This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'COVID19 isolation-sick Pay London Buses'.

C oronavirus   – B us  O perator F ront L ine S taff S ic k P ay enhanc ements  
 
Introduc tion 
T he current C oronavirus situation is clearly unprecedented, and T fL  and the L ondon bus 
operators have been working closely together to ensure our customers and workforce are 
protected and supported. We recognise that the normal sick pay arrangements for key front 
line staff across L ondon aren’t suitable for this very specific situation, where the aim is to 
discourage anyone who may show the symptoms of C ovid-19 from attending work at those 
first signs to avoid it spreading. It’s also important to support those people who have to self 
isolate for up to 14 days because somebody in their household has the symptoms. And lastly 
to encourage those who are able to attend work to do so, to keep the transport network 
operating.  
T he government has enhanced the S tatutory S ick P ay (S S P ) provision to come in at Day 1, 
but we recognise that the financial impact of S S P  compared to basic pay is too great and 
could encourage some people who should be at home to attend work.  
C ompany S ick P ay (C S P ) varies across L ondon, but T fL  and the bus  operators  have 
ag reed that C S P  will be broug ht forward to Day 1 of any abs enc e that is  direc tly 
related to C oronavirus  – either s howing  the s ymptoms  or c omplying  with 14 days  of 
is olation. F or staff in grades where there is no C ompany S ick P ay (typical y new starters), a 
temporary equivalent wil  be introduced using the basis of C S P  for more experienced drivers 
(eg a percentage of basic pay). 
T his  will apply to key front line s taff working  on T fL  c ontrac ted bus  s ervic es , 
inc luding  bus  drivers , eng ineers , c leaners /s hunters  etc  working  for operators  or their 
c ontrac tors  and c anteen s taff in g arag es . It wil  not apply to agency staff (drivers or 
engineers). 
T he enhanced temporary scheme wil  be bac kdated to T ues day 17th Marc h, and continue 
whilst the current situation remains. E ach company wil  confirm details of the relevant C S P  
for their staff. 
 
P roc es s  
B us Operators wil  manage staff attendance appropriately and within their existing 
processes.  T he temporary framework outlined here is designed to be supplementary to help 
support staff who should be off, whilst encouraging as many as possible to continue to work 
normally.    
T he complexity in all of this is the range of existing arrangements which we feel in some 
cases could drive the wrong behaviour and increase the risk of spread of the virus. T his 
proposal may wel  be more than is being considered in other parts of the UK , but based on 
L ondon being ahead of the rest of the country in terms of infection we think it is right to apply 
a more rigorous approach for the bus network here.  
T he principles are:  
-  T fL  wil  support B us Operators  to try to ensure that no one comes to work sick with 
C ovid19 symptoms, because they cannot afford not to work.  

-  S upport wil  be offered to uplift S S P  to an earnings related figure where appropriate 
(please see below) and to ensure that sick pay is paid from the first day of absence.  
-  T he payments are in place for the time somebody is off sick with the symptoms of 
C ovid19 (but no other complication) or up to 14 days through self isolation.  
-  T his does not cover those individuals who are themselves at high risk (over 70 etc) 
nor those who don’t feel they can work because they live with somebody who is in a 
high risk group. T his may be reviewed if government advice changes. 
-  T his backdates to T uesday 17th March, and continues until further notice but is 
subject to review at any time. 
-  We wil  have in place some checks and assurance, but our presumption is that 
operators are using fair and reasonable HR  processes and then based on that 
process claiming the difference. 
  
Drivers  and E ng ineers  – the change builds on the existing C S P  within your T &C s for the 
grade / pay grouping / company / garage they are in. T his is not level ing off between those 
groups – it’s extending current arrangements, not rationalising.   
C leaners  – unless there is an existing C ompany S ick P ay scheme in place (in which case 
that would take precedence) the payment would be 80%  of rostered earnings. T hat is 
broadly in line with the calculation for drivers.  
C anteen / c atering  s taff – T fL  would accept claims for employed or contracted catering / 
canteen staff on the same basis. 
 
We will expect operators to apply their own policies for self isolation and to determine that 
absence is genuine.  T he proposals only apply to the very s pec ific  C ovid-19 related 
abs enc e, for the period it is considered to be a pandemic and can be reviewed at any time. 
It is  not a long  term c hang e to T &C s .  
  
E x amples  for how this  would work for Drivers   
S ome examples of how this would work. T he specifics vary from company to company  
L ength of S ervice 
C urrent contractual 
S cheme ‘C S P ’ 
sick pay 
New starter rate 
S tatutory sick pay 
T emporary ‘C S P ’ from day 1 – the 
  rate set at each company relative to 
the rate paid for drivers who have 
more experience 
4 year driver 
No sick pay until day  C S P  from day 1 
4, then C S P  of 80%  
of basic pay 
3 year driver 
No sick pay until day  £350 p/w from day 1 
3, then fixed 
payment of £350 
p/w 
  
We recognise that C ompany S ick P ay varies between companies in terms of %  of basic pay 
or a fixed weekly amount, and that is a key element of differentiation in the overal  pay 
package which we do not propose to unify or change. We are not proposing to ‘level up’ 

what that rate is across companies. However, T fL ’s assumption is that sick pay for 
C oronavirus is paid for al  levels of experience at the current or equivalent %  of pay and from 
day 1. As an example, in a company where a starter driver currently gets S S P , if at year 3 
that driver would be entitled to C S P  of 80%  of a basic week, an equivalent to C S P  is paid of 
80%  of the basic pay for a starter driver. 
E ng ineers  
T he same principal applies to engineers. 
C leaners  
T he number of cleaners with C S P  is very low. T he same cleaning companies are also 
contracted across many garages and companies, and therefore some sort of consistency wil  
be essential for them to manage their staff. 
Unless there is a C S P  scheme, to avoid issues within the cleaning company’s T fL  is 
supporting payments through bus operators of the difference between S S P  and 80%  of the 
cleaners’ basic week pay. 
  
P ayment Mec hanis m 
T he length of absence wil  vary, and payments wil  be made retrospectively based on a 
certified claim set out as follows: 
P ayroll 
Y ears 
Date 
L ast 
T otal 
C ontractual sick pay 
T fL  
Number 
S ervice 
sick 
day of 
sick pay  (incl G ovt S S P ) 
contribution 
sick 
paid 
1111 

17/3/20  24/3/20  £820 
£190 
£630 
2222 

18/3/20  26/3/20  £440 
£220 
£220 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
C laims are made weekly at operator level, covering the period from S aturday to F riday, 
ideal y within 10 days of the end of the week. T hey should be signed by an appropriately 
authorised official of the operator as true and accurate.  
C laims should be made in the week in which the absence finishes for the whole period of 
that absence – ie the claim could cover a number of weeks but is ‘crystal ised’ in the week 
they return when the ful  costs of the absence are known. 
R eimbursements wil  be made at operator level as additional amount claims on existing 
intermediate and final settlements. 
 
 
T WC  20/3/20