This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Academic Chemistry Workload Modelling'.


 
 
Mr O’Neill  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
1 December 2020  
Our Ref: FOI/2021/082 
 
  
 
Dear Mr O’Neill     
 
Your Freedom of Information Request  
 
Thank you for your email, which was received by the University on 3 November 2020.  The 
University’s response is set out in the enclosed document.   
Your right to seek a review 
Should you be dissatisfied with the way in which the University has dealt with your request, 
you have the right to require us to review our actions and decisions. If you wish to request a 
review, please contact the General Counsel, Aston University, Birmingham, B4 7ET or e-
mail: xxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx.xx within 40 working days. Your request must be in a recordable 
format (letter, email, audio tape, etc). You wil  receive a full response to your request for review 
within 20 working days of its receipt. 
 
If you are dissatisfied with the way in which we have handled your request for review you may 
ask the Information Commissioner to review our decision.  You must submit your complaint in 
writing to the Commissioner within 6 months of receiving the response to review letter. The 
Commissioner may be contacted at: 
 
Address: 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane  
Wilmslow 
Cheshire SK9 5AF 
 
Tel:   
0303 123 1113 / 01625 545 745 (+44 1625 545 745 if calling from overseas) 
Fax:   
01625 524 510 
 
E-mail: 
xxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
Website  
http://www.ico.gov.uk/ 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Alice Mineyko  
Counsel


 
 
Your request 
Our response 
1. What activities are recognised by the workload model for Chemistry staff?  All non-research activities. 
2. What tariffs are associated with each activity (i.e. how much time is 
The workload model is split into a number of sections.  
allocated for each activity) for Chemistry staff? 
 
(1)  Teaching of modules, to include not only hours delivering lectures, 
practicals, tutorials etc but also other tasks including preparation time 
each year and the time spent handling student emails and concerns, 
time spent marking coursework, time spent setting and marking 
examinations, and handling of module administration such as updates of 
module specifications and evaluation/feedback. 
 
(2)  Common teaching administrative tasks, to include, e.g. module boards, 
programme boards (both departmental and those involving the external 
examiners), programme committees, staff meetings, examination 
moderation boards, personal tutees and personal tutor meetings, 
individual placements students and their visits, outreach, and access.  
 
(3)  Individual teaching and administrative tasks, to include appointed roles, 
such as head of department, programme director etc, and to reflect 
administrative roles such as examinations and assessments officer, 
timetabling, placements officer, year tutors. This also includes college-
level roles, such as attendance at Learning & Teaching, Curriculum 
Design and TEF commit ees.  
  
The lists above are not exhaustive but intend to give an idea of the range of 
roles and tasks that the workload model captures.  
3. How is the total workload of a member of Chemistry staff modelled (i.e. 
Each of the tasks in the model has been allocated a number of hours 
what protocol is used to combine tariffs)? 
duration per year and these totals are summed for each academic based on 
what modules they teach, the regular administrative jobs every member of 
Chemical Engineering & Applied Chemistry (“CEAC”) must complete each 
year and also the individual jobs and roles that each member of CEAC 
contributes. 


 
Your request 
Our response 
4. What formal guidance is given to managers relating to the link between 
We work on a proportion of contracted hours given to non-research 
contracts of employment and the calculated workloads of Chemistry staff?  
activities. The guidelines aim for equity across the College of Engineering & 
 
Physical Sciences based on a 60% model of total hours for non-research 
In particular: 
activity. There is no hard maximum or minimum because each case is 
 
different based on the needs of the Department, College and wider 
(a) What are the maximum and minimum permissible tariffed workloads for a  University and the professional obligations of the individual. The workload 
member of staff in a full-time role? 
model is a basis for a discussion between the individual and their line 
manager and the detailed split between research and non-research activities 
may change year on year. 
(b) What are the broad subcategories of activity (such as Teaching or 
The model aims to reflect all non-research activities. 
Research) recognised in academic roles? 
 
(c) What is the division of total workload between these subcategories in 
Please see 4(a) above. 
contracts of employment (e.g. 40% Teaching, 60% Research)? How does 
this division relate to model ed workload? 
(d) How are part-time contracts modelled differently to full-time contracts? 
They are model ed proportionately. 
(e) What is the intended relationship between modelled workload and true 
The model is intended to be as accurate as possible. There will undoubtedly 
workload? (e.g. modelled workload is expected to be 20% less than true 
be some tasks year on year that are not captured, which is why we ask 
workload, or to match true workload, or to exceed true workload by 20%) 
managers to bear this in mind and to feed back to the model authority to 
improve the model year on year. 
 
 

Document Outline