This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Formal Dinners'.


 
Exeter College Oxford 
Turl Street, Oxford, OX1 3DP 
 
 
Ref. 21.03 
 
8th February 2021 
 
 
 
 
 
Reply to request for information under Freedom of Information of Act 
Your Ref 
11th January 2021 
Address 
Jake Hurfurt <xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx> 
Request 
Hello, 
 
Under the FOI Act 2000 I am writing to request the following information. 
 
- The number of formal hall sittings & formal dinners that have taken place in your 
college since March 23, 2020. 
- The menu for the most recent formal hall or dinner. 
- The risk assessment for the first formal hall or dinner in each month between 
March 23, 2020 and January 1, 2021. 
 
Yours faithfully, 
 
Jake Hurfurt 
 
Reply 
 
Dear Jake Hurfurt,  
 
Since 23 March 2020 no high table dinners have been held due to the pandemic.  
 
As a result of the pandemic, the format of our two formal annual welcome dinners for new students 
in October was changed into a series of much smaller socially-distanced dinners in compliance with 
Covid 19 regulations and advice at the time.  A full risk assessment was undertaken beforehand (see 
attached) and careful consideration given before deciding it was safe to proceed with appropriate 
safety measures in place.  The safety measures included: reducing attendance to fewer than 30 
people (down from the normal capacity of 158), the introduction of plexiglas screens to separate 
diners, disposable cutlery, and the cancellation of the normal pre-dinner drinks. 
 
A total of 10 of these restricted attendance socially-distanced introductory dinners have been held 
since 23 March 2020 all of which were in October 2020.     
 
The menu for the most recent dinner was 
Sea bass, noodles and salad 
Beef in ale, mashed potato, parsnips and greens 
Coffee panna cotta  
 

 
 
Vegan options were also available (mushroom patty starter; butternut squash and kale stew main; 
coffee and almond panna cotta). 
 
All ten dinners took place in October 2020, and so I attach Risk assessments for that month. 
 
Yours 
Petronella Spivey 
College Secretary 
 
Internal Review 
If you are dissatisfied with this reply, you may ask the College to review it, by writing to the Freedom 
of Information Officer at the following address: 
Exeter College, 
Turl Street,  
Oxford,  
OX1 3DP. 
Alternatively, you may request a review by e-mailing fxx@xxxxx.xx.xx.xx 
THE INFORMATION COMMISSIONER 
If, after the internal review, you are still dissatisfied, you have the right under FOIA to apply to the 
Information Commissioner for a decision as to whether your request has been dealt with in 
accordance with the FOIA. The Information Commissioner’s address is: 
Information Commissioner 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
SK9 5AF 
Tel: 0303 123113