This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Digital Forms'.


Information Rights Team 
Cannon House 
18 Priory Queensway 
Birmingham 
B4 6FD 
 
 
Tel: 0300 678 0015 
 
 
xxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx   
 
 
 
 
www.gov.uk/insolvency-service 
 
 
 
Bob Smith 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
Our ref: FOI20/21-168 
Date: 10 February 2021 
 
Dear Bob Smith, 
 
Re: Freedom of Information Act (FOIA) Request 
 
Thank you for your email of 13 January in which you requested from the Insolvency Service: 
 
I would be most grateful  if you would provide me, under the Freedom of Information 
Act, details in respect to the point below. 
 
Forms/Applications provided by the Insolvency Service 
 
The details I request are: 
 
1. Rough quantity of paper forms/applications received from PDFs per annum? 
 
2. Current existing supplier for digital applications/forms on your website? 
 
3. Current existing supplier for your CRM? 
 
4. Current spend for both of the above softwares? 
 
5. Whether the organisation uses any 3rd party contractors to assist with this? 
 
6. Start date of contracts with Technology suppliers? 
 
7. End date of contracts with Technology suppliers? 
 
8.  Is  there  an  extension  clause  in  the  contracts  with  digital  suppliers  and,  if  so,  the 
duration of the extension? 


 
9. Has a decision been made yet on whether the contracts are being either extended or 
renewed? 
 
10. Who is the senior officer (outside of procurement) responsible for these contracts? 
 
Your request has been dealt with under the Freedom of Information Act (FOIA). 
 
In order for us to answer question 1, under section 8(1)(c) of the Freedom of Information Act 
2000 I reasonably require further information in order to identify and locate the information that 
you have requested. In particular, it would be useful to know what you mean by “form”; are 
you making reference to requests for action?  
With regards to question 2,3,4,6 and 7, I can confirm we hold the information that you have 
requested  however,  the  information  is  exempt  from  disclosure  under  section  21  of  the 
Freedom of Information Act 2000 and we have provided the relevant links below.  
 
Section  21(1)  provides  that  information  which  is  reasonably  accessible  to  the  applicant 
otherwise than under section 1 is exempt information. This is an absolute exemption and does 
not require a public interest test. 
 
The answers to questions 3,4, 6 and 7, the  information can be found by accessing the link 
below: 
 
https://www.contractsfinder.service.gov.uk/Notice/aca5d581-3570-4bec-a722-
12538530cc2c 
 
The answers to questions 2 and 4, the Insolvency Service does not specifically have a supplier 
who provides this service. We do have a Supply Partner who provides some support within 
this area. The information relating to that Contract can be found by accessing the link below: 
 
https://www.contractsfinder.service.gov.uk/Notice/bf04b788-cb11-4123-ac70-
f2414efa12df
 
 
 
The answer to question 5 is that the Insolvency Service does not use any 3rd party contractors 
to assist with this.  
 
With regards to question 8, we can confirm that the extension clause in the contract with the 
digital supplier may be extended by up to 24 months. 
 
The  answer  to  question  9  is  that  re-procurement  is  underway  for  Customer  Relationship 
Management software. 
 
In respect of the final question, we can confirm the agency holds the information that you have 
requested however, it is exempt from disclosure under section 40(2) of the FOIA, because it 
constitutes personal data. Personal data can only be released if to do so would not contravene 
any  of  the  data  protection  principles  set  out  in  Article  5(1)  of  the  General  Data  Protection 

Regulation and Data Protection Act 2018. The release of the requested personal information 
in  this  instance  would  be  unlawful,  and  not  be  in  keeping  with  data  protection  principles 
outlined above. This is an absolute exemption and does not require a public interest test. 
 
If you are not satisfied with the response we have provided you and would like us to reconsider 
our decision by way of an internal review (IR), please contact our Information Rights Team at 
xxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx or by post at: 
 
Information Rights Team  
The Insolvency Service 
3rd Floor  
Cannon House  
18 Priory Queensway 
Birmingham 
B4 6FD 
United Kingdom 
 
You also have the right to contact the Information Commissioner’s Office (ICO) if you wish for 
them  to  investigate  any  complaint  you  may  have  regarding  our  handling  of  your  request. 
However, please note that the ICO is likely to expect an IR to have been completed in the first 
instance.  
 
  
Yours sincerely, 
 
 
Information Rights Team 
The Insolvency Service 
 
 
The  Department  for  Business,  Energy  and  Industrial  Strategy,  Official  receivers  and  the  Adjudicator  are  Data 
Controllers in respect of personal data processed by the Insolvency Service. For the details about how personal 
data  is  processed  by  the  agency,  please  see  the  full  Insolvency  Service  Personal  Information  Charter  here: 
https://www.gov.uk/government/organisations/insolvency-service/about/personal-information-charter