This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'A100 Oxford statistic'.


INFORMATION COMPLIANCE TEAM 
University Offices, Wellington Square, Oxford OX1 2JD 
 
 
Ref. FOI/20201204/02 
05 January 2021 
 
Reply to request for information under the Freedom of Information Act  
Your ref 
Email of 4 December 2020 

I would like to request the following information about the medicine course A100 
- For 2021 entry,  
- a spreadsheet shows for each applicant the proportion of GCSE score, the normalised 
Request 
GCSE, the standardised BMAT score, if there’s a special circumstance and if shortlisted or 
not. 
- The same information for 2020 and 2019 entry with added column for if the applicant got 
offer or not. 
-The formula you use to calculate the normalised score. 
 
Dear Mr Mehanny, 
I write in reply to your email of 4 December 2020, requesting the above information. 
Item 1 – 3: 
Please  find  the  requested  information  in  the  attached  workbook.  Data  on  numbers  of  applicants  who  were 
shortlisted or made an offer in the current admissions cycle is not yet available, as the admissions cycle is still 
in process. Whether an applicant had special circumstances is not held in the University’s systems. 
 
We have provided data on GCSEs and BMAT scores on separate tabs, which have been independently sorted, 
to reduce the risk of any individual being identified from the data. 
 
In taking  this measure, we are applying  the exemption in  section 40(2)  of the  Freedom of  Information Act 
(FOIA). Section 40(2) provides an exemption from disclosure for information that is the personal data of an 
individual other than the requester, where disclosure would breach any of the data protection principles in Article 
5 of the General Data Protection Regulation (GDPR). We consider that disclosure of the information requested 
in the exact form requested would breach the first data protection principle, which requires that personal data 
is processed lawfully, fairly and in a transparent manner. Disclosure would be unfair to the individuals concerned, 
as it would be contrary to their reasonable and legitimate expectations. They would not reasonably expect that 
information relating to their application to Oxford would be made public under the FOIA without their consent.  
For the disclosure of personal data to be lawful, it must have a lawful basis under Article 6 of the GDPR. There 
are six possible lawful bases in Article 6; we do not consider that any of them would be satisfied in respect of 
the disclosure. 
 
The exemption in section 40(2) is an absolute exemption and is not subject to the public interest test provided 
for in section 2(2)(b) of the FOIA. To the extent that the public interest is relevant in this case, the University 
considers it is satisfied by the information provided. 



Item 4: 
Oxford  contextualises/normalises  GCSE  grades  based  on  school  performance  at  Key  Stage  4,  so  that  if  an 
applicant has been relatively high performing, given the attainment of others from similarly performing schools, 
this would yield a positive cGCSE score. If an applicant has been underperforming, this would yield a negative 
cGCSE score. The calculation is not based on school type.  
We consider any further detail regarding the calculation of GCSE contextualised/normalised scores to be exempt 
from disclosure under  section 43(2)  of the Freedom  of Information Act  (FOIA). Section 43(2)  provides that 
information is exempt where its disclosure would, or would be likely to, prejudice the commercial interests of 
any person. For the reasons given below, we consider that disclosure of the information requested would be 
likely to prejudice the University’s commercial interests. 
Oxford’s system of contextualising GCSEs is part of our wider consideration of contextual data which should give 
Oxford a competitive edge that will enable it to identify more effectively high-performing  students from the 
target under-represented groups, who would be most likely to thrive on an Oxford degree course. Details of our 
use of cGCSEs and other contextual data would be of significant value and interest to Oxford’s main competitors, 
who might introduce similar changes to their own admissions processes, offsetting any competitive advantage 
that Oxford might gain.  
Section 43(2) is a qualified exemption that requires the University to weigh up the public interest in disclosing 
the information requested, which is presumed under FOIA, against the public interest in withholding it. The 
University recognises that there is a public interest in the disclosure of the information requested.  Generally, 
there is an interest in openness and transparency in the conduct of the University’s affairs.  More specifically, 
there  is  an  interest  in  information  relating  to  the  efforts  of  the  University  to  diversify  and  broaden  its 
undergraduate  student  body.  However,  we  consider  that  this  interest  can  be  met  without  impairing  the 
University’s ability to compete with other institutions, and to do so on a level playing field. The University already 
publishes a considerable amount of information on its efforts to widen participation, including its APP1. This 
information  includes  statistics  on  progress  in  meeting  access  targets,  as  well  as  details  of  the  University’s 
outreach activities across the collegiate University, including projects undertaken by individual departments and 
in collaboration with colleges. In our view, this information is more than sufficient to meet the public interest in 
disclosure.  In  addition,  it  would  be  contrary  to  fair  competition  if  one  institution  were  required  to  disclose 
commercially sensitive information separately from other institutions. We therefore consider that the balance of 
public interests lies in favour of maintaining the exemption. 
INTERNAL REVIEW 
You may request an internal review of this response by e-mailing xxx@xxxxx.xx.xx.xx. A request for internal 
review should be submitted no later than 40 working days from the date of this letter. 
THE INFORMATION COMMISSIONER 
If, after the internal review, you are still dissatisfied, you have the right under FOIA to apply to the Information 
Commissioner for a decision as to whether your request has been dealt with in accordance with the FOIA. You 
can do this online using the Information Commissioner’s complaints portal. 
Yours sincerely 
Information Compliance Team 
 

 
1 https://academic.admin.ox.ac.uk/app