This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Learning Disability Day Centre Infection Control Guidelines'.


 
 
 
 
 
Our ref: 
BMcN/kh/FOI 282 
 
26th November 2020 
 
By Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
Dear Ms Gilliland 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 2000 – INFORMATION REQUEST 
 
 
Your  request  for  Learning  Disability  Day  Centre  Infection  Control  Guidelines  has  now 
been considered and the information requested is enclosed. 
 
If  you  are  unhappy  as  to  how  this  request  has  been  handled,  you  should  write  to  the 
FOI lead for the Trust. You have the right  to seek a review within  the Trust in the first 
instance. 
 
If, after receiving a response, you remain unhappy, you can refer your complaint to the 
Information  Commissioner  at  The  Information  Commissioner’s  office,  Wycliffe  House, 
Water Lane, Wilmslow, SK9 5AF.   It is important to note that if you refer any matter to 
the Information Commissioner, you will need to show evidence of having gone through 
the  Trust’s  review  procedure  to  try  to  resolve  the  matter  with  the  Trust  in  the  first 
instance. 
 
If you have any queries or concerns then please contact: 
 
Head of Information Governance 
Southern Health & Social Care Trust 
Ferndale 
Bannvale Site 
10 Moyallen Road 
Gilford  
BT63 5JX 
 
Tel:          028 37561458 
Email:      xxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxxxx.xxx 
 
 
 
 
Information Governance Department, Ferndale, Gilford 
 
 


Yours sincerely 
 
 
 
__________________________ 
BARNEY MCNEANY 
DIRECTOR OF MENTAL HEALTH & DISABILITY 
 
Enc 
 
 



 
 
 
Disability Day Care 
There have been a number of studies completed during this pandemic phase, related to Covid-
19  and  people  with  learning  disabilities.    They  highlight  that  this  population  is  particularly 
vulnerable.  Many  live  in  group  homes  or  receive  care  from  therapists  or  carers  who  must 
maintain close physical proximity to assist them. Many are medically frail to begin with, inclusive 
of a myriad of co-morbidities, particularly respiratory problems, which increases susceptibility to 
pneumonia further increasing the risks of poor outcomes if they become infected with Covid-19. 
NHS England via the CQC (Care Quality Commission) has published some very stark data, in 
that people with a learning disability already experience significant health inequalities, including 
premature avoidable death. Respiratory conditions are the most common cause of death among 
people  with  a  learning  disability,  suggesting  that  they  may  be  at  greater  risk  of  dying  from 
Covid-19.  However,  it  was  not  until  June  2020  that  data  were  published  by  the  Care  Quality 
Commission  (CQC),  which  showed  that  between  10  April  and  15  May,  386  people  with  a 
learning disability receiving care from CQC registered providers died, compared to 165 people 
in the same period in 2019—a 134% increase. 
Syracuse University reported in June 2020 that people with disabilities who were living in group 
homes  had  far  higher  rates  of  Covid-19  than  compared  with  other  residents  and  their  risk  of 
dying was markedly higher.  
To promote early detection, surveillance and mitigate the spread of Covid-19 infection, Southern 
Health & Social Care Trust day services have established the following processes/safeguards: 
The completion of a wellness check each day before the service user comes into any Disability 
Day service.   Contact information is given to the families in reference to Transport POCs and 
families  are  urged  to  contact  the  relevant  transport  provider  by  8am  and  the  relevant  Day 
service  9am  to  inform  both  services  if  your  family  member  cannot  attend  due  to  potential 
COVID-19 symptoms. 
Establishing whether the service user attending SHSCT Disability Day services or  any of their 
household exhibits any of the following symptoms either NOW or WITHIN the last 14 days. 
  A new and continuous cough 
  A High-temperature  
  Recent loss of, or change in normal sense of smell or taste 
 
The establishment as to whether a family member attending Day services or any of the service 
users  household  been  in  contact  with  a  person  who  is  confirmed  or  suspected  of  having 
COVID-19 in the past 14 days.  
 
Information Governance Department, Ferndale, Gilford 
 
 

If the answer is YES to any of the above questions then the service user who attends Day Care 
must not come into day services or enter transport. 
Each  centre  has  a  staff,  service  user  and  carer/family  member  sign  in/out  book  to  promote 
efficient contact tracing.  
Temperatures are checked and recorded before accessing shared transport / day service and 
again  in  the  afternoon  before  leaving.  Service  users  are  not  permitted  to  board  transport  or 
enter  the  Day  Service  if  they  have  a  high  temperature  of  37.8°C  or  above,  or  as  per  the 
wellness checker.  The Service user / Carer will be advised by day service staff to contact the 
111 helpline and their GP as appropriate. The Service user is to be notified at this point that with 
a high temperature or other symptoms they will not have access to transport or the day service 
until further confirmation is provided regarding their health status. 
On transport: If the temperature is 37.8°C or above, staff measure the temperature 1 more time 
and if it is still 37.8°C or above the service user wil  return to their home and any ‘touch points’ 
are  wiped  down  immediately  with  disinfectant  surface  wipes.  The  carer  is  advised  to  ring  the 
day centre at 9am when it opens for further advice. The Day Care Nurse or Person in Charge 
advises the carer as per Day Service COVID Management SOP. 
In the Day Centre: If the service user is already in the day centre If the temperature is 37.8 °C 
or above, staff should measure 1 more time and if it is still 37.8°C or above staff should link in 
with the Day Care Nurse or Person in Charge of group (Band 5 DCW) who can take a tympanic 
reading. If no Day Care  Nurse is available  and if the temperature is still 37.8°C or  above with 
tympanic thermometer the service user should be assisted to leave via the nearest exit and go 
directly  to  the  identified  isolation  room  to  await  their  carer  coming  to  collect  them.  Day  Care 
Nurse or Person in Charge of group (Band 5 DCW) to advise carer as per Day Service COVID 
Management SOP. 
Staff Members / Visitors should leave via  the nearest exit and return home where they should 
contact OH to seek up to date advice. Report any issues to person in charge. 
Staff to be mindful of the following when taking temperatures: 
  Is it after physical exercise / activity  
  Is group room setting warm?     
  Is service user wearing correct clothing for current environment – too many layers?                                                                                                       
  Behaviours – is service user relaxed / excessive laughing / crying / distressed / displaying  
behaviours which may be considered as challenging etc.  
           
Staff  will  also  report  if  any  of  the  answers  are  yes  to  the  wellness  check  in  person  or  via 
telephone  to  the  person  in  charge  within  the  day  service.  Staff  should  inform  the  Community 
Case  Manager  via  telephone.  A  follow  up  email  should  also  be  sent  immediately  to  the 
Manager,  Community  Case  Manager,  Team  Leader  and  Transport  Manager.    Under  no 
circumstances would a service user with a high temperature or if presenting with symptoms as 
outlined  in  the  wellness  check  be  permitted  to  enter  the  day  service  facility  or  embark  on 
transport. 
Staff  must  have  their  temperature  taken  and  a  record  made  of  same  on  arrival  and  before 
leaving the day service each day. Staff follow: 
https://www.publichealth.hscni.net/COVID-19-coronavirus/COVID-19-information-public 


 
If a staff member has any COVID-19 symptoms they should remain at home and contact their 
line Manager and Occupational Health for advice as soon as possible. 
All visitors to day services facilities will have their temperature and wellness check undertaken 
and recorded by the clerical officer or other trained staff members in their absence.  All visitors 
share  their  contact  details  for  the  purpose  of  contact  tracing  and  have  them  recorded  by  the 
clerical  officer  or  other  staff  member  in  their  absence.  All  visitors  are  required  to  wear  amber 
PPE  in  the  interest  of  health  and  safety.  Under  no  circumstances  should  a  visitor  with  a  high 
temperature  or  if  they  are  presenting  with  COVID-19  symptoms  as  outlined  in  the  wellness 
checker be permitted to enter the day service facility. 
The majority of people who test positive for COVID-19 are symptom free. 
The Office for National Statistics (ONS) said only 22 per cent are showing signs of coronavirus 
when  the  test  confirms  they  have  it.    The  Centre  for  Disease  Control  states  that  ‘those  at 
greatest risk of infection are persons who have  had prolonged, unprotected close contact (i.e. 
Within  6  feet  for  15  minutes  or  longer)  with  a  patient  with  confirmed  SARS-CoV-2  infection, 
regardless of whether the patient has symptoms’.  
IPC 
While  our  staff  wear  PPE,  for  our  day  care  service  users,  the  use  of  PPE  in  the  form  of 
facemasks  may  pose  an  additional  danger  or  may  cause  distress.  Most  service  users  in  the 
area  are  either  unable  or  unwilling  to  use  them  as  intended.    Social  distancing  is  immensely 
challenging to assure, this service user group is ambulatory and this significantly increases the 
risk of Covid-19 viral spread.   Thus there have been outbreaks within these areas.  
With Covid-19 and outbreak scenarios, we have adopted the guidance as per the PHA, where it 
is  defined  that  outbreaks  are  when  there  are  two  or  more  residents  or  staff  with  symptoms 
occurring within 14 days, in the same area  
PHA  guidance  during  an  outbreak  indicates  that there should  be  no  day  centre  attendance or 
group  activities  during  an  outbreak  to  alleviate  risk  (Public  Health  Agency  V8  outbreaks 
16072020)
 
Outbreaks are declared over 28 days after last known case of Covid-19 and if no new infections 
are found.  Thus we do not open the area until 28 days from the last known positive; this means 
the closure could lengthen past the 28 period if other positive cases arise within that timeframe. 
(PHA Guidance - what to do in outbreak situations) 
With the incidence of asymptomatic spread and the risks posed to this service user population 
we  opt  to  close  day  care  facilities  when  an  outbreak  is  declared.   We  remain  closed  until  the 
outbreak is declared over as per the aforementioned PHA guidance, post whole area Covid-19 
testing and appropriate environment cleaning.  
The  IPC  guidance  has  been  consistent,  the  two  incubation  period  (28  days  for  COVID  19) 
should be followed for day care. 
 
Information Governance Department, Ferndale, Gilford 
 
 

IPC have consistently highlighted concerns regarding day care and  the risk of transmission of 
COVID 19 to service users using day care at a time of sustained community transmission, today 
the rate is approx. 180 cases per 100,000 population regionally. The IPC advice based on the 
levels  in  community  transmission  is  that  day  care  should  temporarily  close  from  an  IPC 
perspective,  we  do  understand  there  are  other  risks  and  that  the  Mental  Health  &  Disability 
Department were completing a risk assessment.  
https://www.health-ni.gov.uk/sites/default/files/publications/health/doh-db-191120.pdf