has  been  involved  in  which  could 
pose conflicts of interest in some areas of EAP work. 
 5.5 
Nick Coleman encouraged all members to declare all potential conflicts of 
interest with PHSO both from the outset and on an ongoing basis thereafter, 
however tenuous they may be. All agreed with this approach. 
 5.6 
Action: All members to share brief overviews of potential conflicts of interest 
with EAP work before undertaking advisory work for the Ombudsman. 
6. 
Project / work allocation 
 6.1 
Suzy Ashworth joined the meeting in-person. 
 6.2 
Members welcomed Suzy Ashworth to the meeting and introduced themselves. 
 6.3 
Rob Behrens explained four priority areas of PHSO investigatory work requiring 
prompt EAP advice and input, asking members for honest feedback on 
these suggestions: 
Review of PHSO’s previous handling of now-closed complaints 
6.4 
Complaint brought by 
 regarding 
 
  
 
6.4.1 Rob Behrens explained that PHSO received this complaint in August 
2014, but that the investigation did not conclude until December 2017.  
6.4.2 Amanda Campbell explained that the report into how we handled   
 complaint is due to be published after purdah, and she expects this to 
be included within the Public Administration and Constitutional Affairs 
Committee (PACAC) in around February or March 2020. 
Page 4 of 7 

Ombudsman’s Expert Advisory Panel 26 November 2019 
Draft Minutes 
6.4.3  Bill  Kirkup  declared  a  conflict  of  interest  in  this  case.  He  led  the 
PHSO investigation which was triggered in part by 
 complaint. 
6.4.4 James Titcombe declared a potential conflict of interest in this case: He 
has met 
 in person and communicated with 
 by e-mail a small 
number of times, in relation to his patient safety campaigning work. 
6.4.5 Discussion followed around whether James’ declaration in 6.2.3 
represents a conflict of interest. Amanda Campbell clarified that PHSO’s 
investigatory work into 
 complaint concluded in December 2017 and 
EAP comment is sought only in PHSO’s review of how this was handled. In 
this way, previous communication with 
 would not be a conflict. 
6.4.6 Rob Behrens explained that, whichever panel member agrees to take on 
this work, this will be disclosed to 
 in the interests of transparency. 
6.4.7 Rob Behrens asked James Titcombe to consider undertaking this piece of 
work. 
6.4.8 James Titcombe agreed in principle to undertake EAP work on this 
report, following further review and consideration of potential conflict of 
interest. 
Advice on PHSO’s current handling of sensitive high-risk cases: 
 6.5 
Complaint brought by 
 regarding 
 
  
6.5.1 Bill Kirkup declared a conflict of interest in this case: He has been a 
non-executive Director on the Board of The Leeds Teaching Hospitals NHS 
Trust since April 2014. 
6.5.2 Rob Behrens asked Nick Coleman to consider undertaking this piece of 
work. 
6.5.3 Nick Coleman agreed in principle to provide EAP comment on this 
investigation, further to consideration of more information about the 
case itself and the work required. 
 6.6 
Complaint brought by 
 regarding 
 
  
6.6.1 This compliant is part of a cohort of pilot work arising from the Clinical 
Advice Review, which involves sharing the clinical advice with all parties 
 6.7 
Complaint brought by 
 regarding 
 
  
6.7.1 This complaint is part of a cohort of pilot work arising from the Clinical 
Advice Review, which involves sharing the clinical advice with all parties. 
 6.8 
Discussion followed about the use of clinical advice within the PHSO 
investigatory process, and the outcomes of the recent Clinical Advice Review: 
• James Titcombe explained that the Police commissioned five pieces of 
clinical advice in the investigation of his son’s death, and that they 
were conflicting and contradictory in areas. 
Draft minutes 
Page 5 of 7 


Draft Minutes 
Ombudsman’s Expert Advisory Panel 26 November 2019 
•  Bill Kirkup highlighted his concern that the inherently technical nature of 
clinical advice can sometimes miss the core fundamentals of care, and that 
good clinical practice is not just about making the right technical decisions. 
•  Amanda Campbell explained that Caseworkers had historically been 
trained to ask very specific questions of clinical advisers (informed by the 
complaint scope agreed with the complainant and organisation(s) named in 
the complaint). However, the Clinical Advice Review had identified some 
difficulties with this approach, so a pilot has arisen from this which allows 
the adviser to: 
i. 
Read the provisional investigation report and provide comment on how 
their advice has been used if necessary; 
ii.  Identify ‘bigger issues’ i.e. raise with the Caseworker any evidence of 
failings they have identified within the material evidence which may 
fall beyond the scope of investigation; 
iii.  Join a clinical panel with other advisers if multiple specialties have 
been engaged to comment on the material evidence (analogous to 
Multi-Disciplinary Team Meetings in clinical practice.) 
•  Suzy Ashworth explained that the Independent Sector Complaints 
Adjudication Service (ISCAS) process allows for all stakeholders to comment 
on the draft questions to independent advisers. This helps to ensure that 
the questions get to the heart of what is being complained about. Amanda 
Campbell observed that this is similar to the process of ‘scoping’ 
complaints undertaken at PHSO. 
 6.9 
Action: James Titcombe to undertake comment on the (closed) case report 
regarding the complaint from 
, contingent on the outcome of further 
review and consideration of potential conflict of interest. 
 6.10 
Action: Nick Coleman to undertake comment on the (active) case regarding the 
complaint from 
, contingent on the outcome of further review and 
consideration of the case itself and EAP member work required. 
 6.11 
Action: Ombudsman to consider further which EAP members are most 
appropriate to provide comment on the remaining active investigations 
outlined above, with discussion and allocation to be completed prior to the 
 
next formal panel meeting. 
Policy work 
 6.12 
Rob Behrens explained that the organisation has committed through the 
Service Charter to commissioning research and publishing this quarterly. The 
Public Affairs and Insight Team is currently building a focus group of 
complainants for qualitative feedback on the Complaints Standard Framework 
and perceptions of impartiality. 
 6.13 
Rob Behrens asked Suzy Ashworth to consider undertaking this piece of work. 
Page 6 of 7 

Ombudsman’s Expert Advisory Panel 26 November 2019 
Draft Minutes 
 6.14 
Suzy Ashworth agreed to undertake EAP work relating to this qualitative 
research. 
 6.15 
Amanda Campbell said that discussions around Ombudsman impartiality are 
often affected by whether a case is upheld or not, and asked members to 
consider and suggest on an ongoing basis what more PHSO can do to 
tackle this. 
6.16 Action: PHSO to confirm scope of work  
Other Ombudsman priority issues 
 6.17 
Rob Behrens outlined further issues of priority to him as Ombudsman, on which 
he would like to engage EAP member advice in 2020: 
•  Reviewing the Clinical Advice Review pilot; 
•  Developing ‘balance of evidence’ guidance for Caseworkers; 
•  Exploring the relationship between legislated ‘safe space’ 
and accountability 
7. 
Any Other Business 
 7.1 
Members requested access to information about some cases which are similar 
to  those  on  which  they  agreed  to  provide  comment  in  this  meeting. 
Rob Behrens and Amanda Campbell agreed to this suggestion. 
 7.2 
Action: Amanda Campbell to provide members with a small number of 
anonymised cases similar to those on which they have agreed to provide 
comment in this meeting. 
The meeting ended at 13.07 
Page 7 of 7