This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Flexible support fund guidelines and policy'.

Flexible Support 
Fund 
  
Background 
The Flexible Support Fund (FSF) is a locally managed budget to 
supplement existing services and tailor support to the needs of 
individuals in the local area. The local budget is the responsibility of the 
Service Leader. 
FSF awards are discretionary, aimed at improving a claimant’s job 
prospects and are subject to eligibility. 
Eligibility 
Universal Credit claimants are eligible for FSF from and including the 
first assessment period if they have: 
  provided ID verification (including the Habitual Residence Test where 
relevant) 
  attended their First Commitments Meeting 
  accepted their Claimant Commitment. 
Labour Market regimes 
A claimant can be considered for a FSF payment if they are allocated to 
any of the following Labour Market regimes: 
  Intensive Work Search 
  Work Preparation 
  Work Focused Interview only 
  No Work Related Requirements 
Claimants in the Light Touch and Working Enough regimes are not 
currently eligible for FSF. However, subject to eligibility, lead carers in 
these regimes may have access to FSF. See In work emergency 
payment (ignoring references to LMS). 
Flexible Support Fund 
award types 
 

This interim guidance for FSF in Universal Credit provides information 
on the most commonly used awards: 
  training and education 
  barriers to work 
  travel expenses 
A full list of circumstances relevant to the award of FSF is available in 
the general DWP Flexible Support Fund guidance.   
When Flexible Support 
Fund must be awarded
 
There are circumstances when payment of travel, childcare or 
replacement care to attend training or education must be made to 
eligible individuals. For further information, see:  
  Payment of travel expenses 
  Childcare costs 
  Replacement care  
  
FSF for Childcare costs may be awarded for training and education or 
for the period between commencing work and the receipt of first wages 
(upfront childcare costs). 
There are no minimum hours required for Universal Credit claimants 
only accessing FSF for upfront childcare costs. If wages are paid 
weekly, discretion should be used to consider payment of FSF beyond 
the first wage. 
The award of FSF must be recorded on the 'Claimant history' to ensure 
childcare costs are not awarded from Universal Credit for the same 
period. 
Note:  ignore references to LMS in the Childcare Costs guide. 
When Flexible Support 
Fund does not apply
 
FSF must not be awarded if 
  the activity conflicts with DWP policy objectives 
  it duplicates any provision which would normally be funded by 
government, partners or commercial providers 
  it is to pay benefit-related travel costs 
  it directly replaces any benefit lost as part of a sanction 
  it is for top up wages once in work 
  it is to pay fines or similar penalties 
  it is to pay loans or debts 
  it is to pay a subsidy to an employer to provide an incentive to employ a 
particular person or group of people. 
  it covers the cost of living - such as paying bills, household costs or 
buying food 

  it helps claimants who have a job or employment contract but are 
returning to work after a career break or maternity leave. 
  it supports applications for immigration documentation - including 
biometric resident permits 
  it is to provide any medical-related certificates or forms  
  
As a minimum, a claimant in the Intensive Work Search regime is 
expected to attend fortnightly Work Search Reviews. The claimant must 
fund the travel costs themselves. However, to support claimants to 
attend additional appointments, travelling expenses can be refunded. 
This includes refunding travel expenses for every alternate weekly Work 
Search Review during the first 13 weeks of being allocated into the 
Intensive Work Search regime. 
Recording awards from 
Flexible Support Fund 
 
The award of FSF must be recorded on the 'Claimant history'. You must 
generate an ad-hoc to-do for the claimant, asking them to provide 
receipts or proof of purchase (if appropriate) within 14 days.    
Update the 'Claimant history' with details of: 
Details 
Examples 
  barrier 
  travel 
The type of FSF award. 
  childcare 
  
  training 
  clothing (for interview) 
  travel to attend interview 
What the award is for. 
  childcare (attending work trial) 
  
  LVP (name of course) 
The cost. 
  
  
The supplier or provider. 
  
  
  IPF1JP (Matalan, Arco or 
Alexandra) 
  bus or rail ticket seen 
What proof or receipt there is to    FSF2 or FSF3 completed 
support the award. 
  LVP1 completed 
What the record may look like in the 'Claimant history':  
  
FSF travel award – additional attendance (date) 
Authorised amount: £4.40 bus fares retrospective  
Proof/receipts – bus tickets seen 

  
FSF childcare award:  provider ****nursery, ESOL training 
Authorised amount: £70 (date) to (date) retrospective payment 
Proof/receipt: FSF2 or FSF3 completed 
Training and education 
Before considering any award, check the 'Claimant history' to see if any 
previous FSF awards contradict or affect the reason for the current 
request. 
Before agreeing to the referral of any claimant to education or training 
funded by FSF (or agreeing to purchase it), the following questions must 
be considered: 
Question 
Notes 
Will the activity enable the 
claimant to enter 
employment, or give 
relevant skills and 
The primary focus is to help individuals into 
experience for jobs 
work as quickly as possible. However, for 
available in the local 
some claimants, training or education may 
labour market? 
be necessary to move them closer to work. 
Has the individual 
sufficient time to complete  Will they become eligible to attend other 
the activity they require? 
training or provision? 
Will the activity impact on  Claimants must comply with appropriate 
any claim to or award of 
benefit conditionality to ensure their 
benefit? 
payments will continue. 
Does the claimant require  FSF can be used for travel expenses and 
funding for travel, 
childcare costs where it has been agreed 
childcare or replacement 
the claimant can attend education or 
care costs? 
approved non-contracted provision. 
Does the claimant have 
access to other funding 
that would cover the cost 
of the activity? 
FSF must not be used. 
DWP guidance also sets out a number of other training considerations, 
including:- 
  training that should not be funded 
  training requiring further consideration 
  training at NVQ, SNVQ level 3 and 4 (or equivalent) 
DWP guidance sets out the funding process to follow. 
Paying childcare costs for attending training or 
education 
FSF must be awarded: 
  when a parent is attending mandatory provision where such costs are 
not met by the provider 

  where it has been agreed that a parent can attend approved non-
contracted provision - for example, there is a formal agreement in place 
  where it has been agreed that a parent can participate in a Work Trial, 
work experience or sector-based work academy programme. 
FSF must not be awarded in the following circumstances:  
  for attending training courses, provision or an activity where no formal 
agreement is in place 
  for attending provision where the provider is contracted to, or has 
agreed to pay the participant’s childcare costs 
Mandatory considerations – Flexible Support 
Fund childcare costs for attending training or 
education
 
Some considerations must always apply when a FSF award is ma de for 
childcare costs. Local flexibilities do not apply. These are:  
  the parent must identify the childcare provider - any contract for 
childcare is between the parent and the childcare provider and must not 
involve Jobcentre Plus 
  the childcare must be registered - Tax Credits description of registered 
childcare should be applied (please see the HMRC site Registered or 
approved childcare for tax credits (link is external)) 
  ensure any agreement to meet childcare costs on behalf of the parent 
does not exceed the maximum permitted amounts 
  ensure the amount being charged for childcare is reasonable  - taking 
into account average charges in the local area 
  ensure the parent is made aware of the maximum childcare payments 
available where relevant 
  ensure the parent is eligible to receive FSF childcare costs throughout 
the relevant period 
  all payments must be made directly to the childcare provider into their 
nominated bank or building society account via SOP 
  all payments must be paid in arrears unless costs are required in 
advance 
The award of FSF must be recorded on the 'Claimant history' to ensure 
childcare costs are not awarded from Universal Credit for the same 
period. 
Forms and letters 
The generic DWP guidance outlines the relevant forms and letters for 
FSF awards 
Barriers to work 
Before considering any award, check the 'Claimant history' to see if any 
previous FSF awards contradict or affect the reason for the current 
request. 
FSF should be considered to remove barriers that are: 
  preventing claimants from moving closer to the job market  
  hindering a claimant’s search for work 

  preventing a claimant from accepting a firm job offer or moving into self -
employment 
Examples are: 
  smart clothing for interviews or to start work 
  essential work wear (but not safety wear as the employer has a duty to 
provide this) 
  essential tools and equipment - for example, chef’s knives 
  travel costs 
A barrier award must not be made where it is the employer’s 
responsibility (under Health & Safety legislation) to provide the item. 
Flexible Support Fund barrier awards  
DWP guidance sets out the funding processes to support payment of a 
barriers award from FSF. The relevant processes for Universal 
Credit are: 
  sourcing the goods 
  forms and letters  
  payment methods 
  follow up action  
For barrier payments, it is strongly recommended that the most 
appropriate payment method is used. The order of preference is: 
  Retail Trade Framework or local supplier arrangement invoice payments  
  retrospective payment 
  advance payment 
Forms and letters 
The generic DWP guidance outlines the relevant forms and letters for 
FSF awards 
Travel expenses 
Before considering any award, check the claimant history to see if any 
previous FSF awards contradict or impact the reason for the current 
request. 
Please refer to the following DWP guidance for more detailed 
information: 
  Travel to interview for disabled people 
  Travel expenses for job interviews 
  Travel expenses for Work Trials  
Mandatory awards for travel 
An award for travel expenses must be made when a claimant: 
  attends additional appointments other than the fortnightly Work Search 
Reviews when they are allocated to the Intensive Work Search regime, 
this includes: 
  alternate weekly Work Search Review during the first 13 weeks of 
being allocated into the Intensive Work Search regime  
  attends mandatory provision where such costs are not met by the 
provider 
  attends approved non-contracted provision where this is previously 
agreed with DWP staff 
  participates in: 
  Work Trial 

  work experience 
  sector-based work academy programme 
When an award must not be made 
FSF awards for travel expenses must not be made in the following 
circumstances: 
  claimants attending their Initial Evidence Interview or First Commitments 
Meeting 
  claimants attending training courses, provision or an activity  where no 
formal agreement is in place 
  claimants attending provision where the provider is contracted to pay (or 
has agreed to pay) the participant’s travel costs 
  claimants attending overseas training courses. 
Other circumstances 
Aside from the circumstances when an award must be made, the FSF 
award for travel payments is discretionary and subject to local guidelines 
and budgets. 
FSF travel payments can be made in advance if it removes the barrier of 
getting to and sustaining employment. 
The funding of overseas travel (other than for job interviews or to attend 
training courses, which are not permitted) is only allowed with Service 
Leader agreement. 
How much to award 
If it is not possible for claimants to use local or other concessionary 
public transport passes, the award must be based on the cost of public 
transport by the most reasonable and economical route. If using private 
transport, the award is 25 pence per mile by the most direct route.  
Paying travel expenses 
DWP guidance sets out the processes to follow when making a 
payment  of FSF for an award of travel expenses. 
Forms and letters 
The generic DWP guidance outlines the relevant Forms and letters for 
FSF awards.