This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Copy of your contract with Bloom'.

North East Procurement Organisation 
Newcastle upon Tyne 
NE1 3AF 
Telephone:  0191 433 5949 
Dave Orr (sent by email) 
15th January 2021 
Dear Mr Orr, 
Freedom of Information Request. 
I refer to your request of Freedom of Information request - Copy of your 
contract with Bloom

Your initial request was: 
Dear North East Procurement Organisation, 
The ICO Guidance on Outsourcing and Freedom of Information requests 
contains the following advice: 
"18. It’s important to establish an objective reason for deciding whether certain 
information is held by a contractor on behalf of a public authority. The primary 
source that we would consider is the contract between the authority and the 
contractor. As this defines the relationship between, and the responsibilities 
of, the two parties, it provides an objective, evidence-based approach to 
resolving the issue. We recommend that public authorities should refer to the 
contract if they need to resolve an issue as to what information is held on their 
behalf. While it is unlikely that the contract will define explicitly what is held on 
behalf of the authority, it may indicate, for example: 
•  what information the contractor is required to provide to the authority 
for reporting and monitoring purposes, 
•  what information the authority has the right to see, and whether there 
are any conditions on that access, or  
•  what happens to information that is in the contractor’s possession at 
the termination of the contract eg whether it remains with the contractor 
or reverts to the authority. 
19. Clauses containing indications such as these can be of help in 

establishing what is held on behalf of the public authority. " 
Q1. Please supply a copy of the contract[s] between NEPO and Bloom 
for the services provided? 
Q2. What information is Bloom required to provide NEPO with for 
reporting and monitoring purposes? 
Q3a. What information held by Bloom does NEPO have a right to see?  
Q3b. What conditions (if any) apply to NEPO access to information held 
by Bloom? 
Q4. On termination of the NEPO contract with Bloom does information 
remain with Bloom or does it revert to NEPO? 
Yours faithfully, 
Dave Orr 
NEPO’s response: 
Thankyou for your Freedom of Information request received 19th November 
, and your clarification dated 16th December 2020, confirming NEPRO(2) 
as the contract in question.  
Please find response to the questions asked below:  
Q1. Please supply a copy of the contract[s] between NEPO and Bloom 
for the services provided? 
Please find attached to this response a copy of the NEPRO(2) Framework 
Agreement between NEPO and Bloom Procurement Services Ltd.  
In respect of the disclosure of the Framework Agreement, some of the 
information contained within the document we are unable to provide, as it is 
exempt from disclosure under the following sections of the of the Freedom of 
Information Act 2000.    
-  Section 40(1) of the Freedom of Information Act 2000. 
-  Section 43(1) of the Freedom of Information Act 2000. 
-  Section 43(2) of the Freedom of Information Act 2000. 
Section 40(1) – of the Freedom of Information Act 2000 (the Act) 
provides that: 
“Any information to which a request for information relates is exempt 
information if it constitutes personal data of which the applicant is the data 

Section 43(1) of the Freedom of Information Act 2000 (the Act) provides 
“Information is exempt information if it constitutes a trade secret.” 
Section 43(2) of the Freedom of Information Act 2000 (the Act) provides 
“Information is exempt information if its disclosure under this Act would, or 
would be likely to, prejudice the commercial interests of any person (including 
the public authority holding it)”.  
In this instance, we believe that disclosure of the information requested would, 
or would be likely to, prejudice the commercial interests of the North East 
Procurement Organisation (NEPO) and its members. We also have reason to 
believe that disclosure of this information would prejudice the commercial 
interests of our suppliers who deliver the agreement and other live contracts 
we have in our Collaborative procurement work programme.  
NEPO and its members would be likely to suffer prejudice to its commercial 
interests if the withheld information were to be disclosed as it would result in it 
losing the confidence of its suppliers and bidders if such commercially 
sensitive information were subsequently disclosed. 
The reason that we believe the exemptions apply is that the information 
disclosed would possibly allow those who access the information to gain an 
unfair advantage over current live contracts and would harm the relationships 
NEPO holds with its suppliers.  
This exemption is subject to the public interest test.  
Public Interest Test  
There is an inherent public interest in ensuring that the NEPO receives value 
for money in procuring works, goods and services. This is because NEPO has 
a duty to its clients to provide a high delivery of services that achieve the best 
possible price for works, goods and services contracts. This in turn ensures 
that public money is used to best effect.  
We recognise that transparency in procurement is important in enabling the 
public to hold public sector organisations to account for the spending of public 
money. However, in this case, we believe that the balance of public interest 
lies in favour of maintaining the exemption, as disclosure of commercially 
sensitive material would harm NEPOs ability to operate effectively and work in 
confidence with its suppliers. 
As a result, we are refusing part of your request under  
-  Section 40(1) of the Freedom of Information Act 2000. 
-  Section 43(1) of the Freedom of Information Act 2000. 

-  Section 43(2) of the Freedom of Information Act 2000. 
You have the right to request an internal review of our decision to apply this 
Q2. What information is Bloom required to provide NEPO with for 
reporting and monitoring purposes? 
Under the NEPRO(2) Framework Agreement, Bloom Procurement Services 
Ltd is required to provide NEPO with Key Performance Indicator information 
and Management Information relating to the activity under the Framework 
NEPO contractually has the ability to monitor the performance on the Neutral 
Vendor against all of the specified KPIs within the Framework Agreement. 
However these measures are one element of what is used to identify and 
monitor the performance of a contract or supplier, in cases where a supplier 
or contract is performing well, all of these mechanisms may not be fully 
deployed or required to be reported during the lifetime of the contract term. 
Alternatively, if areas of the contract are underperforming or supplier 
performance issues are raised, NEPO has the ability to fully deploy all of the 
reporting mechanisms assigned and agreed within the Framework 
NEPO understands and recognises the additional costs associated with 
reporting for suppliers, including the increase in manhours and resource 
needed to develop and maintain these performance records, therefore for 
each contract NEPO applies a logical and proportionate approach to the 
monitoring of supplier activity against the KPIs into the Framework 
Under the NEPRO(2) Framework Agreement the following KPIs are available:  
-  SPS Projects delivery against budget. 
-  Evidence of any savings achieved through SPS Projects. 
-  SPS Provider day rates. 
-  SPS Projects delivery against timescales. 
-  Scope creep avoidance. 
-  Volume of SME’s engaged/successful. 
-  Volume of local SME’s engaged/successful. 
-  Contracting Authorities Local Suppliers/SMEs used. 
-  Post SPS Project Contracting Authority satisfaction. 
-  Time taken to pay SPS Providers upon receipt of invoice. 
-  On time Management Information. 
-  Accredited SPS Provider audit. 
-  Adherence to agreed process for Accreditation.   
-  Adherence to agreed process for Engagement and Appointment.   
-  Framework usage by North East Contracting Authorities. 
-  Volume of SPS Projects advertised via the NEPO Portal. 

-  IR35 mitigation 
Under the NEPRO(2) Framework Agreement Bloom Procurement Services 
Ltd may also be required to provide the following Management information for 
reporting and monitoring purposes:  
-  Contracting Authority name. 
-  SPS Providers invited to participate in engagement process. 
-  Appointed SPS Provider. 
-  Engagement Process evaluation information. 
-  Project title. 
-  Call-Off Contract agreed date. 
-  SPS Project start date. 
-  SPS Project end date. 
-  Planned SPS Project duration. 
-  Planned SPS Project budget. 
-  Actual SPS Project cost. 
-  SPS Project savings. 
Q3a. What information held by Bloom does NEPO have a right to see?  
As above NEPO has a right to request any KPIs and Management Information 
reasonably held relating to the activity under the NEPRO(2) Framework 
As NEPO is subject to the requirements of the FOIA and the Environmental 
Information Regulations, NEPO has the right to request information from the 
Neutral Vendor in the form that NEPO reasonably requires to support with 
such request. 
The Neutral Vendor may make representations to NEPO as to whether or not, 
or on what basis, information requested should be disclosed and whether 
further information should reasonably be provided in order to identify and 
locate the information requested. Any information deemed to be commercially 
sensitive to either parties’ commercial interests will not be applicable to the 
Q3b. What conditions (if any) apply to NEPO access to information held 
by Bloom? 
NEPO will be subject to conditions agreed within the Framework Contract, 
such as disclosure of information to the public would constitute a breach of 
confidence or the information may be deemed commercially sensitive. If such 
information is deemed commercially sensitive and would harm any parties’ 
commercial interests, then this information would be excluded from NEPOs 
requests to access.  
The following information is deemed to be commercially sensitive and NEPO 
does not have rights to access: 

-  The identity or any information in respect of any Appointed SPS 
Provider or the terms of or any parties action or omission in respect of 
any SPS Sub-Contract 
-  Any information in respect of any Contracting Authority or the terms of 
or any parties action or omission in respect of any Call-Off Contract or 
Work Order, other than the identity of any Contracting Authority 
-  Any details of Intellectual Property Rights, databases, know how or 
other information provided by the Neutral Vendor to NEPO or any 
Contracting Authority whether in respect of the Neutral Vendor, any 
Appointed SPS Provider or in respect of any other party 
-  Any details of Intellectual Property Rights, databases, know how or 
other information ascertained by NEPO or any Contracting Authority 
whether in respect of the Neutral Vendor, any Appointed SPS Provider 
or in respect of any other party as a result of being a party to this 
Agreement or the Call-Off Contract 
-  Any details relating to the performance of the Neutral Vendors or any 
Appointed SPS Provider under this Agreement, any Call-Off Contract 
or Work Order, including in respect of Key Performance Indicators to 
the extent that such information goes beyond the reporting 
requirements of the Neutral Vendor under this Agreement or any Call-
Off Contract 
Q4. On termination of the NEPO contract with Bloom does information 
remain with Bloom or does it revert to NEPO? 
Excluding any KPI and Management Information, upon expiry or termination 
of the NEPRO(2) Agreement, the information held by either party, shall return 
to the other party the originals and any copies of any documents or materials 
in its possession or control (including those stored electronically) which 
contain or record any of the confidential information of the other party or which 
have been provided to it by another party and, no party shall be under any 
further obligation to the other party. 
You may apply to the Managing Director, Guildhall, Quayside, Newcastle 
upon Tyne, NE13AF, for an internal review of the decision. This will be a fresh 
consideration of your request by a more senior officer. If you wish to request a 
review must do this in writing within 40 days of receipt of this letter.  
Following the internal review if you are still unhappy you have a right of 
appeal to the Information Commissioner as specified below.  
You may apply under Section 50 of the Act to the Information Commissioner 
at the address given below   
Information Commissioner, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire 
SK9 5AF  

For a decision whether, in any specified respect, a request for information 
made by you to the Department/office has been dealt with in accordance with 
the requirements of Part 1 of the Act.  
The Information Commissioner shall consider the matter fully and make a 
fresh decision. 
Yours Sincerely  
North East Procurement Organisation Governance Team.